KHÓA LUẬN: NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ ANH, TỈNH HÀ TĨNH

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN KỲ ANH, TỈNH HÀ TĨNH
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN
: PHAN THỊ KIM TUYẾN
: 1305QTVC067
: 2013-2017
: ĐH QTVP 13C

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Khóa luận “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn
bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” được hoàn thành dưới sự
hướng dẫn trực tiếp của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền – Giảng viên Khoa Quản trị
Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất
đến quý thầy cô, bạn bè, đặc biệt là ThS. Đỗ Thị Thu Huyền – người đã hướng
dẫn tận tình, góp ý trực tiếp và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa
luận. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới tập thể giảng viên trong Khoa Quản trị
Văn phòng đã tận tình chỉ bảo tôi trong suốt quá trình học tập tại Trường,
không chỉ truyền đạt những kiến thức chuyên môn mà còn có cả các kỹ năng để
từ đó tôi có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoàn thiện bản thân mình.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể cán bộ, công chức,
viên chức đang công tác tại UBND huyện Kỳ Anh – những người đã cho tôi
lời góp ý chân thành và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tôi thu thập tài
liệu, nghiên cứu thực trạng để hoàn thành khóa luận này.
Trong quá trình khảo sát thực tế và nghiên cứu còn gặp rất nhiều khó
khăn, do trình độ còn hạn chế nên dù cố gắng song bài khóa luận không thể
tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp
của thầy, cô cũng như các bạn đọc để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2017
SINH VIÊN
Phan Thị Kim Tuyến


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Nâng cao chất lượng công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà
Tĩnh” là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua, kết quả nghiên cứu
có tính độc lập riêng, không sao chép bất kì tài liệu nào và chưa công bố nội
dung này bất cứ đâu. Các số liệu trong khóa luận được sử dụng trung thực,
nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ
các tài liệu đã được công bố. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự
không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.

Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2017
SINH VIÊN

Phan Thị Kim Tuyến


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
UBND
HĐND
NTM
CNTT
CBCC
QPPL
QLNN
TTĐT

Chữ cái được viết tắt
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Nông thôn mới
Công nghệ thông tin
Cán bộ, công chức
Quy phạm pháp luật
Quản lý nhà nước
Thông tin điện tử


MỤC LỤC
1.Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015;.........................................................................82

7.Nghị định 34 /2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi
hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;............................................................................82


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin
quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể
hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành
chính nhà nước. Nó sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra có hệ
thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong các văn bản quản lý
của các cơ quan. Vì vậy, quan tâm đúng mực đến công tác soạn thảo và ban
hành văn bản góp phần tích cực vào tăng cường hiệu lực quản lý hành chính
nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã góp phần tích cực
đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã
hội. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều văn bản bộc lộ nhiều khiếm khuyết
cả về nội dung và thể thức đặc biệt là các văn bản của các cơ quan quản lý
hành chính tại địa phương.
UBND huyện Kỳ Anh là cơ quan hành chính nhà nước có chức năng
quản lý nhà nước chung ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa,
xã hội, quốc phòng – an ninh, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật,
các văn bản khác của cấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối,
biện pháp để phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa
bàn Huyện. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, số lượng
văn bản ban hành tại Huyện tương đối nhiều, chiếm một vị trí quan trọng và là
phương tiện căn bản và chính xác nhất trong việc truyền tải thông tin của Huyện.
Vì vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh cần
được coi trọng và không ngừng nâng cao chất lượng.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác công tác soạn thảo và ban

hành văn bản trong cơ quan, tổ chức, bằng việc tiếp xúc trực tiếp với công

1


việc tại UBND huyện Kỳ Anh, tôi nhận thấy việc nâng cao chất lượng công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Huyện là rất cần thiết và cấp bách. Để
hiểu sâu hơn về tình hình thực tế so với kiến thức lý thuyết đã được học, tôi
đã lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” làm đề tài khóa luận. Tôi
hi vọng kiến thức trong đề tài có thể là tài liệu tham khảo hữa ích cho bạn đọc
khi tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan, tổ
chức nói chung và UBND huyện Kỳ Anh nói riêng.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác công văn, giấy tờ
và hệ thống văn bản quản lý. Một trong những người tiên phong cho công tác
lưu trữ và quản trị văn phòng là PGS. Vương Đình Quyền, ông đã có những
bài viết bao quát hầu hết các vấn đề của công tác văn thư và lưu trữ trong thời
phong kiến: từ thể chế đến việc tuyển dụng quan lại để thực hiện các công
việc về văn bản, giấy tờ; từ những quy định về thông tin liên lạc đến việc
quản lý, sử dụng con dấu và các lệ kiêng húy trong văn bản;…Ông cũng là
người đã có bài viết phân tích sâu sắc và làm rõ vai trò, những đóng góp của
Minh Mệnh - vị hoàng đế có công “khai sáng nền văn khố triều Nguyễn” nói
riêng và nền lưu trữ của Việt Nam nói chung. Một số tác phẩm nghiên cứu
của ông là: “Văn bản và lưu trữ học đại cương”, (1997 ), “Lý luận về phương
pháp công tác văn thư”, (2011)...
Ngoài ra, về lý luận chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản
GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm (Học viện hành chính Quốc gia) đã có một số
ấn phẩm như: “Soạn thảo và xử lý văn bản Quản lý nhà nước”, (2001),
“Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn phòng trong các cơ quan

Đảng, nhà nước” (2009); TS. Lưu Kiếm Thanh (Học viện hành chính Quốc
gia) đã công bố cuốn: “Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy” (2002);

2


PGS.TS Nguyễn Minh Phương (Trung ương hội Văn thư – Lưu trữ Việt Nam)
công bố công trình“Những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản QPPL”
(2012), “Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” (2011); TS. Nguyễn
Thế Quyền công bố cuốn “Xử lý văn bản quản lý hành chính nhà nước khiếm
khuyết”(2009); Lê Văn In “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong
hoạt động kinh doanh và quản lý” (2002), “Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho
các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh
tế”(2011); v.v... và một số dự án nghiên cứu khoa học về soạn thảo và ban
hành văn bản đã được các cơ quan khoa học nghiệm thu. Ví dụ: Dự án
VIE/94/003 về “Quy trình soạn thảo văn bản QPPL” của NXB Văn hóa Dân
tộc và Bộ Tư pháp năm 2002.
Luận án tiến sĩ của tác giả Đỗ Văn Học với đề tài “Lịch sử xây dựng
pháp luật về ban hành văn bản quản lý nhà nước ở Việt Nam giai đoạn 1986
– 2010” đã tiến hành khảo sát, đánh giá lịch sử xây dựng pháp luật về ban
hành văn bản QLNN ở Việt Nam giai đoạn 1986 – 2010 với 2 bước đi cụ thể
1986 – 1996 và 1996 – 2010 những thành quả quan trọng, những kinh nghiệm
quý báu và cả những hạn chế cần tiếp tục đổi mới để hoàn thiện pháp luật về
ban hành văn bản QLNN. Với đề tài này còn giúp bạn đọc tiếp cận một cách
có hệ thống các văn bản QLNN liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản
của nước ta trong giai đoạn 1986 – 2010; Luận văn Thạc sĩ của tác giả
Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội
vụ trong điều kiện cải cách hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp của Lưu Thị
Hương Giang – sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội“Công tác soạn thảo
và ban hành văn bản quản lý tại Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát

triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp”.
Trên Tạp chí Văn thư lưu trữ cũng có rất nhiều bài viết liên quan đến
công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Cụ thể là các bài viết: “Biểu tượng

3


hóa ngôn ngữ quyền lực, cấu trúc và tổ chức văn bản học của văn bản hành
chính hoàng cung triều Nguyễn, 1802 – 1841” của Vũ Đức Liêm, số ra
1/2017; “Một vài ý kiến về việc viết phần mở đầu và kết thúc của báo cáo sơ
kết, tổng kết” của ThS. Nguyễn Thị Thu Hà, số 1/2017; “Xây dựng và ban
hành văn bản” của ThS. Nguyễn Trọng Biên số 8/2015; “Kỹ thuật soạn thảo
văn bản, thực trạng và định hướng phác thảo” của TS. Lê Văn In, số 8/2015;
“Cần sử dụng những thuật ngữ phù hợp liên quan đến công tác soạn thảo và
ban hành văn bản” của TS. Đào Thị Tố Uyên, số 7/2015. Đặc biệt là bài viết
“Tổng hợp kết quả trao đổi về các từ/ thuật ngữ “Từ điển mở thuật ngữ văn
thư – lưu trữ - văn phòng” đăng trên tạp chí văn thư – lưu trữ Việt Nam” do
Ban tổ chức chuyên đề tổng hợp số 2, 3/2016 với bài viết này là sự tổng hợp
từ nhiều bài viết từ các nhà quản lý, nhà nghiên cứu chuyên ngành Văn thư –
Lưu trữ, Hành chính – Văn phòng và các chuyên gia ở các lĩnh vực khoa học:
Ngôn ngữ học, Luật học, Lịch sử đến những người làm công tác Văn thư –
Lưu trữ trình bày những sự hiểu biết của mình về những quy định hiện hành
cả lý thuyết lẫn thực tiễn áp dụng hay chủ kiến, quan điểm của mình. Trong số
đó có bài viết số ra 3/2016 tổng hợp những quan điểm của rất nhiều tác giả
giải về thuật ngữ: Văn bản hành chính và phương pháp soạn thảo hay kỹ thuật
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Kết quả quan trọng nhất về công tác soạn thảo và ban hành văn bản là
Quốc hội đã ban hành Luật “Luật ban hành văn bản QPPL”(2015) cùng với
một số văn bản dưới Luật đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản.

Nhìn chung các công trình nghiên cứu kể trên đều có ý nghĩa, tác dụng
thiết thức và có giá trị ứng dụng cao tại cơ quan, đơn vị nghiên cứu. Các công
trình nghiên cứu đã đề cập một cách trực tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể
về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở những mức độ và phạm vi khác

4


nhau. Đặc biệt, những công trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo
quan trọng trong quá trình tôi thực hiện bài khóa luận này. Tuy nhiên, hiện tại
vẫn chưa có công trình nghiên cứu nào tìm hiểu một cách đầy đủ và hoàn
thiện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại huyện Kỳ Anh.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài, có rất nhiều nhiệm vụ được
đặt ra trong đó tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Thứ nhất: Phân tích cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản trong cơ quan, tổ chức;
- Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh.
- Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác
soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
UBND huyện Kỳ Anh.
Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: UBND huyện Kỳ Anh
- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác soạn thảo và

ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh trong khoảng thời gian từ 2014
đến 2016.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Hệ thống văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh còn nhiều hạn chế về nội
dung, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức, quy
trình soạn thảo và ban hành văn bản.

5


7. Phương pháp nghiên cứu
Nhằm phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, khóa luận đã sử dụng các
phương pháp sau:
- Phương pháp biện chứng: Khóa luận lấy việc vận dụng các quan điểm
của chủ nghĩa Mác – Lê Nin làm nền tảng nghiên cứu khoa học và làm rõ mỗi
quan hệ giữa lý luận và thực tiễn. Phương pháp này giúp đánh giá thực trạng
giữa lý luận và thực tiễn thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
UBND huyện Kỳ Anh.
- Phương pháp thống kê, điều tra khảo sát: Phương pháp này giúp thống
kê các văn bản, tài liệu, số liệu làm cơ sở để nghiên cứu đề tài. Khảo sát về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh.
- Phương pháp so sánh: Tác giả sử dụng phương pháp này để so sánh
mặt lý luận với tình hình hoạt động thực tiễn, so sánh những quy định trên
công văn, giấy tờ với thực trạng hoạt động của công tác soạn thảo và ban
hành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh. Từ đó làm rõ những ưu điểm, tồn tại
làm cơ sở thực tế nhất để tìm ra các giải pháp khắc phục, hoàn thiện. Qua các
phép so sánh cũng cho phép tìm ra những đặc thù, những điểm phù hợp và
những điểm chưa phù hợp của các quy định với điều kiện của công tác soạn
thảo và ban hành văn bản.

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập các tài liệu liên
quan đến đề tài qua quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, từ đó sàng lọc, xử lí
những tài liệu cần thiết và loại bỏ những thông tin không cần thiết nhằm đưa
vào đề tài những thông tin khách quan nhất.
- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn một số cán bộ, công chức, viên
chức làm việc tại UBND huyện Kỳ Anh nhằm thu thập thông tin phục vụ cho
đề tài.

6


- Phương pháp hệ thống: Xác định các mối quan hệ, vai trò, vị trí, tầm
quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Phương pháp này còn
được dùng để đánh giá một cách toàn diện những ưu điểm, hạn chế cũng như
những nguyên nhân trong công tác này tại UBND huyện Kỳ Anh.
- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp: Qua quá trình khảo sát, tìm
hiểu và thu thập các tài liệu, chúng tôi tổng hợp và đánh giá toàn bộ quá trình
liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh.
8. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, khóa luận gồm có 3 chương.
Cụ thể:
Chương I. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Chương II. Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
UBND huyện Kỳ Anh
Chương III. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh.

7

CHƯƠNG I.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.1. Khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ. Nó chính
là công cụ truyền tải các ý tưởng cũng như các cảm xúc của đối tượng giao
tiếp, làm cho hoạt động giao tiếp được thực hiện. Tính đến thời điểm hiện nay
văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều nghành khoa học. Tùy theo góc độ
nghiên cứu mà có nhiều định nghĩa về văn bản.
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất:“Văn
bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định”. Ký hiệu ngôn
ngữ ở đây chủ yếu dùng để chỉ chữ viết – một loại ký hiệu phổ biến nhất của
ngôn ngữ. Ngoài ra ký hiệu ngôn ngữ còn được thể hiện dưới hình thức là
những dấu hiệu mang tính quy ước.
Dưới góc độ ngôn ngữ học,Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân đã định
nghĩa như sau: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội
dung, tống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của
văn bản là dạng viết” [15;15].
Trong cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà
nước” tác giả Bùi Khắc Việt có đề cập : “Văn bản là sản phẩm của lời nói,
thể hiện bằng chính hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần
là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết qủa tổ
chức có ý thức của quá trình sáng tạo nhằm thực hiện một mục tiêu nào
đó”[34,10].
Dưới góc độ hành chính học, thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp
hơn: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong

8

hoạt động của cơ quan, tổ chức. Những văn bản này đều hoàn chỉnh về hình
thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp và tồn
tại dưới dạng viết”[21;47].
Như vậy, có thể hiểu khái niệm văn bản theo cách đơn giản như sau: Văn
bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là
tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình
thức, thống nhất về cấu trúc có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục
đích giao tiếp nhất định.
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Thời gian gần đây, ở nước ta có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản
QLNN. Trong các công trình nghiên cứu, các sách và giáo trình viết về văn
bản QLNN, mỗi tác giả lại có một cách nhìn khác nhau về thuật ngữ này. Sau
đây là một số cách hiểu về văn bản QLNN.
Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” tác giả Vương
Đình Quyền đưa ra khái niệm:“Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các
cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các
thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm
quyền luật định”[21;48].
Giáo trình “Quản lý hành chính nhà nước” của Học viện hành chính
Quốc gia do Nhà xuất bản Lao động ấn hành năm 1993, có đề cập đến khái
niệm này như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý
nhà nước bằng bản viết, do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban
hành, theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính
quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể”[13;405].
Trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” Nhà xuất
bản Chính trị Quốc gia ấn hành năm 1997, PGS. TS Nguyễn Văn Thâm cũng
đưa ra khái niệm như sau: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh

9

lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể
hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi
quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành
và sửa đổi theo luật định” [30; 26].
Như vậy có thể hiểu: Văn bản QLNN là những quyết định và thông tin
quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban
hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước
đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan quản lý nhà nước với
các tổ chức và công dân.
1.2. Chức năng của văn bản quản lý
1.2.1. Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung,
văn bản quản lý nhà nước nói riêng. Văn bản được con người làm ra trước hết
nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự
kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên.
Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và và truyền đạt thông tin bằng hình
thức văn bản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết. Khi đó, văn
bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống xã
hội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việc
thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự
phát triển của xã hội loài người. Nhờ có chữ viết nhiều dân tộc đã ghi chép
được những thông tin về nhiều mặt của đời sống xã hội và hiện tượng tự
nhiên qua các thời kỳ lịch sử.
Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, thông tin bằng hình thức
văn bản ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước và
quản lý xã hội. Ở nước ta hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước,

10


khối lượng thông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới
lên cấp trên, từ cơ quan này tới cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống
khác rất lớn. Để thỏa mãn nhu cầu này, các cơ quan đã áp dụng nhiều hình
thức ghi chép như: băng đĩa, phim ảnh, điện toại, mạng Internet…. Tuy nhiên
hình thức thông tin bằng văn bản vẫn là hình thức có vị trí quan trọng hàng
đầu với hoạt động quản lý.
Có thể khẳng định, thông tin bằng văn bản là hình thức chủ yếu được các
cơ quan nhà nước sử đụng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của mình
1.2.2. Chức năng pháp lý
Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản
quản lý, nó được thể hiện qua các khía cạnh sau:
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông
qua các quy phạm pháp luật, xác lập quan hệ pháp luật giữa các cơ quan.
Văn bản quản lý nhà nước là công cụ mà nhà nước sử dụng để điều
chỉnh các quan hệ xã hội. Bằng hệ thống các quy phạm pháp luật được văn
bản hóa sẽ tạo thuận lợi cho việc truyền đạt và thực thi pháp luật trong các cơ
quan nhà nước và toàn xã hội được đầy đủ, đúng đắn, nghiêm chỉnh và thống
nhất. Đồng thời, tạo dựng một hành lang pháp lý cần thiết đảm bảo cho hoạt
động quản lý của Nhà nước đạt hiệu quả cao.
Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện qua việc làm bằng chứng
pháp lý cho các quyết định quản lý và các thông tin về quản lý khác. Văn bản
quản lý nhà nước của một cơ quan là tiếng nói chính thức của cơ quan đó với
tư cách là một pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy
định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Tư cách pháp nhân này còn
được thể hiện bởi chữ ký của người có thẩm quyền, dấu đóng trên văn bản
điều đó đảm bảo cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý trong trường hợp cần
thiết có thể dùng làm bằng chứng để truy cứu trách nhiệm. Đây là ưu thế của

11


việc truyền đạt thông tin quản lý bằng văn bản so với truyền đạt bằng miệng.
Bởi vậy, trong công tác quản lý đối với những vấn đề, sự việc cần có cơ sở
pháp lý để đảm bảo hiệu lực thi hành thì thủ trưởng cơ quan hoặc tập thể lãnh
đạo cơ quan đều truyền đạt bằng hình thức văn bản.
1.2.3. Chức năng quản lý
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để cơ quan thực hiện chức
trách quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Trong công tác
quản lý văn bản được dùng vào nhiều mục đích như truyền đạt các quyết định
quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó, phản
ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với các cơ quan khác hoặc với cán
bộ, công dân về những vấn đề có liên quan. Trong đó khâu quan trọng nhất là
truyền đạt các quyết định quản lý như đề ra các chủ trương, chính sách, xây
dựng chương trình, kế hoạch… Các thông tin này cần văn bản hóa để có thể
truyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác đến các cơ quan, đơn vị hoặc
các cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp cho các đối tượng đó thực hiện nội
dung các quyết định được thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Mặt khác, các quyết
định quản lý được văn bản hóa là cơ sở để chủ thể quản lý tiến hành theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không chấp hành
nghiêm chỉnh.
Trong quá trình quản lý, để đề ra được những quyết định quản lý đúng
đắn thường phải thu thập và xử lý nhiều nguồn thông tin, trong đó có nguồn
thông tin đã được văn bản hóa có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, xây dựng và
ban hành các quyết định quản lý là một trong những công việc chủ yếu của
hoạt động quản lý.
Hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ công tác của một cơ quan, một ngành
hay rộng hơn là của bộ máy nhà nước một phần rất lớn phụ thuộc vào sự đúng

đắn và kịp thời của các quyết định quản lý mà chủ yếu được truyền đạt bằng

12


văn bản.
Truyền đạt các quyết định quản lý bằng văn bản là hình thức tối ưu
nhưng không phải là duy nhất. Nếu sử dụng một cách tùy tiện, thiếu cân nhắc
hình thức truyền đạt này có thể dẫn đến lạm phát công văn, giấy tờ và nảy
sinh tệ quan liêu trong các cơ quan.
1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý
Căn cứ vào Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ thì hệ thống văn bản quản lý bao gồm những loại sau:
1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, văn bản quy phạm pháp luật
có vị trí quan trọng, kiến tạo nên hệ thống pháp luật Việt Nam.
Theo Điều 2 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy
định: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,
được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định
trong Luật này.
Văn bản quy phạm pháp luật có vai trò rất lớn trong hoạt động quản lý
nhà nước, quản lý xã hội. Nó thể chế hóa các đường lối, chủ trương của Đảng,
làm hành lang pháp lý của hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Giữ
vai trò điều chỉnh các quan hệ xã hội, là bộ phận hợp thành quan trọng nhất
của hệ thống văn bản quản lý nhà nước.
1.3.2. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp
dụng pháp luật hoặc chứa những thông tin điều hành được cơ quan hành

chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các
công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ

13


chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi
phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định
quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành.
Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động tác
nghiệp của cơ quan nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội. Mặc dù tầm
quan trọng thấp hơn văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính
là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh, sửa
đổi hoặc ban hành văn bản QPPL. Văn bản hành chính được chia làm hai loại:
Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
Văn bản hành chính cá biệt là những những quyết định quản lý thành
văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm
quền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ
thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác
định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật,
do đó mang tính áp dụng pháp luật. Được ban hành trên cơ sở quyết định
chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan
ban hành quyết định hành chính cá biệt đó. Trong một số trường hợp, nó cũng
được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên.
Hình thức văn bản hành chính cá biệt là: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), nghị quyết (cá biệt)
Quyết định (cá biệt) là văn bản được ban hành để giải quyết các công
việc mang tính chất sự vụ đối với đối tượng cụ thể. Bao gồm các quyết định
về nhân sự: quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lương, quyết định bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật, quyết định về ban hành văn bản

mới, ban hành quy chế trong nội bộ cơ quan.
Nghị quyết (cá biệt) là một trong những hình thức văn bản do một tập thể,
chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

14


Chỉ thị (cá biệt ) là văn bản đưa ra các mệnh lệnh để giao nhiệm vụ cho
cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ cụ thể phát sinh trong
quản lý nhà nước. Chỉ thị thường dùng để đôn đốc nhắc nhở cấp dưới thực
hiện những quyết định, chính sách đã ban hành.
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội duung chứa
đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan
nhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh
tình hình, đánh giá kết quả các hoạt động trong cơ quan nhà nước hoặc trao
đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân.
Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó
không được dùng thay thế cho văn bản quy QPPL hoặc văn bản cá biệt. Đây
là hệ thống văn bản rất đa dạng và phức tạp, bao gồm 2 loại chính:
- Văn bản có tên loại: Quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng
dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả
thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
- Văn bản không có tên loại: công văn hành chính.
1.3.3. Văn bản chuyên ngành
Là loại văn bản do cơ quan Nhà nước quản lý một lĩnh vực nhất định,
được nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh vực cụ thể. Loại
văn bản này mang tính chất đặc thù và thuộc thẩm quyền ban hành riêng của
từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật.

Những loại văn bản này liên quan tới nhiều lĩnh vực chuyên môn khác
nhau như: y tế, công an, quân đội, tài chính, giáo dục.
1.4. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.4.1. Yêu cầu về thẩm quyền

15


Văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không
được trái với hiến pháp, pháp luật và các quy định của cấp trên. Thẩm quyền
ban hành văn bản QLNN được xem xét trên hai mặt: thẩm quyền về hình thức
và thẩm quyền về nội dung.
Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép sử
dụng những thể loại văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc
ban hành văn bản.
Thẩm quyền về nội dung: Chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành văn
bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo quy định chủ thể đó có thẩm
quyền giải quyết. Nội dung văn bản phải phù hợp với thẩm quyền ban hành
văn bản.
1.4.2. Yêu cầu về nội dung
Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng các yêu cầu về nội
dung như sau:
Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm bảo có tính mục đích. Văn bản ban
hành phải có chủ đề, có phạm vi điều chỉnh và mức độ điều chỉnh. Tính mục
đích là yêu cầu đầu tiên mà mỗi văn bản cần có được.
Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học. Tính khoa học của văn
bản được thể hiện đầu tiên ở bố cục trình bày văn bản, văn bản cần phải được
trình bày một cách rõ rang, mạch lạc, bố cục chặt chẽ, việc sắp xếp các thông
tin phải có tính trật tự, đảm bảo tính logic giữa các nội dung trong văn bản.
Thứ ba, văn bản khi ban hành phải đảm bảo được tính phổ thông, đại

chúng. Tức là văn bản soạn thảo phải có nội dung đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu.
Thứ tư, nội dung văn bản cần đảm bảo tính thực hiện sao cho đơn giản
và chính xác nhất.
Thứ năm, nội dung văn bản cần đảm bảo tính hệ thống và phù hợp với
nội dung cả từng loại văn bản. Văn bản phải đảm bảo tính hệ thống của cơ

16


quan, tổ chức ban hành. Văn bản đồng thời phải có tính hệ thống với nội dung
mà văn bản đó chuyển tải.
1.4.3. Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
Hiện nay, việc quy định các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình
bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kĩ
thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị
định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ về quy định chi tiết
một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Thể thức được hiểu là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản do Nhà
nước quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúng từng thể
loại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng thuận
lợi trong các cơ quan, đơn vị. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các nội
dung sau:
1. Khổ giấy
2. Kiểu trình bày
3. Định lề trang văn bản
4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
và các chi tiết trình bày khác.

Thành phần cấu thành văn bản bao gồm 16 yếu tố, trong đó có 9 yếu tố
thành phần thể thức bắt buộc và 7 yếu tố thể thức bổ sung, cụ thể như sau:
* 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;

17


- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
* 7 yếu tố thể thức bổ sung
- Dấu chỉ mức độ khẩn
- Dấu chỉ mức độ mật
- Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phố biến
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại; số Telex, số
Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử; biểu tượng logo của cơ quan.
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;
- Chỉ dẫn phụ lục kèm theo;
- Đánh số trang.
Những quy định trên về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được áp
dụng với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn
thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản làm
trên giấy mẫu in sẵn. Không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in
trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

1.4.4. Yêu cầu về ngôn ngữ
Văn bản quản lý là công cụ để truyền đạt chủ trương, chính sách luật
pháp và các thông tin cần thiết của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức
khác. Vì vậy, ngôn ngữ dùng để viết loại văn bản này là ngôn ngữ hành chính.
Ngôn ngữ dùng trong văn bản thể hiện chức năng giao tiếp và chức năng thể
hiện ý chí của nhà quản lý bắt buộc các khách thể quản lý phải thực hiện và
chấp hành. Ngôn ngữ dùng trong văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:

18


Thứ nhất, tính chính xác, mạch lạc
Văn bản quản lý là văn bản chứa đựng thông tin hết sức quan trọng liên
quan đến sự tồn vong, thành, bại của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức do vậy
tính chính xác và mạch lạc là yêu cầu đầu tiên khi soạn thảo loại văn bản này.
Tính chính xác trong cách dùng từ ngữ phải đi đôi với sự mạch lạc trong cách
diễn đạt và kết cấu các phần, đoạn, ý của văn bản nhằm đảm bảo cho nội dung
văn bản chỉ được hiểu theo một ý duy nhất, không gây sự hiểu nhầm.
Yêu cầu về sự chính xác, mạch lạc trong ngôn ngữ và văn phong hành
chính cao hơn ngôn ngữ và văn phong khoa học. Nếu từ ngữ trong văn bản
quản lý nhà nước không chính xác, diễn đạt thiếu mạch lạc sẽ dẫn đến những
cách hiểu, giải thích khác nhau và sự thực hiện không thống nhất, kẻ xấu có
thể tìm cách xuyên tạc, lợi dụng và gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Làm
ảnh hưởng đến quá trình quản lý nhà nước.
Thứ hai, tính khách quan, nghiêm túc
Văn bản quản lý nhà nước phải trình bày thông tin một cách khách quan,
không thiên vị điều này xuất phát từ việc văn bản QLNN là tiếng nói của cơ
quan công quyền chứ không phải của cá nhân, dù rằng văn bản có thể được
giao cho một cá nhân hay một nhóm cá nhân sọan thảo.
Người soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng của

mình vào văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày đúng ý chí của Nhà
nước, ý tưởng của tập thể hay của lãnh đạo. Do đó, ngôn ngữ phải khách quan.
Tính nghiêm túc vốn là đặc điểm của ngôn ngữ hành chính. Vì nó mang
tính xác nhân, khẳng định, mệnh lệnh yêu cầu phải chấp hành thực hiện.
Chính vì vậy nhiều khi làm cho văn bản quản lý nhà nước trở nên khô khan.
Để đảm bảo tính nghiêm túc cho văn bản ban hành thì phải tránh dùng những
từ ngữ mang sắc thái biểu cảm, tránh dùng những đại từ nhân xưng ngôi thứ
nhất số ít, thông tin trình bày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách

19


quan, không bị hư cấu.
Tính nghiêm túc, khách quan trong văn bản quản lý nhà nước gắn với
chuẩn mực của pháp luật, khiến cho văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh,
thống nhất và đạt hiệu quả cao.
Thứ ba, tính khuôn mẫu
Văn bản cần được trình bày theo thể thức, khuôn mẫu do pháp luật quy
định, tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học của văn bản.
Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính thể hiện ở việc thường dùng lặp
đi lặp lại những câu, những từ, những cấu trúc có sẵn mà không bị coi là lỗi
lặp từ, lặp câu. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, kỉ cương, chuẩn
mực của văn bản, giúp tăng năng suất và chất lượng soạn thảo văn bản, tránh
được những sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản. Và ở một mức độ nhất
định, tính khuôn mẫu cũng đem lại sự cân đối, thẩm mĩ cho văn bản.
Thứ tư, tính trang trọng, lịch sự
Lời nói trong văn bản QLNN là lời nói của cơ quan có tư cách pháp
nhân, có hiệu lực thi hành đối với đối tượng có liên quan, thể hiện mối quan
hệ bình đẳng hoặc quan hệ trên dưới đối với người nhận. Do đó, văn bản phải
đảm bảo tính trang trọng, lịch sự.

Tính trang trọng, lịch sự trong sử dụng ngôn ngữ còn thể hiện sự đàng
hoàng, nghiêm túc, không khoa trương, khách sáo của chủ thể ban hành với
thái độ tôn trọng đối với khách thể điều đó khiến người nhận văn bản có thái
độ nghiêm túc trong việc chấp hành, thực thi văn bản, đồng thời tạo sự thiện
cảm đối với người đọc.
Để đảm bảo tính trang trọng, lịch sự khi sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
QLNN thì người soạn thảo cần phải hạn chế sử dụng những từ ngữ khách sáo,
khoa trương. Cần diễn đạt hợp lý trong các trường hợp xưng hô, kiến nghị, đề
nghị, phản ánh tình hình, truyên đạt mệnh lệnh, đôn đốc nhắc nhở, cảm ơn.

20