phân loại, phương thức, vai trò, mục tiêu, một số phần mềm ứng dụng hệ thống thông tin trong tài chính ngân hàng hay doanh nghiệp

Mục Lụcc Lục Lụcc
I. Một số khái niệm về thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin quản lý..........................3
1.1Khái niệm về thông tin:.............................................................................................3
1.2.Khái niệm về hệ thống:............................................................................................3
1.3.Khái niệm hệ thống thống tin:..................................................................................3
II. Phân loại hệ thống thông tin:.........................................................................................4
2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra:............................................4
2.2 Phân loại theo chức năng nghiệp vụ:........................................................................5
2.3 .Phân loại theo quy mơ tích hợp:..............................................................................6
III. Có các phương thức xây dựng, quy trình xây dựng và thiết kế hệ thống thơng tin nào 6
3.1 Các phương thức xây dựng 1 hệ thống thông tin:.....................................................6
3.1.1 Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)...........................6
3.1.2. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc.....................................7
3.1.3. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc.......................................8
3.2. Quy trình xây dựng một hệ thống thơng tin:...........................................................9
1) Tin học hóa hoạt động của tổ chức:.......................................................................9
2) Lựa chọn các phương pháp thích hợp..................................................................10
3. 3.Cách quản lý và phát triển một hệ thống thông tin:...............................................11
3.3.1 Khởi tạo dự án................................................................................................11
3.3.2

Lập kế hoạch dự án......................................................................................11

3.3.3

Thực hiện dự án...........................................................................................12

3.3.4

Kết thúc dự án..............................................................................................12

IV Vai trò, nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống thông tin.................................................13
4.1 Vai trị, nhiệm vụ của hệ thống thơng tin...............................................................13
4.2 Mục tiêu của hệ thống thông tin.............................................................................18
V. Một số phần mềm ứng dụng trong Tài Chính Ngân Hàng, hay Doanh Nghiệp...........18
1.Phần mềm chấm công...............................................................................................19
2.Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK.......................................................................19
Các phần mềm ứng dụng trong tài chính ngân hàng........................................................20


Phần mềm Microbank..............................................................................................20


Phần mềm Ebanking.................................................................................................20

1




Phần mềm Auto Lending..........................................................................................20


Phần mềm CRM.......................................................................................................20
1.Phần mềm Microbank...............................................................................................20
2.Phần mềm Ebanking..................................................................................................22
4.Phần mềm Auto Lending...........................................................................................24
4.Phần mềm CRM........................................................................................................25
Tiện ích của SugarCRM...............................................................................................27

2

I. Một số khái niệm về thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin quản lý
1.1Khái niệm về thông tin:m về thông tin: thông tin:
- Thông tin là những sự kiện, khái niệm, hiểu biết và những phán đoán có
được tại một thời điểm ấn định về một hiện tượng, một sự việc hay một con
người.
- Thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế giới khách quan
và các hoạt động của con người trong đời sống xã hội.
- Thơng tin cũng có thể hiểu là sự liên lạc, thơng báo những tín hiệu cho nhau
theo một cách thức nào đó. Con người ln có nhu cầu thu thập thơng tin bằng
nhiều cách khác nhau đọc báo, nghe đài, xem truyền hình, giao tiếp với người
khác... Thơng tin chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết, làm tăng hiểu biết
của con người, là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định.
1.2.Khái niệm về thông tin:m về thông tin: hệm về thông tin: thống:ng:
Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện
một mục đích xác định. Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất
và nhân lực.
Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với một môi trường.
Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngồi (cung ứng, thương
mại, v.v…).
1.3.Khái niệm về thông tin:m hệm về thông tin: thống:ng thống:ng tin:
Hệ thống thông tin
 Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưu
trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh
doanh.
 Là một hệ thống, gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ giữa các thành
phần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác là liên hệ
thông tin.
 Là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông được xây

dựng và sử dụng để thu thập, tạo, và phân phối các dữ liệu, thơng tin và
tri thức hữu ích một cách đặc trưng trong bối cảnh của tổ chức. Các tổ

3


chức sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau: đạt
được lợi thế cạnh tranh, nắm bắt được nhiều khác hàng hơn hoặc cải tiến
dịch vụ.
 Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưu
trữ, xử lý và biểu diễn thơng tin trong một hay nhiều q trình kinh
doanh.
Hệ thống thơng tin phát triển qua bốn loại hình:
 Hệ xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo
theo định kỳ (Ví dụ: Các hệ thống tính lương).
 Hệ thống thơng tin quản lý (Management Information System – MIS):
gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dịng thơng tin giúp con người
trong sản xuất, quản lý và ra quyết định.
 Hệ trợ giúp quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà
phân tích ra quyết định chọn các phương án mà khơng phải thu thập
và phân tích dữ liệu).
 Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết
định một cách thông minh.
II. Phân loại hệ thống thơng tin:
2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra:i theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra:c đích phục đích phục vụ của thơng tin đầu ra:c vục đích phục vụ của thông tin đầu ra: của thông tin đầu ra:a thông tin đầu ra:u ra:
- Hệ thống thông tin là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập,
truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thơng tin trong một hay nhiều q trình
kinh doanh.
- Hệ thống thông tin là một hệ thống, gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ
giữa các thành phần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác

là liên hệ thông tin.
- Hệ thống thông tin là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và mạng truyền
thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, và phân phối các dữ liệu,
thông tin và tri thức hữu ích một cách đặc trưng trong bối cảnh của tổ chức.
Các tổ chức sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau:

4


đạt được lợi thế cạnh tranh, nắm bắt được nhiều khác hàng hơn hoặc cải tiến
dịch vụ
- Giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp báo cáo và
ra quyết định ở các cấp quản lý. Ví dụ: hệ thống thơng tin phân tích năng lực
bán hàng, nghiên cứu thị trường….
 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transaction Processing SystemTPS): HTTT giúp thi hành và ghi nhận ( lưu lại) các giao dịch hàng ngày
cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh). Ví dụ: Hệ thống làm các đơn
bán hàng, hệ thống đăng ký khách đến và thanh toán cho khách đi ở khách
sạn, hệ thống đặt chỗ vé máy bay ở phịng bán vé, hệ thống chấm cơng.
 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System- DSS): HTTT
tương tác cung cấp thơng tin, các mơ hình, và các cơng cụ xử lý dữ liệu hỗ
trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và khơng có cấu
trúc. ( Quyết định có cấu trúc là quyết định đưa ra thông qua một loạt các
thủ tục được xác định trước, có tính lặp lại, theo thơng lệ. Quyết định bán
cấu trúc là dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại, con người ra quyết
định với sự hỗ trợ của máy tính. Quyết định phi cấu trúc phải tự đánh giá,
hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường khơng có tính lặp lại)
 Hệ thống chuyên gia ( Expert System- ES) và Hệ thống tự động hóa văn
phịng (Officer Assignment System, KWS): Hệ chun gia là một hệ trợ
giúp quyết định ở mức sâu, có thể đưa ra những quyết định có chất lượng
cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bị cảm nhận thơng

tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia => giúp doanh nghiệp
phát triển các kiến thức mới. Hệ tự động hóa văn phịng được thiết kế nhằm
hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng như xử lý văn
bản, chế bản điển tử, lịch điện tử ,.....

2.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra:i theo chức năng nghiệp vụ:c năng nghiệm về thông tin:p vục đích phục vụ của thơng tin đầu ra::
- Hệ thống thơng tin tài chính kế tốn: trợ giúp các hoạt động của chức
năng tài chính, kế tốn ( ghi lại các chứng từ, lập báo cáo về các giao dịch
của doanh nghiệp....)

5


- Hệ thống thông tin marketing: trợ giúp các hoạt động của chức năng
marketing
- Hệ thống thông tin sản xuất: trợ giúp hoạt động của chức năng sản xuát
bao gồm việc lập kế hoạch và điểu khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ.
- Hệ thống thơng tin quản trị nhân lực: trợ giúp các hoạt động của chức
năng tổ chức nhân sự.
2.3 .Phân loại theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra:i theo quy mơ tích hợp:p:
- Hệ thống quản lý nguồn lực ( Hoạch định nguồn tài nguyên doanh nghiệp)
( ERP- Enterprise Resource Planning) : là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu
hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp.
- Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM- Supply Chain Management) : là
hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng
và nhà cung cấp.
- Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM- Customer Relationship
Management) : là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các
quan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác
nhau.

- Hệ thống quản lý tri thức (KM- Knowledge Management): là hệ thống
tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngồi
doanh nghiệp.
III. Có các phương thức xây dựng, quy trình xây dựng và thiết kế hệ thống
thông tin nào
3.1 Các phương thức xây dựng 1 hệ thống thông tin:ng thức năng nghiệp vụ:c xây dựng 1 hệ thống thông tin:ng 1 hệm về thông tin: thống:ng thông tin:
3.1.1 Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)ng pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)t kết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)ng cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) điển (thiết kế phi cấu trúc)n (thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)t kết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) phi c ấu trúc)u trúc)
 Đặc điểm
- Gồm các pha (phase): Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm
thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống.
- Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up” (từ dưới
lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác.

6


Sơ đồ: Các pha hoạt động của hệ thống cổ điển
 Nhược điểm:
- Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp.
- Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự nên sau khi đã kết thúc một pha, người
ta có thể khơng cần phải bận tâm đến nó nữa và nếu ở pha trước cịn lỗi thì
các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó. Mặt khác hầu hết
các dự án thường phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ
trước nên kết quả sẽ khó đạt được như kế hoạch với một thời gian quy định.
3.1.2. Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)ng pháp phân tích thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)t kết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)ng bán cấu trúc)u trúc
 Đặc điểm:
- Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằng
giai đoạn hồn thiện “top-down”. Nghĩa là các mơđun mức cao được viết lệnh
và kiểm thử trước rồi đến các môđun chi tiết ở mức thấp hơn.
- Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc.

 Nhược điểm:

7


Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai đều
khơng có liên hệ với người sử dụng nên quá trình phân tích và thiết kế gần như
là tách ra thành hai pha độc lập.
3.1.3. Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)ng pháp phân tích thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)t kết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)ng có c ấu trúc)u trúc
 Đặc điểm
- Phương pháp này bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung,
tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở
dữ liệu, cài đặt.
- Các hoạt động có thể thực hiện song song. Chính khía cạnh khơng tuần tự này
mà thuật ngữ “pha” được thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động” (“pha” chỉ một
khoảng thời gian trong một dự án trong đó chỉ có một hoạt động được tiến
hành). Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc
nhiều hoạt động trước đó.
Một số phương pháp phân tích có cấu trúc:
 Các phương pháp hướng chức năng
 Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie):
Đây là phương pháp của Mỹ dựa theo phương pháp phân rã một hệ thống
lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn. Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồ
hoạ để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tin giữa các hệ con. Kỹ
thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data
Dictionnary), ngơn ngữ mơ tả có cấu trúc, ma trận chức năng. Nhưng SADT
chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mơ hình chức năng của hệ thống.
 Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Sans
Effort)
Đây là phương pháp của Pháp dựa trên các mức bất biến (cịn gọi là mức

trừu tượng hố) của hệ thống thơng tin như mức quan niệm, mức tổ chức, mức
vật lý và có sự kết hợp với mơ hình.
 Phương pháp CASE (Computer-Aided System Engineering)
Đây là phương pháp phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy
tính. Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trong quá trình xây dựng hệ thống, hãng
Oracle đã đưa ra một tiếp cận cơng nghệ mới
 Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống CASE Method.
Đây là một cách tiếp cận theo hướng “top-down” rất phù hợp với yêu

8


cầu xây dựng một hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh thương mại.
 Các phương pháp hướng đối tượng
 Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design):
Đây là phương pháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực.
Những phương pháp này lại yêu cầu các phần mềm phải được mã hố bằng
ngơn ngữ lập trình ADA. Do vậy phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế
các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp.
 Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design):
Đây là phương pháp dựa trên việc mơ hình hố hệ thống thành các lớp. Các
công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích và chia ra cho các lớp của
hệ thống. Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các thông báo với
nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra. Phương pháp RDD hỗ trợ cho các khái
niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng.
 Phương pháp OMT (Object Modelling Technique):
Đây là một phương pháp được xem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối
tượng. Phương pháp này đã khắc phục được một số nhược điểm của các phương
pháp tiếp cận hướng đối tượng trước thường mắc phải.

Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triển
hơn so với tiếp cận hướng chức năng. Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết
kế hệ thống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp rất nhiều khó khăn vì chưa có
nhiều các cơng cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế hướng đối tượng. Chính vì vậy
cách tiếp cận này vẫn chưa được phát triển rộng rãi.
3.2. Quy trình xây dựng 1 hệ thống thông tin:ng một hệ thống thông tin:t hệm về thông tin: thống:ng thơng tin:
Quy trình chung
1) Tin học hóa hoạt động của tổ chức:c hóa hoạt động của tổ chức:t động của tổ chức:ng của tổ chức:a tổ điển (thiết kế phi cấu trúc) chức:c:
Tin học hóa từng phần:
• Tin học hóa từng chức năng quản lí theo một trình tự nhất định
• Ưu điểm
• Thực hiện đơn giản
• Đầu tư ban đầu khơng lớn
• Hệ thống mềm dẻo
• Hạn chế
9


• Khơng đảm bào tính nhất qn cao trong tồn bộ hệ thống
• Khơng tránh khịi sự trùng lặp và dư thừa thơng tin
Tin học hóa tồn bộ
• Tin học hóa đồng thời tất cả chức năng quản lý
• Ưu điểm
• Hệ thống đảm bảo tính nhất qn
• Tránh được sự trùng lặp,dư thừa thơng tin
• Nhược điểm
• Thực hiện lâu
• Đầu tư ban đầu khá lớn
• Hệ thống thiếu tính mềm dẻo
2) Lựa chọn các phương pháp thích hợpa chọc hóa hoạt động của tổ chức:n các phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)ng pháp thích hợpp

•

•

10

Phải đảm bảo
• Mang lại hiệu quả kinh tế
• Dễ thực hiện
• Phù hợp với khả năng của tổ chức
Quy trình gồm các cơng đoạn chính
• Khảo sát
• Hệ thống hiện tại đang làm gì?
• Đưa ra đánh giá về hiện trạng
• Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, u cầu về sản phẩm
• Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kĩ thuật, tài chính,
thời gian và những ràng buộc khác
• Phân tích
• Phân tích hệ thống về xử lí: xây dựng các biểu đồ mơ tả logic
chức năng xử lí của hệ thống
• Phân tích hệ thống về dữ liệu: Mơ tả dữ liệu, xây dựng sơ đồ cơ
sỡ dữ liệu mức logic của hệ thống
• Thiết kế
• Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức
vật lí
• Công việc cần thực hiện: Thiết kế tổng thể, thiết kế giao diện,
thiết kế các kiểm soát, thiết kế các tập tin dữ liệu, thiết kế
chương trình
• Cài đặt
• Thay thế hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới

• Cơng việc cần thực hiện: Lập kế hoạch cài đặt, biến đổi dữ liệu,
huấn luyện, biên soạn tài liệu về hệ thống


3. 3.Cách quản lý và phát triển một hệ thống thông tin:n lý và phát triển một hệ thống thông tin:n một hệ thống thông tin:t hệm về thông tin: thống:ng thông tin:
Mục tiêu của việc quản lý dự án là đảm bảo cho các dự án phát triển HTTT đáp
ứng được sự mong đợi của khách hàng và được thực hiện trong phạm vi giới
hạn cho phép (như ngân sách, thời gian, điều kiện của tổ chức). Đây là một
khâu quan trọng của việc phát triển HTTT. Quản lý một dự án là sự tiến hành có
kế hoạch một loạt các hoạt động có liên quan với nhau để đạt một mục tiêu, có
điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
Nó bao gồm 4 pha: Khởi tạo dự án - Lập kế hoạch dự án - Thực hiện dự án Kết thúc dự án. Mỗi pha của dự án yêu cầu một số công việc phải được thực
hiện.
3.3.1 Khởi tạo dự áni tạt động của tổ chức:o dựa chọn các phương pháp thích hợp án
Đây là bước đầu tiên của q trình quản lý dự án mà trong đó cần thực hiện một
số hoạt động để đánh giá quy mô, phạm vi và sự phức tạp của dự án. Các hoạt
động đó là:
- Thiết lập đội dự án ban đầu
- Thiết lập mối quan hệ với khách hàng
- Thiết lập dự án sơ bộ: công việc này bao gồm: xác định quy mơ và phạm vi
dự án, lập lịch trình cho các cuộc họp
- Thiết lập các thủ tục quản lý: để bảo đảm cho sự thành công của dự án, cần
phải lập các thủ tục quản lý có hiệu quả như: thủ tục báo cáo, truyền thông,
xét duyệt, thay đổi dự án, xác định thời hạn cấp vốn, hoàn tất chứng từ,...
- Thiết lập môi trường quản lý dự án và lập nhật ký công việc dự án: Nhật ký
dự án nhằm ghi lại các công việc, các sự kiện, cái vào, cái ra, thủ tục, các
chuẩn sử dụng cho việc kiểm tra dự án.
3.3.2 Lập kế hoạch dự án
Giai đoạn này tập trung vào việc xác định và mô tả các hoạt động và công
việc cần thiết của mỗi hoạt động cụ thể trong dự án. Nội dung lập kế hoạch

dự án bao gồm:
- Phát hoạ một kế hoạch truyền thông
- Xác định các chuẩn và các thủ tục dự án.
- Mô tả phạm vi dự án, các phương án có thể và đánh giá khả thi.
- Phân chia dự án thành các nhiệm vụ có thể quản lý được
- Phát triển một lịch trình sơ bộ
11


- Xác định và đánh giá các rủi ro
- Lập kế hoạch và ngân sách ban đầu
- Thiết lập mô tả công việc
- Lập kế hoạch dự án cơ sở
3.3.3 Thực hiện dự án
- Thực hiện dự án là đưa kế hoạch dự án cơ sở vào thực hiện. Nội dung
của việc thực hiện dự án bao gồm:
- Triển khai kế hoạch dự án cơ sở, đưa dự án cơ sở vào thực hiện: bao
gồm khởi động dự án, nhận và phân bổ nguồn lực, định hướng và đào
tạo thành viên mới, theo dõi tình hình thực hiện đảm bảo chất lượng
của sản phẩm tạo ra.
- Thúc đẩy tiến trình thực hiện dự án theo kế hoạch cơ sở: đánh giá kết
quả thực hiện, điều chỉnh hoạt động, nguồn lực và ngân sách. Trong
trường hợp có thể phải sửa đổi kế hoạch dự án cơ sở cho phù hợp.
- Quản lý sự thay đổi đối với kế hoạch dự án cơ sở: mọi thay đổi cần
được phản ảnh trong kế hoạch dự án cơ sở và nhật ký công việc của
dự án.
- Bổ sung nhật ký công việc của dự án: tất cả các sự kiện diễn ra của dự
án cần phải được ghi vào nhật ký cơng việc. Nó cung cấp cho những
thành viên mới các thông tin để làm quen với nhiệm vụ của dự án. Nó
cung cấp tài liệu lịch sử để phân tích, ra các quyết định và lập báo cáo.

- Thơng báo về tình trạng dự án: mục đích là để giữ mối liên hệ giữa
các thành viên của dự án. Việc thông báo kịp thời các diễn tiến của dự
án là một yêu cầu để có được những hiểu biết giữa các thành viên
cùng làm việc với nhau. Đảm bảo sự phối hợp hành động một cách có
hiệu quả.
3.3.4 Kết thúc dự án
- Mục tiêu của giai đoạn này là hoàn tất dự án, bao gồm các cơng việc
sau:
- Đóng dự án lại: cần thực hiện một số các hoạt động như đánh giá các
thành viên và kiến nghị lợi ích cho họ, hồn tất các tài liệu và chứng
từ thanh toán. Cám ơn những người đã đóng góp, tham gia và hỗ trợ
trong quá trình thực hiện dự án.

12


- Tổng kết sau dự án: mục tiêu là xác định được mặt mạnh, mặt yếu từ
các sản phẩm của dự án, của q trình hình thành lên nó và q trình
quản lý dự án, từ đó rút ra những kinh nghiệm cho các dự án sau.
- Kết thúc mọi hợp đồng: ký kết các bản thanh lý hợp đồng với các bên
liên quan.
IV Vai trò, nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống thơng tin
4.1 Vai trị, nhiệm về thơng tin:m vục đích phục vụ của thơng tin đầu ra: của thông tin đầu ra:a hệm về thông tin: thống:ng thông tin
Trong những nhưng 80 chúng ta đã được chứng kiến sự phát triển vô cùng to lớn
của công nghệ thơng tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội cũng
như trong lĩnh vực kinh tế .Trong thời đại ngày nay không những ở phương Tây
mà ngay cả ở phương Đông chúng ta phải công nhận một thực tế rằng số lượng
nhân viên thu thập và xử lý thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một ngành nào
khác mỗi năm ước tính có khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy
tính này đã nối chúng ta lại với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng

ta ngày nay đó là thời đại cơng nghệ thơng tin, như ta đã biết trong những năm đầu
của thế kỷ các doanh nghiệp thường tập trung tiềm lực của họ vào cơng việc đó là
tự động hố các cơng việc thủ công như lắp ráp để đem lại hiệu quả kinh tế, thì
trong những năm gần đây nhận thấy rằng chỉ có những cơng việc trí óc mới đem lại
lợi nhuận cao và nền kinh tế thế giới sẽ phát triển và ngày ngày càng cần nhiều
những sản phẩm kỹ thuật cao và nền kinh tế của nước ta sẽ đi lên nền kinh tế tri
thức. Và một trong những nhân tố để thúc đẩy nền kinh tế của chúng ta phát triển
được như vậy đó chính là do sự phát triển của công nghệ thông tin, công nghệ
thông tin đã đóng một vai trị của một lực lượng trợ giúp và là một chất xúc tác cho
nền kinh tế phát triển những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư,
hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ quản lý vô cùng
tốt cho các doanh nghịêp, sự phát tán của những công cụ này đôi khi được thực
hiện nhanh như chớp, như chúng ta đã biết.
 Giúp trong việc định lượng cũng những quá trình thực hiện quyết định
chất lượng.
 Giúp trong việc giảm thiểu yếu tố bất ngờ.
 Giúp nhà sản xuất quyết định đưa ra một phản ứng nhất định, có thể
hoặc đang hoạt động hoặc ủng hộ hoạt động trong tự nhiên.
 Hành vi như một cơ chế phòng thủ cũng như chức năng đào tạo tốt
Trong lĩnh vực khoa học: Hệ thống thông tin có vai trị quan trọng trong sự phát
triển của khoa học và được thể hiện ngay trong quy luật phát triển của khoa học.

13


Một trong những quy luật phát triển nội tại của khoa học là tính kế thừa và tính
quốc tế của nó. Tính quốc tế đó là sự tác động mạnh mẽ của thời đại công nghệ
thông tin đã tạo điều kiện tối đa cho sự hợp tác quốc tế không biên giới của ngành
thông tin thư viện trong lĩnh vực khoa học một cách nhanh chóng nhất, tạo mọi cơ
hội hợp tác với các quốc gia trên toàn cầu nhằm mục tiêu mang tới nền khoa học

mới nhất, những thành tựu khoa học nổi bật nhất hiện nay cho các nước. Tính kế
thừa là yếu tố quan trọng thúc đẩy nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật, người sau
không làm lại việc của người trước đã làm. Thế hệ sau chọn lọc, hệ thống hóa
thành quả của người đi trước, phát hiện ra những quy luật mới. Quy luật mới này là
sản phẩm khoa học, cũng là thông tin khoa học mới. Như vậy hoạt động nghiên
cứu khoa học là một hoạt động đặc thù của con người, nhằm thu được những thông
tin khoa học mới trên cơ sở thông tin mà xã hội lồi người đã tích lũy được lưu trữ
trong các cơ quan TT - TV
Trong lĩnh vực giáo dục: Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực hiện chức năng
chuyển giao thông tin giữa các thế hệ, là nhân tố quyết định của sự phát triển kinh
tế xã hội. Các hoạt động giảng dạy, học tập, tự đào tạo, ngồi quan hệ thầy trị,
ln cần đến các kho tài liệu, các hoạt động khai thác và phổ biến tri thức nhân loại
của các thư viện.
Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, phương tiện thơng tin đại chúng ngày
càng có vai trị to lớn trong quá trình chuyển giao tri thức. Các phương tiện chuyển
giao tri thức gồm sách báo, tạp chí, rađio, tivi, vi phim, vi phiếu, băng hình… Nhờ
mở rộng phương tiện chuyển giao tri thức cho cán bộ giảng dạy, tri thức này được
truyền cho các thế hệ nhờ có hệ thống giáo dục. Thông qua việc bổ sung tri thức,
sinh viên dần trở thành thầy giáo và nhà nghiên cứu, dẫn dến một xã hội đào tạo ra
được một lực lượng lao động mới

14


Trong lĩnh vực đời sống xã hội: Hoạt động về hệ thống thơng tin thời kỳ hiện đại
có tác dụng quan trọng trong đời sống sinh hoạt của con người. Cùng với sự phát
triển của xã hội, nhu cầu thông tin của con người ngày càng gia tăng và việc sử
dụng thông tin để lựa chọn sản phẩm và dịch vụ khác nhau cũng đang dần trở nên
phổ biến. Các thơng tin chính trị, xã hội và kinh tế giúp con người có định hướng
đúng, làm chủ đời sống của mình và thực hiện đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn

của người cơng dân.
Ngồi ra các hệ thống thơng tin đang phát triển sẽ làm cho việc kinh doanh,
quản lí doanh nghiệp ngày càng trở nên hiện đại tiện lợi hơn mang đến nhiều hiệu
quả thuận tiện trong quản lí cũng như trong kinh doanh, tăng cơ hội tiếp cận nhằm
nâng cao kiến thức,kinh nghiệm, phục vụ cho bản thân,công việc cũng như đời
sống :
 Hỗ trợ việc tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp các thông tin theo luồng
 Hỗ trợ việc ra quyết định ở các cấp quản lý dựa trên các thông tin thu
nhận được tại cấp tương ứng
 Đồng bộ hố việc xử lý thơng tin
 Giảm các yếu tố bất lợi về mặt khoảng cách ( thơng qua Internet,
mạng máy tính,…)
 Hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh: Nhờ có thơng tin mà hoạt động kinh
doanh trở nên linh hoạt hơn
 Hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản lý
 Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược
 Giúp đỡ tạo ra một nền văn hóa làm việc dựa trên thơng tin, trong một tổ
chức.
Các doanh nghiệp lớn thường sử dụng các hệ thống thông tin:
- Hệ thống xử lý giao dịch: Là hệ thống ghi lại tất cả các giao dịch của doanh
nghiệp vào cơ sở dữ liệu, đồng thời cho phép theo dõi các hoạt động giao
dịch đó. Cơ sở dữ liệu này sẽ là đầu vào của các hệ tiếp theo

15


Vd: Hệ thống ngân hàng trực tuyến
- Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống xử lý dự liệu thu thập được từ hệ
thống xử lý giao dịch để tạo ra các báo cáo tổng hợp
Vd: báo cáo doanh số bán hàng trong ngày

- Hệ hỗ trợ ra quyết định: Là hệ thống được sử dụng để phân tích các dữ liệu,
từ đó đưa ra các thống kê, quy luật để hỗ trợ việc ra quyết định cho các cấp
quản lý
- Hệ hỗ trợ điều hành: Là hệ thống tiếp nhận đầu vào từ hệ hỗ trợ ra quyết
định để đưa ra các báo cáo phân tích tổng hợp, có thể thu thập các thơng tin
bên ngồi cơng ty. Được sử dụng bởi người quản lý cấp cao.
Phần mềm doanh nghiệp
 Phần mềm quản lý nguồn nhân lực là ứng dụng giúp doanh nghiệp phát
huy sức mạnh nguồn lực của mình. Nguồn lực trong mỗi doanh nghiệp là
tài nguyên vô giá, việc đánh giá một doanh nghiệp phát triển hay khơng
thì phần lớn xem con người hoạt động trong doanh nghiệp với các yếu tố:






Năng lực
Khát vọng
Được làm công việc đúng thế mạnh
Tinh thần cống hiến
Cảm kích với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nguồn nhân lực trên cơ sở nghiên cứu 5 yếu tố trên và xem
xét lại quy trình sử dụng nhân lực có hợp lý chưa để tối ưu cho tinh gọn, tiết
kiệm chi phí, hiệu quả trong hoạt động cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý
nguồn nhân lực được triển khai từng phần hoặc tích hợp đầy đủ tùy theo nhu
cầu và qui mô của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực có thể được triển khai dưới nhiều dạng khác
nhau như:

 Phần mềm quản lý nguồn nhân lực desktop
 Phần mềm online tập trung
 Phần mềm nhúng trong thiết bị giám sát
Doanh nghiệp phần mềm thường phát triển phần mềm quản lý nguồn nhân lực
như một module trong phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể.
16


 Phần mềm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERP, là hệ
thống giải pháp cơng nghệ tích hợp tồn bộ hoạt động của các phịng ban
cũng như chức năng của tồn bộ cơng ty vào một hệ thống duy nhất nhằm
đáp ứng những nhu cầu cụ thể của các chứng năng kinh doanh.
Việc xây dựng một giải pháp duy nhất mà có thể đáp ứng được nhu cầu của những
người làm việc trong lĩnh vực tài chính cũng như hỗ trợ cán bộ nhân sự và quản lý
kho. Mỗi phịng ban về cơ bản đều có một hệ thống máy tính riêng được tối ưu
theo những cách thức cụ thể phù hợp với từng phòng ban. Nhưng với hệ thống
hoạch định nguồn nhân ERP thì cơng việc của tất cả các phịng ban đó sẽ được kết
hợp vào cùng một chương trình phần mềm tích hợp đơn để các phịng ban khác
nhau có thể dễ dàng chia sẻ thơng tin và kết nối với nhau. Việc tích hợp này có thể
sẽ đem lại được rất nhiều ích lợi nếu như các công ty phát triển và ứng dụng phần
mềm đó một cách đúng đắn.
Ví dụ: Nhận một đơn đặt hàng của khách hàng. Về cơ bản, khi một khách hàng đặt
hàng thì đơn đặt hàng đó bắt đầu hành trình chủ yếu là trên giấy tờ, sau đó được
luân chuyển từ bộ phận nghiệp vụ này sang bộ phận khác khắp công ty, và đơn
hàng thường được nhập vào hay được nhập lại vào trong hệ thống máy tính của các
phịng ban trong suốt lộ trình ln chuyển của đơn đặt hàng đó. Tất cả q trình
vịng quanh các bộ phận nghiệp vụ trong công ty sẽ dẫn đến tình trạng trì hỗn
hoặc làm mất các đơn hàng và tất cả việc nhập liệu vào các hệ thống máy tính khác
nhau sẽ gặp trục trặc. Trong khi, khơng ai trong cơng ty đó thực sự nắm bắt được
thơng tin về tình trạng của đơn hàng đó tại một thời điểm bất kỳ bởi vì khơng có

cách nào khác. Đối với phịng tài chính để truy nhập vào hệ thống máy tính của bộ
phận quản lý kho để biết được liệu mặt hàng đang được khách hàng yêu cầu đã
được xuất kho hay chưa. “Bạn sẽ phải gọi điện đến hỏi thông tin ở bộ phận quản lý
kho”
Với ERP không cần tồn tại những hệ thống riêng lẻ tại các phịng tài chính, nhân
sự, sản xuất và quản lý kho. ERP thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm
tích hợp duy nhất gồm nhiều phân hệ mà mỗi phân hệ chính là một phần mềm đơn
lẻ trước kia. Tài chính, sản xuất và quản lý kho tất cả vẫn có những phần mềm
tương ứng cho từng lĩnh vực, nhưng lúc này phần mềm này được tích hợp để một
cá nhân nào đó làm trong lĩnh vực tài chính có thể nhìn vào dữ liệu trong phân hệ
quản lý kho để xem liệu một đơn đặt hàng đã được chuyển hàng chưa. Phần mềm
ERP của hầu hết các nhà cung cấp đều rất linh động để bạn có thể mua và cài đặt
vài phân hệ cần thiết cho doanh nghiệp mà không cần phải mua tất cả các phân hệ.
Ví dụ, nhiều cơng ty sẽ chỉ cài đặt một phân hệ tài chính hay nhân sự của hệ thống
ERP tại một thời điểm còn những phân hệ khác sẽ dành cho dịp khác.

17


ERP có thể nâng cao hiệu quả cơng việc kinh doanh trong doanh nghiệp
Hy vọng lớn nhất của ERP đối với việc các lợi ích mà nó đem lại chính là
một kiểu nâng cấp cách thức nhận đơn đặt hàng và thúc đẩy đơn đặt hàng đó
thành cơ hội bán hàng tạo doanh thu nhanh nhất – nói cách khác đó là tối ưu
hóa q trình thực hiện đơn đặt hàng. Đó là lý do tại sao ERP thường được coi
là phần mềm “backdoor” của doanh nghiệp. Nó khơng xử lý được quá trình bán
hàng trả trước (mặc dù hầu hết các nhà cung cấp ERP đều đã phát triển phần
mềm CRM hoặc các nhà cung cấp CRM theo yêu cầu mà có thể làm điều này);
hay đúng hơn, ERP nhận đơn đặt hàng của khách hàng và cung cấp một sơ đồ
quy trình thao tác trong phần mềm để tự động hóa các bước dọc theo quy trình
thực hiện đó. Khi một nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng của một

khách hàng vào hệ thống ERP, người ấy sẽ có tất cả những thơng tin cần thiết
để thực hiện đơn đặt hàng đó.
Mọi người ở các phịng ban khác nhau đều nhìn thấy thơng tin như nhau
và có thể cập nhật những thơng tin đó. Khi một phịng ban nào đó hồn thành
những bước cần thiết theo đúng quy trình đối với đơn đặt hàng đó thì hệ thống
ERP sẽ tự động chuyển nó sang phịng khác để thực hiện bước tiếp theo trong
quy trình kinh doanh. Để tìm một đơn đặt hàng ở bất cứ thời điểm nào, chỉ cần
truy nhập vào hệ thống ERP bạn hồn tồn có thể theo dõi và nắm bắt được đơn
đặt hàng đó ngay lập tức.Q trình tìm kiếm đơn đặt hàng sẽ triển khai nhanh
như điện ngang qua toàn bộ công ty và khách hàng để nhận được đơn đặt hàng
nhanh hơn, hạn chế tối đa sai sót có thể nảy sinh so với trước đây. ERP có thể
đem lại sự kỳ diệu tương tự cho các quy trình kinh doanh khác, như vấn đề lợi
ích của nhân viên hay lập báo cáo tài chính.Ít nhất đó chính là ước mơ mà ERP
vươn tới, tuy nhiên, thực tế còn nhiều nan giải.
4.2 Mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra:c tiêu của thông tin đầu ra:a hệm về thông tin: thống:ng thông tin
- Tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực cho cơng tác quản lý tài chính ngân
hàng.
- Kiểm sốt tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp, ngân hàng
- Giúp lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định kịp thời và chính xác trong hoạt
động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ.
- Tạo động lực nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp, ngân hàng.
V. Một số phần mềm ứng dụng trong Tài Chính Ngân Hàng, hay Doanh
Nghiệp

18


1.Phần mềm chấm công
Phiên bản trước là phần mềm chấm công Wise Eye 2010 V3, phần mềm
chấm công Wise Eye 2010 V4, phần mềm chấm công Wise Eye V5

Phiên bản mới nhất là phần mềm chấm công Wise Eye V5.1 được sử dụng
cùng với các máy chấm công bằng thẻ cảm ứng và các máy chấm công bằng
dấu vân tay nhãn hiệu Wise Eye, Ronald Jack đang thịnh hành trên thị trường
quản lý dữ liệu thẻ, dữ liệu vân tay của nhân viên, V5.1 quản lý công dựa vào
thời gian được ghi nhận từ máy chấm công. Chúng ta truy xuất bảng cơng theo
mã của nhân viên, theo phịng ban và theo khoảng thời gian. Dữ liệu quản lý của
phần mềm là dữ liệu MS Access 2000, SQL. Wise Eye V5.1 phân tích và tổng hợp
cơng hành chánh, cơng theo ca, giờ tăng ca, công ngày cuối tuần (chúng ta tùy chọn
cho Thứ Bảy và Chủ Nhật hàng tuần), công ngày nghỉ Lễ , đi làm trễ, đi về sớm, các
loại vắng…

2.Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK
Đối với một kế toán viên, việc kê khai thuế là một phần khơng thể thiếu trong
cơng tác kế tốn. Nhằm đơn giản hóa cơng tác kế khai thuế giúp cho cơng tác kế
toán tiết kiệm thời gian, Tổng Cục Thuế Việt Nam phát hành Phần mềm hỗ trợ
kê khai thuế HTKK, đây là phần mềm cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp
phục vụ cho việc kê khai thuế có hỗ trợ mã vạch đính kèm khi in.
Phải trải qua một quá trình đầy chơng gai mới có được phần mềm hỗ trợ kê
khai thuế HTKK như hôm nay

19


Các phần mềm ứng dụng trong tài chính ngân hàng
 Phần mềm Microbank
 Phần mềm Ebanking
 Phần mềm Auto Lending
 Phần mềm CRM
1.Phầu ra:n mề thông tin:m Microbank
Microbank là phần mềm quản trị ngân hàng tổng thể với đầy đủ tính năng cao cấp

dành cho tác nghiệp, quản lý và quản trị điều hành. Các phân hệ quản lý nghiệp vụ
ngân hàng được thực hiện theo chuẩn mực quốc tế và phù hợp với điều kiện thực tế
ở Việt Nam. Với hệ thống tham số hóa cao, dễ dàng giúp cho ngân hàng phát triển
hoặc thay đổi các sản phẩm, dịch vụ để thích nghi với điều kiện kinh doanh ở mỗi
giai đoạn phát triển khác nhau. Đặc biệt với hệ thống các chức năng cảnh báo rủi
ro, ban điều hành luôn nhận được các cảnh báo tự động nếu trong q trình hoạt
động của ngân hàng có chỉ tiêu vượt quá mức an toàn đã được qui định trước đó.
Hệ thống báo cáo hồn chỉnh:
Giúp ban điều hành có cái nhìn rõ ràng về tình hình hoạt động của hệ thống ngân
hàng, giúp bộ phận kế toán kiểm soát tốt công việc hằng ngày, giảm thiểu tối đa
công sức lập các báo cáo gửi ngân hàng nhà nước. Các qui định của Ngân hàng
Nhà Nước luôn được cập nhật.
Microbank là hệ thống mở, dễ dàng kết nối với các hệ thống khác như:
20