khảo sát đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện tuần giáo

LỜI CAM ĐOAN
Đây là bài khảo sát đánh giá về công tác tổ chức hội họp của Ủy ban nhân
dân Huyện Tuần Giáo- tỉnh Điện Biên. Tôi xin cam đoan đây là bài khảo sát
đánh gái của tôi trong thời gian qua. Nếu gặp phải bất cứ vấn về nào tôi xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Để có được bài khảo sát đánh giá này tôi xin được cảm ơn sự giúp đỡ đặc
biệt của ThS. Lâm Thu Hằng. Trong qúa trình thực hiện gặp phải một số khó
khăn. Tuy nhiên giảng viên rất nhiệt tình giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội ngày 11 tháng 12 năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐẨU
1. Lý do chọn đề tài
Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên
qua cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy
fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông
tin hoặc các cá nhân làm việc một mình.
Những cuộcc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không
khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ
chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập
thể”
Nếu tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì

các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một tổ chức tẻ nhạt,
kém cỏi và không biết quý trọng thời gian
Vì lý do như trên nên tôi đã chọn đề tài nghiên cứu của mình là:” khảo sát
đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện Tuần Giáo”.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Bài tiểu luận nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp của UBND huyện
Tuần Giáo :
- Các hình thức hội họp
- Thực trạng công tác tổ chức
Phạm vi nghiên cứu của bài tiểu luận:
- Các VBQPPL có liên quan đến công tác tổ chức hội họp
- Các VB có liên quan đến công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện
Tuần Giáo
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức hội họp, đặc điểm, nội dung
công tác tổ chức hội họp .Thấy được điểm mạnh, điểm yếu trong hoạt động hội
họp của UBND huyện Tuần Giáo để tìm ra giải pháp thiết thực, phù hợp với tình
hình hoạt động của công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
Biết cách thực hiện các thao tác nghệp vụ của công tác tổ chức hội họp
4


-Phản ánh thực trạng công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Tuần
Giáo .
4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu đc sử
dụng
Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở tìm hiểu tham khảo những quy định của
Nhà nước về công tác tổ chức hội họp bên cạnh đó trong bài báo cáo này tôi còn
sử dụng một số phương pháp nghiên cứu thực tiễn như:
- Phương pháp hệ thống;

- Phương pháp phân tích số liệu thống kê;
- Phương pháp tổng kết thực tiễn;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp
- Một số phương pháp khác…
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Tìm hiểu và đánh giá ích lợi của việc tổ chức hội nghị đối với hoạt động
của cơ quan, đơn vị. Đồng thời với bản thân em có thể bước đầu tập dượt nghiên
cứu khoa học và có thể gắn lý luận khoa học với thực tế để từ đó cá nhân em
biết cách tổ chức hội hop nhằm nâng cao kiến thức cảu bản thân và phục vụ cho
công việc sau này
6. Cấu trúc đề tài
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐNDUBND HUYỆN TUẦN GIÁO
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI HĐND-UBND
HUYỆN TUẦN GIÁO
Chương 3:CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI HỌP

5


Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND- UBND
HUYỆN TUẦN GIÁO
1.1. Lịch sử hình hành.
Huyện Tuần Giáo nằm ở phía Tây Bắc của Tổ quốc, là huyện cửa ngõ
phía Nam của tỉnh Điện Biên, cách thủ đô Hà Nội 405 km.Phía Đông giáp
huyện Quỳnh Nhai (tỉnh Sơn La);phía Tây giáp huyện Điện Biên và huyện
Mường Chà;phía Nam giáp huyện Thuận Châu (tỉnh Sơn La) và huyện Điện
Biên Đông; phía Bắc giáp Mường Chà và huyện Tủa Chùa.Năm 1945 Cách
mạng Tháng Tám thành công trong cả nước, song Tuần Giáo cũng như các
huyện khác của tỉnh Lai Châu đều không có khởi nghĩa giành chính quyền về

tay nhân dân vì chưa có tổ chức Đảng lãnh đạo tại địa phương.
Ngày 10-10-1949, Ban cán sự Đảng tỉnh Lai Châu ra đời.Từ đây phong
trào đấu tranh của nhân dân các dân tộc trong tỉnh đã có tổ chức Đảng trực tiếp
lãnh đạo. Trước sự lớn mạnh của phong trào cách mạng, ngày 1-8-1950 chi bộ
Đảng huyện Tuần Giáo được thành lập do đồng chí Hoàng Hồng Dương làm Bí
thư.Chi bộ Tuần Giáo là tiền thân của Đảng bộ huyện Tuần Giáo ngày nay.Ngày
1-8-1951, liên Ban cán sự Đảng huyện Tuần Giáo - Châu Lai (Tuần - Lai) được
thành lập, Tuần Giáo do liên Ban cán sự Đảng Tuần - Lai trực tiếp lãnh
đạo.Ngày 20-11-1952, huyện Tuần Giáo được bộ đội chủ lực giải phóng trong
chiến dịch Tây Bắc, đồng bào các dân tộc của huyện thực sự được hưởng tự do
hoà bình. Huyện Tuần Giáo lúc này gồm có 8 xã: Phiêng Ta Ma, Phình Sáng, Xá
Nhè, Pú Nhung, Toả Tình, Mường Quài, Mường ẳng, Mường Húa.Ngày 29-41955, Khu tự trị Thái- Mèo được thành lập gồm 16 châu, châu Tuần Giáo trực
thuộc khu tự trị Thái- Mèo vì không có cấp hành chính tỉnh.Từ ngày 24 đến 2710-1962, tại kỳ họp thứ năm Quốc hội khóa II nước Việt Nam dân chủ cộng hoà
ra Nghị quyết đổi tên khu tự trị Thái- Mèo thành khu tự trị Tây Bắc, thành lập lại
hai tỉnh Sơn La, Lai Châu và một tỉnh mới Nghĩa Lộ. Tỉnh Lai Châu lúc tái
thành lập gồm 7 huyện và 1 thị trấn, trong đó có huyện Tuần Giáo. Tuần Giáo
lúc này có 20 xã gồm 14 xã vùng thấp (Nà Sáy, Mường Đăng, Mường ẳng, Búng
6


Lao, Lịch Lạn, Mường Báng, Mường Đun, Quài Tở, Quài Nưa, Mường Thín,
quài Cang, Chiềng Sinh, Mường Mùn, Mùn Chung) và 6 xã vùng cao (Pú
Nhung, Toả Tình, Phiêng Ta Ma, Phình Sáng, Xá Nhè, Liên Hiệp).
Ngày 30-3-1967 Bộ Nội vụ ra quyết định số 122/NV về việc chia xã
Mường ẳng thành3 xã: ẳng Cang, ẳng Tở, ẳng Nưa.Ngày 2-11-1967 Bộ Nội vụ
ra Quyết định số 424/NV về việc đổi tên xã Liên Hiệp thành xã Tênh
Phông.Đến năm 1968, huyện Tuần Giáo có 22 xã và một thị trấn gồm: ẳng
Cang, ẳng Nưa, ẳng Tở, Búng Lao, Mường Lạn, Chiềng Sinh, Mường Thín,
Quài Tở, Quài Nưa, Quài Cang, Mùn Chung, Toả Tình, Mường Mùn, Xá Nhè,
Pú Nhung, Ta Ma, Phình Sáng, Nà Sáy, Mường Đăng, Mường Báng, Mường

Đun, Tênh Phông và thị trấn Tuần Giáo.Ngày 19-3-1969, Bộ Nội vụ ra Quyết
định số 143/NV về việc phê chuẩn thành lập trị trấn nông trường Mường
ẳng.Huyện Tuần Giáo có 22 xã và 2 thị trấn: Thị trấn Tuần Giáo và thị trấn nông
trường Mường ẳng.
Theo quyết định số 328/CP ngày 15-12-1977 của Hội đồng Chính phủ, ba
xã: Mường Báng, Xá Nhè, Mường Đun của huyện Tuần Giáo được sáp nhập vào
huyện Tủa Chùa.Huyện Tuần Giáo còn lại 19 xã và 2 thị trấn.Ngày 26-51997,Chính phủ ra Nghị định số 52- CP về giải thể thị trấn Nông trường Mường
ẳng, thành lập thị trấn Mường ẳng trên cơ sở 502 ha diện tích tự nhiên và 2.900
nhân khẩu của xã ẳng Nưa.Từ ngày 21 đến 26-10-2003, kỳ họp thứ 11 Quốc hội
nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ra Nghị quyết số 22 "về việc chia và
điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh" trong đó có Lai Châu.Tỉnh Lai Châu
(cũ) được chia thành tỉnh Lai Châu (mới) và tỉnh Điện Biên.Tuần Giáo là một
trong 8 huyện, thị xã, thành phố của tỉnh Điện Biên.Huyện Tuần Giáo có 19 xã
và 2 thị trấn, đó là: ẳng Nưa, ẳng Cang, ẳng Tở, Búng Lao, Mường Lạn, Chiềng
Sinh, Mường Thín, Quài Tở, Quài Cang, Quài Nưa, mùn Chung, Toả Tình,
Mường Mùn, Pú Nhung, Ta Ma, Phình Sáng, Nà Sáy, Mường Đăng, Tênh
Phông, thị trấn Tuần Giáo và thị trấn Mường ẳng và thị trấn Tuần Giáo.Một quá
trình dài thay đổi địa giới và tên gọi nhưng địa danhMường Quài - Tuần Giáo
vẫn mãi trường tồn với lịch sử.
1.2. Cơ cấu tổ chức.
7


Bao gồm:
Chủ tịch UBND huyện: Vũ Văn Đức
Phó Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Phi Sông và Lò Văn Cương.
Các phòng ban chuyên môn:
Phòng nội vụ
Phòng tài chính – kế hoạch
Phòng tài nguyên – môi trường

Phòng lao động – thương binh xã hội:
Phòng văn hóa thông tin xã hội:.
Phòng giáo dục đào tạo:
Phòng y tế
Thanh tra huyện
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Kinh tế và Hạ tầng
Phòng dân tộc
1.3. Chức năng, nhiệm vụ.
1.3.1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.Uỷ ban
8


nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực hiện
chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản
lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.

9


1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
HĐND – UBND huyện Tuần Giáo thực hiện quản lý tất cả mọi mặt của
đời sống xã hội trong huyện từ kinh tế, văn hóa, xã hội.

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
10

bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;

11

Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
HĐND – UBND huyện Tuần Giáo nằm trên địa bàn thị trấn Tuần Giáo,
nằm ở phía tây của tổ quốc.Trong những năm chiến tranh nơi đây là một trong
những căn cứ địa quan trọng của quân ta, đã từng diễn ra nhiều trận đánh giữa ta
và địch.Khi hòa bình được lập lại, qua quá trình phát triển HĐND – UBND
huyện Tuần Giáo đã được thành lập, đóng vai trò là cơ quan là tiếng nói của dân
đã thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.Quản lý mọi mặt đời sống từ
kinh tế, văn hóa – xã hội, giữ gìn trật tự bảo vệ an ninh quốc phòng trên toàn
huyện.Đã đưa cuộc sống của người dân ngày một nâng cao cùng đất nước hướng
đến xây dựng nước Việt Nam dân chủ, công bằng, văn minh.

12


Tiểu kết
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Chính vì
vậy để làm tốt chức năng, nghiệm vụ của mình thì đòi hỏi Ủy ban nhân dân
huyện phải có cơ chế quản lý cơ cấu tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mọi người đều
thực hành tốt để đem lại hiệu quả cao trong quá trình quản lý hành chính nhà
nước.

13


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HỘI HỌP
2.1. Các hình thức hội họp cơ quan tổ chức
2.1.1. Khái niệm
- Theo nghĩa chung nhất: Họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ
chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để
thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc
tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp
cần hoặc đều quan tâm.
- Trong CQHCNN: Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước,
một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính
nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong
việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình

theo quy định của pháp luật. (Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành
Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà
nước).
- Đối với hoạt động của HĐND, UBND xã: Họp là hoạt động phổ biến và
thường xuyên, được quy định trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm
2015; Quyết định 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 ban hành Quy chế làm việc
mẫu của UBND xã, phường, thị trấn và một số văn bản khác.
2.1.2. Mục đích của họp
- Là hình thức quan trọng để điều hành công sở;
- Phổ biến chử trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà
nước, của ngành, của cơ quan;
- Thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, khai thác trí tuệ tập thể, tạo
sự phối hợp chặt chẽ trong công việc, phát huy sự tham gia rộng rãi của các
thành viên trong cơ quan, đơn vị;
-Phối hợp giữa các bộ phận trong thực hiện nhiệm vụ;
- Đánh giá tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một giai đoạn
nhất định, nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, đưa hoạt động cơ
14


quan đạt hiệu quả cao. Đồng thời vạch ra phương hướng, nhiệm vụ giai đoạn
sau.
2.1.3. Ý nghĩa của hội họp
- Phát huy năng lực của từng thành viên;
- Huy động trí tuệ tập thể tạo nên sự đoàn kết, nhất trí của tập thể để thực
hiện nhiệm vụ
chung;
- Thực hiện các quy trình, thủ tục quản lí phối hợp và tạo điều kiện cho
các thành viên thực hiện tốt nghĩa vụ và quyền lợi trước tập thể;
- Giải quyết các nhiệm vụ cụ thể do thực tiễn đặt ra.

2.1.4. Các hình thức của hội họp
2.1.4.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý



Cuộc họp chuẩn bị ra quyết định
Tuỳ theo tính chất, phạm vi, mức độ quan trọng của vấn đề cần quyết định, có
thể tổ chức họp, hội thảo chuyên đề, hội nghị với sự tham gia của các ngành, các



cấp liên quan;
Thông qua ý kiến đóng góp, cuộc họp thu thập được đầy đủ thông tin về tình
hình thực tế, nguyện vọng chung đảm bảo cho các QĐ khi ban hành có tính khả



thi cao.
Cuộc họp loại này gặp trong quá trình xây dựng VBQPPL, triển khai đề án, dự




án...
Cuộc họp phổ biến, triển khai
Phổ biến, quán triệt những quan điểm, chủ trương, đường lối; chính sách, pháp



luật, quyết định của các cấp

Bàn bạc, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động và phối hợp hoạch định
cӫa các đơn vị để triển khai thực hiện những quyết định quản lí đư được cấp có
thẩm quyền ban hành.




Cuộc họp đôn đốc, kiểm tra
Để kịp thời kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc trong quá trình triển



khai chương trình, kế hoạch công tác;
Phát hiện, điều chỉnh các lệch chuẩn nếu có và các vấn đề phát sinh.
(Có thể tổ chức định kì / đột xuất)
15





Họp để sơ kết, tổng kết
Nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động đư đѭợc thực hiện
trong một khoảng thời gian nhất định và đề ra phương hướng hoạt động cho thời
gian tiếp theo.
2.1.4.2. Căn cứ vào hình thức tổ chức họp



Cuộc họp chính thức

Là cuộc họp được tổ chức theo kế hoạch và có chương trình nghị sự đư được tổ




chức công khai, tuyên truyền, phổ biến rộng rãi.
Cuộc họp không chính thức
Tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc mang tính chất nội bộ nhằm bàn



bạc những vấn đề quan trọng, đột xuất không theo chương trình nghị sự có sẵn.
2.1.4.3. Căn cứ vào hình thức triệu tập



Họp thường kì
Là những cuộc họp được định sẵn trong kết hoạch tháng, quý, năm hoặc quy
định trong quy chế hoạt động của cơ quan. Gồm: Họp sơ kết, tổng kết; đánh giá
tình hình hoạt động của một đơn vị, một dự án sau một khoảng htời gian nhất




định.
Họp đột xuất
Xuất phát từ tình hình thực tế, do yêu cầu của các cơ quan cấp trên hoặc đề nghị
của các cơ quan phối hợp, lãnh đạo cơ quan tổ chức họp đột xuất để giải quyết
các vấn đề mang tính thời sự do thực tế đặt ra.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức

2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
2.2.1.1. Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp
Cần các định nội dung chương trình nghị sự bố trí thời gian cần thiết thực
hiện nội dung chương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo
cáo hay tham luận.Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm
việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ
những vấn đề sau:

1.
2.
3.
4.

Tên buổi họp
Thời gian hội họp
Thành phần tham dự hội họp
Địa điểm hội họp
16


5.
6.
7.


Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp
Nội dung hội họp
Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)
Xác định thời gian của hội họp: chuẩn bị phòng họp, bảm bảo đủ bàn nghế, ánh



sang, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có), khẩu lệnh, cờ hoa…
Chuẩn bị thành phần hội họp: lập bản danh sách cụ thể đẻ căn cứ vào đó gửi
giấy triệu tập hoặc thư mời. Khi cần thiết gửi trước nội dung họp và yêu cầu
người được mời tham dự trả lời trong thời gian nhất định có đến tham dự họp



hay không
Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn lóat các tài liệu phục vụ cuộc
họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác
phục vụ cho cuộc họp.
2.2.1.2. Làm và kịp thời gửi thư mời
- Trong giấy mời cần ghi đầy đủ các thành phần như: người được mời, nội
dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy mời cần mang theo…
- Giấy mời họp phải đc gửi trước 3 ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn
bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ
trường họp các cuộc họp độ xuất.
- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị.

17


2.2.1.3. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
- Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người
triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quết định thành phần, số lượng người
tham dự cuộc họp cho phù họp, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.
- Quản lý đơn vị được mời họp phải được cử người tham dự cuộc họp
đứng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ chuyên môn để đáp ứng

nội dung cuộc họp
- Trường hợp người được mời họp, được triệu tập không thể tham dự có
thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng, chuyên môn để tham gia cuộc họp.
2.2.1.4. In ấn bản chương trình nghị sự.
- Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết
chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.Chuẩn bị khâu phục vụ
cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống, chuẩn bị kinh
phí… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn
đốc kiểm tra lại cho chu đáo.
- Kiểm tra lần cuối tổng thể công việc chuẩn bị cho cuộc họp.
2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp
2.2.2.1. Bắt đầu tiến hành cuộc họp


Đón tiếp đại biểu
- Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước thời gian để đón tiếp đại biểu
- Có thể ủy thác cho người có đủ thẩm quyền để đón tiếp đại biểu



Tuyên bố lý do, nêu yêu cầu, nhiệm vụ của cuộc họp, giới thiệu thành phần



tham dự ( đã mời những ai, những ai vắng mặt, có lý do hay không lý do)
Chương trình của cuộc họp
- Chương trình như là một bản đồ của hội họp. Nó sẽ nói cho chúng ta thứ
tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Có ba phần chính:

1.

2.
3.


Khai mạc
Tiến hành họp
Bế mạc
Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc
họp.
18


- Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn
mong muốn.
2.2.2.2. Điều hành hội họp




Ổn định cuộc họp
Khai mạc của chủ toạ
Trình bày báo cáo, tham luận
- Đảm bảo cho tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là
được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của
cuộc họp.
- Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của
nó.
- Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
- Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng
trong các buổi thảo luận Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.

- Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí
toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ
- Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã
được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.




Thảo luận
Ghi biên bản cuộc họp
- Trong các buổi họp, biên bảnhọp phản ánh những sự việc diễn tiến
trong buổi họp. Một cuộc họp được xem làthành công khi biên bản họp hội đủ
những yếu tố cần thiết. Một số kỹ năng dướiđây sẽ là cẩm nang giúp bạn làm tốt
việc tưởng chừng rất đơn giản nhưng thực tếkhông hề dễ chút nào: Ghi biên bản
+ Cần có laptop và sổ ghi chép:Chúng là vật bất ly thân mà bạn cần
chuẩn bị trước khi bắt đầu ghi biên bảncuộc họp cũng như một số vật dụng cần
thiết khác bổ sung cho việc này, như bútxóa, bút hi-light màu, thước kẻ .
+ Cách ghi chép: Bạn hãy lấy một tờ giấy và phân thành các cột để ghi
tên và những thông tin cần liên hệ. Đặt một tờ giấy ghi chú khác lên phần đầu
của tờ giấy để ngụ ý bạn cần các thông tin. Sau đó, bạn hãy chuyển tờ giấy theo
thứ tự cho mọi người quanh bàn họp,ngay khi cấp trên bắt đầu tuyên bố khai
19


mạc cuộc họp. Với cách này, bạn sẽ nắmđược thông tin chính xác về những
thành viên trong buổi họp và nhiều chi tiếtcần thiết khác. Cũng đừng quên ghi
nhận thêm thời gian bắt đầu của cuộc họp
- Tổng kết biên bản: Hãy đọc bản thảo của biên bản cuộc họp. Cấp trên sẽ
yêu cầu bạn đọc toàn bộ biên bản sau khi cuộc họp kết thúc. Ngoài ra, bạn cần
có thêm những biên bản copy của những bộ phận khác để ghi nhận vào biên bản

họp
2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thức
- Chủ toạ kết luận và khẳng định các vấn đề được chưa thống nhất gồm
nội dung gì, nguyên
nhân;
- Thông qua biên bản họp;
- Thông qua nghị quyết cuộc họp;
- Đánh giá, kết thúc cuộc họp;
- Đọc diễn văn bế mạc (nếu có);
2.2.4. Giải quyết các vấn đề sau họp
- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế, hoàn
trả trang thiết bị cho đơn vị chức năng. Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần
thiết phải có giấy hoặc biên bản tránh tình trạng khi thiết bị hư hỏng khó xác
định trách nhiệm. Các văn phòng phẩm, quà tặng còn lại thư ký cần báo cáo
Chánh văn phòng hoặc người chủ tọa
- Trước khi ra về không quên kiểm tra lại điện, nước và cám ơn những
người đã tham gia phục vụ hội nghị cuộc họp, hội nghị
- Thư ký biên tập một số loại văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo: quyết
định quản lý hoặc văn bản hướng dẫn, nhắc nhở việc thực hiện những vấn đề
cần thiết, các thư cám ơn, hợp đồng kinh tế hoặc các thỏa thuận về sản xuất,
kinh doanh
-Triển khai nội dung đã được thông qua
-Thông báo cho cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp

20


-Lập hồ sơ cuộc họp đối với hội nghị lớn, quan trọng. Thu thập hồ sơ tài
liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp
- Ban hành văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của cuộc họp: VB

chính thức, thông báo về kết quả cuộc họp;
- Các công việc thuộc nghiệp vụ VP: Lập hồ sơ cuộc họp, thu dọn phòng,
làm thủ tục thanh toán tạm ứng, thảo thư từ, VB theo yêu cầu của lãnh đạo…
2.2.5. Yêu cầu đối với điều hành hội họp
- Bám sát mục tiêu tổ chức cuộc họp;
- Bảo đảm tính hiệu quả cӫa hoạt động họp;
- Đảm bảo tính khoa học: Đầy đủ, nghiêm túc về nghi thức, thủ tục,
chương trình họp.
- Đảm bảo tính nghệ thuật: Thể hiện qua phong thái giao tiếp giữa người
điều hành và chủ tọa.
2.2.6. Nội dung của điều hành họp
-

Những việc làm trước khi điều hành
Tìm hiểu kế hoạch và chương trình nghị sự;
Liên hệ, phối hợp với các cá nhân tham gia họp;
Lập phương án điều hành họp.
Bắt đầu cuộc họp đúng giờ;
Trình bày rõ mục đích, mục tiêu của cuộc họp;
Bắt đầu từ vấn đề đơn giản đến phӭc tạp hơn để tạo đà cho cuộc họp;
Cho mọi người cùng có cơ hội phát biểu, hạn chế áp đặt;
Kiểm soát người hay áp đảo trong cuộc họp; tạo cơ hội cho người rụt rè phát

-

biểu;
Có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu;
Can thiệp khi có người công kích, phê bình ý kiến người khác;
Quan sát và lắng nghe ý kiến người khác;
Yêu cầu người chưa đóng góp phát biểu ý kiến;

Không quá vội vàng đưa ra quyết định;
Kết thúc cuộc họp khi đư đạt được mөc tiêu; hoặc không tiến triển khi hết thời


-

gian;
Xử lí tình huống trong cuộc họp
Tình huống nhiều ý kiến trái chiều: Bình tĩnh, khách quan, thu hút sự chú ý của



người họp, lập lại trật tự dứt khoát nhưng nhẹ nhàng; nhấn mạnh tầm quan trọng
của cuộc họp, sự hợp tác; khuyến khích người họp.
21


-

Tình huống kéo dài thời gian: Bổ sung cuộc họp trong thời gian gần nhất hoặc

-

tóm tắt những quan điểm đư được phát biểu; đẩy nhanh tiến độ...
Tình huống họp trầm lắng: Người điều hành tỏ ra hăng hái hơn, chӫ động đưa ra
vấn đề tranh luận và khuyến khích người họp; Xem lại mục đích, nội dung,

-

chương trình, sự chuẩn bị ...có gì sơ xuất không...

Tình huống người dự họp bất bình với người điều hành: Tránh sự đối đầu; chú ý
lắng nghe các ý kiến chống đối thái độ bình tĩnh; hạn chế bình luận tức thời;
dùng nghệ thuật giảm nhẹ sự mâu thuẫn...
2.2.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
2.2.3.1 Lời bế mạc.

-

Thông báo, triển khai kết quả của hội nghị:

- Kết quả của hội nghị dù được thể hiện dưới hình thức nào thì văn phòng cũng
cần giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp… đồng thời
yêu cầu các cá nhân, đơn vị đó có kế hoạch thực hiện, để các kết quả của hội
nghị được triển khai, mang lại kết quả thiết thực.
-

Biên soạn tập kỷ yếu của hội nghị:

-

Tuỳ vào tính chất, mức độ của hội nghị và theo sự chỉ đạo của lãnh đạo mà văn
phòng sẽ tiến hành biên soạn các báo cáo, các bài tham luận, các ý kiến chính
phát biểu trong hội nghị thành một tập kỷ yếu của hội nghị.

-

Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị:

-

Một việc cần làm tiếp đó là văn phòng cần đề nghị lãnh đạo tổ chức họp rút kinh
nghiệm việc tổ chức hội nghị. Đồng chí lãnh đạo đ ợc phân công việc chuẩn bị
tổ chức hội nghị cần chủ trì cuộc họp này.

-

Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị về nội dung, về quản trị hậu cần và các bộ
phận có liên quan sẽ kiểm điểm lại từng khâu, từng công việc, tìm ra những mặt
thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để từ đó tìm ra rút kinh nghiệm cho
những lần tổ chức hội nghị khác
2.2.3.2 Lập hồ sơ hội nghị
Hồ sơ hội nghị chính thức bao gồm:
-Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị.
-Giấy triệu tập hội nghị.
22


-Danh sách đại biểu tham dự hội nghị.
-Chương trình hội nghị.
-Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo.
-Báo cáo chính tại hội nghị.
-Các tham luận của các đại biểu đại diện cho các Bộ, Ban, ngành đoàn
thể, các đơn vị.
-Bài phát biểu của đại biểu cấp trên (nếu có)
-Biên bản hội nghị
-Nghị quyết (hoặc kết luận) hội nghị

23

Tiểu kết
Họp là một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ
quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của
cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Trong cuộc họp cần các định nội
dung chương trình nghị sự bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương
trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận.Việc
hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị
nội dung chu đáo. Trong các buổi họp, biên bảnhọp phản ánh những sự việc diễn
tiến trong buổi họp. Một cuộc họp được xem làthành công khi biên bản họp hội
đủ những yếu tố cần thiết.

24


Chương 3:CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI HỌP
3.1 Nhận xét, dánh giá
3.1.1 Ưu điểm
- Trong các cuộc họp tài Ủy ban nhân dân Huyện Tuần Giáo, có nội dung
các cuộc họp được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến
các thành viên.
- Trong quá trình tiến hành cuộc họp, mọi người đều chấp hành nghiêm
chỉnh thời gian quy định và có ý thức tốt trong quá trình họp.
- Tính dân chủ được thể hiện rất rõ ràng trong các cuộc họp tại đây, không
khí các cuộc họp đều dân chủ, mọi người tham dự đều thẳng thắn hăng hái phát
biểu ý kiến đúng trọng tâm và tạo sự được đồng thuận cao sau khi kết thúc các
cuộc họp.
- Các cuộc họp của trường được duy trì và thực hiện đúng theo kế hoạch
được xác định trong kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm của ban lãnh đạo đề suất
ra.

3.1.2 Nhược điểm
-Công tác chuẩn bị giấy tờ cho các cuộc hội họp tương đối đầu đủ và tốt,
góp phần quan trọng cho hiệu quả của các cuộc hội họp tại đây.
-Người dự họp còn chấp nhận và thụ động thực hiện những nội dung công
việc mà chủ trì đưa ra một cách máy móc hành chính, thiếu sự bàn bạc trao đi
đổi lại để tìm ra biện pháp, cách làm hay để đạt hiệu quả cao nhất.
- Ở các cuộc tại đây thì có một số khâu đón tiếp đại biểu khi hội nghị đang
diễn ra chưa hoàn thành tốt, việc phân phát tài liệu tới các đại biểu tham dự hội
nghị còn sai sót có những đại biểu không có tài liệu để đọc, nghiên cứu.
-Ở ủy ban nhân dân huyện Tuần Giáo, thì chất lượng một số cuộc họp
không cao
Nhiều người vì các lí do khác nhau như ngại phát biểu quan điểm cá nhân,
sợ bị đánh giá, góp ý… mà không thể hiện ý kiến của mình. Như vậy, cuộc họp

25