Công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã yên nhân, huyện thường xuân, tỉnh thanh hóa

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VHTT&DL THANH HÓA
*

BÁO CÁO THỰC TẾ NGHỀ NGHIỆP I

Đề tài:
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN,
TỈNH THANH HÓA

Sinh viên:
Lớp:
Khoa:
GV hướng dẫn:

Vi Xuân Thắng
Đại học LT QLNN Thường Xuân
Luật & QLNN
TS. Lê Thị Thảo

THANH HÓA, 6/2017


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký
Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,
trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn

trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế
hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,
cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác
hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu
trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm
2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền
thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày
Lưu trữ Việt Nam".
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều
có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ
liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã
quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công
tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công
việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều
dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và
trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức.
Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có
từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của
2


những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư

xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn
thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý
văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó, việc
tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu,
phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ
đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền
của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm
của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả
các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực
hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao
và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn
thư.
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ,
không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những người
làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinh
thầm lặng. Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều người mà quên
mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của những
người làm văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn
bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa
học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác
này luôn nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực,
khổ cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng và
luôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít,
khiển trách thì nhiều.
Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong là
hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những
văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay
sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài
liệu đó. Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sự
cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ kiếm
tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở
nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử
3


dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và
thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn,
bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế
hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh,
mất mát mà dân dân ta đã trải qua. Ngày nay, nếu chúng ta không nâng cao ý thức
bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao
những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của
cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đất nước
nói chung.
Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không
giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng
không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi
cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập
trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử
đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Qua đó để chung ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể
chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được
những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là
cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá,
ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem
nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn

thư, lưu trữ.
Chính vì những lý do trên, tôi lựa chọn đề tài "Công tác văn thư, lưu trữ tại
UBND xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa" làm đề tài báo cáo
thực tập của mình
2. Mục đích nghiên cứu
- Nghiên cứu hoạt động văn thư lưu trữ tại xã Yên Nhân, huyện Thường
Xuân tỉnh Thanh Hóa.
- Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn
thư lưu trữ tại xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân tỉnh Thanh Hóa.
3. Đối tượng nghiên cứu

4


Đối tượng nghiên cứu chính là hoạt động văn thư lưu trữ xã Yên Nhân,
huyện Thường Xuân tỉnh Thanh Hóa với cơ cấu tổ chức và các hoạt động chính
của nó.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp quan sát thực tế
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu, văn bản
- Phương pháp phỏng vấn
5. Phạm vi nghiên cứu
Công tác văn thư lưu trữu tại xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân tỉnh Thanh
Hóa trong giai đoạn hiện nay.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo gồm
có 3 phần chính:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về UBND xã Yên Nhân, huyện Thường
Xuân, tỉnh Thanh Hóa
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Yên Nhân,

huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa
Chương 3: Những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn thư lưu trữ tại
xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa

5


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN, TỈNH THANH HÓA
1.1. Khái quát chung về xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân
1.1.1. Đặc điểm tự nhiên
1.1.1.1. Vị trí địa lý
Yên Nhân là xã thuộc vùng cao, vùng sâu, vùng xa của huyện Thường Xuân,
cách thị trấn Thường Xuân 50km về phía Bắc và cách Trung tâm thành phố Thanh
Hóa 120km.
Phía Nam giáp huyện Quế Phong, tỉnh Nghệ An; Phía Tây giáp xã Bát Mọt;
Phía Đông giáp xã Lương Sơn; Phía Bắc giáp huyện Lang Chánh.
1.1.1.2. Diện tích tựnhiên
Xã có tổng diện tích tự nhiên là 19.094,63 ha, trong đó:
- Đất sản xuất nông nghiệp: 239,37 ha chiếm 1,25 %
- Đất sản xuất lâm nghiệp : 17.607,93 ha chiếm 92,21%
- Đất nuôi trồng thủy sản: 5,26 ha chiếm 0,03 %
- Đất phi nông nghiệp: 350,17 ha chiếm 1,25 %
- Đất chưa sử dụng: 891,9 ha chiếm 4,67 %
1.1.1.3. Đặc điểmđịa hình, khí hậu
Đặc thù địa hình của xã Yên Nhân là vùng núi cao, liên kết với nhau tạo
thành những dãy núi liên hoàn, với các độ cao khác nhau tạo nên địa hình rất đa
dạng và phức tạp. Độ cao trung bình từ 300 – 800 m, độ dốc lớn trung bình từ 25o
đến 35o có nơi > 35o. Địa hình bị chia cắt bởi các con sông, suối và hợp thủy

thành từng vùng riêng biệt có hình lòng chảo nghiêng theo hai hướng tây và tây
bắc.
Yên Nhân nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, chịu ảnh hưởng lớn của
vùng núi cao, nền nhiệt độ cao với 2 mùa chính: Mùa hè khí hậu nóng, đặc biệt là
sự xuất hiện của gió phơn tây nam vào đầu mùa hạ (cuối tháng 4 đến tháng 6 có tới
20 – 30 ngày gió tây thổi). Mùa đông lạnh giá, khô hanh và sương muối. Xen kẽ
giữa 2 mùa chính, khí hậu chuyển tiếp từ hè sang đông là mùa thu ngắn thường có
bão lụt, mưa tập trung và gây lũ cục bộ, lũ ống và lũ quét gây tổn hại đến sản xuất
và các công trình xây dựng cơ bản. Giữa đông sang hè là mùa xuân không rõ rệt,
khí hậu ẩm ướt có sương mù và mưa phùn.
6


* Nhiệt độ, không khí: Qua theo dõi nhiều năm của trạm thủy văn Bái
Thượng và Đài khí tượng Thanh Hóa cho thấy tổng nhiệt độ năm từ 8.000oC –
8.600oC.
- Nhiệt độ trung bình năm từ 23oC – 24oC.
- Nhiệt độ cao nhất năm từ 37oC – 41oC (tháng 5 – 8)
- Nhiệt độ thấp nhất nhiều năm từ 1oC – 3oC (tháng 1 – 3 và tháng 12).
* Độ ẩm không khí:
- Độ ẩm thấp nhất xảy ra thường vào tháng 1 hoặc tháng 12 (khô hanh) và
tháng 5 – 9 (gió tây khô nóng).
- Độ ẩm trung bình năm từ 85% - 86%
- Độ ẩm trung bình cao từ 90% - 91%
- Độ ẩm trung bình thấp từ 75% - 80%
* Độ bốc hơi:
- Lượng bốc hơi hàng năm trung bình 788 mm
- Lượng bốc hơi trung bình cao 900 mm
- Lượng bốc hơi trung bình thấp 60 mm
Bốc hơi nhiều nhất vào tháng 05 đến tháng 8 (thời kỳ rất nóng)

Bốc hơi nhỏ nhất vào tháng 12 đến tháng 3 năm sau.
* Gió bão: Có 2 hướng gió chính
- Gió mùa Đông Bắc từ tháng 10 – 4 năm sau, gió mùa Đông Nam từ tháng
4 đến tháng 9 xen kẽ có gió mùa tây khô nóng (tháng 4 – 7).
- Bão: Mỗi năm xã Yên Nhân có vài cơn bão đi qua, tập trung vào tháng 8,
9, 10. Sau bão thường mưa lớn hay lũ ống, lũ quét phá hỏng nhiều cơ sở vật chất,
công trình gây tổn hại nhiều đến sản xuất nói chung và sản xuất nông nghiệp nói
riêng.
* Mưa: Tổng lượng mưa (1600 – 2000 mm) phân bố không đều thường tập
trung 60 – 80% lượng mưa vào tháng 5 – 10.
Mưa tiểu mãn vào tháng 5 hoặc đầu kỳ tháng 6 , kỳ mưa lũ tiếp theo là tháng
7 – 10 gây ra lũ lụt kéo dài đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn trong sinh hoạt
và sản xuất.
Các tháng ít mưa từ tháng 12 đến tháng 2 năm sau dễ gây ra khô hạn, một số
cây công nghiệp vùng đồi dễ bị hạn và dễ gây ra nguy cơ cháy rừng.
1.1.2. Tài nguyên
a. Thuỷvăn, nguồn nước:
+ nguồn nước mặt:
7


Trong vùng có nhiều con suối nhỏ và hợp thủy như: Suối Hón Căng, Suối
Hón Mít, Suối Hón Ken, suối hón Meo, Suối hón Hăn, Suối hón Tá, Suối Hón
Xuân, Suối hón con Ngựa, suối hón Ngoi…. Nguồn tài nguyên thiên nhiên về
nước đã được khai thác sử dụng phục vụ sản suất nông nghiệp và đời sống sinh
hoạt bằng việc xây dựng các hồ đập chưa nước. Đến nay đã đưa vào khai thác, sử
dụng 2 hồ đập nước nhỏ ở các con suối và hợp thủy lấy nước tưới cho lúa và hoa
màu, giữ ẩm cho đất.
Nguồn nước ngầm:
Xã có nguồn nước ngầm khá phong phú, thuộc hai dạng chính là nước ngầm

lỗ hổng trong các tầng trầm tích và nước trong các tầng chứa khe nứt. Các kết quả
thăm do cho thấy nước ngầm phân bố ở khắp các khu vực trong xã. Tại các thung
lũng, tầng phân bố nước chỉ ở độ sâu khoảng 2 m , sâu nhất là 8 – 9 m.
b. Tài nguyên rừng
Rừng Yên Nhân khá đa dạng, phong phú về thành phần loài. Tổng diện tích
đất lâm nghiệp có rừng là 19.610,93 ha. Trong đó rừng sản xuất là 5362,39. ha,
rừng phòng hộ là 3910 ha, rừng đặc dụng 8338,10 ha. Những năm gần đây, thực
hiện các dự án 327, 661 và 147 đến nay rừng trồng sản xuất đạt 680 ha. Cây trồng
chủ yếu là các loại luồng, keo, xoan.
c. Tài nguyênđất đai
Theo tài liệu FAO – UNESCO năm 2000, đất Yên Nhân có 4 nhóm và 17
loại đất:
- Nhóm 1: Nhóm đất xám - Acrisols (AC) chiếm 89,84%, phân bố trên núi
cao, chủ yếu để phát triển lâm nghiệp
- Nhóm 2: Nhóm đất phù sa - Fluvisols (Fl) chiếm 2,05% phân bố ven khe
suối.
- Nhóm 3: Nhóm đất đỏ - Ferrlsols (FR) chiếm 3,15%, phân bố ở các vùng
đồi thấp.
Nhóm 4: Nhóm đất đỏ tầng mỏng – Leptosols (LP) chiếm 4,96% phân bố ở
các khu vực có độ dốc thấp.
1.1.3. Nhân lực
Xã Yên Nhân hiện có 6 thôn với 1.098 hộ, 4.850 nhân khẩu. Gồm 3 dân tộc
anh em cùng sinh sống. Trong đó dân tộc Thái chiếm 97,7%, dân tộc Kinh và
Mường chiếm 2,3%. Số người trong độ tuổi lao động có khả năng lao động là 2240
người, tỷ lệ lao động qua đào tạo chuyên môn kỹ thuật đạt tỷ lệ 17,4%.Tổng số
người trong độ tuổi lao động có việc làm là 1867 người.
8


Trong đó:

+ Lao động trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp thuỷ sản: 1995 người, chiếm tỷ
lệ 70%
+ Lao động trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và xây dựng:
245 người, chiếm tỷ lệ 30% ( Lao động đi làm việc ở nước ngoài: 17)
1.1.4. Đánh giá tiềm năng của xã
+ Vị trí địa lý là có tỉnh lộ Tây Thanh Hóa đi qua và thuận lợi cho giao lưu
hàng hóa, đời sống văn hoá tinh thần và phát triển kinh tế đa ngành nghề nông
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp. Trong nông nghiệp chăn nuôi là thế mạnh của xã về
nuôi gia súc, gia cầm.
+ Nguồn lao động dồi dào.
+ Là huyện vùng núi cao, đặc thù được thụ hưởng nhiều cơ chế chính sách
của Chính phủ.
+ Tiềm năng đất đai rất đa dạng, diện tích lớn, thuận lợi cho phát triển lâm
nghiệp và phát triển kinh tế trang trại nông lâm kết hợp;
+ Yên Nhân có tình hình chính trị xã hội ổn định, quốc phòng được đảm
bảo, đây cũng là điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế – Xã hội.
+ Nhân dân có truyền thống cần cù lao động, ham học hỏi và sáng tạo trong
sản xuất và kinh doanh. Đội ngũ cán bộ có trình độ, tận tụy với công việc và được
nhân dân tin cậy.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Xuân Bái
Chính quyền cấp xã là cơ quan hành chính ở địa phương. Quản lý địa phương theo
Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
1.2.1. Chức năng của Ủy ban nhân dân
Ủy ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế-xã hội và thực

hiện các chính sách khác trên địa phương.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước
từ Trung ương tới cơ sở.
9


1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Xuân Bái
1.2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế
Ủy ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn; dự toán thu; chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán ngân
sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa
phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp
trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách Nhà nước theo quy định của Pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo
sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
1.2.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và
tiểu thủ công nghiệp

- Tổ chức hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và
hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất
theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và
vật nuôi;
- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ
đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn
chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại
địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
- Tổ chức, hướng dẫn việc triển khai các ngành nghề truyền thống ở địa
10


phương và tổ chức áp dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngành
nghề mới.
1.2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng và cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về
xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc kiểm tra, bảo vệ, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
1.2.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp

bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi.;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với UBND cấp trên quản lý trường
tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử- văn
hóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; Vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật trẻ em mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
1.2.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương:
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
11


làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; Đăng
lý, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh;
- Quản lý hộ khẩu tổ chức đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người

nước ngoài ở địa phương.
1.2.2.6. Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND xã có
nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách
tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương.
1.2.2.7. Trong việc thi hành pháp luật
- Tổ chức tuyên truyền pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật các vi
phạm nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân
theo thẩm quyền;
- Tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan chức năng nhiệm trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý
vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức
Là cơ quan hành pháp do HĐND bầu ra, là cơ quan hành pháp Nhà nước ở
địa phương giúp việc cho HĐND. Ủy ban nhân dân là cơ quan quản lý ở địa
phương chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, luật và các văn bản luật, chỉ thị của
cơ quan Nhà nước, cơ quan cấp trên và Nghị quyết của HĐND.
- Ủy ban nhân dân bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy ban như:
Nông lâm, tài chính, văn phòng, văn hóa xã hội. Cán bộ chuyên trách gồm:
+ Cán bộ địa chính: Cán bộ địa chính xây dựng 1 và cán bộ địa chính xây
dựng 2.
+ Cán bộ tư pháp hộ tịch: 1 cán bộ tư pháp, 1 cán bộ hộ tịch.
+ Cán bộ văn phòng – thống kê: 1 cán bộ văn phòng UBND, 1 cán bộ văn
phòng thống kê.
+ Cán bộ văn hóa – xã hội: 1 cán bộ lao động thương binh và xã hội, 1 cán
bộ văn hóa thông tin.
+ Công an xã: gồm có trưởng công an và phó công an.
12

+ Ban CHQS xã: gồm có 1 trưởng và 1 phó.
+ Cán bộ kế toán – tài chính: 1 cán bộ.
- Chức năng nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân:
+ Trong công tác tư pháp của tỉnh UBND có nhiệm vụ trong lĩnh vực quản
lý Nhà nước chịu trách nhiệm mọi lĩnh vực về kinh tế, chính trị xã hội, văn hóa, an
ninh quốc phòng thực hiện các biện pháp tuyên truyền giáo dục pháp luật, tổ chức
hướng dẫn công tác hòa giải ở địa phương về các tranh chấp nhỏ các vi phạm pháp
luật chưa đến mức phải truy cứu trách nhiệm hình sự.
+ Đối với Chủ tịch UBND là đại biểu của HĐND, các thành viên khác
không nhất thiết phải là đại biểu của HĐND. Chủ tịch UBND do HĐND cùng cấp
bầu ra theo sự giới thiệu của Chủ tịch HĐND và bằng cách bỏ phiếu kín phải được
hơn nửa tổng số đại biểu trong Hội đồng có mặt biểu quyết và tán thành. Chủ tịch
UBND là người lãnh đạo, đứng đầu điều hành hoạt động của UBND và có nhiệm
vụ đôn đốc kiểm tra công tác của UBND, của các cơ quan chuyên môn, cán bộ phụ
trách thuộc cấp mình quản lí, phân công công việc cho các thành viên Ủy ban.
+ Tổ chức việc đăng kí quản lý hộ tịch tại địa phương UBND có nhiệm vụ
đăng ký khai sinh, khai tử và đăng ký kết hôn, đăng ký việc nuôi con nuôi, giám
hộ, nhận cha, mẹ, con, đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn, đăng ký lại việc sinh tử,
kết hôn, nhận nuôi con nuôi, cải chính hộ tịch, xác định lại giới tính, bổ sung hộ
tịch, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài hoặc người không có quốc tịch cư
trú ổn định lâu dài tại Việt Nam mà việc hộ tịch đó đã được đăng ký tại UBND cấp
xã theo quy định của Nghị định 158/CP, thay đổi quản lý hộ tịch cho người dưới 14
tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi.

13


SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI

Đảng Ủy

Hội đồng nhân dân

Ủy ban nhân dân
Bí thư

Phó Bí thư

Khối đoàn thể

Mặt
trận
Tổ
Quốc

Cựu
chiến
binh

Hội
người
cao
tuổi

Hội
phụ
nữ

Hội

chữ
thập
đỏ

Đoàn
thanh
niên

Hội
đông
y

Chủ tịch

Hội
nông
dân

Tư
pháp
hộ
tịch

Địa
chính
xây
dựng

Văn
hóa –

xã
hội

Ban
CHQS
xã

Phó chủ tịch

Công
an xã

Văn
phòng
thống
kê

Kế
toán
tài
chính


1.3. Mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ của xã Yên Nhân
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan
trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động

quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan. Nó có
ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, báo
cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạt động
đảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong công tác
Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo thành một bộ máy hoạt
động nhịp nhàng.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND và thấy được tầm quan trọng
của công tác Văn thư thì công tác Văn thư của UBND xã được tổ chức theo hình
thức Văn thư tập trung thuộc sự quản lý của Văn phòng và thực hiện theo quy định
tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và một số
quy định cụ thể của UBND xã. Xã hiện nay có một cán bộ văn thư chuyên trách
được đào tạo bài bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp
ứng được yêu cầu của Văn thư hiện đại.
Để thuận tiện cho việc liên hệ công tác cho các đơn vị, cá nhân và thực hiện
công việc của công tác Văn thư, phòng Văn thư được bố trí ở văn phòng của
UBND.
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các văn
bản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ
công việc đều phải thông qua Văn thư cơ quan. UBND xã Yên Nhân có 06 sổ
chính là: Sổ đăng ký văn bản đi, sổ chuyển giao văn bản đi, sổ gửi văn bản đi bưu
điện, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản đến, sổ theo dõi giải quyết
văn bản đến. Ngoài ra với cơ cấu tổ chức là một cơ quan hành chính Nhà nước ở
địa phương, UBND xã thường xuyên phải tiếp nhận và giải quyết những đơn thư
khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban, vì vậy ngoài những sổ
nêu trên còn có thêm sổ đăng ký đơn thư.
Phòng làm việc của Văn thư là chung với Văn phòng được bố trí một bàn

làm việc riêng.
Với mô hình tổ chức văn thư đó của UBND xã Yên Nhân không gian còn
chật hẹp hiệu quả làm việc không cao.

16


CHƯƠNG 2
HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN, TỈNH THANH HÓA
2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn của công tác văn
thư. Văn bản là một vật mang tin nó được ghi lại bằng nhiều kí hiệu ngôn ngữ và
được truyền đạt trong hoạt động quản lý của cơ quan theo đúng thể thức và thẩm
quyền quy định.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải có kỹ năng và có
các nguyên tắc tiêu chuẩn được Nhà nước đề ra.
2.1.1. Các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn
bản
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Yên Nhân thực hiện theo
quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 của Chính phủ về
công tác Văn thư và Thông tư liên tịch sô 55/2005//TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 Thông tư của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về thẩm quyền:
Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản thuộc thẩm quyền ban
hành của UBND.
Về thể thức:
Thực hiện đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về nội dung:

Nội dung văn bản trước khi soạn thảo phải được trình duyệt lãnh đạo văn
phòng để kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, phù hợp về nội dung của văn bản.
Ban hành văn bản:
Thời hạn phát hành văn bản
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được người
có thẩm quyền ký, Văn phòng UB có trách nhiệm gửi văn bản đến các tổ chức và
cá nhân có liên quan.
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo UBND
thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Văn phòng
17


UB phối hợp vơi đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn bản hoặc
thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB.
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày lãnh đạo UB chủ trì
họp, Văn phòng UB phải ra thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB tại cuộc
họp.
Về việc ký văn bản
Chủ tịch, phó Chủ tịch ký thay mặt các văn bản sau:
- Các Quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản quan
trọng thuộc thẩm quyền ban hành trình lên cơ quan cấp trên.
- Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của các đơn vị trực thuộc UBND.
- Quyết định cử Lãnh đạo UBND tham gia các ban, hội đồng; Đi công tác,
học tập trong và ngoài nước; Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo,
quản lý thuộc thẩm quyền của UBND.
- Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, được UBND huyện ủy quyền.
Phó Chủ tịch được giao ký thay các văn bản sau:
- Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán,
tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định

về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước và của UBND, thanh lý tài
sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân
công phụ trách.
Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:
- Ký một số loại văn bản thuộc thẩm quyền của mình.
- Ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được phân
công, phân cấp quản lý.
Phát hành văn bản:
- Văn phòng UB có trách nhiệm phát hành văn bản của UB đến các cơ quan,
đơn vị có liên quan sau khi cấp có thẩm quyền ký.
- Văn phòng UBND tổ chức thực hiện thông báo trên hệ thống truyền thanh
của Xã theo quy định đối với các văn bản do UBND ban hành.
Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành phải đảm bảo thực
hiện đúng quy định pháp luật về quản lý các tài liệu, thông tin thuộc danh mục bí
mật Nhà nước.
2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của UBND xã Yên Nhân
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bước cần
18


thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng
văn bản, kết quả của một bước sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.
Quy trình soạn thảo bao gồm các bước theo một trình tự nhất định nhằm
đảm bảo cho việc soạn thảo vừa chính xác, vừa thiết thực. Các bước trong quy
trình soạn thảo của UBND xã Yên Nhân gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản
Chuyên viên xác định rõ văn bản ban hành gồm có mấy mục đích, văn bản
mang tính chất gì (trao đổi hay bắt buộc, mệnh lệnh…) văn bản có tầm quan trọng
hay không và quan trọng như thế nào?
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung văn
bản. Thông tin cần thu thập là gì? Ở đâu? Như thế nào? Các thông tin được xử lý
chính xác, lựa chọn những thông tin cần thiết, chủ yếu, loại bỏ những thông tin thứ
yếu, không chính xác.
Chuyên viên căn cứ vào các thông tin pháp lý có trong những văn bản quy
phạm pháp luật liên quan đến việc chỉ đạo công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực
quản lý và các thông tin trong chỉ đạo công tác của cơ quan để thu thập và xử lý
thông tin đưa vào văn bản.
Bước 3: Xác định tên loại văn bản
Tên loại văn bản phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề sự
việc cần đề cập.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Lập ra các dàn ý, khái quát các phần, các mục trong văn bản. Đối với những
văn bản quan trọng như Nghị quyết, Quyết định QPPL… có nội dung phức tạp khi
soạn thảo thì phải xây dựng đề cương trước. Các văn bản quan trọng đó có thể tổ
chức xin ý kiến đóng góp của các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để chất lượng
văn bản có hiệu quả.
Bước 5: Duyệt bản thảo
Việc duyệt văn bản phải so người có thẩm quyền. Sau khi soạn thảo văn bản
xong, Trưởng phòng duyệt về mặt nội dung, thể thức, tính pháp lý của văn bản, sau
đó văn bản được ký ban hành, khi trình ký phải có sổ trình ký.
Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản
Văn bản có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo thì chuyển đến bộ phận văn thư để
hoàn thiện về mặt thể thức: Ghi số văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản,
đóng dấu, đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi, phát hành văn bản, nhân bản, sắp
19


xếp lưu văn bản.
2.1.4. Nhận xét những ưu, nhược điểm

Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy
trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản.
2.1.4.1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản
* Ưu điểm:
- Giảm được khối lượng do Lãnh đạo ký
- Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được
quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo.
- Biết được chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan.
Cụ thể như sau:
- Đối với các văn bản thuộc thẩm quyền ký ban hành của Lãnh đạo UBND,
theo quy chế làm việc của huyện quy định mỗi lãnh đạo có thẩm quyền ký và ban
hành văn bản cụ thể.
- Văn bản được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, Chủ tịch thay mặt
tập thể ký ban hành.
+ Văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch theo Điều 126, 127 của Luật
Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thì Chủ tịch ký trực tiếp.
+ Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch xã đối với các văn bản được phân công phụ
trách hoặc ủy quyền của Chủ tịch xã.
2.1.4.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành văn bản và cách thể hiện
các yếu tố cấu thành văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhằm
đảm bảo văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định dạng lề
trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ…được
gọi là kỹ thuật soạn thảo văn bản.
*Ưu điểm:
Đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội
Vụ và Văn phòng Chính phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Các quy định trong văn bản được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và

chính xác.
Kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện nghiêm túc theo quy định tại
thông tư liên tịch số 55 về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề…
20


* Nhược điểm:
Việc ghi số đến ngày tháng của văn bản đôi khi còn đánh trực tiếp trên máy
mà theo quy định tại Nghị định 110 của Chính phủ về công tác văn thư thì việc ghi
số và ngày tháng phải được thực hiện sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và
được văn thư của cơ quan vào sổ đăng ký văn bản thì khi đó tiến hành ghi số và
ngày tháng năm ban hành văn bản.
2.1.4.3. Quy trình soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo của phòng Nội vụ rất được chú trọng. Toàn bộ công tác
soạn thảo đều do các chuyên viên của phòng soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo một
quy trình khoa học, trình tự các bước có mối quan hệ lôgic Quy trình soạn thảo văn
bản có một số ưu, nhược điểm sau:
* Ưu điểm:
- Các chuyên viên nắm chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản,
từ ngữ cách diễn đạt.
- Chuyên viên nắm rõ chức năng nhiệm vụ của Cơ quan mình, các lĩnh vực
phụ trách. Do đó có thể xác định được mục đích, tính chất tầm quan trọng của văn
bản.
- Hàng ngày Chuyên viên đều phải kiểm tra, theo dõi, đôn đốc giải quyết
công việc nên công tác thu thập xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác.
- Xây dựng đề cương, viết bản thảo để thuận lợi cho việc bổ sung, khi phải
sửa chữa văn bản hoàn thiện hơn.
- Bản thảo được chuyển đến Trưởng phòng, hoặc Phó trưởng phòng kiểm tra
và ký nháy do vậy văn bản được chính xác và rất ít khi phải sửa lại.
* Nhược điểm:

Qua thực tế UBND xã Yên Nhân chỉ tiến hành theo quy trình đối với văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, các báo cáo sơ kết, tổng kết mà chưa
áp dụng cho tất cả các loại văn bản khác.
2.1.4.4. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản là toàn bộ những quy tắc về tổ chức và hoạt
động của các cơ quan và cán bộ, chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị, xây
dựng, biên soạn, thông qua, ban hành các văn bản quản lý Nhà nước đặc biệt là văn
bản quy phạm pháp luật phải được thực hiện một cách tuần tự và chuẩn xác, tuân
theo 06 nguyên tắc trong kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước.
- Kỹ thuật về mặt nội dung văn bản:
+ Về mặt chính trị: Các văn bản phản ánh đúng đường lối của Đảng, pháp
21


luật của Nhà nước, phản ánh được nguyện vọng của nhân dân trong từng phạm vi
đối tượng, từng mặt công tác và thời điểm nhất định.
+ Về mặt pháp lý: Nội dung các văn bản đúng pháp lý phù hợp với thực tiễn
cuộc sống, khi được ủy quyền cụ thể hóa bằng văn bản của cấp trên, văn bản ban
hành đúng thẩm quyền.
+ Về mặt kinh tế: Các nội dung, ý tưởng trong văn bản mang tính khả thi,
phù hợp với những quy định của pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý.
+ Mang tính khoa học: Nội dung, ý tưởng trong văn bản rõ ràng, chính xác
diễn đạt các ý theo trình tự lôgic, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm phát triển
minh họa cho ý trước.
+ Mang tính đại chúng: Người đọc nội dung văn bản dễ hiểu, dễ kiểm tra.
+ Mang tính khuôn mẫu: Kỹ thuật soạn thảo văn bản được trình bày theo
thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
+ Kết cấu nội dung văn bản: Cách sắp xếp và tổ chức các phần, các ý được

liên kết chặt chẽ với nhau như kết cấu chủ đề, bố cục, diễn đạt nội dung.
- Kỹ thuật trình bày về thể thức văn bản:
* Ưu điểm:
- Cách sử dụng ngôn từ của văn bản hành chính đều mang tính hành chính
sự vụ. Thể hiện quyền lực và ý chí của Nhà nước, đồng thời còn thể hiện chức
năng giao tiếp.
- Ngôn ngữ hành chính mang tính khách quan, chính xác, mạch lạc, lịch sự,
tính khuôn mẫu rõ ràng đầy đủ, diễn tả dứt khoát.
* Nhược điểm:
- Sử dụng phong cách ngôn ngữ, kỹ thuật dùng từ chưa chính xác, chưa
trang trọng, xúc tích.
- Diễn đạt ý dài khó hiểu.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản có ý nghĩa rất quan trọng đối với chất lượng văn
bản. Nếu trình độ kỹ thuật soạn thảo văn bản cao, văn bản làm ra không những
phản ánh đầy đủ đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước mà còn giúp ích cho
văn bản làm ra dễ hiểu, dễ thi hành và ngược lại nếu trình độ soạn thảo văn bản
thấp sẽ không phản ánh đầy đủ chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước, hiệu lực
của văn bản thấp, thậm chí gây tổn thất cho xã hội.
2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
22


2.2.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm.
- Trình ký văn bản: Do Văn thư hoặc lãnh đạo văn phòng, cán bộ chuyên
trách thực hiện nhưng phải thông qua Văn thư để thuận tiện cho việc theo dõi.
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày: Theo quy định tại điểm b, Khoản 4,
Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.

- Đóng dấu văn bản: Theo quy định tại Khoản 2,3,4; Điều 26 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác
Văn thư. Đăng ký văn bản vào sổ đúng theo quy định của cơ quan và các văn bản
của Nhà nước. Chuyển giao, ban hành là bước cuối cùng trong việc giải quyết văn
bản đi.
* Ưu điểm:
Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng cho từng cá nhân phụ trách về
một lĩnh vực cụ thể. Do vậy, người soạn thảo có thể nắm chắc được chức năng,
nhiệm vụ trong lĩnh vực hoạt động của mình, tránh được tình trạng sai lệch nội
dung văn bản, hoặc nội dung không bám sát được công việc mình cần soạn thảo;
Chuyên viên nắm chắc về kỹ thuật soạn thảo văn bản, do đó văn bản có độ
chính xác cao;
Chuyên viên văn phòng trình văn bản và kiểm tra thể thức, nội dung văn
bản. Như vậy có thể theo dõi, giải quyết công việc nhanh và bám sát được công
việc. Nếu cần thiết có thể thuyết trình trực tiếp những vấn đề quan trọng.
Khi văn bản chưa đạt yêu cầu, thủ trưởng xử lý bằng cách truyền miệng trực
tiếp cho chuyên viên để chỉnh sửa kịp thời.
* Nhược điểm:
Do chuyên viên soạn thảo văn bản nên việc kiểm tra thể thức, nội dung văn
bản phải qua lại giữa các bước mất nhiều thời gian và tiến độ giải quyết công việc.
Chuyên viên trình ký văn bản sẽ gây khó khăn cho cán bộ văn thư không tập
chung thống nhất được các văn bản ban hành.
Tất cả các loại văn bản đều đăng ký chung trong một sổ gây khó khăn cho
việc kiểm tra số lượng các loại văn bản phát hành, đồng thời thiếu khoa học và
lôgic.
Việc đăng ký bên trong sổ của văn thư chưa đầy đủ. Do vậy khi tra tìm văn
bản mất nhiều thời gian và tính chính xác không cao.
23

Văn thư không lập sổ chuyển giao văn bản đi và sổ chuyển giao bưu điện
nên không có căn cứ đối với cá nhân, tổ chức nhận văn bản, khó khăn cho việc
kiểm soát số lượng văn bản đã phát hành.
Như vậy, tổ chức và giải quyết văn bản đi đòi hỏi tất cả các bộ phận đều có
sự phân công rõ ràng, tổ chức giữa các khâu phải đầy đủ và chặt chẽ. Lãnh đạo cần
đôn đốc theo dõi và chỉ đạo kịp thời những hạn chế nêu trên.
2.2.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến.
Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường: Qua bưu điện hay gửi trực
tiếp đều phải qua bộ phận văn thư. Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm
tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến và vào sổ hoặc phần mềm quản lý văn bản
trong máy tính để đăng ký văn bản đến. Văn bản được chuyển tới người xó thẩm
quyền giải quyết, Văn thư tiến hành sao, nhân bản văn bản đến, chuyển đến các cơ
quan đơn vị, cá nhân, cuối cùng là giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản
đến.
Việc tiếp nhận và giải quyết văn bản đến được thực hiện theo đúng quy
trình. Các văn bản đến đều phải qua văn thư của UBND để đăng ký vào sổ và quản
lý một cách thống nhất.
Việc xử lý và giải quyết các văn bản đến được lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo
thực hiện nhanh chóng, chính xác đảm bảo các hoạt động chung của UBND và
không làm ảnh hưởng đến công việc của các đơn vị có liên quan.
* Ưu điểm:
Tất cả các văn bản đến đều tập chung tại bộ phận Văn thư nhằm hạn chế
được tình trạng văn bản đến nhầm lẫn sai sót trong khâu tiếp nhận văn bản.
Văn thư đóng dấu đến vào văn bản theo đúng quy định.
Văn thư đăng ký đầy đủ số ký hiệu, ngày tháng, năm và tên loại, nội dung
trích yếu văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Khi tra tìm văn bản nhanh và chính
xác.
Do số lượng văn bản mật ít, nên tất cả văn bản mật đều đăng ký chung vào
quyển đăng ký văn bản thường, tuy nhiên có ghi thêm chữ “mật hoặc hỏa tốc” vảo

trong phần ghi chú.
Văn thư ghi ý kiến xử lý văn bản vào trong sổ riêng nên khi tra tìm văn bản
biết được đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, không thể chối bỏ công
việc.
Chuyển giao văn bản đến cũng giống như chuyển giao văn bản đi. Có ba
24


cách chuyển giao văn bản.
Văn bản được lưu theo từng cấp, từng đơn vị để khi tra tìm văn bản được
nhanh chóng và chính xác.
* Nhược điểm:
Có một số văn bản sau khi trình Lãnh đạo thì mới lấy số, ngày tháng văn
đến, do đó khó theo dõi được số lượng văn bản đến, văn bản có thể bị mất mát
hoặc thất lạc.
Việc xử lý, giải quyết văn bản đến chưa cao, còn chậm chạp và mất nhiều
thời gian. Cần phải khắc phục hơn.
2.2.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu
trữ cơ quan
Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng, có vị trí quan trọng trong quá trình
giải quyết công việc, nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của UBND xã
Yên Nhân được thực hiện theo Nghị định 110/NĐ-CP của Chính phủ.
Em có một số nhận xét về những ưu, nhược điểm của quá trình lập hồ sơ
hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:
* Ưu điểm:
- Danh mục hồ sơ do các cán bộ lập nên độ chính xác cao, nắm chắc, theo
sát từng công việc giải quyết trong 1 năm.
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào hồ sơ để dễ theo dõi, giải quyết công việc.
- Sắp xếp tài liệu, văn bản chặt chẽ, giải quyết công việc nhanh chóng;

- Việc biên mục hồ sơ phục vụ cho việc tra tìm tài liệu kịp thời.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và
lâu dài của cơ quan.
- Cán bộ văn thư cùng các cán bộ, công chức trong cơ quan quản lý tài liệu
chặt chẽ, giữ gìn bí mật của cơ quan.
* Nhược điểm:
- Cán bộ văn thư không lập Danh mục hồ sơ nên không tổng hợp và theo dõi
chặt chẽ được công việc của cơ quan.
- Chưa xem trọng việc lập hồ sơ là cần thiết do đó công tác thu thập, sắp xếp
tài liệu đang còn tồn đọng, một số văn bản giấy tờ còn lộn xộn.
- Hồ sơ sau một năm nộp vào lưu trữ biên mục chưa đầy đủ. Chưa thống kê
hồ sơ và Mục lục hồ sơ nộp lưu.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong công tác văn thư, là tiền đề của công tác
25