KHÓA LUẬN: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH, TỈNH CAO BẰNG

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH,
TỈNH CAO BẰNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. LÂM THU HẰNG
: HOÀNG THỊ BAY
: 1305QTVB005
: 2013-2017
: ĐH QTVP 13B

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được phát triển và hoàn thiện
trong thời gian thực tập tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.
Tài liệu được sử dụng trong báo cáo có tính xác thực và được lấy từ

những nguồn đáng tin cậy trong UBND huyện.
Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017
Tác giả
Hoàng Thị Bay


LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn Ths. Lâm Thu Hằng, em đã
thực hiện đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng”.
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ,
hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập
thể cán bộ, công chức của khối Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng
Khánh đặc biệt là cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà và cô giáo Lâm Thu Hằng
trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức làm cơ sở,
nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp
đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những
công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về thời gian và phạm vi
kiến thức nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận
được sự góp ý của quý thầy cô giáo cũng như các cô, chú, anh, chị trong cơ
quan để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

Từ viết tắt
HĐND-UBND
HĐND
UBND

Nghĩa đầy đủ
Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
...........................................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................2
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..........................................................................4
MỤC LỤC........................................................................................................5
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.................................................................................................................................. 1
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề..................................................................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.............................................................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài............................................................................................................ 4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................................................................... 4
6. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................................... 5
8. Cấu trúc của đề tài................................................................................................................................. 5

NỘI DUNG.......................................................................................................6

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ........................................................................................................6
1.1.Lý luận chung về công tác văn thư...................................................................................................... 6
1.1.1.Khái niệm công tác văn thư.............................................................................................................. 6
1.1.2.Vị trí, tác dụng của công tác văn thư................................................................................................. 6
1.1.3.Nội dung công tác văn thư................................................................................................................ 8
1.2.Lý luận chung về công tác lưu trữ..................................................................................................... 10
1.2.1.Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ.....................................................10
1.2.1.1.Khái niệm.................................................................................................................................... 10
1.2.1.2.Nội dung..................................................................................................................................... 11
1.2.1.3.Vai trò.......................................................................................................................................... 11
1.2.1.4.Nguyên tắc.................................................................................................................................. 12
1.2.1.5.Chính sách của nhà nước về lưu trữ............................................................................................. 12
1.2.2.Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.........................................................13
1.2.2.1.Khái niệm.................................................................................................................................... 13
1.2.2.2.Đặc điểm..................................................................................................................................... 13
1.2.2.3.Loại hình..................................................................................................................................... 13
1.2.2.4.Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.......................................................................................................... 14
1.3.Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.................................................15
1.3.1.Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư................................................................................... 15
1.3.2.Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ..................................................................................... 15
1.4.Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ....................................................16
1.4.1.Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ.........................................................................16
1.4.2.Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ...................................................................17
Tiểu kết................................................................................................................................................... 18


QUA CHƯƠNG NÀY CHÚNG TA CÓ THỂ NHẬN THẤY CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ LUÔN GIỮ MỘT VỊ TRÍ, VAI TRÒ RẤT QUAN
TRỌNG TRONG QUÁ TRÌNH TOÀN CẦU HÓA VÀ HỘI NHẬP HIỆN

NAY. CÓ THỂ THẤY ĐƯỢC NẾU QUAN TÂM LÀM TỐT CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ SẼ GÓP PHẦN BẢO ĐẢM CHO CÁC HOẠT
ĐỘNG CỦA NỀN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ĐƯỢC THÔNG SUỐT.
NHỜ ĐÓ GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNH
CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ THÚC ĐẨY NHANH CHÓNG CÔNG CUỘC
CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH HIỆN NAY. MỖI CƠ QUAN HÀNH
CHÍNH NHÀ NƯỚC CẦN PHẢI CÓ MỘT NHẬN THỨC ĐÚNG ĐẮN
VỀ VỊ TRÍ VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỂ
CÓ THỂ ĐƯA RA NHỮNG BIỆN PHÁP PHÙ HỢP NHẰM ĐƯA
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐƠN VỊ MÌNH ĐI
VÀO NỀ NẾP VÀ GÓP PHẦN TÍCH CỰC NÂNG CAO HIỆU LỰC,
HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ....................................18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH.....19
2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh......................................................................................... 19
2.1.1. Quá trình hình thành...................................................................................................................... 19
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh.....................21
2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn............................................................................................. 21
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh..........................................................................21
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện Trùng Khánh................23
2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh.................................23
2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh..................................................................23
2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................................. 24
2.1.3.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc................................................................................................ 24
2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND
huyện Trùng Khánh................................................................................................................................ 26
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh....................................32
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ...................................................................................... 32
2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ...............................................................................34
2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn

thư, lưu trữ.............................................................................................................................................. 36
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ..........................................................................39
2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản................................................................................................... 39
2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi....................................................................................................... 40
2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến.................................................................................................... 42


2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu................................................................................................. 45
2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan......................................................46
2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ....................................................................................................................... 48
2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.............................................52
2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND
và UBND huyện Trùng Khánh................................................................................................................ 53
2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice......................55
2.2.5.3. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm E-office.......................56
2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong
công tác văn thư tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.............................................................57
2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND huyện Trùng
Khánh..................................................................................................................................................... 58
2.2.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ..........................................................................60
2.3. Nhận xét........................................................................................................................................... 60
2.3.1. Ưu điểm........................................................................................................................................ 60
2.3.2. Hạn chế......................................................................................................................................... 62
2.3.3. Nguyên nhân................................................................................................................................. 63
Tiểu kết................................................................................................................................................... 64

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN
TRÙNG KHÁNH..........................................................................................65
3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ tại

Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh..................................................................................... 65
3.2. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức
về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ.................................................................................................... 66
3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ................................................................................... 68
3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ..................................................................................70
3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu
trữ tại UBND huyện................................................................................................................................ 71
3.6. Mở rộng diện tích kho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa................71
3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.........................................................72
3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá.............................................................................73
Tiểu kết................................................................................................................................................... 75

KẾT LUẬN....................................................................................................76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................77
PHỤ LỤC.......................................................................................................78


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên đối với mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ
liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác
nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, khi các cơ quan, tổ
chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn
thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh

hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
UBND huyện Trùng Khánh từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về
công tác văn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc
quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của UBND huyện. Vì thế, công tác văn thư,
lưu trữ của UBND huyện đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả đáng
khích lệ. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế nhất định
như công tác tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ chưa được kiện toàn; đội
ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng; hệ thống văn bản quản lý
công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, chất lượng văn bản chưa cao,..
Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng
cường công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời tăng cường khả năng khai thác
thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học của
UBND huyện và các nhu cầu chính đáng khác cần phải nhanh chóng tìm ra
các biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND

1


huyện có tính khoa học và mang lại hiệu quả cao. Xuất phát từ thực tế trên,
em chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,
UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho bài khóa luận
tốt nghiệp của mình. Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu thực
trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ
quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này

được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau. Cho
đến nay ở Việt Nam đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt
nghiệp đã đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ như:
Đề tài nghiên cứu khoa học của TS. Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa
học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 1999-2001”. Đề tài chủ
yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo
cán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có ngành Lưu trữ hình
thành. Đề tài đề xuất một cơ chế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên : Trần Thị Thúy: “ Thực trạng và
biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81”
khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Mến: “Tiếp tục hoàn thiện
công tác văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng.
Nghiên cứu khoa học của Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư ở
UBND Tuyên Quang và một số ý kiến”
Nghiên cứu khoa học của Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ tại
công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng và giải pháp”.

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng
HĐND, UBND huyện Đông Sơn của sinh viên Nguyễn Thị Lan- Trường Đại
học khoa học xã hội và nhân văn.
Báo cáo thực tập công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bình Liêu
của sinh viên La Thị Hằng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Báo cáo công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại UBND xã
Bình Hòa- sinh viên Đỗ Cường Phú- Học viện Hành chính Quốc gia.
Khóa luận “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành án dân
sự- Bộ Tư Pháp”- sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ- Trường Đại học Thành đô.

Khóa luận “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu
Hóa” – Sinh viên Nguyễn Thị Hiền- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đề tài “ Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ” của Lê
Thị Phượng- Lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, năm 2009.
Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tác văn
thư, lưu trữ một cách chính xác và khách quan. Ngoài ra các tài liệu này còn
đưa ra các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu
quả cao hơn. Các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề về công tác
văn thư, lưu trữ dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng
chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc tổ chức công tác văn thư,
lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. Vì vậy,
đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã
công bố.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu, có giá trị tham khảo, kế
thừa giúp em tiến hành nghiên cứu đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.”
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.
- Phân tích và đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu

3


trữ của UBND huyện Trùng Khánh, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế
cũng như nguyên nhân trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Trùng Khánh.
- Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng

HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
- Khảo sát, đánh giá vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
- Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
+ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
+ Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
+ Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,
UBND huyện Trùng Khánh.
+ Các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi thời gian: nghiên cứu từ năm 2011 đến 2016
+ Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
+ Phạm vi nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh giai
đoạn 2011- 2016.

4


6. Phương pháp nghiên cứu
Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụng
một số các phương pháp nghiên cứu như:
Thứ nhất là, phương pháp lý luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin là hệ
thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn

và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thực
tiễn. Phương pháp lý luận chung về chủ Nghĩa Mác Lênin giúp chúng ta có
cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy
ý chí của bản thân cá nhân.
Thứ hai là, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế.
Thứ ba là, phương pháp so sánh, đối chiếu nhằm so sánh thực trạng tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện đã làm
đúng yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn các giải pháp tốt nhất để
hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
Thứ tư là, phương pháp phân tích và tổng hợp: Từ những thông tin, số
liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (sách báo, mạng
Internet, tạp chí, giáo trình, số liệu của cơ quan…) tiến hành phân tích, tổng
hợp và đưa ra những đánh giá phù hợp của các giải pháp hoàn thiện tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu,
kết luận, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Phần nội dung của
bài khóa luận bao gồm ba chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư,
lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.

5


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1.

Lý luận chung về công tác văn thư.

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Nhìn chung, khái niệm về công tác văn thư có rất nhiều khái niệm
nhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm văn thư là:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ
sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức.
Tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư quy định bao gồm
các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư
a. Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong
hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù
lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải
dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Công tác văn thư đối với
hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy
tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh
đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các cơ quan cấp trên
và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không

6

đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy.
b. Tác dụng
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp
phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức
Đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh
tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan
cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc,… đều phải dựa vào các
nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp
thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì
văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang
tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội
chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh
nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt
chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ
gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động

7


của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các
đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,
phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính
trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội là
nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp
ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi
công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công
việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy
định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp
theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho
công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
1.1.3. Nội dung công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến quản lý
và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 05 nội
dung cơ bản sau:
Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Một là, soạn thảo và ban hành văn bản.
Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường phải trải qua
những công việc như sau:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký văn bản để ban hành
Hai là, quản lý và giải quyết văn bản đi. Nội dung này bao gồm các công

việc:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày;

8


- Trình ký văn bản;
- Ghi số, ngày tháng, năm văn bản;
- Đăng ký; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có);
- Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi chuyển giao;
- Lưu và tổ chức khai thác sử dụng bản lưu
Ba là, quản lý và giải quyết văn bản đến. Nội dung này bao gồm các
công việc:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Trình văn bản đến;
- Sao văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung này bao gồm các công việc:
- Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức.
- Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn
thư khi giữ con dấu của cơ quan.
- Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bản
cho phù hợp. Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ
chức.
Năm là, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Nội dung này bao gồm các công việc:
- Mở hồ sơ;

- Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ;
- Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật

9


thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác.
Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ Thủ
trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư,... Vì vậy để làm tốt công tác
văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình.
Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn
như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải
quyết công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn
đi;cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan
không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách).
Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải
quyết công văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều
có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp
vào lưu trữ cơ quan đúng quy định.
1.2.

Lý luận chung về công tác lưu trữ.

1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ.
1.2.1.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài

liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy công tác lưu trữ

10


được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một mặt xích không thể
thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
- Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tố chức khoa học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính
trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính
đáng nhân dân.
1.2.1.2. Nội dung
Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
1.2.1.3. Vai trò

11


Công tác lưu trữ rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin
quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là
hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của
mỗi con người.
Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì
sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ
quan và toàn xã hội.
Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh
nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh
đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.
Công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc
khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán
bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ
ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
1.2.1.4. Nguyên tắc
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam.
- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp

luật.
- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ
- Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an
toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

12


- Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học,
công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
- Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ
chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước,
đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
- Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
1.2.2.1. Khái niệm
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối
tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể,
xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai
thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của
toàn xã hội.
1.2.2.2. Đặc điểm
Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm:
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản.
- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo
quản, nghiên cứu và sử dụng theo những quy định chặt chẽ, thống nhất của
Đảng, Nhà nước.
1.2.2.3. Loại hình

Căn cứ vào nội dung và kỹ thuật làm ra tài liệu có thể chia tài liệu
thành ba loại hình cơ bản:
- Tài liệu hành chính:
Tài liệu hành chính: gồm các loại văn bản nội dung phản ánh những

13


hoạt động của Đảng, Nhà nước, tổ chức đoàn thể trên các mặt kinh tế, chính
trị, văn hóa, quân sự. Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tùy thuộc vào từng
giai đoạn lịch sử của từng quốc gia. Hiện nay, tài liệu hành chính của Nhà
nước là Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định,…Tài liệu hành chính của
Đảng Cộng sản Việt Nam là Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tri,…
- Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về
nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản,.. Tài liệu
khoa học kĩ thuật có nhiều loại như bản vẽ, bản thuyết minh kĩ thuật, biểu đồ.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm và ghi hình là các loại hình tài
liệu phản ánh các hoạt động sáng tạo của con người và các hoạt động phong
phú khác. Tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh,
âm thanh. Tài liệu bao gồm các âm bản, các bức ảnh, các băng, đĩa ghi âm và
ghi hình.
1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động chính
trị,kinh tế, văn hoá, khoa học,... của loài người.
Ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất
kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi
giai cấp mình. Ở nước ta, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước
đã tiến hành tập trung quản lý tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng nhằm phục
vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc
phòng, bảo vệ đất nước,...

Ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung
tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành,
từng nhà máy, xí nghiệp... Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ
mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân.

14


Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết
các quy luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội
và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử, bất kỳ
tài liệu lưu trữ nào ít nhiều đều chứa đựng những thông tin chân thực về xã
hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu
quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân
tộc nói chung cũng như của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan nói
riêng.
Ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt của
dân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật
chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Nó có vai trò quan
trọng đối với việc nghiên cứu nền văn hoá dân tộc, kế thừa những tinh hoa
văn hoá mà cha ông ta đã trải qua trong quá trình xây dựng nền văn hoá mới
của dân tộc.
1.3.

Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ.

1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư.
Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là thông qua pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ thông qua bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ văn thư,

lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu văn thư, tập trung những hồ sơ có giá trị
vào bảo quản trong các kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả
những hồ sơ tài liệu đó cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Nhằm
đưa công tác văn thư, lưu trữ không ngừng phát triển, phục vụ tốt nhất cho
các mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội.
1.3.2. Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ.
Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ.

15


Tổ chức xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn
thư lưu trữ.
Tổ chức các biện pháp thực hiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
văn thư lưu trữ.
Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
lưu trữ.
Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ.
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.
Nếu làm tốt tổ chức công tác văn thư, lưu trữ sẽ có vai trò đặc biệt quan
trọng như: công tác tổ chức bộ phận quản lý, nhân sự làm công tác văn thư
lưu trữ được tốt hơn, việc tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
về công tác văn thư lưu trữ và các biện pháp tốt nhất để thực hiện các văn bản
đã ban hành, góp phần làm tốt công tác thanh tra kiểm tra giúp hoạt động này
đi vào nề nếp ổn định hơn, đồng thời nếu làm tốt công tác tổ chức văn thư lưu
trữ sẽ giúp cho cơ quan hoạt động các quy trình nghiệp vụ được thống nhất và
áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư lưu trữ tại cơ quan, góp
phần mang lại hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, giúp cho

hoạt động này đi vào ổn định, phát triển hơn.
1.4.

Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ.

1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Tính chất cơ mật:
Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của
cơ quan,... Vì vậy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu, đòi hỏi công tác
văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ;
cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách
16


nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh
các quy chế về bảo vệ tài liệu.
Tính chất khoa học:
Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng
có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến
hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.
1.4.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung
nghiệpvụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau:
- Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài
liệu văn thư. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài
liệu để bổ sung cho kho lưu trữ.
- Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể
loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ
khai thác.

- Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được
tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất
công khôi phục và chỉnh lý hồ sơ.
- Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh
trong công tác văn thư.
=> Tóm lại: Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội
dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều
không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan
cần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài
về sau.

17


Tiểu kết
Chương này đã hệ thống hóa lại các vấn đề lý luận liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời đã nêu ra những nội dung của tổ chức công tác
văn thư, lưu trữ như: tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ và nhân sự làm
văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng ban hành và tổ chức các biện pháp thực
hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ văn thư lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu
trữ; việc thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm về công tác văn thư lưu trữ cho đến
việc sơ kết tổng kết công tác này.
Qua chương này chúng ta có thể nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ
luôn giữ một vị trí, vai trò rất quan trọng trong quá trình toàn cầu hóa và hội
nhập hiện nay. Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu
trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính Nhà nước
được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà
nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi
cơ quan hành chính Nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và

vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù
hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp
và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.

18