Nghiên cứu, đề xuất và đánh giá mô hình hệ thống thông tin quản lý giáo dục với học bạ điện tử tại trường đh bách khoa hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

BÁO CÁO ĐỀ TÀI: HỌC BẠ ĐIỆN TỬ
Bài tập 1: Nghiên cứu tổng quan mô hình hệ thống thông tin quản lý
giáo dục với học bạ điện tử tại trường
ĐH Bách Khoa Hà Nội

Hà Nội, ngày 4 tháng 3 năm 2017


BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 6.2.21
Nghiên cứu, đề xuất và đánh giá mô hình hệ thống thông tin quản lý
giáo dục với học bạ điện tử tại trường ĐH Bách Khoa Hà Nội

2


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................3
1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CHUNG....................................................................4
1.1 Đánh giá hiện trạng chung.........................................................................4
1.2 Hiện trạng của Đại học Bách Khoa hiện nay.............................................5
1.3 Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong hiện tại và tương
lai.....................................................................................................................6
2 HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIÁO DỤC.....................................................................8
2.1 Hệ thống quản lý giáo dục cũ.....................................................................8
2.2 Học bạ điện tử ...........................................................................................8
2.3 Mục đích xây dựng.....................................................................................9
3 MỘT SỐ MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ ĐIỆN TỬ TRONG QUẢN LÝ VÀ

ĐÀO TẠO.......................................................................................10
3.1 Hệ thống học bạ điện tử eSR.....................................................................10
3.2 Một số hệ thống học bạn điện tử khác trên thế giới.................................11
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................13

3


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành kinh tế trên thế giới nói
chung và ở Việt Nam nói riêng. Khoa học máy tính đang phát triển với tốc độ ngày càng nhanh
chóng và xâm nhập ngày càng sâu vào mọi lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, xã hội, quản lý
nhà nước, quản lý doanh nghiệp,... Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học hóa rất
phổ biến ở nước ta là lĩnh vực quản lý. Tin học hóa trong quản lý đã giúp cho các nhà quản lý
điều hành công việc một cách khoa học, chính xác, hiệu quả. Quản lý hệ thống thông tin giáo dục
bậc đại học tại Việt Nam là một trong những công việc tương đối phức tạp, tốn nhiều thời gian
và công sức, đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi chính xác, đặc biệt đối với một trường đại học
có số lượng sinh viên lớn như bách khoa thì lượng thông tin cần quản lý rất lớn và phục vụ nhiều
đối tượng khác nhau. Chính vì vậy, tin học hóa trong lĩnh vực quản lý giáo dục là một yêu cầu tất
yếu. Xuất phát từ vấn đề nêu trên, bọn em chọn đề tài “Nghiên cứu, đề xuất và đánh giá mô hình
hệ thống thông tin quản lý giáo dục với học bạ điện tử tại trường ĐH Bách Khoa Hà Nội”, với
mục đích nghiên cứu phương pháp luận và quy trình phân tích thiết kế một Hệ thống thông tin
(HTTT) quản lý thích hợp cho giáo dục cho trường đại học bách khoa. Trên cơ sở đó sẽ thử
nghiệm phát triển một HTTT đáp ứng các yêu cầu đổi mới, sau đó sẽ rút kinh nghiệm để hoàn
thiện.

4


1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CHUNG

1.1 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG CHUNG:
Trong nhiều năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta đặc biệt chăm lo tới sự nghiệp phát triển
Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT). Giáo dục và đào tạo được coi là sự nghiệp của toàn Đảng, của
nhà nước và của toàn dân. Cùng với Khoa học và Công nghệ, GD&ĐT là nhân tố quyết định việc
tăng trưởng kinh tế và phát triển xã hội. Ngoài việc huy động sự đóng góp của nhân dân, chủ
yếu là đối với các gia đình có điều kiện và ở các khu vực thuận lợi, trong những năm đổi mới
vừa qua, Chính phủ không ngừng tăng ngân sách giáo dục. So với các ngành khác, giáo dục đã
được ưu tiên. Quán triệt quan điểm GD&ĐT là quốc sách hàng đầu, để tạo sự chuyển biến cơ
bản, toàn diện trong phát triển sự nghiệp giáo dục, trước hết cần phải đổi mới cơ bản công tác
quản lý giáo dục. Để quản lý tốt các hoạt động xã hội cần phải có công cụ và phương tiện, mà
một trong số các công cụ hữu hiệu đó là hệ thống thông tin quản lý. Ngày nay, không ai dám phủ
nhận vai trò của Công nghệ thông tin (CNTT).
Công nghệ thông tin đã trở thành ngành kinh tế mũi nhọn, có tốc độ phát triển cao và
được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực. Và ứng dụng của nó trong quản lý giáo dục từ lâu đã
không còn là công việc mới mẻ, nó là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy,
học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo
dục. Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý giáo dục ở bậc đại học đã được
nhiều trường đại học trên cả nước mạnh dạn triển khai, nhưng cũng chỉ tập trung ở một số hoạt
động: soạn thảo văn bản, báo cáo, quản lý điểm, quản lý học sinh, thiết kế giáo án điện tử... mà
chưa được tổ chức một cách có hệ thống.
Hiện nay, các trường cũng vẫn chưa có một hệ thống thông tin vận hành, và thu thập dữ
liệu về giáo dục đại học một cách chi tiết và chính thức từ các khoa viện. Trường cũng chưa sử
dụng hệ thống kho dữ liệu và đang tổng hợp thông tin và dữ liệu một cách thủ công. Công cụ thu
thập chủ yếu là các phiếu điều tra, được nhập bằng tay, chưa được vi tính hóa và gửi qua đường
công văn. Phần lớn dữ liệu được thu thập và lưu trữ bằng hệ thống văn bản giấy tờ. Các công cụ
CNTT đơn giản như bảng tính (excel) cũng được sử dụng rộng rãi nhằm lưu trữ thông tin quản lý
quan trọng. Các nhà quản lý các cấp cho biết, các hệ thống hiện nay không lưu trữ được tất cả
các thông tin cần thiết để hỗ trợ công tác quản lý. Khi cần số liệu để phục vụ nhu cầu quản lý,
phân bổ nguồn lực và lập chính sách, ví dụ như lập kế hoạch và dự thảo ngân sách, nghiên cứu
và phân tích chính sách, giám sát và đánh giá, phân bổ tài chính cho các khoa viện,… mà số liệu

này không có sẵn. Công đoạn này rất tốn kém thời gian, chi phí và công sức, không những thế
đôi khi số liệu cũng chưa chính xác và đầy đủ. Nhiều khi, số liệu chuyển lên đến trường thì đã
muộn so với dự kiến.
Thu thập dữ liệu ở trường được tiến hành rời rạc. Các đợt thu thập dữ liệu thường xuyên và thu
thập dữ liệu khi có nhu cầu nảy sinh, rồi các đơn vị khác nhau trực thuộc trường cũng thường
xuyên thu thập dữ liệu phục vụ cho mục đích riêng của mình. Đôi khi, hoạt động thu thập này
chồng chéo với các hoạt động khác. Nhiều hoạt động thu thập dữ liệu khác nhau như vậy dẫn tới
khối lượng công việc rất lớn, đặc biệt là đối với cán bộ quản lý các trường.

5


1.2 HIỆN TRẠNG CỦA ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HIỆN NAY
Hiện tại, ĐH Bách Khoa Hà nội là một trong những trường có số lượng sinh viên rất
đông. Việc quản lý sinh viên về công tác học tập và rèn luyện đối với sinh viên gặp rất nhiều khó
khăn. Ví dụ như:
•
•
•

Việc rà soát, kiểm tra sự chuyên cần trong hoạt động do viện, nhà trường tổ chức cũng
như việc lên lớp học tập gặp khá nhiều khó khăn cho giáo viên chủ nhiệm và gia đình
sinh viên.
Sau mỗi mùa thi, việc xem điểm thi gặp nhiều khó khăn do cập nhật chậm, sinh viên
không biết xem ở đâu, và đa số khi biết điểm trên sis thì không kịp phúc khảo bài thi của
mình được nữa.
Sức khỏe là một yếu tố quan trọng, tình trạng ô nhiễm, an toàn thực phẩm ảnh hưởng rất
nhiều đến tình trạng sức khỏe. Hiện tại việc theo dõi sức khỏe cho sinh viên gặp nhiều
khó khăn trong công tác kiểm tra và theo dõi tình hình qua từng năm.

6


1.3 YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC TRONG HIỆN TẠI
VÀ TƯƠNG LAI
Đại học là bậc học quan trọng trong hệ thống giáo dục. Quan tâm chăm lo, tạo điều kiện
toàn diện cho bậc học này sẽ tạo nền móng vững chắc về kiến thức giúp sinh viên sau này ra
trường đi làm. Phân tích về mô hình quản lý giáo dục hiện nay, hầu hết các nhà nghiên cứu giáo
dục tại Viện Nghiên cứu Phát triển giáo dục (Bộ GD-ĐT) đều có chung một nhận định: Bước vào
thế kỷ 21, toàn cầu hóa đã thúc đẩy giáo dục Việt Nam phát triển theo định hướng hội nhập và
cạnh tranh với nhiều loại hình đào tạo ngoài công lập, trong khi đó phương thức quản lý giáo dục
vẫn mang tính hành chính bao cấp. Việc ứng dụng của khoa học và công nghệ vào quản lý vẫn
chưa được áp dụng rộng rãi, còn bộc lộ nhiều yếu kém và hạn chế. Chúng ta đã cố gắng đổi mới,
nhưng kết quả chưa được như mong đợi.
Theo bọn em, một trong những nguyên nhân là chúng ta chưa tìm ra mô hình quản lý phù
hợp. Hệ thống thông tin quản lý giáo dục bậc đại học ở Việt Nam theo tình hình chung đó đã và
đang chưa đáp ứng được yêu cầu đổi mới và chưa đủ năng lực hỗ trợ việc ra quyết định cho lãnh
đạo ngành giáo dục một cách thật hiệu quả. Vì vậy, việc xây dựng một chuẩn chung, xác định
các yêu cầu tối thiểu về dữ liệu cho công tác quản lý và lập kế hoạch, hợp thức hóa các hoạt
động thu thập dữ liệu, bớt đi các hệ thống đang vận hành song trùng, nâng cao độ tin cậy của dữ
liệu là cần thiết. Hệ thống này có chức năng thống kê như thu thập, lưu trữ, tổng hợp, cung cấp
các số liệu giáo dục kịp thời và tin cậy. Nó sẽ quản lý toàn bộ các thông tin chung về trường học
như:
•
•
•
•
•

Con người (giảng viên, sinh viên, cán bộ).

Thông tin về khối lớp và lớp học.
Trang thiết bị, cơ sở vật chất.
Mối quan hệ giữa nhà trường và cộng đồng.
Tài liệu giảng dạy.

Đồng thời, hệ thống này còn tích hợp các phân hệ quản lý giáo dục chi tiết đến từng lĩnh
vực như:
•
•

•
•

Quản lý tài chính của nhà trường: Quản lý các khoản thu, chi, ngân sách nhà nước,… tài
sản cố định của nhà trường.
Quản lý Học sinh: Quản lý các thông tin đến từng hồ sơ học sinh như sơ yếu lý lịch, tình
trạng sức khỏe; Quản lý điểm, môn học, chất lượng, hạnh kiểm, danh hiệu, kết quả kiểm
tra và thi của từng học kỳ, hay thi học sinh giỏi các cấp,…; Quá trình học tập của học
sinh trong suốt bậc học đại học: nghỉ học, học sinh chuyển đi, chuyển đến, lên lớp, lưu
ban, bỏ học, khen thưởng, kỷ luật,…
Quản lý nhân sự nhà trường: Quản lý các thông tin chi tiết đến từng hồ sơ cán bộ, giáo
viên,…; Quản lý việc thuyên chuyển cán bộ; Quản lý lương; Quá trình đào tạo, bồi
dưỡng, khen thưởng, kỷ luật,…
Quản lý công việc giảng dạy của nhà trường: Quản lý thời khóa biểu: Tạo thời khóa biểu
cho lớp học, cho giáo viên theo tuần, học kỳ của năm học; Theo dõi, lập kế hoạch thay
đổi giảng dạy; Quá trình thực hiện và chất lượng giảng dạy.
7


8

2 HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIÁO DỤC
2.1 HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIÁO DỤC CŨ:
a) Ưu điểm:
•
•
•

Không phụ thuộc vào nguồn điện.
Không yêu cầu cơ sở hạ tầng tiên tiến.
Không yêu cầu năng lực nhân sự cao.

b) Nhược điểm:
•
•
•
•
•
•

Khó khăn trong việc theo dõi và phát hiện sai sót cho sinh viên.
Khó thay đổi thông tin.
Tốn nhiều nhân lực.
Tốn nhiều thời gian, công sức cho việc thu thập thông tin, khảo sát, …
Thông tin không đầy đủ, không minh bạch.
Không lưu trữ được lâu.

=> Đòi hỏi cần phải có thay đổi để phù hợp với nhu cầu và cơ sở hạ tầng CNTT như hiện nay
2.2 HỌC BẠ ĐIỆN TỬ:

Học bạ điện tử là giải pháp ứng dụng những thành tựu tiên tiến của lĩnh vực công nghệ
thông tin, nhằm truyền tải đầy đủ những chức năng chính của một cuốn học bạ giấy truyền thống
như ghi chép điểm, quá trình rèn luyện từng năm học cụ thể của sinh viên.
a) Ưu điểm:
•
•
•
•
•
•
•

Quản lý sinh viên được thống nhất, dễ dàng qua mã số sinh viên. Mỗi sinh viên sẽ được
cấp 1 mã số duy nhất.
Thông tin chi tiết về sinh viên được lưu trữ đầy đủ và thuận tiện.
Dễ dàng chỉnh sửa, cập nhật và bổ sung. Các thông tin này bao gồm: Họ và tên, ngày
tháng năm sinh, quê quán, thông tin cha mẹ, tình trạng và kết quả học tập, ...
Giúp sinh viên theo dõi 1 cách kịp thời, chính xác và thuận tiện các thông tin về các khóa
học, về học phí hay các thông tin khác từ nhà trường.
Dễ dàng trong việc xin các chứng nhận từ nhà trường, hoặc làm các thủ tục khác như: xin
rút học phần, xin hủy lớp, ...
Hệ thống cũng hỗ trợ sinh viên tương tác với vấn học tập để giúp đỡ cho quá trình học
tập của bản thân.
Sinh viên có thể truy cập vào học bạ điện tử từ bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào.

b) Nhược điểm:
•
•
•
•

Cần đầu tư cơ sở hạ tầng triển khai cho hệ thống 1 cách đầy đủ.
Cần phải thường xuyên bảo trì và chăm sóc hệ thống.
Cán bộ nhân viên quản lý hệ thống này cần có hiểu biết nhất định về công nghệ thông tin.
Hệ thống có thể gặp trục trặc mà không biết trước, dẫn đến mất mát thông tin của sinh
9


viên.

2.3 MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG:
Hệ thống thông tin quản lý giáo dục với học bạ điện tử, là công cụ quản lý thông tin hiệu
quả, tiềm năng. Đem lại sự chính xác, trực quan, minh bạch về học bạ của sinh viên. Sự tiện lợi
trong quản lý thao tác hệ thống khi có thể thao tác ở mọi nơi, thao tác trên cơ sở dữ liệu các công
việc vốn tốn nhiều thời gian như tìm kiếm, thêm, sửa, xóa trong tích tắc. Hệ thông này sẽ giúp
tiết kiệm được rất nhiều kinh phí và công sức so với việc lưu trữ và quản lý phổ thông cho
trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.

10


3 MỘT SỐ MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌC BẠ ĐIỆN
TỬ TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐÀO TẠO
3.1 HỆ THỐNG HỌC BẠ ĐIỆN TỬ eSR
Phần mềm Quản lý học bạ - eSR cho phép quản lý quá trình học tập của học sinh một
cách toàn diện, là cầu nối liên lạc giữa gia đình và nhà trường. Hệ thống được xây dựng trên mô
hình Internet với công nghệ tiên tiến ASP.NET 1.1 của Microsoft.
a) Khả năng mở của hệ thống
Hệ thống được thiết kế với khả năng mở cao, cho phép người sử dụng dễ dàng chỉnh sửa
và bổ sung các báo cáo tùy theo nhu cầu công việc. Hỗ trợ công cụ chuyển đổi dữ liệu từ các

nguồn khác nhau, chuyển đổi các bảng mã. Hệ thống được xây dựng trên quy chế chuẩn của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, dễ dàng kết xuất số liệu ra các định dạng dữ liệu khác nhau (Excel, Word,
FoxPro, Xml...). Hệ thống có cơ sở dữ liệu phân tán và tập trung về tại Sở Giáo Dục... trong
tương lai.
b) Tính động
Hệ thống cho phép người sử dụng dễ dàng tùy biến, thay đổi các công thức xét duyệt học
sinh, sinh viên cho phù hợp với yêu cầu sử dụng hoặc khi có sự thay đổi về quy chế, quy định,
chương trình đào tạo.
c) Tính bảo mật
Để đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu, hệ thống thực hiện phân quyền sử dụng cho từng
đối tượng tham gia chi tiết đến từng chức năng, báo cáo. Đồng thời, việc quản lý và truy xuất dữ
liệu cũng được phân quyền theo từng đối tượng thông tin và các phòng ban để quản lý thông tin
học sinh - học sinh.
d) Trợ giúp quản lý thông tin sinh viên từ giai đoạn nhập học, chuyển trường
Hệ thống hỗ trợ phân lớp học, đánh mã học sinh tự động, cho phép theo dõi thông tin cơ
bản, quan hệ gia đình, ảnh học sinh... Hệ thống cũng quản lý thông tin các đối tượng ưu tiên,
diện chính sách, đối tượng trợ cấp xã hội hay quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật của học
sinh. Hệ thống hỗ trợ chức năng in thẻ từ (hỗ trợ in và quản lý mã vạch ); theo dõi và quản lý các
đối tượng ngừng học, thôi học; tra cứu và thống kê học sinh học sinh.

11


e) Quản lý, đánh giá kết quả học tập
Hệ thống quản lý kết quả học tập của học sinh trong từng học kỳ (Điểm quá trình và điểm
tổng kết môn học); quản lý điểm thi, kiểm tra học kỳ (Bao gồm cả các điểm thi lại), điểm rèn
luyện. Hỗ trợ mô hình phân quyền quản lý thông tin theo nhiều cấp (Các điểm chi tiết được Giáo
vụ khoa quản lý, điểm tổng kết và thi được Phòng đào tạo quản lý); tự động tính và quản lý điểm
tổng kết môn học, điểm TBC học kỳ, cả năm học. Hệ thống cũng tiến hành xếp loại và đánh giá
học sinh, sinh viên cuối kỳ, cuối năm. Hệ thống có phát triển các công cụ xét duyệt lên lớp, xét

tư cách dự thi tốt nghiệp, làm đồ án, khen thưởng học tập, xét duyệt học bổng khuyến khích học
tập và thống kê, báo cáo chất lượng đào tạo.

3.2 MỘT SỐ HỆ THỐNG HỌC BẠ ĐIỆN TỬ KHÁC TRÊN THẾ GIỚI
a) Student’s Divine Oracle School Management System (SDOSMS)
SDOSMS là một hệ thống thông tin tiến bộ, hoàn thiện, hiệu quả, đa năng, linh hoạt, thân
thiện với người dùng và có tính bảo mật cao dành cho quản lý và điều hành trường học. Đây là
một hệ thống quản lý giáo dục tương đối phổ biến tại Nigeria và một số nước châu Phi.
SDOSMS được thiết kế và phát triển cẩn thận nhằm mục đích đơn giản hóa các thao tác, thủ tục
và hoạt động tại trường. SDOSMS hỗ trợ rất nhiều tính năng thông qua các mô đun như
Automate result grades, automate class subject/ position, student/class transcript, digital library,
SMS module, Best student module…
b) Student Records System (SITS)
SITS là một hệ thống quản lý học bạ sinh viên (student records) được dùng để lưu trữ, điều
hành và quản lý tất cả các khía cạnh của thông tin sinh viên.
SITS được cung cấp bởi Tribal và được sử dụng trên 60% cơ sở giáo dục bậc cao ở Anh.
Hệ thống này cũng được sử dụng bởi một số tổ chức nước ngoài tại Australia, New Zealand,
Malta, Na Uy và Jamaica.
SITS có một giao diện khách hàng thường được biết đến với tên gọi SITS: Vision hay SITS
và một giao diện web được gọi là Student Records Online, SITS:eVision hay chỉ đơn giản là
eVision.
SITS được chia thành các thành phần: MENSYS (Menu system), MAS (Marketing and
Admissions System), SRS (Student Records System), CAMS (Credit Accumulation Management
System), IPP (Institution Published Programmes) và eVision (giao diện Web dành cho cả cán bộ
lẫn sinh viên).
Đơn vị quan trọng nhất của SITS là SRS. SRS bao gồm: Hồ sơ và đơn nhập học của sinh
viên, đơn vị quản lý các khóa học, giấy giới thiệu việc làm, quản lý nghiên cứu sinh, tình trạng
tài chính của sinh viên và các nguồn tài trợ, các báo cáo được yêu cầu bởi pháp luật và quản lý lễ
cấp bằng tốt nghiệp (Degree Ceremony).
Một số hệ thống thường được sử dụng cùng SITS:

CMIS (Central Management Information System) được sử dụng dành cho việc sắp xếp thời
khóa biểu và chỉ định giảng đường cho sinh viên.
12


Blackboard là một môi trường học ảo được sử dụng tại Đại học Leiceste.
Corporate Reporting Service: Cán bộ quản lý thường sử dụng Business Objects để xem
những báo cáo đã được định nghĩa trước ở cơ sở dữ liệu trong SITS. Business Objects là một
chương trình nền tảng web được sử dụng cho dịch vụ báo cáo của đoàn thể tại các trường đại
học.

13


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quyết định 58/2007/QĐ-BGDĐT quy định hồ sơ học sinh sinh viên ứng dụng công nghệ
thông tin quản lý hồ sơ.
/>2. Quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ
sơ học sinh sinh viên.
/>3. Luận văn thạc sĩ: Hệ thống thông tin quản lý giáo dục bậc tiểu học – Lê Thị Thu Hà.
/>4. Học bạ điện tử - eSR.
/>5. John White. Student Transcript System. />6. The London School of Economics and Political science. SITS Overview – Version 8.3.0.
/>
14