Khảo sát , đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

LỜI CẢM ƠN
Có được bài tập lớn này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc
tới đến Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông ; Văn phòng
công ty và đặc biệt là các anh chị trong văn phòng đã trực tiếp hướng dẫn, giúp
đỡ tác giả với những chỉ dẫn khoa học quý giá trong suốt quá trình triển khai,
nghiên cứu và hoàn thành bài tập lớn về đề tài “Khảo sát , đánh giá về công tác
tổ chức các cuộc hội họp của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông” Xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Mạnh Cường đã trực tiếp giảng dạy
truyền đạt những kiến thức khoa học chuyên ngành văn phòng cho bản thân tôi
trong những bài học qua.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan số liệu và kết quả nghiên cứu trong bài tập lớn này là
trung thực và chưa hề được sử dụng để nghiên cứu. Mọi sự giúp đỡ cho việc
thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn
đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được phép công bố.
Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................1
Mỗi một cơ quan, tổ chức đều cần phải có bộ phần Văn phòng - bộ phận,
đơn vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong
cơ quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành

của lãnh đạo và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh,
an toàn cho toàn cơ quan, đơn vị. Văn phòng có những nhiệm vụ cơ bản
trong hoạt động như: Xây dựng và tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý,
quản lý, sử dụng thông tin; Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ
trưởng; Xây dựng và củng cố bộ máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối
nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn
phòng…..Trong các nhiệm vụ trên thì công tác tổ chức hội họp có vai trò
quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.........................................1
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề.........................................................................1
3.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................1
4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................2
5.Giả thuyết nghiên cứu................................................................................2
6. Nhiệm vụ nghiên cứu:...............................................................................2
- Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông............2
- Khảo sát về thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.......................................................2
- Nhận xét ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn tới những ưu điểm, hạn
chế đó trong hoạt động Quản trị văn phòng..................................................2


- Từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao công tác Quản trị Văn phòng tại
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông...........................2
7. Phương pháp nghiên cứu:..........................................................................3
8. Đóng góp mới của đề tài:..........................................................................3
- Kết quả đạt được của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho sinh viên
trong khoa nghiên cứu...................................................................................3
- Đề tài nghiên cứu khảo sát nhằm đưa ra các giải pháp áp dụng vào công
tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông..............................................................................................................3

9. Bố cục của đề tài.......................................................................................3
Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG................4
1.1. Lịch sử hình thành..................................................................................4
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty..................................4
1.1.2. Lĩnh vực hoạt động.............................................................................5
1.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................5
1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức...........................................................................5
1.2.2. Chức năng,nhiệm vụ...........................................................................6
TIỂU KẾT..................................................................................................10
Chương 2: THỰC TRẠNG CONG TAC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ................11
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG....................11
VÀ GIAO THÔNG............................................................................................11
2.1. Các hình thức hội họp do Văn phòng tổ chức......................................11
2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc Hội nghị hội họp tại Thực trạng
công tác tổ chức hội nghị tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông...................................................................................................11
2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị...........................................12
Trong hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông có nhiều hình thức tổ chức hội họp. Mỗi hình thức hội họp có những
vai trò và ý nghĩa khác nhau. Trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, tôi xin


đi sâu nghiên cứu chi tiết về công tác tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.....................................................12
2.2.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị hội họp......................................14
2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị..............................................17
2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc............................................19
TIỂU KẾT...................................................................................................21
Chương 3............................................................................................................22

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC........................22
TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG
VÀ GIAO THÔNG............................................................................................22
3.Nhận xét, đánh giá....................................................................................22
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................22
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................23
3.1.3. Nguyên nhân.....................................................................................23
3.2. Các giải pháp nâng cao trong công tác tổ chức hội họp......................24
3.2.1. Ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội nghị, hội họp...........24
- Xây dựng quy chế phối hợp tổ chức hội nghị hội họp..............................24
3.2.2.Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị.........................26
3.2.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức
hội nghị........................................................................................................26
TIỂU KẾT...................................................................................................26
KẾT LUẬN........................................................................................................27


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Mỗi một cơ quan, tổ chức đều cần phải có bộ phần Văn phòng - bộ phận,
đơn vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong cơ
quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh
đạo và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh, an toàn cho
toàn cơ quan, đơn vị. Văn phòng có những nhiệm vụ cơ bản trong hoạt động
như: Xây dựng và tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông
tin; Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng; Xây dựng và củng cố bộ
máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường
xuyên, liên tục của Văn phòng…..Trong các nhiệm vụ trên thì công tác tổ chức
hội họp có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Sau khi được học môn Kỹ năng tổ chức kiểm tra trong quản trị văn phòng

tôi muốn được khảo sát và tìm hiểu về công tác tổ chức hội nghị hội họp của
một Văn phòng/Phòng Hành chính của một cơ quan. Để hiểu sâu hơn về công
tác tổ chức Hội nghị hội họp nhằm khẳng định lý thuyết và so sánh thực tiễn, tôi
đã lựa chọn đề tài “Khảo sát , đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông” để làm đề tài nghiên
cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác tổ chức hội họp tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác
giả trong nước nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính:
Một là các giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ
chức;
Hai là các đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một
cơ quan, đơn vị cụ thể.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu chung: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài
nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác
tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
1


Mục tiêu cụ thể:
- Khảo sát đánh giá công tác Hội nghị trong cơ quan, tổ chức;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Công ty Cổ
phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.;
- Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức Hội nghị của
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông...
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần
đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Phạm vi nghiên cứu:

Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Công ty Cổ phần đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông
- Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị của Công ty Cổ phần đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông;
- Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị của Công ty Cổ
phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông từ năm 2012 – 2015.
5. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng
và Giao thông đã rất hiện đại và đáp ứng được mọi nhu cầu của ban Giám đốc
công ty.
6. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
- Khảo sát về thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
- Nhận xét ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn tới những ưu điểm, hạn
chế đó trong hoạt động Quản trị văn phòng.
- Từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao công tác Quản trị Văn phòng tại
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

2


7. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện được đề tài trong quá trình nghiên cứu tôi sử dụng một số
phương pháp nghiên cứu như sau:
Một là: Phương pháp luận duy vật biện chứng
Hai là: Phương pháp phỏng vấn
Để có thông tin thực tế phục vụ cho bài báo cáo tôi đã phỏng vấn một số
nhân viên trong công ty tôi thực tập như: Phụ trách văn phòng,nhân viên Hành

chính nhân sự và nhân viên văn phòng.Các câu hỏi như:Hình thức hoạt động của
công ty?Số lượng nhân viên trong công ty?Công tác và vai trò của nhà quản trị
văn phòng tại công ty?
Ba là: Phương pháp quan sát
Để nắm bắt được quy trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của Công ty
tác giả đã quan sát bằng hình ảnh và tôi được tham dự khóa đào tạo do công ty
tổ chức.
Ngoài ra, để phục vụ cho nghiên cứu đề tài tôi cũng đã sử dụng phương
pháp: So sánh, phân tích, đánh giá, tổng hợp, mô tả…
8. Đóng góp mới của đề tài:
- Kết quả đạt được của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho sinh viên
trong khoa nghiên cứu.
- Đề tài nghiên cứu khảo sát nhằm đưa ra các giải pháp áp dụng vào công
tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo thì nội dung chính
của đề tài bao gồm những phần sau:
Chương 1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Công ty Cổ phần đầu
tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Chương 3 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội nghị
tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
3


Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG.
1.1. Lịch sử hình thành
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) tiền
thân là Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà
nước. Chính thức hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ năm 2006.
Tên công ty: Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
(INTRACOM)
Tên giao dịch quốc tế:

Infrastructure investment and Transportation

construction joint stock Company
Giấy phép kinh doanh: 0101911295 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội
cấp
Mã số thuế:0101911295
Địa chỉ:

Intracom Building, lô C2F, cụm CN Cầu Giấy - phường Dịch

Vọng Hậu - Quận Cầu Giấy - TP.Hà Nội
Văn phòng giao dịch:

Tầng 24, tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn -

Quận Bắc Từ Liêm - TP. Hà Nội
Điện thoại: + 84 4 37 914 111; Fax: + 84 4 37 914 112
Website:

www.intracom.com.vn

INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
và vinh dự nhận Bằng khen của Bộ Xây dựng vào các năm 2009 và 2016; Cúp

vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Bằng khen của Ủy ban Nhân dân
thành phố Hà Nội 2010. Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự
“An lạc - Hạnh phúc” nên những sản phẩm của INTRACOM luôn đáp ứng yêu
cầu về kỹ thuật và mỹ thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đã dần
được khẳng định trong thị trường cạnh tranh của ngành Xây dựng.

4


1.1.2. Lĩnh vực hoạt động
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM)
hoạt động đa chức năng với phương châm tin cậy, chất lượng, hiệu quả. Cụ thể
các ngành kinh doanh chính của công ty như sau :
1. Đầu tư - kinh doanh dự án Bất động sản;
2. Đầu tư - kinh doanh dự án Thủy điện;
3. Đầu tư Tài chính;
4. Kinh doanh xây lắp công trình dân dụng, công trình giao thông, cầu
đường, thủy lợi, san lấp mặt bằng;
5. Đầu tư sản xuất - kinh doanh vật liệu xây dựng;
6. Kinh doanh thương mại: lương thực, thực phẩm.
1.2. Cơ cấu tổ chức
1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức

5


1.2.2. Chức năng,nhiệm vụ
Ban giám đốc: Người đứng đầu công ty là TGĐ, TGĐ là người đều hành
cao nhất của công ty, chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của toàn công
ty, từ việc xây dựng chiến lược, tổ chức thực hiện đến việc kiểm tra, đánh giá,

điều chỉnh và lựa chọn các phương án và huy động các nguồn lực để tổ chức
thực hiện.Giám đốc chịu trách nhiệm về hoạt dộng quản lý và các cán bộ do
giám đốc ký bổ nhiệm. Giám đốc là đại diện cao nhất về pháp nhân cho công ty,
là người đại diện chủ sở hữu, chủ tài khoản và chịu trách nhiệm toàn bộ trước
Nhà nước và toàn bộ công ty.
Ban quản lý dự án: Trực tiếp nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, khách
hàng để xúc tiến thương mại, trực tiếp quản lý và theo dõi việc sử dụng thương
hiệu của công ty, theo dõi và báo cáo ban giám đốc về công tác xúc tiến thương
mại, quảng bá thương hiệu. Chịu trách nhiệm dự thảo, lập các hợp đồng
thương mại, điều kiện và phương thức thanh toán. Thực hiện chức năng quản
lý thương hiệu của công. Tăng cường công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường để
đầu tư đẩy mạnh kinh doanh. Đề xuất ban giám đốc công ty có các chủ trương,
chính sách phù hợp với tình hình thực tế trong lĩnh vực kinh doanh. Giúp ban
giám đốc công ty thực hiện hoặc tổ chức thực hiện các công việc về quản lý các
dự án.
Văn phòng công ty
- Chức năng:
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về việc thành lập, tổ chức, hoạt động của
bộ máy trong công ty. Đề xuất ý kiến về công tác tổ chức cán bộ của Công ty.
- Thực hiện tốt công tác tổ chức cán bộ, các chế độ chính sách đảm bảo
quyền lợi của người lao động
- Đề ra, hướng dẫn kiểm tra đôn đốc việc thực hiện, chấp hành nội quy,
quy chế, quy định do Công ty ban hành.
- Nhiệm vụ:
- Xây dựng: Điều lệ, mô hình tổ chức và hoạt động của Công ty. Hàng
năm lập phương án về tổ chức quản lý nhân sự: biên chế tổ chức nhân sự ở các
6


phòng, ban, đơn vị trực thuộc Công ty; có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ

chủ chốt, tuyển dụng bổ sung nhân lực.
- Xây dựng, tổng hợp ý kiến của các phòng ban về nội quy, quy chế,
quy định của Công ty. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện có hiệu
quả các nội quy và quy chế, quy định đã đề ra.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch sử dụng lao động, tuyển dụng đào tạo
và đào tạo lại, bồi dưỡng nâng bậc chuyên môn cho CBCNV.
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ và quản lý lao
động. Kiểm tra, hướng dẫn chế độ HĐLĐ với các đơn vị phụ thuộc.
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao
động theo Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các chế độ về bảo
hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác của NLĐ.
- Thực hiện công tác văn thư, đánh máy, photocopy, đề xuất mua, quản lý
và cấp phát VPP. Quản lý các thiết bị văn phòng, dụng cụ hành chính, tạp vụ, vệ
sinh.
- Làm các công việc về lễ tân. Giải quyết các thủ tục hành chính cho
CBCNV cơ quan. Quản lý và cho thuê nhà, xưởng (nếu có), đôn đốc thu tiền
nhà, tiền điện, nước của các đơn vị (nếu có quy định).
- Quản lý, điều động ô tô phục vụ lãnh đạo và CBCNV đi công tác.
- Bộ phận y tế: Thực hiện công tác phòng chống dịch bệnh, theo dõi quản
lý hồ sơ sức khoẻ CBCNV, mua và phát thẻ bảo hiểm y tế cho CBCNV, tổ chức
khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV.
- Tổ bảo vệ: Mặc đúng trang phục do Công ty trang bị (nếu có), kiểm tra
giấy tờ ra vào của CBCNV và khách đến liên hệ công tác tại công ty. Bảo vệ an
toàn tài sản của Công ty và công trình được giao. Liên hệ với chính quyền và
công an địa phương để làm công tác bảo vệ an ninh trật tự trong cơ quan đơn vị.
Phòng Tài chính – kế toán
- Chức năng : Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán và
hạch toán kinh tế đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính
của Công ty theo Điều lệ của Công ty, Tổng công ty và pháp luật.
7

- Nhiệm vụ
1/ Tham mưu cho Giám đốc Công ty các biện pháp quản lý, sử dụng các
nguồn vốn và tài sản của doanh nghiệp.
2/ Tham mưu cho Giám đốc về mặt tài chính, bảo lãnh, phân phối lợi
nhuận, chuyển nhượng, cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản thuộc quyền quản lý
của Công ty.
3/ Kiểm soát việc sử dụng vốn và các quỹ của Công ty phục vụ cho nhu
cầu SXKD theo nguyên tắc bảo toàn và có hiệu quả.
4/ Tham mưu cho Giám đốc trong việc huy động vốn phục vụ SXKD theo
quy định của nhà nước.
5/ Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử
dụng tài sản vật tư tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động SXKD và sử dụng
kinh phí của công ty.
6/ Tổ chức hội đồng xác định và phản ánh chính xác kết quả kiểm tra tài
sản, tham mưu cho Giám đốc Công ty các biện pháp giải quyết, xử lý kết quả
kiểm kê.
Phòng kế hoạch - kỹ thuật
 Chức năng
- Công tác tiếp thị, kế hoạch - thống kê và đầu tư.
- Quản lý các công trình của Công ty về mặt chất lượng, kỹ thuật, tiến độ
và ATLĐ. Cùng các đội, công trình tham gia lập kế hoạch thi công, hướng dẫn
nghiệp vụ và kiểm soát việc thực hiện chế độ quản lý của Nhà nước trong xây
dựng cơ bản.
- Quản lý máy móc cơ giới, quản lý các phần việc về cơ điện trong toàn
Công ty.
 Nhiệm vụ
Công tác kế hoạch tiếp thị
- Chủ trì đề xuất kế hoạch, chiến lược tiếp thị, dự thầu hàng năm, ngắn

hạn và dài hạn của Công ty. Tham mưu với Giám đốc Công ty trong các kế
hoạch tiếp xúc và dự thầu công trình.
8


- Chủ trì soạn thảo các Hợp đồng kinh tế và giấy giao nhiệm vụ cho các
Đội công trình để triển khai các công việc.
- Tiến hành các hồ sơ đấu thầu.
 Công tác đầu tư:
- Xây dựng hướng dẫn chỉ đạo việc thực hiện các kế hoạch đầu tư ngắn
hạn và dài hạn của Công ty.
- Tiến hành các bước thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi các dự án đầu
tư theo trình tự quy định về chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước.
- Quản lý các tài sản phục vụ SXKD của toàn Công ty.
 Công tác quản lý các công trình:
- Thực hiện công tác chuẩn bị thi công: tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thủ tục
pháp lý, kiểm tra biện pháp thi công - biện pháp an toàn...
- Thiết kế tính khối lượng và dự toán các công trình làm việc hay sinh
hoạt trong nội bộ Công ty, tham gia quy hoạch tổng thể Công ty.
- Theo dõi khối lượng công việc thực hiện để làm cơ sở ứng vốn cho các
đơn vị hoàn thành kế hoạch được giao.
- Tham gia thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng hay thu hồi vốn theo sự
phân công của Giám đốc Công ty.
 Quản lý kỹ thuật ATLĐ:
- Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện BHLĐ và
ATLĐ trên công trường.
- Lập kế hoạch Quý, năm cho toàn Công ty.
- Quản lý về pháp lý bảo hiểm xã hội và ATLĐ
- Phối hợp cùng Đội, công trình trong việc lập biện pháp kỹ thuật thi
công, biện pháp ATLĐ.

9


TIỂU KẾT
Nhiệm vụ chức năng của Tổng công ty rõ ràng, hợp lý, Văn phòng có chức
năng riêng quan trọng, có ban tổ chức- nhân sự riêng cho thấy vấn đề hoạch định
nhân sự được chú trọng để phù hợp với các vấn đề của công ty. Về cơ cấu tổ chức,
nhân sự, đội ngũ cán bộ cơ quan và Văn phòng đều có chuyên môn tốt, tinh thần
trách nhiệm với công việc.

10


Chương 2: THỰC TRẠNG CONG TAC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG
VÀ GIAO THÔNG.
2.1. Các hình thức hội họp do Văn phòng tổ chức
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị kinh
doanh đa ngành nghề nên việc tổ chức các cuộc hội nghị hội họp được diễn ra
thường xuyên dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, thành phần tham dự
có cả trong nước và quốc tế. Công ty rất quan chú trọng đến công tác tổ chức hội
họp, bởi công tác tổ chức hội họp rất quan trọng trong đối nội và đối ngoại. Nó
thể hiện khả năng giao tiếp của Lãnh đạo và cán bộ nhân viên của Công ty với
các đối tượng giao như “ khách hàng, đối tác,….” . Điều đó quyết định đến yếu
tố thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Chúng ta đã biết hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và
là hình thức truyền thông trực tiếp. Công ty làm việc theo mô hình cơ học nên
việc tổ chức các cuộc họp không có quy định chung và không có tính bắt buộc
do vậy các cuộc họp, hội nghị thường do Tổng giám đốc quy định.

Trên thực tế tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
có các loại hội nghị, hội họp sau:
(*). Hội nghị tổng kết năm: Tổng kết công tác thi đua cà đề ra phương
hướng cho năm kế tiếp.
(*). Hội nghị hàng quý: Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốc
nhắc nhở những vấn đề con đang thực hiện dang dở.
(*). Các cuộc họp giao ban: Nhìn nhận lại tình hình thực hiện công việc
trong tháng và phối hợp giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các phòng ban, đơn vị.
Và bàn giao triển khai công việc mới. Đây là cơ sở để báo lên Tổng giám đốc.
(*) Các cuộc họp đột xuất: Bàn bạc để đề ra phương hướng giải quyết
công việc đột xuất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công việc.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc Hội nghị hội họp tại Thực trạng
công tác tổ chức hội nghị tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông.
11


2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc
hội họp. Việc hội họp bị xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Thực tế,
các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ
chức nói với mọi người trong đó rằng: "Bạn là một thành viên".
Trong hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông có nhiều hình thức tổ chức hội họp. Mỗi hình thức hội họp có những vai
trò và ý nghĩa khác nhau. Trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, tôi xin đi sâu
nghiên cứu chi tiết về công tác tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông.
Những hội nghị giao ban tuần, tháng, quý, thậm chí là các hội nghị tổng
kết công tác năm của công ty đã được quy định sẵn trong Quy chế làm việc, nên
việc lập kế hoạch tổ chức những cuộc họp này không phải là một yêu cầu bắt

buộc. Các vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức họp như thời gian, thành
phần của các Hội nghị này đã được quy định, Quản lý văn phòng có nhiệm vụ tổ
chức triển khai các quy định này đến các đơn vị thuộc Văn phòng để thực hiện
đúng các quy định này.
Ví dụ trong các hội nghị giao ban tuần được diễn ra vào sáng thứ hai, thì
ngày làm việc cuối cùng của tuần trước, các chuyên viên của Phòng Tổng hợp sẽ
xin ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc về thành phần cũng như địa điểm tổ chức
của hội nghị giao ban của sáng thứ 2 tuần sau, và tiến hành lập danh sách, thông
báo cho những người có liên quan đó biết và thực hiện. Thông thường địa điểm
tổ chức họp giao ban tuần được tổ chức tại Hội trường tầng 18, tòa nhà Intracom
2. Trước khi cuộc hội nghị giao ban diễn ra, thì cán bộ phòng lễ tân phải đến
sớm để chuẩn bị nước giải khát, và kê lại bàn ghế, sắp xếp vị trí chỗ ngồi của
từng đại biểu theo sơ đồ đã được quy định. Với các công việc cũng như các
bước chuẩn bị đơn giản các cuộc họp có quy mô nhỏ và mang tính chất thường
xuyên như họp giao ban đã được chuẩn bị xong và có thể tiến hành được luôn.
Còn những cuộc hội nghị có quy mô lớn, có tính nghi thức thì công tác
lập kế hoạch lại là một việc làm bắt buộc. Các hội nghị đó bao gồm các hội nghị
12


do Tổng giám đốc và các giám đốc chủ trì, các hội nghị xử lý công việc thường
xuyên, các hội nghị khu vực, cuộc hội nghị chiến lược... Hay có thể nói một
cách đơn giản là việc lập kế hoạch tổ hội nghị chỉ được diễn ra khi các cuộc họp
đó có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của tổ chức.
Ví dụ như cuộc hội nghị “Tổng kết chiến lược kinh doanh 2015 và triển
khai chiến lược kinh doanh 2016”, hay hội nghị “Bổ nhiệm nhân sự cấp cao cho
ban Giám đốc”, đây chỉ là hai trong những hội nghị mà việc lập kế hoạch tổ
chức sự kiện là bắt buộc.
Việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị có tính chính thức không hề đơn giản
mà vô cùng phức tạp và nhiều bước. Để hoàn thiện và cho ra sản phẩm cuối

cùng là một bản kế hoạch hoàn chỉnh thông thường phải trải qua các bước sau:
•Bước 1: Thu thập thông tin.
Thu thập thông tin từ các Phòng (Ban), đơn vị, bộ phận trong văn phòng
và công ty. Bằng hình thức văn bản hoặc mở cuộc họp.
Thu thập các căn cứ làm tiền đề cho việc xây dựng văn bản:
• Căn cứ pháp lý:
+ Căn cứ vào chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ
quan.
• Căn cứ thực tiễn:
+ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng.
+ Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tế của công việc.
+ Căn cứ vào nguồn lực thực tế của Công ty, văn phòng.
+ Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo cơ quan.
+ Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài (Kinh tế, Văn hóa, Chính trị , Xã hội).
• Căn cứ khoa học:
+ Căn cứ vào tổ chức công việc.
+ Căn cứ vào khoa học tổ chức.
+ Căn cứ vào khoa học quản lý.
+ Căn cứ vào khoa học quản trị.
•Bước 2: Xử lý thông tin.
13


Đánh gía các thông tin thu thập được trên cơ sở khách quan, trung thực,
chính xác, cập nhập và hiện đại.
•Bước 3: Xây dựng bản thảo.
•Bước 4: Lấy ý kiến dự thảo.
Bằng hình thức mở cuộc họp hoặc bằng văn bản.
•Bước 5: Chỉnh sửa, hoàn thiện, ký và ban hành văn bản.
Xác định các công việc cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên.

Nghĩa là công việc nào quan trọng thì thực hiện trước, cứ thế đến công
việc cuối cùng.
Bố trí, sắp xếp công việc cho các Phòng (Ban), đơn vị, cá nhân .
Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng (Ban), đơn vị
trong văn phòng. Đồng thời căn cứ vào năng lực, sở trường của từng cá nhân để
tiến hành việc phân công công việc cho hợp lý.
2.2.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị hội họp
• Lập bảng phân công công việc phân công cụ thể từng bộ phận hoặc
người phụ trách và thực hiện. Gồm các nội dung cơ bản sau:
- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức.
- Lập danh sách khách mời, soan thảo giấy mời, mời trực tiếp hoặc mời
qua điện thoại.
- lễ tân.
- Chuẩn bị tài liệu.
- Dự trù kinh phí.
- Chuẩn bị hội trường: khẩu hiệu, âm thanh, ánh sáng……
- Chuẩn bị trang thiết bị.
- Văn phòng phẩm: giấy viết, bảng tên, cặp.
- Phân công trực phục vụ hội nghị.
• Xây dựng chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự hội nghị là một văn bản trình bày các công việc sẽ
được tiến hành tại Hội nghị. Do đó chương trình nghị sự cơ bản phải đảm bảo
một số yêu cầu sau:
14


- Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự hợp lý. Sự kiện nào thực hiện
trước, sự kiện nào thực hiện sau, sự kiện nào thì được tiến hành song song với
nhau.
- Có khả năng hỗ trợ điều hành kiểm soát diễn biến của hội nghị. Trong

chương trình nghị sự có sự phân công rõ ràng các vấn đề, và chỉ rõ thời gian
cũng như người thực hiện từng vấn đề một, chính vì vậy tạo cho Ban tổ chức hội
nghị có thể kiểm soát được tất cả các quy trình công việc được diễn ra theo đúng
lịch trình đã định sẵn từ trước.
- Chương trình nghị sự, về cơ bản phải trình bày các nội dung sau:
 Trình bày thứ tự các vấn đề trình bày
 Thời gian thực hiện
 Nội dung vấn đề
• Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời
- Lập danh sách đại biểu
Khi lập danh sách, cán bộ phụ trách phải ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và
địa chỉ liên hệ của đại biểu. Việc này nhằm đảm bảo rằng thông về đại biểu được
không bị nhầm lẫn, cũng như có bất kỳ sai sót gì trong quá trình thực hiện.
- Soạn thảo và gửi giấy mời hội họp
Tuy mẫu giấy mời được soạn thảo thành các mẫu khác nhau nhưng một
mẫu giấy mời phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:
 Về hình thức của giấy mời
 Thể thức của văn bản: Giấy mời phải đảm bảo đầy đủ các thể thức cũng
như kỹ thuật trình bày các thể thức phải đúng theo quy định của Nhà nước tại
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
 Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại
biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của cuộc họp. Chất liệu
giấy dùng để in giấy mời phải là giấy cứng, không dễ bị nhàu, nát; một số hội
nghị tại Bộ có sử dụng giấy bìa cứng, in màu để làm giấy mời cho hội nghị góp
15


phần làm tăng tính trang trọng cho hội nghị.
 Về nội dung của giấy mời gồm có các thành phần sau:

 Tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mời.
 Tên hội nghị
 Họ tên, chức vụ của người được mời
 Thời gian tổ chức hội nghị
 Địa điểm tổ chức hội nghị
 Các yêu cầu hoặc đề xuất với đại biểu khi tham dự hội nghị
• Sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi trong hội nghị có ý nghĩa rất quan trọng vì
nó thể hiện trình độ, sự chu đáo của Ban tổ chức Hội nghị đồng thời gây ấn
tượng mạnh mẽ đến người tham dự. Chức vụ cao hơn sẽ có vị trí cao hơn,
người có chức vụ cao nhất và quan trọng nhất được xếp vào vị trí trung tâm hội
nghị.
• Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị
hội họp
- Công tác trang trí, khánh tiết để tổ chức hội nghị bao gồm: công tác
nghi lễ, chuẩn bị sân khấu, lễ đài, tiêu đề, cờ, băng rôn, áp phích.
- Việc trang trí Hội trường được giao cho Ban Tổ chức tổ chức hội nghị
thiết kế và trang trí hội trường sao cho phù hợp với mục đích, tính chất và nội
dung của Hội nghị, đặc biệt là việc trang trí sân khấu Hội nghị.
• Chuẩn bị thời gian tổ chức hội họp
Thời gian tổ chức hội nghị hội họp dã được xác định trong kế hoạch tổ
chức . Thời gian chi tiết đã được xác định tại chương trình nghị sự.
• Công tác thông tin truyền thông
Các hình thức thông tin ở đây có thể là thông qua các phương tiện thông
tin truyền thông, thông qua báo đài, thông qua việc dán các ba lô, áp phích
quanh trụ sở công ty.
• Chuẩn bị ghi biên bản hội họp
Việc ghi biên bản cuộc họp sẽ do thư ký hội nghị đảm nhận tuy nhiên
16

việc chuẩn bị các điều kiện thuận lợi cho Thư ký hội nghị đảm nhận chức vụ lại
là trách nhiệm của cán bộ chuẩn bị.
• Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị
- Công tác lập dự trù kinh phí cho tổ chức Hội nghị Cổ phần Đầu tư Xây
dựng Hạ tầng và Giao thông không được giao trực tiếp cho một cán bộ nào mà
thay vào đó là các đơn vị sẽ tự lập dự toán các khoản cần chi tiêu cho hội nghị
sau đó gửi lên phòng kế toán để tổng hợp và xuất quỹ chi cho Hội nghị.
- Thông thường một bản dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sẽ có những nội
dung chính sau: Số thứ tự nội dung chi; Nội dung chi; Đơn giá;Số lượng;Thành
tiền ;Ghi chú
- Tùy thuộc vào mục đích, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức hội
nghị mà Phòng Tài vụ lựa chọn cách lập dự trù kinh phí cho phù hợp, đảm bảo
tiết kiệm.
• Công tác y tế
- Căn cứ vào thành phần, đối tượng đại biểu tham dự hội nghị Quản lý
Văn phòng chỉ đạo xuống phòng quản trj y tế thực hiện việc chăm sóc sức khỏe
cho các đại biểu tham dự cuộc họp
- Phòng y tế xây dựng phương án, đảm bảo các điều kiện về công tác y
tế, chăm sóc sức khỏe cho đại biểu tham dự hội nghị.
• Chuẩn bị các yếu tố khác
- Công tác chuẩn bị các khu vực ngoài hội trường như nhà để xe, khu
vực đăng ký đại biểu và nhận tài liệu, khu vực nghỉ giải lao, khu vực vệ sinh...
- Công tác đặt phòng và sắp xếp dịch vụ ăn uống..
2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị
Trong quá trình tổ chức hội nghị việc điều khiển, điều hành chương trình
hội nghị tùy thuộc vào tính chất, quy mô và thành phần tham gia hội nghị mà
đưa ra các nội dung: Mục đích cuộc họp? Thành phần tham dự? Thời gian buổi
họp? Các nội dung chi tiết?
• Đón tiếp đại biểu
Tùy theo tính chất, quy mô và vị trí của từng đại biểu, Ban Tổ chức hội

17


nghị có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc chào đón đại biểu.
Đối với Hội nghị nhỏ, việc chào đón đại biểu có thể được tiến hành đối
với từng đại biểu. Những hội nghị nhỏ ở đây có thể hiểu là số lượng đại biểu
tham dự hội nghị không vượt quá 30 người.
• Điểm danh đại biểu
Việc điểm đanh đại biểu giúp Ban tổ chức Hội nghị biết được chính xác
số lượng đại biểu chính thức đến tham dự Hội nghị. Công tác điểm danh đại biểu
tham dự hội nghị có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau như: Sơ đồ vị trí
chỗ ngồi, Thẻ hội nghị
• Ổn định trật tự
Sau khi các đại biểu khách mời đã vào Hội trường và ngồi theo đúng theo
sự sắp xếp của Ban Tổ chức thì cán bộ được giao nhiệm vụ ổn định chỗ ngồi
tiến hành việc nhắc nhở đại biểu là đã đến giờ làm việc yêu cầu các vị đại biểu
giữ gìn trật tự. Sau khi hội trường đã ổn định thì các đại biểu cơ quan cấp trên,
Lãnh đạo Bộ vào hội trường để tiến hành nội dung chương trình
• Triển khai chương trình
Theo chương trình hội nghị đã được người có thẩm quyền phê duyệt, ban
tổ chức có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Công việc nghi lễ (nếu có);
- Theo dõi diễn biến hội nghị, giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại
biểu đọc tham luận.
- Việc giữ đúng khoảng thời gian trong chương trình nghị sự đã phát cho
đại biểu xem trước là một trong những điểm để đánh giá mức độ thành công của
hội nghị. Các hội nghị có tính ghi thức thì việc giữ đúng thứ tự các phần đã được
công khai trong chương trình nghị sự luôn được đảm bảo diễn ra theo đúng tiến
độ. Không có trường hợp nào là diễn ra quá thời gian cho phép.
- Người chủ trì Hội nghị phải đảm bảo cho các phần trong chương trình

hội nghị được diễn ra theo đúng lịch trình đã được thống nhất trong chương trình
nghị sự. Phải bắt đầu Hội nghị đúng giờ, phải tiến hành Hội nghị dù có một số
người đến trễ. Tuy nhiên có thể linh động chờ đại biểu, khách mời nếu như đại
18


biểu đó có vai trò quan trọng trong Hội nghị.
ví dụ như đại diện cơ quan cấp trên cho ý kiến chỉ đạo. Nếu không thể
tránh khỏi sự chậm trễ của Hội nghị thì nên ghi nhận điều này vào trong biên
bản của Hội nghị cùng với lý do của việc chậm trễ. Người chủ trì Hội nghị có
thể linh hoạt trong việc đảm bảo tiến trình của trương trình nghị sự. Ví dụ nếu
như người chủ trì Hội nghị cảm thấy tiến độ thực hiện chương trình Hội nghị bị
chậm đi, nên có những hành động điều chỉnh thời gian của Hội nghị như :
- Thay đổi vị trí và giọng nói như đứng dậy, nói to hơn và nhanh hơn để
kích thích những người tham dự hội nghị. Có thể nối một số câu hài hước để tạo
tâm lý thoải mái cho các đại biểu tham dự hội nghị, tạo nên bầu không khí thoải
mái.
- Cân nhắc bỏ đi những mục không quan trọng trong chương trình nhưng
phải đảm bảo tất cả những người tham dự hội nghị đồng ý trước khi thực hiện
như thế.
- Giải quyết vấn đề phát sinh
Tùy vào từng tình huống cụ thể xảy ra tại hội nghị mà người chủ trì hội
nghị phải linh hoạt xử lý các tình huống sao cho nhanh và gọn, không làm mất
quá nhiều thời gian vào việc xử lý các tình huống đó. Trong một số trường hợp,
phạm vi thẩm quyền của mình không đủ để giải quyết vấn đề có thể xin ý kiến
của Lãnh đạo Công ty.
• Giám sát, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực tế
Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị
Ban Tổ chức nội dung Hội nghị chịu trách nhiệm cử thư ký ghi biên bản
Hội nghị (nếu cần).

Việc cử thư ký ghi biên bản hội nghị được giao cho Ban Tổ chức hội
nghị.Tùy theo tính chất, quy mô mà mức độ phức tập của nội dung hội nghị mà
số lượng thư ký hội nghị có thể giao động từ một đến ba người.
2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
Sau khi cuộc họp kết thúc, Ban Giám đốc tiến hành họp rút kinh nghiệm
đánh giá kết quả. Trong quá trình diễn ra hội nghị, các cá nhân, đơn vị đã hoàn
19


thành tốt nhiêm vụ của mình chưa. Công tác giao việc và phân công công việc
trước, trong và sau hội nghị có gì phải rút kinh nghiệm và chấn chỉnh lại hay
không. .Những bài học được rút ra ở đâu là gì?
Ban hành thông báo kết luận hội nghị. Sau khi hội nghị kết thúc, quản lý
văn phòng có văn bản gửi đến các đơn vị có liên quan dự thảo thông báo kết
luận hội nghị, các đơn vị liên quan tiến hành soạn thảo dự thảo thông báo kết
luận hội nghị và gửi Phòng Tổng hợp để tổng hợp và soạn thảo một bản thông
báo kết luận hoàn thiện trình ban Giám đốc. Sau khi đã có ý kiến đồng ý của ban
Giám đốc về nội dung thông báo kết luận, Phòng tổng hợp trình quản lý văn
phòng ký ban hành và gửi tới các đơn vị có liên quan để thực hiện.
Tại công ty đầu tư hạ tầng và giao thông thì biên bản Hội nghị bao gồm
những nội dung chính sau đây:
- Người chủ trì và danh sách những người tham dự cuộc họp
- Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp
- Ý kiến phát biểu của những người tham dự
- Kết luận của chủ tọa và những quyết định được đưa ra tại cuộc họp
Thời hạn chậm nhất để ban hành thông báo kết luận hội nghị là năm ngày
làm việc kể từ ngày hội nghị kết thúc. Các trường hợp đặc biệt khác được thực
hiện theo ý kiến chỉ đạo của ban Giám đốc.
Triển khai kết luận hội nghị. Đơn vị chủ trì hội nghị có trách nhiệm tham
mưu, đề xuất với ban Giám đốc phân công các đơn vị có liên quan triển khai nội

dung kết luận hội nghị và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp các báo cáo kết quả triển
khai nội dung.
Viết thư cảm ơn tới đại biểu đã tham dự hội nghị. ( nếu là hội họp lớn)
Các đại biểu có tên trong danh sách đã đăng ký với bàn lễ tân thì sau hội nghị sẽ
được ban thư ký tổng hợp lại để gửi thư cám ơn đến các vị đại biểu đã tới dự hội
nghị và có những ý kiến tích cực tham gia vào hội nghị. Mong muốn sẽ được
gặp lại trong buổi hội nghị gần nhất.

20