Ứng dụng ISO 9001 2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty cổ phần đồ chơi mykingdom

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI ……………………………………………………
……………………………………………………………….
BÀI TẬP CÁ NHÂN / BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần:…………………………………………..
Giảng viên giảng dạy:……………………………..
Mã phách:………………………………….(Để trống)


Hà Nội – 2016


PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) của cán bộ

Điểm thống nhất của bài

Chữ kí

chấm thi

thi

xác nhận

CB chấm thi số 1

CB chấm thi số 2

Bằng
số

của cán
Bằng chữ

bộ nhận
bài thi

Trang này sinh viên đóng vào cuối tiểu luận (sau trang bìa sau)

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN


Mã phách

Họ và tên sinh viên:…………………………………..Ngày sinh:………..…….;Mã sinh
viên:…………
Lớp:…………………………………………Khoa:……………….
………………………………………..
Tên

Tiểu

……………

luận/Bài

tập

……

lớn:………………………………………………………
……

…

…………...

……………………………………………………………………………………………….
Học

phần:

………………………………………………………………………………………………
…..
Giảng

viên

phụ

trách:

…………………………………………………………………………………….
Sinh viên kí tên

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới giáo viên hướng dẫn của tôi
Cô Đinh Thị Hải Yến- Giảng viên khoa Quản trị văn phòng- Trường Đại Học
Nội Vụ đã nhiệt tình hướng dẫn Tôi trong suốt toàn bộ quá trình làm chuyên đề
này, tôi luôn luôn nhận được sự hướng dẫn tận tình và ý kiến đóng góp của Cô
giáo.
Tôi bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến các giảng viên và nhân viên của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ đã cho tôi kiến thức hữu ích, hỗ trợ và tạo
điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan toàn bộ bài tiểu luận của tôi là công trình nghiên cứu
của tôi, không coppy của ai khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội
dung của bài tiểu luận này.


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO. Cùng với những cơ hội, các
doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh và
chế biến thực phẩm nói riêng đang phải đứng trước những thách thức vô
cùng to lớn. ISO được coi như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp
cho mỗi tổ chức có khả năng tạo ra sản phẩm (dịch vụ) có chất lượng thỏa mãn
lợi ích khách hàng và lợi ích của bản thân tổ chức.
Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là các lĩnh vực về
kinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó cũng là vô cùng quan trọng và thiết
yếu. Việc áp dụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng
một hệ thống hoạt động có chất lượng . Hầu hết mọi người đều cho rằng Quản
lý chất lượng chỉ thực hiện trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh sản phẩm vật
chất.Do đó Tôi chọn đề tài “ Ứng dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn

thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom” để làm
đề tài cho bài tiểu luận của mình. Mong muốn được dùng vốn kiến thức được
học và tích luỹ cung cấp cho mọi người hiểu thêm về hệ thống Quản lý chất
lượng và có cái nhìn đúng hơn về nó.
.2. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài về ISO 9001:2008 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên
cứu. Một số các công trình nghiên cứu về ISO 9001:2008 như:
- Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học.
- Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.
- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà
xuất bản Hà Nội.
- GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê.
- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 .
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu.


Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Ứng dụng ISO 9001: 2008 trong Công
tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom
3.2. Phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về việc ứng dụng
ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ
phần đồ chơi Mykingdom
+ Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc ứng dụng ISO 9001:2008
vào công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi
Mykingdom từ năm 2014 và đã đưa đến những thay đổi nhất định.
4. Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008
trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi
Mykingdom. Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải

quyết các vấn đề còn tồn đọng.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã hội,
mà chủ yếu là:
+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin, tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của cơ quan, chọn
lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác áp dụng
bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
6. Giả thuyết khoa học
Việc ứng dụng tốt bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 vào công tác soạn thảo và
ban hành văn bản sẽ góp phần giúp cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu
chất lượng, phát huy những thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong
quá trình hoạt động
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:

8


+ Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác
động có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác
soạn thảo và ban hành văn bản.
+ Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn
tồn đọng.
+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi
người.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung báo cáo tổng kết đề tài được thể hiện trong ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn

ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty Cổ
phần trò chơi Mykingdom.
Chương 2: Thực trạng

về việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO

9001:2008 tại công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom.
Chương 3: Phương hướng và giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu
quả việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Cổ phần trò chơi
Mykingdom.

9


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN

ISO 9001:2008

VÀO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TRÒ CHƠI MYKINGDOM .

1. Giới thiệu tổng quan về công ty
Tên công ty : Công ty cổ phần đồ chơi Mykingdom
Giám đốc: Lê Đình Minh
Ngày thành lập : Ngày 12/10/2002
Mã số thuế: 0102283653
Địa chỉ : Trụ sở chính tại Số 335 Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Sản phẩm chính : Đồ chơi thông minh cho trẻ em

1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom được thành lập ngày 12/10/2002.
Công ty bắt đầu sản xuất vào tháng 5 năm 2001 tại khu công nghiệp hyện Hoài
Đức, TP. Hà Nội
1.1.1. Sứ mệnh:
Là nhà cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với dịch vụ hoàn
hảo nhất.
1.1.2. Chiến lược:
Mục tiêu trong tương lai của Công ty là sẽ trở thành tập đoàn đứng đầu Việt
Nam trong lĩnh vực cung cấp các loại đồ chơi thông minh , ngày càng đa dạng
hóa sản phẩm, tăng cường chất lượng và dịch vụ, đáp ứng mọi nhu cầu của
khách hàng và thị trường, đó cũng chính là hướng đi quan trọng nhất trong chiến
lược kinh doanh của Công ty.
1.1.3. Triết lý kinh doanh
– Sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo – sự sống còn của doanh nghiệp
– Thành công của Công ty đồng hành cùng thành công của khách hàng
– Táo bạo, đột phá, đi tắt đón đầu, tạo thế cạnh tranh lành mạnh
– Cải tiến liên tục

10


– Đầu tư có trọng điểm, hiệu quả đầu tư cao, kiểm soát được rủi ro
1.2. Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đồ chơi Mykingdom
Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đồ chơi Mykingdom bao gồm Ban
tổng giám đốc, Ban giám đốc, và các phòng ban: Phòng tổ chức hành chính,
Phòng Kế hoạch tài chính, Phòng vật tư và Xưởng sản xuất.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn.
Những quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các phòng

ban:
 Phòng Tổ chức hành chính
- Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty
thực hiện quản lý về các lĩnh vực, công tác tổ với người lao động theo các qui
định của Công ty và của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đào tạo, lao động tiền
lương, Hành chính quản trị, thi đua khen thưởng, thực hiện chế độ đối với người
lao động trong công ty.
- Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản,
hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận
và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,…
- Nhân sự
Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ của toàn công ty, sắp xếp, bố trí nhân lực,
tuyển dụng và lập hồ sơ cán bộ công nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động
trong công ty, giải quyết các chế độ lao động, bảo hiểm xã hội, sức khỏe, tiền
lương, tiền thưởng theo quyết định của nhà nước và công ty. Lập bảng báo cáo
hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý
nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa
thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ
các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có
liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,
….Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền

11


thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã
hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.
*Phòng kế hoạch – tài chính
Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty
thực hiện quản lý về các lĩnh vực tài chính,kế toán, thống kê của Công ty theo

các quy định của Công ty và của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Nhiệm vụ chủ yếu.
Nghiên cứu xây dựng trình lãnh đạo Công ty ban hành các quy chế, quy
định hướng dẫn liên quan đến việc quản lý tài chính – kế toán – thống kê thuộc
thẩm quyền của Công ty.
Trong hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, phòng tài chính kế toán hoạt
động theo điều lệ, quy chế của Công ty. Đồng thời phải tuân theo các quy định
của nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền.
Tổ chức thu thập thông tin, ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có hệ
thống về tình hình biến động vốn, kết quả sản xuất kinh doanh, thực hiện kế
hoạch nộp ngân sách, tình hình biến động đầu vào đầu ra để tổng hợp, phân tích
đề xuất các biện pháp với lãnh đạo Công ty cho ý kiến xử lý.
Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi
phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu
chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu
về xuất, nhập theo quy định của Công ty.
Phối hợp với phòng tổ chức hành chính thực hiện trả lương, thưởng cho cán
bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình chuyển
tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết
toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến
việc giao nhận..
- Phòng Vật tư
Phòng Kế hoạch- Vật tư có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty
thực hiện chức năng quản lý sản xuất kinh doanh về các lĩnh vực kế hoạch hóa

12


điều hành sản xuất kinh doanh, thống kê, giá cả, vật tư, nguyên liệu thô và các
quy định của Công ty và của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tổ chức điều động kế hoạch sản xuấtphân tích kết quả thực hiện kế hoạch
của Công ty. Đề xuất với lãnh đạo Công ty những vấn đề cần giải quyết và giúp
lãnh đạo Công ty đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ Giám đốc giao
cho các đơn vị cá nhân.
Tổ chức hệ thống kho hàng gọn gàng ngăn nắp, sạch sẽ dễ lấy kiểm tra,
bảo quản, đảm bảo an toàn,nắm chắc số lượng vùng cấp, chủng loại vật tư, phụ
tùng cung cấp mọi số liệu kịp thời khi có yêu cầu.
Cấp phát kịp thời đầy đủ, đúng chất lượng các loại vật tư thiết bị bảo hộ
lao động cho sản xuất theo định mức kinh tế kỹ thuật và lệnh của giám đốc.
*Xưởng sản xuất
Các phân xưởng có chức năng trực tiếp sản xuất ra sản phẩm hoặc phục
vụ sản xuất.
Tổ chức sản xuất, phục vụ theo tiến độ kế hoạch nhà máy giao cho về sản
lượng, quy cách sản phẩm, khối lượng công việc.
Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế, kỷ luật lao động, quy trình
công nghệ, chất lượng sản phẩm và các quy định khác của Công ty.
Quản lý chặt chẽ, sử dụng tiết kiệm vật tư, nguyên liệu… theo các quy
định về quản lý vật tư.
Thực hiện quản lý máy móc thiết bị và các tài sản của Công ty giao cho
đơn vị.
Chấp hành tốt quy định về an toàn lao động, công tác Phòng cháy chữa
cháy, vệ sinh công nghiệp, trang bị Bảo hộ lao động, bố trí sắp xếp phân xưởng
gọn gàng sạch sẽ
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, ghi chép chính xác số liệu ban đầu
theo quy định, phân tích hoạt động kinh tế nội bộ đơn vị.

13


Tạo điều kiện để khách hàng đến tham quan khi có yêu cầu của Công ty,

phản ánh kịp thời những vướng mắc và bất hợp lý trong quá trình sản xuất cho
các đơn vị liên quan hoặc ban giám đốc biết.
2. Cơ sở lý luận về ISO và bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008
2.1.

Khái niệm ISO
ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch là “ Tổ

chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”.
2.2.

Khái quát về bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được coi là tiêu
chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thống
quản lý chất lượng của một Tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của một Tổ
chức luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các
chế định, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng là cơ sở để đánh giá khả
năng của một Tổ chức trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải
tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một phương pháp quản lý chất lượng mới,
khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soát
được hoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ở
mức cao nhất.
ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý khoa học, chặt chẽ đã được quốc tế công nhận,
ISO 9001:2008 dành cho tất cả các loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh
nghiệp rất lớn như các tập đòan đa quốc gia đến những Doanh nghiệp rất nhỏ
với nhân sự nhỏ hơn 10 người. Một Doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng,
đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp đó

nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ như ISO 9001:2008
để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ
thống quản lý chất lượng”.

14


ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm
2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức
tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động.
ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không
phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đã
tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa
các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn
thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong
công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ
công nhân viên nâng lên rõ rệt.
Chính nhờ những tác dụng ấy mà ISO 9001 hiện nay được xem là một
trong những giải pháp căn bản nhất, là nền tản đầu tiên để nâng cao năng lực của
bộ máy quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy hầu hết các doanh nghiệp khi muốn
cải tổ bộ máy, nâng cao năng lực cạnh tranh đều chọn áp dụng ISO 9001:2008
cho doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là quyển tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO
9001:2008:2008 (ISO 9001:2008:2008 series).
ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO
9001:2008) để biết được những yêu cầu gì mà hệ thống quản lý của Doanh
nghiệp mình cần phải đáp ứng.

 Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý
chất lượng cho tổ chức:
Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các
yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản
phẩm

15


Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và
duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc
duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các
yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
 8 nguyên tắc quản lý chất lượng (Quality managtôient principles), 8
nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm
thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn
thế giới. Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8
nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩn
mực cho một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2008, Doanh nghiệp

phải ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:
1. Chính sách chất lượng.
2. Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp
phòng ban chức năng.
3. Sổ tay chất lượng.
4. Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ
- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ

16


- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục.
- Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.
Tóm lại: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
không thể bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi Nhưng chắc
chắn rằng hệ thống này tạo nên sức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, nhờ vào :
- Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của
Lãnh đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống.
- Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện
từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn
- Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc sẽ
được thực hiện thích hợp và khoa học.
- Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sót ở
tất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót với
nguyên nhân cũ đã từng xảy ra.
- Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến
toàn bộ hệ thống.

- Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng đều
chắc chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng.
3. Khái niệm về công tác soạn thaỏ và ban hành văn bản
3.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay
ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống
xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.
3.2. Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là tất cả các công việc có liên
quan đến quá trình xây dựng, kiểm duyệt và ban hành văn bản đến các phòng
ban, đơn vị.
4. Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác
soạn thảo và ban hành văn bản

17


- Soạn thảo và ban hành văn bản là một hoạt động không thể thiếu và giữ
một vị trí, vai trò rất quan trọng trong hoạt động của bộ phận văn thư của cơ
quan . Để công tác soạn thảo và ban hành văn bản có hiệu quả thì việc áp
dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào cơ quan không chỉ là
một đòi hỏi cấp thiết, một bước đi tất yếu trong xu thế hiện nay mà còn có
tính khả thi cao góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ, nhân viên
và việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công việc nội bộ.
- Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 góp phần
nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan;
- Nhằm khắc phục những thiếu sót trong công tác soạn thảo và ban hành văn
bản ,tạo điều kiện để Lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng
5. Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Để xây dựng một quy trình một nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản
chính xác và hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của
cơ quan, chúng ta cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:
- Xác định tên gọi chính xác và tiêu chuẩn
- Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu trong việc xây dựng tiêu
chuẩn.
- Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính, trách
nhiệm các phòng, ban, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện tiêu chuẩn.

18


Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
2.1. Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.1. Mục đích
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào trong công
tác soạn thảo và ban hành văn bản là nhằm xừy dựng và thực hiện các quy trình xử
lý công việc thuộc nội dung công tác soạn thảo và ban hành văn bản một cách khoa
học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ
dàng.
2.1.2. Yêu cầu
Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào
trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản đạt hiệu quả cần phải đáp ứng các
yêu cầu sau:
- Quy trình xử lý công việc phải cụ thể hoá được các quá trình hoạt động
thành từng bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế
phù hợp.

- Quy trình được xây dựng phải chỉ rõ trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân
tham gia vào quy trình đó. Điều này không chỉ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn
vị kiểm soát được công việc mà nó cũng là bằng chứng để kiểm tra, đánh giá
chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan.
- Các quy trình được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan,
buộc các đối tượng có liên quan phải thực hiện.
2.1.3. Nội dung
Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào
công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Đối với công tác soạn thảo và ban hành

19


văn bản bao gồm các công việc về xác định nội dung và thể loại văn bản, thu
thập tài liệu để xây dựng văn bản, phác thảo đề cương, trình duyệt và sửa chữa
văn bản, hoàn thiện văn bản, ban hành văn bản.
2.1.4. Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành văn
bản, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:
2008 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:
- Quy trình xây dựng văn bản
- Quy trình tìm tài liệu soạn thảo văn bản
- Quy trình ban hành văn bản
2.2.Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom
2.2.1. Thực trạng quy trình soạn thaorban hành văn bản tại công ty Cổ phần
Mykingdom theo tiêu chuẩn Iso 9001:2008
• . Quy trình soạn thảo ban hành văn bản
 Mục đích

Nhằm thống nhất quá trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đảm
bảo văn bản được ban hành theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, phục
vụ công việc quản lý nhà nước và công cuộc cải cách hành chính trên địa bàn
huyện.
 Phạm vi áp dụng

- Quy trình này áp dụng cho việc ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật do Lãnh đạo công ty thực hiện.
- Các phòng ban, đơn vị thuộc Công ty áp dụng quy trình này trong quá
trình tham mưu xây dựng và ban hành các văn bản QPPL liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của phòng mình.
 Tài liệu liên quan

- Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 về kiểm tra và xử lý
văn bản quy phạm pháp luật;

20


- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản;
- Công văn số 63/VTLTNN-TTNC ngày 06/10/2003 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc vận dụng TCVN 5700:2002 trong quản lý và giảng
dạy;
- Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục, phòng
ngừa QT.HT.03;
- Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ QT.HT.01;
- Quy trình quản lý văn bản đến - đi QT.VP.02;

- Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000.
 Định nghĩa và thuật ngữ

- Dùng các từ viết tắt được định nghĩa trong Sổ tay chất lượng và trong
các văn bản quy phạm pháp luật.
 Nội Dung

Sơ đồ quá trình:
Trách nhiệm
Các lãnh đạo các phòng
ban chuyên môn
Văn phòng Công ty

Tiến trình thực hiện
Xác định nhu
cầu
Tổng hợp nhu cầu
trình Lãnh đạo

Mô tả/Tài liệu
2.2.1.1
Mẫu 1.....
2.2.1.2
Mẫu 1.....
2.2.1.3

Lãnh đạo công ty
Lãnh đạo công ty,
Lãnh đạo các Phòng

Cán bộ được phân công

Phê
duyệt
Phân công
xây dựng văn bản
Lập kế hoạch tiến độ chi
tiết

21

2.2.1.4

2.2.1.5
BM.TP.01.02


Trách nhiệm

Tiến trình thực hiện

Cán bộ được phân công

Thu thập tài liệu liên
quan

Cán bộ được phân công
Cơ quan chủ trì,
các đơn vị liên quan

Mô tả/Tài liệu
2.2.1.6
BM.TP.01.03
2.2.1.7

Xây dựng dự
thảo
Lấy ý kiến góp ý và hoàn thiện dự
thảo tthảo

Phòng pháp chế

2.2.1.8
BM.TP.01.04
2.2.1.9

Thẩm định

2.2.1.10
Lãnh đạo công ty

Phê duyệt/ ký ban
hành

Các bộ phận liên quan
Tổ chức triển
khai

Lãnh đạo công ty

2.2.1.11
2.2.1.12

Theo dõi thực
hiện và đánh giá
hiệu lực

2.2.1.1. Xác định nhu cầu
Hằng năm, cùng với việc xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm kế
hoạch tiếp theo, các phòng thuộc Công ty nếu có nhu cầu thì xây dựng
kế hoạch ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo biểu mẫu
BM.TP.01.01gửi Văn phòng công ty, căn cứ để xây dựng kế hoạch là
thực tiễn công tác quản lý ... thời gian qua, định hướng phát triển ...
những năm tiếp theo, yêu cầu của các cơ quan cấp trên, sự ra đời của
các văn bản cấp cao hơn (luật, nghị định, thông tư,…) nay cần có văn
bản cấp trên để triển khai thực hiện.
Cần xác định rõ nhu cầu cần ban hành loại văn bản gì, tên văn bản, phòng
chủ trì soạn thảo, phòng phối hợp, thời gian ban hành.
Lãnh đạo các phòng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của
các loại văn bản cần tham mưu trước khi gửi Văn phòng Công ty

22


Ngoài ra, còn có các nhu cầu ban hành văn bản quy phạm pháp luật đột
xuất.
2.2.1.2. Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo công ty
Văn phòng tổng hợp nhu cầu trình Lãnh đạo công ty phê duyệt kếhoạch
xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Bộ phận tổng hợp thuộc Văn phòng công ty tổng hợp nhu cầu từ các đơn

vị bộ phận, dự thảo kế hoạch xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật
cho toàn Công ty. Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch. Thời gian xử lý công
việc này trong vòng 3 ngày, kể từ khi có đủ nhu cầu từ các bộ phận.
2.2.1.3.Phê duyệt kế hoạch xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch xây dựng và ban hành các văn bản.
Trong quá trình tổchức thực hiện nhiệm vụ, nếu có nhu cầu cần xây dựng
văn bản mới ngoài kếhoạch đã phê duyệt, các Phòng báo cáo bằng văn bản lên
lãnh đạo công ty để xin ý kiến chỉ đạo.
2.2.1.4. Phân công nghiên cứu xây dựng văn bản
Tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ và năng lực của từng chuyên viên,
Lãnh đạo công ty phân công (bằng văn bản) việc nghiên cứu xây dựng các văn
bản pháp quy một cách hợp lý, cụthể.
2.2.1.5. Lập kế hoạch tiến độ chi tiết
Người được phân công xây dựng dựthảo văn bản phải lập kếhoạch tiến độ
nghiên cứu xây dựng văn bản theo biểu mẫu BM.TP.01.02trình lãnh đạo Phòng
thông
2.2.1.6. Thu thập tài liệu, văn bản liên quan
Người được phân công tự tổ chức thu thập tài liệu văn bản liên quan hoặc
có thể phân công người khác giúp thu thập các tài liệu văn bản liên quan đến nội
dung văn bản cần xây dựng, ban hành (Các căn cứ). Lưu ý tính pháp lý và giá trị
hiệu lực của các văn bản thu thập được. Tổng hợp, phân loại các tài liệu theo cấp
ban hành, theo thời gian, theo mức độ sử dụng để lập danh mục và báo cáo tổng
thuật tài liệu theo biểu mẫu BM.TP.01.03.
2.2.1.7. Xây dựng dự thảo

23


Người được phân công xây dựng văn bản nghiên cứu các quy định hiện
hành, nghiên cứu thực tế và yêu cầu phát triển của vấn đề đang nghiên cứu, lập

đề cương chi tiết và thảo luận trong nội bộ nhóm chuyên viên cùng chức năng
(nếu cần), trình Trưởng phòng thông qua trước khi xây dựng dự thảo.
Dự thảo văn bản pháp quy phải tuân thủ các quy định hiện hành về nội
dung và hình thức văn bản, đáp ứng yêu cầu thực tế và định hướng phát triển
của vấn đề.
Sau khi dự thảo xong, người được phân công báo cáo với lãnh đạo Phòng
và tổ chức lấy ý kiến góp ý.
2.2.1.8. Tổ chức lấy ý kiến góp ý
• Phòng được giao xây dựng dự thảo chủ trì thảo luận, góp ý
trong nội bộ phòng. Trưởng phòng quyết định những nội dung
cần điều chỉnh trước khi tổ chức lấy ý kiến góp ý của các
phòng liên quan khác.
• Các phòng được gửi lấy ý kiến góp ý lập biên bản/phiếu góp ý
theo biểu mẫu BM.TP.01.04 và gửi về phòng chủ trì.
• Phòng chủ trì hoàn chỉnh dự thảo sau khi nhận được góp ý từ
các phòng
• Phòng chủ trì gửi dự thảo đến phòng pháp chế thẩm định.
Phòng tư pháp thẩm định và trả kết quả theo biểu mẫu
BM.TP.01.05
• Phòng chủ trì trình lãnh đạo xem xét và thông qua. Nếu lãnh
đạo không thông qua thì phòng chủ trì thực hiện lại từ bước 2.
2.2.1.9. Chỉnh sửa
Trên cơ sở các Biên bản góp ý, người/bộ phận được phân công xây dựng
văn bản chỉnh sửa để hoàn chỉnh bản dự thảo. Nếu có vấn đề chưa thống nhất,
người được phân công lập văn bản báo cáo và xin ý kiến lãnh đạo công ty để
giải quyết. Khi cần thiết, để đảm bảo sự phù hợp của dự thảo trước khi trình
duyệt, các bộ phận liên quan xây dựng văn bản lặp lại bước 2.2.1.8 nêu trên.
2.2.1.10. Trình Lãnh đạo duyệt nội dung

24

Sau khi dự thảo được chỉnh sửa xong, người được phân công trình lãnh
đạo đề nghị duyệt nội dung. Sau khi duyệt nội dung xong, lãnh đạo Phòng trình
lãnh đạo công ty ký ban hành; đồng thời, gửi các đơn vị có thẩm quyền khác,...
2.2.1.11. Tổ chức triển khai
Các văn bản quy phạm pháp luật sau khi được ký ban hành, lãnh đạo
huyện chỉ đạo các bộ phận chức năng tổ chức triển khai theo các hình thức sau:
- Sao gửi các cá nhân/đơn vị có liên quan thuộc công ty , yêu cầu quán
triệt nội dung để triển khai.
- Sao gửi các tổ chức, cá nhân có liên quan.
- Tổ chức tập huấn phổ biến nội dung văn bản cho các tổ chức, cá nhân có
liên quan (Nếu cần).
2.2.1.12. Theo dõi thực hiện và đánh giá hiệu lực
- Trong quá trình triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, lãnh
đạo công ty phân công phòng chức năng thường xuyên theo dõi, tổng hợp báo
cáo Lãnh đạo công ty để chỉ đạo.
- Việc kiểm soát sự không phù hợp của các văn bản quy phạm pháp luật
so với các yêu cầu, được thực hiện theo quy trình kiểm soát công việc không
phù hợp QT.HT.04. Ngoài ra, khi thấy có nhiều khả năng tái diễn vấn đề không
phù hợp, các bộ phận liên quan đến việc tham mưu, soạn thảo văn bản phải thực
hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa theo quy trình QT.HT.03.
 Hồ sơ
Stt
01
02
03
04
05

Tên hồ sơ
Kế hoạch xây dựng và
ban hành văn bản quy
phạm pháp luật
Kế hoạch tiến độ chi
tiết xây dựng văn bản
quy phạm pháp luật
Danh mục tài liệu liên
quan
Biên bản góp ý
Báo cáo thẩm định

Mã hiệu

Nơi lưu

Thời gian lưu PP huỷ
Đến khi văn
Văn phòng, đơn vị
BM.TP.01.01
bản chính thức Đốt
được phân công
được duyệt
BM.TP.01.02

Bộ phận/đơn vị
được phân công

BM.TP.01.03
BM.TP.01.04

BM.TP.01.05

Bộ phận/đơn vị
được phân công
Đơn vị liên quan

- nt -

Đốt

5 năm

Đốt

5 năm

Đốt

Văn phòng, Bộ Đến khi văn
phận/đơn vị được bản chính thức Đốt
phân công
được duyệt
Văn phòng, các bộ Đến khi có Không
phận liên quan
Quyết định
thay thế hoặc

06 Các bản dự thảo
07 Quyết định ban hành
văn bản

25