Khóa luận: Tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

MỤC LỤC

HỆ THỐNG BẢNG BIỂU
MỤC LỤC........................................................................................................1
HỆ THỐNG BẢNG BIỂU..............................................................................4
A. PHẦN MỞ ĐẦU.........................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài....................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.....................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................5
6. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................5
7. Bố cục của đề tài...................................................................................6
B. NỘI DUNG..................................................................................................7
Chương 1. Khái quát về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III........................................................................................7
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III.........................................................................................................7
1.1.1.Vị trí và chức năng...........................................................................9
1.1.2.Nhiệm vụ quyền hạn.........................................................................9
1.1.3.Cơ cấu tổ chức ...............................................................................10
1.2.Khái niệm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ...................................11
1.3.Đặc điểm của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III.........................................................................................13
1.4. Nội dung, thành phần của tài liệu lưu trữ cá nhân gia đình dòng họ
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III...........................................................17
1.4.1. Nhóm tài liệu về tiểu sử cá nhân, gia đình, dòng họ.....................18

1.4.2. Nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu sáng tác...........................18
1.4.3. Nhóm tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình.....................................18
1.4.4. Nhóm tài liệu về di cảo, kỷ vật và ghi chép, hồi kí, nhật ký của cá
nhân, gia đình, dòng họ...........................................................................19
1.4.5. Nhóm tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ sưu tầm được..........20
1.5. Giá trị của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III..............................................................................................20
Tiểu kết chương 1:...................................................................................21
Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng
họ tại Trung tâm III......................................................................................23


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.1. Tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III.......................................................................................................23
2.1.1. Tình hình tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.....23
2.1.2. Tình hình tổ chức nhân sự tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III......23
2.2. Quy định của nhà nước đối với việc lưu trữ tài liệu cá nhân, gia
đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III...................................25
2.3. Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.................................................................................30
2.4. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III................................................................33
2.5. Công tác xác định giá trị tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III...........35
2.6. Công tác bảo quản tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.................................................................................37
2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cá nhân, gia đình, dòng

họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III......................................................39
2.8. Công tác Thống kê tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.................................................................................45
2.9. Chế độ, chính sách đối với cá nhân, gia đình, dòng họ của Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.................................................................................45
Tiểu kết chương 2....................................................................................49
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và..................................50
quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.................................................50
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.............................................................50
3.1. Nhận xét, đánh giá việc tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình,
dòng họ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III..............................................50
3.1.1. Ưu điểm trong tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III............................................................50
3.1.2. Hạn chế trong tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III............................................................51
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý
tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ...........................................................52
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chứctài liệu cá nhân, gia đình, dòng
họ tại trung tâm lưu trữ quốc gia III........................................................52
3.2.1. Đối với tổ chức bộ máy và nhân sự...............................................52
3.2.2. Đối với quy định của nhà nước về tổ chức và quản lý tài liệu cá
nhân, gia đình, dòng họ...........................................................................53
3.2.3. Đối với công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.......54
3.2.4. Đối với công tác phân loại tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.....58
3.2.5. Đối với công tác bảo quản tài liệu tại cá nhân, gia đình, dòng họ.
.................................................................................................................58


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

3.2.6. Đối với công tác xác định giá trị tài liệu, cá nhân, gia đình, dòng
họ.............................................................................................................59
3.2.7. Đối với công tác khai thác sử dụng tài liệu cá nhân, gia đình, dòng
họ.............................................................................................................59
3.2.8. Đối với công tác thống kê tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ......61
3.2.9. Đối với chế độ, chính sách của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.. .61
Tiểu kết chương 3....................................................................................62
KẾT LUẬN...................................................................................................63
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................64
PHỤ LỤC.......................................................................................................66


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

HỆ THỐNG BẢNG BIỂU
Hình Nội dung
Trang
01 Hình ảnh những trang đầu bản thảo Hồi ký “Cát bụi chân
02

ai” của Nhà văn Tô Hoài năm 1990.
Hình ảnh Đoàn Lưu học sinh Việt Nam đầu tiên sang

học tại Liên Xô năm 1953 (tài liệu cá nhân của ông
03

Nguyễn Trọng Nhân)
Hình ảnh “Lễ ký Hiệp định trao đổi văn hóa - giáo dục
giữa Việt Nam và Liên xô, tháng 12 năm 1958” (tài liệu

04

cá nhân của Gs.Vs. Nguyễn Khánh Toàn).
Hình ảnh về chuyến thăm và tặng quà Trung Tâm Lưu
trữ quốc gia III của gia đình Hoạ sỹ Bùi Trang Chước và

05

Hoạ sỹ Ngọc Linh, Tháng 6/2016
Hình ảnh lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tặng vật

06

lưu niệm cho gia đình cố nhạc sỹ Trần Hoàn.
Hình ảnh lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tặng

vật lưu niệm cho gia đình cố nhạc sỹ Trần Hoàn.


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

A. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lí do chọn đề tài.

Việt Nam là một đất nước có nền văn hiến lâu đời với hàng nghìn năm
lịch sử hào hùng dựng nước và đấu tranh giữ nước. Trải qua các thời đại lịch
sử Việt Nam còn lưu danh tên tuổi của những gia đình, dòng họ, những anh
hùng, những danh nhân văn hóa kiệt suất mà tài năng, đức độ và những cống
hiến của họ đã góp phần làm rạng rỡ lịch sử và nền văn hóa dân tộc đồng thời
góp phần nhất định vào kho tàng văn hóa văn minh của nhân loại. Thời gian
qua đi, các thế hệ nối tiếp thế hệ và ngày nay con người vẫn có thể tìm về và
tái dựng lại quá khứ lịch sử của dân tộc mình một phần là nhờ vào những
“dấu vết” còn để lại. Một trong những “dấu vết” đó là tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh những tài liệu lưu trữ hành chính chính thống trong hoạt động
của các cơ quan nhà nước, có giá trị lịch sử được bảo quản trong các kho lưu
trữ quốc gia các cá nhân, gia đình, dòng họ. Tuy nhiên, do nhiều điều kiện
khách quan hoặc chủ quan, trong đó có điều kiện khí hậu khắc nghiệt, chiến
tranh liên miên cộng với ý thức của con người, cho tới nay di sản tài liệu lưu
trữ của cả quốc gia, trong đó có tài liệu lưu trữ cá nhân còn chưa được nhìn
nhận và chưa có cơ chế bảo hộ hợp lý. Số lượng tài liệu còn ít so với tiềm
năng của các nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ cá nhân được sản sinh ra
trong lịch sử hàng nghìn năm đấu tranh dựng nước và giữ nước của dân tộc ta.
Trong khi đó, tài liệu lưu trữ cá nhân lại rất phong phú và có giá trị về nhiều
mặt, không chỉ phản ánh về cuộc đời và sự nghiệp của một cá nhân, một gia
đình hay một dòng họ mà còn có ý nghĩa về lịch sử, truyền thống văn hóa
giáo dục, nghệ thuật về nhân chứng phân bố dân cư. Bên cạnh đó, những tài
liệu này là đối tượng để nghiên cứu và sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau
của xã hội như: phục vụ trưng bày triển lãm theo chuyên đề, phục vụ nhu cầu
nghiên cứu của các nhà khoa học, góp phần làm sáng tỏ nhiều sự kiện chính
trị của đất nước, cũng cấp tư liệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài

1

Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

liệu cá nhân, gia đình, dòng họ trong lĩnh vực văn học).
Mặc dù tài liệu xuất xứ cá nhân có nhiều giá trị, ý nghĩa như vậy nhưng
việc tìm hiểu, khai thác giá trị của chúng thì vẫn còn rất nhiều hạn chế. Số
lượng người tìm hiểu, nghiên cứu về những tài liệu trong các phông lưu trữ cá
nhân này còn chưa nhiều, trong khi hiện đang có 111 phông lưu trữ cá nhân,
chủ yếu là của các văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa
học, xã hội khác đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Việc
gìn giữ những tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ có ý nghĩa vô cùng quan
trọng. Xét ở tầm vĩ mô, đó là sự nghiệp bảo tồn di sản văn hóa dân tộc, di sản
văn hóa nhân loại. Xét ở tầm vi mô, đó là việc rất cần thiết nhằm góp phần tối
ưu hóa thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Là sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
chúng tôi rất mong muốn tìm hiểu công tác tổ chức và quản lý tài liệu cá
nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Sở dĩ vậy, vì dưới
góc độ là độc giả, chúng tôi rất muốn được tiếp cận tài liệu của các cá nhân,
gia đình, dòng họ mà chúng tôi yêu mến để nghiên cứu, tìm hiểu về chúng.
Đồng thời, dưới góc độ sinh viên ngành Lưu trữ học, chúng tôi rất mong
muốn được liên hệ, so sánh và tự xây dựng, trình tự công tác sưu tầm tài liệu
cá nhân, gia đình, dòng họ để thấy được những tồn tại của công tác này. Đó là
những kiến thức quan trọng phục vụ công việc khi chúng tôi ra trường.
Chính vì những lý do trên, chúng tôi đã chọn vấn đề “Tổ chức và quản
lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”
làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Tài liệu xuất xứ cá nhân đã được nhiều người quan tâm, nghiên cứu;
được đề cập đến trong nhiều bài viết, tạp chí, sách, trang thông tin điện tử.

Nghiên cứu ở góc độ lý luận, trước hết là giáo trình “Lý luận và
phương pháp công tác lưu trữ”. Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức
cơ bản về tài liệu lưu trữ; tài liệu lưu trữ văn học – nghệ thuật.

2


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Về góc độ thực tiễn, các bài viết, công trình nghiên cứu trước đó đã tập
trung vào một số hướng nghiên cứu chính như sau:
Hướng đầu tiên là, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, với đề tài nghiên
cứu “Cơ sở khoa học xác định tiêu chuẩn tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
được nhà nước bảo hộ” của Ths.Phạm Bích Hải.
Hướng thứ hai là, giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân, với các bài khóa
luận tốt nghiệp trong đó có bài “Giá trị, ý nghĩa của tài liệu xuất xứ cá nhân –
những biện pháp tiếp cận và quản lý nhằm phát huy giá trị của chúng” của tác
giả Phạm Thị Ngân.
Hướng đầu tiên là, tổ chức khai thác tài liệu, với các bài viết như:
“Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ nhân dân”, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ
Việt Nam số 3 năm 2004 của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm; “Một số vấn đề
chung về tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ”, Phòng Quản lý khoa học và
công nghệ, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu trữ.
Hướng thứ tư là, vấn đề quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân, với các
bài viết như: “Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân và
một số đề xuất” của Ths. Phạm Bích Hải, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
số 8/2012; “Tiêu chí và đối tượng thành lập Phông lưu trữ cá nhân của Đảng
”, tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 11/2011”; “Khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ từ nhân dân, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2004”
của tác giả Nguyễn Văn Thâm; “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức tháng 12 năm
2009”;
Hướng thứ năm là, tổ chức và quản lý của một hay một số phông lưu
trữ cá nhân hiện đang bảo quản tại Trung tâm III, với các đề tài nghiên cứu
khoa học như: “Phông lưu trữ cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài
Thanh – nguồn sử liệu về tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh qua các bài

3


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nghiên cứu về thơ, văn của Bác”; “Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III – Nhận xét và kiến nghị” của tác giả
Nguyễn Lan Chiên.
Chúng ta có thể nhận thấy ở các bài viết và các công trình nghiên cứu
trước đó, các tác giả đã khái quát được: vị trí, giá trị của tài liệu cá nhân nói
chung (nhất là tài liệu văn học nghệ thuật); thành phần tài liệu xuất xứ cá
nhân; vấn đề quản lý cũng như việc bổ sung tài liệu cá nhân tại Trung tâm lưu
trữ Quốc gia III; tổ chức phát huy tài liệu lưu trữ nhân dân. Đó là những kết
quả nghiên cứu rất đáng được chúng ta ghi nhận. Tuy nhiên, vẫn còn thiếu các
công trình, nghiên cứu hay bài viết đề cập đến: tài liệu gia đình, dòng họ;
những giải pháp cụ thể, góp phần nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý với
tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm III. Vì thế, đề tài khóa luận
tốt nghiệp của chúng tôi vừa có tính kế thừa, vừa có sự phát triển để làm rõ và

sâu hơn về vấn đề này.
Qua đề tài này, dưới một góc nhìn mới, chúng tôi muốn đóng góp một
phần công sức, thể hiện quan điểm trong công tác tổ chức và quản lý tài liệu
cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, mà trước đó
chưa có sinh viên trong trường Đại học mà tôi theo học tham gia nghiên cứu.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
Đặt vấn đề nghiên cứu trên, khóa luận của chúng tôi nhằm giải quyết
những mục tiêu sau:
- Giới thiệu thành phần, nội dung và khẳng định giá trị to lớn của tài
liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (sau đây gọi
tắt là Trung tâm III);
- Tìm hiểu, khảo sát thực trạng công tác tổ chức và quản lý tài liệu cá
nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm III; từ đó rút ra những ưu điểm, tồn tại,
hạn chế của công tác này;
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức
và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia

4


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

III; góp phần phát huy tốt hơn giá trị của khối tài liệu này.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã nêu, đề tài của chúng tôi sẽ đi vào
thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Tìm hiểu thành phần, nội dung, giá trị của khối tài liệu cá nhân, gia

đình, dòng họ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Khảo sát thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng
họ tại Trung tâm III;
- Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công
tác tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
a, Đối tượng nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung hướng tới đối tượng nghiên cứu
là tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ.
Qua khảo sát thực tế, hiện tại Trung tâm III chưa sưu tầm được tài liệu
của các gia đình, tuy nhiên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm thì
những tài liệu này vẫn là đối tượng mà Trung tâm cần thu thập, bảo quản. Vì
vậy, đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới vẫn là công tác tổ chức và
quản lý đối với khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
b, Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng
họ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp được áp dụng trong nghiên
cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng,
phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng hợp, đề tài
còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp điều tra khảo sát: được áp dụng để tìm hiểu thực trạng tổ

5


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chức và quản lý tài liệu tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III.
- Phương pháp phỏng vấn đối tượng: được áp dụng để phỏng vấn các cán
bộ, viên chức Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu, Phòng Chỉnh lý tài liệu,
Phòng Bảo quản tài liệu, Phòng Đọc, Phòng Công bố và giới thiệu tài liệu.
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư tiệu có liên quan: được áp
dụng để nghiên cứu và phân tích các tài liệu trong và ngoài nước để có thể
đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, từ đó nghiên cứu xây dựng
các giải pháp nâng cao chất lượng học tập của sinh viên một cách phù hợp,
khách quan và hiệu quả nhất.
- Phương pháp so sánh: được áp dụng để tìm ra điểm tương đồng và
khác biệt giữa tài liệu hành chính và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
7. Bố cục của đề tài.
Ngoài lời mở đầu, phần kết luận, bố cục của đề tài được chia làm các
phần chính như sau:
Chương 1. Khái quát về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Chương 2. Thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình,
dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Chương 3. Giải pháp nâng cao tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân,
gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến
Ths.Trần Văn Quang đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết khóa
luận tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong
4 năm học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học tập không
chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quý
báu để tôi bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.

6


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tôi xin chân thành cảm ơn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã cho phép
và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có cơ hội tìm hiểu thực trạng, khai thác, thu
thập thông tin, số liệu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin gửi lời cảm
ơn đến các cán bộ Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu, Phòng Bảo quản tài
liệu, Phòng Đọc đã hướng dẫn, giải đáp các vấn đề liên quan giúp bài khóa
luận của tôi được hoàn chỉnh hơn. Đặc biệt em xin cảm ơn chị Nguyễn Thị
Thu – Cán bộ phụ trách Sưu tầm tài liệu đã tận tình hướng dẫn và cung cấp
cho tôi một kiến thức sâu rộng hơn về khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Mặc dù đã cố gắng và nỗ lực để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp,
nhưng do hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện nên khóa luận không
tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót. Tôi mong nhận được sự chỉ bảo,
đóng góp ý kiến của quý thầy cô cùng Hội đồng, để bài khóa luận của tôi
được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Trần Lệ Thu

B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU CÁ NHÂN, GIA ĐÌNH, DÒNG
HỌ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ

7


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quốc gia III.
Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, nước Việt Nam Dân chủ
Cộng hòa ra đời. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức
hay cá nhân của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa nay là Cộng hòa Xã hội
Chủ nghĩa Việt Nam đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu có ý nghĩa toàn
quốc và có giá trị nhiều mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất
nước. Nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III - đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục văn thư – Lưu trữ nhà nước, được thành
lập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộ
trưởng – Trưởng Ban tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) với
chức năng sưu tầm, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ cách mạng tháng Tám năm 1945 tới nay. Để
kiện toàn bộ máy tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, ngày
28/10/2015 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số
166/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Ngoài nguồn tài liệu hành chính, khoa học kĩ thuật và phim ảnh ghi âm
được hình thành và phản ánh mọi lĩnh vực hoạt động của bộ máy các cơ quan
nhà nước Trung ương, tại Trung tâm còn bao gồm khối tài liệu cá nhân, gia
đình, dòng họ. Khối tài liệu này không những là chứng cứ phản ánh cuộc đời
hoạt động cùng với những cống hiến của các cá nhân, gia đình hay các thế hệ

của các dòng họ mà còn là những nguồn sử liệu quý giá để nghiên cứu nhiều
khía cạnh khác nhau của đời sống xã hội. Nhận thức được ý nghĩa và vị trí
của tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ như một phần di sản văn hóa
của quốc gia, ngay từ năm 1982 khi Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc
gia và sau đó Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 đều khẳng định tài liệu
của “các nhân vật lịch sử” cần được “Nhà nước đăng ký bảo hộ, các cơ quan
lưu trữ hướng dẫn giúp đỡ về mặt bảo quản; Nhà nước khuyến khích việc ký

8


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

gửi, tặng tài liệu đó vào các cơ quan lưu trữ Nhà nước…”. Cho đến năm 2011
khi Luật Lưu trữ ra đời đã quy định rõ thành phần tài liệu; quy định trách
nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam; quyền và nghĩa vụ của các cá nhân có tài liệu. Trên những cơ sở hành
lang pháp lý đó trong việc thực thi chức năng, nhiệm vụ được giao, Trung tâm
III luôn coi trọng công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân, gia đình, dòng họ.
1.1.1. Vị trí và chức năng.
Trung tâm III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước, có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ quyền hạn được giao.
Trung tâm III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm
việc tại thành phố Hà Nội.
1.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn.
1)Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan tổ chức cá nhân;

- Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương và các cơ quan tổ chức cấp
liên khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa;
- Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
- Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
- Các tài liệu khác được giao quản lý
2)Thực hiện hoạt động lưu trữ
- Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho, khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;

9


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm.
3)Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
4)Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kĩ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy đinh của Pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5)Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp
luật và quy định của Cục trưởng.

6)Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức .
Theo Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015
của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm III
gồm 10 phòng, đơn vị sau:
- Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu;
- Phòng Chỉnh lý tài liệu;
- Phòng Bảo quản tài liệu;
- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;
- Phòng Tin học và công cụ tra cứu;
- Phòng Đọc;
- Phòng Tài liệu nghe nhìn;
- Phòng Hành chính - Tổ chức;
- Phòng kế toán;
- Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như trên, Trung tâm III có
một vị trí quan trọng trong hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam. Trung tâm
được giao những nhiệm vụ liên quan đến di sản dân tộc, đến lợi ích quốc gia.
Đó là việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu có ý nghĩa

10


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quốc gia của các cơ quan, tổ chức, cá nhân từ năm 1945 trở lại đây.
1.2. Khái niệm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
Ở nước ngoài, thuật ngữ tài liệu cá nhân, tài liệu gia đình, tài liệu dòng

họ được định nghĩa từ nhiều góc độ khác nhau:
Theo trang web Từ điển Tâm lý học của Mỹ, tài liệu cá nhân là các tác
phẩm, tài liệu, vật liệu được tạo ta bởi một cá nhân, bất cứ khi nào đánh giá
tài liệu cá nhân có thể đưa ra kiến thức về đặc tính, đạo đức, quan điểm, niềm
tin của cá nhân đó. [14]
Theo trang web chịu sự điều hành của HighBeam Research - thư viện
số nổi tiếng ở Chicago, tài liệu cá nhân được định nghĩa là “… những tài liệu
sử dụng trong khoa học xã hội, ghi lại một phần cuộc sống của bản thân họ.
Tài liệu này bao gồm các tài liệu, nhật ký, tiểu sử, với nhiều loại hình khác
nhau. Các tài liệu cá nhân nhằm mục đích phản ánh chủ quan của một đời
người và có giá trị thông tin để nghiên cứu. [15]
Trong Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng Tiếng Anh
và Tiếng Pháp. Từ điển định nghĩa “ Tài liệu gia đình là tài liệu lưu trữ của
một hay nhiều gia đình liên quan với nhau và của các thành viên gia đình đó,
liên quan đến công viêc riêng, nhất là quản lý tài sản và có thể liên quan đến
các hoạt động công vụ của họ”.
Bên cạnh đó theo Bách khoa toàn thư mở “ Lưu trữ cá nhân là một
nhánh của khoa học và lưu trữ gia phả, tập trung vào việc sưu tầm và bảo
quản các giấy tờ cá nhân và các tài liệu khác của cá nhân có liên quan. Nó
thường liên quan đến tiền sử gia đình, khi tiểu sử của gia đình ảnh hưởng,
đóng góp để lại như một di sản cho thế hệ tương lai.” [16]
Còn tại Việt Nam, trong quá trình tồn tại và phát triển của mỗi gia đình,
nhiều văn bản giấy tờ, tài liệu đã hình thành, phản ánh hoạt động và các quan
hệ xã hội của từng thành viên và cả gia đình. Xuất phát từ nhu cầu tự thân,
hầu hết các gia đình ở Việt Nam đã có ý thức lựa chọn và lưu giữ một số giấy
tờ, tài liệu quan trọng.
Cụm từ “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu

11

Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982. Cho đến năm
1992, trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản:
“Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá trình sống và
hoạt động của một hoặc một nhóm người”.
Trong khái niệm về tài liệu lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưu
trữ Quốc gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001, tài liệu lưu
trữ quốc gia cũng bao gồm tài liệu của các cá nhân, nhưng lại chỉ là các nhân
vật lịch sử, tiêu biểu. Điều này đã làm thu hẹp cách hiểu cũng như phạm vi
của tài liệu cá nhân. Về mặt lý thuyết, việc xác định tài liệu lưu trữ cá nhân
chỉ liên quan đến những nhân vật nổi tiếng cũng tạo nên những rào cản cho sự
mở rộng phạm vi sưu tầm các tài liệu có nguồn gốc cá nhân và đang nằm
trong tay nhân dân. Vì thế, chúng ta cần phải có cách hiểu đầy đủ hơn về tài
liệu xuất xứ cá nhân.
Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư, có nhắc đến
Tài liệu lưu trữ văn học – nghệ thuật: “Tài liệu lưu trữ văn học – nghệ thuật là
tài liệu ghi lại quá trình và kết quả lao động sáng tạo trong các lĩnh vực văn
học, nghệ thuật như: kịch, tuồng, chèo, nhạc, họa, văn, thơ, ca…Thông
thường tài liệu này bao gồm bản thảo của các tác phẩm văn học – nghệ thuật
và những tài liệu có giá trị về văn học – nghệ thuật được hình thành trong quá
trình hoạt động của các nhà văn, nhà thơ, nhà hoạt động nghệ thuật”.
Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tài liệu lưu trữ nhân dân ( Private
archives ) là từ dùng để chỉ những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của các cá nhân, gia đình, dòng họ; các hiệp hội, các tổ chức phi chính
phủ các doanh nghiệp tư nhân ( gọi chung là tổ chức tư nhân ) được các chủ
sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo quản và sử dụng để phục vụ cho những

nhu cầu, lợi ích của cá nhân, tổ chức. [7;17]
Trên cơ sở các quan điểm trên, chúng tôi xây dựng định nghĩa về tài
liệu cá nhân, gia đình, dòng họ như sau:

12


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tài liệu cá nhân hay còn gọi là tài liệu xuất xứ cá nhân là toàn bộ tài
liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động riêng của từng người, chúng
mang thuộc tính cá nhân, thuộc về cá nhân.
Tài liệu gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ.
1.3. Đặc điểm của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ là một loại hình tài liệu lưu trữ,
nên có các đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ: nội dung chứa đựng những
thông tin quá khứ, phản ánh quá trình sinh sống, hoạt động của cá nhân cũng
như truyền thống của gia đình, dòng họ; đa dạng về loại hình. Bên cạnh đó,
tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm III còn có các đặc điểm sau:
Thứ nhất, thuộc sở hữu tư dựa trên sự bảo hộ của nhà nước
Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ là tài sản riêng thuộc sở hữu tư
nhân hoặc đan xen giữa sở hữu công và sở hữu tư. Do đó, phần lớn tài liệu
của cá nhân được lưu trữ tại gia đình của cá nhân đó; tài liệu của gia đình,
dòng họ thường được lưu giữ tại từ đường, nhà thờ của gia đình, dòng họ.
Một số ít tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu còn được lưu giữ tại

cơ quan lưu trữ, bảo tàng hoặc được cá nhân khác nhau sưu tầm.
Lưu trữ cá nhân là những tài liệu hình thành trong quá trình sống và
hoạt động của riêng mỗi một con người. Tài liệu cá nhân tại Trung tâm III
được ra đời từ những ý tưởng, tư duy sáng tạo của mỗi người, là sở hữu cá
nhân của một người và được bảo hộ theo Luật bản quyền.
Thứ hai, phương thức trình bày thông tin không bị ràng buộc bởi các
quy định của nhà nước.
Sự sắp xếp thông tin cũng như nội dung tài liệu cá nhân trên vật mang
tin không có quy luật. Mỗi loại văn bản đều được hình thành nên theo ý muốn
chủ quan của tác giả. Đặc biệt, nội dung bao giờ cùng mang đặc điểm cá nhân

13


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

rõ nét xuất phát từ nhiều yếu tố như sự xuất thân, cũng như sự phụ thuộc của
cá nhân vào một tầng lớp, một quốc gia, một dân tộc, một xã hội hay nền văn
hóa khác nhau. Bên cạnh đó, mỗi cá nhân cũng có những tính cách riêng biệt,
thậm chí dị biệt thể hiện qua các sản phẩm sáng tạo.
Thể loại, hình thức và phương pháp ghi chép thông tin không bị ràng
buộc bởi những chuẩn mực nhất định mà lại rất đa dạng tùy theo sở thích,
cách thức của từng người; không bị chi phối bởi các quy định của công tác
văn thư. Quá trình hình thành khối hay phông tài liệu thường không lệ thuộc
vào sự quản lý, mà chúng được tạo nên một cách thầm lặng, tự phát trong sự
hoạt động sáng tạo và đời sống riêng tư của mỗi người. Thành phần tài liệu
lưu trữ cá nhân chỉ có thể dự báo được với xác xuất khi biết được đặc điểm
chủ thể sáng tác của họ, tiểu sử gia đình cùng các mối quan hệ họ hàng, bạn

bè đồng nghiệp.
Những tài liệu có xuất xứ cá nhân, gia đình, dòng họ nói riêng và ở
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng không có tính thống nhất, chuẩn
mực như các tài liệu hình thành từ các hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Chúng được đưa về từ nhiều nguồn khác nhau, gồm nhiều loại tài liệu khác
nhau với kích thước khác nhau.
Thứ ba, hình thức tài liệu đa dạng, phản ánh đời sống riêng tư và sự
cống hiến
Mỗi người chúng ta là một cá thể có khả năng tư duy, sáng tạo mà
trong đó mỗi sản phẩm mà con người tạo ra cũng mang dấu ấn của tác giả làm
nên chúng. Và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ được lựa chọn để lưu trữ
cũng vậy, chúng phụ thuộc vào quan điểm riêng của từng cá nhân, gia đình,
dòng họ. Ngoài những tài liệu liên quan trực tiếp, gián tiếp đến cá nhân, gia
đình, dòng họ hoặc do họ tự sáng tạo, còn có những tài liệu khác được sưu
tầm và lưu trữ do sở thích riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ. Nhóm tài liệu
sáng tác do chính cá nhân và các thành viên trong gia đình, dòng họ sáng tạo

14


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ra thường mang dấu ấn riêng của mỗi cá nhân, gia đình dòng họ.
Tài liệu xuất xứ cá nhân gồm tài liệu viết và tài liệu nghe nhìn. Tài liệu
viết được chế tác trên vật liệu là giấy với nhiều loại giấy như: giấy dó, giấy ô
li, giấy A4. Có những tài liệu được viết trên một mặt giấy (các bài đánh máy
có bút tích của tác giả), có tài liệu được viết trên cả hai mặt giấy (tài liệu viết
tay của tác giả). Tài liệu nghe nhìn được chế tác trên vật liệu là phim ảnh,

băng từ.
Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài
Thanh, nhóm tài liệu sáng tác, thư và thơ gửi cho ông là các tài liệu viết.
Trong số những tài liệu này, bài viết: “Một vài nét về con người Bác qua thơ
Bác” được viết tay trên giấy ôli và viết cả hai mặt. Nhiều tài liệu được viết
trên một mặt giấy như: bài viết “Nhật ký trong tù, một sự kiện lớn trong đời
sống văn học”, “Những vần thơ dâng Bác”của tác giả được đánh máy một mặt
trên giấy A4...
Cũng trong khối tài liệu cá nhân của Hoài Thanh thì nhóm tài liệu ảnh
là các tài liệu được chế tác trên vật liệu là phim ảnh, băng từ.
Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ khi được Trung tâm III thu về là tài
liệu lẻ tẻ và rởi rạc; có nhiều thể loại như giấy, ảnh, bản đồ, sách; tài liệu viết
tay, đánh máy, in sao, ..với chất liệu, kích cỡ khác nhau; nhiều tài liệu ở tình
trạng vật lý xấu ,chưa được chỉnh lý sắp xếp khoa học mà mới chỉ lập mục lục
tạm. Đặc điểm chính của khối tài liệu này là có nhiều kích cỡ và chất liệu
khác nhau; phần lớn là tài liệu gốc, bản chính, bản thảo viết tay của tác giả ,
bản đánh máy có bút tích sửa chữa của tác giả hoặc có lời đề tặng của tác giả
trên các loại sách báo, tư liệu. Có nhiều tài liệu bằng chữ Hán, Nôm, Pháp,
Nga, Anh…
• Đối với tài liệu xuất xứ cá nhân, tài liệu viết gồm:
Trong khối tài liệu của nhà nghiên cứu văn học, nguyên Tổng thư ký
Hội Liên hiệp Văn hóa Nghệ thuật Việt Nam, phó Viện trưởng Viện Văn học,

15


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Đại biểu Quốc hội khóa II – Hoài Thanh tên thật là Nguyễn Đức Nguyên có
300 đơn vị bảo quản, trong đó có:
+ 54 đơn vị bảo quản tài liệu tiểu sử;
+ 23 đơn vị bảo quản thư từ gửi Hồ Chủ Tịch;
+ 81 đơn vị bảo quản: (Tài liệu sáng tác về Hồ Chủ Tịch, tài liệu sáng
tác về Trường Chinh; Tài liệu sáng tác về các Nhà thơ trẻ; 43 đơn vị bảo quản
về hoạt động ở Hội Văn nghệ dân gian Việt Nam; 112 Sách, tạp chí.
Thời gian tài liệu tử 1957 – 1982.
• Đối với khối tài liệu ảnh, băng ghi âm:
Trong khối tài liệu cá nhân của Nghệ sĩ nhiếp ảnh, hội viên Hội nhà báo
Việt Nam, hội viên Hội nghệ sĩ nhiếp ảnh Việt Nam – Nguyễn Bá Khoản có
tổng số tài liệu: 2171 tấm phim ảnh với khoảng thời gian từ 1938 – 1974. Nội
dung ghi lại những hình ảnh, những sự kiện quản trọng nhất trong lịch sử Việt
Nam, trong đó có những hình ảnh về Khởi nghĩa giành chính quyền trong
cách mạng tháng Tám 1945, về cuộc Kháng chiến chông thực dân Pháp nhân
dân Thủ đô Hà Nội và cả nước tử 1946 – 1955, về phong trào Nam tiến, về
tiếp quản Thủ đô sau chiến tranh, về cuộc chiến tranh phá hoại với những tội
ác của đế quốc Mỹ ở Hà Nội và miền Bắc Việt Nam, về phi công Mỹ bị giam
giữ và trao trả…
- Đối với tài liệu của cá nhân, bản gốc là bản thảo, bản viết tay. Do tài
liệu cá nhân chủ yếu là do các cá nhân tạo ra trong quá trình hoạt động của
mình nên tài liệu là bản gồc trong số lượng tương đối nhiều trong tổng số tài
liệu cá nhân.
Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài
Thanh có bản: “Đề cương bài nói chuyện của Hoài Thanh nhân kỷ niệm ngày
sinh nhật Hồ Chủ Tịch 19-5-1960” (bản viết tay của tác giả, 2 trang).
- Nhiều tài liệu cá nhân là bản sao.
Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài

16

Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Thanh có tài liệu: Quyết định số 11/TCTH ngày 3-3-1972 của Ban Tuyên
huấn về Ban phụ trách tuần báo văn nghệ (thuộc Hội LHVHNT) do Hoài
Thanh làm chủ nhiệm là bản sao.
- Rất nhiều tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu đánh máy và có chữ ký,
có bút tích sửa chữa của các chính các cá nhân.
Ví dụ : Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài
Thanh có tài liệu “ Thơ chúc tết của Bác” (của tác giả viết năm 1971).
- Trong số những tài liệu cá nhân còn có tài liệu được đánh máy (không
có bút tích của các tác giả), in rôneo.
Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài
Thanh có tài liệu:“Thơ Sóng Hồng” của Hoài Thanh (bản đánh máy và không
có bút tích)
• Có tài liệu bằng tiếng nước ngoài.
Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của đồng chí Tôn Quang Phiệt có:
Gia phả dòng họ Tôn Quang Phiệt từ đời tổ phụ là Lỗ Xuyên Công được viết
bằng chữ Hán hay Báo cáo của đồng chí Tôn Quang Phiệt, trưởng đoàn đại
biểu nước Việt Nam dân chủ cộng hòa tại Đại hội đoàn kết nhân dân Á Phi
lần thứ 4 họp ở Ga na từ ngày 9 tháng 5 đến 16 tháng 5 năm 1965 được viết
bằng tiếng Pháp.
- Có tài liệu bị rách:
Ví dụ:Trong khối tài liệu cá nhân của Gs.Vs.Nguyễn Khánh Toàn có:
Tư liệu về hoạt động của Hội Văn nghệ dân tộc Việt Nam do Gs.Vs. Nguyễn
Khánh Toàn làm Chủ tịch từ 1985-1989 đã bị rách.
1.4. Nội dung, thành phần của tài liệu lưu trữ cá nhân gia đình

dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệu
của cá nhân gia đình, dòng họ bao gồm: “văn bản, dự án bản thiết kế, bản đồ,
công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim ảnh,

17


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn
học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích tài liệu viết tay; trang vẽ
hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Nội dung, thành phần tài liệu của cá
nhân, gia đình, dòng họ thành các nhóm cơ bản sau:
1.4.1. Nhóm tài liệu về tiểu sử cá nhân, gia đình, dòng họ.
Nhóm tài liệu về tiểu sử của các cá nhân, gia đình, dòng họ gồm có: sơ
yếu lí lịch, các giấy tờ tùy thân, gia phả; sổ tay, hồi ký, nhật ký về tiểu sử, các
bài viết, công trình nghiên cứu, phim tư liệu về tiểu sử cá nhân và lịch sử gia
đình, dòng họ…
Ví dụ: Trong khối tài liệu của nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh có
các tài liệu như: giấy kết hôn (1 bản ), chứng minh thư (2 chứng minh ), các
loại thẻ khác ( 10 thẻ ), những tài liệu về đề bạt, thuyên chuyển…
1.4.2. Nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu sáng tác.
Tài liệu của các cá nhân bao gồm nhiều bản thảo các tác phẩm văn học,
nghệ thuật, công trình nghiên cứu khoa học trên các lĩnh vực khác nhau của
khoa học xã hội và khoa học tự nhiên.
Ví dụ: Nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh đã có nhiều công trình
nghiên cứu khoa học, sáng tác, bài viết về : Hồ Chủ tịch ( 10 bài viết vê Hồ

Chí Minh và nhiều tư liệu sử dụng để viết thơ Hồ Chủ Tịch ), thơ Sóng Hồng
( 2 bài viết về thơ Sóng Hồng và 4 tư liệu sử dụng để viết về thơ của Sóng
Hồng)…
1.4.3. Nhóm tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình.
Dòng đời luôn cuộn chảy như một dòng sông, không ai có thể sống hai
lần ở một độ tuổi nào đó. Nhiếp ảnh, điện ảnh đã giúp cho con người giữ lại
mãi hình ảnh một khoảnh khắc khi con người được thu vào ống kính, mà sẽ
không bao giờ quay trở lại lần thứ hai. Vì vậy, đã có nhiều bức ảnh, đoạn ghi
âm, ghi hình đi vào lịch sử và là nguồn sử liệu quý để nghiên cứu lịch sử các
sự kiện hiện tượng hoặc tiểu sử một con người, hay một giai đoạn lịch sử đã

18


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

xảy ra trong quá khứ. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm III,
cùng với khối tài liệu viết lớn, còn bao gồm cả tài liệu nghe nhìn (ảnh, băng
ghi âm).
Có những bức ảnh, đoạn ghi âm, ghi hình do các phóng viên của các cơ
quan thông tấn, báo chí được giao nhiệm vụ thực hiện công việc được chuyển
vào lưu trữ để quản lý theo quy định của nhà nước và còn có những tài liệu
như trên được thực hiện không phải theo chức năng nhiệm vụ được giao mà
do nhu cầu của cá nhân. Chính vì vậy những tấm ảnh, đoạn ghi âm, ghi hình
này cần được bảo tồn, khai thác và phát huy giá trị của chúng, trong hoạt
động xã hội, trong nghiên cứu khoa học và lịch sử.
Các nhà nhiếp ảnh là các cá nhân chủ yếu tạo ra nguồn tài liệu ảnh.
Trong giai đoạn 1945 – 1954, các nhiếp ảnh như: Võ An Ninh, Vũ Năng An,

Nguyễn Bá Khoản, Nguyễn Tiến Lợi, Nguyễn Hồng Nghi, Nguyễn Văn Giả,
Đỗ Huân … đã chụp được nhiều bức ảnh ghi lại trung thực về các sự kiện
quan trọng của đất nước.
Bên cạnh đó, trong khối tài liệu cá nhân của các cá nhân không phải là
nhà nhiếp ảnh cũng có những tài liệu ảnh.
Ví dụ: Bức ảnh Hồ Chí Minh đến khai mạc triển lãm văn hóa bí mật và
công khai tại Hội Văn hóa cứu quốc tháng 9 năm 1945 ( ảnh 12x18). Trong
ảnh có: Chủ tịch Hồ Chí Minh đang đứng nói chuyện với anh em văn nghệ sỹ
sau khi xem xong triển lãm, nhà văn Nguyễn Đình Thi, họa sỹ Phạm Văn Đôn
và nhà văn Vũ Ngọc Phan.
1.4.4. Nhóm tài liệu về di cảo, kỷ vật và ghi chép, hồi kí, nhật ký
của cá nhân, gia đình, dòng họ.
Hiện nay Trung tâm III đang bảo quản 56.000 bộ hồ sơ, kỷ vật của cán
bộ đi B. Những bộ hồ sơ này, kỷ vật này gồm nhiều tấm ảnh, thư từ ghi chép
và nhật ký của các cá nhân (chính là các cán bộ đi B). Đây là một khối tài liệu
xuất xứ cá nhân có số lượng lớn và có nhiều giá trị. Cán bộ đi B đó là những
cán bộ, chiến sỹ miền Nam tập kết ra Bắc, tham gia lao động sản xuất trên

19


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

miền Bắc và những cán bộ miền Bắc theo yêu cầu của cách mạng đã vào Nam
công tác theo đường Dân sự. Khối hồ sơ, kỷ vật này của cán bộ đi B thuộc
Phông Ủy ban thống nhất Chính phủ. Trong khoảng thời gian hơn 20 năm ra
đời và hoạt động của Ủy Ban Thống nhất Chính phủ, một khối lượng lớn hồ
sơ tài liệu đã được hình thành, gồm: Khối tài liệu hành chính và khối hồ sơ,

kỷ vật của cán bộ đi B. Trong đó khối hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B chiếm
một số lượng lớn trong phông (285 mét giá với gần 56.000 bộ hồ sơ).
1.4.5. Nhóm tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ sưu tầm được.
Trong cuộc đời của mình, các cá nhân, gia đình, dòng họ dù là tiêu biểu
hay bình thường đều có những đóng góp cho xã hội, cho cơ quan, tổ chức của
mình công tác hay ngành, lĩnh vực mà mình hoạt động. Có nhiều các bài viết
khẳng định những đóng góp, cống hiến của các cá nhân, nhất là các cá nhân
tiêu biểu ngay cả khi họ đã qua đời. Những bài viết này có thể do cá nhân hay
gia đình của họ nhận được sưu tầm được. Chúng cũng là một bộ phận trong
khối tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ.
Ví dụ: Trong khối tài liệu của cá nhân của Giáo sư Nguyễn Khánh Toàn
hiện đang có hơn 100 bài viết của các cơ quan, các cá nhân, các nhà khoa học,
bạn bè thể hiện những tình cảm, sự ghi nhận của họ về những đóng góp của
ông đối với nền giáo dục và nền khoa học nhân văn nước nhà, khi cả ông còn
sống và sau khi ông mất như các bài viết: Nguyễn Khánh Toàn , kiến trúc sư
những thắng lợi trong giai đoạn đầu của sự nghiệp giáo dục cách mạng ở
nước nhà, Báo Giáo dục và Thời đại, số 99/ 1430, ngày 10 tháng 12 năm 1996
của tác giả Nguyễn Cảnh Toàn : nhà khoa học xã hội lớn, Tạp chí Toàn cảnh
dư luận, số 181, tháng 8 năm 2005 của tác giả Nhật Hồng…
1.5. Giá trị của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.
Cũng giống như các loại hình tài liệu lưu trữ khác, tài liệu của cá nhân,
gia đình, dòng họ là một nguồn sử liệu đặc biệt, có giá trị trên nhiều phương

20


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Văn thư - Lưu trữ

diện như: chính trị, lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội…
Thứ nhất, tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ là nguồn sử liệu có thể
sử dụng để nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của cá nhân cũng như lịch sử
phát triển của một gia đình, dòng họ với những đặc điểm riêng biệt do đặc thù
giai cấp xã hội, dấu ấn thời đại mà họ sinh sống và hoạt động.
Thứ hai, nhiều thông tin quan trọng trong tài liệu của cá nhân, gia đình,
dòng họ có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu lưu trữ khác. Thông qua những
tài liệu này, chúng ta có thể nhận thức một phần về lịch sử đất nước, trong đó
có vai trò của cá thể tiêu biểu trong tiến trình lịch sử dân tộc.
Thứ ba, tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ còn góp phần nuôi
dưỡng lòng tự hào dân tộc và giáo dục truyền thống yêu nước cho thế hệ trẻ.
Thông qua gia phả dòng họ, những bằng khen, giấy khen hay những bài viết,
đoạn phim tư liệu về các cá nhân tiêu biểu trong dòng họ, ông bà bố mẹ có thể
truyền cho con cháu mình tình yêu, lòng tự tôn, ý chí phấn đấu để kế tục
truyền thống cho gia đình. Qua những tài liệu này, thế hệ trẻ hôm nay sẽ hiểu
hơn về quá khứ hào hùng của dân tộc, biết ơn các thế hệ cha ông đi trước và
tự hào hơn vì đất nước Việt Nam đã sinh ra những người con ưu tú, quả cảm.

Tiểu kết chương 1:
Những tài liệu thuộc về thân thế, sự nghiệp, hoạt động của các cá nhân,
gia đình, dòng họ trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội là thành
phần tài liệu quan trọng bổ sung cho Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Thực
hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, Trung tâm III đã thật sự quan tâm và
đẩy mạnh hoạt động sưu tầm khối tài liệu này và coi đó là nguồn bổ sung vô
cùng quan trọng vào Trung tâm. Với sự đa dạng về thành phần và phong phú
về nội dung thì tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị về nhiều mặt. Vì
vậy, Trung tâm III cần thực hiện tốt sứ mệnh bảo quản ph át huy giá trị khối tài
liệu này đối với xã hội.

21