Bài Giảng Các Giai Đoạn Của Quản Lý Dự Án

Phần 2 Các giai đoạn của Quản
lý dự án
Quản lý dự án


Khung quản lý dự án

Khởi động
dự án

Bán dự án

Lên
kế hoạch

Thực thi

Bất kỳ vòng đời dự án

Kiểm soát

Kết thúc

Chuyển giao

2


Khung quản lý dự án

Tích hợp

Tiếp

nhận

SOW
Điều lệ
Kế hoạch dự
án

Định

hướng và
Quản lý việc triển
khai dự án (phân
phối, điều chỉnh kế
hoạch nếu cần thiết)
Theo dõi và kiểm
soát công việc (tập
huấn, các mốc kiểm
tra)
Kiểm soát thay đổi
tích hợp

Các

văn bản
kết thúc dự án
Chuyển giao
để hỗ trợ

Sự chấp kí kết
của khách hàng

3


Khung quản lý dự án
Phạm vi

Kế

hoạch phạm vi
Kế hoạch công việc

Xác

định
phạm vi (xem
xét phạm vi
liên tục)
Kiểm soát
phạm vi (yêu
cầu thay đổi
phạm vi)

Chốt

lại các
thay đổi về
phạm vi

4


Khung quản lý dự án
Thời
gian

Kế

hoạch ngân
sách
Lịch trình công
việc

Theo

dõi và So sánh
kiểm soát
thực
ngân sách
tế/ngân
sách
Quản lý và
kiểm tra tiến
độ/nguồn lực

5

Khung quản lý dự án
Chi phí

Dự toán

Theo

dõi
và quản lý
chi phí
Quản lý
thanh toán
và hóa đơn

Trình chi
phí/hóa
đơn cuối
cùng

6


Khung quản lý dự án
Chất
lượng

Kế hoạch
Thực hiện Bảo
chất lượng đảm chất
lượng (Mô tả

chính)

7


Khung quản lý dự án
Nhân lực

Nhóm chỉ Nhóm
đạo
đào tạo

Nhóm
xem xét
lại

8


Khung quản lý dự án
Thông tin liên •Kế hoạch •Khởi động và duy
lạc
thông tin
trì dự án
liên lạc
•Quản lý và cập nhật
•Theo dõi
các bên liên quan
các vấn đề •Tiến hành các cuộc
và rủi ro

họp hàng tuần

9


Khung quản lý dự án
Rủi ro

Kế hoạch Tài liệu, quản
quản lý
lý và giải
rủi ro
quyết các
vấn đề/rủi ro

Giải
quyết
vấn đề

10


Khởi động dự án
Các mục tiêu ban đầu
•Thiết lập dự án phù hợp
•Xác định rõ ràng phạm vi và các kết
quả dự kiến
•Kết nối dự án với nhu cầu kinh doanh
cơ bản
•Phân tích và hiểu rõ các bên liên quan

•Xây dựng tình huống doanh nghiệp
•Xác định các giới hạn
•Các tài liệu giả định
11


Các hoạt động và nhiệm vụ chính
•Đánh giá mục tiêu dự án và các yếu tố chính dẫn đến
thành công
Của khách hàng
Của Công ty (khả năng sinh lời, các rủi ro tương ứng)
•Thiết lập mối quan hệ với khách hàng và các quan hệ khác
•Xác định phạm vi và các kết quả dự kiến
•Hoàn thiện các văn bản pháp lý (hợp đồng, danh sách công
việc, v.v…)
•Bắt đầu xác định các rủi ro của dự án
•Thiết lập các kỳ vọng
•Xác định nhóm kĩ năng cần thiết và các thành viên tiềm
năng của nhóm dự án
•Xác định phương pháp tiếp cận dự án
Phương pháp luận – kế hoạch dự án cấp độ cao
12


Xác định các kết quả dự kiến
Các chi tiết sau cần được thảo luận và đồng thuận
với khách hàng để đảm bảo sự nhận thức rõ về
các kết quả sẽ có giá trị cho khách hàng trong môi
trường giải pháp của họ:
•Các lợi ích dự kiến

•Các thành phần phụ thuộc
•Các yêu cầu rõ ràng
Chức năng
Tính khả dụng
Kết quả
•Đo chất lượng
•Các hướng dẫn sử dụng
•Sự tham gia của khách hàng trong các thử nghiệm
•Sự kí kết chính thức và chấp thuận chu trình dự
án

13


Quản lý chi phí
-Dự toán chi phí: hoàn thiện dự toán về
các chi phí nguồn lực cần thiết để hoàn
thành các hoạt động của dự án
•Đánh giá các dữ liệu đã có
•Xác định tỷ lệ chi phí
•Đạt được thỏa thuận từ nhà cung cấp thứ
3 bất kỳ
•Tài liệu giả định và chi tiết chi phí hỗ trợ

14


Quản lý chi phí
-Lập ngân sách chi phí: phân bổ tổng chi
phí dự kiến cho các hoạt động cá nhân cụ

thể
•Phân bổ tổng chi phí dự kiến cho các hoạt
động với thời gian cụ thể
•Tạo ra giá trị thu được và các báo cáo
theo dõi ngân sách

15


Quản lý chi phí
-Kiểm soát chi phí: kiểm soát thay đổi trong
ngân sách dành cho dự án
•Quản lý chính thức tất cả các yêu cầu ảnh
hưởng tới chi phí dự án
•Xem xét tỷ lệ chi tiêu dự án
•Xem xét độ chính xác thời gian ghi lại
•Nhận thức tác động của sự thay đổi tới giá
trị thu được (quản lý giá trị thu được)

16


Biên bản công việc (SOW)
•Đánh số các SOW (để giúp cho việc xác
định)
•Thời gian
•Mục đích công việc
•Các hoạt động của nhà cung cấp và kết quả
thu được
•Mốc thời gian cho SOW

•Vai trò và trách nhiệm của khách hàng
•Vai trò và trách nhiệm của chúng ta
17


Biên bản công việc (SOW)
•Các thuật ngữ đặc biệt/khác, các điều kiện,
các giả định
(mục này có thể bỏ qua nếu không có)
•Các khoản phí chuyên môn, chi phí và hiệu
suất
•Tiến độ lập hóa đơn
•Thỏa thuận dịch vụ tham khảo chuyên
nghiệp/T&C
•Chữ ký ủy quyền
18


Điều lệ dự án
Khi nào và cái gì…
•Khi SOW được ký, Điều lệ dự án là tài liệu đầu
tiên được lập
•Cụ thể bao gồm:
-Phạm vi (các yêu cầu) dự án
-Tất cả giới hạn và giả định
-Các mục tiêu chi phí và thời gian
-Biện giải của dự án (chi phí/lợi ích và những tình
huống kinh doanh khác)
-Thẩm quyền của cán bộ quản lý dự án
-Các bên liên quan và thông tin tổ chức khác

19


Điều lệ dự án
Tại sao…
• Được sử dụng như 1 tài liệu tham
khảo để xác nhận và phê chuẩn phạm
vi (SOW đã ký được giữ tại văn phòng)
•Được giữ như một tài liệu lưu trữ
chính ghi lại toàn bộ yêu cầu hợp đồng
khách hàng
•Nếu không có điều lệ sẽ không có dự
án

20


Lập kế hoạch
Các mục tiêu lập kế hoạch
•Thiết lập kế hoạch công việc dự án và Cấu trúc
phân chia công việc (WBS)
•Lập kế hoạch, tìm kiếm được, và phân chia nguồn
lực (con người hoặc vật chất)
•Xác định đường hoặc những đường giới hạn
•Xác định rõ trách nhiệm và trách nhiệm giải trình
•Thiết lập cơ cấu điều khiển và kiểm soát
•Xác định các công cụ và nguồn lực hỗ trợ dự án
•Phác thảo kế hoạch giảm thiểu rủi ro
•Thiết lập kế hoạch thông tin liên lạc
21

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
•Cung cấp cơ chế hỗ trợ chung cho quá trình ra
quyết định và đánh đổi :
Lịch trình
Các nguồn lực
Tác động
Tài chính
•Tăng cường các cơ hội thành công
•Mang đến sự chặt chẽ cho các cam kết hợp đồng

22


Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
•Cung cấp dữ liệu cho quá trình đo lường và tác
động của sự thay đổi/các vấn đề
•Tăng cường năng lực cho thay đổi
•Đảm bảo việc cung ứng nguồn lực thích hợp
•Xác định sớm các rào cản tiềm ẩn
•Nâng cao chất lượng
•Xây dựng quan hệ và nâng cao sự tín nhiệm với
khách hàng

23


Các hoạt động và nhiệm vụ chính
Hoàn thành Lịch trình/bản kế hoạch công

việc nền(Baseline Work Plan/Schedule)
•Có bản đồ họa của kế hoạch
•In bản kế hoạch ra bởi mọi người hiếm khi
nhìn vào bản kế hoạch trên máy tính
•Cẩn trọng với việc sử dụng bản kế hoạch
như một công cụ thông tin liên lạc

24


Các hoạt động và nhiệm vụ chính
•Sử dụng phương pháp dự án đã được
chứng minh
Xác định các giai đoạn (pha) của dự án
Xác định nhiệm vụ dự án
Xác định các mốc quan trọng
Thiết lập các mốc phân đoạn dự án trong
và ngoài (khách hàng)
25