Khóa luận: QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: LƯU TRỮ HỌC
: THS. PHẠM THỊ HẠNH
: VI THỊ THOA
: 1305LTHC052
: 2013-2017
: ĐH LTH 13C

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của cá nhân tác giả. Các
số liệu trích dẫn trong khóa luận dựa trên số liệu đảm bảo độ tin cậy, chính xác và
trung thực. Tác giả xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về
thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Tác giả

Vi Thị Thoa

2


LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa Văn thư – Lưu trữ và sự hướng dẫn của giảng viên
Ths. Phạm Thị Hạnh tác giả đã thực hiện đề tài khóa luận: “Quản lý công tác văn
thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn”.
Trong thời gian nghiên cứu và viết khóa luận, tác giả đã nhận được sự quan
tâm hướng dẫn, giúp đỡ của nhiều tập thể cá nhân trong và ngoài trường.
Trước hết, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy cô trong Khoa Văn
thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện giúp đỡ tác giả hoàn thành chương trình học tập, giúp
nâng cao kiến thức, kĩ năng cần thiết để nghiên cứu thực hiện khóa luận. Đặc biệt là
giảng viên Ths. Phạm Thị Hạnh, người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ
tác giả trong suốt thời gian thực hiện đề tài.
Tiếp đến, tác giả xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Sở, chuyên viên văn
thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Sở, cùng toàn thể các cán bộ, công chức, viên chức Sở
Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã tạo điều kiện giúp tác giả trong quá trình điều tra, khảo sát,
thu thập thông tin liên quan đến đề tài.
Mặc dù đã cố gắng khảo sát thực tế và tìm hiểu về lý luận nhưng do hạn chế
về mặt thời gian nên bài khóa luận của tác giả sẽ không tránh khỏi những thiếu sót,
hạn chế. Kính mong nhận được sự góp ý và ý kiến chỉ bảo của các thầy, cô giáo để
khóa luận được hoàn thiện hơn.
Tác giả xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Tác giả

Vi Thị Thoa


MỤC LỤC
UBND TỈNH LẠNG SƠN....................................................................................................118
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM...................................................................118

SỞ NỘI VỤ...............................................................................................................118
Chương I118

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

Chữ viết đầy đủ
Công chức, viên chức
Công nghệ thông tin
Văn thư - Lưu trữ
Cơ quan, tổ chức

Chữ viết tắt
CC,VC
CNTT
VT-LT
CQ,TC

DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT
Tên bảng
1
Bảng 2.1. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư trên địa bàn tỉnh Lạng sơn từ năm 2011-2017
Bảng 2.2. Đối tượng, nội dung đào tạo, bồi dưỡng CC,VC làm
2

Trang
19
22, 23

văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh từ năm 2011-2017
Bảng 2.3. Số lượng các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo

3

thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ

26

năm 2011-2017
4

Bảng 2.4. Số lượng văn bản đi, đến của Sở Nội vụ từ năm 20112017

34

DANH MỤC HÌNH ẢNH
STT
1

Tên hình
Hình 2.1. Phần mềm eOfice quản lý văn bản, lập hồ sơ của Sở
Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Trang
34

Hình 2.2. Giao diện đăng nhập phần mềm eOffice quản lý văn
2
3

bản, lập hồ sơ
Hình 2.3. Giao diện phần mềm eOffice quản lý văn bản, lập hồ sơ
Hình 2.4. Scan văn bản để gửi và lưu trữ văn bản trên hệ thống

43
44

4
5

phần mềm eOffice, phục vụ tra tìm ở giai đoạn văn thư
Hình 2.5. Giao diện chuyển giao văn bản đến của phần mềm

44

eOffice

45

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động
đều sản sinh tài liệu liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ
lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ trở thành
“huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, là hoạt động không thể
thiếu giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan.


Trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, công tác văn thư,
lưu trữ giữ vai trò rất quan trọng, đây là khâu trọng yếu đảm bảo cho sự hoạt động
đồng bộ, hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ
chức. Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ không những phục vụ đắc lực cho
công tác lãnh đạo, chỉ đạo mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt
nguồn thông tin quý giá hình thành trong hoạt động của cơ quan, góp phần giải
quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Đứng trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
cũng như yêu cầu phải đổi mới, cải cách nền hành chính nói chung. Việc nâng cao
hiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ (VT-LT) là rất quan trọng nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan, tổ
chức (CQ,TC), đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về công tác
văn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo

mọi hoạt động của Sở. Tuy nhiên, việc quản lý công tác VT-LT tại Sở vẫn còn chưa
thực sự hiệu quả. Trong thời đại khoa học tác động mạnh mẽ đến hoạt động quản lý
thì việc quản lý công tác VT-LT một cách khoa học để theo kịp với sự phát triển
chung của thế giới là điều kiện tiên quyết. Hoàn thiện mô hình tổ chức công tác văn
thư, lưu trữ; xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo; áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng vào công tác văn thư, lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ…Đó
là những gì mà nhà quản lý cần phải thực hiện để quản lý công tác VT-LT một cách
hiệu quả, khoa học.
Từ tầm quan trọng và ý nghĩa của việc quản lý công tác VT-LT đối với cơ
quan, cùng với việc nghiên cứu, khảo sát tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn tác giả đã lựa
chọn đề tài “Quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn”
làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi
CQ,TC, do đó vấn đề quản lý công tác VT-LT rất được quan tâm nghiên cứu. Hiện
nay, có rất nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt nghiệp đề cập đến vấn đề
quản lý công tác VT-LT:
Trước hết là các giáo trình có liên quan như:

7


-

“Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương

Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005.
- “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Lao động Hà Nội - 2016.
- “Giáo trình Văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Lao

động Hà Nội - 2016
Ngoài ra, quản lý công tác VT-LT còn là đề tài được rất nhiều tác giả quan tâm
nghiên cứu thông qua các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, luận
văn thạc sĩ như:
- Đề tài nghiên cứu khoa học của PGS.TS. Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa
học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”. Nội dung tập trung vào vấn
đề khảo sát sự hình thành các văn bản quy phạm pháp luật về tổ chức lưu trữ, đồng
thời nghiên cứu cơ sở khoa học của việc tổ chức quản lý ngành lưu trữ. Trên cơ sở
đó đề xuất mô hình tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở nước ta.
- Đề tài nghiên cứu khoa học của Ths. Nguyễn Thị Tâm: “Nghiên cứu mô
hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử”. Đề tài nghiên cứu, đề xuất
mô hình quản lý văn thư trong môi trường điện tử.
- Đề tài nghiên cứu khoa học của ThS. Tiết Hồng Nga: “Nghiên cứu ứng dụng
tin học trong công tác văn thư”. Đề tài này tập trung tìm hiểu về tầm quan trọng to
lớn của việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Từ đó, phân tích
về hệ thống thông tin văn thư và thiết kế cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin văn thư,
thiết kế hệ thống chương trình và hướng dẫn sử dụng chương trình.
- Đề tài nghiên cứu khoa học của ThS. Nguyễn Trọng Biên: “Nghiên cứu ứng
dụng ISO 9000 vào công tác văn thư ở cơ quan nhà nước”. Đề tài đánh giá thực
trạng công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước, từ đó đề xuất các giải pháp về
ứng dụng những yêu cầu của ISO 9000 vào công tác văn thư để tiêu chuẩn hóa
nhằm thống nhất công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước.
- Khóa luận tốt nghiệp của Huỳnh Thị Hoàng Như, sinh viên Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội: “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà
Nẵng”. Đề tài nghiên cứu về thực trạng tổ chức, quản lý công tác VT-LT tại quận
Cẩm Lệ và đề xuất giải pháp nhằm nâng cáo hiệu quả công tác này.
- Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hiền, sinh viên Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội: “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Thiệu

8

Hóa”. Nghiên cứu về thực tiễn tổ chức công tác VT-LT tại Uỷ ban nhân dân huyện
Thiệu Hóa và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này.
- Luận văn thạc sĩ khoa học giáo dục của tác giả Huỳnh Thị Thanh Quyên:
“Một số biện pháp quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở trường Đại học Quảng
Nam”, nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ và biện pháp quản lý công
tác văn thư, lưu trữ.
Từ những giáo trình, đề tài nghiên cứu và các bài khóa luận trên cho thấy vấn
đề quản lý công tác VT-LT hiện nay rất được quan tâm. Các công trình nghiên cứu
đã đề cập đến những vấn đề lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ và phản ánh
thực trạng quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại một số cơ quan,tổ chức. Tuy nhiên,
vẫn chưa có đề tài nghiên cứu nào đề cập đến quản lý công tác văn thư - lưu trữ của
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn để nghiên cứu không
trùng với các công trình nghiên cứu đã công bố.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn quản lý công tác VT-LT của Sở Nội
vụ tỉnh Lạng Sơn, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp
nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT của Sở Nội vụ trong giai
đoạn hiện nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Làm rõ những vấn đề lý luận về quản lý công tác VT-LT.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý công tác VT-LT của Sở Nội vụ tỉnh
Lạng Sơn.
- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác VTLT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận về
quản lý công tác VT-LT và thực trạng quản lý công tác VT-LT của Sở Nội vụ tỉnh
Lạng Sơn.
Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế về mặt thời gian nên đề tài tập trung nghiên

cứu về quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn từ năm 2011
đến năm 2017.
6. Giả thuyết nghiên cứu

9


Công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn trong thời gian qua đã
đạt những kết quả nhất định, song vẫn còn một số hạn chế. Vì thế, nếu đề xuất được
các giải pháp quản lý phù hợp với thực tiễn, thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công
tác VTLT, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, đề tài đã sử dụng:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Phương pháp này được vận
dụng để phân tích và tổng hợp những vấn đề lý luận về quản lý công tác VT-LT.
- Phương pháp điều tra, khảo sát: Được áp dụng để khảo sát thực trạng quản lý
công tác VT-LT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Nhằm so sánh thực trạng quản lý công tác
VT-LT của Sở đã làm đúng theo yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn các
giải pháp tốt nhất nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Sở.
- Phương pháp hệ thống: Tác giả sử dụng phương pháp này để hệ thống các
văn bản quy định về quản lý công tác VT-LT, khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được vận dụng để phân tích, tổng hợp
những thông tin, số liệu đã điều tra, khảo sát, từ đó, so sánh, đối chiếu giữa lý luận
và thực tế để tìm ra ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế quản lý công tác
VT-LT.
8. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài
được chia làm ba chương:

Chương 1. Những vấn đề lý luận về quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Trong chương này, tác giả tập trung khái quát những vấn đề lý luận về quản lý
công tác VT-LT. Cụ thể là một số khái niệm như: khái niệm công tác văn thư, công
tác lưu trữ, khái niệm quản lý; ý nghĩa công tác văn thư; công tác lưu trữ; nội dung
quản lý Nhà nước về công tác VT-LT và quản lý công tác VT-LT của CQ,TC. Mục
đích của chương này là nhằm trình bày ngắn gọn những vấn đề lý luận về quản lý
công tác VT-LT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, từ đó làm rõ cơ sở lý luận về quản lý
công tác VT-LT.

10


Chương 2. Thực trạng quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh
Lạng Sơn
Trong chương này, tác giả tập trung tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức của Sở, khảo sát, đánh giá về thực trạng quản lý công tác văn
thư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, gồm hai nội dung chính là:
-

Quản lý Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

-

Quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Đây sẽ là những căn cứ, cơ sở để tác giả đưa ra những nhận xét, đánh giá ưu
điểm, hạn chế và nguyên nhân để làm cơ sở đề xuất các giải pháp của chương 3.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưutrữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Căn cứ vào kết quả nghiên cứu của chương 1 và chương 2, chương 3 tác giả
đề xuất ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT của Sở như:

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản của Nhà nước và của Sở về công
tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo, công
chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; Hoàn
thiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,
lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn; Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thì về nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ cho lãnh đạo, công chức, viên chức; Tăng cường công tác thanh tra, kiểm
tra, đánh giá, xếp loại việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; Ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; Đảm bảo nguồn kinh phí cho công tác văn
thư, lưu trữ. Trong đó, cần chú trọng giải pháp Tăng cường tuyên truyền, phổ biến
các văn bản của Nhà nước và của Sở về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao
nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan
trọng của công tác văn thư, lưu trữ, xem giải pháp này là giải pháp trọng tâm để góp
phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Sở.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ,
hướng dẫn nhiệt tình của nhiều tập thể, cá nhân trong và ngoài trường.

11


Trước hết, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên Ths. Phạm Thị
Hạnh, người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ tác giả trong suốt thời gian
thực hiện đề tài.
Tiếp đến, tác giả xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Sở, chuyên viên văn thư,
lưu trữ thuộc Văn phòng Sở, cùng toàn thể các cán bộ, công chức, viên chức Sở Nội
vụ tỉnh Lạng Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ tác giả trong quá trình điều tra, khảo sát,
thu thập thông tin liên quan đến đề tài.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Tác giả
Vi Thị Thoa

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa, khái niệm đưa ra về công tác văn thư:
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Nghị định của chính phủ về
công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành
văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.
Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương
Đình Quyền, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005: “Công tác văn thư là
khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông
tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức”.
Trong cuốn từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của tác giả Dương
Văn Khảm, nhà xuất bản Văn hóa Thông tin năm 2011:“Công tác văn thư là toàn
bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản, giấy tờ”.

12


Theo Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ ban hành quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ: “Công tác văn thư bao
gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác
văn thư”.
1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ
Có rất nhiều định nghĩa về công tác lưu trữ:

Theo Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ ban hành quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ: “Công tác lưu trữ bao
gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.
Theo cuốn từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ
Việt Nam” do nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông ấn hành năm 2015: “Công
tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý Nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ
nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ”.
Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, nhà xuất bản Lao động Hà Nội - 2016: “Công tác lưu trữ là hoạt
động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ
chức bảo quản, thu thập, thống kê, và sử dụng tài liệu lưu trữ”.
1.1.3. Khái niệm quản lý
Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả trong và
ngoài nước đã đưa ra rất nhiều định nghĩa không giống nhau về quản lý như sau:
Theo F.W Taylor (1856-1915) là một trong những người đầu tiên khai sinh ra
quản lý và là “ông tổ” của trường phái quản lý theo khoa học tiếp cận quản lý dưới
góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng: “Quản lý là hoàn thành công việc của mình
thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc
một cách tốt nhất và rẻ nhất”.
Theo Henrry Fayol (1886-1925) là người đầu tiên tiếp cận theo quy trình, có
tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng từ thời kỳ cận hiện đại tới nay, cho

13


rằng: “Quản lý một tiến trình bao gồm tất cả các khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân
công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu
quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra”.

J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu
quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: “Quản lý là một quá trình
do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những
người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào
đạt được”.
Nguyễn Minh Đạo: “quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn
các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã
đề ra” (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997).
"Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả
thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của
tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001).
Từ đó có thể đưa ra khái niệm: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định
hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có
hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong
điều kiện môi trường luôn biến động.
1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Công tác văn thư gắn liền
với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà
nước của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý Nhà nước.
Làm tốt công tác văn thư sẽ mang lại những ý nghĩa sau:
1.2.1. Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông
tin. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất chính là
nguồn thông tin từ văn bản. Hoạt động quản lý từ các cơ quan cũng như quá trình
giải quyết các công việc hàng ngày phải dựa trên văn bản. Thông tin trong văn bản
càng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả.
1.2.2. Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công
tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

14


Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanh chóng,
chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết chính xác, có
đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại hiệu
suất công việc cao. Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiện không tốt sẽ ảnh
hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc.
Làm tốt công tác văn thư cũng góp phần giảm được bệnh quan liêu giấy tờ,
hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp thực tế, trái với quy định của pháp
luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn bản để làm những việc sai trái, vi phạm pháp
luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, cơ quan.
1.2.3. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan và cá nhân
Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung văn bản chính xác, phản ánh các hoạt động của cơ quan khi cần thiết, các văn
bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh hoạt động của cơ quan một cách chân
thực.
1.2.4. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần phải tổ chức việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy
đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời
công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại
nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ, tài
liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành
các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia không hoàn
chỉnh. Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia là hồ sơ,
tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc

nguồn nộp lưu.
1.3. Ý nghĩa của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc
phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các

15


thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là
hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗi
con người. Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức
tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ
quan và toàn xã hội.
Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp
lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ
trong quá trình thực hiện công việc.
Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm
quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ chức. Vì vậy,
công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông
tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng
kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất,
kinh doanh.
1.4. Nội dung quản lý công tác văn thư – lưu trữ
1.4.1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ;

quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ
1.4.2. Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
- Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ
- Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ
- Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức đầu tư cơ sở vật chất trong công tác văn thư, lưu trữ
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
 Các cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình mà thực hiện các nội dung quản lý Nhà nước

16


về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ
chức theo quy định.
Tiểu kết chương 1
Chương này tác giả đã khái quát, hệ thống hóa lại những vấn đề lý luận về
quản lý công tác văn thư - lưu trữ. Đồng thời, tác giả đã nêu ra nội dung của hoạt
động quản lý công tác văn thư - lưu trữ, trong đó gồm nội dung quản lý nhà nước về
công tác văn thư, lưu trữ và nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
tổ chức.
Qua chương này, có thể thấy được công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động
không thể thiếu ở bất kỳ CQ,TC nào, làm tốt công tác này sẽ giúp công việc được
giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, nâng cao hiệu quả của nền hành chính nhà nước,

thúc đẩy nhanh công cuộc cải cách hành chính. Muốn làm tốt công tác văn thư, lưu
trữ, cần thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và
nội dung quản lý công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

17


2.1. Giới thiệu vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
2.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng
tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội
vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải
cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi
chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; công tác
thanh niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định
của pháp luật.
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
- Trình Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo các
quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự
án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính
về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bàn tỉnh.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề
án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,

kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức bộ máy.
- Quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị
sự nghiệp công lập.
- Quản lý vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu chức danh nghề
nghiệp viên chức.
- Tổ chức chính quyền.
- Công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính.
- Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người
hoạt động không chuyên trách ở cấp xã.
- Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã.
- Thực hiện chế độ, chính sách tiền lương
- Cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức

18


-

Công tác tổ chức hội; quỹ xã hội, quỹ từ thiện
Về công tác văn thư, lưu trữ
Công tác tôn giáo
Công tác thi đua, khen thưởng
Công tác thanh niên
Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được giao theo

quy định của pháp luật, theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan
đến công tác nội vụ theo quy định của pháp luật, theo sự phân công hoặc ủy quyền

của Ủy ban nhân dân tỉnh; thực hiện các quy định về phòng, chống tham nhũng, tiêu
cực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; xử lý theo thẩm quyền các
vi phạm pháp luật, hoặc tham mưu cho cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm pháp
luật trên các lĩnh vực công tác được giao theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực khác
được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh, đối
với Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã. Giúp Ủy ban nhân dân
tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối
với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên
địa bàn tỉnh.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn, nghiệp
vụ được giao.
- Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh vực
công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở Nội vụ.
- Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp công lập; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp
xã, số lượng thôn, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức và cán bộ, công chức cấp xã, những người hoạt động không chuyên trách ở
cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen
thưởng; công tác thanh niên và các lĩnh vực khác được giao.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với Ủy ban nhân dân
tỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí
việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc

19


trong các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ; quản lý hồ sơ, quyết định

việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái,
nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp,
đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng và các chế độ, chính sách khác
đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Sở Nội
vụ theo quy định và sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Quản lý, chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định của
pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu
các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn gồm 01 Giám đốc, 03 Phó giám đốc.
Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ gồm:
 Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ:
- Văn phòng Sở Nội vụ;
- Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ;
- Phòng Công chức, viên chức;
- Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
- Phòng Cải cách hành chính;
- Phòng Tôn giáo;
- Thanh tra Sở Nội vụ.
 Các cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ:
- Ban Thi đua - Khen thưởng;
- Chi cục Văn thư, lưu trữ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn (phụ lục 1)
2.2. Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
2.2.1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Trong những năm vừa qua, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã ban hành và chỉ đạo,

triển khai tương đối đầy đủ các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư,
lưu trữ. Đồng thời, để thống nhất tổ chức triển khai đồng bộ công tác văn thư, lưu
trữ, hàng năm, Sở Nội vụ tiến hành xây dựng và ban hành các văn bản quản lý, chỉ
đạo về công tác VT,LT đối với các CQ,TC trên địa bàn toàn tỉnh. Thông qua các
hình thức tổ chức hội nghị, giới thiệu văn bản trên trang thông tin điện tử để tuyên
truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.(Phụ lục 2)

20


Các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ ban
hành chủ yếu là các kế hoạch công tác hàng năm, kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban
nhân dân cấp huyện và cấp xã, Sở Nội vụ đã tiến hành hướng dẫn các CQ,TC tiến
hành rà soát, thay thế, ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ và
triển khai thực hiện, kiểm tra, đánh giá. Cụ thể như: Hướng dẫn giao, nhận tài liệu
lưu trữ vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh, văn bản này hướng dẫn việc giao nộp, tiếp nhận tài
liệu có giá trị bảo quản (thời hạn bảo quản) vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu; Quy định danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào lưu trữ lịch sử tỉnh; Quy định thực hiện theo cơ chế một cửa đối với một số thủ
tục hành chính trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi
cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, quy định này về việc
khai thác, sao chụp, cấp sao y bản chính đối với tài liệu lưu trữ tại Chi cục VT-LT,
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn; Văn bản về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ;

Báo cáo kết quả thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Văn bản triển
khai thực hiện báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu
trữ; Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về từng nghiệp vụ của công tác văn thư
(như: quản lý văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ), của công tác
lưu trữ (như: giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh, chỉnh lý tài

liệu, sắp xếp, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ, thủ tục tiêu hủy
tài liệu hết giá trị)... Nhằm tạo hành lang pháp lý đồng bộ, thống nhất trong công tác
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Nhờ ban hành, triển khai các văn bản này một cách kịp thời mà trong thời
gian qua công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã đạt được những kết quả tích
cực. Về cơ bản các CQ,TC đã thực hiện tương đối tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã
triển khai đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước và của Sở về công
tác văn thư, lưu trữ; đạt được một số kết quả tốt, góp phần nâng cao hiệu quả công
tác văn thư, lưu trữ tại các CQ,TC từng bước đi vào nề nếp. Quản lý nhà nước về
công tác văn thư, lưu trữ được duy trì thực hiện nền nếp, bám sát các quy định hiện
hành. Các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đã đạt những kết quả bước đầu.

21


Nhận thức của cán bộ lãnh đạo, CC,VC trong các CQ,TC về vai trò, vị trí, tầm quan
trọng của công tác văn thư, lưu trữ đã được nâng lên. Trình độ chuyên môn, kỹ năng
nghiệp vụ của CC,VC làm VT,LT có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng
được yêu cầu, nhiệm vụ của các CQ,TC. Việc lập hồ sơ công việc bước đầu được
thực hiện tạo điều kiện cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được thuận
lợi. Công tác VT,LT trên địa bàn tỉnh nói chung đã được quản lý tương đối thống
nhất, đúng các quy định của pháp luật, bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước.
Tuy nhiên, hiện nay việc nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ
quan, tổ chức vẫn chưa đầy đủ, đúng mức, thậm chí còn xem nhẹ công tác này. Một
số CQ,TC chưa cập nhật đầy đủ các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ,
chưa kịp thời ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc về công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, đơn vị nên chất lượng trong triển khai các hoạt động văn thư, lưu trữ
chưa đạt hiệu quả cao. Việc chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ văn thư,
lưu trữ hàng năm và chế độ thông tin, báo cáo trong lĩnh vực này ở một số CQ,TC
chưa nghiêm túc. Việc khai thác, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ và lưu trữ cơ

quan chưa được thực hiện thường xuyên, có nơi chưa được quan tâm thực hiện.
Đáng chú ý là tình trạng tài liệu còn tồn đọng của các CQ,TC khá nhiều, tài liệu còn
tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý, xác định giá trị và đưa vào bảo quản, tổ
chức khai thác, sử dụng. Việc bố trí kho lưu trữ của các CQ,TC chủ yếu là tạm thời,
diện tích chật hẹp, trang, thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài. Đa số Sở, ngành, Uỷ ban
nhân dân huyện, và hầu hết các CQ,TC thuộc nguồn nộp lưu không có kho lưu trữ.
Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế, bất cập trên là do Thủ trưởng,
CC,VC một số CQ,TC chưa nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò, ý nghĩa, tầm
quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa có biện pháp chỉ đạo, tổ chức
thực hiện nghiêm túc, quyết liệt. Đội ngũ những người làm VT,LT còn thiếu về số
lượng, một bộ phận còn yếu về trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ hoặc thiếu
ổn định. Nguồn lực kinh phí, cơ sở vật chất, trang, thiết bị phục vụ công tác VT,LT
nói chung còn rất hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công tác trong lĩnh vực này.
Để tăng cường quản lý nhà nước, bảo đảm sự quản lý tập trung, thống nhất,
đúng các quy định của pháp luật về VT,LT và thực hiện có hiệu quả các hoạt động

22


sự nghiệp VT,LT, sớm khắc phục ngay những hạn chế, yếu kém, bất cập trong lĩnh
vực này của các CQ,TC trên địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ cần tiếp tục rà soát các văn
bản, tham mưu kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, ban hành các văn bản quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác VT,LT cho phù hợp với tình hình thực tế. Thủ
trưởng các CQ,TC cần quan tâm, chỉ đạo, thường xuyên tổ chức tuyên truyền, quán
triệt, tổ chức triển khai có hiệu quả các quy định của pháp luật về công tác VT,LT.
2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính
khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ
công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển
giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải

quyết công việc. Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ là việc ứng dụng các công
cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm
thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác;
nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả công tác này trong cơ quan, tạo môi trường
thuận lợi để trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng nội bộ.
Ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ thì việc
ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý nói chung và hoạt động VT,LT nói riêng là
hết sức cần thiết. Nó giúp thu gọn quy trình, nhanh chóng và hiệu quả hơn trong
thực hiện một số nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Trong những năm vừa qua, Sở Nội vụ đã tổ chức phổ biến ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn,
tình hình tổ chức phổ biến được thể hiện trong bảng 2.1 như sau:
Bảng 2.1. Tình hình tổ chức phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Lạng sơn từ năm 2011-2017
Năm
2011
2012

Tình hình tổ chức phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin
Bước đầu tiến hành ứng dụng thử nghiệm tại một số cơ quan, tổ chức.
Nhân rộng phần mềm văn phòng điện tử thống nhất đồng bộ cho cả tỉnh.
Đã có quy chế quản lý, sử dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt

2013

động của các cơ quan, ban ngành trực thuộc. Đây là cột mốc quan trọng
để hoàn thiện, tiến tới áp dụng rộng rãi mô hình chính quyền điện tử trong
năm 2017.

23

2014
2015

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, tổ chức.
Lạng Sơn vinh dự là 1 trong 17 tỉnh, thành phố đầu tiên trong cả nước
được thành phố Đà Nẵng chuyển giao mô hình chính quyền điện tử. Sở
Nội vụ tăng cường triển khai văn phòng điện tử, từng bước hoàn thiện hệ

2016

thống, nền tảng CNTT để áp dụng chính quyền điện tử,
Đầu năm tiến hành phổ biến chữ ký số tại một số CQ,TC. Dự kiến tiếp

2017

tục triển khai chữ ký số đến lãnh đạo các cơ quan, đơn vị hành chính.
Việc triển khai thành công văn phòng điện tử, từng bước hoàn thiện hệ
thống, nền tảng CNTT để sẵn sàng cho việc áp dụng chính quyền điện tử.

Trên cơ sở nghiên cứu, tổng kết đánh giá việc ứng dụng văn phòng điện tử
eOffice vào công tác văn thư của một số đơn vị mang tính khả thi cao. Năm 2012,
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn tiến hành đánh giá nhân rộng phần mềm ứng dụng dùng
chung thống nhất đồng bộ cho cả tỉnh. Đảm bảo kết nối đồng bộ các hệ thống thông
tin về công tác văn thư, lưu trữ chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tác
nghiệp từ tỉnh đến cơ sở. Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các
CQ,TC. Tuy nhiên, trong thời gian đầu ứng dụng, bên cạnh những khó khăn về hạ
tầng kỹ thuật công nghệ thông tin chưa đủ, kinh phí vận hành còn eo hẹp, đội ngũ

lãnh đạo, CC,VC chưa có đủ trình độ, nhận thức, thói quen, chưa bắt kịp với yêu
cầu làm việc chặt chẽ của hệ thống văn phòng điện tử trong các cơ, tổ chức.
Năm 2016, hệ thống văn phòng điện tử eOffice vào ứng dụng tại 100% Sở,
Ban, Ngành và các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn. Một số đơn vị như
thành phố Lạng Sơn và các huyện: Chi Lăng, Tràng Định, Lộc Bình, Cao Lộc…
còn đưa hệ thống này đến cấp xã. Hệ thống được ứng dụng hiệu quả, thực hiện tốt
quy trình xử lý văn bản góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm và
bưu chính, nâng cao hiệu quả xử lý công vụ. Nhiều cơ quan, địa phương thuộc tỉnh
đã ứng dụng chữ ký số nên việc phát hành văn bản điện tử đang dần trở nên phổ
biến. Với việc triển khai thành công phần mềm văn phòng điện tử, đã từng bước
hoàn thiện hệ thống, nền tảng CNTT để sẵn sàng cho việc áp dụng chính quyền điện
tử trong năm 2017.

24


Nếu như trước đây, tại hầu hết các cơ quan quản lý nhà nước, việc điều hành,
quản lý, giải quyết công việc đều được thực hiện một cách thủ công: các văn bản
đến được in sao và chuyển tay giữa các bộ phận, vừa tốn chi phí văn phòng phẩm,
vừa mất thời gian… Phát huy tốt các tính năng của phần mềm thì nay các thao tác
này từng bước hiện đại hoá, thực hiện trên máy; hệ thống văn bản được số hoá nên
việc tìm kiếm các văn bản cũng dễ dàng hơn. Hơn thế, qua mạng Văn phòng điện
tử, lãnh đạo cơ quan có thể xử lý văn bản, giao việc, theo dõi tiến độ thực hiện công
việc đã giao cho nhân viên nhanh chóng, kịp thời mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi lãnh
đạo đi công tác không có mặt tại cơ quan. Nhân viên có thể nắm được lịch công tác
tuần của đơn vị và của lãnh đạo để chủ động sắp xếp công việc của mình, cập nhật
các thông tin, các báo cáo qua hệ thống mạng như nội dung các cuộc họp, tham gia
đóng góp ý kiến trong cuộc họp, cùng trao đổi thông tin giữa các thành viên để xử
lý công việc tốt hơn.
Hiện nay, qua kiểm tra việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan, đơn vị cho thấy

cơ bản cán bộ, công chức từ lãnh đạo đến chuyên viên ứng dụng thành thạo máy vi
tính và các phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên ngành góp phần tạo môi trường
làm việc hành chính ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại. Phần mềm đã được các cơ
quan ứng dụng đồng bộ và hiệu quả, giúp quản lý, khai thác văn bản đi, đến, in sổ
đăng ký văn bản đi, đến, giúp giảm tải công việc tại bộ phận văn thư. Tuy nhiên, do
việc thiếu máy tính ở một số cơ quan nên văn thư những cơ quan này vẫn còn thực
hiện theo hình thức thủ công nên gặp khó khăn trong việc tra cứu văn bản, hiệu quả
công việc chưa được nâng cao.
Hiện nay, Sở đã tiến hành triển khai thực hiện Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN
ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về xây dựng cơ sở dữ liệu
lưu trữ, cụ thể là triển khai Dự án số hóa tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ, xây
dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh. Hiện Sở đang tiến hành xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm quản lý tài
liệu, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, sau đó sẽ áp dụng cho tất cả các cơ quan thuộc danh mục
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, việc triển khai tiến hành còn

25