Khóa luận: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ
TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. TRẦN VIỆT HÀ

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ THÚY

Mã số sinh viên

: 1305LTHB056

Khóa

: 2013-2017

Lớp

: ĐH LTH 13B
HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp do chính tôi thực hiện, với
sự giúp đỡ của anh (chị) cán bộ, chuyên viên tại UBND huyện Sóc Sơn cùng
với sự hướng dẫn khoa học của Th.s Trần Việt Hà đã giúp tôi hoàn thiện bài
khóa luận. Các nội dung nghiên cứu trong đề tài là trung thực được lấy từ cơ
quan. Tôi chỉ tham khảo và không sao chép bất kì bài báo cáo nào dưới mọi
hình thức. Tôi xin cam đoan lời nói của tôi hoàn toàn đúng sự thật.
Xin chân thành cảm ơn
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Thúy


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian hoàn thành khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn” đối với
tôi là một thành công rất lớn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân là sự giúp
đỡ của các giảng viên và cơ quan UBND huyện Sóc Sơn.
Lời cảm ơn đầu tiên, tôi xin trân trọng gửi đến Th.s Trần Việt Hà đã
trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ tôi trong cách trình bày, nội dung cũng như
những điều cần lưu ý khi thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp.
Xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn nói chung,
Văn phòng UBND nói riêng cùng chị Nguyễn Thị Quyên- cán bộ lưu trữ của
UBND đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn
thành khóa luận của mình.
Tôi xin chúc quý thầy cô, quý cơ quan thành công trong công việc và
cuộc sống.

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thúy


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................2
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................3
MỤC LỤC........................................................................................................4
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.................................................................................7
A. PHẦN MỞ ĐẦU.........................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu.....................................................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................................2
4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu.............................................................................................3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................................3
7. Cấu trúc đề tài............................................................................................................................4

B.PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................5
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN VÀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN....................5
1.1 Khái quát về UBND huyên Soc Sơn.........................................................................................5
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển......................................................................................5
1.1.2 Chức năng, nhiêm vụ,quyền hạn và cơ cấu tô chức............................................................6
1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.....................................................................................6
1.1.2.2 Cơ cấu tô chức.................................................................................................................11

1.2 Công tác văn thư- lưu trư tại UBND huyên Soc Sơn.............................................................12

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC
VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN...........................16
2.1 Sư cân thiêt cua viêc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trư ...............................16


2.2 Văn ban quy định hương dân về viêc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trư tại
UBND huyên Soc Sơn...................................................................................................................17
2.3 Cơ sơ hạ tâng cua viêc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trư tại UBND huy ên Soc
Sơn................................................................................................................................................18
2.3.1 Máy moc thiêt bị.................................................................................................................18
2.3.2 Mạng internet.....................................................................................................................21
2.3.3 Hệ thống phân mềm...........................................................................................................21
2.4 Ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư- lưu trư tại UBND huy ên Soc Sơn ........................24
2.4.1 Ứng dụng trong công tác văn thư......................................................................................24
2.4.1.1 Trong công tác soạn thao văn ban..................................................................................25
2.4.1.2 Trong công tác quan lý văn ban.......................................................................................27
2.4.2 Ứng dụng trong công tác lưu trư........................................................................................32
2.4.2.1 Số hoa tài liệu lưu trư......................................................................................................32
2.2.4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trư.....................................................................................34
2.4.2.3 Công tác bao quan tài liệu...............................................................................................38
2.4.2.3 Công tác khai thác và sử dụng tài liệu.............................................................................40
2.5 Nhận xét về thưc trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trư tại UBND huyện
Soc Sơn.........................................................................................................................................41
2.5.1 Ưu điểm..............................................................................................................................41
2.5.2 Nhược điểm........................................................................................................................42
2.5.3 Nguyên nhân.......................................................................................................................44

CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU

QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ
TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN....................................................................45
3.1 Về công tác quan lý................................................................................................................45
3.2 Về nhân sư.............................................................................................................................47
3.3 Về cơ sơ vật chất....................................................................................................................47

C.KẾT LUẬN................................................................................................51


D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................52
PHỤ LỤC.......................................................................................................54


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

CNTT

Công nghệ thông tin

3

QLVB&ĐHTN

Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp

4

CSDL

Cơ sở dữ liệu


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, công tác văn thư- lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất
cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác
văn thư- lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức
có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá
trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài
liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây
là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ,
bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn
nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu
trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức.

Đất nước ta đang trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cùng với
đó là sự phát triển mạnh mẽ của khoa học- kỹ thuật. Ngày nay, với sự phát
triển từng ngày từng giờ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng các thành
tựu của ngành khoa học này vào hoạt động của công tác văn thư- lưu trữ đã
đem lại không ít những hiệu quả to lớn.
Đối với công tác văn thư-lưu trữ, nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới, hợp
lý hóa các khâu nghiệp vụ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
này là một yều cầu mang tính tất yếu. Đặc biệt khi việc lưu trữ tài liệu truyền
thống đang được chuyển dẫn sang hình thức lưu trữ điện tử và công tác văn
thư lưu trữ đang trong quá trình hộp nhập quốc tế.
Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “ Ứng dụng CNTT trong công tác văn
thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn”. Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn là
một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành chính Cộng hòa Xã hội
chủ nghĩa Việt Nam. Đây là cơ quan thực thi pháp luật tại cấp huyện. Như vậy

1


việc ứng dụng CNTT tại UBND cấp huyện rất quan trọng từng bước giúp cải
thiện; công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, cải cách hành chính và các hoạt
động kinh tế - xã hội từng bước được tin học hóa, đem lại hiệu quả thiết thực.
Trong giai đoạn hiện nay UBND huyện Sóc Sơn cũng cần có những thay đổi
phù hợp trong công tác tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu
quả công tác này.
Trong thời gian thực tập khảo sát, tôi tập trung đánh giá ưu nhược điểm
khi ứng dụng CNTT tại UBND nhằm tìm ra giải pháp khắc phục, đề xuất ý
kiến nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ”
cũng đã không ít lần được đưa ra bàn luận, đông thời với đó cũng có khá

nhiều bài nghiên cứu, luận văn, luận án và tạp chí về vấn đề này như:
Đề tài “ Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường
điện tử” của Th.s Nguyễn Thị Tâm (2009); đề tài “ Nghiên cứu ứng dụng tin
học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” của Th.s Lê
Văn Nang và các bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp của sinh viên.
Đây cũng chính là những nguồn tài liệu, thông tin giúp ích cho việc
nghiên cứu của tôi thuận lợi hơn. Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác văn
thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn chưa có đề tài nào đề cập đến. Khóa
luận của tôi có kế thừa các tài liệu tham khảo trên, tuy nhiên không trùng lặp
với bất cứ đề tài nào trước đó.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục tiêu : Nhằm nâng cao
nhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên ngành Lưu trữ học nói
chung về vị trí, vai trò cuả công nghệ thông tin- một xu hướng phát triển mới
của xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và
đặc biệt trong công tác văn thư- lưu trữ nói riêng của cơ quan. Việc nghiên

2


cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liên
quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo.
Khảo sát tình hình ứng dụng CNTT tại UBND huyện Sóc Sơn, tìm ra
những thiếu sót nhằm đưa ra một số nhận xét mang tính trao đổi giúp nâng
cao hiệu quả công việc.
4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là: ứng dụng CNTT trong công tác
văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
Phạm vi nghiên cứu: Trọng tâm đề tài đề cập đến việc ứng dụng CNTT
trong công tác văn thứ- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn, bao gồm ứng dụng

CNTT trong các khâu nghiệp vụ như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý
văn bản, chỉnh lý tài liệu, thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ… trong giai đoạn
từ năm 2008 đến nay.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Phản ánh thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu
trữ tại UBND huyện Sóc Sơn.
- Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ ra những
hạn chế thiếu xót trong công tác văn thư-lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn .
- Đưa ra đề xuất nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư- lưu trữ.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn
- Phương pháp khảo sát thực tế
- Phương pháp tổng hợp thông tin, phân tích, so sánh
- Phướng pháp quan sát khoa học

3


7. Cấu trúc đề tài
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
2. Lịch sử nghiên cứu
3.Mục tiêu nghiên cứu
4.Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
5.Nhiệm vụ nghiên cứu
6.Phương pháp nghiên cứu
7. Cấu trúc đề tài
B.PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG I: Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn và công tác văn thưlưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
CHƯƠNG II: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu
trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
CHƯƠNG III: Một số đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng
CNTT trong công tác văn thư - lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
C.KẾT LUẬN
D.DANH MỤC THAM KHẢO

4


B.PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN VÀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN
1.1 Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Lịch sử : Ngày 5/7/1977, Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở
hợp nhất hai huyện Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách
thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ ) với 32 xã, thị trấn. Sau đó 7 xã, thị trấn
về Mê Linh và Phúc Yên. Ngày 1/4/1979, huyện Sóc Sơn được chuyển về
thành phố Hà Nội quản lý
Về vị trí địa lý: Sóc Sơn là huyện nằm ở cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô
Hà Nội, phía Bắc giáp huyện Phổ Yên (Thái Nguyên), phía Đông Bắc giáp
huyện Hiệp Hoà (Bắc Giang), phía Đông Nam giáp huyện Yên Phong (Bắc
Ninh), phía Nam giáp huyện Đông Anh, phía Tây giáp huyện Mê Linh và thị
xã Phúc Yên (Vĩnh Phúc). Diện tích đất tự nhiên 306,5 km 2 , trong đó: đất sản
xuất nông nghiệp là 13.559 ha, đất lâm nghiệp là 4.557 ha. Toàn huyện có 25
xã, 1 thị trấn được chia thành 3 khu vực: 9 xã đồi gò, 8 xã vùng trũng và 8 xã
vùng giữa. Dân số của huyện trên 32 vạn người.
Sóc Sơn là đầu mối giao thông quan trọng ở phía bắc của Thủ đô Hà

Nội với nhiều tuyến đường giao thông quan trọng như: Quốc lộ 2; Quốc lộ 3;
Quốc lộ 18, đường Bắc Thăng Long Nội Bài, Quốc lộ 3 mới Hà nội - Thái
Nguyên, đường cao tốc Nội Bài - Lào Cai,… đặc biệt Sóc Sơn có Cảng khàng
không Quốc tế Nội Bài là đầu mối giao thông lớn, quan trọng của quốc gia.
Về địa giới hành chính : Huyện chia thành 26 đơn vị bao gồm thị
trấn Sóc sơn và 25 xã, 199 thôn làng. Trên toàn huyện có 77 đơn vị cơ quan xí
nghiệp, trường học, đơn vị vũ trang của trung ương.

5


1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức
1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
a, Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
b,Nhiệm vụ, quyền hạn
* Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội
đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê
duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết
toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương
trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và
báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị
quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương
theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.

6


*Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa
phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của
pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định
của pháp luật.

* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch,
kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ
ban nhân dân tỉnh.
*Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

7


- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch
xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc
thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản
lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ

và du lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề;
tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên
địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo

8


viên, quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các
phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể
dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh
lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng,
chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi
không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách
dân số và kế hoạch hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở
hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt
động từ thiện, nhân đạo.
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường
và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa
bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất
lượng tại địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

9


và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ
huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng
dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các
trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà
nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội
và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo
vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo
nào của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của
pháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những

10


nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện
các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức
xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản,
các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của
pháp luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban
nhân dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức

11


Căn cứ theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (sửa
đổi) và quy định về cơ cấu tổ chức đối với UBND các huyện, trên cơ sở tình
hình thực tế, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Sóc Sơn như sau :
* Lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn:
- Chủ tịch: Vương Văn Bút.
- P. Chủ tịch: Vi Thị Bình Anh

- P. Chủ tịch: Đỗ Minh Tuấn.
- P. Chủ tịch: Lê Hữu Mạnh.
* Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn:
• Văn phòng HĐND – UBND
• Phòng Giáo dục & Đào tạo
• Phòng Lao động, Thương binh và xã hội
• Phòng Nội vụ
• Phòng Quản lý đô thị
• Phòng Tài chính – Kế hoạch
• Phòng Tài nguyên – Môi trường
• Phòng Tư pháp
• Phòng Văn hóa & Thông tin
• Phòng Y tế
• Thanh tra nhà nước
• Thanh tra xây dựng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục 01)
1.2 Công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
a,Công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn
thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và
sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các
doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang.

12


Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:
- Soạn thảo văn bản
- Quản lý văn bản
- Quản lý con dấu

- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ.
Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Sóc Sơn là một cơ quan
hành chính cấp huyện là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành
chính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, là cơ quan thực thi pháp luật tại
các cấp huyện, vì thế công tác văn thư là một nội dung quan trọng phục vụ
cho hoạt động quản lý của cơ quan.
Phụ trách về công tác văn thư của UBND gồm có một văn thư chuyên
trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm. Công tác văn thư của
UBND hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước. Các
khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tai UBND được thực hiện như sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của công
ty đêu được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy
định đúng thể thức và quy trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo
đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ chuyển cho
lãnh đạo xem xét, phê duyệt và tiến hành việc ban hành văn bản.
Quản lý văn bản:
- Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư
của cơ quan. Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và
chỉ làm thủ tục đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội
dung và thẩm quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký
vào phần mềm quản lý văn bản trên máy tính.
- Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào phần
mềm quản lý văn bản tại văn thư cơ quan theo đúng thủ tục. Sau khi đã thực
hiện xong các thủ tục cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ quan

13


tiến hành ngay việc chuyển giao văn bản đến lãnh đạo cơ quan và các phòng
ban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi và

kiểm tra việc thực hiện.
Công tác lập hồ sơ công việc:
Tại UBND huyện Sóc Sơn thì hồ sơ công việc không được lập, chuyên
viên văn thư tại UBND không làm tròn trách nhiệm của mình. Tất cả các văn
bản, tài liệu của cơ quan trong tình trạng lộn xộn, bó gói chuyển thẳng xuống
cho chuyên viên lưu trữ UBND sắp xếp và lập hồ sơ. Tình trạng này gây rất
nhiều khó khăn trong việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Công tác văn thư truyền thống của UBND huyện Sóc Sơn trước khi
ứng dụng CNTT thì có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản
và chuyển giao văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian. Từ năm 2013
UBND huyện Sóc Sơn áp dụng CNTT vào công tác văn thư- phần mềm quản
lý văn bản thì hiệu quả công việc được nâng cao việc soạn thảo, chuyển giao
hay đăng ký văn bản đều được thực hiện trên máy tính và mạng nội bộ công
việc diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn.
b, Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Hiện nay, tại UBND huyện Sóc Sơn có bộ phận lưu trữ chuyên trách,
giúp Phó Chánh Văn phòng UBND tổ chức thực hiện và quản lý công tác lưu
trữ đối với cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện thu thập, chỉnh
lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho
lưu trữ của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng
UBND.Bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự quản lý của Văn
phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng Đỗ Thu Nga.

14

Các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu,
phân loại, bảo quản, thống kê, khai thác sử dụng đều được chuyên viên lưu
trữ thực hiện theo quy định của cơ quan Nhà nước. UBND huyện cũng đã và
đang ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ như việc sử dụng trang thiết bị và
phần mềm quản lý văn bản để lưu trữ hồ sơ tài liệu. Toàn bộ văn bản hình
thành trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy để lưu trữ, và thông
qua đây việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
khai thác sử dụng tài liệu tại cơ quan.
Trước đây, mọi hồ sơ tài liệu chỉ được lưu trữ trong cặp hộp để theo
thời gian sẽ bị mục nát và hỏng rất khó để khôi phục lại tài liệu. Từ năm 2016,
sau khi UBND huyện Sóc Sơn áp dụng CNTT vào công tác lưu trữ thì tài liệu
của UBND huyện Sóc Sơn không chỉ được lưu trữ trong cặp hộp, trong kho
mà còn được lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản. Tài liệu lưu trữ của
UBND huyện Sóc Sơn đang dần được số hóa của những năm gần đây, tài liệu
đã được số hóa có giá trị như bản gốc vì vậy khả năng phục hồi lại tài liệu cao
hơn so với trước đây.

15


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC
VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN
2.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thưlưu trữ
Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi đó là sự hội tụ của các
công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng. Công
nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang chuyển dần
thành một xã hội thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện
nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay
đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giả

phóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao
hơn , chất lượng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu của thời cuộc.
Vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trữ là việc áp dụng
các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ lệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải
quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh
chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức kinh tế, cơ quan, tạo môi trường
thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và các
mạng thông tin Quốc gia.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư-lưu trữ là nhu cầu mang
tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thưlưu trữ, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh
nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ,số hóa, thống kê, khai thác
sử dụng tài liệu… thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết
công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề
được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính
thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan,
đơn vị. Việc ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ văn thư- lưu trữ không

16


làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng
suất và hiệu quả công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhưng
nhu cầu được đề ra.CNTT giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanh
chóng trong tình hinh thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay do số
lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không nghừng
tăng nhanh.
Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư-lưu trữ trước hết là nhằm nâng
cao chất lượng của công tác này đồng thời góp phần giải phóng phần nào sức
lao động của cán bộ. Việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản

điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công
việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải.
2.2 Văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng CNTT vào công
tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
Nhận thức được tầm quan trọng của tài CNTT đối với công tác văn thưlưu trữ của cơ quan UBND huyện Sóc Sơn, lãnh đạo và cán bộ của cơ quan đã
có sự quan tâm đúng mức đối với công tác văn thư- lưu trữ. Minh chứng rõ
ràng nhất là việc ban hành các văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng
CNTT vào công tác lưu trữ cho các cán bộ.
Năm 2013 triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trữ
tại UBND huyện Sóc Sơn. Để thông nhất việc ứng dụng CNTT, UBND đã
thực hiện theo quy định của Nhà nước và quy định nội quy của cơ quan:
- Luật Lưu trữ năm 2011
- Luật Công nghệ thông tin năm 2006
- Quyết định số 3855/QĐ-UBND ngày 28/8/2012 của UBND thành phố
phê duyệt Chương trình mục tiêu ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan
Nhà nước Thành phố Hà Nội giai đoạn 2012-2015
- Công văn số 1230/STTTT-UDCNTT ngày 05/8/2014 của Sở thông tin
và truyền thông Hà Nội về việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch ứng dụng

17


CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội năm 2015
- Công văn số 458/UBND-VP ngày 11/4/2016 về việc sử dụng hòm
thư điện tử công vụ @hanoi.gov.vn để trao đổi văn bản điện tử trong cơ quan
Nhà nước.
Nhìn chung, các văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng CNTT
của UBND huyện Sóc Sơn hầu hết đều là văn bản quy định chung từ Thành
phố Hà Nội. Trong đó, văn bản “Quyết định số 3855/QĐ-UBND ngày
28/8/2012 của UBND thành phố phê duyệt Chương trình mục tiêu ứng dụng

CNTT trong hoạt động cơ quan Nhà nước Thành phố Hà Nội” quy định rõ
ràng về mục tiêu, chương trình ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan.
Bên cạnh đó, việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch cũng rất chi tiết, hầu
hết là những hướng dẫn mang tính chất chung. Đồng thời đưa ra những yêu
cầu cụ thể đối với việc ứng dụng CNTT cần đạt được trong cơ quan.
Đến nay UBND huyện đã thực hiện:
- 100% cán bộ, công chức, viên chức được trang bị máy tính, máy in,
mạng cục bộ
- 100% cán bộ, công chức được trang bị hộp thư điện tử cá nhân
- Văn phòng còn trang bị các trang thiết bị dành riêng cho cán bộ văn
thư- lưu trữ như: máy fax, máy scan, máy cắt hủy tài liệu, máy photocopy…
-UBND huyện Sóc Sơn đã áp dụng phần mềm quản lý tài liệu và điều
hành tác nghiệp
2.3 Cơ sở hạ tầng của việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thưlưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
2.3.1 Máy móc thiết bị
Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng và thực
hiện các quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp. Đồng thời cũng tạo điều
kiện lao động của cán bộ văn thư, lưu trữ được cải thiện, nâng cao hiệu suất,
chất lượng, phương pháp làm việc khoa học. Quá trình giải quyết công việc

18