THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ huyện Chợ Đồn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.23 MB, 37 trang )
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
Hoàng Thị Phiền
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trên đà phát triển về tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa,
xã hội, giáo dục, …để hội nhập cùng nền kinh tế của thế giới.cùng với đó trong
những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ có những bước phát triển phong
phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền kinh tế Hành chính nhà nước.
Đối với cơ quan, tổ chức công tác văn thư lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều
có một đặc điểm chung đó là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra những tài
liệu có liên quan và những văn bản này đều được lưu trữ lại để khai thác, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc ban hành, soạn thảo văn bản đã
quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản văn bản và phát huy giá trị của văn bản đó
còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi cơ quan, tổ chức được thành lập thì công
tác văn thư lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công
việc, cho việc thực hiện chức năng nhiêm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải
quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
Như chúng ta đã biết công tác văn thư bao gồm các nội dung như :Quản
lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ,… Theo đó
việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử
dụng con dấu, phát hành văn bản đi là việc của văn thư ; việc cho ý kiến chỉ đạo,
phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền
của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách
nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy
rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều
tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công
việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng
những người làm văn thư.
Hoàng Thị Phiền
2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Cùng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy
tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những
người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người
hy sinh thầm lặng. Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải
quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý
đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những
tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ
tài liệu những tài liệu đó. Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cat
tong… Nếu không có sự cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu
trữ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu
những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi
được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm
năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị
đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các
thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của
dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua. Ngày nay,
nếu chúng ta không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu
thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu được
lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng
và các giai đoạn phát triển của đất nước nói chung.
Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng
không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải
nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí
trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng
phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài
liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Thực hiện theo quy định của Nhà nước về quy chế đào tạo tại các Học
viện, trường Đại Học, Cao đẳng trong cả nước; theo kế hoạch đào tạo, hàng
Hoàng Thị Phiền
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
năm, Nhà trường tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp trên phạm vi cả nước để có những hiểu biết và nhận thức rõ hơn
về ngành đang theo học. Đặc biệt xuất phát từ chủ trương của Đảng và Nhà
nước trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo ở giai đoạn hiện nay đó là: “Học đi
đôi với hành”, “Lý luận gắn liền với thực tiễn”, ngay từ những ngày đầu, Nhà
trường đã xác định kiến tập là một môn học nằm trong chương trình đào tạo.
Khóa kiến tập này sẽ giúp sinh viên nắm vững được những kiến thức lý luận
thông qua thực tiễn. Đồng thời làm sáng tỏ những nội dung môn học chuyên
ngành tại giảng đường. Khóa kiến tập cũng là sợi dây kết nối giữa Nhà trường
và xã hội. Cụ thể qua thời gian kiến tập tại các cơ quan, tổ chức giúp sinh viên
nắm vững được lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó hiểu nội dung
nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên
cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số
nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của
mình. Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học
tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình
độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn
thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ. Về kỹ năng
thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn
phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực
thực tế của người cán bộ văn thư lưu trữ một cách trung thực, chính xác nhất.
Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư lưu trữ không
những giúp cán bộ văn thư lưu trữ từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp
nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.
Trong thời gian kiến tập tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn từ ngày 01/6
đến ngày 17/6/2016 đã giúp em được tiếp xúc với các công việc về văn thư lưu
trữ: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ;
quản lý và sử dụng con dấu; trang thiết bị bảo quản tài liệu, công tác lưu trữ
cũng như nắm bắt được một số nghiệp vụ, kỹ năng của người làm công tác văn
thư lưu trữ để tổng hợp những kiến thức đã lĩnh hội, trau dồi được tại cơ quan
Hoàng Thị Phiền
4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
kiến tập, kết hợp với những lý luận được thầy, cô nhà trường trang bị.
Để thực hiện được bài báo cáo kiến tập này, em đã được hướng dẫn của
Ths.Trịnh Thị Kim Oanh và sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cán bộ, nhân
viên Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn. Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã
nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực tế để
tổng hợp và hoàn thiện bài báo cáo này. Song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu
diễn ra trong thời gian ngắn nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu xót.
Vì thế Em rất mong nhận được sự góp ý, đánh giá và bổ sung của các thầy, cô
trong khoa, cũng như của các cán bộ, nhân viên thuộc phòng Nội vụ để bài báo
cáo của em được hoàn thiện hơn cả về hình thức trình bày lẫn nội dung bài báo
cáo.
Kết thúc đợt kiến tập này cho em gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc
sức khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong khoa Văn thư lưu trữ, ban lãnh đạo
cùng các cán bộ, nhân viên trong Phòng Nội Vụ đã giúp em hoàn thành tốt khóa
kiến tập này. Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Bác Ma Xuân Tỉnh
–cán sự và là người trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian vừa qua.
Hoàng Thị Phiền
5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG NỘI VỤ
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ
Theo quyết định số: 01/2015/QĐ-UBND ban hành Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn.
1.1.1 Vị trí, chức năng
- Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện có
chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước.
- Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm
biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân
huyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành
quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng tháng:
chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà
nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy
a, Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn
bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức của Phòng Nội vụ
theo quy định và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
b, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết
định việc thành lập, sát nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân huyện;
c, Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
công lập thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
Hoàng Thị Phiền
6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Về quản lý, sử dụng, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn ví sự nghiệp công lập
a, Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân huyên, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng
năm của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của
Ủy ban nhân dân huyện để Ủy ban nhân dân trình Ủy ban nhân dân theo quy
định;
b, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức, giao
số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp có
thẩm quyền phê duyệt.
C, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, quản lý, sử
dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công
lập theo quy định của pháp luật;
- Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức
a, Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các
cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vị
trí việc làm, cơ cấu tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây
dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án
điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định
của pháp luật và theo chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tình;
b, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện đôn đốc, theo dõi thẩm định tổng
hợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu tổ chức danh công chức, viên
chức trong cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân
dân huyện trình Ủy ban nhân tỉnh thẩm định; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình
Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định
c, Trình Ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị tí việc
làm và cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong cơ quan, tỏ chức, đơn vị
thuộc Ủy ban nhân dân huyện theo quy định, theo phân cấp hoặc ủy quyền của
Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Về công tác xây dựng chính quyền
Hoàng Thị Phiền
7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
a, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tổ chức và hướng
dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn theo quy
định của pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của
pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân tỉnh;
b, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu,
miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành viên khác của Ủy
ban nhân dân huyện theoq quy định của pháp luật;
c, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn kết quả bầu cử, phê
chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy
định.
- Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã
a, Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc tuyển dụng,
sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức,
luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực
hiên chế độ tiền , lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân
huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
b, Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công
chức cấp xã theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức
a, Trình Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách
hành chính, cài cách chế độ công vụ, công chức địa phương;
b, Trình Ủy ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành
chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn huyện;
c, Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách
chế độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định.
Hoàng Thị Phiền
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Công tác văn thư, lưu trữ
a, Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và
cấp xã theo quy đình của pháp luật;
b, Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật
- Về công tác thi đua, khen thưởng
a, Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào
thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước
trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua – Khen
thưởng huyện;
b, Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Về công tác tôn giáo
a, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ
chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về
tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b, Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo phân cấp của Ủy
ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật;
- Về công tác thanh niên
a, Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến
lược, chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên.
b, Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh
niên theo quy định và theo phân cấp;
c, Chủ trì, phối hợp với cơ quan liên quan và tổ chức khác của thanh niên
trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế, chính
sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.
Hoàng Thị Phiền
9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn:
Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn hiện nay gồm 07 thành viên bao gồm: 01
trưởng phòng, 01 phó phòng và 05 chuyên viên:
1.
Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái
2.
Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Văn Dương
3.
Chuyên viên: 05
Đồng chí: Ma Xuân Tỉnh
Đồng chí: Hứa Đức Thuận
Đồng chí: Mai Thanh Nghị
Đồng chí: Triệu Thị Hiền
Đồng chí: Ma Thị Nga
1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.2.1 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ của phòng Nội Vụ
Cán bộ văn thư của phòng Nội Vụ có trách nhiệm Quản lý văn bản đi,
văn bản đến;chuyển giao và tiếp nhận văn bản đi, văn bản đến; quản lý sổ sách,
cơ sở dữ liệu về văn bản; quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con
dấu khác được giao; hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan;
1.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn
Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận và cán bộ, viên
chức trong một cơ quan, nhưng nói chung bất kỳ cơ quan nào cũng cần có văn
thư chuyên trách. Tùy theo tính chất công tác, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ
quan; cơ cấu tổ chức của cơ quan có nhiều tầng nấc hay không; Số lượng văn
bản đi và đến của cơ quan nhiều hay ít ; địa điểm bố trí các đơn vị được bố trí
gần nhau hay phân tán thì việc xác định hình thức tổ chức văn thư của cơ quan
phải phụ thuộc vào các yếu tố trên mà lựa chọn mô hình tổ chức văn thư cho phù
hợp. Có 3 mô hình tổ chức văn thư chủ yếu đó là : Mô hình văn thư tập trung,
mô hình văn thư hỗn hợp và mô hình văn thư phân tán. Nhìn chung, mô hình tổ
Hoàng Thị Phiền
10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
chức Văn thư của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn được tổ chức theo mô hình văn
thư hỗn hợp – với hình thức này, văn thư được bố trí chung cho toàn UBND
huyện Chợ Đồn; Vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách , kiêm nhiệm
công tác ở các đơn vị trực thuộc như phòng Nôi Vụ huyện Chợ Đồn, Văn thư
Kế toán – Tài chính ; v.v… Giữa văn thư UBND Huyện và văn thư Phòng Nội
Vụ có sự phân biệt cụ thể về xử lý văn bản.
Văn thư UBND huyện Chợ Đồn có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đó do các
nơi gửi tới và chuyển giao văn bản ra bên ngoài, theo dõi việc chuyển giao
văn bản đó. Còn văn thư của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đôn có nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản vào sổ văn bản đến gửi riêng cho các cá nhân, đơn vị… theo dõi
việc giải quyết các văn bản có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị.
Hoàng Thị Phiền
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
PHÒNG NỘI VỤ
2.1 Hoạt động quản lý
Hiện nay phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn chưa có văn bản quản lý về công
tác văn thư – Lưu trữ. Nguyên nhân là do cơ quan chưa xây dựng được các văn
bản về quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ. Và chưa có sự thống nhất đưa ra một
phương hướng cụ thể về công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, chỉ đưa ra các
văn bản như công văn, thông báo để rà soát kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ
nhưng chưa thực sự đem lại hiệu quả. Như : “kế hoạch số 189/KH-UBND ngày
06/3/2014 của UBND huyện Chợ Đồn ban hành kế hoạch thực hiện các nhiệm
vụ Công tác Văn thư, lưu trữ năm 2014”,” Công văn V/v quản lý công tác chỉnh
lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn huyện “.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Nghiệp vụ văn thư
2.2.1.1 Mô hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội Vụ
Nhìn chung, mô hình tổ chức Văn thư của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn
được tổ chức theo mô hình văn thư hỗn hợp – với hình thức này, văn thư được
bố trí chung cho toàn UBND huyện Chợ Đồn; Vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ
chuyên trách , kiêm nhiệm công tác ở các đơn vị trực thuộc như phòng Nôi Vụ
huyện Chợ Đồn, Văn thư Kế toán – Tài chính ; v.v… Giữa văn thư UBND
Huyện và văn thư Phòng Nội Vụ có sự phân biệt cụ thể về xử lý văn bản.
Về nhân sự có một cán bộ văn thư lưu trữ kiêm nhiệm.
2.2.1.2 công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a, Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của
phòng Nội Vụ huyện Chợ đồn
Trong thời gian kiến tập tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn, em được tiếp
xúc với nhiều loại văn bản của cơ quan. Nhìn chung, hình thức ban hành văn
bản của phòng Nội Vụ khá đa dạng về thể loại. Tùy theo tính chất công việc,
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tình hình thực tiễn của phòng Nội Vụ mà các
văn bản được ban hành theo đúng thẩm quyền, quy định của nhà nước và pháp
Hoàng Thị Phiền
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
luật.
Phòng Nội Vụ có thẩm quyền ban hành :Quyết định, quy chế, quy định,
kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình, công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy
đi đường, biên bản, hợp đồng.
b, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Phòng Nội Vụ huyện Chợ
Đồn
Một văn bản hoàn chỉnh là một văn bản không thể thiếu 2 phần đó là thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức văn bản của cơ quan nhà nước được
quy định tại “ Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19
tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính”. Nhìn chung các văn bản của Phòng Nội Vụ đều trình bày đầy đủ các
thành phần thể thức bắt buộc.
+ Tên loại và trích yếu nội dung:
Đa số các văn bản của phòng Nội vụ đều trình bày đúng phần tên loại và
trích yếu nội dung văn bản. Tên loại của công văn bắt đầu bằng từ về việc được
viết tắt “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt
canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản .
+ Nội dung của văn bản
Nhìn chung các văn bản, đều chính xác về cách trình bày, cỡ chữ, bố cục
văn bản được triển khai hợp lý, theo đúng quy định.
+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
-
Tại phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn thể thức đề ký bao gồm các loại như: K.T
(ký thay);
-
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày phía cuối góc phải nội dung
của văn bản. các chữ viết tắt quyền hạn như: “KT” hoặc quyền hạn và chức vụ
của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm.
-
Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của
người ký.
Hoàng Thị Phiền
13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Ví dụ :
KT.TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
Nông Văn Dương
+ Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan được cán bộ văn thư đóng theo đúng quy định,rõ ràng và
sạch đẹp.
+Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám
sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nhìn chung thì văn bản
của Phòng Nội vụ đều trình bày đúng phần nơi nhận.
Về Kỹ thuật trình bày văn bản
Về kỹ thuật trình bày văn bản nhìn chung các văn bản do phòng Nội vụ
soạn thảo đa số đảm bảo về kỹ thuật trình bày, đảm bảo về mặt bố cục thẩm mỹ
cũng như yêu cầu kỹ thuật.
2.2.1.3 Quản lý văn bản đi của phòng Nội vụ
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư của
phòng Nội Vụ kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Ghi số và ngày, tháng văn bản
Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư
thống nhất quản lý.
Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được cơ quan thực hiện đúng theo quy định
theo thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Hoàng Thị Phiền
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
* Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định để gửi
cho các cá nhân, đơn vị trong phòng Nội Vụ
* Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
Dấu của phòng được đóng theo đúng quy định.
* Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đi trên máy vi tính.
-
-
Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Các văn bản đi của phòng Nội Vụ đều được đăng ký vào sổ theo đúng quy
định.
Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
văn thư đăng ký các văn bản đi bằng phần mềm đăng kí văn bản trên máy
vi tính của phòng Nội vụ.
*Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
Lựa chọn bì
Trình bày bì và viết bì
Vào bì và dán bì
-
Chuyển phát văn bản đi
Phòng Nội Vụ sử dụng hai hình thức chuyển phát văn bản đi: chuyển trực
tiếp và chuyển bằng đường bưu điện
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
sau đó đằng ký vào sổ công văn đi.
Hoàng Thị Phiền
15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận
văn bản phải ký nhận vào sổ.
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ
chức khác đều phải được đăng ký vào sổ .Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu
người nhận ký nhận vào sổ.
Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển xuống phòng văn thư của ủy ban nhân dân, ở
đó nhân viên bưu điện trực tiếp đến lấy văn bản.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
phòng Nội Vụ thực hiện việc theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể
Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận,
do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì được chuyển kịp thời cho đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu
điện.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, kịp thời báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được văn thư thực hiện theo quy định tại Điều 19 của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
Hoàng Thị Phiền
16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.2.1.4 Quản lý và giải quyết văn bản đến
*Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư của phòng Nội Vụ tiếp nhận văn bản đến từ văn thư của ủy ban
nhân dân sau đó kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận.
-
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
văn thư phân loại và bóc bì văn bản đến.
-
Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của phòng Nội Vụ được đăng ký tập trung tại văn thư cơ quan
theo đúng quy định.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
-
Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính.
Ví dụ:sổ đăng kí văn bản đến
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
* Trình và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản kịp thời được chuyển cho trưởng phòng Nội Vụ
xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Trưởng phòng Nội Vụ, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ tính chất công việc của các cá nhân để cho ý kiến phân phối,
chỉ đạo giải quyết.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”.
Hoàng Thị Phiền
17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Sau khi có ý kiến phân phối văn bản của trưởng phòng Nội vụ văn bản đến
được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến.
-
Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của
người có thẩm quyền.
2.2.1.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi dã giải
quyết xong cần được thành lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng để phục vụ hoạt đông
của cơ quan hoặc các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là tập văn bản ( hoặc một
văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong
quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm
giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban
hành. Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc trong cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo
các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo
phương pháp khoa học.
Qua khảo sát và thông qua sự trao đổi ý kiến của các cán bộ, chuyên viên
trong văn phòng trong thời gian kiến tập thì em nhận thấy việc lập hồ sơ của cơ
quan còn rất ít, chỉ lập được một số ít hồ sơ như : Hồ sơ nhân sự (hồ sơ cán bộ)
hồ sơ nguyên tắc về tuyển cán bộ… Báo cáo tình tình công tác thi đua khen
thưởng giai đoạn 2011 – 2015 của UBND huyện Chợ Đồn…
Ví dụ:
2.2.1.6 Quản lý và sử dụng con dấu
Trưởng phòng Nội Vụ giao cho cán bộ văn thư quản lý, sử dụng con dấu
của cơ quan. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ được văn thư thực hiện
theo đúng quy định của pháp luật.
Con dấu của phòng Nội Vụ được đặt tại ngăn kéo dưới bàn làm việc của
văn thư và được quản lý chặt chẽ.
Phòng Nội vụ sử dụng các loại con dấu: dấu cơ quan, dấu tên, dấu chức
danh, dấu đến
Hoàng Thị Phiền
18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ
2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của phòng Nội vụ huyện
Chợ Đồn
a, Tài liệu tổng hợp
Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề
chung của phòng Nội vụ
Hồ sơ hội nghị tổng kết năm công tác của phòng Nội vụ
Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm của phòng Nội Vụ
Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của
Nhà nước;
Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của phòng Nội vụ: Văn bản
chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm;
Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình,...
b, Tài liệu kế hoạch
kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch dài hạn hằng năm
c, Tài liệu tổ chức cán bộ .
Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/ quy
định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ;
Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ dài hạn, hàng năm;
Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức cơ quan;
Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức;
Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế;
Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ;
Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức;
Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan.
d,Tài liệu lao động
Kế hoạch, báo cáo công tác lao động dài hạn, hàng năm;
Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực
hiện;
Hoàng Thị Phiền
19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của cơ quan.
e, Tài liệu tiền lương
Kế hoạch, báo cáo công tác tiền lương dài hạn, hàng năm;
Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực
hiện;
Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện.
2.2.2.2 Thu thập và xác đinh giá trị tài liệu vào lưu trữ
Giai đoạn 1: xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu tại văn
thư của phòng Nội vụ.
Giai đoạn 2: xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ
ủy ban nhân dân, văn thư của phòng Nội Vụ tiến hành thu thập tài liệu nộp lưu
theo quy định của pháp luật.
Nhìn chung văn thư của phòng Nội vụ tiến hành thu thập tài liệu đầy đủ
theo đúng quy định phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ.
2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu
Kho lưu trữ của ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn lưu trữ tài liệu của
phông ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn. Chưa thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý
khoa học tài liệu.
2.2.2.4 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn không xây dựng kho lưu trữ riêng. Tài
liệu, hồ sơ của phòng Nội Vụ huyện được lưu trữ tại kho lưu trữ của UBND
huyện.
Nhìn chung, kho lưu trữ của UBND huyện Chợ Đồn có khá nhiều tài liệu
đang được quản quản tại kho lưu trữ, được xây dựng ở nơi khô ráo thoáng mát,
có môi trường không khí trong sạch ; quy mô kho khá rộng, diện tích các phòng
trong kho khoảng 180m2 , lối đi giữa các hàng giá 0m70, lối đi chính trong kho
khoảng 1m20; lối đi xung quanh kho 0m80; lối đi trong kho đảm bảo thuận lợi
cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu, đảm bảo cho việc
xuất nhập tài liệu; cửa kho chắc chắn có khóa tốt, của sổ kho đảm bảo chống đột
nhật , chống được ánh sáng trực tiếp và các loại côn trùng đột nhập.
Hoàng Thị Phiền
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC
ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ
HUYỆN CHỢ ĐỒN
3.1 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội vụ
huyện Chợ Đồn
3.1.1 Ưu điểm
a, Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của phòng Nội Vụ
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của phòng Nội vụ thì Các
phòng ban đơn vị được phân công soạn thảo đã bảo đảm về thể thức theo thông
tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính trước khi trình thủ trưởng cơ quan hoặc trưởng các phòng ban có liên
quan.
b, Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của cơ quan được thực
hiện theo đúng quy định.
Văn bản được chuyển cho các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải
quyết trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản được chuyển cho đúng đối tượng để giải quyết công việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Văn bản được quản lý bằng cách lập sổ hoặc đăng ký trên cơ sở dữ liệu
trên máy vi tính.
c, Quản lý và sử dụng con dấu
Trưởng phòng Nội Vụ giao trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu cho
văn thư cơ quan. Con dấu được bảo quản cẩn thận, chỉ có văn thư được phép
đóng dấu không xảy ra hiện tượng cán bộ, công chức tự mình đóng dấu dù văn
thư có việc bận.
3.1.2. Nhược điểm
a, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
-
Dấu của cơ quan, tổ chức
Hoàng Thị Phiền
21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Về việc đóng dấu vẫn còn chưa được đúng theo quy định, một số văn bản
vẫn đóng trùm lên hết chữ ký của người có thẩm quyền, một số văn bản đóng
-
dấu của cơ quan không rõ các chi tiết trên con dấu, con dấu bị lệch.
Về Kỹ thuật trình bày văn bản
Một số văn bản vẫn còn sai về căn chỉnh lề theo tiêu chuẩn.
b, Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
việc lập hồ sơ và biên mục hồ sơ chưa được tổ chức thường xuyên, dẫn
tới việc tra cứu lại các văn bản cần thiết rất khó khăn, có sự nhầm lẫn và mất
nhiều thời gian cho cán bộ văn thư. Tài liệu chưa được sắp xếp cụ thể, những tệp
tài liệu còn để rất ngổn ngang và không xếp theo thứ tự trên giá đựng tài liệu,
kẹp tài liệu chưa gọn gàng gây ra sự nhầm lẫn giữa các văn bản.
Tóm lại Tài liệu được sắp xếp chưa khoa học và hợp lí; khó cho việc kiểm
tra, quản lí và tra tìm tài liệu.Văn bản đôi khi còn thiếu xót về ngày hoặc không
lưu bản chính, việc ghi số ký hiệu văn bản có sự nhầm lẫn. Công tác lập hồ sơ
chưa hiện hành; Khâu chuyển giao văn bản đôi khi con chưa kịp thời,; một số
cán bộ đào tạo không đúng chuyên ngành gặp một số ít khó khăn trong việc xử
lý các văn bản mang tính chuyên môn ngành nghề.
c, Công tác lưu trữ của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn.
Phòng Nội Vụ chưa xây dựng kho lưu trữ riêng.Tài liệu chưa lập thành hồ
sơ để nộp lưu vào lưu trữ. kho lưu trữ còn thiếu cán bộ chuyên trách chuyên bảo
quản kho lưu trữ và phương tiện bảo quản như: thiếu dụng cụ đo nhiệt độ, độ
ẩm; bổ sung thêm quạt thông gió, máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hòa nhiệt độ;
dụng cụ làm vệ sinh.
Tài liệu còn tồn đọng và chưa được chỉnh lý; Việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào việc quản lý hồ sơ và chỉnh lý còn nhiều hạn chế. Việc quản lý, tra
tìm tài liệu lưu trữ vẫn còn áp dụng theo phương pháp truyền thống mất nhiều
thời gian mà không được hiệu quả.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn
Để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội Vụ cần
phát huy những ưu điểm sẵn có và khắc phục những vấn đề, hạn chế còn tồn
Hoàng Thị Phiền
22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
đọng.
3.2.1. Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư lưu trữ của phòng Nội Vụ
3.2.1.1 xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ
Xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ theo thông tư 04/2013/TTBNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn
thư lưu trữ của cơ quan,tổ chức
3.2.1.2. Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
Phòng Nội Vụ đã ban hành các văn bản hướng dẫn nhưng không có
hiệu quả : “kế hoạch số 189/KH-UBND ngày 06/3/2014 của UBND huyện Chợ
Đồn ban hành kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ Công tác Văn thư, lưu trữ năm
2014”,” Công văn V/v quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn
huyện “.cần rút kinh nghiệm và ban hành các văn bản khác để hướng dẫn nghiệp
vụ văn thư có hiệu quả hơn.
3.2.2. Tổ chức công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội Vụ
Phòng Nội vụ chưa có văn thư chuyên trách nên công tác văn thư diễn ra
chưa hợp lý, các văn bản, tài liệu còn lộn xộn, khó tìm kiếm, chưa được lập
thành hồ sơ. Cần bố trí cán bộ văn thư chuyên trách.
3.3. Một số khuyến nghị
3.3.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ
-
Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật về công tác văn thư;
-
Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
-
Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác
văn thư;
-
Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
-
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư;
Hoàng Thị Phiền
23
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
-
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
-
Hợp tác về văn thư lưu trữ;
3.3.2 Trang thiết bị và cơ sở vật chất của phòng Nội vụ
Nhìn chung thì trang thiết bị và cơ sở vật chất của phòng Nội vụ đã bước
đầu đáp ứng được nhu cầu công việc và hoàn thành tốt các công việc được giao.
Tuy nhiên thì một số trang thiết bị đã cũ làm cho năng suất hiệu quả công việc
không được nhanh chóng gây mất nhiều thời gian cho giải quyết công việc : như
máy photocoppy, máy in…. và còn thiếu một số trang thiêt bị phục vụ cho công
việc khác như máy điều hòa nhiệt độ, quạt gió... gây ảnh hưởng đến tâm lí, tinh
thần làm việc cho các cán bộ làm việc nhất là trong mùa hè nóng bức.
- Phòng làm việc của bộ phận văn thư vẫn chưa có điều hòa mà chỉ sử
dụng hệ thống quạt trần nên nhiều khi thực hiện công việc làm bay giấy tờ, gây
cản trở cho công việc và gây áp lực tinh thần làm việc trong mùa hè nóng nực.
- Một số máy móc, trang thiết bị văn phòng ( máy photocopy) đã cũ
nhưng chưa được thay mới. Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư còn
thiếu như: phòng văn thư còn thiếu máy in, các loại giá, tủ đựng tài liệu còn hạn
chế...
3.3.3 Đối với lãnh đạo phòng Nội vụ
-Các cấp lãnh đạo nên dành sự quan tâm nhiều hơn đối với các cán bộ, nhân
viên trong văn phòng cũng như trong cơ quan nói chung không chỉ về công việc
chuyên môn mà còn về đời sống tinh thần của họ như động viên, thăm hỏi, khích lệ...
- Lãnh đạo cơ quan cần thực hiện, tổ chức phổ biến, quán triệt kịp thời các
quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; thực hiện nghiêm các quy định về
bảo vệ bí mật Nhà nước; thực hiện đúng chế độ báo cáo thống kê cơ sở và báo
cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư
số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ theo định kỳ hàng năm.
- Xóa bỏ các thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp, gây khó khăn trong
quá trình giải quyết công việc hoàn thiện các thủ tục hành chính mới theo hướng
công khai, đơn giản và thuận tiện.
- Tổ chức mở thêm các lớp bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ cho các
Hoàng Thị Phiền
24
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
cán bộ do cán bộ văn thư của phòng trực tiếp hướng dẫn hoặc mời người về
hướng dẫn.
3.3.4 Đối với cán bộ công chức, viên chức phòng Nội vụ
- cán bộ công chức, viên chức cần ý thức được tầm quan trọng của công
tác văn thư lưu trữ
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ
quan
- Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
-Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy
định.
3.3.5 Đối với cán bộ văn thư của phòng Nội vụ
- Cần bố trí cán bộ văn thư chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
-Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện
trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.
Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận
nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở
khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Về kỹ năng thực
hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải
có kỹ năng thực hành.
3.3.5 Những vấn đề khác
- Về công tác hiện đại hóa văn phòng của cơ quan: Cơ quan cần có kế
hoạch thay mới các trang thiết bị, máy móc đã cũ như máy tính, máy photocopy,
điện thoại, bộ tủ đựng tài liệu, hồ sơ cũng như bổ sung các trang thiết bị đang
thiếu. Bên cạnh đó, văn phòng cũng phải chú trọng hơn đến việc bố trí, sắp xếp
phòng làm việc của các bộ phận chuyên môn trong văn phòng.
- Triển khai công tác tạo lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật. Tăng cường công
tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu bó gói, tích
đống và chưa được tập trung vào kho lưu trữ. Bố trí phòng, kho lưu trữ, trang bị
cơ sở vật chất, thiết bị cần thiết để tập trung bảo quản an toàn tài liệu và khai
Hoàng Thị Phiền
25
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
