Tiểu luận Nguyên lý kế toán: Đề tài Chứng từ kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TP HCM
KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI


BÀI TIỂU LUẬN MÔN NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN
ĐỀ TÀI: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Danh sách nhóm :

Lê Trần Phương Linh - 1102015034
Trịnh Văn Nhất - 1102015043
Trần Công Nhật - 1102015044
Vòng Nhục Sầu - 1102015052
Liêu Thị Thu Thảo – 1102015061
Trương Quang Tuấn - 1102015083

Lớp: DV31KTDN (K31)
Khóa: 2011 – 2015

Giáo viên hướng dẫn: Lê Thị Thanh Hà


1.Khái niệm chứng từ kế toán
-Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và phải được lưu trữ
theo qui định.
-Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (Điều 4 – Luật kế toán)
-Phương pháp chứng từ là phương pháp đầu tiên và quan trọng trong hệ thống phương pháp hạch
toán kế toán, để thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh làm cơ sở kế toán
thực hiện các phương pháp kế toán khác. Phương pháp chứng từ được cấu thành từ hai yếu tố cơ bản
sau:

•
•

Một là: hệ thống bảng chứng từ được dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành
các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán và là căn cứ ghi sổ kế toán.
Hai là: kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời về các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, phản ánh trạng thái và sự biến động của các đối tượng hạch toán kế toán.

-Phương pháp chứng từ thể hiện qua các mục đích sau:
•
•

“Sao chụp” được vốn, là các quan hệ phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với
đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó.
Thông tin về kiểm tra kịp thời tình trạng của từng đối tượng và sự vận động của nó theo yêu
cầu quản lí nghiệp vụ của mỗi cấp chủ thể quản lí.

2. Nội dung trong chứng từ
-Một chứng từ phải thể hiện được các nội dung chủ yếu sau đây:

1


•
•
•
•
•
•
•

Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của
chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt, và những người có liên quan đến chứng từ kế
toán.

3. Lập chứng từ kế toán
•
•

•

•
•

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập
chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung qui định
trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có qui định mẫu thì đơn vị kế toán được tự
lập chứng từ kế toán, nhưng phải có đầy đủ các nội dung qui định tại điều 17 của luật kế toán.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không tẩy
xóa, sửa chữ; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ
trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ
kế toán. Khi viết sai vào mãu chứng từ kế toán, phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng
từ viết sai.

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên qui định. Trong trường hợp phải lập nhiều liên
chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
Người lập, người kí duyệt và những người khác kí tên trên những chứng từ kế toán phải chịu
trách nhiệm về nội dung của chứng từ.

4. Ký chứng từ kế toán
•

•
•

Chứng từ phải có đủ chữ kí. Chữ kí trên chứng từ phải được kí bằng bút mực, không được kí
chứng từ bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ kí khắc sẵn. Chữ kí trên chứng từ của một người
phải thống nhất.
Chữ kí trên chứng từ phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền. Nghiêm cấm
kí chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người kí.
Chứng từ chi tiền phải do người có thẩm quyền kí duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người
được ủy quyền kí trước khi thực hiện. Chữ kí trên chứng từ dùng để chi tiền phải kí theo từng
liên.

5. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
•
•

Thông tin, số liệu trên chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán phải sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an
toàn theo qui định của pháp luật.
1

•

•

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ
kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp
chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và kí xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản
ghi rõ lí do, số lượng từng loại chứng từ bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và kí tên đóng dấu.
Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ phải lập biên bản, ghi rõ lí do, số lượng từng
loại chứng từ bị niêm phong và kí tên đóng dấu.

6. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
•
•
•
•
•

Phải được đơn vị bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính.
Tài liệu phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kì kế toán năm hoặc
kết thúc công việc kế toán.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ
tài liệu kế toán.
Tài liệu phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

-Tối thiếu 5 năm với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị, gồm cả chứng từ không
sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
-Tối thiểu 10 năm với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế
toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có qui định khác.

-Lưu trữ vĩnh viễn với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc
phòng.

7. Phân loại chứng từ kế toán
Do tính chất đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dẫn
đến có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung phản ánh, công dụng, thời gian, địa
điểm lập,..Để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biết từng loại chứng từ, thuận tiện cho việc
ghi chép trên sổ kế toán, phân biệt được sự khác nhau để sử dụng chứng từ phù hợp với yêu cầu quản
lý từng loại nghiệp vụ kinh tế và đạt hiệu quả cao cần thiết phải phân loại chứng từ:
- Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân chia
thành chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài
Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh
tế phát sinh phản ánh trên chứng từ
Thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, xác định trọng tâm của kiểm tra chứng từ Tạo điều kiện thuận
lợi cho việc xử lý tốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Phân loại theo mức độ phản ánh trên chứng từ: Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia
thành chứng từ gốc và chứng từ tồng hợp
1


Hiểu được tầm quan trọng của từng loại chứng từ để từ đó có cách sử dụng và bảo quản thích hợp
- Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ: Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành
chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ mang tính hướng dẫn
Giúp cho nhà quản trị tùy theo mối quan hệ, tùy theo từng nghiệp vụ để vận dụng chứng từ thích hợp
- Phân loại theo hình thức biểu hiện: Theo cách phân loại này chứng từ kế toán đươc chia thành
chứng từ thông thường và chứng từ điện tử
- Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ: Theo cách phân loại này chứng từ kế toán
được chia thành các loại như sau:
+ Chứng từ lao động và tiền lương
+ Chứng từ kế toán và hàng tồn kho

+ Chứng từ về tài sản cố định
+ Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…
+ Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt…
-Theo thời gian lập chứng từ và mức độ tài liệu trong chứng từ:
•
•

Chứng từ gốc.
Chứng từ tổng hợp.

-Theo công dụng:
•
•

Chứng từ mệnh lệnh.
Chứng từ chấp hành.

-Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ:
•
•

Chứng từ tiền.
Chứng từ vật tư…

-Theo địa điểm lập chứng từ:
•
•

Chứng từ bên trong.
Chứng từ bên ngoài.

Ví dụ:
-Mẫu chứng từ kế toán:

1


1