Bài tập cá nhân hành vi tổ chức organizational behavior (19)

BÀI TẬP CÁ NHÂN

Môn học:
Học viên:
Lớp
:

Hà Tĩnh – 09/2010
ĐỀ BÀI

Quản trị Hành vi Tổ chức
Nguyễn Xuân Hoàng
GaMBA01.V0110


GaMBA01.V0110

Môn học: Quản trị Hành vi tổ chức

Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm làm việc cho
doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc. Hãy xác định trong doanh nghiệp/tổ
chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học
hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết
hành vi tổ chức?
BÀI LÀM
I. GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ:

- Tên đơn vị: Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam – Chi nhánh Hà Tĩnh
(VCB Hà Tĩnh).
- Địa chỉ: Số 02 - Đường Nguyễn Thị Minh Khai– Thành phố Hà Tĩnh.
- Điện thoại: 039.3857003

- Số Fax: 84.39.3857002
- Quyết định thành lập chi nhánh Ngân hàng Ngoại Thương Hà Tĩnh số:
115/TCCB ngày 31/05/1994 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt
Nam.
VCB Hà Tĩnh là một Chi nhánh của ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam, được
thành lập vào năm 1994, thực hiện các nhiệm vụ huy động vốn, cấp tín dụng, dịch vụ
thanh toán và hoạt động khác của ngân hàng tại địa bàn.
VCB Hà Tĩnh là đơn vị hạch toán bán độc lập, có con dấu, tài khoản riêng, cơ cấu bộ máy
tổ chức các phòng ban đầy đủ theo tiêu chuẩn cơ cấu bộ máy tổ chức tại chi nhánh của hệ
thống Vietcombank. Mạng lưới hoạt động của VCB Hà Tĩnh hiện gồm có trụ sở đặt tại
thành phố Hà Tĩnh và 04 phòng giao dịch đặt tại các huyện thị trong tỉnh, số lượng Cán bộ
Nhân viên là 104 người. Tính đến 31/12/2009 dư nợ tín dụng tại Chi nhánh đạt 1.650 tỷ
đồng, huy động vốn đạt 1.300 tỷ đồng, luân chuyển vốn hàng năm hơn 10.000 tỷ đồng.
Với những thành tựu đó VCB Hà Tĩnh được đánh giá là một trong những ngân hàng hàng
đầu tại địa bàn Hà Tĩnh.
II. VỀ MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VCB HÀ TĨNH

1. Về Mô hình hoạt động của VCB Hà Tĩnh: Mô hình hoạt động của VCB Hà
Tĩnh hiện nay như sau:

2


GaMBA01.V0110

Mụn hc: Qun tr Hnh vi t chc

giám đốc

Phó giám đốc phụ trách

thanh toán và ngân quỹ

Phó giám đốc phụ trách khối
tín dụng

Khối phòng ban phụ trách
thanh toán và ngân quỹ

Khối phòng ban tín dụng

Phòng kế toán thanh toán

Khối văn phòng khác hỗ trợ
hoạt động ngân hàng

Trong ú: Giỏm c l ngi quyt nh cao nht, quyt nh cỏc hot ng chung v i
din cho ngõn hng giao dch vi cỏc t chc khỏc. Chu trỏch nhim qun lý 2 Phú Giỏm
c, phũng K toỏn thanh toỏn v khi vn phũng khỏc h tr hot ng ngõn hng
(Phũng Hnh Chớnh nhõn s, T tng hp, Phũng Tin hc)
Cỏc phú giỏm c thc hin qun lý theo s phõn cụng nhim v ca Giỏm c, thay mt
giỏm c qun lý cỏc phũng ban. C th Phú Giỏm c th nht ph trỏch qun lý khi
phũng ban Tớn dng (Phũng khỏch hng Th nhõn v Phũng Khỏch hng Doanh Nghip,
phũng Qun lý N). Phú Giỏm c th hai ph trỏch, qun lý cỏc phũng Kinh doanh dch
v v phũng Ngõn qu (thuc khi phũng ban ph trỏch thanh toỏn v Ngõn qu). Cỏc
phũng ban c phõn cụng phõn nhim theo chc nng cụng vic m Giỏm c quy nh.
Gia cỏc phũng ban cng cú s liờn quan n nhau trong tỏc nghip v thc hin giỏm sỏt
cụng vic ln nhau.
2. V c cu t chc ca VCB H Tnh: Cng ging nh bt c t chc no, VCB
H Tnh cng cú c cu t chc gm 4 thnh phn c bn l: Mng li kim soỏt, c ch
tp trung v c cu phõn quyn, c ch hp thc hoỏ v c ch phũng ban. Theo ú:

3


GaMBA01.V0110

Môn học: Quản trị Hành vi tổ chức

Việc sắp xếp nhân sự theo phòng ban sẽ giúp nhân viên xác định các công việc cụ thể,
tăng tính hiệu quả công việc, tăng khả năng kết hợp nhóm để thực hiện một công việc
mang tính chuyên nghiệp cao. Giữa các bộ phận, các thành viên trong từng phòng ban và
giữa bộ phận quản lý với nhân viên đều có sự quản lý giám sát được với nhau. Theo cơ
cấu tập trung, quyền quyết định chính thức cao nhất thuộc về Giám đốc. Các Trưởng phó
phòng sẽ được phân quyền để quyết định cụ thể từng công việc của các phòng ban.
3. Tình hình Hoạt động tín dụng tại trụ sở của VCB Hà Tĩnh:
Chi nhánh VCB Hà Tĩnh được thành lập từ năm 1994. Sau 16 năm hoạt động, Chi nhánh
đã đạt được nhiều thành tựu to lớn. Để đạt được điều đó VCB Hà Tĩnh đã có nhiều thay
đổi. Sự thay đổi này tạo điều kiện cho đơn vị hoạt động hiệu quả hơn, cả về quy mô, điều
kiện hoạt động lẫn vị thế.
Về Hoạt động tín dụng tại trụ sở của VCB Hà Tĩnh. Phòng khách hàng là Phòng Phụ trách
quản lý hoạt động tín dụng tại trụ sở của VCB Hà Tĩnh. Đến thời điểm hiện nay
(31/08/2010) dư nợ tín dụng của doanh nghiệp đạt gần 1.975 tỷ đồng, trong đó dư nợ tín
dụng từ các doanh nghiệp là gần 1.420 tỷ đồng còn lại là dư nợ tín dụng từ các cá nhân và
hộ gia đình (thể nhân). Số lượng khách hàng doanh nghiệp đạt 180 khách hàng, các cá
nhân và hộ gia đình là 990 khách hàng. Với số lượng cán bộ tín dụng là 16 người, số
lượng cán bộ quản lý phòng là 02 người. Việc vừa quản lý khách hàng doanh nghiệp, vừa
quản lý khách hàng cá nhân là hết sức vất vả, hiệu quả công việc là chưa cao.
Bên cạnh, trong tháng 08/2010 VCB Hà Tĩnh bắt đầu chuyển trụ sở mới đánh dấu bước
ngoặt quan trọng trong thể hiện vị thế hàng đầu của Ngân hàng tại địa bàn.
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, tính chuyên môn hoá trong quản lý khách hàng, hạn chế
rủi ro trong tác nghiệp và cho vay vốn. VCB Hà Tĩnh đã bắt đầu tách phòng Khách hàng

thành 2 phòng Khách hàng Doanh nghiệp và Phòng Khách hàng Thể Nhân từ ngày
04/08/2010. Phòng Khách hàng doanh nghiệp phụ trách hoạt động tín dụng các doanh
nghiệp, còn phòng Khách hàng Thể nhân phụ trách hoạt động tín dụng của các cá nhân và
hộ gia đình.
Về nhân sự, trên cơ sở nhân sự phòng Khách hàng trước đây tách ra, một số chuyển sang
phụ trách quản lý chuyên về các doanh nghiệp, số còn lại phụ trách quản lý các khách
hàng cá nhân. Về vị trí quản lý phòng, thì phòng Khách hàng Doanh nghiệp có 01 trưởng
phòng và 01 phó phòng. Còn phòng Khách hàng Thể nhân thì điều một trưởng phòng giao
dịch về phụ trách phòng Khách hàng Thể nhân.
4


GaMBA01.V0110

Môn học: Quản trị Hành vi tổ chức

4. Đánh giá sự thành lập phòng Khách hàng Thể Nhân:
Với điều kiện như trên thì việc tách phòng là hợp lý. Phòng Khách hàng Thể nhân Thành
sẽ quản lý các khách hàng cá nhân một cách hiệu quả hơn, tín dụng cá nhân sẽ phát triển
tốt và an toàn hơn.Nhưng để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sau khi tách phòng thì theo
tôi Phòng Khách hàng Thể nhân cần xem xét các vấn đề sau:
a. Cán bộ phòng Khách hàng thể nhân là những người có trình độ, đã có kinh nghiệm.
Vì vậy lựa chọn lãnh đạo quản lý phòng phù hợp là hết sức cần thiết. Bên cạnh yếu tố
chuyên môn, kinh nghiệm thì theo cách tiếp cận lãnh đạo theo năng lực, lãnh đạo phòng
phải kết hợp được hai hành vi là hướng vào con người và hướng theo nhiệm vụ. Hướng
vào con người là tạo sự tin tưởng lẫn nhau, tôn trọng lẫn nhau, thể hiện sự quan tâm chân
thành đối với nhu cầu của nhân viên và mong muốn tìm lợi ích cho nhân viên. Hướng theo
nhiệm vụ là phân công nhân viên theo các nhiệm vụ cụ thể, bảo đảm nhân viên thực hiện
đúng các nội quy và quy định của cơ quan và của phòng, thúc đẩy họ đạt được năng suất
hoạt động cao nhất. Với những điều kiện đó, tại VCB Hà Tĩnh, Giám đốc lựa chọn trưởng

phòng Khách hàng Thể Nhân là người có thâm niên trong cơ quan, có uy tín và được
nhiều người tín nhiệm và đặc biệt là có thể nhanh chóng liên kết các thành viên phòng để
phòng làm việc đạt hiệu quả cao nhất là phù hợp.
b. Về yếu tố văn hoá: Với đặc điểm là Phòng thành lập mới hoàn toàn, trưởng phòng,
nhân viên là do Giám đốc lựa chọn thì vai trò của lãnh đạo dẫn dắt của Trưởng phòng là
hết sức quan trọng trong việc định hình hoạt động, văn hoá của phòng trên cơ sở các quy
định nội quy cơ quan.
Yếu tố văn hoá là “chất keo dính” gắn kết mọi người lại với nhau, khiến họ cảm thấy như
là một phần trong tổ chức. Việc loại bỏ dần chủ nghĩa cá nhân và ủng hộ các giá trị đạo
đức xã hội sẽ đòi hỏi Trưởng phòng yêu cầu các nhân viên vẫn giữ nguyên những nét văn
hoá tốt, phục vụ hiệu quả cho tổ chức, đồng thời loại bỏ những nét văn hoá không phù
hợp. Việc này có thể áp dụng thông qua chế độ phần thưởng đại ngộ để khuyến khích nhân
viên thực hiện.
c. Về quyền lực và xung đột:
Là một phòng mới thành lập, các thành viên kết hợp với nhau trong quá trình phối hợp
công việc thì sẽ có xẩy ra xung đột về mặt mục tiêu, về mặt giá trị, nhiệm vụ, nguồn lực,
quy tắc và xung đột đề mặt giao tiếp. Sự xung đột có thể xẩy ra giữa nhân viên với nhân
viên, giữa nhân viên và trưởng phòng, giữa thành viên của phòng Khách hàng thể nhân với
5


GaMBA01.V0110

Môn học: Quản trị Hành vi tổ chức

các Phòng ban khác... Quá trình xung đột bên cạnh có tính xây dựng – thúc đẩy mọi người
suy nghĩ về vấn đề một cách toàn diện hơn, gắn kết mọi người trong nhóm khi xẩy ra xung
đột với nhóm khác. Nhưng khi xung đột chuyền từ có tính xây dựng sang mang cảm xúc
xã hội thì quản lý và giải quyết xung đột là điều hết sức cần thiết. Quản lý xung đột góp
phần tối đa hoá lợi ích và giảm thiểu những hậu quả do làm sai chức năng, giảm tác động

xấu tới quá trình ra các quyết định vấn đề. Để phòng tránh những xung đột trên thì cần
phải quản lý xung đột. Quản lý xung đốt sẽ nhấn mạnh đến các mục tiêu tối thượng mà các
thành viên phòng cần hướng tới (mục tiêu chung của phòng), giảm bớt sự khác biệt thông
qua những buổi giao lưu, cải thiện khả năng giao tiếp thông qua sự tạo điều kiện cho mọi
người được góp ý , nêu ý kiến bình đẳng trong các cuộc họp phòng. Các quy tắc phòng sẽ
phải được làm rõ để mọi thành viên đều hiểu và phải thực hiện.
Còn khi có xung đột xẩy ra hướng giải quyết có thể là đàm phán, trao đổi lẫn nhau hoặc
thông qua bên thứ 3 để hoà giải.
Trong yếu tố quyền lực, Trưởng phòng cần đảm bảo sử dụng quyền lực hợp lý, tránh gây
ra xung đột với nhân viên, giữa các nhân viên với nhân viên và thậm chí giữa các phòng
ban. Ngoài ra cần phải cho các thành viên có quyền quyết định chủ động trong công việc
trong điều kiện cho phép. Đây là phương pháp kích thích sự làm việc hiệu quả của các
thành viên trong phòng.
d. Về động viên, khuyến khích nhân viên: Khi các nhân viên làm việc phù hợp khả
năng, họ sẽ cố gắng hoàn thành công việc đạt hiệu quả cao nhất. Để phát huy cần động
viên, khuyến khích thông qua hình thức thưởng về mặt vật chất, tinh thần, quyền lợi cho
nhân viên sẽ là rất tốt.
Theo lý thuyết của Abraham Maslow thì các cấp bậc của nhu cầu từ thấp đến cao là: Sinh
lý; An toàn; Phụ thuộc; Mong muốn; Tự thoả mãn. Mọi cá nhân đều mong muốn chuyển
lên các bậc cao hơn khi một nhu cầu thấp hơn được thoả mãn. Lãnh đạo phòng cần phải
biết nắm bắt từng thành viên một nằm ở cấp bậc nào để có chế độ đãi ngộ động viên,
khuyến khích đối với nhân viên phù hợp.
Ngoài những ý kiến đề xuất trên, cần có những giải pháp về mặt truyền thông, tạo động
lực công việc, giảm áp lực công việc cho nhân nhiêm, thiết kế công việc phù hợp với từng
thành viên sẽ là những giải pháp ổn định tổ chức phòng và giúp phát huy hiệu quả năng
suất làm việc của các nhân viên, Phòng đạt hiệu quả cao trong hoạt động.
6


GaMBA01.V0110

Môn học: Quản trị Hành vi tổ chức

Các bước thực hiện cơ bản thành lập Phòng Khách hàng thể nhân theo đề xuất của
tôi:
- Ban giám đốc lập đề án thành lập phòng và tổ chức cuộc họp trong toàn cơ quan để
thông báo về việc thành lập phòng Khách hàng Thể nhân. Yêu cầu các phòng ban cần phối
hợp trong việc thành lập phòng Khách hàng Thể Nhân. Cần Tham khảo các chi nhánh
khác của Vietcombank thành lập phòng Khách hàng cá nhân như thế nào để có định hướng
cụ thể trong việc thành lập
- Tuyển dụng nhân sự phù hợp cho phòng, đưa ra chức năng nhiệm vụ cho phòng.
- Bố trí nơi làm việc và vị trí làm việc phù hợp với từng thành viên trong phòng.
- Tổ chức họp phòng để thống nhất công việc của phòng, nhiệm vụ của các thành viên
trong phòng....
Trong giai đoạn đầu, có những sai sót trong thực hiện công việc cần phải có những rút
kinh nghiệm, thay đổi để phù hợp công việc của phòng.
Cần có sự hỗ trợ của các phòng ban khác đối với phòng mới thành lập.
Áp dụng các giải pháp đãi ngộ cho nhân viên phòng mới thành lập để tăng hiệu quả hoạt
động của phong mới thành lập...
Trên đây là một dự án đổi mới mô hình quản lý tại Chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại
Thương Hà Tĩnh. Tôi đã vận dụng kiến thức từ môn Hành vi Tổ chức để có có những
phân tích để đánh giá dự án trên một các hoàn chỉnh nhất, phù hợp thực tế hoạt động tại cơ
quan của tôi.
Xin chân Thành cảm ơn

7