Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty TNHH MTV kỹ thuật làm sạch công nghiệp và thương mại việt mỹ

LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cám ơn Giảng viên Ts. Nguyễn Phú Thành đã giảng dạy và
hướng dẫn học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác quản trị văn
phòng, để tôi có thể hoàn thành tốt đề tài này. Có thể nói đề tài là sự cố gắng nỗ lực
của bản thân em. Tuy nhiên do kiến thức còn hạn chế nên thiếu sót là điều không
thể tránh khỏi. Kính mong có thể nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan các nội dung ngiên cứu đưa ra trong bài tiểu luận này dựa
trên cấc kết quả thu được trong quá trình tìm hiểu và phân tích tài liệu. Nội dung
của bài tiểu luận có tham khảo và sử dụng một số thông tin tài liệu từ các nguồn
sách, tạp chí, trang Web được liệt kê trong các danh mục tài liệu tham khảo.

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài:
Văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ sự quản lý,
chỉ đạo điều hành và là đầu mối tổng hợp thu thập và xử lý thông tin của của mỗi
cơ quan, tổ chức. Văn phòng ngày càng tỏ rõ vai trò quan trọng trong hệ thống của
2


cơ quan tổ chức, không chỉ của các cơ quan nhà nước mà còn của các doanh
nghiệp, là đầu mối giao dịch, xử lý thông tin giữa các cơ quan tổ chức.
Với vai trò là một bộ phận của công tác hành chính văn phòng, công tác văn

thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với thành công trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức đặc biệt có ý nghĩa hơn đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô lớn.
Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết các hoạt động quản lý, điều hành của
cơ quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,
đặc biệt là việc soạn thảo ban hành văn bản.
Soạn thảo ban hành văn bản đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác
văn thư lưu trữ nói chung và quản lý hành chính nói riêng. Do vậy việc áp dụng
ISO 9001: 2008 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống quản lý,
hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu về thông tin.
Điều quan trọng không hẳn là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nào mà là
HTQLCL phải áp dụng như thế nào để đảm bảo có hiệu lực, phù hợp và nhất quán,
qua đó sẽ góp phần giúp tổ chức áp dụng đạt được kết quả tin cậy phù hợp với mục
tiêu chiến lược đề ra và duy trì được niềm tin của khách hàng.
Áp dụng HTQLCL sẽ giúp tổ chức kiểm soát một cách có hệ thống và minh
bạch các quá trình cung cấp thông tin. Trong đó, tính minh bạch và các trách nhiệm
giải trình là điều đặc biệt quan trọng giúp các cơ quan đạt được sự tín nhiệm và tin
cậy đối với khách hàng của mình.
Vì vậy, em lựa chọn đề tài: “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm
sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ”
2 Lịch sử nghiên cứu:
Đề tài ISO trong hiện cũng được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu:
-

Giáo trình Quản trị chất lương - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003)
Quản lý chất lượng và ISO 9001:2008 - Nguyễn Kim Định (1997)
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

-

Đối tượng: ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản

-

tại Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ
Phạm vi: Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại
3


Việt Mỹ.
4 Mục đích nghiên cứu:
Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo
và ban hành văn bản.
5 Phương pháp nghiên cứu:
Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu
Kế thừa các nghiên cứu trước
Tổng hợp thông tin
6 Cấu trúc đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008
Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành
văn bản của tập đoàn Điện lực Việt Nam
Chương 3: Đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
soạn thảo và ban hành văn bản của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

-

4

CHƯƠNG I
NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
Quản lý chất lượng
1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng:
Quản lý chất lượng là những hoạt động chức năng quản lý chung để nhằm xác
định chính sách chất lượng, mục đích chất lượng và thực hiện chúng bằng những
phương tiện như lập kế hoạch tổ chức, đảm bảo chất lượng cải tiến trong khuôn
khổ của hệ thống chất lượng.
1.1.2 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng:
Hệ thống quản lý chất lượng là một tập hợp các yếu tố liên quan và tương tác
để lập chính sách và mục tiêu chất lượng và đạt được mục tiêu đó.
Tập hợp trên bao gồm các yếu tố:
-

Cơ cấu tổ chức
Các quá trình có liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Các quy tắc điều hành tác nghiệp
Nguồn lực bao gồm: cơ sở hạ tầng, nhân lực
Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
1.2.1 Khái niệm
ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch là
“Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”.
ISO là tổ chức phi chính phủ, thành lập từ năm 1947, trụ sở tại Geneva, Thụy
Sỹ. gồm 163 quốc gia thành viên (Việt Nam là thành viên chính thức năm 1977).
Nhiệm vụ: Ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (bao quát gần như tất cả các
ngành từ công nghiệp, an toàn thực phẩm, nông nghiệp và y tế,…và liên quan đến
hầu hết mọi lĩnh vực từ hệ thống quản lý, sản phẩm, dịch vụ, con người,…)
ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành ra hơn 20.000 tiêu chuẩn.

ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống quản
lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất cả
các loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh nghiệp rất lớn như các tập đòan đa quốc gia
đến những Doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người. Một Doanh
5


nghiệp muốn liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất
lợi nhuận cao, Doanh nghiệp đó nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa học
chặc chẽ như ISO 9001:2008 để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có.
1

Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008
Mục đích:
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý

chất lượng cho tổ chức:
- Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu cầu
của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản phẩm
- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và duy trì hệ
thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc duy trì bao
gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của
khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
Ý nghĩa:
- Cải thiện hình ảnh và duy trì niềm tin của công dân, khách hàng.
- Tăng cường tính minh bạch, công khai trong quá trình cung cấp sản phẩm,
dịch vụ
- Giảm chi phí khắc phục, sửa sai trên cơ sở chủ động phòng ngừa sai lỗi ngay
từ đầu
- Nền tảng cho việc cải tiến thường xuyên

- Nâng cao nhận thức của những người thực hiện công việc.
2

Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 trong quản trị văn phòng:
- Yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình:
Hệ thống các văn bản mô tả quy trình quản lý chất lượng phải viết một cách

đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực và tương thích với các điều kiện thực tế.
- Yêu cầu về con người:
Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, có tính chất quyết định của
6


mọi cơ quan, tổ chức. Áp dụng ISO phải có sự tham gia tích cực tự giác của tất cả
các đối tượng có liên quan. Khi ban hành các quy trình áp dụng ISO, tất cả các đối
tượng phải thực hiện theo đúng như các mô tả đã được biên soạn và phê duyệt,
phải có sự tự giác của tất cả các đối tượng.
- Yêu cầu về công nghệ thiết bị, cơ sở vật chất:
Công tác hành chính ngày nay không còn đơn thuần là nghề bàn giấy một
cách đơn thuần, các yếu tố công nghệ thông tin góp phần quan trọng trong công tác
hành chính ngày càng hiện đại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công
tác hành chính cũng đòi hỏi những trang thiết bị hiện đại để phát huy tối đa hiệu
quả của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Yêu cầu về quy mô cơ quan, doanh nghiệp:
Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại
hình tổ chức trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ…và cho mọi quy mô
hoạt động. Tuy nhiên, khi biên soạn, xây dựng quy trình vẫn phải bám sát quy mô,
cơ cấu của tổ chức để tối ưu hóa các khâu công việc để tạo được hiệu quả cao nhất,
phát huy tối đa nhất nguồn lực của tổ chức.
- Yêu cầu đảm bảo tính công khai minh bạch

Trong quá trình áp dụng ISO trong công tác văn phòng, sự công khai minh
bạch thể hiện ở chỗ các tài liệu viện dẫn, các lưu đồ, quy trình đều phải phổ biến
rộng rãi cho toàn bộ nhân viên trong văn phòng thậm chí trong toàn doanh nghiệp.
- Yêu cầu đảm bảo tính thống nhất
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải đảm bảo tính thống nhất. bất cứ một
cơ quan, tổ chức nào muốn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng nói chung để
cải thiện chất lượng công việc đều phải đảm bảo nguyên tắc này. Sự thống nhất về
tư duy, phương pháp làm việc là cơ sở dẫn đến sự thành công của tổ chức, tạo
guồng máy làm việc trôi chảy, chính xác.
7


- Yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục:
Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng phải đảm bảo tính liên
tục vì nếu như các doanh nghiệp áp dụng một cách ngắt quãng thì hiệu quả mang
lại không cao, thậm chí làm cho quá trình giải quyết công việc gặp nhiều khó khăn
hơn.
Để việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng của cơ
quan, tổ chức được hiệu quả thì mỗi cơ quan cần phải xây dựng kế hoạch, những
định hướng và nghiêm túc thực hiện, có như vậy việc ứng dụng ISO trong công tác
văn phòng mới đạt được kết quả cao.
1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng:
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008. Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có, từ thực tế
triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đó cùng với các quy định của nhà
nước về hướng dẫn nghiệp vụ, xác định rõ được trách nhiệm của cá nhân tham gia
vào quy trình đồng thời cũng thảo mãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Hiện nay,
công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng tiêu

chuẩn ISO 9001:2008 đối với các nghiệp vụ:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý văn bản đến
- Quản lý nhân sự
- Tổ chức sự kiện
- Kiểm soát tài liệu
- Kiểm soát công việc
8


Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác văn
phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong xử lý công nợ, tiếp thị sản phẩm, theo dõi cà xử lý phản hồi của
khách hàng, đấu thầu,…
1.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là khái niệm để chỉ trình tự các công
việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.
1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành văn bản:
Cung cấp một phương pháp thống nhất trong việc soạn thảo các tài liệu
- Đảm bảo các tài liệu được triển khai áp dụng một cách nhất quán về hình
thức và cách trình bày.
- Nâng cao tính hiệu lực, hiệu qủa của tài liệu
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN
HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH
CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ
2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp và
Thương Mại Việt Mỹ
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
Tên cơ quan

: Công ty TNHH Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và
Thương mại Việt Mỹ

Tên tiếng anh

: VIET MY TECHNOLOGY CO.,LTD

Địa chỉ

: 69, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Số điện thoại

: 04 22167456

Fax

: 04 35544758

Email

:

Đại diện pháp luật : Lý Hùng Trường
Ngày cấp giấy phép: 26/12/2012
Ngày hoạt động

: 25/6/2012 (Đã hoạt động hơn 5 năm)
9

Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp và Thương Mại Việt Mỹ là một công
ty kinh doanh và sản xuất đa lĩnh vực, tuy mới đi vào hoạt động 5 năm nhưng công
ty đã đạt nhiều bước phát triển vượt bậc trong các hoạt động của công ty.
Các lĩnh vực mà công ty kinh doanh:
C22120 - Sản xuất sản phẩm khác từ
cao su
C2220 - Sản xuất sản phẩm từ plastic
C23100 - Sản xuất thuỷ tinh và sản
phẩm từ thuỷ tinh
C25110 - Sản xuất các cấu kiện kim loại
C25120 - Sản xuất thùng, bể chứa và
dụng cụ chứa đựng bằng kim loại
C26100 - Sản xuất linh kiện điện tử
C26200 - Sản xuất máy vi tính và thiết
bị ngoại vi của máy vi tính
C27200 - Sản xuất pin và ắc quy
C27320 - Sản xuất dây, cáp điện và điện
tử khác
C27330 - Sản xuất thiết bị dây dẫn điện
các loại
C27400 - Sản xuất thiết bị điện chiếu
sáng
C27500 - Sản xuất đồ điện dân dụng
C27900 - Sản xuất thiết bị điện khác
C28190 - Sản xuất máy thông dụng
khác
C3250 - Sản xuất thiết bị, dụng cụ y tế,
nha khoa, chỉnh hình và phục hồi chức

năng
F4210 - Xây dựng công trình đường sắt
và đường bộ
F43210 - Lắp đặt hệ thống điện
F4322 - Lắp đặt hệ thống cấp, thoát
nước, lò sưởi và điều hoà không khí
C1629 - Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ;
sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ
và vật liệu tết bện
C17010 - Sản xuất bột giấy, giấy và
2.1.2. Cơ cấu tổ chức

G4620 - Bán buôn nông, lâm sản
nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa); và động
vật sống
G46310 - Bán buôn gạo
G4632 - Bán buôn thực phẩm
G4641 - Bán buôn vải, hàng may sẵn,
giày dép
G4649 - Bán buôn đồ dùng khác cho gia
đình
G4659 - Bán buôn máy móc, thiết bị và
phụ tùng máy khác
G4662 - Bán buôn kim loại và quặng
kim loại
G4663 - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp
đặt khác trong xây dựng
G4669 - Bán buôn chuyên doanh khác
chưa được phân vào đâu
M73100 - Quảng cáo

B0810 - Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét
C10800 - Sản xuất thức ăn gia súc, gia
cầm và thuỷ sản
C13230 - Sản xuất thảm, chăn đệm
C13240 - Sản xuất các loại dây bện và
lưới
C15200 - Sản xuất giày dép
bìa
N81290 - Vệ sinh nhà cửa và các công
trình khác (Ngành chính)

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp và Thương
Mại Việt Mỹ bao gồm:
10


Giám Đốc

: Ông Lý Hùng Trường

Phó Giám đốc

: Bà Tống Thanh Nga

Và bao gồm các Phòng:
1. Phòng Hành chính - Tổng hợp
2. Phòng Tài chính - Kế toán
3. Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật
4. Phòng Vật tư
5. Phòng Kinh doanh

(Sơ đồ tổ chức: Phụ lục 1)
2.2. Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo
ban hành văn bản của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp
và Thương mại Việt Mỹ:
2.2.1 Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực:
-

Thành lập Ban chỉ đạo và Tổ giúp việc xây dựng và triển khai áp dụng Hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 (sau đây gọi tắt là Ban
chỉ đạo ISO) và Tổ giúp việc Ban Chỉ đạo.
- Ngoài thành phần Tổ giúp việc theo quyết định, mỗi đơn vị thuộc Ban cử
01chuyên viên thực hiện công tác ISO; chuyên viên thực hiện công tác ISO cũng là
chuyên viên thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính khi được Ban Chỉ đạo
yêu cầu.

-

Xây dựng Kế hoạch triển khai việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng vào hoạt động của Công ty, trong đó xác định phạm vi áp dụng tiêu chuẩn
ISO gồm: Toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính của Công
ty, các hoạt động xử lí văn bản đến, văn bản đi; khen thưởng, kỷ luật, nâng lương;

-

bổ nhiệm cán bộ và các hoạt động khác.
Lựa chọn tổ chức tư vấn và tổ chức chứng nhận; ký hợp đồng với tổ chức tư vấn và
tổ chức chứng nhận; phối hợp với các tổ chức này trong quá trình xây dựng, áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng và trong việc đánh giá cấp Giấy chứng nhận cho
Công ty, đảm bảo chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
2.2.2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng:

11


-

Soạn thảo tài liệu, quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng để giải quyết công

-

việc của Công ty.
Theo danh mục tài liệu và kế hoạch phân công soạn thảo quy trình đã được Lãnh
đạo Công ty phê duyệt, tổ chức tư vấn sẽ làm việc với các cán bộ được phân công
để tư vấn cách thức xây dựng từng quy trình; các quy trình phải đảm bảo nội dung
về chính sách - mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, quy trình quản lý, quy trình

-

tác nghiệp và quy trình hỗ trợ, các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu.
Sau khi được soạn thảo, tổ chức tư vấn sẽ cùng Ban Chỉ đạo ISO và Tổ giúp việc
tổ chức hội thảo để hoàn thiện các tài liệu, quy trình trình Lãnh đạo Công ty phê
duyệt ban hành áp dụng chính thức.
2.2.3 Triển khai áp dụng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng
trước khi tiến hành đánh giá, cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn.

-

Sau khi các quy trình được Lãnh đạo Công ty phê duyệt và ký Quyết định ban
hành danh mục tài liệu, quy trình áp dụng ISO, tổ chức tư vấn sẽ cùng Ban Chỉ đạo
ISO của Công ty phổ biến bộ tài liệu quản lý và phương pháp áp dụng cho từng bộ

-

phận để giải quyết công việc cho tổ chức, cá nhân tại cơ quan, đơn vị.
Trong thời gian áp dụng, trước khi đánh giá chứng nhận, tổ chức tư vấn sẽ thường
xuyên cùng Ban Chỉ đạo ISO của Công ty tiến hành kiểm tra việc áp dụng, hướng
dẫn và giải thích để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quả cao
nhất.
2.2.4 Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng
- Đào tạo đánh giá viên nội bộ: Đánh giá viên nội bộ cho Công ty cần phải
được tổ chức tư vấn đào tạo để có đủ năng lực cần thiết cho việc đánh giá nội bộ
tại bộ phận. Đối tượng đào tạo là các thành viên trong Ban Chỉ đạo ISO, các thành
viên Tổ giúp việc Ban Chỉ đạo, các nhân viên có liên quan đến việc áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng (nếu có).

-

Đánh giá nhân viên nội bộ sau khi được đào tạo cần phải hiểu và tổ chức nhuần
nhuyễn hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệ thống
chất lượng lâu dài.
- Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau một thời gian thực hiện và sau khi thực
hiện khóa đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, tuỳ vào điều kiện cụ thể, các đơn vị
12


phối hợp với tổ chức tư vấn tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ. Số lượng các lần
đánh giá nội bộ như sau:
+ Trong quá trình xây dựng và áp dụng trước khi đánh giá cấp Giấy chứng
nhận Phù hợp Tiêu chuẩn, đơn vị tổ chức đánh giá 01 đến 03 lần. Lần 1, tổ chức tư
vấn thực hiện đánh giá, đánh giá viên nội bộ của các đơn vị quan sát; các lần đánh
giá sau, đánh giá viên nội bộ của các đơn vị chủ động thực hiện với sự hỗ trợ của

tổ chức tư vấn.
+ Sau khi được cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn, các bộ phận tổ
chức đánh giá nội bộ định kỳ ít nhất 01 lần/năm. Thời gian đánh giá nội bộ phải
thực hiện trước khi tổ chức chứng nhận đánh giá giám sát ít nhất là 03 tháng.
- Khắc phục sau đánh giá: Sau mỗi đợt đánh giá, phải chỉ ra được các vấn đề
còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để
những tồn tại này. Trên cơ sở kết quả khắc phục sẽ hoàn thiện các quy trình trong
hệ thống quản lý chất lượng.
2.2.5. Đánh giá chất lượng của cơ quan Chứng nhận hệ thống
- Đánh giá trước chứng nhận (đánh giá sơ bộ): Các đơn vị tiếp xúc và yêu cầu
tổ chức chứng nhận đánh giá sơ bộ. Mọi sự không phù hợp hay những điều cần lưu
ý khác phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ sẽ được thông báo để đơn vị tiến
hành khắc phục. Sau khi khắc phục xong những khiếm khuyết, tổ chức chứng nhận
mới tiến hành đánh giá chính thức.
- Đánh giá chính thức: Sau khi đánh giá sơ bộ, nếu tổ chức chứng nhận xét
thấy hệ thống quản lý chất lượng đã cơ bản đạt yêu cầu thì tiến hành đánh giá
chính thức. Nội dung đánh giá chính thức bao gồm đánh giá hệ thống văn bản và
đánh giá quá trình áp dụng.
- Quyết định chứng nhận: Sau đánh giá chính thức, nếu các đơn vị thoả mãn
các yêu cầu theo quy định thì tổ chức chứng nhận ban hành Quyết định và cấp
Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cho Công ty.
2.2.6. Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận
Sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận, đơn vị thường trực
thực hiện công tác ISO của Ban có trách nhiệm duy trì hệ thống quản lý có hiệu
13


lực, hiệu quả. Tất cả tài liệu quản lý phải thường xuyên được áp dụng và cập nhật,
định kỳ tiến hành các hoạt động theo dõi, kiểm tra, cập nhật các tài liệu quản lí.
Thiết lập kênh thông tin giữa Vụ Pháp chế - Thanh tra (thường trực Ban chỉ

đạo ISO của Ban) với tổ chức tư vấn và Ban chỉ đạo triển khai ISO của Bộ, để kịp
thời trợ giúp và giải quyết những vấn đề vướng mắc trong quá trình quản lý và áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động có hiệu
quả.
2.3 Nội dung ứng dụng ISO trong soạn thảo ban hành văn bản:
Đơn vị xây dựng các quy định, tiêu chuẩn trong hoạt động soạn thảo, thẩm
định, trình ký, ban hành văn bản, đưa vào áp dụng thống nhất qua hệ thống phần
mềm quản lý.
2.3.1. Nguyên tắc soạn thảo văn bản
- Bảo đảm tính hợp pháp và tính thống nhất của văn bản trong hệ thống văn
bản của Công ty.
- Nội dung văn bản phải có mục đích cụ thể, thiết thực, khả thi, phù hợp với
Nghị quyết, định hướng, chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh và
các quy định khác của Công ty.
- Nội dung văn bản phải dễ đọc, dễ hiểu, dễ thực hiện. Số liệu, thông tin trong
văn bản phải chính xác, đầy đủ, phù hợp thực tế. Đối với văn bản nội dung báo
cáo, đề xuất, phần nội dung cốt lõi được khái quát ngắn gọn và trình bày trước.
Trong nội dung văn bản phải nêu rõ trách nhiệm, các việc cần làm của đơn vị chịu
trách nhiệm chính và đơn vị tham gia.
- Tuân thủ đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định, ban hành
văn bản.
- Căn cứ vào nội dung, tính chất của công việc đơn vị soạn thảo phải lựa chọn
loại văn bản phù hợp theo quy định về danh sách các loại văn bản đã ban hành.
- Thể thức trình bày, ngôn ngữ soạn thảo văn bản phải tuân thủ quy định theo
TT 01/2011 của Bộ Nội vụ,
- Bảo đảm tính công khai trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản trừ
trường hợp văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước, bảo đảm tính minh bạch.
- Khi soạn thảo văn bản phải xác định độ mật cho văn bản theo đúng quy định
về danh mục bí mật nhà nước.
14

2.3.2 Thực trạng quy trình soạn thảo văn bản ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và
Thương mại Việt Mỹ
QUY TRÌNH
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN

Mã hiệu: QT.VP.01

BẢN

Lần ban hành: 01
Ngày ban hành:

1. Mục đích:
- Quy trình này quy định và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt các
thủ tục, nguyên tắc và các bước trình ký văn bản của Công ty.
- Nhằm thống nhất quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, đảm bảo văn bản
được ban hành theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Xác định trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong việc soạn thảo, thẩm
định, kiểm duyệt, ký duyệt, ban hành và quản lý văn bản và quản lý văn bản sử
dụng chữ ký số trên hệ thống BIZ-Office của Công ty.
2. Đối tượng và phạm vi áp dụng:
- Áp dụng đối với toàn bộ các phòng ban, bộ phận có liên quan tại Công ty
- Quy trình này áp dụng cho trường hợp các bộ phận, trình văn bản lên Giám
đốc Công ty ký ban hành và ký phê duyệt trên phần mềm ký số.
- Căn cứ vào quy trình này, các đơn vị tự xây dựng Quy trình để ấp dụng
trong nội bộ đơn vị cho phù hợp.
3. Tài liệu liên quan:

- Quy chế về công tác Văn thư của Công ty
- Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty.
- Quy định, hướng dẫn về soạn thảo, thẩm định và quản lý văn bản trong
Công ty
- Quy định về sử dụng chữ ký số trong Công ty
- Tài liệu hướng dẫn trình ký văn bản trên BIZ-Office
- Tài liệu hướng dẫn chèn hình ảnh chữ ký trên văn bản ký số.
4. Thuật ngữ và định nghĩa:
- Trong văn bản này những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- Đơn vị: là các phòng ban, bộ phận thuộc Công ty
- Đơn vị soạn thảo/ trình ký văn bản: là đơn vị các cấp trong Cơ quan có văn
bản trình ký lên Tổng Giám đốc (GĐ) Công ty.
Văn thư đơn vị trình ký: là văn thư ( đối với những đơn vị có biên chế Văn
thư chuyên trách), là người được chỉ huy đơn vị giao nhiệm vụ quản lý văn bản đi,
văn bản đến (đối với những đơn vị không có biên chế Văn thư chuyên trách).
15


Văn thư Công ty: là bộ phận có trách nhiệm kiểm duyệt, đăng ký, ban hành,
quản lý đối với những văn bản đã được Giám đốc công ty ký thuộc thẩm quyền
ban hành của Công ty.

16


5. Quy trình:
5.1 Lưu đồ quy trình:

Đơn vị thực hiện
Đơn vị soạn thảo

Đơn vị thẩm định nội dung văn
bản

Tiến trình thực hiện
Soạn thảo VB, lấy ý kiến thẩm
định

Thẩm định văn bản
Ban hành phiếu nhận xét

Đơn vị soạn thảo văn bản

Mô tả/
tài liệu
5.2.1

5.2.1
5.2.2

Trình ký văn bản

Văn thư đơn vị trình ký

Kiểm tra thể thức VB
Kiểm duyệt thủ tục trình ký

Chỉ huy đơn vị trình ký văn bản

5.2.3

5.2.4

Trình ký văn bản

Phòng ban, bộ phận ký duyệt
vào văn bản trình ký
Trợ lý GĐ Công ty

Ký duyệt văn bản

Kiểm duyệt văn bản

Giám đốc Công ty hoặc người
được ủy quyền
Văn thư Công ty

Ký ban hành
Ký phê duyệt
Đăng ký, ban hành VB
Lưu văn bản

5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8

* Mô tả lưu đồ:
5.2.1 Soạn thảo, ban hành và láy ý kiến thẩm định:
Đơn vị trình ký soạn thảo văn bản thực hiện theo Quyết định số 03/QĐ-VM
ngày 01/03/2016 về việc ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản hành chính của Công ty và TT 01/2011-BNV của Bộ Nội vụ về quy định thể
thức trình bày văn bản hành chính.
17


a. Trách nhiệm của đơn vị soạn thảo:
- Khi soạn thảo xong văn bản cần trình ký, người soạn thảo trình Chỉ huy đơn
vị ký duyệt văn bản bằng hình thức ký số (CA); sau đó gửi đồng thời dự thảo văn
bản cần trình ký đến bộ phận có chức năng thẩm định văn bản thông qua chức
năng “Chuyển văn bản đi-đến trên BIZ-Office”
- Khi gửi văn bản lấy ý kiến thẩm định, đơn vị soạn thảo phải nêu rõ các yêu
cầu về nội dung cần xin ý kiến thẩm định, yêu cầu về thời gian gửi trả Phiếu Nhận
xét, user nhận Phiếu nhận xét.
b. Trách nhiệm của đơn vị ban hành:
- Khi nhận được văn bản gửi đến xin ý kiến thẩm định, đơn vị chức năng
được đề nghị thẩm định văn bản phải nghiên cứu, cho ý kiến chuyên môn về các
nội dung liên quan, lập phiếu nhận xét theo Mẫu số 01/QT.00.VP.05 do Chỉ huy bộ
phận ký bằng hình thức CA, sau đó gửi Phiếu nhận xét cho “user” của Người/ Đơn
vị soạn thảo văn bản (đơn vị xin thẩm định) thông qua “Chức năng chuyển văn bản
đi - đến trên BIZ-Office”
- Thời gian thẩm định và gửi trả kết quả thẩm định (Phiếu nhận xét): Trong
vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị thẩm định. Trong
trường hợp đặc biệt nếu nội dung xin ý kiến thẩm định phức tạp, trong vòng 2 ngày
không thể trả Phiếu nhận xét thì cơ quan, đơn vị thẩm định phải thông báo cho Đơn
vị soạn thảo biết, đồng thời phải xác định thời hạn trả Phiếu nhận xét.
5.2.2 Trình ký văn bản
Khi nhận được Phiếu nhận xét, Đơn vị soạn thảo hoàn thiện lại văn bản trình
ký . Đơn vị soạn thảo có thể chỉnh sửa văn bản theo ý kiến tại Phiếu nhận xét hoặc
có quyền bảo lưu nội dung trong văn bản Dự thảo đã gửi xin thẩm định
- Đơn vị soạn thảo lập Phiếu trình giải quyết công việc theo mẫu số

02/QT.00.VP.05. Nội dung phiếu trình phải nêu rõ: Văn bản đã xin ý kiến thẩm
định của những cơ quan nào, cơ quan đơn vị nào có hoặc không có Phiếu nhận xét.
Nội dung nào đã chỉnh sửa, nội dung nào bảo lưu (nêu rõ lý do)…..
- Khi thực hiện trình ký, người trình ký lựa chọn Người có thẩm quyền kiểm
duyệt, ký duyệt, ký ban hành theo thứ tự: Chỉ huy đơn vị trình ký, cơ quan, đơn vị
chức năng (chỉ áp dụng đối với trường hợp văn bản trình ký nằm trong Danh mục
18


văn bản trình ký không phải thẩm định bằng Phiếu nhận xét và/hoặc văn bản trình
ký bắt buộc phải có chữ ký của cơ quan, đơn vị chức năng liên quan đến nội dung
văn bản trình ký nhưng không phải lấy ý kiến thẩm định, Giám Đốc Công ty.
Trường hợp các cơ quan đơn vị có ý kiến không thống nhất với nội dung văn bản
trình ký thì cùng ký trình lên Phiếu trình giải quyết công việc.
- Trong quá trình thẩm định văn bản để cho ý kiến bằng Phiếu nhận xét các cơ
quan, đơn vị tăng cường trao đổi trực tiếp để bàn bạc, đồng nhất nội dung văn bản
trình ký, đặc biệt là những việc mới, việc khó.
- Người trình ký phải lựa chọn đúng, đủ cá nhân, cơ quan, đơn vị có thẩm
quyền ký văn bản, chọn chính xác đơn vị ban hành văn bản.
- Người trình ký phải thực hiện thao tác chọn hiển thị hình ảnh chữ ký của
những người có phần đề ký trực tiếp trên văn bản.
- Đơn vị soạn thảo vào chức năng “Chuyển văn bản đi - đến” trên BIZ-Ofice
để gửi lại “Bộ trình ký” cuối cùng cho các đơn vị được lấy ý kiến thẩm định. Mục
đích để các đơn vị nắm được nội dung cuối cùng của các văn bản cần trình ký.
- Việc áp dụng chữ ký số đối với các phê duyệt nội bộ liên quan đến tài chính,
các văn bản lên quan đến kinh phí xin phê duyệt của Công ty đề nghị các phòng
ban, bộ phận thực hiện theo hướng dẫn 11/VM-TC ngày 15/1/2016.
5.2.3

Kiểm tra thể thức văn bản, kiểm duyệt thủ tục trình ký

Văn thư đơn vị trình ký hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty
trong việc: Kiểm tra thể thức văn bản, Kiểm duyệt các thủ tục liên quan đến văn
bản trình ký, Kiểm tra đầy đủ và tính chính xác của các trường thông tin do Người
trình ký (tên loại văn bản,lĩnh vực, độ khẩn, độ mật,…..)
- Nếu văn bản đúng thể thức, đúng đủ thủ tục thì ký duyệt
- Nếu văn bản sai thể thức, sai lỗi chính tả hoặc không đúng, không đủ thủ tục
trình ký thì Văn thư “Từ chối ký” và nêu rõ lý do trong mục Ghi chú tại cửa sổ ký
trên phần mềm.
- Đối với những văn bản ký qua nhiều cấp: Hệ thống sẽ mặc định bỏ qua các
bước ký duyệt của Văn thư các cấp trung gian  Trách nhiệm kiểm duyệt thể thức
văn bản và thủ tục trình ký thuộc về Văn thư đơn vị trình ký
19


5.2.4

Ký trình văn bản

Văn bản trình lên Ban Giám đốc Công ty phải được Chỉ huy đơn vị ký trình.
Riêng đối với những văn bản về chủ trương, chính sách mới, văn bản liên quan đến
kinh phí bắt buộc phải do cấp trưởng của đơn vị ký trình hoặc theo phân cấp ủy
quyền.
Chỉ huy đơn vị trình ký là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và
pháp luật nhà nước về nội dung, tính hợp pháp của những văn bản do đơn vị mình
đã trình ký.
5.2.5

Ký duyệt văn bản.

Khi nhận được văn bản trình ký trên V-Office, cơ quan, đơn vị chức năng có
trách nhiệm xem xét, giải quyết văn bản theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và
thời hạn quy định.
Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Tập đoàn và pháp luật về những nội
dung liên quan đến cơ quan, đơn vị mình trong văn bản đã ký hoặc từ chối ký.
5.2.7

Kiểm duyệt văn bản

Trợ lý Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm kiểm duyệt về thủ tục trình ký, hồ
sơ giải trình theo văn bản trình ký.
Nếu văn bản tình ký đúng thủ tục thì ký duyệt
Nếu văn bản không đúng hoặc không đủ thủ tục thì “Từ chối ký” và phải nêu
rõ lý do từ chối ở mục “Ghi chú” tại cửa sổ ký của phần mềm.
Có quyền chuyển đổi người ký phê duyệt/ký ban hành nếu cơ quan, đơn vị
trình ký văn bản lựa chọn không đúng.
5.2.8 Ký ban hành/ ký phê duyệt văn bản
Người có thẩm quyền ký ban hành/ ký phê duyệt văn bản có quyền “Ký” hoặc
“Từ chối ký” văn bản.
Người ký ban hành/ Ký phê duyệt văn bản ký đúng thẩm quyền được quy
định trong Quy chế công tác Văn thư của Công ty, theo đúng Quy định về phân
công nhiệm vụ trong Ban GĐ Công ty và những văn bản được ủy quyền.
Người ký ban hành/ Ký phê duyệt văn bản phải chịu trách nhiệm trước cấp
trên và pháp luật nhà nước về những văn bản đã ký.
20


Đăng ký, ban hành văn bản
a. Đăng ký văn bản
5.2.8

Văn bản đi sử dụng chữ ký số được Văn thư đăng ký để quản lý theo chế độ
quy định.
b. Thẩm quyền ban hành văn bản

Văn thư Công ty chịu trách nhiệm đăng ký và làm thủ tục ban hành đối với
những văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Công ty (nếu văn bản đúng theo
Quy định về thể thức văn bản hành chính trong Công ty)
Văn thư đơn vị trình ký chịu trách nhiệm đăng ký và làm thủ tục ban hành đối
với những văn bản xin phê duyệt hoặc xin ý kiến chỉ đạo từ Ban Lãnh đạo Công ty.
c. Lưu văn bản từ phần mềm ký số và đóng dấu Tập đoàn:
Văn thư Công ty có trách nhiệm in, sao chụp, đăng ký, đóng dấu và phát hành
văn bản dạng giấy đối với những văn bản được Ban GĐ Công ty / hoặc người được
ủy quyền ký duyệt và được phép in ra từ phần mềm chữ ký số theo yêu cầu của
đơn vị trình ký.
Để kiểm soát chặt chẽ số lượng văn bản in ra từ phần mềm ký số, trước khi
đóng dấu, Văn thư phải ký nháy trực tiếp vào từng văn bản. vị trí ký nháy sau dấu
chấm(.) của dòng cuối cùng phần “Nơi nhận” phía dưới văn bản.
Văn thư chịu trách nhiệm về tính toàn vẹn của văn bản được in ra từ phần
mềm để đóng dấu của Tập đoàn.
Ban hành văn bản trên BIZ-Office:
Văn thư có trách nhiệm phát hành đúng số lượng, đúng nơi nhận đã xác định
tại phần “Nơi nhận” của văn bản.
Đối với những văn bản có ý kiến thẩm định của cơ quan, đơn vị chức năng thì
khi ban hành văn bản Văn thư phải gửi cho cơ quan, đơn vị đó 02 bản.
Không gửi lại văn bản cho người ký ban hành/phê duyệt văn bản.
d. Lưu văn bản:
Văn bản ký số được lưu trên hệ thống BIZ-Ofice
7 Lưu hồ sơ:
TT

Tên hồ sơ
c. Phiếu nhận xét

Trách
nhiệm
lưu
Cơ quan/
đơn vị

Thời gian lưu

Ghi chú

Theo QĐ

BM.01/QT.00.VP.06

21


d. Văn bản được

Cơ quan/
đơn vị

Theo QĐ

Lãnh đạo Công ty
ký ban hành/ký

phê duyệt
 Công ty NTHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ là
một doanh nghiệp có quy mô bao gồm nhiều phòng ban trực thuộc. Vì vậy, việc áp
dụng ISO 9001:2008 trong việc soạn thảo và ban hành văn bản là cần thiết nhằm
thực hiện quy trình một cách có hệ thống, đảm bảo chính xác, an toàn. Hạn chế
được những rủi ro trong việc cung cấp và truyền tải thông tin.

22


CHƯƠNG III
ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG
TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ
THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ
3.1. Ưu điểm:
Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
không thể bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi nhưng chắc chắn
rằng hệ thống đó tạo nên sức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, nhờ vào:
- Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của
Lãnh đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống.
- Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện
từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn
- Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc sẽ được
thực hiện thích hợp và khoa học.
- Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sót ở
tất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót với
nguyên nhân cũ đã từng xảy ra.
- Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến toàn
bộ hệ thống.
- Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng đều

chắc chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng.
3.2. Nhược điểm, tồn tại và nguyên nhân
- Việc áp dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản là bước đi
mới, cho nên một số nhân viên chưa hiểu thật đầy đủ vì phải làm việc theo một quy
trình gò bó, nghiêm ngặt. Vì vậy, cần phải có sự quan tâm của Lãnh đạo cùng với
sự quyết tâm cao của nhân viên Công ty được giao thừa hành nhiệm vụ để việc áp
dụng mang lại hiệu quả cao.
- CBCNV được chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng, khai thác phần mềm
quản lý văn bản cũng như sử dụng chữ ký số nhưng chưa hiểu được, nắm được hết
các nguyên tắc, cách thức sử dụng do công việc thường xuyên mới tập trung ở một
23


số bộ phận được phân công.
- Quy trình có thể vận hành sai do phát sinh lỗi trong quá trình khai thác, sử
dụng phần mềm vì nguyên nhân khách quan như thao tác sai trong quá trình thẩm
định, ký, ban hành văn bản (chọn nhầm từ chối văn bản thành phê duyệt, hệ thống
vẫn chưa có chức năng báo sai)
- Một số trường hợp văn bản trình ký được xử lý chậm hơn so với thời gian
quy định: Quá trình ký bị kéo dài do nhân sự tham gia ký thẩm định, ký ban hành
không đủ thời gian xử lý (tiếp nhận muộn, bận đi công tác dài ngày, hoặc không xử
lý kịp do có quá nhiều công việc phát sinh khác,…)
- Việc phổ biến, tuyên truyền và quán triệt tới nhân viên cấp dưới tuân thủ
nghiêm các quy trình ISO chưa triệt để; không đánh giá chất lượng công việc thông
qua việc áp dụng các quy trình, không thực hiện việc thi đua khen thưởng căn cứ
vào kết quả thực thi công việc theo quy trình ISO
- Việc áp dụng chữ ký số, phần mềm quản lý văn bản có thể bị ảnh hưởng do
các trục trặc mang tính kỹ thuật, các yếu tố mất an toàn thông tin do chủ
quan/khách quan:
+ Người dùng bị lộ mật khẩu, hoặc cho người khác sử dụng tài khoản, mật

khẩu của mình để ký, khai thác văn bản.
+ Phát sinh các yếu tố hư hỏng, gây lỗi phần mềm: Bị phát tán thư rác và
virus vào hệ thống, bị cản trở, ngăn chặn quá trình truyền, gửi nhận văn bản, thay
đổi xóa hủy, sao chụp, tiết lộ, làm sai lệch thông tin trên hệ thống.
3.3. Các giải pháp
Để đảm bảo thực sự hiệu quả việc áp dụng tiêu chuẩn ISO, cần lưu ý một số
nội dung sau:
+ Lãnh đạo chỉ huy của đơn vị cần nhận thức đúng đắn tầm quan trọng và
hiệu quả mang lại cho công tác quản lý khi áp dụng ISO; cần có quyết tâm cao và
quyết liệt trong công tác chỉ đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ;
+ Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao hơn nữa trách
nhiệm của thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan, trách nhiệm của công chức, viên
chức cơ quan trong tuân thủ các quy trình ISO;
24


- Trong quá trình triển khai xây dựng các quy trình ISO, cần cân nhắc kỹ để
tránh hai xu hướng: (1) xây dựng các quy trình theo hướng quá "chuẩn" về thời
gian thực hiện, dẫn tới thực tế triển khai công việc không thể đáp ứng được quy
định nêu tại quy trình; (2) xây dựng các quy trình giải quyết công việc theo hướng
diễn giải lại những gì đang diễn ra trên thực tế của đơn vị mình để tránh bị "bắt
lỗi" trong quá trình đánh giá, dẫn tới không nâng cao được trách nhiệm của nhân
viên trong giải quyết công việc và không phát huy được hết ưu điểm của ISO;
- Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo HTQLCL được xây dựng
và áp dụng mang lại hiệu quả cao nhất;
- Cần có cơ chế, chính sách phù hợp nhằm nâng cao trách nhiệm và tính chủ
động của bộ phận Thường trực ISO của các đơn vị, cá nhân trực tiếp thực hiện các
thủ tục hành chính của đơn vị.
- Tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác kiểm tra, đánh giá
nội bộ; kiểm soát tốt hơn nữa việc thực hiện các quy trình ISO của đơn vị; đề xuất

kịp thời, chính xác việc khen thưởng, phê bình đối với các đơn vị, cá nhân nhằm
động viên, khuyến khích các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt và xử lý thích đáng các
đơn vị, cá nhân thực hiện chưa tốt;

25