TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC TỈNH LẠNG SƠN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (458.02 KB, 52 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
HÀ TẤN HANH
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B
KHÓA HỌC (2012 – 2016)
Tên cơ quan: Ủy Ban Nhân Dân Huyện Cao Lộc
Địa chỉ: Khối 6, Thị trấn Cao Lộc – Huyện Cao Lộc – Tỉnh Lạng Sơn
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Thị Tân
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng
Hà Nội - 2016
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU...........................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài................................................................................................1
2.Mục tiêu của đề tài.............................................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.........................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo..................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................2
7. Bố cục của đề tài...............................................................................................2
Phần I.........................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
CAO LỘC..................................................................................................................3
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cao Lộc
...................................................................................................................................3
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của UBND huyện Cao Lộc........................................................................................5
1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong
văn phòng.8
1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm............................................................................8
1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.......................9
2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND huyện Cao Lộc.........................21
3.1. Đánh giá chung.................................................................................................37
3.1.1. Ưu điểm....................................................................................................37
3.1.2. Hạn chế......................................................................................................39
3.1.3. Nguyên nhân..............................................................................................40
3.2. Đề xuất, kiến nghị.............................................................................................41
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................43
PHỤ LỤC................................................................................................................44
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc, lưu
trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan. Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn
vị, các bộ phận trong và ngoài UBND, bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn
kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý,
sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chính
xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền.
Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay cùng với
chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà
trước, công tác văn thư trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Đứng
trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, dưới sự
chỉ đạo của ban lãnh đạo UBND huyện Cao Lộc, quản lý công tác văn thư không
ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới, nhằm hoàn thiện về mọi
mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng
cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức
làm công tác văn thư.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, là sinh viên khoa
Quản trị Văn phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trong quá trình thực tập tại
Văn phòng HĐND-UBND huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn, em đã quyết định lựa
chọn đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư” tại UBND huyện Cao Lộc.
2. Mục tiêu của đề tài
Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan.
Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, đặc điểm, nội dung công tác
văn thư.
Phản ánh thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Cao lộc.
Thấy được điểm mạnh, điểm yếu trong cơ cấu hoạt động của phòng văn thư tại
Hà Tấn Hanh
1
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
UBND huyện Cao Lộc để tìm ra giải pháp thiết thực, phù hợp với tình hình hoạt
động của UBND nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là: Tìm hiểu về tổ chức công tác
văn thư tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn.
- Phạm vi nghiên cứu: Ủy Ban Nhân Dân huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Một số báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa trước.
- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư.
- Quy chế Văn thư-Lưu trữ UBND huyện Cao Lộc.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác văn thư. Tuy nhiên chưa có đề
tài nào nghiên cứu cụ thể về công tác văn thư tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Cao
Lộc, tỉnh Lạng Sơn. Do vậy, em xin kế thừa kết quả những đề tài nghiên cứu trước
để làm sáng tỏ vấn đề này.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình viết đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
như:
+ Phương pháp Quan sát, phỏng vấn
+ Phương pháp thống kê, bảng hỏi
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu
+ Phương pháp phân tích , tổng hợp
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết cấu của đề tài gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Cao Lộc
Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Cao Lộc
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Hà Tấn Hanh
2
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
CAO LỘC
Cao lộc là một huyện miền núi biên giới nằm ở phía Đông Bắc tỉnh Lạng
Sơn, phía Bắc - Đông bắc giáp Cộng hòa nhân dân Trung Hoa với đường biên giới
dài 83 km, phía Tây - Tây Bắc giáp các huyện Văn Lãng, Tràng Định, phía Tây và
Tây Nam giáp huyện Văn Quan, Chi Lăng, phía Đông - Đông Nam giáp với Lộc
Bình, Chi Lăng. Huyện Cao Lộc bao bọc quanh thành phố Lạng Sơn. Huyện Cao
Lộc là trung tâm kinh tế chính trị xã hội, là vùng kinh tế đặc quyền của tỉnh Lạng
Sơn. Vì vậy huyện Cao Lộc có lợi thế lớn để phát triển kinh tế - xã hội và có tầm
quan trọng về an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Cao Lộc
UBND huyện Cao Lộc có chức năng nhiệm vụ quyền hạn sau:
1.1.1. Chức năng
UBND huyện Cao Lộc là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước và các văn bản dưới
Luật và Nghị Quyết chỉ đạo sự phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh
trên địa bàn huyện.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND Huyện là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương với chức năng
nhiệm vụ quyền hạn như sau:
Theo Điều 43 Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2013 thì UBND
huyện Cao Lộc có nhiệm vụ, quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước:
- Uỷ ban nhân dân huyện Cao Lộc có nhiệm vụ Quản lý Nhà nước ở địa
phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, môi trường, thể
dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình, và các lĩnh vực xã hội khác, Quản lý
Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý thực hiện
Hà Tấn Hanh
3
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá.
- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ
tịch ở địa phương, quản lý cư trú của người nước ngoài ở địa phương.
- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương đào tạo đội ngũ
viên chức Nhà nước. Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo
quy định của Pháp luật.
- Uỷ ban nhân dân huyện Cao Lộc chịu trách nhiệm và báo cáo công tác
trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên…
- Triển khai và thực hiện các Chỉ thị, Nghị Quyết của Đảng, Pháp Luật của
Nhà nước và sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, quy hoạch và
xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội ,quốc phòng - an ninh ở địa phương.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Cao Lộc hoạt động trên cơ sở luật tổ chức HĐND và UBND
ban hành ngày 26/11/2003 và quy chế hoạt động của UBND huyện. Để hoàn thành
tốt các chức năng nhiệm vụ của mình, UBND huyện Cao Lộc đã sắp xếp tổ chức
bộ máy làm việc của mình như sau:
UBND huyện Cao Lộc có 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch và các phòng ban
khác gồm có 13 phòng chuyên môn như sau:
- Văn phòng HĐND và UBND;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;
- Phòng Tài chính - Kế hoạch;
- Thanh tra huyện;
- Phòng Kinh tế hạ tầng;
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Văn hoá và Thông tin;
- Phòng Giáo dục và đào tạo;
- Phòng Y tế;
Hà Tấn Hanh
4
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
- Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- Phòng Dân tộc;
UBND huyện Cao Lộc đang ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế. Hiện
nay tại UBND huyện các cán bộ đều có trình độ chuyên nghiệp, Cao đẳng, Đại học
trở lên.
(Phụ lục 01 – Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Cao Lộc)
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND huyện Cao Lộc.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn
vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có văn phòng.
Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “tai mắt” của
Thủ trưởng cơ quan.
Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chung
của cơ quan, xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều
hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã
đề ra.
Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động.
Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường
xuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quan.
Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và
công dân. Với ý nghĩa văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua văn
phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở.
Công tác văn phòng có vị trí quan trong trong quá trình hoạt động của cơ
quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động
chung của cơ quan.
Tại UBND huyện Cao Lộc mô hình tổ chức của văn phòng UBND huyện
được bố trí theo kiểu tập trung. Với mô hình này rất thuận tiện cho việc điều hành
công việc của lãnh đạo văn phòng cũng như sự phối hợp làm việc giữa các bộ phận
trong văn phòng.
Hà Tấn Hanh
5
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Văn phòng được bố trí ở tầng 1 gần cửa ra vào, rất tiện cho việc giải quyết
công việc hàng ngày. Vừa thuận tiện cho việc giao dịch với các đơn vị, tổ chức, cá
nhân đến liên hệ công tác, vừa thuận lợi cho công tác phục vụ lãnh đạo UBND
huyện.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND huyện Cao lộc.
1.2.2.1. Chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện là bộ phận giúp việc, tham mưu phục
vụ tổng cho mọi hoạt động điều hành của HĐND và UBND huyện trong việc quản
lý Nhà nước. Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng sau:
- Văn phòng là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của HĐND và UBND huyện được tập chung thống nhất.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo và cơ quan được
thường xuyên liên tục và có hiệu quả.
- Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ đảm
bảo an toàn hiệu quả.
1.2.2.2. Nhiệm vụ
a) Tham mưu tổng hợp:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, chuẩn bị các báo cáo về hoạt
động của HĐND và UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ biên bản các kỳ họp của
HĐND và UBND huyện, phối hợp cùng các ngành chức nắng soạn thảo và hoàn
chỉnh các đề án, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND và UBND huyện để
ban hành. Thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND và UBND, Chủ tịch
UBND.
- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn trong việc chuẩn bị các đề án
được phân công để trình cấp có thẩm quyền. Tổ chức thực hiện truyền đạt của cấp
trên của HĐND và UBND huyện đến các ngành, các cấp và đôn đốc thực hiện.
- Thường xuyên cung cấp và sử lý thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho
công tác của lãnh đạo của HĐND và UBND huyện, giúp lãnh đạo cơ quan thực
hiện các chế độ thông tin báo các lên cấp trên.
Hà Tấn Hanh
6
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
- Thực hiện tốt mối quan hệ làm việc giữa UBND huyện, Chủ tịch UBND
với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, MTTQ và
các đoàn thể nhân dân huyện.
b) Công tác hành chính tổ chức:
- Tổ chức, công tác quản lý Văn thư (công văn, giấy tờ, tài liệu...) và lưu hồ
sơ của cơ quan theo quy định của nhà nước.
c) Công tác quản trị tài vụ:
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho lãnh
đạo và cán bộ của cơ quan.
- Quản lí tài sản công dân, ngân sách của cơ quan theo chế độ về tài chính nhà
nước.
- Các hoạt động dịch vụ công: Lễ tân, nhà khách, ô tô, điện thoại....
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND và UBND huyện là đơn vị giúp việc cho HĐND và
UBND huyện, văn phòng là cầu nối giữa HĐND và UBND với các phòng, Ban và
các xã, thị trấn thuộc huyện cũng như các huyện, tỉnh bạn. Văn phòng HĐND và
UBND là nơi tổng hợp thông tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để
giải quyết các công việc hành ngày của cơ quan và các đơn vị trong huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Cao Lộc làm việc theo chế độ thủ
trưởng, gồm có Lãnh đạo văn phòng gồm Chánh văn phòng và (02) Phó Chánh văn
phòng và các bộ phận, đơn vị chức năng trong văn phòng giúp cho Chánh văn
phòng như sau:
- Bộ phận Văn thư – Lưu trữ
- Bộ phận chuyên viên
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận một cửa
- Bộ phận quản trị (Bảo vệ, lái xe, điện nước)
- Bộ phận tạp vụ
(Phụ lục 02 – Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện
Cao Lộc)
Hà Tấn Hanh
7
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng.
1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm
Xác định vị trí việc làm là xem xét trong một cơ quan, đơn vị có bao nhiêu
vị trí việc làm và cần bao nhiêu người để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị đó. Điều này sẽ giúp tuyển đúng người cho công việc.
Qua quá trình khảo sát thực tế, em thấy ở văn phòng HĐND-UBND huyện
Cao lộc hiện tại có 21 vị trí việc làm gắn với từng công việc cụ thể, trong đó:
- Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành có 03 vị trí:
+ Chánh Văn phòng: 01 (Chỉ đạo chung)
+ Phó Chánh Văn phòng: 02 (Gồm Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối
văn hóa-xã hội, Phó Chánh văn phòng phụ trách khối kinh tế)
- Vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động chuyên môn, nghề nghiệp có
05 vị trí:
+ Chuyên viên tổng hợp, theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội: 01 người
+ Chuyên viên theo dõi lĩnh vực kinh tế- Nông lâm- Thủy lợi: 01 người
+ Chuyên viên theo công tác HĐND; lĩnh vực công nghệ thông tin, quản trị
mạng : 01 người
+ Chuyện viên theo dõi lĩnh vực Tài chính, Xây dựng cơ bản, Tài nguyên
&MT, Giải phóng mặt bằng: 01 người
+ Chuyên viên tiếp công dân: 01 người
- Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ có 13 vị trí:
+ Một cửa: 02 người
+ Văn thư: 02 người;
+ Photo - Đánh máy: 01 người;
+ Kế toán - thủ quỹ : 01 người;
+ Tạp vụ - Lao công: 02 người;
+ Bảo vệ: 02 người;
+ Lái xe: 03 người.
Hà Tấn Hanh
8
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng
* Lãnh đạo Văn Phòng:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Chánh văn phòng UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND huyện, chịu trách
nhiệm trước HĐND, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ hoạt động
của Văn phòng HĐND & UBND huyện. Tham mưu cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch
HĐND, UBND huyện theo chức năng nhiệm vụ được giao. Trực tiếp phụ trách
công tác tổ chức, tài chính, thi đua khen thưởng và kỷ luật của Văn phòng
+ Xây dựng chương trình công tác của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND.
+ Chỉ đạo Văn phòng chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các hội nghị
UBND.
+ Thừa lệnh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản giao dịch
hành chính thông thường, văn bản truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó
Chủ tịch UBND đến các đối tượng thực hiện.
+ Hướng dẫn cán bộ phụ trách hành chính các cơ quan chuyên môn cấp
huyện, cán bộ văn phòng UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính, tin học
hóa quản lý hành chính theo quy định của pháp luật. thường xuyên giữ mối liên hệ
chặt chẽ với cấp ủy, các tổ chức đoàn thể cơ quan trong công tác lãnh đạo chỉ đạo
thực hiện nhiệm vụ.
+ Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các Phó Chánh Văn phòng. Thực hiện các
nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND&UBND, Chủ tịch UBND huyện giao.
- Yêu cầu:
+ Trình độ: Cử nhân Luật; Hành chính, quản trị văn phòng, quản lý nhà
nước.
+ Kỹ năng:
• Nắm vững các văn bản QPPL về công tác chuyên môn.
• Có khả năng điều hành, chỉ đạo công việc chung trong cơ quan, đơn vị.
• Có khả năng đề xuất với lãnh đạo về công tác tổ chức bố trí nhân sự và các
giải pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công việc.
Hà Tấn Hanh
9
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
• Có khả năng bố trí sắp xếp công việc cho phù hợp với từng người.
• Có mối quan hệ và giao tiếp tốt. Liên kết thuyết phục và tạo dựng mối
quan hệ, đoàn kết trong cơ quan.
+ Kinh nghiệm: có kinh nghiệm trong công tác văn phòng và công tác tổ
chức nhân sự.
+ Tính cách: vui vẻ, hòa đồng với mọi người; trung thực thẳng thắn, có nhìn
nhận và đánh giá khách quan trước mọi tình huống.
* Phó Chánh Văn phòng:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Phó Chánh văn phòng UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng UBND huyện Cao Lộc
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Các Phó Văn phòng có trách nhiệm tham gia vào việc quản lý chung các
mặt công tác của Văn phòng. Đồng thời mỗi Phó văn phòng giúp Chánh Văn
phòng quản lý một số công việc chủ yếu thuộc các lĩnh vực riêng biệt theo sự
phân công của Chánh văn phòng.
+ Phó Văn phòng phụ trách về công tác tổng hợp:
• Phụ trách công tác tổng hợp; Theo dõi tình hình giải quyết đơn thư, khiếu
nại tố cáo; công tác tiếp dân của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; Tham mưu
triển khai thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia về Xây dựng nông thôn mới.
• Trực tiếp phụ trách công tác văn thư lưu trữ; đảm bảo in ấn văn bản, tai
liệu kịp thời, chính xác, lưu trữ, đầy đủ, khoa học, an toàn và bí mật. Quản lý vật tư
phương tiện đảm bảo hoạt động của bộ phận văn thư.
• Soạn thảo các văn bản của UBND huyện khi được phân công; soát xét bản
thảo các văn bản do UBND ký trước khi đánh máy.
• Thay mặt Chánh văn phòng ký các văn bản được Chánh văn phòng ủy
nhiệm. Trao đổi ý kiến giữa các Phó văn phòng để giải quyết các công việc chung
của Văn phòng ; thực hiện một số chức năng của Chánh Văn phòng khi Chánh Văn
phòng vắng mặt theo sự ủy nhiệm.
• Dự các phiên họp UBND các cuộc họp chuyên đề có nội dung liên quan,
các hội nghị hành chính của huyện.
+ Phó văn phòng phụ trách phụ trách hành chính, quản trị, xây dựng
cơ sở vật chất:
Hà Tấn Hanh
10
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
• Phụ trách công tác hành chính quản trị, xây dựng cơ sở vật chất của Văn
phòng HĐND & UBND huyện. Trực tiếp chỉ đạo hoạt động bộ phận bảo vệ, lao công
chăm sóc cây cảnh, sửa chữa, thay thế hệ thống điện, nước, thiết bị phòng cháy chữa
cháy trong khu vực cơ quan; Tham mưu giúp việc cho HĐND huyện, Thường trực
HĐND huyện. Tham mưu triển khai công tác đối ngoại, công tác biên giới.
• Tổ chức đảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND, và
hoạt động của cơ quan, phục vụ các cuộc họp do UBND huyện triệu tập theo đúng
chế độ.
• Tổ chức quản lý tài sản của cơ quan, sửa chữa nhà cửa, phương tiện làm
việc trong cơ quan, ký các văn bản về quản lý nội vụ.
• Duy trì thực hiện định mức chi phí sinh hoạt đúng quy định. Tổ chức và
điều hành công tác đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh công cộng và xây dựng cảnh trí
trong cơ quan.
• Thay mặt Chánh Văn phòng giải quyết một số công việc khi Chánh Văn
phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
- Yêu cầu:
+ Trình độ: Đại học (chuyên ngành hành chính, luật…)
+ Kỹ năng:
• Nắm vững các văn bản QPPL về công tác chuyên môn.
• Tổng hợp, soạn thảo thành thạo các loại văn bản.
+ Kinh nghiệm: có kinh nghiệm trong công tác văn phòng ; có kinh nghiệm
tổng hợp, dự bảo, kinh nghiệm về cải cách hành chính; kinh nghiệm về xây dựng,
kiểm tra, rà soát thể chế.
+ Tính cách: vui vẻ, hòa đồng với mọi người; trung thực thẳng thắn, có nhìn
nhận và đánh giá khách quan trước mọi tình huống.
* Chuyên viên Văn Phòng:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Chuyên viên văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Chuyên viên tổng hợp, theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội:
Tổng hợp các báo cáo, văn bản trình phiên họp thường kỳ của UBND huyện.
Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản, đôn đốc
Hà Tấn Hanh
11
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Lao động - Thương binh và Xã hội, Bảo hiểm
XH, Giáo dục và Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Y tế, Trung tâm y tế, Trung tâm
DSKHHGĐ, Trung tâm văn hoá thể thao, Hội Đông y, Hội Chữ thập đỏ, Đài
TTTH, các tổ chức xã hội nghề nghiệp.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Đại học Hành chính, văn hóa.
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, tổng hợp, nhạy bén khi làm việc; có khả
năng phân tích, tổng hợp, xử lý tình huống; có kỹ năng giao tiếp, nghiên cứu, cập
nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến nhiệm vụ được giao.
• Kinh nghiệm: Đã làm những công việc liên quan đến công tác văn phòng
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cẩn thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
+ Chuyên viên theo dõi lĩnh vực kinh tế- Nông lâm- Thủy lợi:
• Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản,
đôn đốc công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Tài chính – Kế hoạch; Nội vụ;
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Hạt kiểm lâm, Trạm thuỷ nông, trạm
bảo vệ thực vật, trạm khuyến nông, xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi, Ngân
hàng CSXH, Trung tâm dạy nghề…
• Trực tiếp tổng hợp soạn báo cáo định kỳ, các văn bản Văn phòng HĐND &
UBND và Chi bộ Văn phòng HĐND & UBND.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Đại học chuyên ngành kinh tế, địa chính, nông nghiệp.
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, tổng hợp, nhạy bén khi làm việc; có khả
năng phân tích, tổng hợp, xử lý tình huống; có kỹ năng giao tiếp, nghiên cứu, cập
nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến nhiệm vụ được giao.
• Kinh nghiệm: Đã làm những công việc liên quan đến công tác văn phòng
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cẩn thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
+ Chuyên viên theo công tác HĐND; lĩnh vực công nghệ thông tin, quản
Hà Tấn Hanh
12
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
trị mạng:
• Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng triển khai thực hiện công tác cải cách
hành, ứng dụng công nghệ thông tin, ngoại vụ; Phụ trách quản trị mạng. Tham
mưu hoàn chỉnh các báo cáo, tài liệu trình kỳ họp HĐND huyện.
• Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản
HĐND, TT HĐND huyện, đôn đốc công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Thanh
tra huỵên; Tư pháp; Chi Cục thuế; Kho bạc nhà nước huyện.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Đại học chuyên ngành công nghệ thông tin trở lên
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, tổng hợp, nhạy bén khi làm việc; có khả
năng phân tích, tổng hợp, xử lý tình huống; có kỹ năng giao tiếp, nghiên cứu, cập
nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến nhiệm vụ được giao.
• Kinh nghiệm: Đã làm những công việc liên quan đến công tác văn phòng
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cẩn thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
+ Chuyên viên theo dõi lĩnh vực Tài chính, Xây dựng cơ bản, Tài
nguyên & MT, Giải phóng mặt bằng:
• Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng triển khai thực hiện công tác giải
quyết đơn thư, khiếu nại tố cáo; công tác tiếp dân; Chương trình mục tiêu quốc gia
về Xây dựng nông thôn mới.
• Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản,
đôn đốc công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Kinh Tế và Hạ tầng, Tài nguyên và
Môi trường, Dân tộc, Văn phòng HĐND và UBND, Trung tâm phát triển quỹ đất,
Bưu điện, Viễn thông, Ngân hàng,…
- Yêu cầu:
• Trình độ: Đại học chuyên ngành quản lý đất đai.
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, tổng hợp, nhạy bén khi làm việc; có khả
năng phân tích, tổng hợp, xử lý tình huống; có kỹ năng giao tiếp, nghiên cứu, cập
nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến nhiệm vụ được giao.
Hà Tấn Hanh
13
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
• Kinh nghiệm: Đã làm những công việc liên quan đến công tác văn phòng
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cẩn thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
* Nhân viên Văn Phòng:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Nắm rõ chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, các văn bản quy
phạm pháp luật của UBND, Nghị quyết của Huyện ủy.
+ Dự thảo các báo cáo, các văn bản theo sự phân công của Chánh, Phó Văn
phòng, Soát xét lại bản đánh máy các văn bản trước khi in nhân bản; hướng dẫn
đôn đốc việc phát hành đảm bảo đúng đối tượng, đúng thời gian. Chịu trách nhiệm
về nội dung các yếu tố về thể thức các văn bản do mình soạn thảo hoặc tham gia
soạn thảo.
+ Dự và ghi chép nội dung các phiên họp của UBND, các cuộc họp theo
chuyên đề do UBND triệu tập. Thực hiện phân công của Chánh, Phó Văn phòng,
dự và soạn thảo thông báo kết quả các buổi làm việc của UBND với các đơn vị.
+ Thực hiện công việc theo sự phân công của cấp trên theo đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng Văn Thư Lưu trữ, quản trị văn phòng trở
lên.
• Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp tốt, xử lý tình huống
khéo léo.
• Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời.
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cận thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
* Nhân viên kế toán:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên kế toán văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng quản lý sử dụng nguồn kinh phí do
Hà Tấn Hanh
14
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
NSNN cấp. Xây dựng dự toán thu chi hàng năm, chấp hành dự toán đảm bảo
nguyên tắc chính xác, kịp thời tiết kiệm và hiệu quả. Chấp hành tốt luật Ngân sách
nhà nước hiện hành, xử lý nghiệp vụ kế toán chính xác, đầy đủ. Theo dõi các
khoản tạm ứng, hoàn ứng của cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan. Báo cáo
định kỳ tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất theo nhiệm vụ cụ thể do Chủ tài
khoản phân công. Kiểm quỹ tiền mặt thường xuyên hàng tháng hoặc đột xuất theo
yêu cầu nhiệm vụ công tác.
+ Lập sổ đối chiếu, theo dõi các khoản chi phí như: xăng, dầu, điện, nước,
văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cơ quan, tiếp khách, mua sắm TSCĐ.
Báo cáo thường xuyên với Chủ tài khoản để đảm bảo chi tiết kiệm hiệu quả. Phụ
trách công tác điện, nước, phòng cháy chữa cháy để phát hiện kịp thời và đề xuất
phương án xử lý với Chánh văn phòng.
- Yêu cầu:
+ Trình độ: Có trình độ chuyên môn từ đại học ngành Kế toán trở lên .
+ Kỹ năng: Hiểu biết công việc đang làm, tạo mối quan hệ với các đơn vị
liên quan như: Sở Tài chính, Cục thuế tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh và một số cơ
quan khác có liên quan. Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trên máy tính và
một số phần mềm khác có liên quan.
+ Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời.
+ Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và cận
thận.
* Nhân viên văn thư:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên văn thư văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Văn thư quản lý văn bản đi:
• Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về công tác văn thư đi của UBND
huyện. Thực hiện công tác về văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu và công tác bảo vệ bí
mật Nhà nước. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành về thể thức, thẩm quyền và xác
định số lượng văn bản theo nơi nhận. Gửi Văn bản kịp thời đến các cơ quan đơn vị.
• Sử dụng phần mềm EOffice vào sổ sách văn thư theo quy định. Tổ chức
Hà Tấn Hanh
15
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
sắp xếp bản lưu khoa học, chính xác, kịp thời.
• Tham mưu giúp cho Chánh văn phòng quản lý việc sử dụng văn phòng
phẩm, công cụ dụng cụ tiết kiệm, hiệu quả.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Tốt nghiệp Trường Trung cấp hoặc cao đẳng Văn Thư Lưu trữ
trở lên.
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, có khả năng soạn thảo văn bản, xử lý văn
bản kịp thời; nghiên cứu, cập nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến
nhiệm vụ được giao.
• Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời.
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cận thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
+ Văn thư quản lý văn bản đến:
• Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về công tác văn thư đến của
UBND huỵên. Thực hiện công tác về văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu và công tác
bảo vệ bí mật Nhà nước.
• Tiếp nhận và xử lý văn bản đến, photo, Scan và chuyển bằng phần mềm
EOffice và trên bản giấy thông thường. Gửi Văn bản kịp thời đến các cơ quan đơn vị.
• Tham mưu giúp cho Chánh Văn phòng quản lý việc sử dụng tem thư,
phong bì, cước phí báo chí, điện thoại đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Tốt nghiệp Trường Trung cấp hoặc cao đẳng Văn Thư Lưu trữ
trở lên.
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, có khả năng soạn thảo văn bản, xử lý văn
bản kịp thời; nghiên cứu, cập nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến
nhiệm vụ được giao.
• Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời.
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cận thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Hà Tấn Hanh
16
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
* Nhân viên tạp vụ bộ phận “Một cửa”:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên bộ phận một cửa
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Thực hiện nhiệm vụ theo quy trình tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính theo
cơ chế “Một cửa” của UBND huyện, tổng hợp số liệu hàng tháng theo quy định. Báo
cáo kịp thời với Chánh Văn phòng khi có vấn đề vướng mắc không thể giải quyết
được.
- Yêu cầu:
• Trình độ: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành hành chính
• Kỹ năng: Có khả năng quan sát, có khả năng soạn thảo văn bản, xử lý văn
bản kịp thời; nghiên cứu, cập nhật những văn bản mới ban hành liên quan đến
nhiệm vụ được giao.
• Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời.
• Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cận thận
và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Hà Tấn Hanh
17
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
* Nhân viên tạp vụ:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên tạp vụ văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Thường xuyên vệ sinh phòng làm việc của Lãnh đạo HĐND, UBND và lãnh
đạo Văn phòng HĐND & UBND huyện đảm bảo đầy đủ ngăn nắp, sạch sẽ. Chủ động
vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại các hội trường, phòng khách của UBND huyện. Phối
hợp với Kế toán đơn vị mua sắm vật dụng theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng đảm
bảo công tác chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND huyện. Chủ động hoàn chỉnh
chứng từ thanh quyết toán và hoàn ứng theo quy định.
+ Theo dõi lịch công tác của UBND huyện chủ động công tác phục vụ và tham
mưu với lãnh đạo Văn phòng trong công tác lễ tân, ngoại giao.
- Yêu cầu:
+ Có sức khỏe tốt
+ Cần cù, chịu khó, siêng năng
+ Cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc
* Nhân viên lái xe:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên lái xe
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Lái xe đảm bảo an toàn, chủ động đề xuất phương án sửa chữa thay thế theo
định kỳ và khi cần thiết. Có trách nhiệm giữ xe tốt dùng xe bền luôn đảm bảo các
thiết bị an toàn khi vận hành, vệ sinh sạch sẽ. Theo dõi lịch công tác và ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo HĐND, UBND huyện để bố trí xe chờ đưa
đón kịp thời.
+ Đóng dấu công tác phí cho lãnh đạo HĐND, UBND huyện, ghi rõ ngày đi,
điểm đến trước khi xin dấu. Ghi chép lịch trình xe đi công tác, dự kiến xác định số
km đã đi, cập nhật vào sổ theo dõi để đối chiếu sổ xăng với kế toán khi cuối tháng.
Chủ động đối chiếu giấy công tác và lịch trình chạy xe, trừ đi số xăng do các đơn
vị khác mượn xe phải chi trả, liên hệ với kế toán đơn vị để đối chiếu sổ xăng vào
cuối tháng và lấy chứng từ trình Chánh Văn phòng duyệt thanh toán.
Hà Tấn Hanh
18
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
+ Nâng cao ý thức trách nhiệm, kỹ năng nghề nghiệp đảm bảo công tác phục
vụ tốt nhất cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo HĐND, UBND và lãnh đạo Văn
phòng. Tuỳ trường hợp cụ thể do yêu cầu công tác Lãnh đạo Văn phòng có thể phân
công giao trách nhiệm cho nhân viên lái xe điều khiển các xe ô tô theo quy định.
- Yêu cầu:
+ Có bằng lái xe theo yêu cầu cụ thể đối với loại xe được giao.
+ Có kinh nghiệm lái loại xe cùng loại, tương đương ít nhất 2 năm.
+ Trung thực, nhanh nhẹn, khỏe mạnh.
* Nhân viên bảo vệ:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc
- Chức danh: Nhân viên bảo vệ
- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Đảm bảo trực cơ quan 24/24 giờ an toàn, thường xuyên làm việc tại phòng
trực quan sát khách ra vào cơ quan đề phòng kẻ gian có cơ hội trộm cắp tài sản.
+ Ứng xử có văn hóa đối với tổ chức và cá nhân đến liện hệ công tác, phát
ngôn chuẩn mực và có thái độ ân cần niềm nở hướng dẫn chu đáo cho khách đến
công tác. Những vụ việc vượt quá thẩm quyền cần phải liên hệ với lãnh đạo Văn
phòng xin ý kiến chỉ đạo.
+ Không được phép bỏ vị trí làm việc quá 30 phút, nếu có công việc cần
thiết phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến. Nếu công việc gấp không
thể xin ý kiến của lãnh đạo Văn phòng được thì cần phải để số máy liên lạc tại
cổng, nhưng không được đi quá 1 giờ đồng hồ. Hai nhân viên bảo vệ được phép
chủ động đổi ca trực nếu thấy cần thiết.
+ Chú ý chăm sóc cây cảnh trong khu vực cơ quan, kiểm tra đường cấp,
thoát nước của UBND huyện, lưu ý sử dụng nước tiết kiệm, chống lãng phí, ghi
chép lịch trình ô tô ngoài giờ hành chính, nếu phát hiện ra hiện tượng bất thường
cần phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng HĐND & UBND để xử lý.
+ Hết giờ làm việc có trách nhiệm kiểm tra hệ thống điện chiếu sáng bảo vệ,
kiểm tra khóa cửa và hệ thống chiếu sáng tại các phòng làm việc của CBCC, nhân
viên. Nếu phát hiện sai sót cần thông báo ngay cho người đó để xử lý hoặc báo cho
Hà Tấn Hanh
19
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
tạp vụ cơ quan đến xử lý.
+ Phối hợp với cán bộ Kế toán trong việc kiểm tra, sửa chữa, thay thế hệ
thống điện, nước, thiết bị phòng cháy chữa cháy.
- Yêu cầu:
+ Kiến thức: Tốt nghiệp trung học phổ thông trở lên.
+ Có kinh nghiệm lái loại xe cùng loại, tương đương ít nhất 2 năm.
+ Phẩm chất đạo đức: Tháo vát, nhanh nhẹn, vui vẻ, hòa nhã với mọi thành
viên trong, ngoài cơ quan.
Hà Tấn Hanh
20
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Phần II
“TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN CAO LỘC TỈNH LẠNG SƠN
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính
vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức ngày càng được quan
tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác
văn thư là một trong những nhiệm vụ trọng tâm được tập trung đổi mới.
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc có liên quan đến việc soạn thảo,
ban hành văn bản, bảo quản văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức và sử dụng
con dấu trong các cơ quan nên có vai trò rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến
họat động, quản lý điều hành của các cơ quan. Kết quả của công tác Văn thư là sự
khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề của công tác Lưu trữ.
Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã hội.
Công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Cao Lộc đóng vai
trò hết sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
Công tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm
bảo hiệu lực pháp lý của Văn bản.
Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng HĐND và
UBND huyện. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND huyện Cao Lộc
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp
ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện là cơ quan quản lý Nhà nước ở dịa phương,
công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc
của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này.
Để tổ chức tốt công tác văn thư của cơ quan UBND huyện đã chỉ đạo áp
Hà Tấn Hanh
21
Lớp: QTVP K1B
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
dụng các văn bản quy định của Nhà nước về công tác văn thư như:
+ Luật Ban hành Văn bản Quy phạm pháp luật của HĐND&UBND ngày 03
tháng 12 năm 2004 của Quốc hội khóa XI;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ
về công tác văn thư;
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn trình bày thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng luôn quan tâm đến công việc đưa
Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh, để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ
tại Uỷ ban nhân dân huyện vào cuối mỗi năm hoạt động, văn phòng thường tổ
chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện, đề
ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một
đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ
quan.
Bên cạnh đó UBND huyện Cao Lộc đã ban hành các văn bản chỉ đạo về
công tác Văn thư như sau:
+ Quyết định số 03/2007/QĐ-UBND ngày 12/7/2007 ban hành quy định về
công tác Văn thư và công tác lưu trữ, hồ sơ tài liệu lưu trữ;
+ Quyết định số 10/QĐ-UBND ngày 08/01/2009 ban hành danh mục các cơ
quan là nguồn thu nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ huyện Cao Lộc;
+ Quyết định số 22/QĐ-UBND ngày 11/01/2009 về việc ban hành danh
mục, thành phần tài liệu thuộc diện nộp và lưu vào Lưu trữ huyện;
+ Công văn số 80/UBND-NV ngày 19/02/2009 về việc thực hiện nhiệm vụ
công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2009.
Hà Tấn Hanh
22
Lớp: QTVP K1B
