Xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại các doanh nghiệp chế biến gỗ ở Tỉnh Bình Dương.pdf
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (575.18 KB, 80 trang )
1
MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt
%
: Phần trăm
BCĐKT
: Bảng cân đối kế toán
CPBH
: Chi phí bán hàng
CPQLDN
: Chi phí quản lý doanh nghiệp
CVP
: (Cost – Volume – Profit) Chi phí - khối lượng - lợi nhuận
(Enterprise Resource Planning) Hoạch định nguồn lực doanh
ERP
: nghiệp
IMA
: (Institute Management Accountants) Viện kế toán quản trị
ISO
: (International Standard Oranigzation) Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế
ISO
9001:2000
:
IT
:
KaiZen
:
MBO
:
MBP
:
MDF
:
NVL
:
PROSPER
:
QMS
:
SP
:
SXC
:
TKCK
:
TKĐK
:
USD
:
XK
:
Tiêu chuẩn ISO chín nghìn lẻ một phiên bản năm 2000
(Information Technology) Bộ phận công nghệ thông tin trong công
ty
Tên một nhà quản trị người Nhật
(Management By Financial Objective) Quản lý theo mục tiêu tài
chính
(Management By Process) Quản lý theo quá trình
(Medium Density Fibreboard) Ván gỗ nhân tạo
Nguyên vật liệu
Tên Tiếng anh công ty Cổ phần Hưng Vượng
(Quality Management System) Hệ thống quản trị chất lượng
Sản phẩm
Sản xuất chung
Tồn kho cuối kỳ
Tồn kho đầu kỳ
(United States Dollar) Đô la Mỹ
Xuất khẩu
Danh mục các bảng
Bảng số 01
: So sánh kế toán quản trị và kế toán tài chính
6
2
Bảng số 02
:
Bảng số 03
:
Bảng số 04
:
Bảng số 05
:
Bảng số 06
:
Bảng số 07
:
Bảng số 08
:
Bảng số 09
:
Bảng số 10
:
Bảng số 11
:
Kim ngạch xuất khẩu của Bình Dương so với cả nước (2001-2004)
Bảng tóm tắt phương pháp lập dự toán
Đặc điểm doanh nghiệp chế biến gỗ và cách xác định dự toán phù
hợp
Mẫu phiếu chi tiền có yếu tố nhận diện chi phí
Mẫu bảng phân bổ tiền điện sản xuất
Mẫu bảng định mức nguyên vật liệu sản xuất
Mẫu phiếu ghi nhận sản phẩm hoàn thành
Mẫu phiếu theo dõi năng suất lao động
Bảng mã số tài khoản kế toán quản trị
Các bước xây dựng cơ cấu tổ chức kế toán quản trị
Danh mục các sơ đồ
Sơ đồ 01
: Sự liên quan của các chức năng quản trị và kế toán quản trị
Sơ đồ 02
: Các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp
Sơ đồ 03
: Sơ đồ phản ánh mối quan hệ CVP
Sơ đồ 04
: Mô hình ra quyết định
Quy trình các công đoạn sản xuất tại các doanh nghiệp chế biến
Sơ đồ 05
: gỗ
Sơ đồ 06
: Hệ thống dự toán áp dụng cho các doanh nghiệp chế biến gỗ
Sơ đồ 07
: Trình tự lập hệ thống dự toán
Sơ đồ 08
: Các cấp bậc kiểm soát gia tăng theo nhu cầu
19
32
34
51
52
53
54
55
57
60
8
9
13
14
24
31
33
39
Nội dung
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
NGUỒN GỐC VÀ SỰ PHÁT TRIỂN CỦA KẾ TOÁN QUẢN
TRỊ
Nguồn gốc và sự phát triển của kế toán quản trị
Đánh giá việc nghiên cứu , ứng dụng kế toán quản trị ở Việt
Nam
Những vấn đề mà luận văn tiếp tục nghiên cứu
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Khái niệm, so sánh kế toán quản trị và kế toán tài chính
Vai trò của kế toán quản trị
Nội dung kế toán quản trị ứng dụng vào doanh nghiệp.
1
1
1
2
3
4
4
7
8
3
1.2.4
1.2.4.1
1.2.4.2
1.2.4.3
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.2.1
1.3.2.2
1.3.3
1.3.3.1
1.3.3.2
1.3.3.3
CHƯƠNG II
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.3
2.3.1
2.3.1.1
2.3.1.2
2.3.1.3
2.3.1.4
2.3.2
2.4
Các kỹ thuật, nghiệp vụ cơ bản của kế toán quản trị
Nhận diện và phân loại chi phí
Phân tích mối quan hệ chí phí - khối lượng - lợi nhuận
Lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định
MỐI LIÊN HỆ GIỮA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
Triết lý của hệ thống quản lý chất lượng
So sánh kế toán quản trị và hệ thống quản lý chất lượng
Điểm giống nhau
Điểm khác nhau
Kế toán quản trị giúp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng
Bổ sung các loại tài liệu, dữ liệu
Cung cấp thước đo giá trị để lượng hoá vấn đề
Cung cấp các kỹ thuật phân tích để ra quyết đinh
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ Ở TỈNH BÌNH
DƯƠNG
ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÁC DOANH NGHIỆP NGÀNH
CHẾ BIẾN GỖ
TẠI TỈNH BÌNH DƯƠNG
Quy mô ngành.
Xu hướng phát triển
Những thách thức
ĐẶC ĐIỂM VỀ NHÂN LỰC VÀ QUẢN LÝ
Nhân lực
Trình độ quản lý
Cách thức tổ chức quản lý sản xuất
TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH
NGHIỆP
CHẾ BIẾN GỖ
Nội dung kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Hệ thống dự toán
Hệ thống kiểm tra đánh giá
Các quyết định kinh doanh
Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán quản trị
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
NHỮNG THUẬN LI VÀ KHÓ KHĂN
10
10
12
13
14
14
15
15
16
16
16
17
17
19
19
19
20
21
21
21
22
23
25
25
26
26
27
27
28
28
4
2.4.1
2.4.2
2.4.3
CHƯƠNG
III
3.1
3.1.1
3.1.1.1
3.1.1.2
3.1.2
3.1.2.1
3.1.2.2
3.1.3
3.1.4
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.3.1
3.2.3.2
3.2.4
3.2.4.1
3.2.4.2
3.2.4.3
3.2.4.4
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.3.1
3.3.3.2
3.3.3.3
3.3.4
Thuận lợi
Khó khăn
Vấn đề hạn chế áp dụng kế toán quản trị vào doanh nghiệp
28
29
29
XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ Ở BÌNH DƯƠNG
30
HỆ THỐNG DỰ TOÁN
30
Khái niệm va vai trò của dự toán trong ngành chế biến gỗ
30
Khái niệm
30
Vai trò của dự toán trong ngành chế biến gỗ
30
Sơ đồ và phương pháp lập dự toán cho doanh nghiệp chế biến gỗ 31
Sơ đồ dự toán
31
Phương pháp lập dự toán
32
Trình tự thiết lập hệ thống dự toán trong doanh nghiệp chế biến
gỗ
33
Minh hoạ hệ thống dự toán của Công Ty Cổ phần Hưng Vượng
35
XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VẬN HÀNH SẢN XUẤT
TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ
36
Chức năng thứ ba của quản trị
36
Công cụ kiểm soát
37
Nội dung và mức độ kiểm soát tại các doanh nghiệp chế biến gỗ 37
Nội dung
37
Mức độ kiểm soát trong các doanh nghiệp chế biến gỗ
38
Cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát
39
Hệ thống kiểm soát cơ bản
39
Hệ thống kiểm soát nâng cao
40
Hệ thống kiểm soát chuyên sâu
40
Minh hoạ hệ thống kiểm soát của Công Ty Cổ phần Hưng
Vượng
41
HỆ THỐNG RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH
42
Khái niệm và phân loại
42
Ý nghóa của việc lập hệ thống ra quyết định
43
Nội dung của hệ thống ra quyết định
43
Các quyết định liên quan đến mối quan hệ CVP
43
Các quyết định cho các trường hợp đặc biệt
44
Các quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất bị giới hạn
48
Vai trò của phân tích tài chính
49
5
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.2.1
3.4.2.2
3.4.2.3
3.4.3
3.4.4
3.5
3.5.1
3.5.2
3.5.3
3.5.4
3.5.5
3.6
3.6.1
3.6.2
3.6.3
3.6.3.1
3.6.3.2
3.7
3.7.1
3.7.2
XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ, TÀI KHOẢN, SỔ
SÁCH, BÁO CÁO
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Khái niệm và đặc điểm
Nội dung hệ thống chứng từ
Chứng từ nhận diện chi phí
Chứng từ phân bổ chi phí
Chứng từ theo dõi sản phẩm
Nội dung hệ thống tài khoản
Hệ thống sổ sách, báo cáo
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG
DOANH
NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ
Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy kế toán
Các yêu cầu và các bước thực hiện xây dựng bộ phận kế toán
quản trị
Mô hình bộ máy kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp chế biến
gỗ.
Phân chia chức năng kế toán tài chính và kế toán quản trị
Minh hoạ bộ phận kế toán quản trị tại Công Ty Cổ phần Hưng
Vượng
TIN HỌC HÓA HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Vai trò của ERP trong quản trị doanh nghiệp
Khảo sát tính năng các phần mềm ERP trong và ngoài nước.
Các vấn đề cần lưu ý khi tin học hóa kế toán quản trị
Khảo sát nhu cầu
Lựa chọn phần mềm
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ÁP DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀO
DOANH NGHIỆP
Quy trình thực hiện
Kiến nghị cho những nghiên cứu sắp tới
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Danh mục các phụ lục
50
50
50
51
52
52
55
58
58
58
59
60
61
63
63
63
64
65
65
65
67
67
69
6
Phụ lục 1: Giới thiệu Công ty Cổ phần Hưng Vượng
Phụ lục 2: Minh họa hệ thống dự toán tại Công ty Cổ Phần Hưng Vượng
Bảng 01
: Dự toán doanh thu tiêu thụ năm 2005
Bảng 02
: Dự toán chi phí sản xuất sản phẩm lắp ráp năm 2005
Bảng 03
: Dự toán chi phí sản xuất sản phẩm gỗ cao su lắp ráp
Bảng 04
: Dự toán chi phí sản xuất sản phẩm gỗ thông lắp ráp
Bảng 05
: Dự toán chi phí sản xuất sản phẩm tủ MDF lắp ráp
Bảng 06
: Dự toán Tổng hợp chi phí sản xuất năm 2005
Bảng 07
: Dự toán nhu cầu nguyên vật liệu dùng sản xuất năm 2005
Bảng 08
: Dự toán thuế GTGT đầu vào, đầu ra
Bảng 09
: Dự toán bảng cân đối kế toán
Phụ lục 3: Minh họa hệ thống kiểm soát tại Công ty Cổ Phần Hưng Vượng
Bảng 01
: Thống kê tình hình xuất nhập khẩu năm 2003-2004
Bảng 02
: Đồ thị doanh số xuất khẩu 3 năm 2002-2003-2004
Bảng 03
: Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán, hiệu qủa kinh doanh năm
Bảng 04
: Bảng chi tiết giá vốn hàng bán, hiệu qủa kinh doanh
Bảng 05
: Bảng xác định nguyên nhân tăng giảm các khoản mục trên
Bảng 07
: Phân tích một số chỉ tiêu về công lao động 2004
Phụ lục 4: Phân tích tình hinh SXKD tháng 06/2004 tại công ty Cổ Phần Hưng
Vượng
Phụ lục 5: Phân tích tình hình tài chính Công ty Cổ Phần Hưng Vượng so với các
công ty
cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt nam 6 tháng đầu
năm 2004
Phụ lục 6: Phương hướng tổ chức bộ máy kế toán tài chính - kế toán quản trị tại
Công ty Cổ Phần Hưng Vượng
Phụ lục 7: Tổng kết hoạt động bộ phận kế toán Công ty Cổ Phần Hưng Vượng sau
9 tháng ứng
dụng kế toán quản trị
7
LỜI MỞ ĐẦU
Ngành chế biến gỗ ở Việt Nam hiện nay tăng trưởng rất nhanh, tốc độ phát
triển khoảng 30% một năm, kim ngạch xuất khẩu năm 2004 ước đạt trên một tỷ đô
la Mỹ. Để nâng cao năng lực cạnh tranh, ngoài các giải pháp về phát triển thị trường
thì giải pháp nâng cao chất lượng quản lý nhất là quản lý tài chính, kế toán được
xem là nguồn nội lực quan trọng góp phần đem đến sự thành công cho doanh
nghiệp. Đó là lý do tôi quyết định chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống kế toán quản
trị tại các doanh nghiệp chế biến gỗ ở Tỉnh Bình Dương”
Kế toán quản trị hiện tại còn quá mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam,
việc ứng dụng nó chưa được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nghiên cứu triển khai
ứng dụng kế toán quản trị vào loại hình doanh nghiệp cụ thể là mục đích mà đề tài
này tập trung giải quyết. Thông qua đề tài này, tác giả nhằm tổng kết và rút kinh
nghiệm của việc ứng dụng kế toán quản trị trong một vài doanh nghiệp ngành chế
biến gỗ mà tác giả có điều kiện chủ trì xây dựng.
Là công trình nghiên cứu mang tính chất ứng dụng đã và đang triển khai có
kết quả tốt trong doanh nghiệp chế biến gỗ. Các kết quả nghiên cứu đều có ý nghóa
thực tiễn và được ứng dụng ngay vào quản lý sản xuất kinh doanh. Công trình
nghiên cứu này không chỉ có ý nghóa đối với doanh nghiệp trong ngành mà nó còn
có thể bổ sung, phát triển thêm để ứng dụng vào các ngành sản xuất công nghiệp
khác như sản xuất vật liệu xây dựng, sản xuất hàng tiêu dùng…
Rất mong sự đóng góp ý kiến của quý bạn bè, các nhà nghiên cứu để có thể
đưa kế toán quản trị vào thực tế ngày càng nhiều. Mong được sự giúp đỡ về những
lý luận thực tiễn cũng như chuyên môn để quá trình ứng dụng thành công và mong
được sự góp ý cho định hướng nghiên cứu tiếp theo.
PHAN VĂN ÚT
8
Chương I
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1 NGUỒN GỐC VÀ SỰ PHÁT TRIỂN CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1.1 Nguồn gốc và sự phát triển của kế toán quản trị
Kế toán quản trị bắt nguồn từ kế toán chi phí, xuất hiện từ khoảng năm
1850 trong ngành dệt và ngành đường sắt ở Mỹ. Lúc bấy giờ kế toán chi phí có
nhiệm vụ cung cấp các thông tin về chi phí để phục vụ cho việc kiểm soát và lập
kế hoạch nội bộ (internal planning and control). Sau đó kế toán chi phí phát triển
mạnh mẽ trong các ngành: thuốc lá, hoá chất…và trở thành một công cụ quản lý
hữu hiệu. Kế toán chi phí càng trở nên quan trọng hơn cùng với quá trình phát
triển kinh tế và giao thương ngày một mở rộng trên thế giới. Tuy nhiên, nhu cầu
quản lý ngày càng đòi hỏi phải có những công cụ quản lý hiệu quả hơn, từ đó
thúc đẩy sự đổi mới của kế toán chi phí. Kế toán quản trị ra đời từ nền tảng là
kế toán chi phí truyền thống, cộng với những thay đổi nhằm đáp ứng tốt hơn nhu
cầu quản lý.
Vào những năm 1960, tài liệu chính thức đầu tiên về kế toán quản trị
được áp dụng cho những mô hình định lượng trong nhiều vấn đề kiểm soát và
lập kế hoạch như: phân tích hồi quy, phương trình tuyến tính và không tuyến
tính, lý thuyết xác suất, lý thuyết ra quyết định…Bước sang thập kỷ 70 - 80, kế
toán quản trị phát triển mạnh mẽ trên thế giới, đặc biệt là ở Mỹ. Các kỹ thuật
mới được áp dụng như: xác định dịnh phí, biến phí, dự toán lợi nhuận, dự đoán
tiêu thụ, phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (Cost – Volume
– Profit, viết tắt: CVP), các quyết định nên tiếp tục sản xuất hay nên mua ngoaøi,
9
phân bổ chi phí cho sản phẩm, phân tích nguyên nhân sai lệch chi phí thực tế so
với chi phí kế hoạch….
Được xem là một ngành độc lập, kế toán quản trị có hiệp hội ngành nghề
riêng của mình. Viện kế toán quản trị (Institude Management Accountants, viết
tắc: IMA) là tổ chức chuyên nghiệp dành riêng cho kế toán quản trị và quản trị
tài chính. Hiện tại, tổ chức này có hơn 67.000 hội viên trên toàn thế giới. Đây là
một tổ chức phi lợi nhuận, có chức năng đào tạo, huấn luyện, cấp phép hành
nghề cho những cá nhân có nhu cầu.
Trình độ quản trị ngày càng được nâng cao, do đó kế toán quản trị cũng
phải được không ngừng đổi mới. Gần đây có một số công cụ mới được nghiên
cứu và đưa vào ứng dụng, tuy nhiên các kỹ thuật, công cụ truyền thống của kế
toán quản trị vẫn còn phát huy tác dụng và đang được đông đảo các doanh
nghiệp áp dụng vào quá trình quản lý của mình.
1.1.2 Đánh giá việc nghiên cứu, ứng dụng kế toán quản trị ở Việt Nam
Về phương diện từ ngữ chuyên môn, kế toán quản trị chỉ được biết đến
vào đầu những năm 1990 do một số các bộ nghiên cứu lónh hội từ những chuyến
đi công tác và học tập ở nước ngoài. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh là
một trong những trường đưa kế toán quản trị vào giảng dạy sớm nhất. Và cũng từ
đây kế toán quản trị lan tỏa đến các doanh nghiệp theo những sinh viên ra
trường hàng năm. Việc ứng dụng kế toán quản trị vào thực tế bước đầu gặt hái
được những kết quả đáng khích lệ.
Về phương diện pháp lý, kế toán quản trị chỉ được định nghóa chính thức
trong luật kế toán ban hành ngày 17/06/2003. Đây là lần đầu tiên kế toán quản
trị được chính thức thừa nhận. Mặc dù ra đời khá muộn so với các nước có nền
kinh tế phát triển, nhưng kế toán quản trị ở Việt Nam lại có những thuận lợi nhất
định trong quá trình phát triển của mình. Do ra đời muộn hơn, kế toán quản trị ở
10
Việt Nam có cơ sở tiếp cận và ứng dụng các kỹ thuật đã được áp dụng thành
công ở nhiều nước. Hơn nữa, môn học phân tích hoạt động kinh doanh truyền
thống trước đây cũng hổ trợ một phần các kỹ thuật phân tích cần thiết cho kế
toán quản trị.
Hiện nay có khá nhiều tài liệu tham khảo về kế toán quản trị đang có mặt
trên thị trường sách ở Việt Nam, từ những bộ sách giáo trình cơ bản dùng để
giảng dạy trong các trường đại học cho đến các công trình nghiên cứu luận án
tiến só của một số nhà khoa học được in thành sách. Đề tài kế toán quản trị cũng
đã được nhiều học viên cao học, nghiên cứu sinh chọn nghiên cứu, được tổ chức
hội thảo, thỉnh thoảng xuất hiện trên các trang diễn đàn của các tạp chí chuyên
ngành, giúp cho kế toán quản trị có điều kiện thâm nhập thực tế nhanh hơn. Tuy
nhiên, mảng nghiên cứu ứng dụng chưa có nhiều đề tài áp dụng vào thực tế để
tổng kết để rút kinh nghiệm của việc vận hành kế toán quản trị tại các doanh
nghiệp Việt Nam. Vì thế việc ứng dụng kế toán quản trị gặp nhiều khó khăn.
Trong thực tế nhiều chủ doanh nghiệp muốn áp dụng nhưng không biết bắt đầu
từ đâu, không biết tiến hành bằng cách nào.
Kinh tế Việt Nam vận hành một thời gian dài theo chỉ tiêu, theo pháp
lệnh, cán bộ quen làm việc theo qui định, làm để báo cáo cho người khác. Do đó
họ cảm thấy lúng túng khi làm công việc mà chưa ai quy định, hướng dẫn hoặc
chưa ai tạo ra một khuôn mẫu để áp dụng. Nếu không khắc phục được sự kiềm
hãm đó, không có cách tạo ta sức bật thì kế toán quản trị còn phải mất nhiều thời
gian để có thể trở thành một công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả tại Việt
Nam.
1.1.3 Những vấn đề mà luận văn tiếp tục nghiên cứu.
Kế toán quản trị nhằm phục vụ cho nhu cầu bên trong doanh nghiệp. Do
đó muốn xây dựng hệ thống kế toán quản trị thành công thì phải xuất phát từ ý
11
muốn của cấp quản trị doanh nghiệp, mà cụ thể là chủ doanh nghiệp đó. Kế đến
là sự hổ trợ về mặt chuyên môn, nghiệp vụ của bộ phận kế toán. Sau hơn mười
năm kế toán quản trị được du nhập vào Việt Nam, nhiều lớp sinh viên được đào
tạo chuyên môn lần lượt ra trường, nhiều công trình nghiên cứu khoa học, hội
thảo khoa học về đề tài kế toán quản trị được đánh giá cao. Tuy nhiên việc ứng
dụng kế toán quản trị ở các doanh nghiệp trong nước còn hết sức khiêm tốn.
Do vậy chúng ta nhận thấy rằng, bên cạnh việc nghiên cứu về mặt lý
thuyết, kỹ thuật, nghiệp vụ, giải pháp, chúng ta cần có những công trình nghiên
cứu đưa vào vận hành cụ thể trong các doanh nghiệp để có thể đánh giá được
hiệu quả của việc ứng dụng kế toán quản trị tại Việt Nam. Từ đó rút kinh
nghiệm nhằm đưa ra hướng xây dựng kế toán quản trị phù hợp với môi trường
kinh doanh hiện tại.
Đó chính là chủ ý của tác giả luận văn. Đề tài này là một công trình
nghiên cứu thử nghiệm của tác giả được xây dựng trên cơ sở có một thời gian dài
công tác tại các doanh nghiệp trong ngành chế biến gỗ. Tác giả đã nghiên cứu
kỹ những nhu cầu về thông tin kế toán quản trị cần thiết cho công tác quản trị
doanh nghiệp, đã cố gắng thuyết phục, tìm kiếm sự ủng hộ cho phép vận hành
kế toán quản trị từ các cấp lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp. Kết quả bước
đầu đã đạt được sự thành công nhất định. Trong doanh nghiệp đã hình thành bộ
phận kế toán quản trị, thông tin do bộ phận kế toán quản trị cung cấp đã hổ trợ
tích cực cho cấp lãnh đạo đưa ra các quyết định mang lại kết quả cụ thể.
1.2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.2.1 Khái niệm, so sánh kế toán quản trị và kế toán tài chính
Có rất nhiều định nghóa khác nhau về kế toán quản trị, sau đây có thể
tham khảo qua một số định nghóa:
12
• Trong cuốn “Advanced Management Accounting” của Robert S.Kaplan
và Anthony A.Atkinson có định nghóa như sau: “Hệ thống kế toán quản trị
cung cấp thông tin giúp cho những người quản lý doanh nghiệp trong việc
hoạch định và kiểm soát hoạt động của họ”.
• Tác giả Ray H.Garrison đưa ra định nghóa về kế toán quản trị trong quyển
“Managerial Accounting” lần xuất bản thứ năm: “Kế toán quản trị liên
quan đến việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý bên trong doanh
nghiệp – những người có vai trò điều khiển hoạt động của doanh nghiệp.
Kế toán quản trị có thể tương phản với kế toán tài chính – liên quan đến
việc cung cấp thông tin cho cổ đông, chủ nợ và những người khác bên
ngoài doanh nghiệp”.
• Trong từ điển thuật ngữ của kế toán Mỹ có định nghóa như sau: “Kế toán
quản trị là một lónh vực của kế toán liên quan đến việc định lượng các
thông tin kinh tế và hổ trợ những nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết
định tài chính, đặc biệt trong việc hoạch định kế hoạch và quản lý giá
thành”.
• Trong quyển “The Macmillan Dictionary of Accounting” định nghóa: “Kế
toán quản trị là lónh vực của kế toán liên quan chủ yếu đến những báo báo
nội bộ cho các nhà quản lý doanh nghiệp. Nó nhấn mạnh việc điều khiển
và ra quyết định hơn là khía cạnh kế toán. Nó không phụ thuộc vào chuẩn
mực kế toán và có thể nó tương phản với kế toán tài chính”
• Luật kế toán năm 2003 của Việt Nam thì định nghóa: “Kế toán quản trị là
việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo
yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế
toán”.
13
Tóm lại: Tuỳ thuộc vào từng quan điểm, có thể định nghóa kế toán quản
trị bằng nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên sự khác biệt là không nhiều vì bản
chất kế toán quản trị theo tác giả luận văn này là “một công cụ nhằm thực hiện
quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp và truyền đạt thông tin giúp cho các nhà
quản trị trong doanh nghiệp thực hiện tốt nhất các chức năng quản trị gồm hoạch
định, kiểm tra, đánh giá, ra quyết định trong kinh doanh”.
So sánh kế toán quản trị và kế toán tài chính có những điểm nổi bật sau:
Bảng số 01 : SO SÁNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH.
Kế toán tài chính
Những điểm khác nhau
Kế toán quản trị
Đối tượng sử
dụng thông tin
Người sử dụng bên ngoài doanh
nghiệp như: các cổ đông, nơi cung
cấp tín dụng, cơ quan thuế …
Người sử dụng bên trong doanh
nghiệp, sử dụng thông tin để điều hành
hoạt động và ra các quyết định kinh
doanh.
Đặc điểm
thông tin
Phản ánh thông tin trong quá khứ.
Thông tin hướng về tương lai.
Phạm vi báo
cáo
Phản ánh toàn bộ hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp
ở mức độ tổng thể.
Phản ánh hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp ở mức độ chi
tiết.
Kỳ báo cáo
Theo định kỳ như tháng, quý, năm.
Thường xuyên hơn tuỳ theo nhu cầu,
có thể là hàng ngày, bất cứ lúc nào.
Tính pháp
lệnh
Có tính pháp lệnh.
Không có tính pháp lệnh.
Những điểm giống nhau
Đối tượng kế
toán
Kế toán quản trị và kế toán tài chính cùng phản ánh các đối tượng của kế toán
như: tài sản, chi phí, thu nhập…thông qua việc ghi nhận dựa trên các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
Hệ thống ghi
chép
Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của
kế toán để tập họp và xử lý thông tin.
Trách nhiệm
quản lý
Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều gắn trách nhiệm của nhà quản lý.
14
Qua những điểm so sánh trên, chúng ta nhận thấy rằng việc xây dựng hệ
thống kế toán quản trị là căn cứ vào nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, không
có tính bắt buộc và việc xây dựng có thể kết hợp với kế toán tài chính để sử
dụng hệ thống ghi chép ban đầu.
1.2.2 Vai trò của kế toán quản trị.
Như chúng ta đã biết, kế toán quản trị cung cấp thông tin cho những người
quản lý nhằm thực hiện tốt chức năng quản trị. Trong hoạt động sản xuất kinh
doanh, nhà quản trị luôn thường xuyên phải thực hiện các quyết định của mình
dựa vào các nguồn thông tin đáng tin cậy khác nhau. Trong đó thông tin kế toán
quản trị có vai trò hết sức quan trọng vì đó là những thông tin kinh tế được lượng
hóa, phân tích, thích hợp cho từng quyết định khác nhau.
Để thực hiện một quyết định mang lại hiệu quả, nhà quản trị không chỉ
dựa trên những thông tin do kế toán quản trị cung cấp mà phải dựa vào nhiều
nguồn thông tin khác nhau. Mỗi nguồn thông tin có tầm quan trọng riêng của nó.
Trong đó thông tin kế toán quản trị như là một thước đo hiệu quả cho sự vận
hành trong tương lai. Nếu nhà quản trị quyết định khi thiếu nguồn thông tin kế
toán quản trị thì quyết định đó thiếu đi một cơ sở khoa học để chứng minh hiệu
quả quyết định của mình, vì quyết định đó không được do lường hiệu quả về mặt
kế toán, tài chính.
Tùy vào từng cấp quản lý khác nhau, yêu cầu về thông tin kế toán quản
trị được đáp ứng cũng ở mức khác nhau. Nhà quản trị cấp càng cao thì yêu cầu
thông tin kế toán quản trị được đáp ứng cũng càng nhiều và vai trò của những
thông tin đó càng quan trọng hơn.
Trong môi trường kinh doanh ở giai đoạn hội nhập như hiện nay, vai trò
của kế toán quản trị càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc ứng dụng kế
15
toán quản trị vào doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả
hoạt động.
1.2.3 Nội dung kế toán quản trị ứng dụng vào doanh nghiệp.
Như đã định nghóa, kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và
cung cấp các thông tin theo yêu cầu quản trị. Do vậy nội dung kế toán quản trị
phải gắn liền với các chức năng cơ bản của quản trị đó là: chức năng hoạch định,
chức năng thực hiện, chức năng kiểm soát, chức năng ra quyết định.
Để thực hiện chức năng hoạch định, kế toán quản trị cung cấp cho nhà
quản trị hệ thống dự toán. Phản ánh chức năng thực hiện, kế toán quản trị có hệ
thống ghi chép, phản ảnh bằng chứng từ, tài khoản. Thực hiện chức năng kiểm
soát kế toán quản trị cung cấp cho nhà quản trị các kỹ thuật phân tích, các loại
báo cáo. Và phục vụ cho chức năng ra quyết định, kế toán quản trị phân tích đề
ra các giải pháp thích hợp.
Sơ đồ 01:
SỰ LIÊN QUAN CỦA CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
HOẠCH ĐỊNH
THỰC HIỆN
KIỂM TRA
RA QUYẾT
ĐỊNH
LẬP DỰ TOÁN
GHI NHẬN
LẬP BẢNG
THEO DÕI
PHÂN TÍCH
GIẢI PHÁP
Mức độ thực hiện các chức năng quản trị ở từng cấp quản lý tùy theo trách
nhiệm sẽ là khác nhau. Vì vậy việc xác định vai trò và trách nhiệm của từng cấp
quản trị là hết sức quan trọng. Để làm được điều đó, hệ thống kế toán quản trị
trong doanh nghiệp được xây dựng theo từng trung tâm trách nhiệm. Thông
thường trong một doanh nghiệp có bốn trung tâm trách nhiệm chính đó là: trung
tâm chi phí; trung tâm doanh thu; trung tâm lợi nhuận; trung tâm đầu tư. Tùy
16
theo quy mô, đặc điểm của từng doanh nghiệp mà mỗi trung tâm trách nhiệm có
tầm quan trọng khác nhau.
Trung
tâm
doanh
thu
Xác định lợi nhuận
Quản lý doanh thu
Trung
tâm
chi phí
Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm đầu tư
Đánh giá hiệu quả đầu tư
Quản lý chi phí
Trách nhiệm của từng trung
tâm
Sơ đồ số 02: CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP
CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
• Trung tâm doanh thu: là trung tâm trách nhiệm đem về doanh thu cho
doanh nghiệp. Trung tâm này chỉ quan tâm đến doanh thu, không quan
tâm đến chi phí, lợi nhuận…. Các bộ phận bán hàng, xúc tiến thương mại
thuộc trung tâm này.
• Trung tâm chi phí: là trung tâm trách nhiệm bao gồm tất cả các nơi có chi
phí phát sinh trong doanh nghiệp. Trong trung tâm chi phí chỉ quan tâm
đến chi phí, không cần quan tâm đến doanh thu, lợi nhuận hay hiệu quả
đầu tư. Như vậy trong doanh nghiệp tất cả các bộ phận có chi phí phát
sinh đều cũng thuộc trung tâm chi phí.
• Trung tâm lợi nhuận: là trung tâm chịu trách nhiệm về lợi nhuận của
doanh nghiệp. Lợi nhuận thì bằng doanh thu trừ chi phí. Do vậy các trung
tâm chi phí, trung tâm doanh thu cũng thuộc trung tâm lợi nhuận. Trung
17
tâm lợi nhuận chỉ chịu trách nhiệm về lợi nhuận không chịu trách nhiệm
về hiệu quả đầu tư tài sản.
• Trung tâm đầu tư: đây là trung tâm rộng lớn nhất của doanh nghiệp,
không chỉ quan tâm về lợi nhuận mà còn phải có trách nhiệm về hiệu quả
đầu tư của doanh nghiệp.
Việc phân biệt rõ ràng các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp sẽ
giúp cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Hệ thống
kế toán quản trị được xây dựng trên phân vùng theo trung tâm trách nhiệm sẽ
phát huy hiệu quả của một công cụ quản lý doanh nghiệp. Trên cơ sở trách
nhiệm được vạch rõ như thế, các cán bộ quản lý thực thi các chức năng quản trị
của mình dễ dàng và hiệu quả hơn. Và thông qua đó cũng đánh giá được chất
lượng của từng trung tâm trách nhiệm. Việc nhận diện, phân biệt đúng trung tâm
trách nhiệm sẽ giúp cho công tác tổ chức quản lý thuận lợi hơn, đặc biệt là việc
tổ chức hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp.
1.2.4 Các kỹ thuật, nghiệp vụ cơ bản của kế toán quản trị
1.2.4.1 Nhận diện và phân loại chi phí
Chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm nhiều loại khác nhau. Hầu như tất
cả các quyết định kinh doanh đều có liên quan đến chi phí. Việc nhận diện, phân
biệt từng loại chi phí phù hợp với từng quyết định là điều hết sức cần thiết vì nó
liên quan đến kết quả của quyết định đó.
• Phân loại theo chức năng: chi phí sản xuất kinh doanh được chia làm hai
loại: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Trong chi phí sản xuất bao
gồm: chi phí nguyên liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản
xuất chung. Chi phí ngoài sản xuất bao gồm: chi phí bán hàng, chi phí
quản lý doanh nghiệp, chi phí khác. Đây là cách phân loại mà kế toán tài
chính đang áp dụng. Mục tiêu của cách phân loại này là để tập họp và xử
18
lý thông tin trên báo cáo tài chính, thể hiện rõ chi phí phát sinh liên quan
đến các hoạt động chức năng trong doanh nghiệp. Từ đó để xác định giá
thành sản xuất, giá vốn hàng bán, lãi lỗ trong kinh doanh.
• Phân loại theo ứng xử: chi phí bao gồm chi phí bất biến, chi phí khả biến,
chi phí hổn hợp. Chi phí khả biến là chi phí bị biến đổi khi quy mô hoạt
động thay đổi (nhưng khi tính trên một đơn vị sản phẩm thì không đổi).
Chi phí lao động trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp thuộc loại chi phí
này. Chi phí bất biến là chi phí không thay đổi khi quy mô sản xuất thay
đổi (nhưng khi tính trên một đơn vị sản phẩm thì thay đổi). Chi phí khấu
hao, chi phí quản lý thuộc chi phí bất biến. Việc phân loại chi phí theo
cách ứng xử nhằm mục đích xác định số dư đảm phí, từ đó có thể xác định
điểm hoà vốn. Điều đó có ý nghóa quan trọng để có thể dùng các kỹ thuật
phân tích tính toán, lựa chọn các phương án kinh doanh phù hợp nhất.
Ngoài ra trong kế toán quản trị, để phục vụ cho việc ra quyết định kinh
doanh, chi phí còn được phân biệt thành các loại chi phí sau:
• Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp: Chi phí trực tiếp là chi phí phát sinh
tách biệt cho từng sản phẩm, công đoạn, phân xưởng sản xuất. Ngược lại,
những chi phí không xác định được rõ ràng như thế thì là chi phí gián tiếp.
Tuy nhiên chi phí gián tiếp sẽ trở hành chi phí trực tiếp nếu phạm vi mà
chi phí đó ảnh hưởng được mở rộng ra. Ví dụ: tiền lương của bộ phận quản
lý sản xuất phân xưởng là chi phí gián tiếp nếu xét theo đối tượng chịu chi
phí là các loại sản phẩm thuộc phân xưởng. Nhưng nếu xét trên đối tượng
chịu chi phí là các phân xưởng trong công ty thì đó lại là chi phí trực tiếp
của riêng phân xưởng đó. Việc phân chia này có ý nghóa trong việc tiến
hành tính toán, phân bổ các chi phí phát sinh phù hợp cho từng bộ phận,
giúp cho việc tính toán giá thành và hiệu quả kinh doanh chính xác.
19
• Chi phí chênh lệch: là những khoản chi phí có ở phương án này, nhưng
không có ở phương án khác, hoặc chỉ có một phần. Việc xác định chi phí
chênh lệch có ý nghóa trong việc nhận diện các thông tin thích hợp cho
việc ra quyết định kinh doanh.
• Chi phí cơ hội: Khi doanh nghiệp lựa chọn một phương án thì đồng thời
cũng bỏ lỡ cơ hội thực hiện phương án khác mà phương án bị bỏ lỡ cũng
mang lại lợi nhuận nếu doanh nghiệp thực thi. Có nhiều phương án có thể
đem về cho doanh nghiệp các mức lợi nhuận khác nhau. Chi phí cơ hội
chính là khoản lợi nhuận cao nhất trong các phương án mà doanh nghiệp
có thể thực hiện. Việc xác định chi phí cơ hội có ý nghóa trong việc lựa
chọn các phương án để ra quyết định kinh doanh.
1.2.4.2 Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP).
Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận là kỹ thuật xuyên
suốt ứng dụng cho đa số các quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp. Đây là
kỹ thuật cơ bản nhất trong quá trình sử dụng thông tin kế toán quản trị để thực
hiện chức năng ra quyết định kinh doanh. Trong nội dung này người ứng dụng
cần phải nắm rõ khái niệm, cách xác định số dư đảm phí, sản lượng hoà vốn.
• Số dư đảm phí: là chênh lệch giữa doanh thu và biến phí, nếu tính theo
đơn vị thì có số dư đảm phí đơn vị, tính theo số tuyệt đối trên doanh thu thì
có tỷ lệ số dư đảm phí.
• Điểm hoà vốn: là điểm mà ở đó doanh thu đủ bù đắp chi phí bỏ ra, công
thức xác định sản lượng hoà vốn như sau:
Sản lượng hòa vốn =
Định phí
Gía bán – biến phí đơn vị
20
Sơ đồ số 03:
SƠ ĐỒ PHẢN ÁNH MỐI QUAN HỆ CVP
Biến phí sản xuất
Biến phí
Biến phí ngoài sản xuất
Doanh thu
Định phí sản xuất
= (+)
(+) =
Tổng chi phí
hoạt động
Định phí ngoài sản xuất
Số dư
đảm phí
= (+)
Lợi tức thuần
Với mục đích tối đa hoá lợi nhuận, các doanh nghiệp phải giảm sản lượng
hòa vốn. Theo mối quan hệ ràng buộc từ công thức trên, để giảm sản lượng hòa
vốn thì có thể thực hiện các cách sau: giảm định phí, tăng giá bán, giảm biến
phí. Ở mỗi quyết định, để đảm bảo tính chắc chắn cần phải xem xét thêm các
yếu tố khác.
1.2.4.3 Lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định
Khi ra một quyết định, nhà quản trị phải cân nhắc và lựa chọn các nguồn
thông tin hữu ích khác nhau. Có rất nhiều loại thông tin, nhưng quan trọng nhất
là những thông tin kế toán. Trong thông tin kế toán, không phải tất cả đều phục
vụ tốt cho quyết định. Công việc của nhà quản trị là phải tìm xem thông tin nào
la thích hợp nhất cho quyết định sắp đưa ra.
Đối với các quyết định lựa chọn các phương án kinh doanh khác nhau thì
thông tin thích hợp là những khoản thu chi dự kiến trong tương lai mà nó khác
nhau giữa các phương án đem ra so sánh. Việc lựa chọn các thông tin thích hợp
là rất có ích, giúp cho quá trình ra quyết định kịp thời hơn, hiệu quả hơn.
21
Sơ đồ số 04: MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH
Quyết định lựa chọn
Phương án X
(Hoặc)
Phương án Y
Phân tích chênh lệch
Chênh lệch doanh thu giữa X và Y
(-) Chênh lệch chi phí giữa X và Y
(=) Chênh lệch lợi nhuận
Kết quả cuối cùng của sự so sánh là xác định được mức chênh lệch lợi
nhuận giữa các phương án. Phương án nào đem lại lợi nhuận cao hơn sẽ được lựa
chọn.
1.3 MỐI LIÊN HỆ GIỮA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
1.3.1 Triết lý của hệ thống quản lý chất lượng
Mấy năm gần đây, phong trào xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
(Quality Management System, viết tắt: QMS) đang phát triển mạnh. Nhiều
doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000 (sau đây xin nói gọn là hệ thống quản lý chất lượng) thành công, hiệu
quả kinh doanh gia tăng. Nhưng bên cạnh đó cũng không ít doanh nghiệp mà quá
trình xây dựng này trở thành một gánh nặng. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến
tình trạng trên. Qua đó chúng ta thấy rằng, để ứng dụng thành công một công cụ
quản lý mới vào thực trạng các doanh nghiệp tại Việt Nam là không đơn giản.
Để thấy được mối liên hệ giữa hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống kế toán
quản trị, cần nắm rõ triết lý mà hệ thống quản lý chất lượng đưa ra.
• Hệ thống quản lý chất lượng bản thân nó không phải là những tiêu chuẩn
về chất lượng sản phẩm mà là xây dựng một hệ thống quản lý hướng đến
22
chất lượng sản phẩm, hướng đến sự ổn định chất lượng và sự cải tiến (sản
phẩm nói ở đây không chỉ là sản phẩm vật chất mà bao gồm luôn cả sản
phẩm dịch vụ hay kết quả của một quá trình)
• Làm đúng ngay từ đầu, chất lượng cao nhất, tiết kiệm nhất, với chi phí
thấp nhất.
• Đề cao quản lý theo quá trình và ra quyết định dựa trên sự kiện, dữ liệu
thu thập được.
• Áp dụng nguyên tắc phòng ngừa là chính trong mọi hoạt động của quản lý
quá trình sản xuất kinh doanh.
1.3.2 So sánh kế toán quản trị và hệ thống quản lý chất lượng.
1.3.2.1 Điểm giống nhau:
Dựa trên triết lý của hệ thống quản lý chất lượng và mục đích của hệ
thống kế toán quản trị, chúng ta thấy rằng giữa hai hệ thống có các điểm chung:
• Cùng hướng đến mục tiêu tiết giảm chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp,
• Việc ra quyết định được dựa trên sự kiện, dữ liệu.
Mặc dù mục tiêu cũng hướng đến tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả hoạt
động, ra quyết định dựa trên dữ liệu giống như hệ thống kế toán quản trị, tuy
nhiên cách thức thu thập, xử lý phân tích như thế nào thì hệ thống quản lý chất
lượng chưa đề cập sâu. Vì thế các doanh nghiệp khi triển khai rất lúng túng và
đây chính là điều đang làm cho việc áp dụng ISO thất bại. Hệ thống kế toán
quản trị có thế mạnh về điểm này. Như vậy nếu kết hợp đồng thời việc xây dựng
hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống kế toán quản trị chắc hẳn các hạn chế
của hai hệ thống sẽ được khắc phục, tận dụng các điểm mạnh của mỗi hệ thống.
Từ đó thúc đẩy được chất lượng của việc ứng dụng các môn khoa học quản lý
vào thực thế kinh doanh.
23
1.3.2.2 Điểm khác nhau
Hệ thống quản lý chất lượng đề cao quản lý theo quá trình. Bản chất của
việc quản lý theo quá trình là mọi chu trình quản lý liên quan đến chất lượng sản
phẩm đều thiết kế thành một chu trình, có điểm bắt đầu, điểm kết thúc, có kế
hoạch hoạt động từng bước, phân công trách nhiệm, ghi nhận kết quả, phân tích
và cải tiến. Ví dụ như công tác kiểm tra sản phẩm không phù hợp, hệ thống
quản lý chất lượng yêu cầu viết chu trình quản lý thành một thủ tục với những
nội dung rất cụ thể và làm theo những gì đã viết ra. Chính cách xây dựng cách
thức quản lý theo quá trình đã mang lại hiệu quả cao cho công tác quản lý doanh
nghiệp.
Ở đây chúng ta thử đặt ra vấn đề: nếu việc triển khai xây dựng và áp
dụng kế toán quản trị được viết thành một thủ tục cụ thể, mô tả chi tiết quá trình
hành động với đầy đủ trình tự, nội dung, cách thức ghi chép, trách nhiệm thực
hiện, biện pháp cải tiến… thì có lẽ việc áp dụng kế toán quản trị sẽ được tiến
hành bài bản và mang lại nhiều kết quả hơn.
1.3.3 Kế toán quản trị giúp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng
1.3.3.1 Bổ sung các loại tài liệu, dữ liệu
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, một trong những nội dung
chính đó là xây dựng hệ thống tài liệu, hệ thống hồ sơ phản ánh hoạt động sản
xuất kinh doanh. Có rất nhiều chứng từ, sổ sách kế toán quản trị có thể sử dụng
để làm tài liệu cho hệ thống quản lý chất lượng như: phiếu cấp vật tư vượt hạn
mức; phiếu nhập kho; phiếu xuất kho theo hạn mức; thống kê xuất nhập tồn
nguyên liệu, vật tư; thống kê chi phí theo công đoạn, phân xưởng; phiếu tính giá
thành sản phẩm….
Như vậy nếu trong doanh nghiệp hệ thống kế toán quản trị được xây dựng
trước hoặc đồng thời với việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng thì có thể
24
dùng chung rất nhiều tài liệu và hồ sơ. Điều đó có ý nghóa đặc biệt quan trọng vì
việc làm như thế giúp tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc so với việc xây
dựng hai hệ thống riêng biệt, không tận dụng các điểm chung của nhau.
1.3.3.2 Cung cấp thước đo giá trị để lượng hóa vấn đề
Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là xây
dựng một hệ thống quản lý hướng đến chất lượng sản phẩm. Mặc dù cũng đề ra
tiêu chi tiết kiệm chi phí, tuy nhiên trong hệ thống quản lý chất lượng tiêu chí
này được xem là hệ quả của việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng. Do vậy
mà nội dung của hệ thống quản lý chất lượng không đặt nặng việc dùng thước đo
giá trị để đo lường các tổn thất hoặc hiệu quả của công tác quản lý. Đây chính là
hạn chế của hệ thống này, hiệu quả quản lý không được đo lường bằng thước đo
giá trị làm cho công tác quản lý không phát huy được hết các tiềm năng mà nó
có thể mang lại.
Ví dụ: qua hệ thống quản lý chất lượng, các tỷ lệ sản phẩm không phù
hợp (phải bỏ đi hoặc tái chế) được thống kê rất rõ ràng. Tuy nhiên thiệt hại bao
nhiêu tiền do những sản phẩm lỗi đó gây ra thì hệ thống không quan tâm. Điều
đó là cho nhà quản trị nhìn nhận vấn đề chưa toàn diện và thiếu căn cứ so sánh,
đánh giá hiệu quả. Đối với hệ thống kế toán quản trị thì thiệt hại đó dễ dàng tính
được, do vậy người quản lý đánh giá vấn đề đầy đủ hơn.
1.3.3.3 Cung cấp các kỹ thuật phân tích để ra quyết định
Hệ thống kế toán quản trị và hệ thống quản lý chất lượng có điểm chung
là cùng hướng đến việc đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu. Nhưng các
sự kiện và dữ liệu mà hệ thống quản lý chất lượng xây dựng còn nhiều khiếm
khuyết nếu xét trên góc độ ra quyết định hướng đến mục tiêu tài chính. Chính vì
không đặt nặng việc đo lường bằng thước đo giá trị, do vậy các nhà quản trị khi
25
đưa ra các quyết định sẽ không xác định, đánh giá, dự báo quyết định đó đem lại
hiệu quả bao nhiêu.
Ví dụ trong một doanh nghiệp, sau khi ứng dụng hệ thống quản lý chất
lượng, thống kê thấy rằng sản phẩm kém chất lượng giảm đi 5%. Điều này làm
cho các cấp quản lý phấn chấn. Nhưng nhiều người muốn biết rằng việc giảm
5% sản phẩm kém chất lượng đó đã làm cho doanh nghiệp tiết kiệm được số tiền
bao nhiêu. Để biết được điều đó phải cần đến thước đo định lượng, cần đến các
kỹ thuật, phương pháp của kế toán quản trị.
Tóm lại: Hệ thống kế toán quản trị và hệ thống quản lý chất lượng có
mối quan hệ mật thiết với nhau và bổ sung nhau. Nhưng trong thực tế cả trong
nghiên cứu và áp dụng, mối liên hệ này chưa phát huy. Do vậy khi xây dựng các
hệ thống này, các doanh nghiệp nên tận dụng các điểm mà mỗi hệ thống bổ
sung cho nhau. Nếu vai trò đó được phát huy tối đa thì việc ứng dụng các hệ
thống này vào quản lý sẽ thành công hơn.
