tài liệu hướng dẫn quản lý dự án flc 2013

Ngày 2/7/2013


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

cl c
CH NG 1: HI U L C ............................................................................................................. 4
CH NG 2: GI I THI U CHUNG V QU H P TÁC A PH NG (FLC) ....................... 5
CH NG 3: NHI M V VÀ QUY N H N C A CÁC BÊN LIÊN QUAN ............................. 7
1.
i s quán Ph n Lan t i Vi t Nam (sau ây s g i t t là i s quán): ......................... 7
2.
i tác th c hi n d án (Sau ây s
c g i t t là i tác):........................................... 7
3.
T v n qu n lý d án (Công ty T v n u t Y t - CIHP, sau ây s
c g i t t là
Công ty t v n ho c CIHP):..................................................................................................... 7
4.
Công ty ki m toán:......................................................................................................... 8
CH NG 4: BÁO CÁO............................................................................................................ 10
1.
Lo i báo cáo ................................................................................................................ 10
2.
C ch báo cáo............................................................................................................. 11
3.
M t s k n ng vi t báo cáo ......................................................................................... 14

CH NG 5: L P K HO CH ................................................................................................. 15
1.
Các lo i k ho ch ......................................................................................................... 15
2.
Quy trình l p k ho ch và phê duy t u ch nh k ho ch............................................. 16
2.
M t s l u ý trong l p k ho ch ................................................................................... 20
CH NG 6: QU N LÝ TÀI CHÍNH ....................................................................................... 21
PH N I. NGUYÊN T C CHUNG........................................................................................ 21
1. M tài kho n ..................................................................................................................... 21
2. Ti p nh n tài tr t
i s quán ......................................................................................... 21
3. Ch
k toán................................................................................................................. 21
4. Qu n lý trang thi t b , tài s n ........................................................................................... 22
5. Thanh toán chi phí d án ................................................................................................. 22
6. Các v n v thu d án ................................................................................................. 23
7. Phê duy t d án c a c quan ch qu n Vi t Nam và Xác nh n vi n tr ........................... 23
8. Qu n lý ti n m t c a d án .............................................................................................. 24
9.
u ch nh dòng ngân sách d án .................................................................................... 24
10.
i s quán khuy n cáo ............................................................................................... 24
PH N II. GHI CHÉP VÀ QU N LÝ CH NG T .............................................................. 24
1. Ch ng t t m ng .............................................................................................................. 24
2. Ch ng t thanh toán .......................................................................................................... 25
PH N III. THANH TOÁN ................................................................................................... 26
1. Thanh toán mua tài s n: ..................................................................................................... 26
2. Thanh toán ti n thuê khách s n: ......................................................................................... 26
3. Thanh toán h p ng thuê cá nhân..................................................................................... 26

4. Thanh toán các kho n v i Gi y Biên nh n, Phi u thu: ....................................................... 28
PH N IV:
U TH U D CH V VÀ MUA S M .............................................................. 28
1. Các nguyên t c c b n ....................................................................................................... 28
2. Các hình th c u th u và mua s m: .................................................................................. 28
3. M t s l u ý: ................................................................................................................... 30
PH N V. BÁO CÁO TÀI CHÍNH ........................................................................................ 30
Báo cáo tài chính bao g m:.................................................................................................... 30
CH NG 7: H TH NG THEO DÕI, GIÁM SÁT VÀ ÁNH GIÁ ....................................... 31
1. THEO DÕI ............................................................................................................................ 31
2. GIÁM SÁT H TR ............................................................................................................. 31
3. CH S .................................................................................................................................. 31
4. CÁC B C C B N TRONG THEO DÕI – GIÁM SÁT H TR ..................................... 31

2


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

4.1. B C 1: Xác nh n i dung c n theo dõi giám sát h tr ............................................... 31
4.2. B C 2: Xác nh ph ng pháp và b công c theo dõi giám sát h tr ........................ 32
4.3. B C 3: Xây d ng k ho ch theo dõi, giám sát h tr ................................................... 33
4.4. B C 4: T p hu n cho cán b ....................................................................................... 33
4.5. B C 5: T ch c tri n khai ho t ng theo dõi giám sát h tr theo k ho ch t i c s . 34
5. ÁNH GIÁ D ÁN .............................................................................................................. 34
5.1. N i dung ánh giá........................................................................................................... 34

5.2. Lo i hình ánh giá .......................................................................................................... 35
6. H TH NG L U TR THÔNG TIN VÀ TÀI LI U TRUY N THÔNG............................. 36
6.1. Lo i tài li u, thông tin b t bu c c n l u tr ..................................................................... 36
6.2. Hình th c l u tr ............................................................................................................ 36
6.3. n ph m, tài li u truy n thông ........................................................................................ 37
CH NG 8: PH L C ............................................................................................................ 38
PH L C 1: M U BÁO CÁO HO T
NG .......................................................................... 38
PH L C 2: M U BÁO CÁO TÀI CHÍNH ............................................................................. 48
PH L C 3: M U K HO CH HO T
NG........................................................................ 56
PH L C 4: M U K HO CH TÀI CHÍNH ........................................................................... 57
PH L C 5: VÍ D V B CÔNG C GIÁM SÁT H TR ................................................ 58
PH L C 6:
U MINH H A V CH NG T , HÓA
N TÀI CHÍNH H P L .............. 61
PH L C 7: H NG D N CHI TI T THU, KÊ KHAI VÀ N P THU THU NH P CÁ
NHÂN (TNCN) ......................................................................................................................... 70

3


Tài li

CH

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

NG 1: HI U L C

Tài li u H ng d n qu n lý d án ngày 2/7/2013 này có hi u l c k t ngày 15/7/2013 và
thay th cho Tài li u h ng d n qu n lý d áÁn ngày 8/8/2011.
Tài li u này
c s d ng cho giai
thi t. B t k b n s a i nào c ng s
tài tr .

c

n 2013-2015 và có th
c ch nh s a, b sung khi c n
c thông báo n các D án do Qu H p Tác a Ph ng

Tài li u này s áp d ng t ngày có hi u l c (15/7/2013) cho t t c các D án nh n tài tr t Qu
p Tác a Ph ng (FLC), bao g m các D án m i s phê duy t và c các D án ang
c
tri n khai.

4


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

CH

NG 2: GI I THI U CHUNG V QU H P
TÁC A PH
NG (FLC)
FLC t i Vi t Nam:
Theo Quy nh Qu n lý FLC ban hành ngày 9/10/ 2009, Qu FLC là ph ng ti n
các c quan
ngo i giao ho c i s
ng nhi m th c hi n ho t ng h p tác phát tri n nh m m c ích thúc
y các ho t ng c a các t ch c xã h i dân s
n c s t i thông qua các d án có m c tiêu rõ
ràng. Qu FLC c ng có th dùng
h tr quan h h p tác t ng t gi a các i tác trong khu
c t nhân c a n c s t i và Ph n Lan n u s h tr ó có tác ng tích c c n quá trình phát
tri n.
t
c m c ích c a mình, Qu FLC c ng có th dùng
h tr các c quan ngo i
giao th c hi n quá trình tìm ki m thông tin, m r ng các m i quan h và qu ng bá hình nh c a
mìnhmình.
Là m t công c chính sách phát tri n, Qu FLC s
c bi t h tr m c tiêu t ng th c a Chính
sách Phát tri n c a Ph n Lan nh m xóa nghèo và thúc y phát tri n b n v ng v m t kinh t , xã
i và sinh thái phù h p v i M c tiêu Phát tri n Thiên niên k c a Liên hi p qu c (MDGs) n m
2000.
Là ph ng ti n h p tác c l p và không thay th các ch ng trình h p tác song ph ng khác c a
Ph n Lan t i Vi t Nam. Qu FLC
c s d ng
thúc y quá trình phát tri n xã h i dân s và
khu v c t nhân c a Vi t Nam thông qua vi c xây d ng n ng l c th ch cho các t ch c a
ph ng. Ngân sách hàng n m c a Qu FLC ã t ng r t n nh trong nh ng n m g n ây t

100.000 EUR n m 2003 lên 500.000 EUR nh hi n nay. Hi n có kho ng 10 d án ang
c
th c hi n t i nhi u t nh khác nhau trong toàn qu c.
u tiên c a Qu FLC
c th hi n trong Chi n l c và
c c p nh t
tình hình th c t (chi ti t c th có trong Chi n l c Qu H p Tác a Ph

nh k
ng)

phù h p v i

5


Tài li

Th

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

ô Helsinki - Ph n Lan

6


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

CH
NG 3: NHI M V VÀ QUY N H N C A
CÁC BÊN LIÊN QUAN
1.

i s quán Ph n Lan t i Vi t Nam (sau ây s g i t t là
quán):

is

Xây d ng chi n l c và nh h ng c a Qu ; là nhà tài tr cho các d án; ch u trách
nhi m xem xét, phê duy t xu t d án, phê duy t nh ng thay i trong quá trình th c
hi n d án; qu n lý, theo dõi, giám sát và h tr
các d án th c hi n ho t ng d án
t
c m c tiêu ã ra, phù h p v i mong i c a i s quán.

2.

i tác th c hi n d án (Sau ây s

c g i t t là

i tác):

i tác th c hi n d án có trách nhi m t ti n hành th t c 1) Xin phê duy t d án c a c p
có th m quy n c a Vi t Nam ng th i 2) Xin xác nh n vi n tr v i các c quan có th m
quy n c a Vi t Nam.
i tác có trách nhi m l p k ho ch, tri n khai, giám sát và qu n lý các ho t ng theo
úng k ho ch d án ã
c phê duy t; th c hi n y ch
báo cáo theo yêu c u c a
i s quán; tuân th các quy nh có liên quan c a
i s quán Ph n Lan và c a pháp
lu t Vi t Nam. B t kì s thay i nào trong quá trình tri n khai d án so v i v n ki n d
án ã
c phê duy t u ph i
c s ch p thu n c a i s quán. Các i tác c n duy
trì s liên l c ch t ch và chia s thông tin liên quan n d án trong quá trình tri n khai
án v i i s quán Ph n Lan c ng nh v i Công ty t v n qu n lý d án FLC và Công
ty ki m toán d án FLC do i s quán ch nh.

3.

v n qu n lý d án (Công ty T v n u t Y t - CIHP, sau
ây s
c g i t t là Công ty t v n ho c CIHP):
Theo h p ng d ch v t v n qu n lý các d án FLC
c ký gi a i s quán Ph n Lan
và CIHP ngày 15/4/2013, CIHP là n v t v n và
tr cho i s quán trong quá trình
qu n lý các d án..CIHP c ng
tr nâng cao ng l c qu n lý d án, qu n lý tài chính
a các i tác ng th i ôn c các i tác th c hi n c ch báo cáo và th c hi n úng
các quy nh khác c a i s quán và Pháp Lu t Vi t Nam. C th :

ng d ncác
m b o d án

i tác m i c a FLC trong quá trình xây d ng v n ki n d án nh m
c xây d ng áp ng các yêu c u qu n lý d án c a qu FLC

tr các d án phát tri n và xây d ng khung giám sát ánh giá d án
Cung c p các h ng d n v qu n lý d án, bao g m c qu n lý tài chính d án và c
ch báo cáo, các bi u m u báo cáo ho t ng và tài chính cho các i tác.
Thu th p các báo cáo ho t ng, báo cáo tài chính nh k t ban qu n lý d án.
o các báo cáo quý và báo cáo cu i d án
c n p lên i s quán úng h n.

m

7


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

Xem xét báo cáo ti n
d án, báo cáo tài chính nh k quý và xác nh n ng
khác bi t trong báo cáo ho t ng và gi i ngân so v i k ho ch ã
c phê duy t.

m

Xem xét và óng góp ý ki n nh m h tr hoàn thi n các ch ng trình ào t o, tài li u
ào t o, tài li u h i th o, các nghiên c u và ánh giá c a các d án.
Th o lu n và yêu c u
trong báo cáo.

i tác b sung ho c làm rõ các n i dung ch a rõ ràng, ch a

y

Theo dõi vi c th c hi n các ki n ngh nêu trong báo cáo ánh giá d án khi c n thi t
Xem xét các
u ch nh ho t ng và tài chính do các d án
ngh phù h p cho i s quán.

xu t,

a ra khuy n

Làm vi c v i các i tác FLC t i v n phòng c a các i tác và/ho c th c hi n các
chuy n i th c a giám sát và h tr tr c ti p d án t i hi n tr ng.
Ki m tra các ch ng t g c c a d án nh m
các báo cáo tài chính d án.
ch

p nh t tài li u,
ng trình FLC.

s (c b n

m b o tính chính xác và nh t quán v i

n t và trên gi y t ) c a t t c các d án thu c

Liên h v i công ty ki m toán do
i s quán ch nh
s p x p ki m toán gi a k
và/ho c cu i k cho các d án FLC và theo dõi vi c th c hi n các ki n ngh nêu trong
báo cáo ki m toán khi c n thi t.
Th ng xuyên liên h và trao i v i
i s quán v tình hình tri n khai các d án,
các v n
liên quan n vi c ch m ti n
d án, nh ng sai sót trong th c hi n các
ng d n v qu n lý d án FLC, v n
qu n lý tài chính d án c ng nh các v n
quan tâm khác c a i s quán.

u ý: Trong tr ng h p không th ng nh t quan
công ty t v n c n thông báo cho

mv m tv n

nào ó,

i tác và

i s quán.

4. Công ty ki m toán:

Các d án có kinh phí gi i
ngân hàng n m trên 20.000
EUR (hai m i ngàn) u
n
c ki m toán. Các d
án nh h n có th c ng
c ki m toán n u c n.
Ki m toán th ng vào cu i
, tuy nhiên,
i v i các
án có th i gian th c hi n
trên 1 n m thì có th thêm

8


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

ki m toán gi a k ho c vào b t k th i
m nào mà i s quán yêu c u. i s quán ký
p ng khung v i m t công ty
ti n hành ki m toán các d án do Qu FLC tài tr .
Hi n h p ng khung cho ki m toán các d án do Qu FLC tài tr ang
c ký gi a i
quán v i công ty ECOVIS. Chi phí ki m toán
c a vào ph n kinh phí d án. Tr c

khi ti n hành ki m toán, công ty ki m toán s liên h tr c ti p v i i tác d án FLC, có
i kèm CIHP,
thông báo v các yêu c u ki m toán và th i gian ti n hành ki m toán.
Các i tác qu FLC ph i ph i h p ch t ch và t o u ki n thu n l i cho công tác ki m
toán. Tr c khi báo cáo ki m toán chính th c
c phát hành, công ty ki m toán t ch c
t cu c h p gi a các bên liên quan bao g m i s quán, công ty t v n, n v ki m
toán và i tác th c hi n d án
trình bày các k t qu ki m toán. Công ty ki m toán s
p báo cáo cho i s quán, i tác th c hi n d án và các bên liên quan trong vòng 15
ngày sau khi công tác ki m toán k t thúc. Báo cáo ki m toán chính th c s
c
is
quán phê duy t tr c khi d án ti n hành các th t c thanh toán chi phí ki m toán v i
công ty ki m toán.

9


Tài li

CH

1.

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

NG 4: BÁO CÁO

Lo i báo cáo

(M u báo cáo: xem ph l c 1)

ng 1: Các lo i báo cáo
Lo i báo cáo
1. Các báo
cáo nh k

Tên báo cáo
1.1. Báo cáo ho t
ng quý
1.2. Báo cáo tài
chính quý
1.3. Báo cáo ki m
toán
1.4 Báo cáo ho t
ng n m
1.5 Báo cáo tài
chính n m
1.6 Báo cáo k t
thúc d án

2. Báo cáo
c thù

1.7 Báo cáo ánh
giá d án (gi a k
ho c/và cu i k )

2.1. Báo cáo kh o
sát, u tra
2.2 Báo cáo t p
hu n, h i th o
2.3. Báo cáo chuy n
giám sát
2.4. Báo cáo m t s
ho t ng c th
khác (n u có)

quan ch u
Ghi chú
trách nhi m
i tác th c
Báo cáo b ng ti ng Anh. N u báo cáo
hi n d án
c vi t b ng ti ng Vi t và d ch sang
ti ng Anh thì g i c báo cáo ti ng Vi t
i tác th c
Báo cáo b ng ti ng Anh. N u vi t b ng
hi n d án
ti ng Vi t và d ch sang ti ng Anh thì g i
báo cáo ti ng Vi t
quan ki m Báo cáo b ng ti ng Anh và ti ng Vi t
toán
i tác th c
Báo cáo b ng ti ng Anh. N u vi t b ng
hi n d án
ti ng Vi t và d ch sang ti ng Anh thì g i
báo cáo ti ng Vi t

i tác th c
Báo cáo b ng ti ng Anh. N u vi t b ng
hi n d án
ti ng Vi t và d ch sang ti ng Anh thì g i
báo cáo ti ng Vi t
i tác th c
Báo cáo b ng ti ng Anh. N u vi t b ng
hi n d án
ti ng Vi t và d ch sang ti ng Anh thì g i
báo cáo ti ng Vi t
v n c
Báo cáo b ng ti ng Anh và ti ng Vi t
p

hi
hi
hi
hi

i tác th c
n d án
i tác th c
n d án
i tác th c
n d án
i tác th c
n d án

Báo cáo ti
cáo quý. N

Báo cáo ti
cáo quý. N
Báo cáo ti
cáo quý. N
Báo cáo ti
cáo quý. N

ng Vi t và g i kèm theo
u có ti ng Anh càng t t
ng Vi t và g i kèm theo
u có ti ng Anh càng t t
ng Vi t và g i kèm theo
u có ti ng Anh càng t t
ng Vi t và g i kèm theo
u có ti ng Anh càng t t

báo
báo
báo
báo

10


Tài li

2.

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

ch báo cáo

2.1. Quy trình báo cáo quý và báo cáo n m:
c 1:
i tác th c hi n d án g i báo cáo quý/n m (có ph n k ho ch quý/n m ti p
theo là m t n i dung c a báo cáo quý/n m này) b ng ti ng Vi t qua email cho Công ty
n (CIHP) và i s quán ch m nh t tr c 10 ngày cu i cùng a m i quý i v i báo
cáo quý và ch m nh t tr c 15 ngày cu i cùng c a n m i v i báo cáo n m. CIHP s
nh n xét và ph n h i trong vòng 5 ngày k t khi nh n
c báo cáo. D a trên ý ki n
óng góp c a CIHP,
án có trách nhi m ch nh s a,
sung và hoàn thi n các báo cáo
ó.
c 2: D a trên báo cáo ti ng Vi t ã
c th ng nh t, i tác th c hi n
án s d ch
các báo cáo ti ng Vi t sang ti ng Anh và g i cho CIHP. CIHP s yêu c u hi u ch nh l i
n ti ng Anh n u c n thi t.
c 3: Phiên b n cu i cùng c a báo cáo ti ng Anh (g m c báo cáo quý/n m và k
ho ch quý/n m ti p theo là m t n i dung trong báo cáo quý/n m này) c n ph i
c thông
qua/phê duy t tr c ngày cu i cùng c a quý tr c và tr c 01 ngày cu i cùng c a n m
tr c. Sau khi nh n
c email CIHP thông báo v vi c phê duy t báo cáoquý/n m, i
tác th c hi n
án s in 02 b báo cáo b ng ti ng Anh (và ti ng Vi t n u có), ký và óng
u c a c quan và g i cho CIHP ch m nh t trong vòng 10 ngày u tiên c a quý sau/n m

sau. CIHP có trách nhi m g i 01 b b n in và 1 b n
n t c a báo cáo này cho
is
quán Ph n Lan.

u ý:
Báo cáo nh k là báo cáo b t bu c v i t t c các d án. Báo cáo c thù ph
thu c vào tính ch t t ng d án. Tu theo d án c th , i tác s
c h ng d n
lo i báo cáo c n làm.
u d án có th i gian t 2 n m tr lên và
c l p k ho ch theo n m (có m c tiêu
cho t ng n m) thì có báo cáo t ng k t n m bi t
c m c tiêu n m ã t
c
hay ch a. Riêng n m cu i cùng c a d án thì không ph i làm báo cáo n m mà thay
vào ó là báo cáo k t thúc d án.

11


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

QUY TRÌNH BÁO CÁO

Yêu c u hi u ch nh ti ng Anh

(n u c n)

-G i1b
(b n in +
n
n
)
-L u1b

Ph n h i qua email

I TÁC

sung,
hoàn thi n

Xem xét

c 1: G i file qua email
c 2: G i b n ti ng Anh qua email

c 3:

i 2 b b n in có d u

2.2. Th i h n c a các báo cáo khác:
Báo cáo k t thúc d án: Trong vòng 1 tháng sau khi k t thúc d án,
n ph i n p báo cáo t ng k t d án.

i tác th c hi n d án

Báo cáo ki m toán và th qu n lý: báo cáo ki m toán ph i
c Công ty ki m toán n p cho
i s quán và i tác th c hi n d án trong vòng 15 ngày sau khi công tác ki m toán k t
thúc.
Báo cáo ho t ng c th ( u tra/kh o sát, h i th o/t p hu n, giám sát): khi các ho t ng
này k t thúc thì các báo cáo c n
c g i kèm theo báo cáo quý nh là ph l c c a báo cáo
quý.
Báo cáo ánh giá gi a k ho c/và ánh giá cu i k : s
miêu t công vi c dành cho t ng lo i ánh giá này.

c quy

nh c th trong

c

ng

12


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

Ghi chú:

Khuy n khích các i tác th c hi n d án s d ng ti ng Anh khi vi t báo cáo c ng
nh l p k ho ch cho ho t ng quý cho quý/n m ti p theo.V i nh ng i tác có
kh n ng vi t báo cáo tr c ti p b ng ti ng Anh thì: B c 1: g i báo cáo ti ng Anh;
Không c n th c hi n b c 2; B c 3: không c n g i báo cáo ti ng Vi t

13


Tài li

3.

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

t s k n ng vi t báo cáo
t c các khía c nh c a t ng m c tiêu ã
cáo.

ra

u ph i

c xem xét và

c p trong báo

Báo cáo c n tuân th úng m u ã quy nh, ng n g n nh ng ph i y , chú tr ng vào các
t qu

t
c trong m c tiêu, th hi n b ng các thông tin có th o l ng
c (có th s
ng các b ng bi u,
th … thông tin
c trình bày rõ h n).
Các k t lu n thích h p và t

ng x ng v i k t qu

t

c và v i m c tiêu

Ph n khuy n ngh /ý ki n óng góp ph i tuân theo logic ã
thách th c.

c p

ra.

n trong ph n khó kh n,

Báo cáo nên trình bày t t c các thay i, u ch nh trong quá trình qu n lý và tri n khai d
án, bài h c kinh nghi m, a ra h ng kh c ph c.

Ví d minh h a:
a. Ví d v s không t

ng thích gi a ph n Khó kh n,

n ch và Khuy n ngh

Khó kh n, h n ch :
Ch t l ng ho t ng c a tình nguy n viên ch a u, còn h n ch v ki n th c và k n ng
truy n thông, qu n lý i t ng có nguy c cao,
buôn bán, y ch ng n c ngoài b
ng c ãi tr v .
ng lúc, ng n i, Ban
ho t ng d án.

u hành d án c p huy n và xã thi u ch

Khuy n ngh :
ngh
i s quán Ph n Lan xem xét t o
c giai
n 2 trong th i gian t i.

ng và ph i h p trong

u ki n h tr cho d án

c ti p

b. Ví d v d n ch ng minh h a xác th c
"Vi c áp d ng ph ng pháp gi ng d y l y ng i h c làm trung tâm, k t h p v i s d ng các
thi t b h tr và dành ph n l n th i gian cho vi c th o lu n, làm bài t p tình hu ng ã th c
gây s thích thú và có tính hi u qu cao trong vi c nâng cao nh n th c c a h c viên.
u

này th hi n r t rõ qua phi u t ng k t tr c và sau khóa h c. Ví d : Tr c khóa h c ch có
79% h c viên nh n th c
c c p xã, ch t ch xã và tr ng công an có quy n x ph t vi
ph m hành chính nh ng sau khóa h c ã có 96% h c viên nh n th c
c u ó. (Ngu n:
Phi u ánh giá khóa t p hu n dành cho cán b c p xã)".

14


Tài li

CH

1.

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

NG 5: L P K HO CH

Các lo i k ho ch

(M u k ho ch – Xem ph l c s 3 và 4)

ng 2: Các lo i k ho ch
Lo i k
ho ch
1. K ho ch

ho t ng

Tên K ho ch

quan ch u
trách nhi m
i tác th c
1.1. K ho ch ho t ng n m
(áp d ng cho d án t 2 n m hi n d án
tr lên và tùy theo thi t k
a t ng d án)
1.2. K ho ch ho t

2. K ho ch
tài chính

Ghi chú
ho ch vi t b ng ti ng Anh.
u vi t b ng ti ng Vi t và
ch sang ti ng Anh thì g i c
n ti ng Vi t

ng quý

i tác th c
hi n d án

ho ch vi t b ng ti ng Anh.
u vi t b ng ti ng Vi t và
ch sang ti ng Anh thì g i c

n ti ng Vi t
ho ch vi t b ng ti ng Vi t,
u có ti ng Anh càng t t

1.3. K ho ch cho ho t ng
th , ví d :
u tra/ kh o
sát, t p hu n, giám sát, h i
th o, v.v.

i tác th c
hi n d án

2.1. K ho ch tài chính n m
(áp d ng cho d án t 2 n m
tr lên và tùy theo tùy theo
thi t k c a t ng d án)

i tác th c
hi n d án

ho ch vi t b ng ti ng Anh.
u vi t b ng ti ng Vi t và
ch sang ti ng Anh thì g i c
n ti ng Vi t

2.2. K ho ch tài chính quý

i tác th c
hi n d án

ho ch vi t b ng ti ng Anh.
u vi t b ng ti ng Vi t và
ch sang ti ng Anh thì g i c
n ti ng Vi t

2.3. K ho ch tài chính cho
ho t ng c th , ví d :
u
tra/ kh o sát, t p hu n, giám
sát, h i th o, v.v.

i tác th c
hi n d án

ho ch vi t b ng ti ng Vi t.
u có ti ng Anh càng t t

15


Tài li

2.

Quy trình l p k ho ch và phê duy t

2.1. Quy trình l p k ho ch ho t
a.

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

u ch nh k ho ch

ng và k ho ch tài chính

p k ho ch n m:

i v i d án có th i gian tri n khai t 2 n m tr lên, d a trên k
ho ch t ng th c a d án
i tác th c hi n d án ti n hành l p k ho ch ho t ng và
ho ch tài chính cho m i n m. Trong tr ng h p k ho ch n m ti p theo v n gi nguyên
không thay i theo v n ki n d án thì k ho ch n m
c a vào trong báo cáo n m và
tuân theo quy trình phê duy t áp d ng i v i báo cáo n m.
b.
p k ho ch quý: a trên k ho ch n m (bao g m c k ho ch ho t ng và k ho ch
tài chính) và ti n
tri n khai d án, cu i m i quý i tác c n l p k ho ch ho t ng và
ho ch tài chính cho quý t i. K ho ch quý ph i
c chi ti t h n so v i k ho ch n m
và k ho ch t ng th trong v n ki n d án. Trong tr ng h p k ho ch quý không thay i
so v i v n ki n d án ho c không thay i so v i k ho ch n m ã
c phê duy t (k
ho ch n m ã
c
u ch nh ho c không
u ch nh) thì k ho ch quý

c a vào
trong báo cáo quý và s tuân theo quy trình phê duy t áp d ng i v i báo cáo quý.
c.
p k ho ch ho t ng c th : i v i m t s ho t ng c thù nh
u tra, kh o
sát, t p hu n, h i th o, giám sát, i tác c ng c n có nh ng k ho ch chi ti t cho nh ng
ho t ng này.

Ghi chú:
ho ch ho t
cáo quý/n m tr

ng và tài chính quý/n m ti p theo c n
c ó (Xem s
Quy trình báo cáo)

2.2. Quy trình xin phê duy t

c g i kèm theo báo

u ch nh k ho ch

Trong tr ng h p c n ph i có các u ch nh cho phù h p v i th c t tri n khai d án nh
thay i v các dòng ngân sách, thay i th i gian ho c thay i ho t ng nh m t i a
hóa các k t qu
t
c, i tác có th
ngh
u ch nh k ho ch. M i thay i so v i
n ki n d án c a các d án do qu FLC tài tr c n ph i

c s phê duy t c a i s
quán Ph n Lan. Quy trình xin phê duy t u ch nh k ho ch nh sau:

c 1: Cu i m i quý/n m, khi i tác g i các báo cáo quý/n m (g m c báo cáo ho t
ng và báo cáo tài chính quý/n m), u có khó kh n, n t i c n ph i u ch nh các ho t
ng trong quý/n m sau thì các
u ch nh c n
c
xu t trong ph n khuy n ngh c a
báo cáo. K ho ch chi ti t c a quý/n m có
u ch nh này s c ng
c a vào báo cáo
quý/n m nh tr ng h p thông th ng (không có
u ch nh) nh ng ph i
c ghi rõ
ngay trên tiêu
c a k ho ch
phân bi t v i các tr ng h p không
u ch nh khác.
ng th i c ng c n nói rõ là vi c
u ch nh k ho ch ó s tuân th theo quy trình áp
ng cho vi c xin phê duy t
u ch nh k ho ch. Ngoài ra, i tác c n i k ho ch chi
ti t bao g m Công v n gi i trình thay i k ho ch và B n k ho ch u ch nh chi ti t có
16


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

th hi n rõ s thay i, qua email cho
i s quán và CIHP. Nh vây, nh ng tài li u c n
p cho xu t u ch nh k ho ch quý/n m g m: i) báo cáo quý/n m, ii) Công v n gi i
trình thay i k ho ch, iii) b n k ho ch u ch nh chi ti t. Toàn b tài li u ph c v vi c
ngh
u ch nh k ho ch quý/n m ph i g i qua email và b ng ti ng Anh cho
is
quán và CIHP ch m nh t tr c 10 ngày cu i cùng c a quý tr c i v i
ngh
u
ch nh k ho ch quý ti p theo và ch m nh t tr c 15 ngày cu i cùng c a n m i v i
ngh
u ch nh k ho ch n m.

c 2: CIHP s có trách nhi m ph n h i và trao i v i i tác d án v nh ng u c n
ph i làm rõ thêm trong xu t ó (n u có) và a ra các khuy n ngh liên quan cho i s
quán Ph n Lan trong vòng 5 ngày k t khi nh n
c
ngh
u ch nh k ho ch.
a
trên ý ki n ph n h i a CIHP, d án có trách nhi m ch nh s a, b sung và hoàn thi n
ho ch u ch nh chi ti t.
c 3:

án n p
xu t

u ch nh k ho ch (b n cu i cùng sau khi ã
c ch nh
a) cho i s quán Ph n Lan và CIHP qua email ch m nh t tr c 3 ngày cu i cùng c a
quý/n m.
i s quán Ph n Lan s là
quan a ra quy t nh cu i cùng cho
xu t
u ch nh k ho ch.
i s quán s tr c ti p g i ph n h i phê duy t/không phê duy t n
i tác. Tu theo m c
ngh thay i mà i s quán s g i ph n h i/phê duy t cho
i tác b ng công v n ( hình th c th có ký và óng d u c a
i s quán) ho c b ng
email. Phê duy t b ng hình th c công v n ho c hình th c email u là phê duy t c a i
quán. Các ph n h i/phê duy t này c n
c l u l i trong h s d án. Các hình th c
trao i khác không b ng v n b n (ví d :
n tho i, trao i tr c ti p, vv.) không
c
công nh n. Phê duy t cu i cùng cho k ho ch
u ch nh c a quý/n m ti p theo c n
c
hoàn t t ch m nh t tr c 01 ngày cu i cùng c a quý/n m tr c ó. Sau khi nh n
c
email ho c công v n t
i s quán thông báo v vi c phê duy t k ho ch u ch nh, i
tác s in 02 b b ng ti ng Anh, ký và óng d u c a c quan và g i cho CIHP ch m nh t
trong vòng 10 ngày u tiên c a quý/n m sau. CIHP có trách nhi m g i 01 b b n in và 1
n nt (
c scan t b n in ã

c ký và óng d u) c a k ho ch u ch nh này cho
i s quán Ph n Lan.
i ây là m t ví d minh h a v
u ch nh k ho ch, d i d ng thay i n i b trong
dòng ngân sách (thêm ngày, b t ngày, thay i m c chi). C th là t ng s ngày ào t o
gi ng viên huy n t 2 ngày lên 3 ngày.

17


Tài li

ng 3: Ví d v Thay
T/T

Ho t

ng

Mô t chi ti t

p hu n cho các
ban ngành huy n (6
p c a 3 huy n)
Gi ng viên

tr h c viên
Gi i khát gi i lao
Vé máy bay GV
Tài li u

ng 4: Thay

T/T

Ho t

nv

n giá
(000)

2.4.4

In tài li u phát
cho các xã khác

2.4.5

n xu t a CD
phim tình hu ng

c kinh
phí xu t
u ch nh
(000)
70.560

Kinh phí
c duy t

(000)

Gi i trình

50.890
2 c/g t v n x 2 ngày x
2 l p/ huy n x 3 huy n

30 x 2 ngày x 2
p/huy n x 3 huy n

Mô t chi ti t

1500

Ngày

Ng

32 x 2 ngày x 2
p/huy n x 3 huy n
2
30 x 2 l p x 3 huy n

i và b sung ho t

ng

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

i n i b trong dòng ngân sách
ng

2.4

h

i

Vé
cu n

24

1.000

24.000

360

50

18.000

384

10

3.840

5.760

10

3.220
1.800

3.220
1.800

2
180

ng m i (Thêm mã ho t

nv

S l

ng

36.000

ng th i gian
ào t o t 2 ngày
lên 3 ngày. S
ng thay i t
24 lên 36.
27.000
ng thay i

360 lên 540.
l ng thay i
384 lên 576.

ng)

n giá
(000)

Kinh phí
c
duy t
(000)

cu n

1.500

10

15.000

phim

03

4.500

0

c kinh
xu t
u ch nh
(000)

phí

0

Gi i trình

y ho t

ng

Thay ho t ng in tài
13.500 li u phù h p v i
th c t t i a ph ng.

18


Tài li

ng 5: Thay

i th i gian tri n khai c a các ho t
Th i gian tri n khai ã

T/T

Ho t

ng

Tháng 1

ng nh ng không thay
c

Tháng 2

u ch nh
Tháng 3

2.4.5

X

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

Ng

a
m

T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4
n xu t a
CD phim tình
hu ng

h

i ngân sách

Xã Phú
c

i ch u
trách
nhi m th c
hi n

Gi i trình (lý do
u
ch nh th i gian)

Chuy n t tháng 1/2013
u ph i
sang tri n khai tháng
viên d án
2/2013 vì lý do ....

19


Tài li

2.

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

t s l u ý trong l p k ho ch
i v i m i b n k ho ch c n tr l i
-

n ph i

t

c các câu h i sau:

c nh ng k t qu gì? (M c tiêu)

-

Nh ng công vi c gì c n

-

Nh ng công vi c ó c n
gian)

-

Ai ch u trách nhi m cho công vi c nào? (Nhân s )

-

n

u t nh ng gì? (Ph

c tri n khai
cb t

t

c nh ng k t qu

ó? (Ho t

ng)

u tri n khai khi nào và k t thúc khi nào? (Th i

ng ti n, tài l c, v t l c)

Làm th nào
bi t
c nh ng công vi c ó ã
ch t l ng? (Theo dõi, giám sát)

c hoàn thành úng ti n

và

t

ho ch ph i sát v i th c t
m b o tính kh thi cao và gi m thi u vi c ph i
u
ch nh k ho ch. Do v y k ho ch ph i d a trên th c t các y u t v tài l c, v t l c, nhân
c, th i gian và b i c nh a ph ng.

20


Tài li

CH

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

NG 6: QU N LÝ TÀI CHÍNH

PH N I. NGUYÊN T C CHUNG
1. M tài kho n
Khi i s quán thông báo quy t nh phê duy t
xu t d án c a
i tác, các i tác s m
t tài kho n Vi t Nam ng t i ngân hàng th ng m i. Tài kho n này
c ghi trong Hi p
nh tài tr gi a i s quán và
i tác và s
c dùng riêng cho d án

ti p nh n tài tr
a i s quán. Ngu n v n tài tr ph i
c gi trong tài kho n d án và ch
c s d ng
cho các ho t ng d án theo Hi p nh tài tr . B t k cá nhân nào c a i tác và c a d án
ng không
c phép
u chuy n v n tài tr
c gi trong tài kho n này sang b t c tài
kho n nào khác vì b t c lý do gì ngoài ho t ng c a d án. B t k thay i nào liên quan t i
tài kho n d án ph i
c thông báo và có phê duy t theo
ng công v n chính th c c a i
quán.

2. Ti p nh n tài tr t

i s quán

Sau khi Hi p nh tài tr gi a
i s quán và
i tác
c ký k t,
i tác s g i Yêu c u
chuy n ti n l n u cho d án theo giá tr ã
c xác nh rõ trong hi p nh tài tr (xem Ph
c 6, m u 6H- Gi y Yêu c u chuy n ti n (Payment Request)). Yêu c u t chuy n ti n ti p
theo s do i tác g i t i i s quán khi k ho ch tài chính quý ti p theo l n h n s ti n m t
và s ti n g i ngân hàng t i th i
m báo cáo. Gi y

ngh chuy n ti n này
c g i cùng
i báo cáo tài chính và báo cáo ho t ng c a quý ó. Trong vòng t i a 5 ngày làm vi c sau
khi nh n
c ti n do
i s quán chuy n, i tác c n g i thông báo xác nh n ã nh n
c
ti n và sao kê ngân hàng v s ti n này cho i s quán và Công ty t v n (CIHP) (Xem Ph
c 6, m u 6I- Gi y xác nh n nh n ti n (Confirmation of Receipt)).

u ý: Th i gian

i s quán hoàn t t th t c
B Ngo i giao Ph n Lan chuy n ti n cho
i tác th ng t 2-3 tu n. Do ó, yêu c u i tác
n thông tin chính xác và y
vào
Gi y Yêu c u chuy n ti n
tránh sai sót d n n kéo dài th i gian hoàn t t các th t c
chuy n ti n.

3. Ch
-

k toán

p ch ng t k toán: T t c nghi p v kinh t , tài chính phát sinh u ph i l p ch ng t k
toán. Ch ng t k toán ch
c l p m t l n cho m i nghi p v kinh t phát sinh. T t c
ch ng t g c

c thanh toán t qu FLC u ph i óng d u “PAID BY FLC – EMBASSY
OF FINLAND”
tránh thanh toán trùng l p. M i kho n chi ph i
c th tr ng n v
ho c ng i
c u quy n phê duy t.
th ng l u tr ch ng t k toán: Tùy cách qu n lý c a t ng i tác, d án c n m b o
vi c qu n lý và l u tr ch ng t thu n ti n cho vi c tìm ki m và ki m tra ch ng t . Ví d , d
án nên ánh s tham chi u t s chi ti t chi phí t i các ch ng t g c
c l u tr .

21


Tài li

-

-

-

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

p s k toán: T t c các i tác nh n tài tr
u ph i m s k toán theo quy nh c a B
Tài chính
theo dõi toàn b các phát sinh c a d án nh i) s theo dõi ti n m t, ii) s theo

dõi ti n g i ngân hàng, iii) s chi ti t qu n lý các kho n t m ng và hoàn ng, iv) s theo dõi
qu n lý các kho n vay ng n h n, v) s theo dõi chi phí d án.....
i v i ti n trong tài kho n t i ngân hàng, d án c n thu th p s ph ngân hàng hàng tháng
và l p b ng i chi u s d ngân hàng hàng tháng.
i chi u ngân hàng c n
c th c hi n
nh k hàng tháng. M i b n i chi u nên
c m t thành viên khác c a d án xem xét, c
p v i vi c ti n hành i chi u. B t k chênh l ch quan tr ng ho c b t th ng nào c ng nên
c ki m tra và theo dõi k p th i. Biên b n i chi u s d ngân hàng nên
cl ud i
ng v n b n. T t c nh ng sai l ch l n/b t th ng c n
c tìm hi u nguyên nhân
có
bi n pháp gi i quy t k p th i. (Xem m u minh h a 6G)
i ch ng t , s sách k toán
ki m tra, ki m toán nh k và
hay c a i s quán.

u luôn ph i
c c p nh t và luôn s n sàng cho b t c
t
t xu t nào c a Công ty ki m toán, Công ty t v n (CIHP)

4. Qu n lý trang thi t b , tài s n
-

n v nh n tài tr có trách nhi m m b o các thi t b , tài s n mua s m b ng ti n c a d án
c s d ng úng m c ích. Toàn b tài s n, trang thi t b ph i
c b o qu n t t,

c ghi
vào s theo dõi tài s n, ánh s t nh
n l n và
c ki m kê nh k .

-

t c các tài s n
nhãn c a d án.

c mua t ngân sách do qu FLC tài tr

u ph i

c ghi mã s và dán

Ví d cách ánh mã s : FLC 09-001 t c là tài s n c a d án FLC, mua n m 2009 và có s
th t là 001. Sau ó c mua thêm tài s n nào thì ti p t c các con s 002, 003 v.v.
-

Khi bàn giao tài s n cho các n v qu n lý s d ng cho m c tiêu c a d án ph i l p biên b n
bàn giao. Biên b n bàn giao tài s n ph i
c l u gi cùng s theo dõi tài s n.

-

theo dõi tài s n và các gi y t liên quan (các biên b n bàn giao tài s n n u có) u luôn
ph i
c c p nh t th ng xuyên và luôn s n sàng cho b t c
t ki m tra, ki m toán nh k

và t xu t nào c a Công ty ki m toán, Công ty t v n (CIHP) hay c a i s quán.

5. Thanh toán chi phí d án
-

n v nh n tài tr c n tuân th tuy t i các nh m c chi ã
c phê duy t t
i s quán
nh ng c ng ph i có trách nhi m m b o các chi phí h p lý và theo tinh th n ti t ki m.

-

Ti n m t nên ch s d ng cho các giao d ch nh , các kho n thanh toán l n c n
c thanh
toán qua chuy n kho n ngân hàng. Tuy nhiên, khuy n khích d án ti n hành thanh toán t t
các giao d ch l n và nh thông qua ngân hàng (chuy n kho n, séc).

-

i kho n thanh toán chi phí d án, ví d : mua thi t b , v t t , thanh toán chi phí t v n, chi
phí i l i, d ch v thuê ngoài... t 10.000.000 VN (m i tri u ng) tr lên b t bu c ph i
th c hi n qua ngân hàng. Trong m t s tr ng h p c bi t, m t s kho n thanh toán có chi
phí t 10.000.000 VN tr lên có th th c hi n b ng ti n m t nh ng ph i có phê duy t tr c
a i s quán. Nh ng kho n thanh toán cho nh ng h ng m c: l ng tháng c a nhân viên

22


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

án, chi phí t v n, chi phí thuê v n phòng b t bu c ph i th c hi n qua ngân hàng cho dù
c thanh toán n m d i 10.000.000 VN .
( u ý: Vi c chia nh các kho n thanh toán thành nhi u t thanh toán có m c d
tri u ng là hình th c c tình vi ph m quy nh qu n lý tài chính c a i s quán).
-

i v i cán b d án: d án c n ký h p
trách nhi m c a t ng cán b .

6. Các v n

ng lao

i 10

ng, trong ó ghi rõ mô t công vi c và

v thu d án

n v nh n tài tr có trách nhi m th c hi n y , nghiêm ch nh các ngh a v thu trong
quá trình th c hi n d án theo quy nh c a Chính ph Vi t Nam.
-

i v i thu thu nh p cá nhân (TNCN): Áp d ng Lu t Thu thu nh p cá nhân i v i ng i
Vi t Nam và ng i n c ngoài làm vi c cho các d án và các ho t ng
c tài tr t

i
quán.
n v nh n tài tr ph i có trách nhi m kh u tr t i ngu n, th c hi n ng ký, làm
các th t c kê khai và n p thu thu nh p cá nhân theo quy nh c a Lu t thu thu nh p cá
nhân và các v n b n h ng d n th c hi n (xem Ph l c 7 H ng d n kh u tr và n p thu
TNCN).

-

i v i thu giá tr gia t ng (GTGT): Ti n tài tr c a i s quán Ph n Lan là kho n vi n tr
không hoàn l i. Do ó, d án
c i s quán tài tr
c hoàn l i s thu GTGT ã tr khi
tr c ti p mua hàng hoá, d ch v ch u thu GTGT t i Vi t Nam th c hi n d án. Do ó, d
án c n thi t l p s ghi chép t t c các kho n thu GTGT phát sinh trong d án và làm th t c
hoàn thu GTGT v i c quan thu
a ph ng trong th i gian ti n hành d án theo qui nh
a Vi t Nam. Vi c s d ng s ti n hoàn thu GTGT thu l i
c ph i
c s phê duy t
chính th c b ng công v n c a i s quán. S ti n hoàn thu GTGT nên
xu t chi cho các
ho t ng d án nh m c ng c và m b o t
c m c tiêu c a d án c ng nh
mb o
tính b n v ng c a d án.

7. Phê duy t d án c a c quan ch qu n Vi t Nam và Xác nh n
vi n tr
i tác có trách nhi m t làm th t c phê duy t d án v i c quan ch qu n c a Vi t Nam.

Vi c phê duy t d án hi n
c th c hi n theo qui nh c a Ngh nh 93/2009/N -CP c a
Chính ph Vi t Nam ( i tác c n t c p nh t qui nh m i thay th Ngh nh này, n u có).
Vi c xin phê duy t d án nên
c ti n hành song song ho c nên ti n hành tr c khi ký k t
Hi p nh tài tr v i i s quán nh m ti t ki m th i gian. Tuy nhiên, vi c phê duy t d án
này ch có th th c hi n sau khi v n ki n d án ã
c i s quán phê duy t.
i tác có trách nhi m t làm th t c xác nh n kinh phí vi n tr v i B Tài chính khi nh n
c vi n tr t
i s quán. Do ó sau khi nh n
c vi n tr t
i s quán, i tác c n
làm th t c xác nh n vi n tr sau m i l n nh n
c ngân sách tài tr t
i s quán ho c có
th làm m t l n vào giai
n u c a d án tùy theo h ng d n hi n hành có quy nh c th .
Vi c xác nh n vi n tr
c th c hi n theo Thông t s 225/2010/TT-BTC c a B tài chính
ngày 31 tháng 12 n m 2010 (ho c Thông t m i thay th n u có) h ng d n v Quy nh ch
qu n lý tài chính nhà n c i v i vi n tr không hoàn l i c a n c ngoài thu c ngu n thu

23


Tài li

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

ngân sách nhà n c. Thông th ng, các i tác mi n B c, mi n Trung, mi n Nam s làm
th t c xác nh n vi n tr v i tr s c a B tài chính Hà N i, à N ng và thành ph H Chí
Minh t ng ng.

8. Qu n lý ti n m t c a d án
-

Qu ti n m t t i a không
c v t quá 10.000.000 VN (m i tri u ng) t i m i th i
m (tr th i
m 03 ngày tr c các ho t ng ào t o và th c a l n c a d án c n ph i
d ng nhi u ti n m t. Tuy nhiên t ng s ti n m t t i qu không v t quá 10 tri u ng so
i t ng d toán c a ho t ng ó).

-

i tác c n ti n hành ki m kê ti n m t t i qu hàng tháng và có s qu riêng cho d án.V i
các i tác qu n lý ph n kinh phí t
i s quán Ph n Lan chung két và qu n lý b i cùng m t
th qu cùng v i ti n m t nh n t các nhà tài tr khác, ti n m t t các ngu n tài tr khác
nhau c n ph i gi riêng vào các ng n khác nhau trong t két theo t ng gói riêng r . H n n a,
Ban qu n lý D án c n ph i th ng xuyên th c hi n ki m kê t xu t qu ti n m t và i
chi u v i s qu ti n m t và ngân hàng phát hi n và x lý k p th i các khác bi t (n u có).

9.

u ch nh dòng ngân sách d án
i tác c n tuân th tuy t i nh m c chi trong xu t d án ã

c phê duy t, các kho n
chi khi làm d trù th y v t nh m c chi quy nh t 5% tr lên so v i t ng ngân sách c a
ng ho t ng ph i thông báo và xin phê duy t c a nhà tài tr tr c khi ti n hành chi tiêu.
Riêng m c chi cho các chi phí hành chính qu n lý d án bao g m: l ng cán b d án, thuê
n phòng, mua s m trang thi t b c a v n phòng ph i tuy t i tuân th
nh m c ã
c
phê duy t; b t k m t s thay i nh nào v
nh m c chi cho các chi phí này u c n bàn
c, th ng nh t và có phê duy t chính th c t
i s quán tr c khi áp d ng.

10.

i s quán khuy n cáo

Các i tác s d ng ti n chênh l ch t giá, phí d phòng, lãi ngân hàng và ngân sách t vi c hoàn
thu GTGT vào n m cu i c a d án. Trong tr ng h p c n thi t, n u i tác mu n s d ng s
ti n này thì ph i
cs
ng ý b ng v n b n c a i s quán.

PH N II. GHI CHÉP VÀ QU N LÝ CH NG T
1. Ch ng t t m ng
(Xem M u minh h a 6A- Ph l c 6)
t m ng ti n cho các ho t

ng, c n có các th t c sau:

p b ng d trù kinh phí cho ho t

ph trách d án.

ng ó, b ng d trù c n có ch ký phê duy t c a cán

24


Tài li

Gi y
ngh t m ng: (theo quy
ph n.
i v i ho t
-

h

ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

nh c a B tài chính), có

ng d trù mua tài s n c

y

ch ký c a tr

nh c n b sung thêm m t s ch ng t sau:

Yêu c u có gi y yêu c u mua tài s n, 3 báo giá, có xác nh n c a Tr

ng ý mua tài s n c a n v cung c p.

-

p

ng các

ng b ph n

ng mua tài s n.

i v i ho t ng thuê khách s n ho c thuê phòng h p h i th o, ào t o c n có thêm h p
ng thuê phòng cho các ho t ng trên.

2. Ch ng t thanh toán
2.1. Hoá

n tài chính:

(Xem m u minh h a 6B, 6C, 6D, 6E- Ph l c s 6)

Các thông tin c n thi t trên hoá

n:

Hoá n tài chính ph i có y
các thông tin c a ng i bán, ng i mua nh : tên ng i
mua, tên d án, a ch , mã s thu , ch ký, d u c a ng i bán. Trong tr ng h p không
có ch ký c a giám c bên bán, b t bu c ph i có óng d u treo t i góc bên trái c a hoá

n. (Ví d : M u 6B)

u ý: Tên ng i mua ghi: "Mã d án - ” "Tên t ch c............"
(Ví d : D án FLC 07-01 - S N i v t nh Thái Bình)
i các hoá n mua c a cùng m t n v mà không
dòng
vi t chi ti t, có th vi t
ng h p nh ng b t bu c ph i có b ng kê kèm theo. Trong b ng kê c n có ch ký và d u
a n v bán hàng, hoá n lúc ó yêu c u c ng y
thông tin theo chi ti t ph n trên
(Ví d : mua v n phòng ph m).

Các lo i hoá

n tài chính

c coi là h p l :

Hoá

n tài chính

t in có thu giá tr gia t ng c a t ng doanh nghi p cung c p d ch v

Hoá

n tài chính

t in tr c ti p (không có thu GTGT)

Hoá

n tài chính b ch nh s a:

i nh ng hoá n vi t sai: mã s thu , a ch , tên…Có th g ch i sau ó vi t è lên
phía trên, ph i có óng d u c a n v bán thì v n
c coi là hoá n h p l .
u vi t sai s ti n: Yêu c u

nv

ó hu và vi t hoá

n khác.

2.2. Các ch ng t khác:
Gi y biên nh n, phi u thu: Xem chi ti t m c 3.4

25