Xây dựng văn hóa làm việc hiệu quả tại chi cục hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế nội bài

Quản trị hành vi tổ chức

Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc
cho tổ chức hiện nay bạn đang làm việc.
Chi cục Hải quan Cửa khẩu Sân bay Quốc tế Nội Bài là một trong
những Chi cục Hải quan Việt Nam nằm trong khối các Cơ quan hành chính
thuộc Tổng cục Hải quan. Chi cục gồm 180 cán bộ nhân viên, được phân ra: 9
phòng ban nghiệp vụ, 5 phòng ban trực tiếp làm việc với Doanh nghiệp và nhân
dân, 4 phòng ban hỗ trợ gián tiếp, tất cả đang nỗ lực phấn đấu để đạt được mục
tiêu chung là *“Mọi hành động đều hướng sự phát triển chung của toàn Ngành”.
Hiện nay, với xu thế toàn cầu hóa phát triển ngày càng nhanh chóng, Chi cục Hải
quan Cửa khẩu SBQT Nội Bài sẽ phải đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức,
đáp ứng được cùng sự phát triển chung của cả nước. Sự phục vụ còn mang tính
truyền thống chưa có sự khác biệt, còn hạn chế trong việc nâng cấp cũng như
ứng dụng triệt để các sản phẩm công nghệ thông tin hiện đại, đặc biệt đội ngũ
cán bộ còn ít kinh nghiệm trong sự đổi mới nhanh của công nghệ thông tin, tính
chuyên nghiệp chưa cao, làm việc theo nhóm thiếu gắn kết, chưa phát huy hết
tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
Vì vậy, để đạt được mục tiêu trên đòi hỏi Chi cục không chỉ quan tâm
tiềm lực con người, công nghệ, nhân lực, cải tiến thủ tục hành chính, mà còn liên
tục tìm tòi những cái mới, sáng tạo và thay đổi cho phù hợp với thực tế, trong đó
có thể khẳng định văn hóa công sở là tài sản vô hình của mỗi Cơ quan đóng vai
trò cực kỳ quan trọng trong sự phát triển chung của toàn Ngành. Đồng thời, Chi
cục có thể tạo ra và tăng uy tín của mình đối với nhân dân thông qua việc xây
dựng và phát triển một nền văn hoá mạnh.
Thấy được vai trò quan trọng của văn hóa trong công sở, Lãnh đạo
Tổng cục đã đưa ra quy định về văn hóa công sở Quyết định 225/QĐ-TCHQ
1


Quản trị hành vi tổ chức

năm 2011 về Tuyên ngôn phục vụ khách hàng do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải
quan ban hành., trong đó quy định về quy tắc đạo đức nghề nghiệp; Văn hóa giao
tiếp nội bộ, văn hóa giao tiếp với khách hàng, hành vi cá nhân tại nơi làm việc,
văn hóa bài trí công sở, văn hóa trong các hoạt động khác...đối với CBNV toàn
Nganh.
Tuy nhiên, hiện nay do nhận thức chưa đầy đủ của từng cán bộ về văn
hóa công sở cũng như mục tiêu kinh doanh đặt ra đối với Chi cục mới chỉ tập
trung chủ yếu tới văn hóa trong giao tiếp, phục vụ khách hàng, chứ chưa chú
trọng đến việc phát huy mọi nguồn lực con người, làm gia tăng nhiều lần giá trị
của từng nguồn lực con người đơn lẻ, thúc đẩy sự sáng tạo và đóng góp của toàn
thể nhân viên vào việc đạt được các mục tiêu chung góp phần vào sự phát triển
chung của toàn Ngành.
Ứng dụng môn Hành Vi Tổ Chức không chỉ để giải quyết xử lý tình
huống đơn lẻ mà còn cả về chiến lược cải tiến trong nội bộ cơ quan về các vấn
đề văn hóa. VĂN HÓA TỔ CHỨC trong HÀNH VI TỔ CHỨC đóng vai trò cực
kỳ quan trọng trong kho tài sản của mỗi Cơ quan, nói đến văn hóa tổ chức chúng
ta cần biết tới một số vấn đề tổng quát như sau:
Văn hóa tổ chức là mô hình cơ bản của các giả thiết, giá trị và niềm tin
chung chi phối hành vi bên trong của một tổ chức cụ thể.
Những giả thiết là những hình thái trí tuệ hay các học thuyết đang được
sử dụng và con người dựa vào đó để định hướng cho những nhận thức của cá
nhân về thực tế.
Giá trị là những niềm tin ổn định và bền vững hơn về điều gì được coi là
quan trọng. Chúng giúp chúng ta định rõ cái gì đúng cái gì sai, tốt hay xấu trong
thế giới. Nội dung văn hóa chỉ thứ tự tương ứng của niểm tin, giá trị và những
giả thiết.
2


Quản trị hành vi tổ chức

Các tổ chức đều có tiểu văn hóa cũng như văn hóa chi phối. Một số tiểu
văn hóa có tác dụng củng cố văn hóa chi phối, mặc dù phản văn hóa có các giá
trị đối kháng với các giá trị cốt lõi của tổ chức. Các tiểu văn hóa duy trì các tiêu
chuẩn hoạt động và hành vi đạo đức của tổ chức. Chúng cũng là nguồn gốc của
các giá trị đang nổi lên có thể thay thế các giá trị cốt lõi già cỗi.
Hiện tượng (artifacts) là những biểu tượng và dấu hiệu có thể quan sát
của một văn hóa tổ chức. Bốn loại hiện tượng là: Những câu chuyện và giai thoại
về tổ chức, nghi thức, ngôn ngữ, kiến trúc và biểu tượng công sở. Hiểu văn hóa
của một tổ chức đòi hỏi phải đánh giá chính xác nhiều hiện tượng bởi chúng rất
tinh tế và thường mơ hồ.
Văn hóa tổ chức có 3 chức năng chính. Nó được gắn chặt chẽ với hình
thái kiểm soát xã hội. Nó còn là “chất keo dính xá hội” gắn kết mọi người với
nhau và khiến họ cảm thấy như một phần trong tổ chức. Cuối cùng văn hóa công
sở giúp các nhân viên gắn bó với nơi làm việc.
Các cơ quan với văn hóa mạnh thường hoạt động tốt hơn các cơ quan có
văn hóa yếu, nhưng chỉ khi nội dung văn hóa phù hợp với môi trường của tổ
chức. Ngoài ra văn hóa không thể mạnh lên nếu nó loại bỏ những giá trị đối
kháng có thể tạo lập nên những giá trị mới cho tương lai. Các tổ chức cũng nên
có những văn hóa thích ứng để nhân viên chú trọng vào nhu cầu cần thay đổi và
ủng hộ các biện pháp và sự lãnh đạo để theo kịp những thay đổi này.
Văn hóa tổ chức liên quan tới đạo đức nghề nghiệp dưới 2 hình thức.
Thứ nhất, văn hóa công sở có thể ủng hộ các giá trị đạo đức của xã hội, từ đó
củng cố hành vi đạo đức. Thứ hai, một số văn hóa mạnh tới mức chúng có thể
xóa bỏ chủ nghĩa cá nhân của con người và không khuyến khích xung đột mang
tính xây dựng.

3

Quản trị hành vi tổ chức
Sáp nhập cần phải tiến hành kiểm chứng văn hóa kép để chẩn đoán sự
thích hợp của văn hóa mỗi doanh nghiệp. Bốn chiến lược chính để hợp nhất văn
hóa các Cơ quan, công sở là hợp nhất, triệt tiêu văn hóa, đồng hóa và tách biệt.
Văn hóa tổ chức rất khó thay đổi. Tuy nhiên có thể thay đổi qua việc tạo
ra sự cần thiết phải thay đổi và thay thế những hiện tượng ủng hộ văn hóa cũ
bằng những hiện tượng mới phù hợp hơn với văn hóa tương lai đang hướng tới.
Văn hóa tổ chức có thể được tăng cường thông qua hành động của người sáng
lập và lãnh đạo, áp dụng hệ thống phần thưởng phù hợp với văn hóa, duy trì một
lực lượng lao động bền vững, quản lý hệ thống văn hóa và lựa chọn và xã hội
hóa nhân viên.
Xã hội hóa tổ chức là qui trình cá nhân tiếp thu các giá trị, các hành vi
xử sự và những kiến thức xã hội cần thiết để đảm nhận tốt vai trò của mình trong
tổ chức. Xã hội hóa tổ chức là một quá trình nhân viên mới vừa tìm hiểu nội
dung công việc vừa điều chỉnh thích nghi với công việc mới, các qui phạm làm
việc theo nhóm và các hành vi.
Các nhân viên thường trải qua 3 giai đoạn xã hội hóa. Xã hội hóa tiền
tuyển dụng diễn ra trước ngày tuyển dụng đầu tiên và bao gồm những xung đột
giữa nhu cầu của tổ chức và ứng cử viên để thu thập thông tin và thu hút lẫn
nhau. Đối đầu thường bắt đầu ngay trong ngày đi làm đầu tiên và liên quan đến
hội chứng sốc thực tế. Quản lý vai trò liên quan tới việc giải quyết xung đột giữa
công việc và các hoạt động ngoài công việc và hòa nhập với nơi làm việc. Để
quản lý quá trình xã hội hóa, các tổ chức nên áp dụng hình thức xem xét trước
công việc thực tế (RJPs) và công nhận giá trị các tác nhân xã hội hóa trong quá
trình RJPs cung cấp cho các ứng cử viên những thông tin đầy đủ về các mặt tích
cực và tiêu cực của công việc và môi trường làm việc. Các tác nhân xã hội hóa
cung cấp thông tin và hỗ trợ xã hội trong quá trình xã hội hóa.
4

Quản trị hành vi tổ chức
Qua các vấn đề nêu trên về môn học, soi dọi vào thực tế tại cơ quan, tôi
thấy nếu được vận dụng đầy đủ các kiến thức đã học từ môn hành vi tổ chức vào
thực tiễn tại cơ quan thì thật là có ích đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của
các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Vì vậy, riêng tôi, tôi sẽ có ý tưởng lập kế hoạch áp dụng những vấn đề
cơ bản về văn hóa tổ chức vào thực tiễn công việc tại phòng thủ tục xuất khẩu
hàng hóa, hy vọng nó sẽ tạo thêm những giá trị mới nhằm góp phần hỗ trợ cho
hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp đến làm thủ tục xuất
khẩu đạt kết quả tốt, cụ thể như sau:
1. Truyền tải các khái niệm và phương pháp giải quyết vần đề về Hành
Vi Tổ Chức, trong đó đề cập về văn hóa tổ chức tới các đồng nghiệp trong
phòng, bằng cách thực hiện đơn giản lồng ghép qua các buổi giao ban đầu ngày
làm việc, khối lượng truyền tải từ từ từng phần một với các tình huống thực tế dễ
hiểu và thiết thực nhất sau đó cùng chia xẻ kinh nghiệm. Ví dụ các vấn đề về:
Thế nào là Hành vi tổ chức; Văn hóa tổ chức; Tiểu văn hóa; Văn hóa chi phối;
Các hiện tượng (artifacts) của văn hóa tổ chức là gì, đó là: những giai thoại về tổ
chức - nghi thức - ngôn ngữ - kiến trúc và biểu tượng chi cục; Chức năng của
văn hóa tổ chức; Có phải sức mạnh văn hóa làm tăng khả năng hoạt động đóng
góp phần nào cho sự phát triển của Doanh nghiệp XNK hay không?; Tác động
của văn hóa tới đạo đức nghề nghiệp như thế nào….Tuy nhiên việc truyền tải các
vấn đề trên không phải một sớm một chiều mà sẽ được thực hiện trong một thời
gian nhất định và phù hợp.
2. Tổ chức các buổi thảo luận riêng về:
- Các hiện tượng của văn hóa: Có thể kể lại các câu chuyện vui về giai
thoại cơ quan mình thời xưa đã xảy ra, để mọi người thưởng thức và cùng bàn
luận.
5

Quản trị hành vi tổ chức

- Hoặc nói đến nghi thức thì không chỉ là nghi thức của một cuộc họp
hay cuộc đón tiếp khách cấp cao, đón khách hàng mà nó còn bao hàm cả các
nghi thức của cuộc sống hàng ngày, như bao lâu thì lãnh đạo xuống thăm nhân
viên, bữa cơm trưa của cán bộ nhân viên như thế nào…
- Tầm quan trọng của văn hóa công sở: Có thể đưa ra các tình huống
phản cảm để làm nổi bật tầm quan trọng của ứng xử có văn hóa.
- Giá trị xã giao không đại diện cho văn hóa tổ chức, chỉ là hình ảnh của
lãnh đạo chi cục muốn thể hiện với bên ngoài; Giá trị thực sự là những giá trị
đang được sử dụng, nó định hướng cho các quyết định cá nhân và những hành vi
tại nơi làm việc.
- Tiểu văn hóa; Sức mạnh văn hóa làm tăng khả năng hoạt động của cơ
quan trong môi trường phù hợp; Tác động của văn hóa tới đạo đức nghề nghiệp.
Đặc biệt trong buổi thảo luận sẽ lồng ghép tới các đề tài nóng nhất hiện nay để
tăng sự sôi nổi của buổi thảo luận.
3. Đưa ra bản đánh giá mức độ ưa thích văn hóa công sở đối với các cá
nhân để giúp tôi xác định được một văn hóa công sở kiểu mẫu phù hợp với các
giá trị và giả thiết cá nhân của từng người hay không.
4. Xây dựng tiêu chí đánh giá cán bộ hàng tháng theo năng suất, chất
lượng công việc gắn với tiêu chí văn hóa công sở.
5. Truyền tải cho mọi người thấy rằng văn hóa công sở không chỉ trong
giao tiếp, phục vụ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, mà còn phải chú trọng đến việc
phát huy mọi nguồn lực con người, làm gia tăng nhiều lần giá trị của từng nguồn
lực con người đơn lẻ, thúc đẩy sự sáng tạo và đóng góp của toàn thể cán bộ vào
việc đạt được các mục tiêu chung góp phần vào sự phát triển chung của toàn
Ngành.

6

Quản trị hành vi tổ chức
6. Hướng tới giao dịch với khách hàng bằng áp dụng công nghệ thông
tin 100% “thông quan điện tử”, để thuận tiện cho khách hàng cũng là những yêu
cầu cấp thiết trong sự phát triển hiện nay.
7. Tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho CBNV trong phòng vào
các buổi chiều thích hợp nhằm nâng cao kiến thức phục vụ doanh nghiệp xuất
nhập khẩu một cách chuyên nghiệp cũng là những nội dung cấp thiết đang được
quan tâm.
…
Kế hoạch triển khai:
- Từ nay đến hết tháng 12/2012: Chuyển tải những kiến thức cơ bản về
văn hóa tổ chức tới toàn thể cán bộ; Nắm bắt ý kiến phản hồi của cán bộ về văn
hóa công sở; Đưa ra kế hoạch lộ trình thực hiện của từng cán bộ cũng như của cả
Phòng; đề xuất với lãnh đạo chi cục những vấn đề liên quan đến thực hiện văn
hóa tại nơi làm việc. Trường phó phòng là những người tiên phong gương mẫu
trong quá trình thực hiện.
- Từ năm 2013 trở về sau: Thực hiện và duy trì thường xuyên nền nếp
văn hóa công sở đã được xây dựng; Sơ kết, tổng kết vào các dịp 6 tháng đầu năm
và cuối năm để có hình thức khen thưởng xứng đáng.
Cuối cùng hãy phát huy tối đa sức mạnh tập thể qua việc cùng xem xét,
chia xẻ, trao đổi, học hỏi, định hướng đúng đắn về hành vi của tổ chức mình để
đạt được mục tiêu phát triển chung của toàn Ngành.
Trên đây là những vấn đề mà tôi nhận thức được qua môn hành vi tổ
chức nói chung và phần văn hóa tổ chức nói riêng, môn học đã giúp tôi hiểu sâu
hơn về các giả thiết, giá trị và niềm tin chung chi phối hành vi bên trong của một
tổ chức. Môn học sẽ giúp tôi làm việc một cách hiệu quả hơn, đạt được những
thành công của cá nhân và góp phần vào thành công chung của tổ chức.

7

Quản trị hành vi tổ chức

Nguồn tài liệu tham khảo:
- Quản trị hành vi tổ chức, Chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh
doanh quốc tế, 01/2010, tài liệu tham khảo - lưu hành nội bộ.
- Quyết định 225/QĐ-TCHQ năm 2011 về Tuyên ngôn phục vụ khách
hang do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành.

8