Lập kế hoạch quản trị nguồn nhân lực cho công ty tổ chức sự kiện và dịch vụ Gala Việt cho vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (219.95 KB, 21 trang )
LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống ngày càng phát triển, có rất nhiều công việc mới mẻ trong đó
nghề tổ chức sự kiện thỏa mãn được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có
những trải nghiệm mới thú vị. Chuyên viên tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ
tại Việt Nam trong những năm gần đây. Tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ
nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh
nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản
phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội
thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức
sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện là hoạt động cần thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện
nay, nhưng việc nghiên cứu và sử dụng nó như một công cụ PR hữu hiệu thì vẫn còn ở
giai đoạn đầu. Khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, các doanh
nghiệp Việt Nam càng nhận nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của tổ chức sự
kiện. Điều đó giúp cho doanh nghiệp có một cái nhìn mới mẽ hơn về họa động này. Tổ
chức sự kiện không chỉ đơn thuần là một hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm,
hình ảnh hoạt động của doanh nghiệp mà hiện nay nó còn là một nghề thời thượng
đang được giới trẻ ưu thích và quan tâm tới nó
Chính vì vậy dựa vào kiến thức chuyên ngành đã học nhóm em quyết định chọn
đề tài “Lập kế hoạch quản trị nguồn nhân lực cho công ty Tổ Chức Sự Kiện và
Dịch Vụ Gala Việt cho vị trí: Chuyên viên tổ chức sự kiện”
Trong thời gian thực hiện đồ án này chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ
nhiệt tình của Thạc sĩ Nguyễn Thị Như Quỳnh – giảng viên khoa thương mại điện tử
và truyền thông Trường cao đẳng CNTT HN Việt Hàn. Chúng em đã cố gắng hết sức
để hoàn thành bài đồ án một cách tốt nhất nhưng vẫn không thể tránh khỏi những thiếu
xót. Kính mong sự góp ý chân thành từ quý giảng viên và bạn đọc. Chúng em xin chân
thành cảm ơn.
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................................................1
MỤC LỤC...........................................................................................................................................2
..........................................................................................................................................................2
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY....................................................................................3
1.1.Lĩnh vực hoạt động..................................................................................................................3
1.2.Tình hình nhân sự....................................................................................................................4
1.3.Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................................6
1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty.....................................................................................6
1.4.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban..............................................................................7
CHƯƠNG 1.LẬP QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CHO CÔNG TY GALA VIỆT (VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN TỔ
CHỨC SỰ KIỆN)................................................................................................................................11
1.5.Phân tích và thiết kế công việc...............................................................................................11
1.5.1.Cơ sở phân tích và thiết kế công việc..............................................................................11
1.5.2.Xây dựng bảng mô tả công việc......................................................................................12
1.5.3.Xây dựng bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc...............................................................12
1.6.Lập kế hoạch tuyển dụng vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện:.................................................13
1.7.Lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực.........................................................................16
KẾT LUẬN.........................................................................................................................................20
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................................21
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Tên đầy đủ: Công ty cổ phần tổ chức sự kiện và dịch vụ Gala Việt
Thành lập: tháng 5 năm 2006
Trụ sở chính: 70 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
Ngành: dịch vụ
Tel: (0511) 3626 566, 3626667
Fax: 0511 3626665
Email:
Website: />Logo:
1.1. Lĩnh vực hoạt động
Công ty CP Tổ chức Sự kiện và Du lịch GALA VIỆT là “Nhà Tổ Chức Sự
chuyên nghiệp” chuyên tổ chức tất cả các sự kiện như: Hội nghị khách hàng, Hội thảo,
Lễ khai trương, Khánh thành, Lễ động thổ, tổ chức các show quảng cáo, giới thiệu sản
phẩm mới và các hoạt động văn hoá, tiếp thị, truyền thông, giải trí. Thiết kế in ấn các
ấn phẩm quảng cáo, in trên mọi chất liệu, Thiết kế thi công các công trình quảng cáo,
cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện, âm thanh ánh sáng sân khấu chuyên nghiệp trên địa
bàn thành phố Đà Nẵng, các tỉnh Miền Trung -Tây Nguyên nói riêng và trên toàn quốc
nói chung.
• Tổ chức sự kiện
Lễ Khai Trương, Khánh Thành.
Lễ Khởi Công, Động Thổ.
Hội nghị, hội thảo.
Các sự kiện văn hóa, thể thao, hội chợ, triển lãm, lễ trao giải cúp vàng..., phối
hợp các Đài truyền hình TW - Địa phương phát sóng trực tiếp.
Các Lễ hội trong nước và quốc tế, các hoạt động xúc tiến thương mại cho các
doanh nghiệp...
Biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp và không chuyên.
• Thiết kế quảng cáo
Thiết kế - in ấn băng rôn, phướn chất liệu hiflex kỹ thuật số.
Thiết kế thi công Bảng Hiệu, Hộp Đèn chữ nổi: đồng, neonsign, mica, các loại
bảng xoay 3 mặt.
Thiết kế, thi công Billboard, Big banner trong nhà và ngoài trời.
Thiết kế trang trí nội ngoại thất – văn phòng – showroom.
Thiết kế quà tặng.
Thiết kế đồ họa.
Trao đổi, mua bán các thiết bị in ấn, vật tư, vật liệu quảng cáo.
• Thiết kế thương hiệu
Logo Công ty, Slogan, Danh thiếp, Giấy tiêu đề, Phong bì lớn/nhỏ, Biểu mẫu
chứng từ, Folder, Brochure hoặc catalogue,...
• Marketing Media
Nghiên cứu, khảo sát và phân tích thị trường.
Tư vấn, xây dựng, hỗ trợ triển khai và triển khai chiến dịch truyền thông tổng
lực.
Tư vấn, lập kế hoạch Media.
Đặt chỗ mua quảng cáo trên các kênh truyền thông: báo chí, truyền hình,...
Giám sát thực hiện việc triển khai kế hoạch media trên các kênh truyền thông…
1.2. Tình hình nhân sự
Nguồn nhân lực là yếu tố rất quan trọng đối với sự phát triển của một doanh
nghiệp. Nguồn nhân lực phản ánh sự lớn mạnh của một doanh nghiệp cũng như là một
yếu tố thúc đẩy sự phát triển. Các nhà quản trị luôn cố gắng đầu tư vào nguồn nhân lực
của mình để phát triển doanh nghiệp tốt hơn. Nguồn nhân lực là yếu tố đầu vào không
thể thiếu đối với một doanh nghiệp, bởi vậy nên chất lượng của nguồn nhân lực sẽ
phản ánh lên sự phát triển và vị trí của doanh nghiệp trên thương trường ở hiện tại
cũng như ở tương lai. Thông qua nguồn nhân lực của doanh nghiệp có thể thấy được
hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng đối tượng nhằm tạo ra của cải vật chất phục
vụ cho mục đích và đáp ứng nhu cầu của con người.
Tình hình nhân sự của công ty qua các năm cụ thể như sau:
Bảng 1.1. Nguồn nhân lực của công ty Gala Việt giai đoạn 2013 – 2015
STT
Phòng ban
Số lượng
Năm 2013
Năm 2014
Năm 2015
1
Ban giám đốc
3
3
3
2
Phòng hành chính- nhân sự
3
3
3
3
Phòng kế toán
3
3
3
4
Phòng thiết kế
4
4
4
45
Phòng kinh doanh
3
3
4
6
Phòng event
4
5
5
7
Bộ phận sản xuất
5
6
6
18
14
18
Tổng
Trình độ chuyên môn
1
Đại học
6
6
7
2
Cao đẳng
16
17
20
3
Trung cấp
3
3
3
4
Trung học phổ thông
2
2
2
Trình độ ngoại ngữ
1
Biết ngoại ngữ
17
19
23
2
Không biết ngoại ngữ
10
9
9
Giới tính
1
Nam
13
13
15
2
Nữ
14
15
17
Dựa vào bảng 1.1 qua đó ta thấy số lượng nguồn nhân lực của công ty ở mức độ
ổn định, dựa vào độ tuổi cho ta thấy rõ nhân viên của công ty đa số ở độ tuổi trẻ, sáng
tạo, nhiệt tình và năng động trong công việc. Ngoài ra còn một số nhân viên ở độ tuổi
trung niên có kinh nghiệm lâu năm, hiểu rõ về tình hình của công ty. Về cơ cấu công
việc thì mỗi phòng ban có những công việc khác nhau, phù hợp với từng đối tượng
nam nữ khác nhau, nhìn chung, số lượng nhân viên nam nhiều hơn so với số lượng
nhân viên nữ vì hình thức công việc khác nhau.
1.3. Cơ cấu tổ chức
1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng
hành
chính
Phòng
kế
toán
Phòn
g
thiết
kế
Phòng
kinh
doanh
Phòng
Event
Bộ
phận
sản
xuất
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Tổ chức sự kiện
và dịch vụ Gala Việt
Trực tuyến
Chức năng
Ưu điểm:
+ Giúp giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn để đem lại lợi nhuận cho
công ty
+ Các bộ phận chức năng đều chuyên sâu thực hiện các công việc theo chức
năng bộ phận, do đó nhu cầu khách hàng được đáp ứng một cách tối đa
+ Các quyết định được đưa ra nhanh chóng kịp thời. Các thành viên của công
ty có cơ hội được nâng cao kỹ thuật tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn, tăng hiệu
quả hoạt động qua sự phối hợp từ đó tham mưu tốt cho ban giám đốc
+ Tìm kiếm được nhân tài trong công ty trong quá trình làm việc
Nhược điểm:
+ Tuy nhiên cơ cấu tổ chức này còn có một số hạn chế như các nhân viên
thường chú trọng vào mục tiêu của phòng ban mình, thiếu sự gắn kết, hợp tác giữa các
bộ phận với nhau.
+ Khó kiểm soát các phòng ban
+ Đòi hỏi người lãnh đạo phải am hiểu được chức năng, nhiệm vụ của các
phòng ban trong công ty
1.4. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc:
- Là người điều hành, tổ chức và quyết định mọi hoạt động của công ty.
- Đề ra các quyết định cho các việc vận hành bộ máy hoạt động, hợp tác tổ
chức du lịch, xây dựng lựa chọn mục tiêu xác thực với hoàn cảnh của công ty, quyết
định việc kinh doanh dài hạn và trực tiếp chỉ đạo nhân viên thực hiện công việc được
giao.
- Có quyền phân công, bổ nhiệm cán bộ dưới cấp dưới, quyết định các hình
thức khăn thưởng và kỹ luật.
- Trực tiếp quản lý các phòng ban.
- Thực hiện các công việc theo sự phân công và ủy quyền của tổng giám đốc.
Điều hành hoạt động của chi nhánh trong thời gian giám đốc vắng mặt. Báo cáo các
hoạt động của công ty cho tổng giám đốc nắm bắt được tình hình hoạt động kinh
doanh trong thời gian qua và thời gian tới.
Phòng hành chính nhân sự:
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và
các bộ phận liên quan.
- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn công ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng công
nhân viên công ty nghỉ việc.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ công nhân viên
lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc.
- Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty.
- Đánh giá kết quả đào tạo.
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào
công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao đông…
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho công nhân viên công ty.
- Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của công nhân viên.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu,
chiến lược của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo
và tái đào tạo.
- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty.
Phòng kế toán – tài chính:
- Giúp chịu trách nhiệm vê giá thành kế hoạch, giá thành thực hiện, và tất cả
các số liệu báo cáo tổng hợp.
- Kiểm tra, xem xét toàn bộ số liệu kế toán.
- Lập và kiểm tra các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính.
- Theo dõi định mức sản phẩm và tính giá thành thực hiện cho toàn bộ các sản
phẩm.
- Theo dõi tình hình nộp ngân sáchvà đối chiếu với cơ quan thế.
- Nghiên cứu văn bản chính sách chế độ mới áp dụng cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty.
- Tổ chức công tác kế toán của ban quản lý theo đúng luật kế toán, chuẩn mực
kế toán, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp; ký các chứng từ kế toán và các giao
dịch với ngân hàng; giao dịch với các tổ chức tài chính để khai thác nguồn vốn đáp
ứng kịp thời nhu cầu về vốn cho các hoạt động của dự án.
- Thực hiện toàn bộ công việc kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hoạch
toán kinh tế trong công ty.
- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực và kịp thời
đầy đủ toàn bộ tài sản của công ty.
- Có trách nhiệm nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách, thanh
toán đúng hạn các khoản vay, các khoản công nợ.
- Lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán thông kê chế độ nhà nước quy
định, tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế
toán.
- Kiểm tra chấp hành chế độ bảo vệ tài sản, trật tự, tiền vốn trong công ty.
Kiểm tra thực hiện thanh toán tiền mặt, đồng thời kiểm tra việc thực hiện các kế toán
kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản.
- Kiểm tra việc xử lý và giải quyết các khoản tiền thiếu hụt, mất mát, hư hỏng,
các khoản công nợ tồn đọng và các khoản thiệt hại khác.
Phòng thiết kế:
- Thiết kế những mẫu banner, thiệp, giấy tờ….đáp ứng nhu cầu khách hàng
đúng hẹn, đúng thời điểm.
- Xác định nhu cầu, thị hiếu của khách hàng.
- Nghiên cứu những đặc tính của sản phẩm như kích cỡ, hình dáng, trọng
lượng, màu sắc, chất liệu sử dụng, giá cả, độ tiện dụng, an toàn v.v...
- Phác thảo hình dáng chung của sản phẩm.
- Tham khảo ý kiến của khách hàng rồi xây dựng bức vẽ chi tiết, mô hình thực
hoặc mô hình trên máy vi tính.
- Các nhà thiết kế sử dụng các phần mềm hỗ trợ thiết kế giúp lược bớt thao
tác, lại có thể thay đổi linh hoạt, tiết kiệm chi phí và thời gian.
Phòng tổ chức sự kiện:
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra các ý tưởng và thực hiện nội
dung các chương trình sự kiện.
- Lên kế hoạch, kịch bản, báo cáo lãnh đạo về các chương trình, sự kiện mà
công công ty cần thực hiện.
- Xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức các sự kiện theo yêu cầu của ban giám
đốc.
- Xây dựng quan hệ với báo chí, truyền thông, các đối tác có liên quan.
- Lập kế hoạch, lên ý tưởng tổ chức các chương trình sự kiện.
- Chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức các chương trình sự kiện cho các khách
hàng của công ty.
- Có khả năng sáng tạo độc đáo, ý tưởng dồi dào, nhiệt tình và yêu thích công
việc.
- Tham gia các buổi họp để đưa ra các ý tưởng thực hiện chương trình.
Phòng kinh doanh:
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai hoạt động phát triển thị trường, đảm
bảo mục tiêu sức ép phát triển thị trường.
- Báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty cổ phần công nghệ thông tin.
- Đưa ra chiến lược phát triển cho từng thị trường trọng điểm khác nhau.
- Tổng hợp số liệu, thông tin dữ liệu về bộ phận phòng ban để từ đó đề ra các
chính sách, chiến lược hoạt động cho công ty hàng năm.
Bộ phận sản xuất:
- Giám sát toàn bộ hoạt động tại kho, quản lý và hướng dẫn công nhân sản
xuất dụng cụ, thiết bị hỗ trợ các phụ kiện phục vụ cho sự kiện, vận chuyển đến đúng
nơi, đúng thời điểm.
- Theo dõi tình hình thực hiện bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra.
- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao trình độ nhằm giúp cho
sự kiện thành công tốt đẹp.
- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng
của ngành.
CHƯƠNG 1. LẬP QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CHO CÔNG TY
GALA VIỆT (VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN)
1.5. Phân tích và thiết kế công việc
1.5.1. Cơ sở phân tích và thiết kế công việc
Vị trí nhân viên tổ chức sự kiện thuộc phòng event. Vì vậy cơ sở phân tích và
thiết kế công việc nhân viên tổ chức sự kiện là dựa vào chức năng, nhiệm vụ của
phòng event đồng thời dựa vào bản mô tả, tiêu chuẩn công việc nhân viên tổ chức sự
kiện của một số doanh nghiệp khác hoạt động cùng lĩnh vực.
Chuyên viên tổ chức sự kiên: nằm ở phòng ban tổ chức sự kiện bên bộ phân
event
Khái niệm: Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những
năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu
quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Việc tổ chức những sự
kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh
thành, các cuộc thi lớn, hội thảo, triển lãm… ngày càng gia tăng cho thấy vai trò quan
trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp
Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của
một công ty thông qua những sự kiện
Dựa trên cơ sở đó, chức năng nhiệm vụ của nhân viên tổ chức sự kiện cụ thể như
sau :
Chuyên viên tổ chức sự kiện:
Lên kế hoạch, kịch bản, báo cáo lãnh đạo về các chương trình, sự kiện mà công
công ty cần thực hiện, tiếp nhận yêu cầu của khách hàng.
Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ
chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có
khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là
nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết
cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết
thúc.
1.5.2. Xây dựng bảng mô tả công việc
Bảng 1.2. Mô tả công việc
Bảng mô tả công việc
Vị trí
- Chuyên viên tổ chức sự kiện
Phòng ban
- Phòng tổ chức sự kiện
Báo cáo trực tiếp
- Trưởng phòng sự kiện
Mục đích chính
- Lập và triển khai thực hiện các kế hoạch các chương trình,
sự kiện, event…
Nhiệm vụ chính
- Thực hiện các hạng mục quảng cáo truyền thông, làm hợp
đồng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.
Nhiệm vụ khác
- Hổ trợ nhân viên phòng kinh doanh trong quá trình tìm
kiếm khách hàng.
- Thay mặt cho phòng kinh doanh cung cấp thông tin cho
khách hàng khi họ cần.
1.5.3. Xây dựng bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bảng 1.3. Tiêu chuẩn thực hiện
Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bằng cấp/trình độ
- Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành quảng cáo và
chuyên môn
quan hệ công chúng, marketing.
Kinh nghiệm
- Đã có ít nhất 1 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.
Kỹ năng, năng lực
- Am hiểu về cách tổ chức sự kiện
- Thành thạo tin học văn phòng
- Có bằng ngoại ngữ loại B
- Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình và đàm phán tốt.
Kỹ năng phẩm chất
khác
- Giao tiếp tốt, tự tin, am hiểu xã hội
- Sáng tạo
- Khả năng giải quyết tình huống nhanh chóng
- Năng động, chịu được áp lực cao trong công việc
- Giao tiếp tốt
1.6. Lập kế hoạch tuyển dụng vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện:
Đánh giá nhu cầu
Do công ty mở rộng kinh doanh và khối lượng công việc quá nhiều. Nên phòng
tổ chức sự kiện thiếu hụt nhân viên. Vì vậy trưởng phòng tổ chức sự kiên đề xuất với
ban giám đốc tuyển thêm 3 chuyên viên tổ chức sự kiện để hổ trợ cho công việc.
Lập kế hoạch chiêu mộ
- Nơi chiêu mộ: công ty cổ phần tổ chức sự kiện và dịch vụ GaLa Việt.
- Địa chỉ: 70 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng.
- Thời gian chiêu mộ nhân viên: từ ngày 6/6/2016 đến ngày 26/6/2016.
- Thời gian nhận hồ sơ: từ ngày 6/6/2016 đến ngày 26/6/2016.
- Sàng lọc hồ sơ: ngày 27/6/2016- đến ngày 28/6/2016.
- Thời gian phỏng vấn tuyển chọn: ngày 30/6/2016.
- Thời gian bắt đầu làm việc sau khi trúng tuyển: ngày 5/7/2016.
Nguồn chiêu mộ
- Do công ty bị thiếu hụt nhân sự ở phòng tổ chức sự kiện, mà không thể
thuyên chuyển hay đề cử ai trong công ty thay thế vị trí đó được. Nên công ty tiến
hành tuyển dụng nhân viên từ bên ngoài doanh nghiệp.
Phương pháp:
- Công ty đăng thông báo tuyển dụng của công ty trên các trang web,website
và facebook chính của công ty ngoài ra còn có đăng thông tin tuyển dụng ở trên:
- Báo: Tuổi trẻ trong thời gian là 3 ngày. Chi phí dự tính là 6 triệu.
- Facebook... Hay từ chính nhân viên trong công ty giới thiệu.
Thiết kế mẫu thông tin
Mẫu thông tin đăng trên trang web
Bảng 1.4. Thông báo tuyển dụng
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
Công ty tổ chức sự kiện và dịch vụ Gala Việt
70 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
Vị trí tuyển dụng:
Chuyên viên tổ chức sự kiện, số lượng: 3 người
Mô tả công việc:
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Lên ý tưởng cho từng sự kiện
Điều phối các bộ phận liên quan để tổ chức sự kiện theo kế hoạch.
Kiểm soát tiến độ công việc liên quan đến sự kiện.
Lập báo cáo sau sự kiện.
Thực hiện các công việc sự kiện liên quan.
Hổ trợ các phòng ban khác khi có yêu cầu.
Yêu cầu:
Tốt nghiệp cao đẳng trở lên, chuyên ngành kinh tế.
Một năm kinh nghiệm.
Sáng tạo, đam mê, sức khỏe tốt chịu được áp lực công việc cao.
Quyền lợi:
Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN (sau ký hợp đồng lao động chính thức)
Thưởng lễ, Tết theo quy định công ty
Tăng lương: Theo năng lực.
Thời gian nộp hồ sơ:
Thời gian nhận hồ sơ từ ngày 6/6/2016 đến ngày 16/6/2016, nộp giờ hành chính
Hồ sơ xin việc gồm:
Đơn xin việc viết tay bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh có dán ảnh 4x6
Sơ yếu lý lịch bằng tiếng Việt và CV tiếng Anh
CMTND (photo)
Bằng tốt nghiệp ĐH và bảng điểm (photo)
Các văn bằng chứng chỉ liên quan
Hồ sơ nộp tại phòng nhân sự công ty tổ chức sự kiện và dịch vụ Gala Việt.
Địa chỉ: 70 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
Thông tin liên hệ
Số điện thoại: (0511) 3626 566 – 3626667
Liên hệ: Ms. Giang phòng nhân sự
SĐT: 0968911590
Email:
Mẫu thông tin đăng trên các báo tuổi trẻ
TUYỂN DỤNG
NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Công ty tổ chức sự kiện và dịch vụ Gala Việt
Địa chỉ: 70 Phan Đăng Lưu, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng
- Mức lương: 5 – 7 triệu
- Tính chất công việc: Giờ hành chính
- Kinh nghiệm: 1 năm
- Hình thức làm việc: Nhân viên chính
thức
- Số lượng tuyển dụng: 3 nhân viên
Mô tả
- Thực hiện các công việc PR và tổ chức sự kiện
- Xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức các sự kiện theo yêu cầu của ban
giám đốc.
- Có khả năng sáng tạo độc đáo, ý tưởng dồi dào, nhiệt tình và yêu thích
công việc.
Yêu cầu
-Tốt nghiệp Cao Đẳng chuyên ngành quảng cáo.
- Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt.
- Có khả năng chịu được áp lực và trách nhiệm trong công việc.
Hạn nộp
06/06/2016 – 26/06/2016
Hình
thức nộp
Nộp trực tiếp tại phòng nhân sự
Thông tin liên hệ
Người liên hệ: Ms. Lam
Số điện thoại: 01629235253
Địa chỉ: 70 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
1.7. Lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực
Đánh giá nhu cầu đào tạo
- Công tác đào tạo và huấn luyện phải giúp ích cho việc thực hiện mục tiêu của
doanh nghiệp, hay nói một cách khác là không có sự khác biệt giữa mục tiêu của
doanh nghiệp với mục tiêu của việc đào tạo nhân viên. Chính vì vậy nhu cầu đào tạo
nhân viên được xem xét bắt đầu từ nhu cầu của chính bản thân doanh nghiệp.
- Thông qua các công tác đào tạo và huấn luyện giúp cho nhân viên nâng cao kỹ
năng tổ chức sự kiện và trình độ chuyên môn.
Phương pháp đào tạo
Bảng 1.5. Phương pháp đào tạo
Tên khóa
học
Thời gian
Khóa học đào tạo event manager
16 buổi
Thời gian học: Từ thứ 2, 4, 6. Bắt đầu học từ 8h đến 11h các ngày trong
tuần.
Bắt đầu từ ngày: 01/11 đến ngày 12/12/2016.
Đối tượng Nhân viên tổ chức sự kiện.
Địa điểm
Học tại phòng họp của công ty.
Người giảng Thầy Phạm Ngọc Khôn
dạy
Chuyên gia cao cấp về Tổ chức sự kiện
và Brand Activation, MIR Activation (O&M)
Nội dung
Nâng cao kĩ năng giao tiếp.
chi tiết
Phân tích và tìm hiểu sâu các loại hình tổ chức sự kiện, tìm hiểu các
hạng mục cần có của từng loại hính sự kiện.
Tìm hiểu kĩ lưỡng các bước trong quy trình chuẩn để tổ chức và thực
hiện 1 sự kiện.
Các cách tìm hiểu và lấy thông tin từ sự kiện sắp thực hiện.
Cách phát triển ý tưởng cho từng loại sự kiện.
Các tố chất cần thiết để làm việc trong ngành tổ chức sự kiện.
Cách hoạch định ngân sách và tính toán chi phí cho các loại hình sự
kiện.
Ngân sách Chi phí thuê chuyên gia về dạy: 15 triệu
Một khóa học/một nhân viên: 5 triệu
Đánh giá kết quả đào tạo
Công ty đánh giá hiệu quả đào tạo theo 4 cách cơ bản sau:
- Đánh giá dựa trên phản hồi của nhân viên: làm bảng khảo sát phản ứng của học
viên đối với chương trình đào tạo. Họ có thích chương trình không, họ có cảm thấy
chương trình này hiệu quả, họ có cảm thấy kết quả xứng đáng với thời gian họ bỏ ra để
học.
- Đánh giá kiến thức của học viên: Sau khi học xong lớp đào tạo doanh nghiệp có
thể kiểm tra xem học viên đã nắm vững các nguyên tắc, kỹ năng, các yếu tố cần phải
học, bằng các bài test hoặc phỏng vấn kiểm tra kiến thức.
- Đánh giá sự thay đổi về kỹ năng- năng lực thông qua hành vi của học viên: sau
khoảng hơn 1 tháng, đánh giá kỹ năng của nhân viên xem có sự tiến bộ hay không.
- Cán bộ hướng dẫn đánh giá học viên thông qua thái độ học tập, năn nỗ trong
quá trình học tập, tinh thần tự giác ham học hỏi, sự thay đổi trong suôt quá trình học.
Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá thành tích
Đánh giá thành tích công việc của từng cá nhân theo tháng:
Xác định và xây dựng những nội dung công việc cụ thể của từng cá nhân phải
thực hiện nhằm đạt được mục tiêu chung của bộ phận, nơi mà cá nhân đó làm việc.
So sánh mức độ kết quả thành tích công việc của từng cá nhân với mức tiêu
chuẩn, làm cơ sở cho việc để có chế độ thưởng thích đáng.
Xác định các cá nhân có khả năng để đề bạt vào các vị trí thích hợp trong bộ máy
quản lý hay không.
Thiết kế hệ thống đánh giá thành tích
Bảng 1.6. Thiết kế hệ thống đánh giá thành tích
STT
Các yếu tố đánh giá
Điể
m tối đa
I
Kết quả công việc
70
1
Chất lượng công việc
60
2
Tinh thần trách nhiệm
10
II
Tác phong
10
1
Trật tự, ngăn nắp nơi làm việc
5
2
Chuyên cần, đúng giờ
5
III
Quan hệ khách hàng
10
Tự
đánh giá
1
Hăng hái nhiệt tình
5
2
Hòa nhã, lịch sự
5
IV
Thái độ
10
1
Hỗ trợ đồng nghiệp
5
2
Bảo quản tiết kiệm tài sản của
công ty
Tổng điểm
5
100
Xếp loại:
- Xuất sắc: khi đạt đánh giá từ 91- 100 điểm.
- Tốt : khi đạt đánh giá 81- 90 điểm.
- Khá : khi đạt đánh giá 71- 80 điểm.
- Trung bình: khi đạt đánh giá 61- 70 điểm.
- Yếu: khi đạt đánh giá 51- 60 điểm.
Phương pháp đánh giá
Công ty sự dụng phương pháp đánh giá theo thang điểm , kết quả công việc và
phương pháp đánh giá theo quan sát hành vi.
Phương pháp đánh giá theo thang điểm:
Theo phương pháp này, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên qua một
bảng điểm mẫu. Trong dó liệt kê những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên khi thực
hiện công việc như: số lượng, chất lượng, hành vi, tác phong của nhân viên.
Phương pháp đánh giá theo quan sát hành vi:
Được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên
theo hai yếu tố sau:
+ Số lần quan sát.
+ Tần số nhắc lại của hành vi.
Thông qua phương pháp này nhà quản trị sẽ đánh giá được tình hình thực hiện
được công việc của nhân viên. Theo phương pháp này, các hành vi đối với công việc
được mô tả khách quan và được thực trích ra từ bản ghi chép những vụ việc quan
trọng.
Phương pháp đánh giá kết quả công việc:
Mỗi một đặc điểm cần đánh giá sẽ có một thang điểm phù hợp. Thông thường
các đặc điểm cần đánh giá về nhân viên bao gồm mức độ hợp tác trong công việc, khả
năng trao đổi, diễn đạt thông tin, tính sáng tạo, tính kỷ luật về giờ giấc, nội quy làm
việc, kỹ năng làm việc, và một số đặc điểm khác tuỳ thuộc vào yêu cầu và điều kiện cụ
thể của từng DN. Nói chung, bản chất và mức độ của từng đặc điểm cần đánh giá là do
người thiết kế thang điểm hoặc nhu cầu đánh giá của DN quy định.
Đối tượng đánh giá
Đối với nhân viên, do cấp trên trực tiếp đánh giá. Đánh giá thành tích của nhân
viên trong công ty là một công việc vô cùng quan trọng của một giám đốc hay một nhà
quản lý. “Đánh giá đúng và đủ” thành tích mà một nhân viên làm được sẽ là công cụ
để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, tạo sự công bằng trong công ty của bạn
và cũng là cơ sở cho công tác “đãi ngộ”, “đào tạo và phát triển” sau này của doanh
nghiệp.
KẾT LUẬN
Tổ chức sự kiện chính là hoạt động thu hút sự chú ý, tham gia của nhiều nhóm
người vào vấn đề của mình, nó không giới hạn trong việc công ty giới thiệu sản phẩm
hay họp báo của người nối tiếng, nó bao gồm nhiều sự kiện như: sinh nhật, kỷ niệm,
họp lớp, …Lợi ích của việc này chính là tăng sự hiểu biết của khán giả đến vấn đề mà
mình tổ chức như giới thiệu sản phẩm muốn đối tượng khách hàng bết về sản phẩm
của mình, nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ, đồng thời cũng hướng tới những nhóm
đối tượng khách hàng tiềm năng. Tổ chức sự kiện chính là công việc mang lại nhiều
doanh thu cho nhà tổ chức, mang lại công an việc làm cho độ ngũ nhân viên, nhà tổ
chức, PG,… Công việc này đòi hỏi nhà tổ chức phải sáng tạo, năng động thường
xuyên làm mới để tránh hiện tượng trùng lặp giữa các khách hàng với nhau, tạo uy tín
cho công ty trong ngành nghề kinh doanh mới này. Qua thời gian tìm hiểu về ngành tổ
chức sự kiện nhóm học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện và biết
thêm được một công viêc thú vị, sáng tạo và năng động…
Một lần nữa nhóm xin chân thành cảm ơn cô Th.s Nguyễn Thị Như Quỳnh đã hổ
trợ và giúp đỡ nhóm nhiệt tình khi thực hiện đề tài này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực – Ths.Nguyễn Văn Điềm & PGS.TS
Nguyễn Ngọc Quân (2004).
[2] Website galaviet.com.vn.
