Từ thực tế làm việc tại UBND huyện đông hưng,trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001 2008 trong công tác văn phòng đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các Thầy Nguyễn Phú Thành- Giảng
viên khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình
học tập bộ môn Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác quản trị văn phòng
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Từ thực tế làm việc tại UBND Huyện Đông
Hưng,trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 trong công tác
văn phòng. Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị ” là một
công trình nghiên cứu không có sự sao chép của người khác. Trong quá trình làm
bài báo cáo này, tôi có tham khảo một số tài liệu sách ; sự giúp đỡ tận tình của các
cán bộ UBND Huyện Đông Hưng và có sự hướng dẫn của các thầy cô trong suốt
quá trình học tại trường.
Tôi xin cam đoan về bài báo cáo của mình, nếu có vấn đề gì sai sót thì xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm!
Hà Nội, ngày 07 tháng 09 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................2
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu........................................................................................................................................... 1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................................................................... 1
4. Muc đích và nhiêm vu nghiên cứu................................................................................................................... 2

5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu.................................................................................... 2
6. Giả thuyết khoa học........................................................................................................................................ 2
7. Y nghia luân và thưc tên của đề tài................................................................................................................. 2
8. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................................................................... 3

CHƯƠNG 1..............................................................................................................4
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG....................................................................................4
1.1 Lý luận chung về ISO...................................................................................................................................... 4
1.1. 1 ISO là gì..................................................................................................................................................... 4
1.1.2 Khái quát chung về bột têu chuẩn ISO 9000............................................................................................... 4
1.1.3 Khái quát chung về bộ têu chuẩn ISO 9001:2008....................................................................................... 5
1.1.4 Nội dung bộ têu chuẩn ISO 9001: 2008...................................................................................................... 5
1.1.5 Áp dung têu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng...................................................................6
............................................................................................................................................................................ 6
Tiểu kết:............................................................................................................................................................... 8

CHƯƠNG 2..............................................................................................................9
NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG HƯNG.........9
2.1. Khái quát chung về UBND Huyện Đông Hưng................................................................................................ 9
2.1.1. Chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Đông Hưng.....................................9
2.2. Nôi dung ứng dung têu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng .......13
2.2.1 Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng....................................................13
2.3 Quản lý và sử dung con dấu trong công tác văn thư :................................................................................... 26
2.3.1 Quản lý con dấu........................................................................................................................................ 26
2.3.2 Sử dung con dấu....................................................................................................................................... 27
2.3.3 Quy định về đóng dấu............................................................................................................................... 27
2.4. Quy trình xử lý các cuộc họp....................................................................................................................... 28
2.4.1. Muc đích.................................................................................................................................................. 28

2.4.2. Phạm vi áp dung....................................................................................................................................... 28
2.4.3. Định nghia................................................................................................................................................ 29
2.4.4. NỘI DUNG................................................................................................................................................ 30

CHƯƠNG 3............................................................................................................32


THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ TẠI UBND HUYỆN
ĐÔNG HƯNG........................................................................................................32
3.1. Thưc trạng ứng dung têu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng.....32
3.1.1. Nhưng kết quả trong viêc triển khai xây dưng ứng dung têu chuẩn ISO 9001:2008 trong qu ân. ..............32
3.1.2. Nhưng kết quả đạt được trong viêc ứng dung têu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của
huyện................................................................................................................................................................ 33
3.1.3. Một số kết quả đạt được:........................................................................................................................ 36
3.1.4 Kiến nghị:................................................................................................................................................. 38
Tiểu kết:............................................................................................................................................................. 39

PHẦN KẾT LUẬN................................................................................................40
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................41


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Viết đầy đủ tiếng việt

UBND
NQ
CP

UBND
CBCNV
CCHC
TTHC
QMR
TCVN
HTQLCL

Uỷ ban nhân dân
Nghị Quyết
Chính phủ
Ủy ban nhân dân
Cán bộ công nhân viên
Cải cách hành chính
Thủ tục hành chính
Quản lý chất lượng
Tiêu chuẩn Việt Nam
Hệ thống quản lý chất lượng


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ở các cơ quan hành chính nhà
nước là một bước tiến mới trong công cuộc hội nhập kinh tế đất nước. Việc ứng
dụng này đang được lan rộng ra khắp các tỉnh thành, nó là hoạt động nhằm góp
phần hiện đại nền hành chính nhà nước, cải thiện hơn nữa mối quan hệ giữa cán bộ
quản lý với tổ chức, công dân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong tất cả các lĩnh vực và đặc biệt
công tác văn phòng thì việc ứng dụng này đem lại cho lãnh đạo, cán bộ, công chức,
viên chức được nhận thức rõ hơn trách nhiệm, vai trò của mình trong công cuộc

xây dựng đất nước giàu đẹp, văn minh.; công chức là cầu nối giữa luật pháp và tổ
chức, công dân, có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, công dân thực hiện quyền và
nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
Chính vì vậy, tôi mạnh dạn nghiên cứu và tìm hiểu để tài: “Từ thực tế làm
việc tại huyện Đông Hưng,trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso
9001:2008 trong công tác văn phòng. Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra
một số kiến nghị ” để phần nào đó làm sáng tỏ việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong
công tác văn phòng tại đơn vị và góp một phần kiến thức được học trong ghế nhà
trường để góp phần cải thiện hơn công tác này.
2. Lịch sử nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu này hiện nay có rất nhiều các nhà đã và đang nghiên
cứu nhưng mới chỉ dừng lại ở tầm vi mô mà chưa có sự nhìn nhận và đánh giá từ
nhiều người.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng,
đánh giá thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để từ đó đưa ra một số
giải pháp nhằm hoàn thiện hơn .
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Không gian và địa điểm: Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Hưng
1


Thời gian: Bài báo cáo được thực hiện trong tháng 09 năm 2017.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng từ đó phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng ISO trong
công tác văn phòng tại cơ quan để có thể rút ra điểm mạnh, điểm yếu của công tác
này. Đồng thời đề xuất ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO
trong công tác văn phòng hơn.

5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát.
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn, phiếu điều tra
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
6. Giả thuyết khoa học
Việc ứng dụng ISO trong công tác văn phòng có vai trò và ý nghĩa vô cùng
quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nhìn nhận thực tế hiện nay
thì việc ứng dụng này trong công tác văn phòng đang được quan tâm và là mắt xích
quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Cơ quan càng triển khai và đưa nội dung
ứng dụng ISO vào công việc thì hiệu quả càng cao hơn.
7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài
7.1. Ý nghĩa luận của đề tài:
Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng đang được các cơ quan áp dụng, quan tâm và
đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng.
7.2. Về mặt thực tiễn của đề tài:
Đề tài giúp các lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp đặc biệt là lãnh đạo văn
phòng nhận thức được những ưu điểm,nhược điểm, năng lực tổ chức, quản lý việc
ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại cơ quan mình
đồng thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo văn phòng có thể tổng kết, áp dụng vào

2


thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng hiện nay tại các cơ quan,
doanh nghiệp.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu

gồm ba chương:
Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng
Chương 2: Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng.
Chương 3: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng và đưa ra một số kiến nghị tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng.

3


Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1 Lý luận chung về ISO
1.1. 1 ISO là gì.
ISO là một tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa, ra đời và hoạt động từ ngày
23-2-1947. ISO có tên đầy đủ là THE INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR
STANDARD-IZATION. Các thành viên của nó là các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia
của hơn một trăm nước trên thế giới. Trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve (Thụy
Sỹ). Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha.
ISO là một tổ chức phi chính phủ. Nhiệm vụ chính của tổ chức này là nghiên
cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng)
thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
ISO có trên 120 thành viên. Việt Nam là thành viên chính thức từ năm 1977
và là thành viên thứ 72 của ISO. Cơ quan đại diện là Tổng cục tiêu chuẩn – Đo
lường - Chất lượng.
1.1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lẩn đẩu
vào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, nãm 2000 năm 2008. ISO 9000 là

bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong lĩnh
vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ thống quản

lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phấm. Và được áp dụng cho hình
thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau.

ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng trong các tổ chức
do ISO ban hành vào năm 1987. Mục đích cùa ISO 9000 là giúp tổ chức hoạt động
có hiệu quà, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trinh trao đổi thương mại

được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọng nhiều tới các
vân đê kv thuật. Gia đinh tiêu cnuẩn ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn sau:

ISO 9000:2005 Hệ thống quàn lý chất lượng - cơ sở và từvựng ISO 9001:2008 Hệ
thống quản lý chất lượng - các yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền
4


vững của một tổ chức ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý

Hiện nay đã có thêm phicn bản ISO mới nhất năm 2015.
Phương châm của gia dinh tiêu chuẩn ISO 9000 là “Nếu một tổ chức có hệ thống
quàn trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch vụ mả tổ
chức này cung úng cũng sẽ cỏ chẳt lượng tốt nhất”. ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi

loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực. Kể từ khi ban hành cho đến nay,
1.1.3 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện nay gồm có 04 tiêu chuẩn cơ bản:
- ISO 9001:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng
- ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu

- ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức
- ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý
Tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 sử
dụng để chứng nhận cho các hệ thống quản lý chất lượng. Các tiêu chuẩn khác
trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là các tiêu chuẩn để hướng dẫn xây dựng và áp dụng
các hệ thống quản lý chất lượng, không dùng để chứng nhận.
1.1.4 Nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Quy định các yêu

cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tồ chức cần chứng tỏ năng lực cùa
mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu
cầu chế định tưcmg ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
- Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng
- Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo
- Yêu cầu về quản lý nguồn lực
- Yêu cầu về tạo sản phẩm
-Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến
Các nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ
nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn thế giới. Qua
5


nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8 nguyên tắc quản lý
chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý chất lượng, đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng
1.1.5 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008. Nhũng nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác văn phùng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có;
thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dần nghiệp vụ dó cùng với các quy
định cùa nhả nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rò được trách nhiệm của các
cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏa mãn được yêu cầu của tiêu
chuẩn ISO. Hiện nay, công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp đã triển
khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với các nghiệp vụ:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Quản lý văn bản đến;
+ Quản lý nhân sự;
+ Tổ chức sự kiện;
+ Kiêm soát tài liệu;
+ Kiêm soát công việc.
Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác văn
phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong xử lý công nợ; tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phản hồi cùa
6


khách hàng; đấu thầu...
Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong văn phòng các cơ quan, tổ chức đã góp
phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành các quy trình giải quyết công việc
một cách khoa học, môi trường, điều kiện làm việc được cải tiến và hoàn thiện.

Điều đó đã tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình và rút ngắn thời gian giải quyết
công việc, giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ của cán bộ, công
chức. Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ được thực hiện một cách nền nếp, quy củ.
Công tác bảo mật các tài liệu quan trọng được chú trọng, cơ chế mượn trả tài liệu
hồ sơ được thiết lập rõ ràng. Ngoài ra, việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
còn góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức. Lãnh đạo đơn vị điều hành công việc có hiệu quả hơn nhờ thiết
lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất và hạn chế sai sót trong
quá trình tham mưu, giải quyết các văn bản hồ sơ đảm bảo yêu cầu sớm và đúng
hẹn tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, công chức và các tổ chức, cá nhân.
Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng ISO đều được thiết lập các quy trình
làm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận hoặc cá nhân, quy trình xử lý công
việc cho cơ quan.
Các cơ quan tổ chức phải công khai,minh bạch và công khai hóa quy trình và
thủ tục xử lý công việc cho tổ chức và công dân.
Giúp người đứng đầu cơ quan,tổ chức, doanh nghiệp xác định được các cơ
chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ cụ thể đảm
bảo cho việc thực hiện mục tiêu chung.
Nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công theo
mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn
Xây dựng được hệ thống văn bản một cách rõ ràng là cơ sở để hướng dẫn
nguồn nhân lực và cải tiến công việc
Tạo ra phong cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụ nâng cao
chất lượng hành chính
Khắc phục được các mối quan hệ giữa các cơ quan, doanh nghiệp với nhau.
Nâng cao năng lực và trách nhiệm của bộ phận và người thừa hành trong việc thực
hiện các nhiệm vụ được giao.
Khắc phục được sự điều chỉnh trong công việc.
7

Tiểu kết:
Trong xu thế hội nhập kinh tế việc mà các nhà doanh nghiệp hay các cơ
quan tổ chức muốn hướng đến chính là chất lượng, mang lại một sản phẩm hoàn
hảo, chất lượng để phục vụ cho chính nhu cầu của con người. Nhu cầu đòi hỏi của
con người càng cao thì sản phẩm đáp ứng cũng phải càng cao. Chính vì vậy việc
ứng dụng ISO trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều mang lại sự hài lòng cho khách
hàng. Khi áp dụng ISO thì giảm thiểu nhân công,chi phí, thời gian mà lại đáp ứng
được nhu cầu của khách hàng của nhân dân.

8


Chương 2
NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG HƯNG

Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì việc ứng dụng ISO cũng đều mang lại kết quả
cao cho bất kỳ tổ chức đó, khi nói đến ISO người ta hay liên tưởng đến đó là về
chất lượng sản phẩm nhưng trong chính hành chính thì công tác văn phòng cũng
đang ứng dụng ISO và đem lại nhiều kết quả cao.
2.1. Khái quát chung về UBND Huyện Đông Hưng
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện
Đông Hưng.
a. Lịch sử hình thành.
Huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình ngày nay được thành lập theo Quyết
định số 93-CP ngày 17/6/1969 của Hội đồng Chính phủ trên cơ sở sáp nhập hai
huyện Đông Quan và huyện Tiên Hưng. Sau khi thành lập, huyện có 47 xã, gồm 22
xã của huyện Tiên Hưng và 25 xã của huyện Đông Quan (huyện Tiên Hưng tách
05 xã sáp nhập vào huyện Hưng Hà). Ngày 02 tháng 02 năm 1986, Hội đồng Bộ

trưởng ra Quyết định số 159/HĐBT thành lập thị trấn Đông Hưng. Ngày
20/03/1986, Hội đồng Bộ trưởng tách 04 xã về thị xã Thái Bình. Hiện nay đơn vị
hành chính của huyện Đông Hưng gồm 43 xã và 01 thị trấn.
Huyện Đông Hưng nằm ở phía bắc tỉnh Thái Bình. Phía Bắc giáp huyện
Quỳnh Phụ, phía năm giáp sông Trà Lý (đối ngạn là huyện Vũ Thư), phía Đông
giáp huyện Thái Thụy, phía Tây giáp huyện Hưng Hà.
Trung tâm huyện lỵ Đông Hưng cách trung tâm thành phố Thái Bình 10 km.
Huyện Đông Hưng có diên tích đất tự nhiên 19835,08 km2.
Dân số: 252.728 người

9


Về chức năng nhiệm vụ quản lý hành chính được quy định tại các điều từ 97
đến 107 Luật tổ chức HĐND &UBND ngày 26/11/2003, trong đó có một số nhiệm
vụ chủ yếu như :
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; chương trình phát triển nông
- lâm - ngư nghiệp; phát triển mạng lưới thương mại dịch vụ; xây dựng và phát
triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; các chương trình, đề án phát
triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế.
- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn triển khai thực hiện có hiệu quả chương
trình kế hoạch đề án đã xây dựng nhằm không ngừng cải thiện và nâng cao đời
sống vật chất tinh thần của nhân dân.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu chi ngân sách
địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND các xã, thị trấn xây dựng và thực hiện
ngân sách.
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình; giải quyết tranh chấp đất đai.
- Tham gia với UBND tỉnh xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp.

- Xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng hạ tầng cơ sở theo phân
cấp.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ sản xuất
và đời sống nhân dân địa phương.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân. Giữ gìn trật tự an ninh, an toàn xã hội; xây dựng lực lượng
công an nhân dân huyện vững mạnh.
- Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật. Bảo vệ tài sản
của Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do,
danh dự, nhân phẩm, tài sản và các quyền, lợi ích hợp pháp của công dân.
- Tổ chức chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo
của công dân.

10


- Thực hiện việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND, quản lý hố sơ,
mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
địa phương.
b. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Đông Hưng là cấp chính quyền cao nhất của huyện Đông
Hưng. UBND huyện bao gồm các phòng ban trực thuộc:
1. Văn phòng UBND huyện
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Nông nghiệp và PTNT
4. Phòng Công Thương
5. Phòng Tài nguyên và Môi trường
6. Thanh tra huyện
7. Phòng Tư pháp

8. Phòng Y tế
9. Phòng Giáo dục và Đào tạo
10. Phòng Văn hoá và thông tin
11. Phòng Lao động TB và xã hội
12. Phòng Tài chính - Kế hoạch
Hiện nay, Ban lãnh đạo UBND huyện Đông Hưng gồm các Đồng chí:
-

Đồng chí Nguyễn Tiến Hưng – Chủ tịch UBND huyện
Đồng chí Phạm Văn Hằng – Phó chủ tịch thường trực UBND huyện
Đồng chí Hoàng Văn Kiếm – Phó Chủ tịch UBND huyện
Đồng chí Bùi Văn Huân – Phó Chủ tịch UBND huyện

c. Chức năng, nhiệm vụ:
• Chức năng:
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực
11


hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
• Nhiệm vụ:
Ủy ban nhân dân Huyện Đông Hưng do Hội đồng nhân dân huyện bầu là

cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng được áp
dụng thực hiện theo Luật tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13
“Điều 28. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy
định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này
và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện
- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng
điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài
nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên
12


nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp
và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,

khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính
sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành
chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định
của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã, cơ quan, tổ chức khác thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.”
2.2. Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại UBND Huyện Đông Hưng
Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO mà các cơ quan, doanh nghiệp đang thực
hiện trong công tác văn phòng như sau:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý văn bản đến
- Quản lý nhân sự
- Tổ chức sự kiện
- Kiểm soát tài liệu
- Kiểm soát công việc
Nhưng thực tế tại UBND Huyện Đông Hưng mới chỉ đưa ứng dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác:
- Kiểm soát công việc
- Quản lý văn bản đến
- Tổ chức hội họp
2.2.1 Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông
Hưng
13


• Mục đích
Từng bước nâng cao hiểu biết và khả năng sử dụng công cụ kỹ thuật thông

tin hiện đại (máy tính, mạng máy tính) của các cán bộ trong cơ quan, trước hết là
các cán bộ tại bộ phận Văn thư, bảo mật thuộc văn phòng hành ngày
Là Cơ sở dữ liệu chung thống nhất trong hoạt động “Lưu trữ và khai thác”.
Tất cả các loại văn bản, công văn được lưu trữ trong một Cơ sở dữ liệu, tiến hành
thống nhất tổ chức nhập số liệu và khai thác.
Tổ chức liên kết với mục đích tạo được liên kết giữa các công văn, các văn
bản có liên quan với nhau trong sử lý nhằm thể hiện “qui trình xử lý, mượn trả
công văn, tài liệu” của Văn phòng UBND.
• . Nguyên tắc chung trong công tác quản lý văn bản:
Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu:
tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộp lưu
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của Văn phòng đều phải được đăng ký
vào sổ văn thư cơ quan và phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ
quan;
Văn bản đi, văn bản đến chưa vào sổ đăng ký tại Văn thư, các phòng chuyên
môn và cá nhân công chức có trách nhiệm chuyển văn bản cho văn thư vào sổ theo
quy định;
Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn khải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.

14


a. Công văn đến trên môi trường mạng.
Công văn đến Công văn đến
(giấy tờ)
(đường mạng)

Văn thư
Chuyển xử lý

Người xử lý

Là chủ trì
xử lý hoặc
lãnh đạo ?

Sai

Đúng

Có
Kết thúc
xử lý ?
Không
Đọc và xử lý công văn
Xem các ý kiến đã có

Lưu hồ sơ điện tử

Kết thúc

Cho ý kiến giải quyết

Có

Chuyển
xử lý ?

Không

Hình 1 : Lưu đồ xử lý công văn đến

15


•

Nội dung

Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến:
Công văn đến có thể đi theo 2 con đường: công văn đến trên giấy tờ và công
văn đến nhận được từ mạng.
Công văn đến trên giấy tờ là các công văn được gửi theo đường bưu điện từ
các cơ quan khác đến văn phòng.
Công văn đến nhận từ mạng là các công văn từ các cơ quan khác được gửi
theo đường mạng thông tin mà mạng của văn phòng đã kết nối. Các công văn đến
từ cả 2 đường sẽ được nhận tại văn thư. Văn thư có nhiệm vụ sau :
+ Đối với công văn đến trên giấy tờ:
Văn thư xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản gửi cho Văn
phòng Tỉnh uỷ hay không, nếu không đúng chuyển tra cho cá nhân, tổ chức gửi
văn bản đến.
Sau đó văn thư có nhiệu vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách
báo, cơ quan, đơn vị gửi văn bản… thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng
người nhận, sách báo, bản tin…không phải vào sổ văn bản đến mà vào sổ theo dõi.
Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào sổ đăng ký văn bản đến, chia thành
02 loại, loại bóc bì và loại không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan. Nếu có dấu
khẩn, hỏa tốc thì nhân viên văn thư làm các thủ tục chuyển giao ngay trong thời
gian ngắn nhất;
Loại không bóc bì: là những văn bản ngoài bì gửi đích danh, bì mang hệ thì

không được bóc bì mà chuyển thẳng cho Chánh Văn phòng UBND huyện.
Bước 2. Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
Sau khi bóc bì, phân loại, nhân viên văn thư đóng dấu đến, ghi số đến, ngày
đến vào văn bản giấy đã nhận
|Bước 3. Đăng ký văn bản đến: văn thư Scan các văn bản với định dạng PDF
để lưu file trên hệ thống (nhập dữ liệu trên hệ thống Lotu notes đính kèm tệp tin)
+ Đối với công văn đến theo đường mạng,

16


Toàn bộ công văn được gửi tới văn phòng UBND qua mạng văn thư sẽ chỉ
phải thực hiện vào số trên mạng đối với mối văn bản: toàn bộ trích yếu và nội
dung toàn văn đã được tự động đưa vào nên không phải nhập. Với công văn
chuyển - nhận theo mạng, văn thư chỉ phải nhập thêm số đến của công văn và
chuyển xử lý. Đối với những văn bản đã được nhận trên mạng thì các cơ quan sẽ
không phải gửi bản giấy. Văn phòng UBND hiện nay chủ yếu nhận văn bản theo
đường mạng tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư xử lý cũng như việc điều
hành của lãnh đạo đượng nhanh chóng thông suốt.
Bước 4: Chuyển văn bản đến thủ trưởng cơ quan
Sau khi văn thư đã nhập xong công văn đến, công văn sẽ tự động chuyển tới
lãnh đạo văn phòng. Lãnh đạo văn phòng sẽ là ngưới xử lý toàn bộ các văn bản đến
trên hệ thống mạng ( hoàn toàn không sử dụng bản giấy).
Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết.
Có thể chuyển công văn cho chuyên viên, lãnh đạo phòng khác xử lý.
Được quyền đánh dấu công văn đó có hoặc không có ý kiến của cấp uỷ.
Hoặc đối với những văn bản khống chuyển giao giải quyết lãnh đạo có thể
xử lý: quyền đánh dấu “kết thúc xử lý”. Việc đánh dấu “kết thúc xử lý” sẽ tạo ra
trạng thái “kết thúc xử lý” của công văn. Công văn sẽ được lưu lại và sau đó không
ai được quyền sửa nội dung hoặc thêm ý kiến. Khi đó người chủ trì xử lý phải chịu

toàn bộ trách nhiệm về ý kiến giải quyết của mình.
Bước 5. Đối với chuyên viên, lãnh đạo phòng khi được chuyển chủ trì xử lý:
Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết.
Có thể chuyển công văn cho chuyên viên khác xử lý.
Các công văn đến có thể nằm ở 1 trong 3 trạng thái xử lý. Các trạng thái này
thể hiện qui trình xử lý công văn của các chuyên viên và giúp cho lãnh đạo theo
dõi được tình trạng xử lý trong cơ quan :
Đang xử lý
Kết thúc xử lý
Không cần xử lý

17


Trạng thái “kết thúc xử lý” và “không cần xử lý” tương tự như nhau và chỉ ra
rằng công văn đó đã được giải quyết xong. Khi đó công văn sẽ được lưu lại để
tham khảo và hệ thống không cho phép thay đổi nội dung của công văn kể cả việc
sửa đổi hoặc thêm bớt các ý kiến giải quyết. Các thông tin trạng thái xử lý của
công văn và thời hạn giải quyết sẽ tạo ra báo cáo các công văn quá hạn xử lý.
Bảng 1 : Nội dung Quy trình xử lý công văn đến trên môi trường mạng:
Bước

Nội dung công việc

Người thực hiện / người phối

1

Nhập mới công văn đến

hợp
Văn thư

2

Chuyển giao văn bản ( chọn chủ trì Văn thư
xử lý)

3
4

Chọn chuyên viên phối hợp xử lý
Lãnh đạo văn phòng,
Nhập yêu cầu xử lý, thời hạn xử lý Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo

5

và thời hạn thu hồi công văn
Xử lý đầu tiên của chuyên viên

phòng,
Chuyên viên xử lý

∗ Hàng ngày xem có văn bản nào
chuyển đến yêu cầu mình xử lý
không ?
∗ Nếu có, đưa ra ý kiến xử lý hoặc
6

đề xuất của bản thân.

Xử lý tiếp theo của chuyên viên

Chuyên viên xử lý

∗ Chuyển xử lý cho các chuyên
viên khác nếu có nhu cầu.
, Lãnh đạo văn phòng

Lãnh đạo văn phòng
∗ Tạo các ý kiến đôn đốc và chuyển
cho chuyên viên.
∗ Quyết định công văn có xin ý
kiến của cấp uỷ hay không.
7

Kết thúc xử lý của chuyên viên
18


Bước

Nội dung công việc

Người thực hiện / người phối
hợp
chủ trì xử lý công văn.
∗ Có thể tạo dự thảo công văn
phát hành.
∗ Chuyển dự thảo công văn
phát hành (bản sao) cho lãnh

đạo duyệt và ký.
◊ Thiết lập công văn đến
sang trạng thái “kết thúc
xử lý”. Khi đó công văn
được đóng lại và coi như
đã kết thúc để đưa vào kho
lưu trữ.

19


b. Công văn đi trên môi trường mạng.

Xử lý công việc
Phát sinh yêu cầu tạo
ra một công văn đi
Dự thảo công văn đi
Chuyển xin ý kiến và xử lý tới
các chuyên viên /LĐ khác

Duyệt
t

Duyệt cho
phép phát
hành ?

Chuyển
tới văn
thư

là người
ký công
văn

Đúng

Chưa duyệt

Sai
xem xét nội dung dự thảo

Cấp số phát hành và ghi sổ liệu
Phát hành

Xem các ý kiến đã có
Ghi ý kiến giải quyết

Lưu hồ sơ điện tử

Chuyển
xử lý ?

Kết thúc

Có

Hình 2: Lưu đồ xử lý công văn đi

20

Không