ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong công tác văn phòng của trung tâm phòng tránh và giảm nhẹ thiên tai

LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện đề tài nghiên cứu: Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng của Trung tâm Phòng tránh và Giảm
nhẹ thiên tai, em xin cảm ơn thầy cô giáo đã tận tâm hướng dẫn chúng em
qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi thảo luận trên lớp. Bên
cạnh đó xin cảm ơn các cán bộ, công nhân viên trong Trung tâm đã tạo
điều kiện để em hoàn thành tốt bài chuyên đề.
Trong quá trình làm không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn
học cùng lớp để bài chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Trường, cán bộ công nhân viên
Trung tâm PT&GNTT sức khỏe và thành công trong cuộc sống, trong
công tác.
Trân trọng!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Bài tiểu luận này là do cá nhân tôi thực hiện dưới sự
hướng dẫn của Thầy cô bộ môn bộ môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong
công tác Quản trị văn phòng đồng thời Kết hợp với tài liệu tham khảo Bộ tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 qua sách, báo, internet
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong đề tài nghiên
cứu này trung thực. Tất cả những tài liệu tham khảo đều được trích dẫn tác giả.
Nếu có gì sai, tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1

LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................5
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài:...............................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu:.............................................................................................1
3.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:..........................................2
4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:.....................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu:....................................................................................3
6.Giả thuyết khoa học:...........................................................................................3
7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài :..............................................................3
8.Cấu trúc đề tài:....................................................................................................4

CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC...................5
VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM PHÒNG
TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI..............................................................5
1.1.Một số khái niệm liên quan..............................................................................5
1.1.1. Khái niệm văn phòng...................................................................................5
1.1.1.1. Khái niệm..................................................................................................5
1.1.1.2. Chức năng của văn phòng.........................................................................6
1.1.1.3. Tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan nhà nước. 7
1.1.2. Chất lượng....................................................................................................8
1.1.2.1. Khái niệm.................................................................................................8
1.1.2.2. Đặc điểm...................................................................................................8
1.1.3. Nội dung Quá trình hình thành và phát triển của quản lý chất lượng được
chia thành năm giai đoạn:......................................................................................8
1.1.4. Cấu trúc.......................................................................................................8
1.2. Khái quát về Trung tâm PT&GNTT................................................................8
1.2.1. Vị trí và chức năng, nhiệm vụ......................................................................9
1.2.2 Cơ cấu tổ chức............................................................................................10

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008........................11
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG...............................................................11
CỦA TRUNG TÂM PHÒNG TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI..........11
2. Cơ sở lý luận về ISO........................................................................................11
2.1.1 Khái niệm ISO.............................................................................................11
2.1.2. Đặc điểm....................................................................................................12


2.2. Thực trạng ứng dụng Iso 9001:2008 trong công tác Văn phòng của Trung tâm
Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai.......................................................................13
2.2.2. Quản lý văn bản đi, đến..............................................................................13
2.2.3. Kiểm soát hồ sơ..........................................................................................16
2.2.3.1.. Thu thập và lập danh mục hồ sơ:............................................................16
2.2.3.2. Phân loại và sắp xếp hồ sơ:.....................................................................16
2.2.3.3. Kiểm tra mức độ phù hợp của hồ sơ:.......................................................17
2.2.3.4. Lưu giữ, bảo quản, cập nhật và sử dụng:.................................................17
2.2.3.5. Kiểm tra định kỳ điều kiện lưu giữ:.........................................................17
2.2.3.6. Kiểm tra định kỳ thời hạn lưu giữ:..........................................................17
2.2.3.7. Tiến hành thanh lý hồ sơ đã hết hạn lưu trữ:...........................................18
2.2.4. Quy trình đăng ký và sử dụng xe................................................................19
2.2.5.Quy trình cập nhật thông tin........................................................................22
2.2.5.1. Thu thập thông tin...................................................................................22
2.2.5.2. Soạn, viết tin, bài.....................................................................................23
2.2.5.3. Duyệt nội dung........................................................................................23
2.2.5.4. Biên tập tin, bài.......................................................................................23
2.2.5.5. Duyệt tin, bài...........................................................................................23
2.2.5.6. Đăng tin lên Website/Portal.....................................................................23
2.2.5.7. Thanh toán nhuận bút và thù lao biên tập tin, bài....................................23
2.2.5.8. Lưu hồ sơ................................................................................................23

2.3.1 Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001..................26

Chương III.........................................................................................................27
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
.............................................................................................................................27
3.1. Đánh giá thực trạng việc ứng dụng hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008..........................................................27
3.1.1. Ưu điểm.....................................................................................................27
3.1.2. Nhược điểm................................................................................................28
3.2. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO tại văn phòng Trung tâm PT&GNTT.........................29

KẾT LUẬN........................................................................................................31
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................32


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7

Tên đầy đủ
Chữ viết tắt
Cán bộ công chức

CBCC
Trung tâm Phòng tránh và Giảm
PT&GNTT
nhẹ thiên tai
Phòng Hành chính, tài chính
Văn phòng
Nhà xuất bản
NXB
Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh
CTQGHCM
Quyết định
QĐ
Thủ tướng
TTg


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Ngày 20 tháng 6 năm 2006, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL)
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước.
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan
quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng được
tổng hợp thành hai nội dung cơ bản, đó là : tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
Chức năng tham mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và thủ
trưởng cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp thông tin
về những vấn đề cần giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành
cơ quan. Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn

bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành
bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Ngày nay, khi vai trò của
văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định
thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn, bất cứ
việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng.
Cũng chính vì vậy mà rất cần có một công trình nghiên cứu về công tác
ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng để đánh giá hoạt
dộng của công tác này. Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng thì
việc nghiên cứu đề tài này đáp ứng yêu cầu nghiên cứu trong học tập.
Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng ở Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ
thiên tai.
2. Lịch sử nghiên cứu:
Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
luôn góp phần quan trọng trong hoạt dộng của mỗi cơ quan tổ chức.
Trong những năm qua đã có một số đề tài khoa học, luận án tiến sĩ, luận
1


văn thạc sĩ nghiên cứu về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động hành chính nhà nước, trong đó có
thể chỉ ra một số nghiên cứu như:
- Nguyễn Trung Thông (1995), ISO: 9000 trong dịch vụ hành chính. Đây là tài
liệu hướng dẫn thực hiện ISO trong các CQHCNN trong việc cung cấp dịch vụ hành
chính công
- Mai Thị Hồng Hoa (2007), Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào việc nâng cao
chất lượng cung ứng dịch vụ hành chính công tại UBND quận 1- Thành phố Hồ Chí
Minh, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, thành phố
Hồ Chí Minh.

Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học.
- Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.
- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng ,
Nhà xuất bản Hà Nội.
- GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê.
- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 .
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
- Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
của Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian:
Giai đoạn năm 2012 đến năm 2020.
- Không gian:
Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
của Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:
- Tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Văn phòng tại
Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai.
- Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết
các vấn đề còn tồn đọng.
2


- Làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu: ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng của Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai
- Luận văn nghiên cứu trung thực và đúng với thực tế, có thể áp dụng vào
thực tế.
5. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu

+ Phương pháp định tính
+ Phương pháp định lượng
- Phương pháp diễn dịch
- Phương pháp quy nạp
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp thực thi nghiệm
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phỏng vấn
- Phương phá điều tra, hỏi
- Phương pháp thực nghiệm
- Phương pháp tổng hợp thông tin
6. Giả thuyết khoa học:
Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng là một
bước tiến vượt bậc trong hoạt động của Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ
thiên tai.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài :
- Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác
động có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng.
- Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn
tồn đọng
- Đề tài nghiên cứu góp phần nhằm hoàn thiện và nâng cao hoạt dộng ứng
dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng trong cơ quan.
- Đề tài nghiên cứu phát triển, có ý nghĩa tích cực trong hoạt động công
3


tác nghiệp vụ văn phòng.
- Đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho các bộ viên chức phục vụ
công tác công tác văn phòng ở cơ quan.

8. Cấu trúc đề tài:
Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đề tài có cấu
trúc gồm 3 chương sau:
Chương I. Những vấn đề chung trong công tác Văn phòng và vài nét khái
quát về Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai
Chương II. Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai
Chương III. Phương hướng và giái pháp ứng dụng ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng của Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai
KẾT LUẬN

4


CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM PHÒNG
TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI
1.1.Một số khái niệm liên quan
1.1.1. Khái niệm văn phòng
1.1.1.1. Khái niệm
Văn phòng, hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ
quan, tổ chức, giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất lớn và sâu rộng đến
hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nói cách khác văn
phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là
nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất
cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động
của cơ quan, tổ chức được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Bởi lẽ, công tác văn
phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành
chính trong các giai đoạn phát triển của đất nước.
Văn phòng còn được hiểu theo góc độ như sau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của Ban Lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này
thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập
văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng
công ty...) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, văn phòng là phòng hành
chính tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. [16;5]
Còn quan niệm khác lại cho rằng: Văn phòng được hiểu là bộ máy trợ giúp
nhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu thành
trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. [35;8]
Tổng hợp chung những khái niệm trên, tác giả xin đưa ra khái niệm về văn
phòng: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra mọi
5


hoạt động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo. Văn
phòng có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh.”
1.1.1.2. Chức năng của văn phòng
- Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của
họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, đòi hỏi người quản lý phải tinh
thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác
kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.
Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công
tác tham mưu, tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập

tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ
phận tham mưu tại văn phòng để giúp công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến
tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân
tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể
làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ,
tài chính, kế toán…
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi
thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh
đạo cơ quan, đơn vị.[15;7]
- Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của Lãnh
đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình
kế hoạch công tác quý, tháng tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế
hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị,
các chuyến đi công tác, tư vấn cho Lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
6


- Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy
mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất
là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, Văn phòng là đầu
mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây, các
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự
cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.1.3. Tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan nhà
nước.

“Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh
đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ
giải quyết công việc không đúng”(4) Hồ Chí Minh, trong Công tác văn phòng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc
gia. (2001)

Văn phòng có tầm quan trọng đặt biệt vì:
- Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ Lãnh đạo cơ quan nhà
nước.
- Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính
xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo.
- Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn
diễn ra trong phạm vi toàn cơ quan nhà nước nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng
đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan. Tác giả Marc MC
Cormack trong cuối “Những gì người ta không dạy bạn tại Trường Kinh doanh
Harvard đã rất có lý khi cho rằng: “…bề ngoài của một văn phòng – gọn gàng
sạch sẽ như thế nào, tổ chức công việc nhanh chóng…” và “Mức độ hiệu quả
của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu
quả như thế nào” [23;24]

7


1.1.2. Chất lượng
1.1.2.1. Khái niệm
Khi xem xét chất lượng là đề cập đến vấn đề tốt hay xấu, đạt hay không
đạt, đạt đến đâu theo những tiêu chí nhất định. Từ đó có khái niệm về chất lượng
như sau: “Chất lượng là mức độ của tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các
yêu cầu”.
1.1.2.2. Đặc điểm
- Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu

- Chất lượng cũng luôn biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử
dụng.
- Chất lượng có thể áp dụng cho mọi thực thể.
- Khi đánh giá chất lượng ta phải xét đến mọi đặc tính của đối tượng có
liên quan đến việc thỏa mãn những nhu cầu cụ thể.
- Cần phân biệt giữa chất lượng và cấp chất lượng
1.1.3. Nội dung Quá trình hình thành và phát triển của quản lý chất
lượng được chia thành năm giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Kiểm tra chất lượng
- Giai đoạn 2: Kiểm soát chất lượng - Giai đoạn 3: Đảm bảo chất lượng
- Giai đoạn 4: Quản lý chất lượng 8
- Giai đoạn 5: Quản lý chất lượng toàn diện
1.1.4. Cấu trúc
- Sổ tay chất lượng
- Kiểm soát tài liệu
- Kiểm soát hồ sơ
1.2. Khái quát về Trung tâm PT&GNTT
Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai được thành lập tại Quyết
định số: 03/2010/QĐ-TTg ngày 25/1/2010 của Thủ tướng Chính
Trung tâm có nhiệm vụ chính là cùng Cục Phòng, chống thiên tai đảm
nhiệm hoạt động của Văn phòng thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về Phòng
chống thiên tai, tham mưu Ban Chỉ đạo Trung ương về Phòng chống thiên
8


tai thực hiện các chức năng tại Quyết định số: 66/2014/NĐ-CP ngày
04/7/2014 của Thủ tướng Chính phủ. Trung tâm hỗ trợ tham mưu cho Tổng cục
Thủy lợi thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giảm nhẹ thiên tai và thích
ứng biến đổi khí hậu. Hỗ trợ tham mưu xây dựng Luật Phòng chống và Giảm
nhẹ thiên tai là một trọng tâm, ngoài việc tạo cở sở pháp lý các hoạt động trước,

trong và sau thiên tai, Luật cũng tạo ra cơ sở pháp lý cho hệ thống và cơ chế của
Trung tâm ở các cấp.
Ứng dụng các công nghệ tiên tiến, trước hết là công nghệ tin học, công
nghệ không gian trong phòng tránh và giảm nhẹ thiên tai, thích ứng biến đổi khí
hậu là nền tảng cho thành công và là điều kiện để tiếp thu phù hợp các công
nghệ, kinh nghiệm và mô hình hay trong công tác phòng tránh và giảm nhẹ thiên
tai, thích ứng biến đổi khí hậu. Trung tâm thông tin sẽ được thành lập làm công
cụ hỗ trợ tham mưu, không chỉ trong phạm vi quốc gia mà còn phục vụ liên kết
khu vực và quốc tế, phục vụ thực hiện các cam kết của chính phủ trong các hiệp
định về phòng tránh và giảm nhẹ thiên tai, thích ứng biến đổi khí hậu. Mục tiêu
là trọng tâm, là cầu nối và trở thành diễn đàn phối hợp các nỗ lực, là mục tiêu
lâu dài của hệ thống các Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai…
1.2.1. Vị trí và chức năng, nhiệm vụ
Vị trí, chức năng
Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai là đơn vị sự nghiệp trực
thuộc Tổng cục Thủy lợi, có chức năng hỗ trợ, phục vụ quản lý nhà nước và
thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong lĩnh vực phòng, chống, giảm nhẹ thiên tai
và thích ứng biến đổi khí hậu trên phạm vi cả nước;
Nhiệm vụ
1. Về quản lý thiên tai:
a) Tham gia xây dựng chiến lược, thể chế, chính sách, quy hoạch, kế
hoạch liên quan đến công tác phòng, chống, giảm nhẹ thiên tai, thích ứng với
biến đổi khí hậu;

9


b) Nghiên cứu, xây dựng hướng dẫn chuyên môn, nhiệm vụ chuyên ngành
về lĩnh vực phòng chống, giảm nhẹ thiên tai và thích ứng biến đổi khí hậu theo
chỉ đạo củaTổng Cục trưởng;

c) Triển khai thực hiện Luật Phòng, chống thiên tai, Chiến lược Quốc gia
Phòng chống và giảm nhẹ thiên tai theo phân công của Tổng Cục trưởng;
d) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, tổ chức liên quan thực hiện các nội
dung, nhiệm vụ thuộc Đề án “Nâng cao nhận thức cộng đồng và Quản lý rủi ro
thiên tai dựa vào cộng đồng” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết
định số 1002/QĐ-TTg ngày 13/7/2009; Tổng hợp tình hình triển khai
và đề xuất biện pháp thực hiện;
e) Chủ trì, phối hợp tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, công
nghệ địa không gian phục vụ công tác phòng, chống và giảm nhẹ thiên tai theo
phân công của Tổng Cục trưởng; …
2. Về dịch vụ kỹ thuật
a) Tư vấn kỹ thuật các dự án, chương trình về phòng, chống, giảm nhẹ
thiên
tai và ứng phó với biến đổi khí hậu;
b) Tư vấn đào tạo, tập huấn, cung cấp thông tin trong lĩnh vực phòng,
chống và giảm nhẹ thiên tai, thích ứng biến đổi khí hậu theo quy định của
pháp luật…
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Cục trưởng phân công.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức
9. Gồm Ban Lãnh đạo (01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc) và 05 Phòng:
10. 1. Phòng Hành chính – Tài chính
11. 2. Phòng Đối tác Quản lý thiên tai
12. 3. Phòng Công nghệ thông tin và Địa không gian
13. 4. Phòng Quản lý thiên tai và Dựa vào cộng đồng
14. 5. Phòng Đào tạo và Truyền thông

10


CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008

TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA TRUNG TÂM PHÒNG TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI
2 . Cơ sở lý luận về ISO
2.1.1 Khái niệm ISO
ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch
là “ Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”.
ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận,
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ
thống quản lý chất lượng”.
ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm
2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức
tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động.
ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO
9001:2008) để biết được những yêu cầu gì mà hệ thống quản lý của cơ quan
mình cần phải đáp ứng.
Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản
lý chất lượng cho tổ chức:
Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến
sản phẩm
Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và
duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc
duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các
yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
11

8 nguyên tắc quản lý chất lượng (Quality managemet principles), 8
nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm
thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn
thế giới. Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8
nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩn
mực cho một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2008, Cơ quan
phải ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:
1. Chính sách chất lượng.
2. Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp
phòng ban chức năng.
3. Sổ tay chất lượng.
4. Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ
- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục.
- Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.
2.1.2. Đặc điểm

- Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu
12


- Chất lượng cũng luôn biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử
dụng.
- Chất lượng có thể áp dụng cho mọi thực thể.
- Khi đánh giá chất lượng ta phải xét đến mọi đặc tính của đối tượng có liên
quan đến việc thỏa mãn những nhu cầu cụ thể.
- Cần phân biệt giữa chất lượng và cấp chất lượng

2.2. Thực trạng ứng dụng Iso 9001:2008 trong công tác Văn phòng của
Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai
2.2.2. Quản lý văn bản đi, đến
a. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi Trung tâm nói chung bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ
và văn bản mật) do Đơn vị huyện ban hành ra để thực hiện hoạt động quản lý, điều
hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được gửi tới các đối tượng có
liên quan.
Tất cả các văn bản đi được vào chung một quyển sổ gọi là Sổ đăng ký công
văn đi
Quy trình quản lý văn bản đi theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Trung tâm
Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai.
Bước 1: Giải quyết công văn đi
Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/ công văn có trách nhiệm
giải quyết: Dự thảo văn bản( nếu có), Trình Thủ trưởng đơn vị xem xét, ký tắt,
chuyển cho Bộ phận Văn thư.
Bước 2: Thẩm tra pháp chế hành chính( Bộ phận Văn thư)
Chuyên viên Văn thư được giao nhiệm vụ thẩm tra pháp chế hành chính văn

bản thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ do các đơn vị chuyển tới và tiến hành thẩm tra
pháp chế hành chính văn bản. Những văn bản, quyết định không đạt yêu cầu, chuyển
trả đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện.
Chuyên viên Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi lấy
số, vào sổ, đóng dấu (đối với những văn bản Thủ trưởng đơn vị được quyền ký trực
tiếp)
Bước 3: Ký văn bản
13


- Các văn bản, quyết định sau khi được thẩm tra pháp chế hành chính thì trưởng
các phòng, ban xem xét, ký tắt.
- Sau khi ký tắt, văn bản, quyết định được trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt:
+Lãnh đạo Trung tâm ký các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền.
+ Lãnh đạo Trung tâm duyệt các văn bản, quyết định để hoàn tất thủ tục trình
Thủ trưởng cơ quan cấp trên ký.
+ Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại đơn
vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của lãnh đạo Trung tâm.
Bước 4: Vào sổ lấy số, nhân bản, đóng dấu
- Đối với các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền của lãnh đạo Trung tâm ký:
Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được ký, chuyên viên văn thư có trách
nhiệm vào sổ, lấy số và phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý
hồ sơ/công văn xác định số lượng văn bản, quyết định cần thiết để chuyển nhân bản,
đóng dấu, và gửi( chuyển giao) văn bản.
- Đối với các văn bản, quyết định trình lãnh đạo cơ quan cấp trên hoặc chuyển
các cơ quan liên quan ký: Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được lãnh đạo Trung
tâm phê duyệt, chuyên viên tiếp nhận và CBVT trình Lãnh đạo cơ quan cấp trên ký
văn bản, quyết định hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản, quyết định.
Bước 5: Lưu hồ sơ:
Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn và chuyên viên

văn thư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
được quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu, do đó mà các khâu xử lý văn bản đi không
chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng từ soạn thảo văn bản cho đến gửi
văn bản đi, lưu hồ sơ. Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng cho từng chuyên
viên đơn vị phụ trách lĩnh vực. Do vậy, người soạn thảo có thể nắm chắc được chức
năng nhiệm vụ từng lĩnh vực của từng đơn vị hoạt động tránh được tình trạng sai lệch
nội dung văn bản.
b. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển
14


qua mạng, văn bản mật,…) và đơn, thư gửi đến Trung tâm. Tất cả các văn bản đến
được vào chung một quyển sổ gọi là Sổ đăng ký công văn đến
Quy trình quản lý văn bản đến theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Văn phòng
Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai.
Bước 1: Tiếp nhận công văn
Chuyên viên Văn thư tiếp nhận công văn đến theo hướng dẫn:
- Chuyên viên Văn thư xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn
gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho
nhân viên Bưu điện.
- Sau đó Chuyên viên Văn thư có nhiệm vụ sơ bộ phân chia văn bản, thư từ,
sách báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản
tin, ... không phải vào sổ công văn đến. Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào
sổ đăng ký công văn, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không có dấu
“Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì chuyên viên

Văn thư phải chuyển ngay đến Lãnh đạo cơ quan trong thời gian ngắn nhất.
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”, văn
bản gửi Đảng ủy và các đoàn thể đơn vị trực thuộc cơ quan.
Bước 2: Đăng ký công văn đến
- Sau khi phân loại, bóc bì, chuyên viên Văn thư đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
và đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phải vào sổ đăng ký
công văn đến.
- Trình Thủ trưởng cơ quan xem xét hoặc đối với các văn bản thuộc Danh mục
văn bản chuyển trực tiếp các đơn vị xử lý(nếu có) sẽ không thực hiện việc chuyển
trình Thủ trưởng cơ quan xem xét mà được chuyển thẳng tới đơn vị xử lý đã được
nêu trong Danh mục và sau đó chuyên viên Văn thư có trách nhiệm ghi vào sổ đăng
ký công văn đến để theo dõi.
Bước 3: Duyệt chuyển văn bản
Thủ trưởng cơ quan duyệt chuyển cho các đơn vị, Phòng, ban chuyên môn để
giải quyết.
Bước 4: Phân phối, chuyển giao công văn
Chuyên viên Văn thư có trách nhiệm:
15


- Phân phối, chuyển giao công văn đến cho các đơn vị, Phòng, ban chuyên
môn.
- Thông báo cán bộ đầu mối của các đơn vị, phòng chuyên môn tới ký nhận
vào sổ đăng ký công văn đến, văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày
đó. Chuyên viên Văn thư không để người không có trách nhiệm xem văn bản của
người khác, đơn vị, ban khác.
Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 vào chương trình quản lý văn bản. Chuyên viên Văn thư nhập
văn bản đến để lấy số cũng giống như nhập số văn bản đi, khi tra tìm sẽ nhanh và
chính xác. Bên cạnh đó Chuyên viên Văn thư ghi ý kiến xử lý vào trong phần mềm

khi tra tìm lại văn bản sẽ biết đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, không
thể chối bỏ công việc.

2.2.3. Kiểm soát hồ sơ
2.2.3.1.. Thu thập và lập danh mục hồ sơ:
Tại mỗi đơn vị, các cá nhân có liên quan và nhân viên được phân công quản lý
hồ sơ chịu trách nhiệm xác định, thu thập và lập danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo
biểu mẫu BM/QT02-KSHS-GNTT-VP-01
Tùy thuộc vào tình hình và nhu cầu thực tế, có thể ghi phiếu lập hồ sơ tại trang
đầu tiên của mỗi bìa hồ sơ để tiện theo dõi nội dung bên trong theo biểu mẫu
BM/QT02-KSHS- GNTT -VP-02. Nếu không thực sự cần thiết thì có thể không cần
phải áp dụng biểu mẫu này.

2.2.3.2. Phân loại và sắp xếp hồ sơ:
Phân loại sau đó sắp xếp hồ sơ một cách hệ thống vào các bìa hoặc túi hồ sơ
riêng biệt theo trình tự thời gian và lĩnh vực công việc để đảm bảo tìm kiếm dễ dàng
và sử dụng thuận tiện khi cần.
Bên ngoài mỗi bìa hồ sơ phải dán nhãn có ghi thông tin nhận biết theo biểu mẫu
BM/QT02-KSHS- GNTT -VP-05.
Đối với các hồ sơ không ghi rõ thời gian lưu giữ thì sẽ được lưu trữ vô thời hạn
tùy thuộc vào mức độ quan trọng và giá trị sử dụng của hồ sơ đó. Ví dụ như các hồ sơ
về nhân sự và đào tạo sẽ được lưu giữ cho đến khi cán bộ viên chức có liên quan
không còn làm việc tại cơ quan Tổng cục Thủy lợi nữa.

16


2.2.3.3. Kiểm tra mức độ phù hợp của hồ sơ:
Căn cứ vào danh mục hồ sơ, người có thẩm quyền và nhân viên quản lý hồ sơ
kiểm tra về mức độ đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ và sử dụng.

Đối với các hồ sơ chất lượng cần khắc phục sai lỗi thì chỉ có thủ trưởng đơn vị
lập hồ sơ đó mới có quyền sửa chữa. Thực hiện việc sửa chữa bằng cách xóa hoặc phủ
trắng chỗ sai rồi viết lên trên, nhưng người sửa phải ký xác nhận và ghi ngày sửa vào
bên cạnh chỗ sai lỗi đã được khắc phục hoặc bằng các cách khác phù hợp với yêu cầu
của công việc (in lại mới hồ sơ, hiệu đính...).

2.2.3.4. Lưu giữ, bảo quản, cập nhật và sử dụng:
Các hồ sơ chất lượng phải được lưu giữ cẩn thận tại những nơi khô ráo, sạch sẽ
với các điều kiện bảo quản cần thiết để đảm bảo sự an toàn cho hồ sơ như tủ, kệ, thiết
bị phòng chống cháy, các biện pháp phòng chống ảnh hưởng của hóa chất, ngăn ngừa
ẩm mốc, lũ lụt, mối mọt, chuột cắn, bẩn, nhòe, thất lạc, v.v.
Đối với hồ sơ dạng văn bản, chỉ những người có liên quan mới được truy xuất và
cập nhật.
Nhân viên quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm cập nhật vào sổ theo dõi mượn và trả
hồ sơ theo biểu mẫu BM/QT02-KSHS- GNTT -VP-03 mỗi khi cho mượn để đảm bảo
hồ sơ luôn được kiểm soát chặt chẽ, tránh mất mát hoặc thất lạc. Đối với hồ sơ trên
mạng nội bộ hoặc trên máy vi tính, chỉ người có thẩm quyền mới được quyền truy xuất
và cập nhật. Các tập tin chứa hồ sơ trên máy tính được phân quyền “chỉ đọc” đến máy
tính của người có liên quan sau khi được sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
Trường hợp cần phải cung cấp hồ sơ cho các tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài thì
phải được sự chấp thuận của trưởng các đơn vị có liên quan.

2.2.3.5. Kiểm tra định kỳ điều kiện lưu giữ:
Các cá nhân có liên quan và cán bộ quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm kiểm tra định
kỳ điều kiện lưu giữ hồ sơ. Trường hợp phát hiện thấy có sự không phù hợp thì phải
giải quyết sự không phù hợp đó theo các quy định cụ thể trong quy trình hành động
khắc phục, phòng ngừa, cải tiến QT04-KPPN- GNTT -VP.

2.2.3.6. Kiểm tra định kỳ thời hạn lưu giữ:
Hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ, nhân viên quản lý hồ sơ của mỗi đơn vị

chịu trách nhiệm thực hiện việc kiểm tra lại thời hạn hiệu lực của hồ sơ.

17


2.2.3.7. Tiến hành thanh lý hồ sơ đã hết hạn lưu trữ:
Đối với các hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có yêu cầu đặc biệt
nào từ thủ trưởng đơn vị, các cá nhân có liên quan và nhân viên quản lý hồ sơ
tiến hành thanh lý hồ sơ hết hạn lưu trữ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng
máy hủy giấy hoặc bằng tay, tùy theo điều kiện của mỗi đơn vị, nhằm đảm bảo
những thông tin và dữ liệu trên các hồ sơ đã hủy không thể sử dụng lại được.
Lập biên bản hủy hồ sơ theo biểu mẫu BM/QT02-KSHS- GNTT -VP-04, có chữ
ký xác nhận của nhân viên quản lý hồ sơ và thủ trưởng đơn vị đã tiến hành hủy hồ sơ.
Trưởng các đơn vị có trách nhiệm xác định thời hạn lưu giữ của từng loại hồ sơ trong
danh mục hồ sơ. Sau khi thanh lý hồ sơ hết hạn, nhân viên quản lý hồ sơ phải cập nhật
lại danh mục hồ sơ theo biểu mẫu BM/QT02-KSHS- GNTT -VP-01.
Đối với những hồ sơ không xác định thời hạn lưu trữ, khi cần thanh lý, phải có sự
chấp thuận của cấp trên trực tiếp bằng văn bản. Đối với các hồ sơ lưu trên hệ thống
máy vi tính, khi cần hủy cũng phải được sự chấp thuận của người có thẩm quyền.

18


TRÁCH NHIỆM

NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN

LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ/ CHUYÊN
VIÊN LIÊN QUAN

THU THẬP VÀ LẬP DANH MỤC HỒ
SƠ CHẤT LƯỢNG

TÀI LIỆU / BIỂU MẪU
BM/QT02-KSHS-GNTT-VP-01
BM/QT02-KSHS- GNTT -VP02

PHÂN LOẠI VÀ SẮP XẾP HỒ SƠ

CHUYÊN VIÊN LIÊN QUAN

BM/QT02-KSHS- GNTT -VP01
KHÔNG PHÙ HỢP

NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN CÁN
BỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ

KIỂM TRA SỰ PHÙ HỢP

BM/QT02-KSHS- GNTT -VP01

PHÙ HỢP
LƯU GIỮ, BẢO QUẢN, CẬP NHẬT
VÀ SỬ DỤNG HỒ SƠ

CHUYÊN VIÊN LIÊN QUAN
CÁN BỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ

BM/QT02-KSHS- GNTT -VP03

KHÔNG PHÙ HỢP
KIỂM TRA ĐỊNH KỲ ĐIỀU KIỆN LƯU
GIỮ

CÁN BỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ

PHÙ HỢP

NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN CÁN
BỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ

GIẢI QUYẾT SỰ
KHÔNG PHÙ HỢP

QT04 - KPPN - GNTT - VP

CÒN HẠN
NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN CÁN
BỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ

KIỂM TRA ĐỊNH KỲ THỜI
HẠN LƯU GIỮ

BM/QT02-KSHS- GNTT -VP01

HẾT HẠN
CHUYÊN VIEN LIÊN QUAN
CÁN BỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ

TIẾN HÀNH THANH LÝ HỒ SƠ ĐÃ

HẾT HẠN LƯU TRỮ

CÁN BỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ
LƯU HỒ SƠ

BM/QT02-KSHS- GNTT -VP04

BM/QT02-KSHS- GNTT -VP04

2.2.4. Quy trình đăng ký và sử dụng xe
Bước 1: Đăng ký lịch sử dụng xe.
- Trước ngày 25 hàng tháng, các đơn vị lập kế hoạch sử dụng xe của tháng kế
tiếp gửi về Văn phòng.
- Căn cứ vào kế hoạch công tác của đơn vị, các đơn vị có nhu cầu sử dụng xe ô tô
đi công tác phải đăng ký lịch sử dụng xe gửi về Văn phòng trước ít nhất 01 ngày làm
việc (theo mẫu)
- Trường hợp lãnh đạo các đơn vị đi công tác đột xuất, khi đăng ký sử dụng xe ô
tô phải gửi kèm theo bản sao các giấy tờ có liên quan như: Giấy mời, giấy triệu tập
họp… (Trừ trường hợp lãnh đạo Trung tâm
19


Bước 2: Phê duyệt đăng ký sử dụng xe.
- Lãnh đạo Văn Phòng xem xét. Nếu đủ điều kiện giải quyết thì viết lệnh điều xe
theo phụ lục 02 chuyển cho lái xe chuẩn bị đi công tác và báo cho Phòng đăng ký sử
dụng xe biết số xe và tên lái xe. Nếu không đủ điều kiện giải quyết, Lãnh đạo Văn Phòng
thông báo lại cho Phòng đăng lý xe biết lý do không bố trí được xe.
- Trường hợp đột xuất lãnh đạo Trung tâm có thể điều động xe thông qua điện
thoại và hoàn thiện thủ tục điều xe sau.
Bước 3: Chuẩn bị xe Ghi và thông báo đồng hồ km trước lúc xuất phát, thực

hiện chuyến công tác
Khi nhận được lệnh điều xe đi công tác Lái xe phải chuẩn bị và thực hiện:
- Giấy tờ của người lái và xe
- Kiểm tra xe theo nội dung xe đi công tác kiểm tra xăng, dầu, nước làm mát, nước
bình điện, hệ thống lái, hệ thống phanh, lốp xe, hệ thống đèn, hệ thống truyền lực để
xe hoạt động tốt, đảm bảo an toàn cho chuyến công tác.
- Đón cán bộ đúng giờ, tại địa điểm đã ghi trong lệnh (chỉ đón những cán bộ trên
hành trình xe đi qua), ghi đồng hồ cây số, báo cho đồng chí trưởng đoàn công tác biết
trước lúc xe xuất phát.
- Có tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình với công việc tạo điều kiện tốt để cho
đoàn công tác hoàn thành nhiệm vụ.
- Không được đòi hỏi gây phiền hà đối với cán bộ đi trên xe và đơn vị cơ sở đến
công tác.
-Trong khi đi công tác trang phục gọn gàng, sạch sẽ.
- Đưa cán bộ đến cơ sở công tác phải thường xuyên ở gần xe để khi cần có thể tiếp
tục đi được ngay.
- Trong đợt công tác không tham gia vào những lĩnh vực không phải trách nhiệm
của mình.
- Không được uống rượu bia trong giờ làm việc và khi điều khiển xe đi công tác.
- Không được đánh bài đánh bạc trong giờ làm việc tại cơ quan và nơi đến công
tác.
- Khi xe ở cơ quan phải chăm sóc sạch sẽ, luôn làm tốt để có lệnh điều xe đi được
ngay.

20