Phân tích thực trạng về hoạt động tuyển dụng tại công ty cổ phần bền – ben computer

Đề bài:
Phân tích thực trạng về hoạt động tuyển dụng tại công ty Cổ phần Bền – Ben
Computer
Trên cơ sở đó hãy nên những hạn chế và đề xuất một số giải pháp khắc phục

Bài làm:
A. Cơ sở lý thuyết
I. Khái niệm :
Tuyển dụng nhân sự bao gồm 03 phần chính:
+ Hoạch định tài nguyên nhân sự:
Hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và
các chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan (đơn vị, tổ chức) sẽ có đúng số lượng,
đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ
Hoặc nói một cách khác:
Hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống
những yêu cầuvề tài nguyên nhân sự để đảm bảo rằng cơ quan (đơn vị, tổ chức) sẽ có
đúng số người có đầy đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu
+ Tuyển mộ nhân viên
Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn
khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm
+ Tuyển chọn nhân viên


Tuyển chọn là tiến trình chọn lựa các ứng viên phù hợp nhất với một vị trí nào
đó.
II. Đánh giá Hiệu quả trong quá trình Tuyển dụng:
+ Chi phí tuyển dụng : Chi phí trên một người được tuyển dụng có thể được xác
định bằng cách lấy tổng chi phí tuyển dụng chia cho số người đã được tuyển
+ Tỷ lệ chọn: Số ứng viên được tuyển dụng từ một nhóm ứng viên được tính bằng
tỷ lệ phần trăm.
+ Tỷ lệ chấp nhận: Là tỷ lệ phần trăm của những người được chấp nhận làm việc

trên tổng số người được mời làm việc.
+ Tỷ lệ đạt: Là tỷ lệ phần trăm các ứng viên từ một nguồn hoặc một phương
pháp nào đó mà được vào giai đoạn tiếp theo trong qui trình tuyển chọn
+ Chi phí/Lợi ích của Nguồn và Phương pháp Tuyển dụng : Đối với mỗi phương
pháp đều có một khoản chi phí. Vậy với mỗi phương pháp cần có một lợi ích
+ Thời gian cần đề tuyển dụng: Thời gian cần để tuyển người cho một vị trí còn
trống là rất quan trọng
B. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ Phần Bền
I. Giới thiệu chung
Về công ty :
Tên công ty : Công ty Cổ phần BỀN
Trụ sở chính : 74 Nguyễn Khánh Toàn; phường Quan Hoa; Cầu Giấy HN
GPĐKKD : 0101760800 .Vốn điều lệ : 9.900.000.000 VND
Số lao động : 200


Công ty Cổ Phần Bền ( Ben Computer ) được thành lập năm 2001 với sở hữu thương
hiệu BEN được Bộ khoa học công nghệ cấp giấy chứng nhận số 42378 ngày 25 tháng
07 năm 2002; Ben Computer là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh
Notebook, máy tính nguyên chiếc, lắp ráp máy tính thương hiệu Ben và phân phối các
sản phẩm CNTT.
Loai hình Kinh doanh : Bán lẻ; Bán hàng trực tuyến; Bán hàng phân phối
+ Bán lẻ : Công ty hiện có 5 cửa hàng bán lẻ trên khu vực Hà nội với diện tích sử dụng
bán hàng mỗi cửa hàng từ 200 m đến 1000 m. Đặc biệt mô hình bán hàng mới tại các
BENSTORE được đưa vào hoạt động đầu năm 2010 đã nhận được rất nhiều sự ủng hộ
của các khách hàng tại Hà Nội. Bên cạnh đó công ty cũng phối hợp với hai hãng máy
tính hàng đầu trên thế giới là Dell và Lenovo xây dựng hai cửa hàng chuyên sâu về
sản phẩm công nghệ là Dell Store và Lenovo Store đã bước đầu khẳng định được giá
trị và dịch vụ của sản phẩm được chuyển giao đến tận tay khách hàng cuối cùng.
+ Bán phân phối : Xây dựng hệ thống đại lý bán phân phối sản phẩm notebook; LCD;

PC ; HDD… gồm 500 công ty máy tính vừa và nhỏ trải dài trên khu vực phía Bắc tính
từ Huế trở ra.
+ Bán hàng qua mạng : Hệ thống callcentrel với 30 nhân viên bán hàng và chăm sóc
khách hàng hoạt động liên tuc 7 ngày trong tuần ; hàng ngày nghe và trả lời điên thoại
từ 500 – 1000 giao dịch. Trang Web cuả công ty trở thành
một trong những trang Web được quan tâm nhiều nhất trong lĩnh vực công nghệ thông
tin với lượt truy cập lên đến hàng nghìn người hàng ngày
+ Các bộ phận khác : Hành chính nhân sự; Kế toán; Marketing; Kỹ Thuật Bảo hành;
Logistic… với tổng số nhân sự chiếm 2/3 tổng số nhân viên trong công ty ứng dụng
các công nghệ phần mềm tiến tiến (phần mềm quản lý khách hàng; ERP…) luôn sẵn
sàng hoạt động hỗ trợ các bộ phận kinh doanh
Sau gần 9 năm nỗ lực xây dựng và phát triển, công ty Cổ phần BỀN – BEN
COMPUTER trở thành một trong 3 công ty bán lẻ lớn nhất tại Hà Nội và trở thành
một trong những đối tác phân phối chiến lược của các hãng máy tính nổi tiếng như:
Hp; Lenovo; IBM; Acer; Dell; Sam sung... tại Việt Nam.


Về bản thân:
Tôi tên là Phùng Thị Thu Hà; sinh năm 1977 hiện là Phó Giám đốc Công ty Cổ phần
Bền kiêm Trưởng phòng Hành chính nhân sự.
Trong sự phát triển tăng trưởng của ngành; trong 01 năm qua; công ty mở 03 cửa hàng
lẻ - BENSTORE khiến sự tăng trưởng về nhân sự cũng tăng trưởng lên 200%. Bên
cạnh đó là hàng loạt các qui định; qui trình …mới đi kèm với mô hình họat động mới
được xây dựng và hình thành. Đây là một áp lực rất lớn đối với phòng HCNS nói riêng
và toàn bộ các bộ phận khác trong công ty nói chung
Với khuôn khổ của bái tập cá nhân này; tôi xin đề cập sâu đến công tác tuyển dụng của
công ty trong năm vừa qua. Nhân sự của công ty từ 100 người tăng lên 200 người; chủ
yếu là nhân viên Kinh doanh lẻ và nhân viên các bộ phận phục vụ kinh doanh cũng
tăng theo (kho; giao hàng; kế toán; chăm sóc khách hàng; kỹ thuật bảo hành…) và gây
lên áp lực quản lý rất lớn cho các cán bộ quản lý trung gian (tổ trưởng; trưởng bộ

phận…). Quan trọng hơn nữa là chi phí chung của công ty cũng tăng trưởng gấp đôi;
gấp ba bao gồm chi phí đầu tư ban đầu ; chi phí hoạt động và đặc biệt là chi phí trả
lương…
Dưới đây tôi xin giới thiệu qui trình tuyển dụng của công ty
II. Qui trình tuyển dụng tại công ty
Tôi xin tóm tắt sơ bộ qui trình tuyển dụng của công ty gồm 10 bước ; đi kèm với
10 biễu mẫu và trung bình thực hiện cả qui trình này , thời gian tối thiểu là 3
tháng
Trong điều kiện bài viết này tôi chỉ đưa ra sơ đồ chính và mô tả sơ bộ các bước
(theo hình mình họa dưới)
Thực tế trong quá trình tuyển dụng thì có các bước sau thường được rút ngắn:
Bước 1;2;3 (dự báo nhu cầu và lâp kế hoạch tuyển dụng) : thường rút gọn trong
vòng 02 tuần


Bước 4; 5 (phỏng vấn) thường được rút gọn đi ít nhất là 1 bước (một vòng)

II.1. Sơ đồ về quá trình tuyển dụng nhân sự
Bước 1

BMBEN-QTTD.01, 02

Nhu cầu tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng

Bước 2

Thông báo tuyển dụng

BMBEN-QTTD.03

Tiếp nhận hồ sơ

Thi tuyển vòng 1

Phỏng vấn vòng 2

Phỏng vấn vòng 3
Bước 4

Không đạt (BMVH – QTTD.11)

Bước 3

BMBEN-QTTD.04

BMBEN-QTTD.05

Tiếp nhận thử việc

Đánh giá thử việc

Tiếp nhận chính thức
Bước 5

BMBEN-QTTD.05,06


Bước 6

BMBEN-QTTD.05,07

Bước 7
BMBEN-QTTD.05,07

Bước 8

Bước 9

BMBEN-QTTD.08

Bước
10

BMBEN-QTTD.09

BMBEN-QTTD.10

II.2.Nội dung diễn giải


Bước 1:

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Các Trưởng phòng ban/Đơn vị có trách nhiệm xác định nhu cầu nhân sự cần tuyển
dụng mới hoặc nhu cầu nhân sự thay thế cho bộ phận mình, trao đổi với phòng Nhân
sự trên cơ sở kế hoạch nhân sự tổng thể.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có những nhu cầu trên, Trưởng phòng ban/đơn vị

có nhu cầu tuyển dụng nhân sự xem xét và gửi Phòng nhân sự Phiếu đề xuất tuyển
dụng nhân sự (BMBEN – QTTD.01).
Để đảm bảo người được tuyển vào Công ty hiểu rõ chức năng và nhiệm vụ của vị trí
cần tuyển,Trưởng phòng ban/đơn vị có nhu cầu tuyển dụng cần tiến hành phân tích
công việc đối với các vị trí công việc mới. Những phân tích này được ghi lại trong
Mẫu phân tích công việc (BMBEN – QTTD.02) và gửi kèm tới Phòng nhân sự cùng
Phiếu đề xuất tuyển dụng.
Bước 2:

Lập kế hoạch tuyển dụng

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đề xuất tuyển dụng của các bộ phận
khác gửi về, Phòng nhân sự phải nhanh chóng tập hợp và xem xét đề xuất của các
phòng ban. Lập kế hoạch tuyển dụng trình GĐ phê duyệt theo biểu mẫu Kế hoạch
tuyển dụng (BMBEN – QTTD.03).
Nếu được phê duyệt : chuyển sang bước 3
Nếu không được phê duỵệt : phải tìm các phương án khác để thay thế như điều động,
thuyển chuyển, kiêm nhiệm …
Bước 3:

Thông báo tuyển dụng

Căn cứ vào nội dung của kế hoạc tuyển dụng đã được phê duyệt, Trước thời gian
cần tuyển 30 ngày, Phòng nhân sự phải ra Thông báo tuyển dụng (BMBEN –
QTTD.04) một cách công khai về các vị trí tuyển dụng trong toàn công ty và các
phương tiện truyền thông (trừ trường hợp đặc biệt theo quyết định của Ban Giám
đốc).
Bước 4:

Tiếp nhận hồ sơ và sát hạch sơ tuyển

Hồ sơ ứng viên có thể được tiếp nhận bằng bản cứng hoặc bản mềm. Phòng Nhân
sự có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra các hồ sơ do ứng viên gửi đến. Khi tiếp


nhận hồ sơ, có thể có những phỏng vấn sơ bộ nếu thấy cần thiết. Hồ sơ ứng tuyển
(theo mẫu công ty ban hành)

Trong khi phỏng vấn sơ bộ : nhân viên nhân sự nhất thiết phải nêu rõ 03 yêu cầu cơ
bản của công ty :
+ Nhân viên ứng tuyển phải nộp bằng gốc cao nhất sau khi trúng tuyển
+ Nhân viên ứng tuyển phải ký cam kết đào tạo sau khi trúng tuyển
+ Nhân viên trúng tuyển (trừ nhân viên bảo vệ; vận tải; thiết kế Web hoặc nhân
viên cũ của công ty) phải tham gia lớp học bắt buộc về qui trình nội bộ trong
vòng 15 ngày và chỉ được hưởng phụ cấp ăn trưa trong thời gian đào tạo đó.
+ Điền vào form đơn xin tuyển dụng của công ty -Job Application (BMBEN –
QTTD.05) và đính kèm vào Hồ sơ ứng viên
Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ ứng tuyển. Nhân viên phụ trách
tuyển dụng phòng nhân sự phải thực hiện sát hạch/sàng lọc hồ sơ để tuyển chọn những
hồ sơ phù hợp với yêu cầu đặt ra, ghi chép lại những hồ sơ đạt yêu cầu vào Danh sách
ứng viên (BMBEN – QTTD.04); sắp xếp và báo cáo với Trưởng/phó phòng nhân sự.
Danh sách ứng viên này phải thỏa mãn 4 điều kiện nêu trên.
Bước 5: Tổ chức thi tuyển vòng 1
Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được Danh sách ứng viên, Trưởng/phó
phòng nhân sự phải quyết định tổ chức thi tuyển vòng 1,
Tùy vào từng trường hợp cụ thể đối với các vị trí công việc, Giám đốc sẽ quyết định áp
dụng hình thức tuyển chọn vòng 1 là thi viết hay phỏng vấn.
• Báo cáo tuyển dụng
Trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày có kết quả chấm thi, Trưởng phòng nhân sự phải
viết báo cáo tuyển dụng (BMBEN – QTTD.06) trình Giám đốc ,

Báo cáo tuyển dụng được gửi cùng những hồ sơ ứng viên được đề xuất vượt qua vòng
1.
Bước 6:

Phỏng vấn vòng 2

• Tổ chức phỏng vấn


Sau khi nghiên cứu Báo cáo tuyển dụng và Hồ sơ ứng viên, trong thời hạn 05 ngày,
Giám đốc phải quyết định tổ chức phỏng vấn vòng 2 đối với ứng viên. Hội đồng phỏng
vấn vòng 2 ít nhất gồm 2 người bao gồm: Nhân viên nhân sự, Trưởng bộ phận có nhu
cầu tuyển dụng/người quản lý trực tiếp đối với vị trí cần tuyển dụng, và có thể có
những người khác tham gia tùy vào quyết định của Trưởng phòng nhân sự.
Nội dung cuộc phỏng vấn : Hội đồng phỏng vấn tùy theo vị trí chức năng của từng
người phải truyền đạt được cho nhân sự phỏng vấn nắm rõ thu nhập của vị trí đó;
quyền lợi của vị trí đó; sự thăng tiến ; phát triển của vị trí đó, công việc cụ thể (quyền
hạn; chức năng; trách nhiệm…) và giải đáp mọi thắc mắc trong phạm vị cho phép đối
với ứng viên tuyển dụng
Sau khi kết thúc phỏng vấn, Hội đồng tuyển chọn phân tích các ưu nhược điểm của các
ứng viên và thống nhất lựa chọn ứng viên phù hợp nhất đối với vị trí công việc.
Những ứng viên được chọn này sẽ được phòng nhân sự xác minh và kiểm tra lại Hồ sơ
bằng cách tìm hiểu thông qua công ty cũ họ đã làm việc, gọi điện cho những người họ
tham chiếu… để khẳng định tính chính xác của Hồ sơ ứng viên được chọn
Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày có kết quả phỏng vấn vòng 2, Cán bộ nhân sự phải
gửi Báo cáo tuyển dụng (BMBEN – QTTD.06) trình GĐ xem xét, phê duyệt.
Bước 7: Phỏng vấn vòng 3
Vòng phỏng vấn thứ 3 chỉ xảy ra trong các trường hợp sau:
-

Vị trí cần tuyển dụng là vị trí quản lý (từ cấp phó phòng trở lên)

-

Không có sự thống nhất ý kiến lựa chọn ứng viên trong Hội đồng tuyển chọn
phỏng vấn vòng 2

-

Khi GĐ thấy cần thiết phải phỏng vấn thêm để hiểu rõ về ứng viên

-

Đề xuất thu nhập của nhân sự vượt khung quyết định của qui chế tiền
lương và thu nhập của công ty

Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được Báo cáo tuyển dụng do phòng nhân sự
trình, Giám đốc quyết định tổ chức hay không cần tổ chức phỏng vấn vòng 3.
Hội đồng phỏng vấn vòng 3 theo sự chỉ định của Giám đốc


Bước 8: Tiếp nhận thử việc
Căn cứ vào phê duyệt/quyết định của GĐ,phòng nhân sự gửi Thư mời thử việc
(BMBEN – QTTD.07) tới ứng viên được tuyển chọn.
Bước 9: Đánh giá thử việc
Trước 07 ngày khi thời hạn thử việc kết thúc, CBNV thử việc phải viết Báo cáo thử
việc (BMBEN – QTTD.08) gửi P.NS có nhận xét của Người quản lý trực tiếp.
Trưởng phòng ban/đơn vị chuyên môn viết nhận xét kết quả thử việc, đánh giá và đề
xuất ý kiến về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận vào Báo cáo thử việc của CBNV
(BMBEN – QTTD.09)

P.NS tiếp nhận Báo cáo thử việc của CBNV, xem xét và đề xuất trình Giám đốc phê
duyệt.
Bước 10: Tiếp nhận chính thức
Căn cứ vào kết quả thử việc của người thử việc cùng nhận xét của Cán bộ nhân sự và
Trưởng phòng ban/đơn vị liên quan, Giám đốc quyết định chọn người đạt yêu cầu hoặc
loại bỏ, hoặc kéo dài thêm thời gian thử việc đối với ứng viên. Trong trường hợp chấp
nhận, Giám đốc ra quyết định tiếp nhận chính thức CBNV.
Căn cứ vào quyết định của Giám đốc, chậm nhất trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có
quyết định tiếp nhận chính thức phòng nhân sự phải tổ chức ký Hợp đồng lao động
giữa công ty và người lao động.
III. Một số hạn chế và các biện pháp khắc phục
+ Bước 1 và bước 2 : Xác định nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng:
Vì đặc thù ngành là bán hàng chậm vào mua hè (đặc biệt trong 02 tháng 6 và 7)
và giai đoạn sau khi chi trả 02 khoản phúc lợi trong năm là tiền nghỉ mát và tiền
thưởng tết nên lượng nhân sự giai đoạn này thường biến động từ 15- 20%
Cách khắc phục : Sử dụng biện pháp luân chuyển công tác tạm thời trong thời
gian thấp điểm đồng thời tăng cường việc xây dưng hệ thống (viết qui định; qui
trình ; học tập đào tạo…) để nhân viên có công việc tránh nhàm chán vì các giai
đoạn thấp điểm không có doanh thu nên thu nhập thấp.


+ Bước 4 : Phỏng vấn sơ bộ
Vì đặc thù ngành công nghệ thông tin là doanh số lớn nhưng lợi nhuận thấp nên
nhân viên ở các bộ phận được giao dịch tiếp cận với khoản tài chính và tài sản
công cụ dụng cụ lớn gấp hàng chục lân thu nhập nên cần một sự bảo đảm rằng
buộc (nộp bằng gốc).Việc này dẫn đến sự thiếu tin tưởng giứa ứng viên và công ty
nên thường là tỷ lệ người nộp hồ sơ và không đồng ý nộp bằng chiếm đến 50% và
chủ yếu là ứng viên sợ mất bằng; bị giữ bằng… Điều này dẫn đến khó khăn cho
bước 5 khi lên danh sách ứng tuyển bị sai lệch nhiều.
Cách khắc phục : Giải thích cặn kẽ qui định này của công ty một cách khách

quan; công bằng cho cả hai phía (người lao động và người sử dụng lao động) và
đề nghị ứng viên tự tìm hiểu thông tin của các nhân viên đang làm tại công ty và
các nhân viên đã nghỉ việc tại công ty đển xóa tan nghi ngờ về việc mất bằng; giứ
bằng gây khó khăn.
* Khó khăn chung:
+ Đặc thù công ty là công ty tư nhân nên nhân sự có tâm lý tìm việc tạm thời;
không ổn định mong muốn làm nhà nước nên tỷ lệ nghỉ việc trung bình hàng
tháng khá cao; trung bình 5%
+ Do sự cạnh tranh nên các công ty đối thủ có thể lấy người để làm suy giảm sức
mạnh của công ty đồng thời thu thập và sở hữu những thông tin; giá trị cốt lõi
của công việc khi công ty đầu tư chia sẻ cho những cán bộ quản lý cấp trung nên
dẫn đến việc Công ty cũng không sẵn sàng đầu tư chi phí đào tạo và tăng thu
nhập quá cao cho một số nhân sự mà chia nhỏ công việc ra dẫn đến việc không
phát huy được khả năng sáng tạo và cống hiến hết của người lao động
+ Do các qui định trong Bộ Luât Lao động của Xã hội chưa đầy đủ và việc phối
hợp thực hiện các chức năng ; qui định trong Bộ luật Lao động chưa nghiêm;
tính vô tổ chức kỷ luật; thói quen tùy tiện của người Việt Nam nên các doanh
nghiệp tư nhân phải đưa ra thêm quá nhiều các qui định; qui chế rằng buộc
người lao động dẫn đến việc không thể xây dựng được môi trường tự do công
bằng; khuyến khích người lao động.


* Cách khắc phục :
+ Đào tạo người thân ruột thịt có năng lực thực sự vào nắm giữ các vị chí chủ
chốt
+ Cổ phần hóa doanh nghiệp để cho người lao động năm giữ sở hữu một phần tài
sản của doanh nghiệp
+ Xây dựng cơ chế thu nhập công bằng – cạnh tranh- hợp lý; hưởng thu nhập
trên phần lãi ròng của công ty
+ Đầu tư; xây dựng vào các giá trị vô hình; hữu hình của công ty và không phụ

thuộc vào con người quá nhiều : thương hiệu; dịch vụ; qui định; qui trình; các
công cụ sử dụng; hệ thống phần mềm thu nhận và lưu giữ; ghi nhận thông tin…
+ Xây dựng một môi trường văn hóa doanh nghiệp hướng đến xã hội; cộng đồng
để khuyến khích sự sáng tạo; xây dựng phát triển
+ Xây dựng vị thế cho doanh nghiệp có ảnh hưởng đến ngành; đến xã hội sẽ chắc
chắn thu hút được nhân tài tìm đến làm việc
C. KẾT LUẬN:
Tuyển dụng nhân sự là một hoạt động quan trọng trong công tác quản
trị. Một công ty dù có khối tài sản lớn, máy móc thiết bị hiện đại, ban
giám đốc đề ra các chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng các thành
viên trong công ty lại được bố trí vào những công việc không phù hợp
với khả năng, năng khiếu kiến thức chuyên môn của họ chắc chắn công
ty đó sẽ thất bại.
Ông cha ta từng nêu triết lý : “Thiên thời; địa lợi; nhân hoà”. Nhưng
“thiên
thời không bằng địa lợi; địa lợi không bằng nhân hòa”. Muốn cho yếu tố
“nhân “ở đây được “hòa” thì ta cần phải biết thuật chọn người” và
“thuật
dùng người”. Kế hoạch này kết hợp với chính sách tiền lương; động viên


và tăng thưởng sẽ làm cho năng suất lao động cao, giá thành hạ, tinh
thần
công nhân được nâng cao, và là động lực để phát triển công ty.

Hà Nội, ngày 17 tháng 10 năm 2010
Người viết báo cáo

Phùng Thị Thu Hà
Tài liệu tham khảo

(i)

Giáo trình Quản trị Nguồn Nhân Lực của Đại học Griggs;

(ii)

Quản trị Nhân sự - T.s Nguyễn Hữu Thân – Nhà xuất bản Lao Động – Xã
Hội

(iii)

Những thông tin bài báo; bình luận trên internet ; ….