tiểu luận quản trị công sở

MỤC LỤC

Trang 1


MỞ ĐẦU
Trong xu hướng hiện đại hóa, tri thức hóa xã hội như hiện nay trên toàn cầu, chúng
ta không thể phủ nhận vai trò to lớn và ý nghĩa quan trọng của con người trong tổ chức
nói chung, tầm quan trọng của người lãnh đạo trong hoạt động của các tổ chức cũng như
đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của các tổ chức, công sở nói riêng. Đối với việc
phát triển của một tổ chức hay cộng đồng và cao hơn nữa là cả một quốc gia, thì nhà lãnh
đạo luôn có vai trò hết sức quan trọng. Người lãnh đạo như ngọn hải đăng, là kim chỉ nam
và vẽ ra con đường xán lạn để nhân viên cùng tiến về phía trước. Họ cũng là người tạo ra
cơ hội cho mọi sự thành công, chia sẻ quan điểm, hạt nhân truyền cảm hứng cho mọi
người. Người lãnh đạo luôn chấp nhận thách thức, thử thách với hiện thực. Họ tìm kiếm
những hướng đi mới, ngày càng nâng cao quy trình hoạt động của mình, chấp nhận rủi ro
và chấp nhận cả những thất bại. Thực tế ít ai biết đến vai trò to lớn của người lãnh đạo
trong tổ chức. Sự nhận thức của tuyệt đại đa số nhân viên thì trên thực tế người lãnh đạo
có vai trò và ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và sự phát triển của công sở, nên nhà lãnh
đạo cần hội tụ những phẩm chất và kĩ năng cần thiết nhất để duy trì tốt hoạt động của
công sở.
Tác giả Howard Gardner trong cuốn sách "Leading minds" - viết về một số nhà
lãnh đạo vĩ đại của thế kỷ XX, gọi lãnh đạo là "một cá nhân mà có ảnh hưởng đến suy
nghĩ, cảm xúc và hành vi của con người thông qua lời lẽ hoặc minh chứng cá nhân".

Trang 2


I. KHÁI QUÁT CHUNG
1. Định nghĩa nhà lãnh đạo.
Dù nhìn nhận theo cách nào, thì một nhà lãnh đạo phải đảm bảo được 3 yếu tố: khả

năng tạo tầm nhìn, khả năng truyền cảm hứng và khả năng gây ảnh hưởng. Hiểu một cách
đơn giản, nhà lãnh đạo là người có khả năng tạo ra tầm nhìn cho một tổ chức hay một
nhóm và biết sử dụng quyền lực của mình để gây ảnh hưởng cho những người đi theo
thực hiện tầm nhìn đó. Tùy theo từng khía cạnh nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu có các
định nghĩa khác nhau về nhà lãnh đạo.
Theo Stogdill (1974), nhà lãnh đạo phải luôn được định nghĩa cùng với sự ràng
buộc của tính cách , cách ứng xử, ảnh hưởng đối với người khác, các chuỗi hoạt động
tương tác, quan hệ, vị trí quản lý, và nhìn nhận của người khác về tính hợp pháp của
quyền lực và sự tạo dựng ảnh hưởng. House (2004) định nghĩa rằng nhà lãnh đạo là cá
nhân có khả năng gây ảnh hưởng, kích thích và khuyến khích người khác đóng góp vào
các hoạt động có hiệu quả và thành công của tổ chức họ trực thuộc.
Theo Maxwell thì định nghĩa nhà lãnh đạo là người có khả năng gây ảnh hưởng. Trong bất cứ tình huống nào, một nhóm từ hai người trở lên luôn luôn có một người có
ảnh hưởng nổi bật, người đó là lãnh đạo. Vì vậy, mỗi chúng ta đều gây ảnh hưởng và bị
ảnh hưởng từ người khác. Điều này có nghĩa là: tất cả chúng ta lãnh đạo người khác trong
một vài lĩnh vực; ngược lại, ở một số lĩnh vực khác chúng ta được người khác dẫn dắt.
Không ai nằm ngoài quy luật này: hoặc là nhà lãnh đạo hoặc là người bị lãnh đạo. Nhà
lãnh đạo có thể xuất hiện ở mọi vị trí, từ những người có chức vụ quan trọng đến những
người có vị trí bình thường như chủ tịch nước, tổng thống, vua, các bộ trưởng, chủ tịch
các tập đoàn đa quốc gia, giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng, nhân viên, thuyền
trưởng, cha xứ, giáo chủ một giáo phái, hay thậm chí là đội trưởng đội bóng, cha mẹ trong
gia đình, trưởng nhóm trong một nhóm bạn học... Có thể thấy lãnh đạo luôn xuất hiện
trong các nhóm hoặc tổ chức với tư cách là người đại diện, dẫn
2. Các phẩm chất của một nhà lãnh đạo.
2.1. Tự tin
Tự tin là hoàn toàn tin tưởng vào bản thân, là nhận thức và nắm rõ được bản thân
mình, chứ không có nghĩa là tin tưởng bản thân một cách mù quáng. Sự tự tin là đặc điểm
đầu tiên mà mọi người thấy ở bạn. Việc phát huy sự tự tin luôn là bước khởi đầu để trở
thành một nhà lãnh đạo giỏi. Hiểu chính bản thân mình và tin tưởng chắc chắn vào chính
mình, vào khả năng của chính mình. Thể hiện sự tự tin trong khả năng của bạn để hoàn
thành các nhiệm vụ khó khăn hoặc đáp ứng những thử thách. Nhưng đừng quá tự tin quá

mức vì đây là bước đầu tiên dẫn tới sự kiêu ngạo.
2.2. Tham vọng
Những người lãnh đạo giỏi là những người có cái đầu chứa đầy tham vọng về
quyền lực, những người muốn tạo ra được một cái gì đó còn tồn tại lâu hơn chính bản
Trang 3


thân họ. Điều này khác với mong muốn làm nổi bật bản thân. Tham vọng này tạo ra một
động lực và nỗi ám ảnh không ngừng về việc phải thực hiện xuất sắc các nhiệm vụ của
mình – đây là những tố chất cần thiết của người lãnh đạo.
2.3. Quyết đoán
Quyết đoán không phải là độc đoán và quyết đoán cũng không phải là hiếu chiến
hay bắt nạt người khác... Nó chỉ đơn giản là một cách để bạn có thể đứng trên quan điểm
của mình và không để bị chi phối bởi những người có thể lợi dụng bạn. Đồng thời quyết
đoán là tôn trọng cảm xúc và ý kiến người khác… Là người đứng đầu, bạn được trông
chờ trong việc đưa ra những quyết định quan trọng trong khi những người khác thường cố
gắng tránh xa nó. Bởi vậy, cho dù những quyết định này đôi khi sẽ tạo ra những tác động
lớn ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa bạn và những người xung quanh mình thì bạn cũng
phải sẵn sàng chấp nhận điều đó. Sự do dự, cả nể trong cách đưa ra quyết định có thể dẫn
bạn đến những sai lầm khi tạo tiền lệ xấu dẫn đến việc làm mất đi cái “uy” trong vị thế là
người lãnh đạo của bạn. Đôi khi bạn cũng cần nhẫn tâm một chút trong việc sa thải một
nhân viên nào đó vì hành động của anh ta gây tổn hại lớn đến lợi ích của công ty.
2.4. Tính kỷ luật
Khi nói đến tính kỷ luật, nhiều người cho rằng: người có tính kỷ luật luôn cứng
nhắc và thiếu linh hoạt. Thế nhưng thực ra, kỷ luật là một trong những thuộc tính tích cực
nhất mà con người có được. Người ta cũng đã đưa ra định nghĩa về tính kỷ luật như sau:
"Kỷ luật là sự rèn luyện giúp chúng ta tự sửa chữa, tạo khuôn nếp, tạo sự mạnh mẽ hoặc
giúp chúng ta trở nên hoàn hảo hơn". Tất cả mọi người chúng ta ai cũng có thể thử
nghiệm điều này. Khi tự giác áp dụng kỷ luật với bản thân, chúng ta sẽ nhận ra rằng mình
đang kiểm soát những hành động và cả suy nghĩ của chính mình. Chính bản thân chúng ta

có thể quyết định mình sẽ làm gì, làm như thế nào và khi nào sẽ hoàn thành những mục
tiêu đã đặt ra. Nhà triết học Erich Fro mm từng nói: “Không có tính kỷ luật, cuộc sống
của chúng ta sẽ trở nên chao đảo và thiếu tập trung. Nếu hành động của chúng ta tùy theo
tâm trạng và ý thích của chúng ta thì tất cả những điều đó không hơn gì một thú tiêu
khiển”. Ông còn nói rằng, chúng ta sẽ chẳng bao giờ trở nên xuất sắc nếu ta không thực
hiện những điều chúng ta đặt ra, những mục tiêu mà chúng ta hướng tới với tinh thần kỷ
luật tự giác cao. Là một người lãnh đạo, để có thể “lãnh đạo” được người khác, hiển nhiên
chúng ta phải “lãnh đạo bản thân” chúng ta-điều này chỉ thực hiện được khi chúng ta có
được tính kỷ luật trong các hoạt động của bản thân. Nâng cao tính kỷ luật trong mọi hoạt
động sẽ giúp ta sống mạnh mẽ hơn, làm cho mọi người xung quanh nể phục, tin tưởng
vào chúng ta hơn.
2.5. Sự kiên trì
Người lãnh đạo không bao giờ đầu hàng khó khăn khi chưa thật sự đối đầu với nó.
Mọi thứ không phải luôn luôn dễ dàng đối với bạn và bởi vì bạn là người đứng đầu nên
bạn cần biết thử trải nghiệm thật nhiều cho đến khi nào thành công thì thôi.
2.6. Can đảm
Trang 4


Phải biết thừa nhận sai lầm của mình Dù là người lãnh đạo tài giỏi đi nữa thì đôi
khi sai lầm vẫn xảy ra. Những lúc như vậy người lãnh đạo cần thừa nhận sai lầm của
mình một cách khéo léo để không mất đi cái uy nhưng vẫn giữ được sự chân thành. Khi
đó nhân viên sẽ cảm thấy thông cảm với sếp và nhanh chóng cùng sếp giải quyết khó
khăn. Người lãnh đạo không nên quá phụ thuộc vào nhận xét hay đánh giá của nhân viên
để điều chỉnh mình. Cần phải thể hiện rõ vai trò của mình khi đối mặt với các vấn đề quan
trọng sống còn. Điều cốt yếu là tin tưởng vào những điều đúng đắn rồi nhân viên sẽ tự
thấy họ đã không chọn lầm người lãnh đạo.
Chấp nhận thách thức Người lãnh đạo luôn chấp nhận thách thức, thử thách với
hiện thực. Họ tìm kiếm những hướng đi mới, ngày càng nâng cao quy trình hoạt động của
mình, chấp nhận rủi ro và chấp nhận cả những thất bại. Nhiều người không dám mạo

hiểm bởi vì họ sợ phải nhận lấy thất bại. Tuy nhiên, nếu bạn là một người lãnh đạo có
tham vọng, bạn cần phải tự hỏi chính mình rằng liệu sự mạo hiểm đó có đáng giá hay
không? Nếu cảm thấy sự liều lĩnh của mình là đáng bõ công, bạn cần biết vượt qua rào
cản tâm lý lo sợ, e ngại và dũng cảm đương đầu với thử thách. Nếu thử thách là quá khó,
hãy dành thời gian cho việc lên kế hoạch “tác chiến”, càng có nhiều sự chuẩn bị, mức độ
mạo hiểm trong tình huống của bạn càng được giảm bớt.
2.7. Có tầm nhìn xa
Người lãnh đạo có tầm nhìn xa là người tiên liệu được những vấn đề có tính “đón
đầu” trước khi những vấn đề này trở thành “phổ biến” trên thương trường. Họ phải là
người giỏi "thuật tính nước cờ" trong việc vạch chiến lược trên thương trường cho doanh
nghiệp. Các nhà quản lý phải học! Phải học không ngừng nghỉ trong suốt thời gian đảm
đương vai trò nhà quản lý và trong cả cuộc đời. Việc cập nhật kịp thời những kiến thức
hiện đại và thông tin xã hội, thông tin thương trường liên quan đến công việc kinh doanh
là một đòi hỏi bắt buộc đối với các nhà quản lý trong thế giới phẳng nếu họ không muốn
bị cuộc chơi đào thải. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc tài năng của nhà lãnh đạo
bởi sự quyết đoán và tầm nhìn xa trông rộng của người lãnh đạo. Bởi xã hội có nhiều biến
chuyển, xu thế phát triển có nhiểu mới mẻ đòi hòi nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến
lược thực tế, vạch địch rõ ràng mục tiêu và những khó khăn, thuận lợi trước mắt để đưa ra
kế hoạch tiến triển công việc. Nếu không có khả năng phán đoán tương lai thì sẽ rất khó
để đưa ra tầm nhìn, chiến lược phát triển lâu dài cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tính
quyết đoán trong mọi công việc sẽ giúp cho họ có những quyết định kịp thời và sáng suốt.
2.8. Biết lắng nghe – khiêm tốn
Trên thực tế, lắng nghe là một trong những điều quan trọng nhất mà tất cả các nhà
lãnh đạo đều cần phải có. Khả năng này còn quan trọng hơn các kỹ năng khác mà song
hành với diễn thuyết, phát biểu. Bởi vì lắng nghe chứng tỏ một hình thức tổ chức khá
thuận lợi cho việc phát biểu trước quần chúng. Nếu biết cách lắng nghe thì bạn sẽ nhận
được ý kiến phản hồi từ rất nhiều người mà bạn có thể quan tâm đến trong công việc hay
chính cương vị lãnh đạo mà bạn đang gánh vác. Dành thời gian lắng nghe ý kiến của các
nhân viên là cách dễ dàng nhất giúp lãnh đạo thể hiện được sự quan tâm và quan hệ thân
thiện giữa sếp và nhân viên. Đó cũng là cách tốt nhất để phá bỏ rào cản giữa quan hệ cấp

Trang 5


trên và cấp dưới. Biết là thế nhưng không phải ông sếp nào cũng làm được. Lắng nghe
tích cực Trước hết, bạn phải hiểu rằng mọi người đều có nhu cầu được lắng nghe, và bạn
là lãnh đạo bạn càng cần phải lắng nghe. Bởi vì, khi bạn lắng nghe tích cực và tham gia
vào câu chuyện thì bạn sẽ biết chuyện gì đang xảy ra, hơn nữa nhân viên của bạn sẽ
không có cảm giác rằng bạn là người cái gì cũng biết và không chịu nghe ai cả. Vậy làm
thế nào để có thể lắng nghe tích cực? Kỹ năng lắng nghe có thể học hỏi dần dần. Trước
hết, bạn hãy khuyến khích nhân viên của bạn nói. Khi họ kết thúc câu chuyện của họ, bạn
đừng vội quay câu chuyện về phía mình mà t iếp tục câu chuyện của nhân viên bằng ánh
mắt, nụ cười, thái độ, nét mặt của bạn, hỏi những câu hỏi xung quanh câu chuyện mà hai
người đang trao đổi. Cử chỉ thân thiện, ánh mắt nhìn thẳng vào người đang nói chuyện,
hay đặt câu hỏi là thể hiện sự quan tâm của bạn, là cách nghe hiệu quả nhất. Người đối
diện sẽ biết rằng bạn thực sự quan tâm tới những gì mà họ đang trình bày. Rất có thể trong
khi họ đang nói hay đang tranh luận về một vấn đề những ý tưởng chợt loé lên trong đầu
bạn, bạn cần phải kiểm soát được những ý nghĩ này. Tốt nhất là tập trung được 100% vào
những gì mà nhân viên nói, nếu không cũng phải kiểm soát những ý nghĩ trong đầu của
bạn. Bạn có thể thể hiện sự quan tâm bằng cách nói: "điều đó nghe có vẻ thú vị đấy, hãy
nói cho tôi nghe về vấn đề đó sâu hơn một chút được không, tôi rất quan tâm tới những
trình bày của bạn, nói chuyện với anh lúc nào cũng thú vị, tại sao bạn nghĩ họ sẽ đưa ra
quyết định như vậy?... "Trở thành người lắng nghe tích cực là bạn đồng thời thể hiện qua
lời nói, cử chỉ và cảm xúc trên khuôn mặt bạn. Bạn không thể nói bạn quan tâm tới câu
chuyện của ai đó mà khuôn mặt bạn căng thẳng và cau có, hay lơ đễnh. Tuy nhiên lắng
nghe tích cực cũng có nghĩa là bạn biết điểm dừng của cuộc nói chuyện. Một khi bạn đã
nổi tiếng là người lắng nghe tích cực thì nhân viên sẽ xếp hàng dài để trình bày những ý
tưởng của họ, thậm chí là đơn giản chỉ cần một người lắng nghe họ mà thôi. Có nhiều
phương pháp để lắng nghe mà vẫn không bị quá tải, không tiêu tốn nhiều thời gian và
không làm ảnh hưởng tới công việc trong bộ phận của bạn. Bạn có thể nói với nhân viên:
- Cảm ơn anh đã trao đổi vấn đề này với tôi! - Thật hay là anh đã cho tôi biết điều đó, xin

cảm ơn anh! - Tôi sẽ suy nghĩ về đề xuất của anh và sẽ báo lại với anh sớm nhất có thể.
Đôi khi bạn thấy cấp trên của bạn đang trao đổi với bạn về một vấn đề gì đó, họ đưa tay
đặt lên chiếc điện thoại mặc dù không có tín hiệu cuộc gọi nào cả, hành động này là một
cách nói gián tiếp: "Tôi sẽ phải gọi điện thoại ngay khi bạn rời khỏi văn phòng của tôi“.
Một cách khác là trong quá trình chuyện trò thỉnh thoảng bạn cứ cầm một tờ giấy lên
xem, như vậy cũng ngầm nói với người nhân viên nên kết thúc câu chuyện, bởi vì lãnh
đạo còn có việc khác cần giải quyết. Cách nữa là bạn có thể kéo ghế và gần như chuẩn bị
đứng dậy. Nếu nhân viên quá nhiệt tình hứng thú với câu chuyện bạn có thể kéo ghế và
đứng lên. Hành động này có vẻ như rất thẳng thắn và hơi bất nhã, song bạn không còn sự
lựa chọn nào khác. Nếu tất cả các cách trên vẫn chẳng có tác dụng gì, bạn nên nói thẳng
với nhân viên của mình: "Tôi thực sự vui khi trao đổi với anh/chị về vấn đề đó song tôi
nghĩ là tôi còn có công việc khác phải hoàn thành và bạn cũng vậy". Nếu bạn đã có một
thời gian dài giao tiếp với một ai đó và họ luôn nói rất nhiều, thì hãy đặt ra quy định về
thời gian, và nói trước với họ. Giả sử trong khoảng thời gian đó công việc vẫn chưa được
giải quyết hết, bạn hãy xin lỗ i và hẹn dịp khác khi cả hai có nhiều thời gian hơn. Ai cũng
thích nói chuyện với người biết lắng nghe. Là lãnh đạo, điều này càng đúng!
Trang 6


2.9. Khả năng đánh giá con người
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của người lãnh đạo là dành thời gian của
mình để tìm hiểu người làm việc cùng mình. Phán đoán xem ai sẽ là người làm việc hiệu
quả nhất trong vị trí nào. Giống như rất nhiều khía cạnh khác của loại nghề nghiệp đỉnh
cao này, việc phán đoán đòi hỏi người lãnh đạo phải huy động cả trực giác lẫn kinh
nghiệm của bản thân.
2.10. Giỏi phát triển nhân tài
Giỏi phát triển nhân tài là một phẩm chất cần thiết của người lãnh đạo. Người ta
thường học được nghệ thuật lãnh đạo từ một cố vấn dày dạn kinh nghiệm chứ không phải
từ một cuốn sách hay. Vì vậy, một người lãnh đạo có tài không chỉ cần phát hiện nên sử
dụng những năng khiếu nào của một cá nhân cụ thể mà còn phải là một giáo viên giỏi có

khả năng truyền đạt được kỹ năng của mình cho những người xung quanh đồng thời
khuyên khích những người khác cũng truyền đạt kinh nghiệm cho các đồng nghiệp của
họ. Đó là một phương pháp hữu hiệu để tạo ra những người lãnh đạo ở các cấp khác nhau
trong bất kỳ một tổ chức nào. Biết quan tâm, động viên, cổ vũ cấp dưới Là lãnh đạo, bạn
có biết nhân viên có cống hiến hết mình cho thành công chúng không? Họ có biết ý nghĩa
và tầm quan trọng của công việc họ đang làm không? Họ có cảm thấy được đánh giá đúng
với năng lực bản thân hay không? Hàng ngày họ có đi làm với lòng nhiệt tình và say mê
công việc không? Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động để kích
thích nhân viên làm việc t ích cực, hiệu quả luôn là điều mà các tổ chức ngày nay hướng
tới. Có thể, bạn bề bộn với trăm ngàn công việc, nhưng đừng quên một cấp trên tốt là phải
biết quan tâm đến cấp dưới của mình. Mỗi một nhân viên là một kho tàng tri thức độc
đáo, mà nếu cấp trên khéo léo sẽ biết khai thác để đóng góp cho tổ chức. Để hiểu xem họ
muốn gì, cần gì? Lãnh đạo nên gặp trực tiếp và nói chuyện với nhân viê, hiểu họ cần gì,
muốn gì, và đảm bảo cho họ tất cả những gì họ cần để làm công việc của họ cũng là một
phương pháp để bạn có thể dành sự tin tưởng của nhân viên, và vì thế họ sẽ nỗ lực hết
mình cho công việc. Trong một tập thể nhân viên của một tổ chức, trước khi đến làm cho
bạn, họ là những con người hoàn toàn xa lạ. Nguyên nhân nào đã gắn kết họ lại cùng lao
động, cùng vì một mục tiêu phát triển của tổ chức. Không ai khác đó chính là bạn - người
lãnh đạo. Ngày nay các tổ chức thường đòi hỏi kỹ năng làm việc theo nhóm ở nhân viên
của mình. Nhưng khi chưa có cơ hội hiểu nhau, hiểu về phương pháp và chuyên môn của
nhau, nhân viên của bạn sẽ kết hợp thế nào? Và lúc này đây, những hoạt động tập thể, đôi
khi là hoạt động ngoài trời sẽ gắn kết mọi người với nhau hơn. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo
rằng những nhân viên của bạn s ẽ được đào tạo những kỹ năng cần thiết để giúp họ có
mối quan hệ tốt hơn, không chỉ với cấp trên, mà còn với cả đồng nghiệp và khách hàng
nếu có. Truyền đạt những điều bạn mong muốn và hy vọng ở họ cũng là việc mà những
nhà lãnh đạo nên làm. Bạn mong muốn gì ở nhân viên của bạn, chỉ là hoàn thành công
việc được giao hay còn hơn thế? Vậy hãy để họ hiểu rằng họ ở tổ chức để làm gì, công
việc họ làm có ý nghĩa thế nào đến sự thành công của công ty. Thường xuyên trao đổi
công việc không chỉ mang lại hiệu quả cao mà còn giúp bạn và cấp dưới của mình có mối
quan hệ thân thiết. Sức mạnh của đoàn kết cũng chính là thành công của tổ chức đó. Mỗi

nhân viên là một cá nhân riêng biệt, có tính cách và trình độ khác nhau. Từ những ý
Trang 7


tưởng, rồi sự nhạy bén và tâm huyết với công việc, tất cả đó là những gì họ có thể làm để
giúp doanh nghiệp thành công và phát triển. Nhân viên là tài sản quý nhất của tổ chức.
Hãy là nhà lãnh đạo khéo léo, để nhân viên của bạn sẽ hết lòng vì công việc, vì thành
công chung của tổ chức. Một kiểu giao tiếp vượt cấp khác cũng hay được áp dụng là tiếp
viên định kỳ mỗi tháng, mỗi quý một lần. Giám đốc quy định một ngày cố định trong kỳ
dành riêng để tiếp nhân viên và công bố cho mọi nhân viên dưới quyền biết. Trong ngày
ấy, mọi người có thể xin gặp giám đốc để trình bày những vấn đề có liên quan đến bản
thân và công việc. Kiểu giao tiếp vượt cấp này là một con dao hai lưỡi, cần rất thận trọng
khi sử dụng. Nó sẽ phát huy tác dụng vô cùng to lớn nếu gặp được giám đốc thực sự quan
tâm đến cấp dưới, giải quyết những nguyện vọng chính đáng của họ khi những vấn đề này
nằm trong thẩm quyền và vừa sức. Ngược lại, khi giám đốc chỉ tiếp nhân viên lấy lệ thì
kiểu giao tiếp này lại gây bất lợi cho giám đốc.
2.11. Khả năng phân công công việc và giải quyết các xung đột
Công việc của nhân viên được phân công đảm bảo rằng ở lĩnh vực đó họ có khả
năng phát huy được tất cả những kỹ năng của họ, làm việc hiệu quả cao. Do vậy là 1 nhà
lãnh đạo cần phải nhận biết được sở trường, sở đoản của nhân viên từ đó phân công công
việc 1 cách hợp lý. Thêm vào đó nhân sự giữa các bộ phận cũng phải được đảm bảo,
không xảy ra tình trạng thừa thiếu cục bộ. Trong hoạt động tập thể thì xung đột là kết quả
hoàn toàn tự nhiên và không thể tránh khỏi. Nó có thể là xung đột mang lại tác dụng tích
cực nếu mục tiêu của nhóm được thực hiện và cải thiện hoạt động của nhóm. Nó có thể là
tiêu cực nếu nó cản trở tới mục tiêu và quá trình hoàn thành mục tiêu. Và điều này phụ
thuộc vào khả năng xử lý giải quyết xung đột của người lãnh đạo.
2.12. Có tính tuân thủ triệt để
Những nhà lãnh đạo thành công là những người hiểu biết sâu sắc về văn hoá tổ
chức và biết cách tuân thủ nó. Họ coi mình là một phần của văn hóa tổ chức, hay chính là
một người trong cuộc. Điều quan trọng nhất trong cách tuân thủ những nguyên tắc mang

màu sắc văn hóa doanh nghiệp ở những nhà lãnh đạo này là sự kết hợp hài hòa thái độ tôn
trọng những gì đã có và bản chất lãnh đạo đích thực của mình. Họ thường thích nghi bản
thân mình với những nguyên tắc và văn hoá tổ chức bằng cách thể hiện thái độ tôn trọng,
đồng thời thu hút sự chú ý của những người xung quanh vào tính chuyên nghiệp trong
cách lãnh đạo của mình. Song cũng có nhiều CEO đã rất thành công trong việc thay đổi
nền văn hoá của cả một tổ chức. Điều đó có nghĩa là họ đã phải thách thức, đương đầu với
những nguyên tắc cũ. Tuy nhiên, hiếm có CEO nào lại thực thi tiến trình cải cách bằng
những thay đổi đột ngột hoặc thành công một cách nhanh chóng. Họ khó có thể thực hiện
sự cải tổ trong bất kỳ một lĩnh vực nào, nếu chưa có hiểu biết sâu sắc về văn hoá của tổ
chức đó. Thực tế cho thấy, những vị giám đốc “tồn tại” được sau cuộc cải tổ phải trải qua
những nỗ lực ghê gớm. Họ đã biết cách khéo léo thích nghi với những mối quan hệ chằng
chịt trong tổ chức của mình. Sự thành công của họ cho thấy, ít nhất họ cũng đã được chấp
nhận như là một thành viên của tổ chức. Khi một khi nền văn hoá khước từ nhà lãnh đạo
mới, có nghĩa là CEO này đã không tìm ra được phương thức lãnh đạo thích ứng và phù
hợp. Ngược lại, một nhà lãnh đạo nhất nhất tuân thủ những nguyên tắc của nền văn hoá
cũ, cũng sẽ gặp nhiều nguy hiểm. Họ rất dễ đánh mất tính chất đặc trưng trong phong
Trang 8


cách lãnh đạo của mình. Vậy nếu là một nhà lãnh đạo, bạn cần làm gì để thành công trong
vai diễn cân bằng đầy khó khăn này? Một mặt, bạn cần tiếp tục duy trì được tố chất cá
nhân trong phong cách lãnh đạo của mình và biết thể hiện con người thực của mình một
cách khéo léo: bạn là ai, bạn từ đâu đến, điều gì đã làm nên thành công của bạn ngày hôm
nay? Ai sinh ra cũng đều có cội nguồn. Cuộc sống thì không ngừng nảy sinh những tình
huống mới, môi trường mới phức tạp và cũng nhiều thử thách. Nhưng điều quan trọng là
bạn đừng đánh mất nguồn gốc của mình, “ép mình” một cách khuôn mẫu vào môi trường
mới, văn hoá mới, bạn sẽ thất bại. Bên cạnh việc tiếp tục duy trì “cái tôi” trong lãnh đạo,
bạn cần phải có những hành động, dù là nhỏ nhất để thể hiện sự tôn trọng những nguyên
tắc, văn hoá vốn có của tổ chức. Đó chính là cách mà những nhà lãnh đạo thành công
chinh phục môi trường làm việc mới và cấp dưới của mình.

Kết luận Tiến sĩ John Maxwell, tác giả của cuốn sách “21 Phẩm chất vàng của nhà
lãnh đạo”, đã khẳng định: “ Mọi thành bại đều do nghệ thuật lãnh đạo, song biết cách lãnh
đạo mới chỉ làm nên một nửa cuộc chiến. Hiểu nghệ thuật lãnh đạo và thật sự lãnh đạo là
hai việc hoàn toàn khác nhau.” Chìa khóa biến mỗi chúng ta từ người nắm vững nguyên
tắc lãnh đạo thành nhà lãnh đạo đích thực nằm ngay trong tính cách của mỗi chúng ta.
Những phẩm chất, tính cách sẽ khơi nguồn, thúc đẩy tài năng lãnh đạo, và tạo dựng thành
công cho chúng ta. Một phần năng lực phát triển mà nhà lãnh đạo có được là nhờ học hỏi
các nguyên tắc. Đó là các công cụ rất hiệu quả. Nhưng muốn đạt đến cấp độ lãnh đạo cao
nhất, chúng ta phải dựa vào sức mạnh nội tại- phẩm chất làm nên con người chúng ta.
Dựa vào sức mạnh nội tại- phẩm chất làm nên con người chúng ta là chìa khóa để đạt
được thành công trong việc lãnh đạo tổ chức của chúng ta.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động, hiệu quả và phát triển công sở
Sự thành công phát triển thành công hay thất bại của cơ quan công sở điều độ phụ
thuộc rất lớn vào nhà quản lý lãnh đạo. Vậy người lãnh đạo có vai trò như thế nào đối
với sự phát triển của công sở?
-Người quản lý sử dụng kỹ năng của mình để liên kết phối hợp với các thành viên
một khối thống nhất và làm cho cơ quan công sở đạt hiệu quả tốt nhất.
Ví dụ: nhà quản lý gắn kết được tất cả mọi người trong cơ quan đoàn kết như vậy
sẽ khơi dậy tinh thần tập thể.
-Người quản lý lập kế hoạch cho công việc tổ chức công việc khoa học giải quyết
công việc kịp thời và chính xác đảm bảo định hướng của tổ chức.
Ví dụ: nhà quản lý phải lập kế hoạch cho nhân viên của mình để thực hiện nhiệm
vụ của tổ chức. Là người đại diện cho tổ chức như vậy họ cần phải giải quyết công viêc
chính xác để tránh tổn thất cho tổ chức.
-Người quản lý là người giao tiếp với cơ quan tổ chức khác, thiết lạp các mối quan
hệ hợp tác có lợi cho tổ chức của mình.
Ví dụ: Bộ Giáo Dục trong qun hệ công việc để tìm nguồn tài trợ các học bổng cho
các học sinh, sinh viên.
Trang 9

-Người lãnh đạo còn có vai trò tạo niềm tin trong tổ chức. Một người lãnh đạo có
uy tín với mọi người thì họ sẽ tin tưởng và làm việc tốt gắn bó với tổ chức đó.
Ví dụ: khi giám đốc có uy tín thì được mọi người tôn trọng học tập gương đó để
làm việc nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Ngoài ra hoạt động giao tiếp giúp cho nhà lãnh đạo phát hiện những thay đổi trong
tổ chứcvà có thể kịp thời sửa chữa những sai lầm của tổ chức.
3.1. Hoạt động giao tiếp của nhà lãnh đạo có ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt
động công sở
Giao tiếp là quá trình tiếp xúc tâm lí giữa người với người trong xã hội nhằm trao
đổi thông tin tình cảm, hiểu biết, vốn sống, … tạo nên ảnh hưởng lớn và tác động qua lại
để con người đánh giá, điều chỉnh phối hợp trong công việc.
Hiện nay, đứng ở những góc độ khác nhau, mục đích nghiên cứu khác nhau, người
ta đưa ra nhiều quan điểm khác nhau về giao tiếp:
-Giao tiếp là nói điều gì đó với ai.
-Giao tiếp là việc chuyển tải các ý tưởng giữa loài người.
-Giao tiếp là sự trao đổi thông tin, chia sẻ thông tin và tạo quan hệ.
-Giao tiếp còn là giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển nhân cách con người cho
hoàn chỉnh.
Đứng ở góc độ một công ty thì giao tiếp là hành động xác lập mối quan hệ và sự
tiếp xúc giữa con người với nhau nhằm thõa mãn nhu cầu nhất định. Trên cơ sở thu thập
thông tin, hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua sự
tác động lẫn nhau để cùng hiểu biết về tình huống, có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều
nhất có thể.
Còn giao tiếp hành chính là việc xác lập mối quan hệ và tiếp xúc qua lại giữa con
người với con người trong hành chính nhằm thõa mãn nhu cầu nhất định của các nhân, tổ
chức.
Kỹ năng tổ chức lao động của người lãnh đạo, quản lý bao gồm 4 kỹ năng: kế
hoạch hóa và phân phối thời gian hợp lý; lập biểu đồ theo dõi công việc; tổ chức hẹ thống
văn bản và thông tin phục vụ cho công tác quản lý; tổ chức giao tiếp trong hoạt động quản

lý.
Như vậy, giao tiếp đóng vai trò là một kĩ năng cơ bản, quan trọng của nhà quản lý
nhằm thực hiện hiệu quả tổ chức lao động.
Giao tiếp còn rất quan trọng với mỗi cá nhân, nhóm, xã hội. Vì không chỉ những
công chức mới mới giao tiếp mà ai cũng cần giao tiếp và giao tiếp hàng ngày.
Khi nói đến giao tiếp thì phải bao gồm 2 quá trình: Tạo ra và Hồi đáp lại thông
điệp.
Giao tiếp là quan trọng song nó cần thích nghi với môi trường, với con người.
Trang 10


Trong hoạt động quản lý, bất kỳ người lãnh đạo nào cũng phải giao tiếp khi giải
quyết công việc. Theo thực tế thì 60-80 % thời gian làm việc của người lãnh đạo là giao
tiếp và người lãnh đạo nào muốn quản lý, lãnh đạo có hiệu quả, giải quyết tốt công việc
đều phải qua giao tiếp. Giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý có nhiều mục tiêu khác nhau
và được thực hiện theo nhiều mức độ. Có thể nói giao tiếp do yêu cầu chủ quan của người
lãnh đạo, quản lý với mục tiêu dễ tìm hiểu, làm quen với công việc mới, gặp gỡ với cán
bộ, nhân viên hoặc để khảo sát một đối tác nào đó. Cũng có trường hợp giao tiếp là nhằm
trao đổi thông tin, kiểm tra kết quả công việc. Có những giao tiếp theo qui định chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Trong hoạt động quản lý, giao tiếp là hình thức để chỉ đạo, triển khai công việc,
nắm bắt tình hình công việc, phát huy trí tuệ tập thể, đảm bảo tính dân chủ trong cơ quan,
công sở. Ngoài ra giao tiếp còn tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao
tinh thần tập thể, tạo ra năng suất lao động cao, phổ biến những tư tưởng, quan điểm, bàn
bạc tháo gỡ khó khăn, uốn nắn, sữa chữa những sai lệch trong giải quyết công việc. Giao
tiếp trong quản lý cũng nhằm đảm bảo hoạt động thông suốt, tạo điều kiện cho nhà quản
lý xem xét, đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bên ngoài.
Thông qua giao tiếp, người lãnh đạo trao đổi thông tin kiểm tra kết quả công việc
để có những điều chỉnh hợp lý khoa học, tạo mối quan hệ đồng nghiệp, tạo điều kiện
thuận lợi cho sự phát triển của cơ quan tổ chức.

Người lãnh đạo không chỉ giao tiếp nội bộ cơ quan, mà còn phải giao tiếp với môi
trường bên ngoài nhằm nắm bắt cơ hội, khả năng thăng tiến; phát triển cơ quan công sở,
tránh tình trạng quan liêu, tham nhũng, cửa quyền do vô tình hoặc cố ý. Ngoài ra giao tiếp
với môi trường bên ngoài còn xác lập được các mối quan hệ hành chính, thõa mãn nhu
cầu của cá nhân và của cơ quan, công sở. Thực hiện giao lưu, tình cảm, tư tưởng, hiểu
biết, thông cảm cho nhau, giúp hiểu nhau hơn và có thể thay đổi quan hệ hành chính
nhằm đạt mục tiêu của cơ quan, công sở.
Công việc quản lý luôn gắn liền với thông tin, do vậy hoạt động giao tiếp không
thể nằm ngoài hoạt động quản lý. Để trở thành một nhà quản lý giỏi cần phải hiểu rõ ảnh
hưởng của thái độ và hành động của mình đến văn hóa công ty, tâm lý nhân viên như thế
nào để có trách nhiệm với bản thân. Nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo và nhân viên về
tầm quan trọng của việc truyền đạt và giao tiếp, cũng như vai trò của chính họ trong việc
tạo môi trường giao tiếp lành mạnh và hiệu quả trong công ty. Nâng cao khả năng giao
tiếp và truyền đạt quan điểm và mục tiêu mới của tổ chức. Tạo điều kiện cho các cá nhân
trong tổ chức có thể tự do trao đổi thoải mái về các vấn đề dù lớn hay nhỏ trong tổ chức
mà không cần phải tổ chức họp trong mọi trường hợp. Qua đó, chính các nhà lãnh đạo sẽ
phải rèn luyện khả năng giao tiếp, thuyết phục đồng nghiệp của mình. Thường xuyên
nhận xét góp ý về cách truyền đạt thông tin theo cách mới đối với hoạt động của tổ chức
để kịp điều chỉnh kịp thời. Chúng ta sẽ thấy tác động của những yếu tố trên trong việc gắn
kết các thành viên và bộ phận của tổ chức, bởi khi giao tiếp họ sẽ dễ dàng hợp tác với
nhau hiệu quả hơn. Qua đó toàn bộ nhân viên sẽ được phổ biến thông suốt về mục tiêu,
chiến lược và con đường phát triển của tổ chức, nhờ vậy mà năng lực và nhiệt tình của họ
sẽ được huy động tối đa.
Trang 11


Như vậy, giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động công sở.
3.2. Yếu tố con người có tác động to lớn đối với hiệu quả hoạt động và sự phát
triển công sở. Vì để có một nền công sở phát triển cần chú ý các yếu tố ảnh
hưởng đến con người

1

Sự thỏa mãn nhu cầu cá nhân.

Nhu cầu cá nhân của nhân viên trong cơ quan, công sở là đòi hỏi, lợi ích cần thiết
phục vụ cho nhu cầu vật chất và tinh thần của họ. Nhân viên làm việc trong cơ quan, công
sở luôn muốn được đáp ứng nhu cầu cần thiết phục vụ cuộc sống. Vì thế người lãnh đạo
đáp ứng nhu cầu của công chức, viên chức sẽ kích thích người cán bộ công chức, viên
chức làm việc có hiệu quả.
Người lãnh đạo cần thường xuyên tìm hiểu được nhu cầu, đòi hỏi cần thiết cho
nhân viên, sẽ tạo ra niềm tin, sự quan tâm của lãnh đạo; từ đó thiết lập được mối quan hệ
tốt đẹp giữa nhà quản lý với nhân viên, giúp cho nhân viên thấy được vai trò của mình
trong tổ chức, từ đó họ cảm thấy muốn gắn bó với cơ quan công sở hơn, từ đó thúc đẩy
việc giải quyết công việc, hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức, viên chức sẽ tốt hơn
Nhà quản lý công sở tìm hiểu, hiểu biết sở thích của nhân viên trong cơ quan,
quan tâm tới sở thích của họ. Đồng thời tìm biện pháp, đáp ứng một phần nào đó nhu cầu
sở thích của người cán bộ, nhờ đó nâng cao năng suất, chất lượng công việc. Tuy nhiên
công sở chỉ tìm hiểu một khía cạnh sở thích nào đó, chứ không thể đáp ứng hết sở thích
của từng nhân viên được. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải khéo léo, đưa ra các biện
pháp thích hợp hơn nữa để thúc đẩy hiệu quả công việc của tổ chức.
2

Sự khuyến khích vật chất, khen thưởng

Một trong những chính sách, biện pháp của công sở để kích thích người cán bộ
công chức, viên chức hăng say thi đua làm việc đó là chính sách vật chất, khen thưởng.
Công sở tìm ra những người lao động tốt, hiệu quả cao tới hoạt động của cơ quan
hoàn thành nhiệm vụ được giao, trao thưởng bằng vật chất hoặc bằng các hình thức khác
nhau, đảm bảo những người có công đều được thưởng, nhờ đó kích thích được người cán
bộ công chức, viên chức hăng say làm việc nâng cao hiệu quả công việc.

Bảo đảm khen thưởng nghiêm, khách quan, kịp thời và công khai hóa, đúng người,
đúng thành tích…tạo điều kiện kích thích cán bộ công chức, viên chức đạt hiệu quả công
việc cao, từ đó thấy gắn bó với cơ quan, công sở.
3

Các quy chế làm việc.

Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của những người
giữ các chức vụ phải làm, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết công việc, trách
nhiệm của cán bộ công chức, viên chức, phối hợp để đạt hiệu quả cao nhất.
Các quy chế có đề ra yêu cầu, tiêu chuẩn đánh giá, quan hệ trong cơ quan, trách
nhiệm của cán bộ công chức, cụ thể chính xác, khách quan, sẽ kích thích cán bộ công
chức, viên chức làm việc đạt hiệu quả cao.
Trang 12


Quy định cụ thể, phù hợp thực tế yêu cầu công việc, thẩm quyền được giao dẫn
đến hiệu quả công việc cao.
Vị thế, vai trò, địa vị chính trị của công sở sẽ ảnh hưởng, tác động tới chất lượng
và hiệu quả làm việc của cán bộ công chức, viên chức.
Chức năng, nhiệm vụ, khả năng phát triển kinh tế thực tiễn của cơ quan, công sở sẽ
đặt ra những yêu cầu cụ thể, buộc cán bộ công chức, viên chức làm việc để tồn tại, góp
phần giúp cán bộ công chức, viên chức làm việc đạt hiệu quả cao.
Nền văn hóa tổ chức công sở của tổ chức đó, xu hướng phát triển của tổ chức và
mục tiêu, đặc điểm cụ thể sẽ tạo ra tâm lý, ý chí làm việc, kích thích cán bộ công chức,
viên chức làm việc đạt hiệu quả cao.
4

Đặc trưng công việc.

Yêu cầu cụ thể của công việc cao hay thấp, sự đòi hỏi trình độ giải quyết công việc
phù hợp với trình độ, năng lực của cán bộ công chức, viên chức sẽ làm việc đạt hiệu quả
cao hơn.
Công việc tốt, hiệu quả lớn sẽ góp phần giúp cho cán bộ công chức, viên chức có
tâm lý làm việc. Công việc đòi hỏi trình độ vừa phải, mang tính chuyên môn hóa sẽ đặt
yêu cầu giải quyết công việc sao cho hiệu quả. Vì thế tìm người cán bộ công chức, viên
chức phù hợp sẽ giải quyết công việc nhanh hiệu quả hơn.
5

Các mối quan hệ nội bộ trong cơ quan.

Mối quan hệ nội bộ trong cơ quan được giải quyết như thế nào sẽ tác động rất lớn
tới hiệu quả hoạt động của công sở. Mối quan hệ thuận lợi trong công sở, đảm bảo được
sự phối hợp trong giải quyết công việc sẽ rất nhanh và hiệu quả cao.
Trong đó quan trọng nhất là quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Mối quan hệ cán
bộ công chức, viên chức – thủ trưởng cơ quan mà có hiệu quả cao, thì sẽ góp phần tạo ra
tâm lý, khả năng, tinh thần hăng say làm việc, đạt hiệu quả cao. Nếu người lãnh đạo có
quan hệ tốt với cán bộ trong cơ quan và có năng lực chuyên môn tốt thì họ rất thuận lợi
trong việc tập hợp quần chúng mà không cần sử dụng nhiều đến quyền lực chính thức
được giao. Khi đó công việc sẽ tiến hành rất hiệu quả. Ngược lại, nếu người lãnh đạo phải
dựa vào quyền lực để buộc người khác làm việc theo ý muốn của mình thì công việc sẽ
không thành công, sụ ép buộc không phải bao giờ cũng thuận lợi. Bởi vì, sự ép buộc mà
không có tinh thần tự giác thì hiệu quả công việc thường không cao.
6

Quyền lực và vai trò của người lãnh đạo.

Người quản lý, lãnh đạo đóng vai trò không kém phần quan trọng trong hiệu quả
hoạt động của cán bộ công chức, viên chức. Phản ánh quyền hạn do chức vụ mà Nhà
nước trao cho người lãnh đạo. Ở đây là quyền ra quyết định, thưởng, phạt, điều động cán

bộ…trong cơ cấu hành chính cấp bậc càng cao thì quyền lực càng lớn. Tuy nhiên, quyền
lực lớn mà sử dụng vào một tình huống không thích hợp vẫn có thể không mang lại hiệu
quả mong muốn, thậm chí có thể dẫn đến hậu quả không tốt.
Trang 13


Người quản lý ra các quyết định điều hành, chỉ đạo kịp thời, chính xác sẽ góp phần
cho cán bộ công chức, viên chức làm việc hợp lý, nhanh và chính xác.
Năng lực và trình độ, phẩm chất chuyên môn của cán bộ công chức trong quá trình
giải quyết công việc sẽ góp phần cho cán bộ công chức học hỏi, trao dồi kinh nghiệm
trong quá trình giải quyết công việc, nhờ đó hiệu quả công việc sẽ cao hơn.
Phẩm chất đạo đức chính trị của người lãnh đạo là chỗ dựa tinh thần, hướng người
cán bộ công chức, viên chức tuân theo và thực hiện trong quá trình giải quyết công việc
của mình
Khả năng điều tiết các mối quan hệ, lãnh đạo và chỉ huy, ra quyết định điều hành,
phong cách lãnh đạo tốt hay xấu, sẽ quyết định khả năng làm việc của cán bộ công chức.
Nếu người lãnh đạo điều tiết tốt thì hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức, viên chức
sẽ cao và ngược lại.
3.3. Công tác thông tin ảnh hưởng đến hoạt động của công sở
Từ trước tới nay thông tin luôn là mối quan tâm của tất cả mọi người, trong hoạt
động quản lý thông tin càng quan trọng. Nhưng thông tin là gì? Hiện vẫn có rất nhiều
quan niệm về thông tin, nhưng chúng ta có thể hiểu một cách chung nhất, thông tin là
những nội dung mang lại sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng. Hay có thể nói cách khác
thông tin là tất cả những gì giúp con người hiểu được về đối tượng mà mình quan tâm.
Để hiểu rõ thế nào là hệ thống thông tin trong hoạt động quản lý, ta cần phải hiểu
thế nào là hệ thống thông tin? Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn tài nguyên bao
gồm con người, dữ liệu, các trang thiết bị,các chương trình phần mềm hỗ trợ việc nhập dữ
liệu, xử lý, lưu trữ và truyền phát các kết quả xử lý theo các nguyên tắc xử lý thông tin.
Trong hoạt động quản lý, thông tin là vô cùng cần thiết, không chỉ là thông tin về
một sự vật hiện tương mà bao gồm nhiều thông tin khác nhau về sự vật hiện tượng, tạo

thành hệ thống thông tin trong quản lý. Có thể hiểu một cách khái quát về hệ thống thông
tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự việc xảy
ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý
đó, về những thay đổi của thuộc tính của hệ thống quản lý với môi trường xung quanh,
nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực không gian và thời
gian, khách thể quản lý để đạt được muc tiêu thống nhát trong hoạt động quản lý.
1
lý

Vai trò của công tác thông tin tổng hợp thông tin trong hoạt động quản

Có thể nói rằng ở mọi nơi, bất cứ lúc nào, bất cứ ai cũng cần thông tin, cũng hành
động và ứng xử trên cơ sở thông tin. Trong hoạt động công sở cũnh vậy, mọi hoạt động
của công sở nói chung và của từng thành viên trong công sở nói riêng đều gắn liền với
thông tin.
Quá trình hoạt động quản lý thực chất là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể
quản lý với khách thể quản lý, khi đó chủ thể quản lý nhận các tin tức báo cáo phản ánh
Trang 14


tình hình hoạt động của đối tượng quản lý, ngược lại đối tượng bị quản lý nhận các thông
tin từ chủ thể quản lý trong đó chứa đựng những nội dung là đối tượng quản lý.
Công tác thông tin trong hoạt động công sở giúp các nhà lãnh đạo quản lý có
những thông tin cần thiết để có thể xây dựng và phổ biến các mục tiêu, chương trình công
tác tại cơ quan, đơn vị. Cũng như những thông tin chính xác về quá khứ, hiện tại và
những dự báo về tương lai để có thể đưa ra các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn hay trung hạn
phù hợp với từng thời kỳ. Công tác thông tin đầy đủ là yếu tố quan trọng để cơ quan, tổ
chức có thể tồn tại và phát triển.
Trong hoạt động công sở cần nhiều thông tin khác nhau do vậy quá trình thu thập,
xử lý, tổng hợp thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Quy trình của một quá

trình thông tin bao gồm: xây dựng và tổ chức thông tin, thu thập thông tin, nghiên cứu
phân tích, xử lý thông tin, cung cấp phổ biến thông tin, bảo quản lưu trữ thông tin quản lý.
Công tác thông tin giúp cho nhà quản lý có thể theo dõi, hướng dẫn nhân viên cấp
dưới của mình thực hiện công việc. Từ đó có thể kiểm tra, giám sát các hoạt động của
công sở. Công tác thông tin tổng hợp hiệu quả sẽ giúp phát hiện kịp thời những sai phạm
trong công sở để nhanh chóng khắc phục và tìm ra nguyên nhân của những sai xót để tìm
cách tránh tái phạm trong tương lai.
Công sở có tồn tại được hay không, hoạt động công sở có hiệu quả hay không?
Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ nhân viên trong công sở. Vì thế công tác tuyển
chọn, đánh giá, đề bạt, bổ nhiệm nhân viên trong công sở cần phải đúng với năng lực và
nhu cầu thực tế. Để làm được điều này, đòi hỏi phải có những thông tin về nhiều vấn đề,
tổng hợp thông tin để có thể lựa chọn được người có năng lực có thể đảm nhiệm công
việc.
Công tác thông tin không chỉ quan trọng đối với nhà lãng đạo mà còn quan trọng
với nhân viên trong công sở cũng rất cần thiết. Công tác thông tin tổng hợp sẽ cung cấp
cho họ những thông tin về chính sách, chiến lược phát triển của công sở từ đó họ có thể
biết công sở đang cần gì mà hoàn thiện bản thân để có thể đáp ứng nhu cầu của công sở.
Công tác thông tin tổng hợp sẽ cung cấp thông tin về quá trình hoạt động của công
sở từ đó mà có thể đánh giá được hoạt động của công sở. Việc đánh giá chính xác hiệu
quả hoạt động công sở là rất cần thiết. Vì chỉ có đánh giá chính xác thì mới biết được thực
tế hoạt động của công sở, từ đó có thể đưa công sở ngày càng phát triển.
Tóm lại công tác thông tin tổng hợp là không thể thiếu được trong hoạt động của
công sở .
7

Đổi mới kỹ thuật công sở

Về mặt kinh tế:
Nâng cao hiệu quả công việc giảm chi phí đầu vào, kiểm soát được quỹ thời gian
của cơ quan công sở.

Trang 15


Phương diện xã hội:
Tạo mối quan hệ gắn bó giữa nhà nước với nhân dân. Người dân có cơ hội đóng
góp nhiều hơn cho cơ quan tổ chức.
Giao lưu với các nước rút kinh nghiệm học hỏi ở các nước tiên tiến để quản lý hiệu
quả hơn trên các lĩnh vực.
Phương diện chính trị
Là biện pháp góp phần thực hiện chủ trương đường lối chính sách của Đảng và
Nhà nước trong việc cải cách hành chính và xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ
nghĩa.
Đối với bộ máy quản lý Nhà nước.
Giúp các tổ chức quản ly tốt hơn trong công việc và thuận lợi trong kiểm tra giám
sát các hoạt động.
Phát hiện những sai lầm của công sở cũng như của người lãnh đạo,vừa thu thập
thông tin trong điều hành công sở.
Định hướng đổi mới kỹ thuật điều hành
Đảm bảo tính khoa học trong điều hành công sở.
Tạo được sự điều hành thuận lợi đơn giản
Giảm dược cường độ lao động nhưng tăng năng suất lao động góp phần tinh giảm
biên chế trong các cơ quan hành chính Nhà nước
8
Bên cạnh đó các thiết bị làm việc được sử dụng có ảnh hưởng tới hoạt
động công sở
9

Các thiết bị soạn thảo văn bản

Các thiết bị thông dụng hiện nay đang được sử dụng để soạn thảo văn bản là máy

chữ, máy vi tính, máy sao chụp, máy ghi âm, máy in điện tử
- Yêu cầu:
+ Nhanh, gọn nhẹ
+ Rút ngắn thời gian đánh máy
+ Cường độ làm việc giảm mà năng suất lao động cao
+ Sửa chữa văn bản trên máy trước khi nhân bản
+ Bộ nhớ lâu dài, xử lý và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác
+ Nối mạng rộng để thu nhập thông tin cần thiết, cập nhật, lưu trữ và sẵn sang
phục vụ nhu cầu tra cứu khi cần thiết.
10

Các thiết bị nhân bản hàng loạt
Trang 16


Để nhân bản hàng loạt, hiện nay các cơ quan của ta thường dung các loại thiết bị
như: máy in rônêô, máy sao chụp, máy in điện tử, máy phương tiện sao in bằng ánh sáng,
tin điện, photocopy…
- Yêu cầu:
+ Nhanh
+ Khối lượng văn bản lớn
+ Nhân bản tài liệu với màu sắc cần thiết
+ Thỏa mãn mọi nhu cầu sao chụp tài liệu để nhân bản
+ Tiết kiệm thời gian, sức lực lao động
11

Các thiết bị bảo quản và tìm kiếm văn bản

- Bao gồm: máy chụp ảnh thu nhỏ, phim, máy vi tính, đĩa cứng.
- Yêu cầu:

+ Thực hiện cơ giới hóa và tự động hóa
+ Tạo điều kiện bảo quản tài liệu dễ dàng
+ Rút gọn được diện tích bảo quản
+ Di chuyển tài liệu nhanh
+ Tra cứu thông tin nhanh, tiết kiệm thời gian và chi phí
+ Cho người sử dụng nhập dữ liệu, lưu trữ tài liệu, xử lý và đưa ra kết quả theo yêu
cầu một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
12

Các tủ đựng hồ sơ

- Bao gồm:
+ Các tủ đựng ngăn kéo
+ Tủ theo kiểu giá sách
+ Tủ có ngăn di động
- Yêu cầu:
+ Lưu trữ nhiều
+ Tìm kiếm dễ dàng thuận lợi
+ Ngăn nắp trật tự và khoa học
+ Tiết kiệm thới gian, sức lực, diện tích trong phòng làm việc.
3.4. Các yếu tố điều kiện làm việc yêu cầu sử dụng để tác động hiệu quả hoạt
động công sở
13

Khung cảnh làm việc
Trang 17


Khung cảnh làm việc do cách bố trí nơi làm việc, môi trường và các thiết bị được
sử dụng tại công sở tạo nên. Khung cảnh nơi làm việc cũng với điều kiện nghỉ ngơi, giải

trí luôn luôn ảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý và hiệu suất lao động của cán bộ,
công chức. Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, các phương tiện làm việc không đầy đủ
thì chắc chắn năng suất lao động sẽ bị giảm sút, cán bộ nhanh chóng mệt mỏi và chán nản
với công việc, gây ra tình trạng thiếu gắn bó với công sở.
Yêu cầu:
+ Có diện tích phù hợp với yêu cầu công việc và các phòng làm việc được bố trí
hợp lý
+ Có môi trường không bị ô nhiễm để đảm bảo sức khỏe cho cán bộ, công chức.
+ Có đủ ánh sáng cho phòng làm việc
+ Có các phương tiện làm việc đầy đủ và phù hợp với yêu cầu công việc.
14

Bố trí và sắp xếp các bộ phận làm việc trong cơ quan, công sở.

Đây cũng là cơ sở để tạo điều kiện cho cán bộ làm việc tốt. Nếu phòng làm việc bố
trí không hợp lý thì năng suất lao động trong cơ quan sẽ bị hạn chế.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong các công sở, cầm
tính đến cường độ lao động của mọi cán bộ, quan hệ và tính chất công việc được giao cho
từng người, từng bộ phận.
Trên thực tế, có nhiều trường hợp làm việc trong một phòng có nhiều người là
thuận lợi, nhưng cũng có trường hợp ngược lại. Vì thế cần có sự nghiên cứu và cân nhắc
khi lựa chọn các phương án bố trí chỗ làm việc sao cho thích hợp với từng loại công việc.
Theo cách bố trí chỗ làm việc trên mặt bằng mở, các phòng làm việc được ngăn
thành nhiều chỗ bằng những vách ngăn di động có thể được mở ra hay thu hẹp tùy yêu
cầu của mỗi loại công việc. Vì vậy, yêu cầu cụ thể của việc sắp xếp là:
- Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị
- Tận dụng được diện tích làm việc
- Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận có liên quan
- Tạo được khả năng cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các thiết bị
- Duy trì tâm lý phấn khởi làm việc; gắn bó với công việc

- Tiết kiệm được kinh phí cho các dịch vụ
- An toàn trong việc sử dụng các thiết bị
- Có tính thẩm mỹ.
Để thực hiện được những yêu cầu trên, trước khi bố trí chỗ làm việc trong công sở,
cần chú ý thu thập đầy đủ các thông tin về cồn việc được thực hiện như: phương pháp giải
quyết công việc, chu kỳ xử lý công việc tại công sở phải qua những bước nào, thời gian
giải quyết từng loại việc, các phương tiện, nhân lực cần thiết…Nếu thiếu các loại thông
Trang 18


tin trên, việc bố trí công việc trong công sở sẽ khó có cơ sở khoa học và không đạt được
hiệu quả mong muốn.
-Lựa chọn bố trí nơi đặt công sở.
-Tuân thủ quy hoạch đã được phê duyệt
-Phù hợp với nhiệm vụ chức năng của tổ chức
-Hoàn thành các khu chức năng trong công sở
-Không được bố trí tùy tiện vì lợi ích trước mắt.
-Sắp xếp trong phòng làm việc
-Sắp xếp theo từng nhóm công việc
-Sắp xếp theo thủ tục và luồng quay công việc
-Bảo đảm đầy đủ, ngăn nắp…
Nói tóm lại qua những điều đã phân tích ở trên chúng ta có thể thấy thiết bị và điều
kiện làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc của cán bộ công chức, viên
chức. Đổi mới và tăng nhanh các thiết bị chuyên dung trong các cơ quan, công sở là
những nhu cầu cần thiết đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý quan tâm đúng mức để sử dụng
hợp lý, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.

II. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO TRONG SỰ PHÁT TRIỂN CÔNG SỞ
1. Thực trạng vai trò của người lãnh đạo trong công sở hiện nay
Với những đặc điểm vốn có: Được tổ chức trao quyền và trách nhiệm quản lý một

bộ phận, một đơn vị hoặc toàn bộ tổ chức; Tự chịu trách nhiệm trước tổ chức về hoạt
động của bộ phận, đơn vị mà mình phụ trách; Chịu trách nhiệm về hoạt động cấp dưới và
đối với các nguồn lực khác được sử dụng trong tổ chức.
Người lãnh đạo công sở hiện nay nhìn chung như sau:
1.1. Ưu điểm
Người lãnh đạo đã và đang được “phát triển, nâng cao chất lượng nguồn năng lực”
nhằm hướng đến “Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức
tốt, có bản lĩnh chính trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy phục vụ nhân
dân”. Các nhà lãnh đạo, quản lý là những người được đào tạo, bồi dưỡng để có bản lĩnh
chính trị vững vàng, có đạo đức trong sáng, có kiến thức chuyên môn, có trách nhiệm với
công việc được giao phó, có khả năng xây dựng khối đoàn kết để phát huy sức mạnh tập
thể… Những người lãnh đạo công sở dần khẳng định vai trò là người có khả năng ảnh
hưởng đến người khác thông qua việc hướng dẫn và thúc đẩy người khác làm việc.
Nhiều thế hệ cán bộ, người lãnh đạo đã được tôi luyện, trưởng thành qua thử thách,
có ý chí vượt qua mọi khó khăn, gian khổ, là những người có bản lĩnh chính trị vững
Trang 19


vàng, có tư duy đổi mới, đã nhanh chóng thích nghi với cơ chế thị trường, góp phần vào
việc đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế của đất nước.
“Hiện, cả nước có trên 2,6 triệu người có trình độ đại học, cao đẳng trở lên, trong
đó có 18.000 thạc sĩ, tiến sĩ; 6.000 giáo sư, phó giáo sư; 93,8% cán bộ cấp thứ trưởng và
tương đương trở lên có trình độ đại học và trên đại học; 100% cán bộ cấp vụ ở các cơ
quan trung ương có trình độ đại học và trên đại học. Những số liệu nêu trên đã cho thấy
sự trưởng thành của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý.
Ở Trung ương, đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý cao cấp có bước chuyển rõ rệt về
cả trình độ chuyên môn và trình độ chính trị. Trong nhiệm kỳ khóa IX, số ủy viên Ban
Chấp hành Trung ương Đảng có trình độ đại học trở lên là 138/150 (chiếm 92%) thì đến
khóa X đã nâng lên 174/181 (chiếm 96,13%); số có trình độ lý luận chính trị từ trung cấp
đến cao cấp khóa VIII chiếm 88,23%, thì đến đầu Đại hội X đã tăng lên 97,23%.

Ở cơ sở, số cán bộ chủ chốt cấp huyện và cán bộ chủ chốt sở, ngành cấp tỉnh có
trình độ lý luận chính trị cao cấp là 98%; có trình độ đại học là 95%; số cán bộ được quy
hoạch vào cấp ủy tỉnh có trình độ đại học trở lên là 100%, có trình độ lý luận chính trị cao
cấp là 95%.”
Nhiều người lãnh đạo trẻ đang dần được khẳng định mình với nhứng phẩm chất
cần thiết như:
- Nghị lực: mức độ nỗ lực cao, mong muốn cao về thành tích, có nhiều tham vọng,
có nhiều năng lượng để thực hiện tham vọng đó, kiên trì không mệt mỏi trong các hoạt
động và họ luôn dẫn đầu.
- Có khát vọng lãnh đạo; họ có mong muốn mãnh liệt gây ảnh hưởng và lãnh đạo
người khác.Họ sẵn sàng nhận nhiệm vụ và gánh vác trách nhiệm trước tập thể.
- Thật thà và liêm chính: người lãnh đạo xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa họ và
những người đi theo họ bằng sự thật thà hoặc không dối trá và thể hiện sự nhất quán cao
giữa lời nói và hành động.
- Tự tin: Họ sẵn sàng chứng minh sự tự tin của mình để làm cho cấp dưới nhận
thức được sự đúng đắn và của các mục tiêu và các quyết định.
- Thông minh và năng động; những người lãnh đạo có đủ thông minh và sức sáng
tạo để thu thập, tổng hợp, tiến hành giải thích một lượng lớn thông tin đồ sộ; có khả năng
xác định tầm nhìn, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn.
- Dễ dàng nắm bắt kiến thức liên quan đến lĩnh vực lãnh đạo, quản lý. Các nhà
lãnh đạo trẻ tuổi có trình đọ tri thức cao, nhạy bén trong quá trình tiếp nhận tri thức mới,
có thể áp dụng linh hoạt các kiến thức vào thực tiễn. Với những kiến thức sâu rộng cho
phép họ có thể đưa ra các quyết định sáng suốt và hiểu được hàm ý của quyết định đó.
1.2. Nhược điểm
Đứng trước những thách thức của kinh tế thị trường, một bộ phận không nhỏ cán
bộ lãnh đạo, quản lý các cấp đã bộc lộ những hạn chế, yếu kém cả về năng lực chuyên
Trang 20


môn và ý thức chính trị. Đánh giá về đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý, Báo cáo của Bộ

Chính trị tại Hội nghị Trung ương 9 khóa X, tổng kết 10 năm thực hiện Nghị quyết Trung
ương 3 khóa VIII về chiến lược cán bộ thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước đã thẳng thắn chỉ ra: “trình độ, năng lực, kiến thức về kinh tế thị trường, luật
pháp, ngoại ngữ, khả năng quản lý nhà nước, quản lý xã hội của không ít cán bộ vẫn còn
bất cập; khả năng dự báo và định hướng sự phát triển vẫn còn yếu”(3), “Một bộ phận cán
bộ chủ quan, tự mãn, bảo thủ, trì trệ, mắc bệnh thành tích; số khác thiếu tâm huyết với
công việc, thiếu gương mẫu, nói nhiều làm ít, nói không đi đôi với làm; ý thức tự phê
bình và phê bình và tính chiến đấu kém; lợi dụng chức quyền để vun vén lợi ích cá
nhân(4). Đặc biệt, Nghị quyết Hội nghị Trung ương 4 khóa XI tiếp tục nhấn mạnh: “Một
bộ phận không nhỏ cán bộ, đảng viên, trong đó có những đảng viên giữ vị trí lãnh đạo,
quản lý, kể cả một số cán bộ cao cấp, suy thoái về tư tưởng chính trị, đạo đức, lối sống
với những biểu hiện khác nhau về sự phai nhạt lý tưởng, sa vào chủ nghĩa cá nhân ích kỷ,
cơ hội, thực dụng, chạy theo danh lợi, tiền tài, kèn cựa địa vị, cục bộ, tham nhũng, lãng
phí, tùy tiện, vô nguyên tắc”.
Bàn về ý thức tự giác tuân thủ pháp luật của nhiều lãnh đạo thì có thể thấy một
thực trạng chung là hạn chế, yếu kém vì đa số họ đều không mấy quan tâm đến các văn
bản pháp luật do nhà nước ban hành, kể cả các quy chế, quy định của cơ quan; họ chỉ
quan tâm đến các văn bản pháp luật hay các điều quy định nào đó liên quan đến quyền
lợi, chế độ và các nhu cầu của họ. Trong hoạt động quản lý và thực thi công vụ, nhiệm vụ,
người lãnh đạo thường có quan hệ phối, kết hợp theo quy định hoặc theo tình huống ngoài
dự kiến. Tuy nhiên, kết quả, hiệu quả của sự phối, kết hợp lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố,
điều kiện; trong đó vấn đề thái độ (thể hiện ở cử chỉ, cái nhìn, lời nói) đôi khi lại là một
yếu tố quyết định. Thực tế nhiều năm qua đã cho thấy khi nào và ở đâu mà người đứng
đầu các cơ quan nhà nước thể hiện được phẩm chất đạo đức, năng lực quản lý và đề cao
việc thực hành dân chủ nội bộ thì khi đó, ở đó thái độ ứng xử của cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước với nhau thường là tích cực, thân thiện, có lý, có tình và vì lợi ích chung.
Ngược lại, khi nào và ở đâu mà người đứng đầu có các biểu hiện quan liêu, cửa quyền,
gia trưởng, độc đoán, cá nhân chủ nghĩa, địa phương cục bộ thì khi đó, ở đó trật tự, kỷ
cương cơ quan, đơn vị lủng củng, nội bộ phân hóa mất đoàn kết.
Năng lực của lãnh đạo cơ quan, công sở còn yếu:

- Không được đào tạo và bồi dưỡng các kiến thức, kỹ năng cần thiết, nhất là kliến
thức chuyên ngành, quản lý tổ chức, hiểu biết chung và trình độ lý luận chính trị…
- Không hiểu biết đầy đủ về công việc, làm việc theo cảm tính và kinh nghiệm cá
nhân. Xây dựng quy chế làm việc không sát với thực tế hoạt động của cơ quan. Vấn đề
này bắt gặp nhiều ở các lãnh đạo lớn tuổi, làm việc lâu năm, không muốn thay đổi tư duy
lãnh đạo mới, giữ khư khư lối quản lý độc đoán, chuyên quyền.
- Khó khăn trong giao tiếp và quan hệ công tác, thiếu kỹ thuật lãnh đạo trong: ủy
quyền; không nắm bắt tư tưởng, tâm tư cấp dưới và có những ứng xử không phù hợp;
thiếu những kỹ thuật để phát triển tinh thần tập thể; yếu kém trong việc tổ chức và điều
hành cuộc họp; hạn chế trong giải quyết mâu thuẩn và duy trì kỷ luật trong tổ chức.
Trang 21


Một tình trạng đáng lo ngại hiện nay là “Bạo hành công sở” _ nó không theo nghĩa
là người ta dùng chân tay, hay sử dụng đồ vật, hung khí để đánh, đập vào nhau mà là dùng
thái độ, cử chỉ, ánh mắt, lời nói có tính chất dọa dẫm, kích động, gạ gẫm, gây nghi kỵ, vu
khống, bịa đặt… để uy hiếp, dày vò hành hạ tinh thần, ý chí và niềm tin của người khác.
Tác nhân chủ yếu nhen nhóm, khơi mào tệ “bạo hành công sở” chính là những thủ trưởng,
người lãnh đạo quan liêu, cửa quyền độc đoán, tham ô... Loại lãnh đạo này không chỉ có
lời nói hăm dọa, quát tháo (kể cả gạ gẫm nhân viên nữ dưới quyền); mà còn xúi bẩy
những kẻ đàn em dựng chuyện thị phi, nói xấu, bôi nhọ những cán bộ, công chức, viên
chức trung thực, thẳng thắn phê bình mình.Gây tình trạng mất dân chủ, không được cấp
dưới ủng hộ, gây mất đoàn kết trong cơ quan thì không thể phát huy tác dụng của văn hóa
công sở, làm ảnh hưởng tới kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Ảnh hưởng
nghiêm trọng đến nền hành chính của Quốc gia.
2. Vai trò của người lãnh đạo trong công sở
2.1. Vai trò quan hệ với con người
Sống và làm việc trong công sở, mọi cá nhân thường có các quan hệ chặt chẽ và
mật thiết với nhau, nhưng với tính chất là người lãnh đạo, họ thường có những vai trò cơ
bản sau:

- Vai trò đại diện hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ trong công sở.
Đại diện trong các nghi lễ, các ký kết văn bản,...
- Vai trò liên kết, quan hệ với người khác, ở trong hay ngoài công sở, nhằm góp
phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ.
Quan hệ giữa người lãnh đạo và nhân viên xác nhận mức độ mà người lãnh đạo có
thể tập hợp được cấp dưới để cùng mình thực hiện nhiệm vụ đặt ra. Nếu người lãnh đạo
có quan hệ tốt với cán bộ trong cơ quan và có năng lực tốt thì thực tế cho thấy họ rất
thuận lợi trong việc tập hợp quần chúng mà không cần sử dụng nhiều đến quyền lực chính
thức được giao. Khi đó công việc sẽ được tiến hành rất có hiệu quả. Ngược lại, nếu người
lãnh đạo không có quan hệ tốt, cấp dưới không tôn trọng và tìm cách xa lánh thì người
lãnh đạo phải dựa vào quyền lực chính thức để buộc cấp dưới phải làm theo ý muốn của
mình. Sự ép buộc không phải bao giờ cũng thuận lợi, bởi vì sự ép buộc mà không có tin
thần tự giác thì hiệu quả công việc thường không cao.
2.2. Vai trò thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại bùng nổ thông tin, thông tin được xem là nguồn lực
căn bản ở mọi tổ chức, doanh nghiệp. Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự có cơ sở khoa
học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở các thông tin chính xác,
đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần cho những người lãnh đạo mà chính bản thân
họ cũng giữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực này. Nghiên cứu về vai trò
thông tin của người lãnh đạo chúng ta thấy:
Trang 22


- Trước hết, người lãnh đạo có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan
đến công sở và đến hoạt động của đơn vị.
Người lãnh đạo đảm nhiệm vai trò thu thập bằng cách thường xuyên xem xét, phân
tích bối cảnh xung quanh công sở để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự
kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của công sở. Công việc này
được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người v.v...
- Vai trò thông tin thứ hai của người lãnh đạo là phổ biến những thông tin liên hệ

đến người có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp ( vai trò đối
nội).
- Vai trò thông tin sau cùng mà người lãnh đạo phải đảm nhiệm là vai trò của người
thay mặt công sở để cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị, hay cho
các cơ quan bên ngoài ( vai trò phát ngôn, đối ngoại). Mục tiêu của sự thay mặt phát biểu
này là có thể để giải thích, bảo vệ hay tạo thêm sự ủng hộ của mọi người đối với công sở.
2.3. Vai trò quyết định
Loại vai trò cuối cùng của người lãnh đạo gồm bốn vai trò:
- Vai trò chủ trì xuất hiện khi người lãnh đạo tìm cách cải tiến hoạt động của công
sở. Mục đích của vai trò này là tạo ra những chuyển biến tốt hơn trong đơn vị. Việc này
có thể thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc
nâng cấp, điều chỉnh một kỹ thuật mới đang áp dụng v.v...
- Các tình huống rủi ro, sự cố, xáo trộn bất ngờ v.v… là những điều không tránh
khỏi. Trong vai trò người giải quyết xáo trộn, người lãnh đạo là người phải kịp thời đối
phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa công sở sớm trở lại sợ ổn định. So với các vai
trò khác thì vai trò này chiếm vị trí ưu tiên hơn trong các quyết định mà người lãnh đạo
cần phải giải quyết. Khi người dân có những khiếu nại, tố cáo, hay thiếu hụt nhân sự
trong giải quyết công việc, v.v… Đó là những yếu tố có thể gây ra sự xáo trộn.
Vai trò của các người lãnh đạo trong các tình huống này là phải nhanh nhạy, kịp
thời và quyết đoán để đưa công sở trở lại hoạt động bình thường và hạn chế đến mức thấp
nhất những thiệt hại có thể có, hoặc là tận dụng đến mức tối đa những cơ hội mới để phát
triển.
- Khi người lãnh đạo ở trong tình huống phải quyết định phân phối tài nguyên cho
ai và với số lượng như thế nào, thì đó là lúc người lãnh đạo đóng vai trò người phân phối
tài nguyên. Tài nguyên đó có thể là tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bị hay con
người. Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi người lãnh đạo đều có thể thực hiện vai
trò này một cách dễ dàng. Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của người lãnh
đạo trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động
của một đơn vị hay thậm chí của toàn thể công sở.
- Cuối cùng người lãnh đạo còn đóng vai trò của một người thương thuyết, đàm

phán thay mặt cho công sở trong quá trình hoạt động. Các cuộc thương lượng có thể là về
công việc, về tiền bạc, thời gian hay bất cứ điều gì có ảnh hưởng đến bộ phận của mình.
Trang 23


Mục dích của thương lượng là phải tìm ra giải pháp chấp nhận được cho tất cả các bên có
liên quan và điều hiển nhiên là phải có lợi nhất cho đơn vị mình.
Nói tóm lại, với chức năng và vai trò của mình, người lãnh đạo giữ phần quan
trọng trong sự thành công hay thất bại của công sở. Và đó cũng là lý do chính của nhu cầu
cấp bách phải đào tạo những người lãnh đạo, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của đất
nước.
3. Đánh giá
Lãnh đạo là một khía cạnh quan trọng của quản lý, người lãnh đạo luôn đóng
vai trò chủ đạo trong quá trình quản lý, và hiệu quả của mọi hoạt động quản lý sẽ phụ
thuộc rất lớn vào trình độ thông thạo nghiệp vụ và khả năng biết vận dụng những thành
tựu khoa học vào công tác thực tế của người lãnh đạo. Lãnh đạo sẽ tác động đến con
người sao cho họ cố gắng một cách tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục
tiêu của tổ chức. Người lãnh đạo không đứng đằng sau để thúc đẩy hay thúc giục, họ đặt
mình lên trước, động viên mọi người hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Bất kể một người
quản lý lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra kết quả có tốt đến đâu, người đó vẫn phải hỗ trợ
những hoạt động đó bằng cách đưa ra những chỉ dẫn cho mọi người, thông tin đầy đủ và
lãnh đạo tốt. Việc lãnh đạo phải dựa trên sự hiểu biết về động cơ của con người là gì và
điều gì làm cho họ thỏa mãn khi họ góp sức vào việc hoàn thành các mục tiêu của tổ
chức.Và do vậy, lãnh đạo là sự chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trước. Chính yếu tố đi
trước này đòi hỏi rất nhiều phẩm chất ưu việt của người lãnh đạo mà những người bình
thường không thể có được. Trách nhiệm cơ bản của người lãnh đạo không hoàn toàn ở
việc thực thi quyết định quản lý, mà là ở chỗ bảo đảm cho hoạt động đúng hướng, có sự
hợp đồng giữa các bộ phận, các phòng, ban riêng lẻ hay các cá nhân trong tổ chức để tạo
thành một tập thể thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Người lãnh đạo sẽ nâng tầm nhìn của con người lên mức cao hơn, đưa việc

thực hiện công việc đạt tới một tiêu chuẩn cao hơn, và phát triển tính cách của con người
vượt qua những giới hạn thông thường. Tầm nhìn ở đây có nghĩa là tầm nhìn của bản thân
người lãnh đạo đối với tổ chức mà họ là người đứng đầu. Nếu để mô tả, có thể nói rằng
tầm nhìn là điểm giao nhau giữa những gì là tiềm năng của một tổ chức và năng lực tối đa
mà người lãnh đạo có thể đạt được. Tầm nhìn của người lãnh đạo là mục tiêu, là định
hướng hoạt động cho tổ chức. Nội dung tầm nhìn là cơ sở để người lãnh đạo dựa vào đó
mà triển khai thành những chiến lược nhằm phát triển hay cải thiện hiệu quả hoạt động
của tổ chức ấy.Tầm nhìn của người lãnh đạo là mục tiêu, là định hướng hoạt động cho tổ
chức. Nội dung tầm nhìn là cơ sở để người lãnh đạo dựa vào đó mà triển khai thành
những chiến lược nhằm phát triển hay cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức ấy. Thông
điệp tầm nhìn còn được xem là một “công cụ” lãnh đạo hữu hiệu. Với một tầm nhìn đúng
đắn, cao cả, được mọi người trong tổ chức chia sẻ, người lãnh đạo có thể thu phục được
những người trong tổ chức đồng lòng theo mình vượt qua những khó khăn, thách thức,
đưa tổ chức chinh phục những thành tựu đỉnh cao.
Vai trò then chốt của người lãnh đạo là sự tác động có nghệ thuật đến con
người sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được những mục tiêu đã
Trang 24


đề ra. Và do vậy, lãnh đạo là sự chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trước. Chính yếu tố đi
trước này đòi hỏi rất nhiều phẩm chất ưu việt của người lãnh đạo mà những người bình
thường không thể có được. Trách nhiệm cơ bản của người lãnh đạo không hoàn toàn ở
việc thực thi quyết định quản lý, mà là ở chỗ bảo đảm cho hoạt động đúng hướng, có sự
hợp đồng giữa các bộ phận, các phòng, ban riêng lẻ hay các cá nhân trong tổ chức để tạo
thành một tập thể thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, người lãnh
đạo còn cần biết sử đụng những khả năng của các cán bộ dưới quyền mình để chuẩn bị
cho những giải pháp quản lý tối ưu.
Người lãnh đạo luôn giữ vai trò nòng cốt cho các quyết định quản lý và các
quan hệ quản lý.Vai trò này được thể hiện không chỉ ở khâu ra quyết định quản lý, mà nó
còn xuyên suốt cả tiến trình thực hiện quyết định đó. Khi quyết định quản lý được thực

hiện một cách tối ưu sẽ làm cho hệ thống tổ chức hoạt động được nhịp nhàng hơn, hiệu
quả hơn và nhanh hơn về mặt thời gian để đạt tới mục tiêu. Chính do có vai trò to lớn như
vậy mà Đảng ta đã rất chú trọng đến khâu bồi dưỡng, cũng như tuyển chọn cán bộ lãnh
đạo quản lý trong các cơ quan hành chính Nhà nước. quyết định quản lý được thực hiện
một cách tối ưu hơn, làm cho hệ thống tổ chức hoạt động được nhịp nhàng hơn, hiệu quả
hơn và nhanh hơn về mặt thời gian để đạt tới mục tiêu.
4. Biện phát nâng cao vai trò của người lãnh đạo
Một là: Cần nhận thức đúng đắn khái niệm về “Lãnh đạo” và “Quản lý”, gắn chặt
công tác lãnh đạo với công tác quản lý.
Thông thường, nhà lãnh đạo là người hoạch định, đề ra đường lối, chủ trương và
đưa ra những ý tưởng, còn người quản lý là người trực tiếp chỉ đạo biến những chủ
trương, ý tưởng của nhà lãnh đạo thành hiện thực hay nói cách khác là người chỉ đạo thực
hiện.
Khả năng quy tụ: là khả năng nhận thức đầy đủ đối tượng quản lý, khả năng khích
lệ, khả năng hành động nhằm tạo ra bầu không khí làm việc hoàn hảo và khơi dậy những
động cơ thúc đẩy hành động bên trong của mỗi con người trong đơn vị đó. Người lãnh
đạo cần sự tác động có nghệ thuật đến cán bộ, nhân viên sao cho họ tự nguyện và nhiệt
tình phấn đấu để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Do vậy, lãnh đạo là sự chỉ dẫn, điều
khiển, ra lệnh và đi trước. Chính yếu tố đi trước này đòi hỏi rất nhiều phẩm chất ưu việt
của người lãnh đạo mà những nhân viên có năng lực cũng cần nhiều thời gian trải
nghiệm, tích lũy mới có thể có được. Trách nhiệm cơ bản của người lãnh đạo không hoàn
toàn ở việc thực thi quyết định quản lý, mà là ở chỗ bảo đảm cho hoạt động đúng hướng,
có sự phối kết hợp hài hòa giữa các bộ phận riêng lẻ hay các cá nhân trong đơn vị để tạo
thành một tập thể thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu chung. Ngoài ra, người lãnh
đạo còn cần biết sử dụng những khả năng của các cán bộ dưới quyền mình để chuẩn bị
cho những giải pháp quản lý tối ưu. Người lãnh đạo cần nắm rõ năng lực của từng cán bộ
dưới quyền mà có sự sắp xếp, bố trí cũng như triển khai công việc có hiệu quả và khai
Trang 25