Khóa luận: TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG
THIÊN TAI, BÃO LỤT

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: LƯU TRỮ HỌC
: THS. PHẠM THỊ HÔNG QUYÊN
: NGUYỄN THỊ HẰNG
: 1305LTHB017
: 2013-2017
: ĐH LTH 13B

HÀ NỘI - 2017


MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC........................................................................................................2

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................6
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
Lí do chọn đề tài.............................................................................................................................1
Lịch sử nghiên cứu vấn đề.............................................................................................................2
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.....................................................................................................4
Nhiệm vụ nghiên cứu.....................................................................................................................5
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.....................................................................................................5
Phương pháp nghiên cứu của đề tài.............................................................................................6
Kết cấu của khóa luận....................................................................................................................6

PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................9
Chương 1..........................................................................................................9
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ........................................................................................................9
Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ..................................................................9
Khái niệm tài liệu lưu trữ...............................................................................................................9
Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ................................................................11
Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ...........................................................12
Ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ..........................................................12
Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.......................13
Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ..........................................................................................................................................14
Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ..........14
Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ.......................................15
Quy định về hình thức tổ chức sử dụng tài liệu..........................................................................15
Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ....................................................15
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.......................................................................18
Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử........................................18
Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.................................................................19

Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin truyền thông................19
Công bố tài liệu lưu trữ (xuất bản phẩm) ..................................................................................20
Biên soạn, xuất bản sách chuyên đề...........................................................................................20
Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ...............................................................................20

Chương 2........................................................................................................22
THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT.......22
2. Khái quát về BNN&PTNT và bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn..22
2.1.1. Lịch sử hình thành của BNN&PTNT...................................................................................22
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn.....................................................................................................................................23
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................23
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức................................................................................................................26
2.1.3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn............................................................................................................................27
2.1.3.1. Vị trí và chức năng..........................................................................................................27
2.1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn..................................................................................................27
3 Khái quát công tác phòng chống thiên tai, bão lụt..................................................................30
2.Một số khái niệm......................................................................................................................30
3.Mục đích quản lý nhà nước về phòng chống thiên tai, bão lụt..............................................32
4.Nội dung chủ yếu của CTPCTTBL..............................................................................................32
4.2.1.1.Hoạt động phòng ngừa thiên tai.....................................................................................33
4.2.1.2.Hoạt động ứng phó thiên tai...........................................................................................33
4.2.1.3.Hoạt động khắc phục hậu quả thiên tai..........................................................................34
2.3. Thành phần, khối lượng, đặc điểm, nội dung tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ công tác
phòng chống thiên tai, bão lụt đang bảo quản tại kho lưu trữ BNN&PTNT..............................35
2.3.1. Thành phần, khối lượng của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL.......................................35

2.3.2. Đặc điểm, nội dung của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL...............................................37
2.3.2.1. Đặc điểm của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL............................................................37
2.3.2.2. Nội dung của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL.............................................................39
2.4. Thực trạng việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác phòng chống
thiên tai, bão lụt tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn..................................................40


2.4.1. Tình hình tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản khối tài liệu lưu trữ phục vụ CTPCTTBL
tại BNN&PTNT..............................................................................................................................40
2.4.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu...............................................................................................40
2.4.1.2. Tổ chức bảo quản TLLT...................................................................................................47
2.4.2. Những quy định của BNN&PTNT về TCKTSDTLLT.............................................................48
2.4.2.1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT.............................................................50
2.4.2.2. Trách nghiệm của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ...................................................................................................................................50
2.4.2.3. Trách nhiệm của các người khai thác, sử dụng TLLT.....................................................50
2.4.2.4. Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT.....................................................................................52
2.4.2.5. Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT chuyên ngành.............................................................52
2.4.3. Các hình thức khai thác, sử dụng TLLT hiện nay tại BNN&PTNT......................................53
2.4.4. Thành phần độc giả, số lượng người và số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khai thác,
sử dụng phục vụ CTPCTTBL.........................................................................................................54
2.4.4.1. Thành phần độc giả khai thác, sử dụng TLLT phục vụ CTPCTTBL..................................54
2.4.4.2. Số lượng người và số lượng hồ sơ được khai thác phục vụ CTPCTTBL........................55
2.4.5. Hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với công tác phòng
chống thiên tai, bão lụt................................................................................................................56
2.4.5.1. Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu hành chính có giá trị phục vụ
CTPCTTBL......................................................................................................................................58
2.4.5.2. Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu khoa học - kỹ thuật của các công
trình thủy lợi................................................................................................................................60

Chương 3........................................................................................................63
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ
CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT..........................63
3.1. Nhận xét, đánh giá................................................................................................................63
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................................................63
3.1.2. Hạn chế..............................................................................................................................65
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................................................68
3.2. Một số đề xuất......................................................................................................................69
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về TCKTSDTLLT...............69


3.2.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ cơ quan về giá trị của tài liệu lưu trữ đối với
công tác phòng chống thiên tai, bão lụt......................................................................................70
3.2.3. Bổ sung nhân sự và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ..............72
3.2.4. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất, kinh phí cho hoạt động lưu trữ..............................72
3.2.5. Nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khoa học tài liệu..................................................73
3.2.6. Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ........................................74
3.2.7. Đẩy mạnh công tác tổng kết về TCKTSDTLLT.....................................................................74

PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................75
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................79
PHỤ LỤC.......................................................................................................92


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
BNN&PTNT

Cụm từ đầy đủ
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông

BĐKH
CTPCTTBL

thôn
Biến đổi khí hậu
Công tác phòng chống thiên tai, bão

CTTL
TCKTSDTLLT

lụt
Công trình thủy lợi
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

TLLT

lưu trữ
Tài liệu lưu trữ


PHẦN MỞ ĐẦU
Lí do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ (TLLT) đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực
của đời sống xã hội. Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã khẳng định: "Tài
liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa". Tuy nhiên, chúng chỉ thực
sự phát huy giá trị khi được khai thác, sử dụng triệt để, có hiệu quả. Chính vì vậy,

mọi cơ quan cần phải đặc biệt chú trọng tổ chức hoạt động này.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (TCKTSDTLLT) là một
nghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan
Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá
nhân những thông tin cần thiết từ TLLT, phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân. Thực tiễn
những năm gần đây cho thấy, đối với công tác này Đảng và Nhà nước đã chỉ
đạo ban hành các chủ trương, thể chế hóa thành hệ thống pháp lý. Đồng thời,
chú trọng đầu tư nguồn nhân lực, vật lực, tài chính nhằm thực hiện hiệu quả
công tác lưu trữ nói chung và hoạt động TCKTSDTLLT nói riêng. Qua đó,
một mặt phát huy được giá trị TLLT mặt khác giúp cho độc giả tiếp cận, sử
dụng tài liệu được nhanh chóng, thuận tiện, chính xác.
Hiện nay, biến đổi khí hậu (BĐKH) toàn cầu ngày càng phức tạp và
khốc liệt, hàng năm thế giới phải gánh chịu hàng nghìn trận thiên tai tàn phá:
bão biển, động đất, núi lửa, cháy rừng, lũ lụt, băng tan cùng rất nhiều loại
thiên tai khác. Tại nước ta, BĐKH đã và đang có những ảnh hưởng sâu rộng
đối với đời sống kinh tế, chính trị, xã hội…Tần suất và độ mạnh của các cơn
bão đổ bộ tăng lên rõ rệt. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
(BNN&PTNT) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản,
thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các

1


dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Một
trong những nhiệm vụ cơ yếu mà BNN&PTNT phải triển khai thực hiện là
công tác phòng chống thiên tai, bão lụt (CTPCTTBL). Tài liệu về công tác
này tại Bộ nếu được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ đạt chất lượng sẽ
đóng góp rất lớn trong việc tổng hợp, phân tích, đối chiếu thông tin…phục vụ

tốt nhất, ứng phó kịp thời với thiên tai, giảm thiệt hại về người và của. Vì vậy,
việc đẩy mạnh khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ hiệu
quả CTPCTTBL là một nhu cầu thiết yếu.
Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về thực
trạng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về CTPCTTBL. Từ đó, đưa ra một số
đề xuất góp phần nâng cao hiệu quả việc TCKTSDTLLT phục vụ CTPCTTBL
tại kho lưu trữ BNN&PTNT. Tôi chọn đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phục vụ công
tác phòng chống thiên tai, bão lụt” làm đề tài nghiên cứu khóa luận tốt
nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học của mình.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong nhiều năm qua, công tác lưu trữ nói chung và TCKTSDTLLT nói
riêng đã được quan tâm nghiên cứu. Hiện nay, tại Việt Nam có rất nhiều công
trình nghiên cứu về lĩnh vực này như các giáo trình về công tác lưu trữ, rất
nhiều bài viết được đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành, các luận án tiến
sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp....Cuốn giáo trình: "Lý luận và thực
tiễn công tác lưu trữ" do tập thể các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn
Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn do Nhà xuất bản Đại
học và giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990. Giáo trình: “Nghiệp vụ lưu
trữ cơ bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất bản Hà Nội, năm
2006, cuốn: “Giáo trình lưu trữ” do Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là
Đại học Nội vụ Hà Nội) biên soạn và cuốn “Giáo trình lý luận và phương
pháp công tác lưu trữ” do GVC.TS. Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất bản Lao

2


Động Hà Nội, năm 2016. Trong các giáo trình trên đều có một phần hoặc một
chương nói về TCKTSDTLLT.
Ngoài ra, trên tạp chí chuyên ngành cũng có một số bài viết nghiên cứu,

trao đổi có liên quan đến vấn đề này. Một số bài viết đăng trên tạp chí Văn thư
- Lưu trữ Việt Nam đề cập đến TCKTSDTLLT bao gồm: “Phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” của tác giả Lưu
Văn Phòng, tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1/2010; “Quản lý và khai
thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong
thời kỳ đổi mới và hội nhập” của tác giả Nguyễn Anh Thư, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6/2010; “Tài liệu lưu trữ của Việt Nam – vấn đề tiếp cận
và khai thác sử dụng để nghiên cứu khoa học” của PGS. Nguyễn Văn Hàm,
tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 4/2014; “ Hoàn thiện chính sách công
về sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam”, tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam
số 2/2016; “Vài suy nghĩ nhỏ về tư duy trong công bố, tổ chức khai thác và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Văn Kết, tạp chí Văn thư – Lưu
trữ Việt Nam số 3/2016; “Nghiên cứu về công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ ở
Việt Nam trong những năm qua” của PGS. Nguyễn Văn Hàm (Đại học Khoa
học xã hội và nhân văn), tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 4/2016 và các
bài viết khác. Tuy nhiên, hầu hết các bài viết chỉ tập trung nghiên cứu về mặt
lý luận chung của TCKTSDTLLT, chỉ có một số bài viết đề cập đến cơ quan
cụ thể như:“Vài nét về hoạt động khai thác sử dụng tài liệu khoa học kỹ thuật
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của tác giả Lê Thị Lý, tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam số 6/2010.
Một số các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp về TCKTSDTLLT
như khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các
công trình thủy lợi tại lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của
Nguyễn Thị Phương Huyền, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, năm 2007
đã giúp tôi giảm thiểu thời gian tìm kiếm những tài liệu tham khảo liên quan

3


đến khóa luận của mình. Hay luận văn với đề tài: “Tổ chức quản lý và phục
vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai tại Thái Bình” của Bùi Thị

Liễu, Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, năm 2014. Luận văn này đã trình
bày thực tế việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng TLLT đất đai ở Thái
Bình. Nội dung luận văn rất sát với đề tài của tôi. Ngoài ra, tôi còn tham khảo
một số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của học viên, sinh viên khoa học
ngành Lưu trữ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa
học xã hội và nhân văn đề cập đến vấn đề này như:
Đề tài: “Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Bộ Công thương
phục vụ hoạt động quản lý nhà nước về năng lượng” Khóa luận Trần Thị Nụ,
năm 2008.
Đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng
Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” Luận văn
thạc sĩ của Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013.
Đề tài: “Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc
quản lý nhà nước về nông nghiệp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn” Khóa luận tốt nghiệp đại học của Đinh Thị Vân Anh, năm 2013.
Đề tài: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý đất đai tại Tổng cục quản lý đất đai Bộ Tài nguyên và Môi trường”
Luận văn thạc sĩ khoa học của Nguyễn Thị Thùy Dương, năm 2014.
Nhìn chung, các khóa luận, luận văn thạc sĩ, các bài viết trên tạp chí
chuyên ngành….đã đề cập khá cụ thể và chi tiết về TCKTSDTLLT ở nhiều cơ
quan, nhiều lĩnh vực nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về
TCKTSDTLLT phục vụ CTPCTTBL. Trong quá trình triển khai đề tài, tôi đã
tham khảo và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung của công tác này nhưng
không trùng lặp với bất kỳ công trình nghiên cứu nào trước đây.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Khóa luận của tôi đặt ra và giải quyết hai mục tiêu chính sau:

4

Thứ nhất: Hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về TCKTSDTLLT.
Thứ hai: Khảo sát, đánh giá tình hình TCKTSDTLLT tại BNN&PTNT
phục vụ CTPCTTBL.
Thứ ba: Nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất góp phần nâng cao hiệu
quả TCKTSDTLLT phục vụ PCTTBL tại BNN&PTNT.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu nêu trên, khóa luận của tôi tập trung đặt ra
và giải quyết những nhiệm vụ sau:
Một là, hệ thống và phân tích một số vấn đề lý luận về TCKTSDTLLT;
Hai là, nghiên cứu nội dung CTPCTTBL;
Ba là, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
BNN&PTNT;
Bốn là, khảo sát, phân tích giá trị TLLT hình thành trong CTPCTTBL.
Năm là, tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức khoa học tài liệu, bảo
quản và TCKTSDTLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL tại BNN&PTNT.
Sáu là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn, tôi xin đưa ra
một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả việc TCKTSDTLLT phục vụ
CTPCTTBL tại BNN&PTNT.
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài
+ Hệ thống lý thuyết về TCKTSDTLLT;
+ Khối lượng, thành phần, đặc điểm, nội dung và ý nghĩa của TLLT có
giá trị phục vụ CTPCTTBL đang bảo quản tại kho lưu trữ BNN&PTNT;
+ Tình hình TCKTSDTLLT để phục vụ PCTTBL tại BNN&PTNT.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài tìm hiểu về công tác lưu trữ của BNN&PTNT. Bên cạnh đó, đề
tài còn đi sâu vào nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ để phục vụ CTPCTTBL. Phạm vi khảo sát là

5

tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn giai đoạn năm 2014 đến nay.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của phép duy vật
biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí
Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở cho nhận thức khoa học, giúp
người nghiên cứu có sự so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách
biện chứng. Từ đó sẽ có cách nhìn vấn đề một cách đa chiều, toàn diện hơn, là
cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
Phương pháp khảo sát thực tế: vận dụng phương pháp này khi tiến hành
khảo sát, đánh giá thành phần, nội dung khối tài liệu có giá trị phục vụ
CTPCTTBL tại BNN&PTNT; khảo sát tình hình TCKTSDTLLT phục vụ
CTPCTTBL tại Bộ.
Phương pháp mô tả, thống kê: vận dụng khi tiến hành thống kê các văn
bản liên quan đến TCKTSDTLLT của BNN&PTNT từ trước đến nay.
Phương pháp hệ thống: vận dụng khi tiến hành tổng hợp những vấn đề
lý luận và thực tiễn của TCKTSDTLLT, đánh giá giá trị của các TLLT phục
vụ CTPCTTBL tại BNN&PTNT.
Phương pháp phân tích – tổng hợp: vận dụng khi tiến hành tổng kết,
đánh giá về tình hình khai thác, sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụ
CTPCTTBL tại BNN&PTNT; đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả
việc TCKTSDTLLT ở BNN&PTNT phục vụ CTPCTTBL.
Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết
hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận được trình bày theo 3 phần chính:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG

6


PHẦN KẾT LUẬN
Phần nội dung gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong chương này, tôi trình bày về lý luận tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ trên cơ sở làm rõ khái niệm về tài liệu lưu trữ nhằm giới thiệu
kiến thức nền tảng và để có thể hiểu các thuật ngữ trên một cách thống nhất
trong phạm vi khóa luận này.
Chương 2. Thực trạng việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phục vụ công tác
phòng chống thiên tai, bão lụt
Nội dung chương này, tôi giới thiệu khái quát về cơ quan Bộ, tổ chức
bộ phận phụ trách công tác lưu trữ của BNN&PTNT; nghiên cứu và đưa ra
khái niệm, nội dung, ý nghĩa của CTPCTTBL; tình hình tổ chức khoa học và
bảo quản TLLT của BNN&PTNT. Trên cơ sở đó, tìm hiểu, làm rõ thực trạng
TCKTSDTLLT của BNN&PTNT phục vụ CTPCTTBL.
Chương 3. Nhận xét, đánh giá và một số đề xuất nhằm nâng cao
hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt
Từ kết quả nghiên cứu của chương 2, chương 3 chỉ ra những ưu điểm,
hạn chế và nguyên nhân của việc TCKTSDTLLT phục vụ CTPCTTBL tại
BNN&PTNT và đưa ra một số đề xuất phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác
này tại cơ quan Bộ.
Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn Th.S Phạm Thị Hồng Quyên, người
đã trực tiếp hướng dẫn tôi, cho tôi những góp ý đúng đắn, kịp thời cùng với
tập thể giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
luôn giúp đỡ, động viên tôi trong suốt quá trình làm khóa luận. Đồng thời, tôi

xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Bộ, Văn phòng, Phòng Văn thư – Lưu trữ
BNN&PTNT đã tạo điều kiện tốt cho tôi khi đi tiếp cận thực tế nhằm thu thập

7


tư liệu, tài liệu phục vụ nghiên cứu đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn những
sự giúp đỡ quý báu trên.
Do điều kiện thời gian có hạn cũng như hạn chế về kiến thức, kinh
nghiệm nghiên cứu của bản thân nên khóa luận này không tránh khỏi những
thiếu sót. Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô, bạn bè
để khóa luận được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Hằng

8


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trước tiên, để tạo cơ sở nhận thức một cách đúng đắn và toàn diện các
vấn đề lý luận về TCKTSDTLLT, khóa luận nghiên cứu thống nhất về khái
niệm của TLLT như sau:
Khái niệm tài liệu lưu trữ
Quá trình trao đổi thông tin diễn ra như một nhu cầu tất yếu và cùng

với sự phát triển của xã hội loài người, các phương tiện ghi tin và truyền đạt
thông tin ngày càng trở nên đa dạng và tiện lợi hơn. Một trong số đó là tài liệu
bằng giấy (hay còn gọi là văn bản) và đây cũng được coi là phương tiện quan
trọng nhất.
Văn bản, tài liệu được dùng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền
đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm khi cần
thiết… Chúng trở thành công cụ để quản lý, điều hành cũng như duy trì hoạt
động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vai trò đó không thể chối bỏ. Vì vậy,
con người ngày càng ý thức hơn trong việc lưu giữ tài liệu để phục vụ cho
nhu cầu sử dụng, coi đó như một loại tài sản quý giá và cần được bảo vệ.
Cũng từ đó các thuật ngữ như: “tài liệu”, “tài liệu lưu trữ” xuất hiện.
Mỗi góc độ khác nhau có các cách hiểu khác nhau về các thuật ngữ này.
Chính vì vậy, để có cách hiểu đúng và khoa học, chúng cần được nghiên cứu,
trao đổi và thống nhất.
Khoản 2. Điều 1 - Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tài
liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân”. Và để cụ thể hơn Luật Lưu trữ cũng liệt kê: “Tài liệu bao gồm
văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu
thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài

9


liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký,
bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”.
Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong Luật Lưu trữ năm
2011 nhìn chung đã khái quát được các đặc điểm cơ bản của tài liệu. Qua đó,
tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản quy phạm liên quan đến công tác lưu trữ
của các ngành, lĩnh vực. Đồng thời, giúp chúng ta hiểu thuật ngữ “tài liệu lưu
trữ” một cách chính xác.

Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 được thông qua có rất nhiều định
nghĩa về TLLT được đưa ra, điển hình như:
- “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng,
kho lưu trữ” [7].
- “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong
toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để
khai thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch
sử….của toàn xã hội” [8]
- “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ
khối tài liệu hình thành qua quá trình của các cơ quan, tổ chức và được bảo
quản trong kho lưu trữ” [21]
Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, tại khoản 3. Điều 2 được định
nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Qua việc phân tích và nhận định các định nghĩa nêu trên trong các văn
bản quy định, giáo trình giảng dạy, các công trình của các tác giả nêu trên
nhận thấy: các cách giải thích dù không giống nhau nhưng đều thống nhất ở
chỗ TLLT có nguồn gốc xuất xứ và phải là những tài liệu có giá trị. Hơn thế,

10


hầu hết các định nghĩa đều thể hiện khá đầy đủ và phù hợp với các đặc điểm
cơ bản như: nguồn gốc xuất hiện, vật mang tin, giá trị tài liệu và nơi bảo quản.
Tuy nhiên, so với các cách giải thích khác thì cách hiểu tại khoản 3. Điều 2 –

Luật Lưu trữ năm 2011 bao quát toàn diện nhất và đây là định nghĩa được sử
dụng trong khóa luận này. Nó được phát biểu như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường
hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
TCKTSDTLLT là một trong những hoạt động nghiệp vụ cơ bản của cơ
quan lưu trữ nhằm cung cấp cho cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức
chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế hay các cá nhân có nhu cầu trong việc sử
dụng thông tin trong TLLT phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,
khoa học và các lợi ích chính đáng khác của công dân. Tổ chức được hiểu là
làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức
năng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nền nếp; làm những gì cần
thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất [38]
Ngoài ra, một số tài liệu đề cập về tổ chức sử dụng và sử dụng tài liệu
lưu trữ cụ thể như:
- “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin
tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải
quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [33]
- “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông
tin tài liệu lưu trữ để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu của độc giả”. [8]
Cả hai cách định nghĩa trên chỉ mới đề cập đến việc tổ chức sử dụng
hay sử dụng tài liệu lưu trữ. Mới đây nhất, tập thể giảng viên tổ bộ môn Lưu
trữ thuộc Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội biên soạn
cuốn: “Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” đã giải thích khái

11


niệm trên một cách đầy đủ nhất. Do đó, trong phạm vi khóa luận này, định

nghĩa trong giáo trình này sẽ là định nghĩa tôi sử dụng. Nó được phát biểu
như sau: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai
thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu
nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và
cá nhân”. Đây là hoạt động của người làm lưu trữ ngay cả khi độc giả chưa có
nhu cầu tìm tin, cán bộ lưu trữ sẽ căn cứ vào giá trị của TLLT để tăng nhu cầu
tìm tin của độc giả. Với sự chủ động, cởi mở kết hợp hiện đại hóa trong việc
TCKTSDTLLT đã giúp cho độc giả tiếp cận gần hơn, chân thực hơn với
nguồn tài liệu vô cùng giá trị này.
Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
TCKTSDTLLT biến các thông tin quá khứ trong TLLT thành những
thông tin tư liệu bổ ích, phục vụ yêu cầu nghiên cứu, phát triển kinh tế, văn
hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử của các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức xã hội, các nhà nghiên cứu và mọi công dân có nhu cầu
khai thác.
Hoạt động này đưa ra cách tiếp cận tốt nhất, thuận lợi nhất và hiện đại
nhất để bạn đọc có thể khai thác, sử dụng một cách hiệu quả nhất tài liệu lưu
trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác lưu trữ được định nghĩa là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới
việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá
nhân. [20]
Có thể nói, TCKTSDTLLT là một trong những công tác quan trọng của
công tác lưu trữ. Bởi xét đến cùng, mục đích, nhiệm vụ của công tác lưu trữ là
đưa những thông tin giá trị trong TLLT đến được với độc giả và được các độc

12

giả đón nhận và sử dụng. Để thực hiện tốt công tác này đòi hỏi cán bộ, người
làm lưu trữ phải nắm được nội dung và thành phần TLLT, phải biết phân tích,
tổng hợp và so sánh xử lý các nguồn thông tin để giải quyết những vấn đề
khoa học đặt ra nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhất TLLT.
TCKTSDTLLT là một động lực mạnh mẽ thúc đẩy các nghiệp vụ lưu
trữ phát triển. Nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả càng nhiều, càng phong
phú, đa dạng thì buộc hiệu quả thực hiện các công tác như thu thập, phân loại,
chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu cho TLLT phải tốt hơn, nâng cao
và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu phục vụ. Ngoài ra, công tác này còn trở
thành cơ sở để đánh giá các khâu nghiệp vụ trước đó. Khi nhu cầu khai thác
của độc giả được đưa đến cán bộ lưu trữ mà việc tra tìm tài liệu, hồ sơ đó khó
khăn. Điều đó có nghĩa, khâu tổ chức tài liệu chưa khoa học, công tác xây
dựng công cụ tra cứu làm chưa tốt. Hay thậm chí, độc giả mất rất nhiều thời
gian tra tìm mà không tìm được tài liệu nào có giá trị, hồ sơ nào liên quan đến
vấn đề mình nghiên cứu. Nguyên nhân là do công tác thu thập, bổ sung chưa
được thực hiện triệt để cũng như việc xác định giá trị tài liệu còn nhiều hạn
chế. Từ thực trạng như vậy, các cán bộ lưu trữ nghiên cứu, đưa ra các biện
pháp khắc phục, thúc đẩy thực hiện các khâu nghiệp vụ trước đó.
TCKTSDTLLT sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian,
công sức và kinh phí cho Nhà nước và nhân dân. Nói cách khác, thực hiện tốt
công tác này các thông tin có giá trị trong TLLT sẽ biến thành của cải vật
chất, nâng cao đời sống tinh thần và văn hóa cho nhân dân.
TCKTSDTLLT là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân,
tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ, mang lại lợi ích thiết thực cho xã
hội, cho các kho lưu trữ. Thông qua các hình thức phong phú về sử dụng tài
liệu lưu trữ, mọi cơ quan, tổ chức, công dân thấy được vị trí và tầm quan
trọng của các kho lưu trữ; qua đó, mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và
nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng tài

13


liệu lưu trữ
TCKTSDTLLT là một trong những khâu nghiệp vụ nhận được nhiều sự
quan tâm từ phía các cơ quan quản lý nhà nước và độc giả trong thời gian gần
đây. Ở nước ta, vấn đề này cũng đã được quy định: “Bảo vệ và phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ” [15] trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Có thể
khái quát các quy định đó ở các khía cạnh sau đây:
Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Vấn đề này đã được quy định về mặt nguyên tắc trong một số văn bản.
Đầu tiên phải kể đến Luật lưu trữ năm 2011, tại điểm a, khoản 3. Điều 29 quy
định cơ quan, tổ chức lưu trữ có trách nhiệm: “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu
trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp
quản lý” và điều 31: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của
Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình.”
Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ
Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức và công dân đối với việc sử
dụng TLLT là một trong những vấn đề cơ bản nhất cần phải được điều chỉnh
bằng luật pháp. Tại khoản 1. Điều 29 – Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định
rõ: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác”. Về
nghĩa vụ đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ, khoản 2. Điều 29 đã quy định:
“Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích
dẫn tài liệu lưu trữ; Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích

hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo
quy định của pháp luật; Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy

14


chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của
pháp luật có liên quan”. Ngoài ra, quyền và nghĩa vụ trong sử dụng TLLT của
nước ta còn quy định về việc người nước ngoài được phép sử dụng tài liệu lưu
trữ trong các cơ quan lưu trữ lịch sử của Việt Nam và họ phải thực hiện đúng
và đầy đủ những quy định của Việt Nam về công bố, sử dụng TLLT.
Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng TLLT là một trong những vấn
đề chủ yếu nhất của quản lý trong lĩnh vực tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Vấn đề này liên quan đến hầu hết các cơ quan, tổ chức ở các ngành, các cấp,
liên quan đến việc bảo vệ các bí mật quốc gia. Tuy vậy, nó lại chỉ được quy
định chung chung tại điều 31, Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của
pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ
quan của cơ quan, tổ chức mình.”
Quy định về hình thức tổ chức sử dụng tài liệu
Việc tổ chức và áp dụng các hình thức phục vụ sử dụng TLLT không
chỉ đơn thuần là vấn đề chuyên môn nghiệp vụ mà đó còn là vấn đề của hoạt
động quản lý. Hiện nay, tại điều 32, Luật Lưu trữ năm 2011 đã cụ thể hóa các
hình thức sử dụng TLLT bao gồm: “Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu
trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm,
trưng bày tài liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên
cứu; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.” Như vậy, với các
hình thức này các cơ quan lưu trữ sẽ căn cứ vào điều kiện thực tế của cơ quan

mà áp dụng những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phù hợp.
Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ
Có một thực tế, trong một kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ lịch sử
bảo quản khá nhiều phông hay khối phông của các cơ quan, tổ chức trong các

15


giai đoạn lịch sử khác nhau. Xét về phạm vi sử dụng, trong đó, có nhóm tài
liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi nhưng có nhóm tài liệu thuộc diện hạn chế
tiếp cận gồm có: tài liệu bí mật nhà nước, tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu bị
hư hỏng hay có nguy cơ hư hỏng. Trong pháp luật lưu trữ nước ta cũng đã quy
định về một số nguyên tắc và chế độ sử dụng TLLT thuộc diện như đã nêu
trên. Cụ thể tại điều 30, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
1). Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật.
2). Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:
a). Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các
mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh
hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ
quan, tổ chức, cá nhân;
b). Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa
được tu bổ, phục chế;
c). Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với
điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ.
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
3). Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu

chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí
mật nhà nước.
4). Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ
mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
a). Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước;

16


b.) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng
dấu mật nhưng chưa được giải mật;
c). Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng
dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
5). Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể
từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của
Chính phủ.
6). Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c
khoản 4 và khoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết
định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
7). Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy
chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác
thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công
tác.
Ngoài những quy định đã nêu trên, trong các văn bản quy phạm pháp
luật về lưu trữ còn quy định một số nội dung khác về khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ như vấn đề mang tài liệu ra nước ngoài hay lệ phí khai thác sử
dụng tài liệu.
Với những quy định như vậy đã góp phần quan trọng cho các cơ quan
lưu trữ tài liệu trong việc thực thi nhiệm vụ của mình, đặc biệt là nhiệm vụ

công bố và phục vụ khai thác sử dụng TLLT, tránh được tình trạng tài liệu bị
đóng kín trong kho lưu trữ không được đưa ra khai thác; hoặc tình trạng cho
khai thác quá sớm các tài liệu lưu trữ mật, tài liệu cá nhân, hoặc sử dụng ồ ạt
các tài liệu lưu trữ quý hiếm,…. Tất cả những tình trạng trên được khắc phục
đáng kể trong quá trình khai thác và sử dụng TLLT, góp phần đưa nhiệm vụ
TCKTSDTLLT của các cơ quan lưu trữ đạt kết quả cao. Đồng thời, điều đó
còn góp phần quan trọng vào việc khẳng định vị trí đặc biệt quan trọng của
TLLT đối với mọi mặt đời sống kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội,… của đất

17


nước.
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Có thể khẳng định, TLLT là một trong những nguồn di sản văn hóa có
giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. TLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi được
khai thác, sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã
hội. Xác định được tầm quan trọng của TLLT, ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ
tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, theo đó yêu cầu TLLT phải được
bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử
dụng của xã hội.
Để đáp ứng nhu cầu dùng tin hiện nay của độc giả, hiện nay áp dụng
các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu bao gồm: Tổ chức sử dụng
tài liệu tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực lưu
trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo, công bố
tài liệu lưu trữ, cho mượn tài liệu lưu trữ, biên soạn sách chuyên khảo, xây
dựng các bộ phim, tập ảnh chuyên đề, tổ chức tham quan các cơ quan lưu trữ.
Ngoài ra, ở một số lưu trữ còn áp dụng các hình thức như: cung cấp thông tim
lưu trữ qua mạng nội bộ và mạng toàn cầu, cung cấp thông tin lưu trữ qua hợp

đồng ...
Hình thức để khai thác và sử dụng tài liệu thực sự rất phong phú và đa
dạng. Tuy vậy, mỗi hình thức đều có những ưu điểm, hạn chế và phương pháp
tổ chức riêng. Vì vậy, các Lưu trữ cần căn cứ vào những điều kiện cụ thể của
cơ quan mà lựa chọn những hình thức phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao.
Dưới đây là một số hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phổ biến:
Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử
TCKTSDTLLT tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu

18


được áp dụng phổ biến trong các Lưu trữ lịch sử. Hình thức này mang lại
nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên
cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm với
nhiều độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham
khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Cơ quan lưu trữ có điều kiện
để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều TLLT liên
quan đến các chủ để nghiên cứu của họ; dễ theo dõi, nắm bắt, thu nhận được
nhiều ý kiến của độc giả để cải tiến công tác phục vụ độc giả; có điều kiện
bảo vệ an toàn TLLT, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu… Các Lưu trữ
lịch sử đang ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu
của các phông tài liệu lưu trữ để có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng,
đưa ra phục vụ độc giả tại phòng đọc.
Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ
Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường
xuyên của Lưu trữ lịch sử. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp
lý do Lưu trữ lịch sử cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác

nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo ký
hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác
minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải
dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng.
Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin
truyền thông
Thông báo TLLT là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính chủ động
và được áp dụng chủ yếu trong các lưu trữ lịch sử. Mục đích của công việc
này là giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, cá nhân các tài liệu hiện đang bảo
quản trong kho lưu trữ. Thông qua hình thức này người nghiên cứu nắm được
thành phần và nội dung tài liệu đang bảo quản tại cơ quan lưu trữ, từ đó chủ
động sử dụng, nghiên cứu để phục vụ công tác.

19