Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của viện kiểm sát nhân dân tối cao

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ông Lê Ngọc Khánh - Kiểm sát viên
cấp cao thuộc Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong
thời gian đi thực tế tại cơ quan và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để tôi có thể
hoàn thành bài tiểu luận này.
Đặc biệt tôi xin được gửi lời cảm ơn tới Thạc sĩ Lâm Thu Hằng là người
trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành bài tiểu luận này.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, tôi đã gặp nhiều khó khăn, mặt
khác do năng lực còn hạn chế và một số điều kiện khác. Vậy nên dù cố gắng
nhưng cũng không thể tránh khỏi những sai sót. Vì thế, tôi rất mong được sự
góp ý của các thầy cô và những bạn đọc. Những ý kiến đóng góp của mọi người
sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế, và qua đó tôi có thể có nguồn tài liệu để bổ sung
thêm vào bài tiểu luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận với đề tài : “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ
chức các cuộc hội họp của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao”
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của tôi trong thời gian qua. Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin, trong bài
tiểu luận này.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1

1.Lí do chọn đề tài...............................................................................................................1
2.Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................................1
3.Đối tượng nghiên cứu......................................................................................................2
4. Kết cấu của đề tài............................................................................................................2

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN
KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO...................................................................3
1.1. Vị trí của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao trong bộ máy Nhà nước Việt Nam..........3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao.....................4
1.3. Các chức danh tư pháp của Viện Kiểm sát Nhân dân..................................................6
1.4. Các đơn vị trực thuộc Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao..............................................6

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO........................................................8
2.1. Cơ sở lý luận về công tác hội họp trong cơ quan, tổ chức...........................................8
2.1.1. Khái niệm..................................................................................................................8
2.1.2. Ý nghĩa......................................................................................................................8
2.1.3. Những yêu cầu khi tổ chức hội họp..........................................................................8
2.2. Các hình thức hội họp của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao......................................9
2.3. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp.....................................................................................10
2.4. Thực trạng công tác tổ chức.......................................................................................11
2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị.......................................................................................11
2.4.1.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp............................................................11
2.4.1.2. Chuẩn bị nội dung cuộc họp................................................................................12
2.4.1.3. Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp, chương trình, tài liệu họp........................12
2.4.1.4. Phân công chuẩn bị và phục vụ họp.....................................................................14
2.4.1.5. Chuẩn bị tài liệu họp............................................................................................15
2.4.1.6. Chế độ báo cáo xin phép tổ chức họp..................................................................16
2.4.1.7. Thành phần tham dự cuộc họp.............................................................................17
2.4.1.8. Trách nhiệm của lãnh đạo Viện hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện được ủy

quyền chủ trì cuộc họp......................................................................................................17
2.4.2. Tổ chức điều hành cuộc họp..................................................................................18
2.4.2.1. Quy trình hội họp.................................................................................................18
2.4.2.2. Thời gian họp.......................................................................................................19
2.4.2.3. Trách nhiệm của người tham dự họp...................................................................19
2.4.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc.................................................................20
2.4.3.1. Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp.............................................20
2.4.3.2. Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện văn bản kết luận cuộc họp......21


CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO..............................................22
3.1. Nhận xét, đánh giá.....................................................................................................22
3.1.1. Ưu điểm...................................................................................................................22
3.1.2. Nhược điểm.............................................................................................................22
3.2. Giải pháp....................................................................................................................22

KẾT LUẬN........................................................................................................26
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................27


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Từ xa xưa đến nay, không ai có thể phủ nhận vai trò của con người trong
việc phát triển nền kinh tế của gia đình, xã hội. Song song với các phát minh của
khoa học kĩ thuật thì yêu cầu vè chất lượng của con người cũng ngày càng nâng
cao để tạo ra ngày càng nhiều của cải vật chất hơn. Mỗi quốc gia có phong tục
tập quán, một lối sống riêng, một khả năng tiềm ẩn riêng, do đó việc xây dựng
một nguồn nhân lực là không một quốc gia nào giống quốc gia nào. Bao trùm
lên toàn bộ vấn đề trên là cần có một trình độ quản lý nguồn nhân lực tốt. Tôi

xin đề cập đến vấn đề vai trò của nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự
trong cơ quan hành chính mà trong bài tiểu luận này là Viện Kiểm sát Nhân dân
Tối cao. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết, tôi xin mạnh dạn trình bày bài tiểu luận
với đề tài:
“Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của Viện
Kiểm sát Nhân dân Tối cao”
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
a. Mục đích
Đánh giá một cách toàn diện, khách quan, khoa học về chất lượng các
cuộc họp của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp tại Viện Kiểm sát Nhân dân Tối
cao trong giai đoạn hiện nay.
b. Nhiệm vụ
Là một nhà quản lý và cũng là người tổ chức cuộc họp thì cần phải xây
dựng mục tiêu cho cuộc họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với
những người khác trong cuộc họp và lập kế hoạch để biến những quyết định
thành hành động. Đồng thời, việc xác định thời gian, địa điểm sẽ tổ chức cuộc
họp và kỹ năng điều hành cuộc họp của nhà quản lý cũng góp phần không nhỏ
cho sự thành công của cuộc họp. Đây là công việc hết sức quan trọng đóng góp
cho sự thành công của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao.

1


3. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu chủ yếu thực trạng chất lượng và hiệu quả các
cuộc họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao
Thời gian nghiên cứu đề tài trong 5 năm trở lại đây, từ năm 2008.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng các phương pháp sau :

 Phương pháp thống kê
 Phương pháp so sánh
 Phương pháp tổng hợp
4. Kết cấu của đề tài
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, phụ lục, đề tài được kết cấu gồm 3
chương :
Chương 1 : Khái quát về tổ chức và hoạt động của Viện Kiểm sát Nhân
dân Tối cao
Chương 2 : Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Viện Kiểm sát
Nhân dân Tối cao
Chương 3 : Giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp của Viện
Kiểm sát Nhân dân Tối cao

2


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN
KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
1.1. Vị trí của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao trong bộ máy Nhà
nước Việt Nam

Viện Kiểm sát Nhân dân Việt Nam được thành lập ngày 26/7/1960 bằng
một đạo luật là Luật Tổ chức Viện Kiểm sát Nhân dân năm 1960. Theo quy định
của Hiến pháp Việt Nam, Viện Kiểm sát Nhân dân là một hệ thống cơ quan nhà
nước độc lập trong cơ cấu tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước.
Viện Kiểm sát Nhân dân Việt Nam là một hệ thống độc lập và được tổ
chức ở 3 cấp, gồm:
- Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao
- Viện Kiểm sát Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ( hiện
nay có 63 Viện Kiểm sát Nhân dân cấp tỉnh)

3


- Viện Kiểm sát Nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ( hiện
nay có 691 Viện Kiểm sát cấp huyện tại 691 quận, huyện, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh)
Trong hệ thống Viện Kiểm sát Nhân dân có các Viện Kiểm sát quân sự,
gồm:
- Viện Kiểm sát Quân sự Trung Ương
- Viện Kiểm sát Quân sự cấp quân khu, quân chủng, quân đoàn…
- Viện Kiểm sát Quân sự cấp khu vực.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Kiểm sát Nhân dân
Tối cao
• Chức năng
- Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao thực hành quyền công tố và kiểm sát
các hoạt động tư pháp theo quy định của Hiến pháp và pháp luật, góp phần bảo
đảm cho pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất.
- Các Viện Kiểm sát Nhân dân địa phương thực hành quyền công tố và
kiểm sát các hoạt động tư pháp ở địa phương mình.
- Các Viện Kiểm sát Quân sự thực hành quyền công tố và kiểm sát các
hoạt động tư pháp theo quy định của pháp luật.
• Nhiệm vụ
Trong phạm vi chức năng của mình, Viện Kiểm sát Nhân dân có nhiệm vụ
góp phần bảo về pháp chế xã hội chủ nghĩa, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa và
quyền làm chủ của nhân dân, bảo vệ tài sản của Nhà nước, của tập thể, bảo vệ
tính mạng, sức khỏe, tài sản, tự do, danh dự và nhân phẩm của công dân, bảo
đảm để mọi hành vi xâm phạm lợi ích của Nhà nước, của tập thể, quyền và lợi
ích hợp pháp của công dân đều phải được xử lý theo pháp luật.
• Quyền hạn
Theo quy định tại Điều luật 13 Luật tổ chức Viện Kiểm sát Nhân dân năm

2002, khi thực hành quyền công tố trong giai đoạn điều tra, Viện Kiểm sát Nhân
dân có những quyền hạn sau:
1. Khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can; Yêu cầu cơ quan điều tra khởi tố
4


hoặc thay đổi quyết định khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can.
2. Đề ra yêu cầu điều tra và yêu cầu cơ quan điều tra tiến hành điều tra;
trực tiếp tiến hành một số hoạt động điều tra theo quy định của pháp luật.
3. Yêu cầu Thủ trưởng cơ quan điều tra thay đổi Điều tra viên theo quy
định của pháp luật, nếu hành vi của Điều tra viên có dấu hiệu tội phạm thì khởi
tố về hình sự.
4. Quyết định áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp bắt, tạm giữ, tạm giam
và các biện pháp ngăn chặn khác, phê chuẩn, không phê chuẩn các quyết định
của cơ quan điều tra theo quy định của pháp luật.
5. Hủy bỏ các quyết định trái pháp luật của cơ quan điều tra.
6. Quyết định việc truy tố bị can; quyết định đình chỉ hoặc tạm đình chỉ
điều tra, đình chỉ hoặc tạm đình chỉ vụ án.
Khi thực hành quyền công tố trong giai đoạn xét xử các vụ án hình sự,
Điều 17 Luật tổ chức Viện Kiểm sát Nhân dân năm 2002 quy định Viện Kiểm
sát Nhân dân có những quyền hạn sau:
1. Đọc cáo trạng, quyết định của Viện Kiểm sát Nhân dân liên quan đến
việc giải quyết vụ án tại phiên tòa.
2. Thực hiện việc luận tội đối với bị cáo tại phiên tòa sơ thẩm, phát biểu
quan điểm về việc giải quyết vụ án tại phiên tòa phúc thẩm; tranh luận với người
bào chữa và những người tham gia tố tụng khác tại phiên tòa sơ thẩm, phúc
thẩm.
3. Phát biểu quan điểm của Viện Kiểm sát Nhân dân về việc giải quyết vụ
án tại phiên tòa giám đốc thẩm, tái thẩm.
• Cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao gồm có:
- Ủy ban kiểm sát
- Văn phòng
- Các viện và tương đương
Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao có Viện trưởng, các Phó Viện trưởng,
Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, công chức khác và người lao động khác.
5


1.3. Các chức danh tư pháp của Viện Kiểm sát Nhân dân
Trong hệ thống Viện Kiểm sát Nhân dân có các Kiểm sát viên, Điều tra
viên, Kiểm tra viên.
- Kiểm sát viên được bổ nhiệm theo quy định của pháp luật, làm nhiệm vụ
thực hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp.
- Điều tra viên được bổ nhiệm theo quy định của pháp luật làm nhiệm vụ
điều tra tội phạm.
- Kiểm tra viên giúp lãnh đạo kiểm tra việc tuân theo pháp luật trong việc
giải quyết các vụ án hình sự, dân sự, hôn nhân và gia đình, hành chính, kinh
doanh thương mại và những việc khác theo quy định của pháp luật; trong việc
tạm giữ, tạm giam, quản lý và giáo dục người chấp hành phạt tù; thi hành các
bản án; trong công tác xét khiếu tố và một số nhiệm vụ pháp lý khác do Viện
trưởng phân công, giúp lãnh đạo kiểm tra hồ sơ hoặc trực tiếp kiểm tra các vụ án
thuộc thẩm quyền của Viện Kiểm sát Nhân dân.
1.4. Các đơn vị trực thuộc Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao
• Vụ thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án kinh tế - chức vụ
(Vụ 1)
• Vụ thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án hình sự về trật tự xã
hội (Vụ 1A)
• Vụ thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án tham nhũng (Vụ 1B)
• Vụ thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án ma túy (Vụ 1C)

• Vụ thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án an ninh (Vụ 2)
• Vụ thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử hình sự (Vụ 3)
• Vụ kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự (Vụ 4)
• Vụ kiểm sát việc giải quyết các vụ án dân sự (Vụ 5)
• Cục điều tra ( Cục 6)
• Vụ khiếu tố ( Vụ 7)
• Viện Khoa học Kiểm sát (Vụ 8)
• Vụ tổ chức, cán bộ (Vụ 9)
6


• Vụ kiểm sát thi hành án dân sự (Vụ 10)
• Vụ Kế hoạch - Tài chính (Vụ 11)
• Vụ kiểm sát việc giải quyết các vụ án hành chính - kinh tế - lao động và
những việc khác theo quy định của pháp luật (Vụ 12)
• Viện thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử phúc thẩm tại Hà Nội
(VPT 1)
• Viện thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử phúc thẩm tại Đà Nẵng
(VPT 2)
• Viện thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử phúc thẩm tại TP.Hồ
Chí Minh (VPT 3)
• Vụ hợp tác quốc tế và tương trợ tư pháp hình sự
• Cục thống kê tội phạm và công nghệ thông tin
• Văn phòng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao
• Thanh tra viên Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao
• Tạp chí Kiểm sát
• Báo Bảo vệ pháp luật
• Trường Đại học Kiểm sát Hà Nội
• Phân Hiệu trưởng đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại TP. Hồ Chí
Minh

• Viện Kiểm sát Quân sự Trung ương

7


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
2.1. Cơ sở lý luận về công tác hội họp trong cơ quan, tổ chức
2.1.1. Khái niệm
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp
thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các
công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của
pháp luật.
2.1.2. Ý nghĩa
- Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập
thể và tạo ra năng suất lao động cao
- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị
- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội đóng góp ý kiến sáng tạo của bản
thân
- Phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sửa chữa
lệch lạc trong khi thực hiện nhiệm vụ.
2.1.3. Những yêu cầu khi tổ chức hội họp
- Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều
hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng.
Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra quyết định quản lý, điều hành.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, đề cao và
thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc, đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập
trung thống nhất, thông suốt của quản lý các bộ phận.

- Phải có chương trình, kế hoạch, thực hiện cải tiến đơn giản hóa quy
định, thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết
thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp
8


các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
- Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, phù hợp với tính
chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng cơ quan, đơn vị.
- Tất cả các nhà quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng
trong cuộc họp để tiến hành thực hiện. Mỗi lần tổ chức hay tham gia cuộc họp,
nhà quản lý cần phải ghi rõ các nội dung bao gồm ngày giờ, thành phần tham
gia, nội dung triển khai, ý kiến của người tham gia.
- Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, trường hợp đến trễ phải thông báo
cho chủ tọa cuộc họp.
2.2. Các hình thức hội họp của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao
• Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân
dân Tối cao nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có
thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.
• Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị
cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm
quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các
nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
• Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc
về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề
án.
• Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao
để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực

hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
• Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để
quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ
trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành
hoạt động kinh tế - xã hội.
• Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm,
đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn
9


phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối
cao
• Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là
cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương,
chính sách quan trọng.
• Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa
ra ý kiến kết luận cuộc họp.
• Người tham dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp
hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy
quyền đi dự cuộc họp.
• Cuộc họp của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao là cuộc họp
do Viện trưởng hoặc do Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân
Tối cao chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Kiểm sát Nhân dân được Chính phủ
phân công.
2.3. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
• Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm
được phân công; cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm
quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cấp
trên giải quyết.

• Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự để đảm
bảo cuộc họp có chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương,
hình thức.
• Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo,
điều hành của Lãnh đạo Viện trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan
trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ban hành các quyết định quản lý,
điều hành.
• Thực hiện lồng ghép nội dung, kết hợp các cuộc họp với nhau để tổ chức
họp một cách hợp lý, phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề,
công việc cần giải quyết.
10


2.4. Thực trạng công tác tổ chức
2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
2.4.1.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Viện Kiểm
sát Nhân dân Tối cao và yêu cầu giải quyết công việc, Viện trưởng là người chỉ
đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong
năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung,
địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông
báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự.
Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc
đột xuất, khẩn cấp.
Các đơn vị thuộc Viện có nhiệm vụ:
• Xây dựng Kế hoạch tổ chức các cuộc họp quy định do đơn vị mình chủ
trì tổ chức tại Kế hoạch công tác hàng năm của đơn vị, trình Lãnh đạo Viện phụ
trách phê duyệt;
• Trước ngày 25 hàng tháng, các đơn vị thuộc Viện đề xuất dự kiến kế

hoạch tổ chức các cuộc họp do Lãnh đạo Viện chủ trì của tháng tiếp theo, gửi Văn
phòng Viện tổng hợp, cho ý kiến trước khi trình Lãnh đạo Viện phê duyệt;
• Trên cơ sở Kế hoạch công tác hàng tháng của Lãnh đạo Viện, chậm nhất
là vào thứ Năm hàng tuần, các đơn vị thuộc Viện đề xuất dự kiến kế hoạch tổ
chức các cuộc họp do Lãnh đạo Viện chủ trì của tuần tiếp theo, gửi Văn phòng
Viện tổng hợp, cho ý kiến trước khi trình Lãnh đạo Viện phê duyệt;
• Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh ngoài kế hoạch chung,
đơn vị chủ trì tổ chức họp thống nhất với Văn phòng Viện trước khi báo cáo
Lãnh đạo Viện quyết định.
Văn phòng Viện có nhiệm vụ:
• Có ý kiến về sự cần thiết tổ chức họp do các đơn vị đề xuất, trình Lãnh
đạo Viện quyết định;
• Tổng hợp, xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức họp hàng tháng, hàng tuần
11


vào Lịch công tác tháng, Lịch công tác tuần, báo cáo Lãnh đạo Viện xem xét,
quyết định;
• Đề xuất việc lồng ghép, kết hợp các cuộc họp có thể ghép chung về thành
phần dự họp, thời gian, địa điểm tổ chức, trình Lãnh đạo Viện quyết định;
• Công bố dự kiến Lịch công tác tháng, Lịch công tác tuần của Lãnh đạo
Vệntrên Cổng thông tin điện tử của Viện để các đơn vị theo dõi, thực hiện.
2.4.1.2. Chuẩn bị nội dung cuộc họp
Nội dung dự kiến kế hoạch tổ chức họp gồm:
- Mục đích, yêu cầu.
- Người chủ trì.
- Thành phần, số lượng đại biểu.
- Thời gian, địa điểm.
- Hình thức tổ chức cuộc họp (tập trung, trực tuyến).
- Danh mục các tài liệu tại cuộc họp.

- Dự kiến thành lập Ban Tổ chức cuộc họp (nếu cần thiết).
- Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp.
- Tính chất của cuộc họp (công khai, kín), có hay không cho phép cung
cấp thông tin cho báo chí về nội dung cuộc họp; xác định chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành của văn bản, tài liệu cung cấp tại cuộc họp.
Nội dung các cuộc họp phải được đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy
đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu
cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước
thành văn bản.
Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn
phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
2.4.1.3. Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp, chương trình, tài liệu họp
* Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây:
- Người triệu tập và chủ trì;
- Thành phần tham dự;
12


- Người được triệu tập; người được mời tham dự;
- Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp;
- Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.
Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc,
kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội
dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
* Thẩm quyền ký giấy mời, công văn triệu tập họp:
- Lãnh đạo Viện ký giấy mời Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Lãnh đạo các
Bộ, ngành ở Trung ương, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương, Lãnh đạo các tổ chức quốc tế;
- Chánh Văn phòng Viện ký thừa lệnh Viện trưởng đối với giấy mời họp

các cuộc họp liên ngành do Lãnh đạo Viện chủ trì, trừ giấy mời Lãnh đạo Viện
ký ở trên.
- Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện ký thừa lệnh Viện trưởng đối với giấy
mời họp các cuộc họp do Lãnh đạo Viện chủ trì và các cuộc họp Lãnh đạo Viện
phân công Thủ trưởng đơn vị chủ trì không thuộc giấy mời Lãnh đạo Viện hay
Chánh Văn phòng Viện ký ở trên.
* Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp:
- Đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Văn phòng Viện gửi giấy mời,
công văn triệu tập trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc. Đối với cuộc họp mà
thành phần dự họp là đại biểu trên phạm vi vùng, miền, cả nước thì Giấy mời phải
được gửi trước ngày họp ít nhất là 5 ngày làm việc
- Đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Cục Công nghệ thông tin thông
báo về việc tổ chức họp trên Cổng thông tin điện tử của Viện.
* Chương trình, tài liệu cuộc họp phải được gửi trước cho các thành
phần tham dự cuộc họp ít nhất là 3 ngày làm việc, trừ các trường hợp sau:
- Cuộc họp giao ban Lãnh đạo Viện, giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc
Viện, giao ban cấp Vụ
- Cuộc họp đột xuất
- Tài liệu phục vụ họp có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu mật,
13


tuyệt mật, tối mật.
* Phương thức gửi chương trình, tài liệu họp:
- Đăng tải trên Cổng thổng tin điện tử của Viện, trừ trường hợp tài liệu
mật, tuyệt mật, tối mật.
- Gửi qua hộp thư điện tử các cơ quan, đơn vị, cá nhân đã đăng ký, trừ
trường hợp tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật.
- Gửi tài liệu bằng văn bản giấy.
Trường hợp họp đột xuất, gấp thì giấy mời, chương trình và tài liệu họp có

thể gửi bằng Fax, thư điện tử đồng thời với việc gửi bản chính.
Đối với thành phần tham dự cuộc họp là các đơn vị thuộc Viện đã được bố
trí trong Lịch làm việc tuần của Lãnh đạo Viện, Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện có
trách nhiệm chủ động cử người tham dự đúng thành phần. Đơn vị chủ trì tổ chức
họp có thể thông báo qua điện thoại, thư điện tử.
Trường hợp đơn vị thuộc Viện không có người tham dự hoặc tham dự
không đúng giờ, không đầy đủ thời gian cuộc họp, Văn phòng Viện có văn bản
thông báo tới Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện và hàng tháng tổng hợp, báo cáo
Lãnh đạo Viện tại cuộc họp giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện.
2.4.1.4. Phân công chuẩn bị và phục vụ họp
• Đối với cuộc họp được tổ chức tại Trụ sở Viện Kiểm sát Nhân dân Tối
cao
a) Văn phòng Viện có nhiệm vụ:
- Bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục
vụ họp; bố trí nhân viên lễ tân phục vụ các cuộc họp do Lãnh đạo Viện chủ trì.
- Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để in tài liệu họp của các đơn vị
do Văn phòng Viện quản lý kinh phí, trừ các trường hợp quy định tài liệu phải
phát hành bằng bản điện tử.
- Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để tổ chức đón đại biểu, ghi
danh, phát tài liệu; hướng dẫn đại biểu đỗ xe đúng nơi quy định; đảm bảo an
ninh trật tự bên ngoài phòng họp. Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để
đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu.
14


- Tổ chức thông tin tuyên truyền, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu,
chăm sóc y tế khi được yêu cầu.
- Đối với các cuộc họp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ thì Văn phòng
Viện có trách nhiệm thẩm tra toàn bộ công tác chuẩn bị tổ chức họp.
b) Đơn vị chủ trì tổ chức họp có nhiệm vụ:

- Phối hợp với Văn phòng Viện để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã
được duyệt.
- Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt.
- In tài liệu họp (đối với các đơn vị, các chương trình, dự án có kinh phí
riêng).
- Tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu. Đơn vị chủ trì tổ chức họp bố
trí người trực đón tiếp đại biểu tham dự trước khi cuộc họp diễn ra 15 phút.
- Tổng hợp danh sách đại biểu, báo cáo người chủ trì cuộc họp.
- Đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp.
- Theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì.
- Đối với các cuộc họp đột xuất mà trong thành phần có cơ quan, đơn vị
bên ngoài trụ sở Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao và các cơ quan thông tấn, báo
chí để đưa tin về nội dung họp thì đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm
thông báo với Văn phòng Viện (Phòng Bảo vệ) để tạo điều kiện thuận lợi cho
việc hướng dẫn các đại biểu trong việc ra vào trụ sở cơ quan Bộ.
- Đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm kiểm tra thành phần tham dự cuộc
họp trước ít nhất 01 buổi làm việc và báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của người chủ trì
cuộc họp nếu thành phần tham dự không đáp ứng mục đích tổ chức cuộc họp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
c) Các đơn vị thuộc Viện có liên quan có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ
được phân công theo kế hoạch được duyệt.
• Cuộc họp tổ chức ngoài Trụ sở cơ quan Bộ
Đơn vị chủ trì tổ chức họp chủ động triển khai hoặc phối hợp với Văn
phòng Bộ để triển khai theo kế hoạch được duyệt.
2.4.1.5. Chuẩn bị tài liệu họp
15


Tài liệu liên quan đến nội dung họp phải được chuẩn bị trước theo đúng
yêu cầu và tiến độ đề ra, trong đó nêu rõ những nội dung cần trao đổi, tham khảo

ý kiến hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện tại cuộc họp. Đối với những
tài liệu trình bày trực tiếp tại cuộc họp dài trên 30 trang A4 thì ngoài bản chính
phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, phối hợp với Văn phòng Viện
chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp. Đối với các cuộc họp giao ban lãnh
đạo Viện, giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện, giao ban cấp Vụ, họp hội
nghị tổng kết hàng năm, họp hội nghị sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề thì tài liệu
cuộc họp phải trình Lãnh đạo Viện phê duyệt:
- Báo cáo chính phải trình Lãnh đạo Viện duyệt trước ngày họp ít nhất 3
ngày làm việc.
- Các tài liệu khác phải trình Lãnh đạo Viện duyệt trước ngày họp ít nhất
2 ngày làm việc.
2.4.1.6. Chế độ báo cáo xin phép tổ chức họp
Các cuộc họp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ:
- Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi toàn quốc những
chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng và Nhà nước thuộc
ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thực sự thấy cần thiết;
- Hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề không có quy định hoặc sự chỉ đạo
của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ nhưng thấy thực sự cần thiết phải tổ chức
để sơ kết, tổng kết những vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh
vực quản lý được phân công;
- Hội nghị toàn quốc để tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện
nhiệm vụ công tác hàng năm.
Các cuộc họp phải xin phép Viện trưởng:
- Các cuộc họp có mời các cơ quan Tư pháp, cơ quan Thi hành án dân sự
từ 10 tỉnh trở lên;
- Các cuộc họp Họp giao ban Lãnh đạo Viện, giao ban Thủ trưởng các đơn
vị thuộc Viện, giao ban cấp Vụ, họp (hội nghị) tổng kết hàng năm, họp (hội nghị)
16

sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề
- Các cuộc họp khác theo chỉ đạo của Thứ trưởng phụ trách.
Thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp phối hợp với Văn phòng Viện
chuẩn bị dự thảo văn bản xin phép Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức cuộc
họp, trình Viện trưởng ký ban hành chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày dự
kiến tổ chức họp. Đối với cuộc họp đột xuất, phải báo cáo xin phép ngay khi
phát sinh nhu cầu.
Thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp phải có văn bản xin phép và
được sự đồng ý của Viện trưởng trước 05 ngày làm việc dự kiến tổ chức họp.
Đối với cuộc họp đột xuất, phải báo cáo xin phép ngay khi phát sinh nhu cầu.
Văn bản xin phép phải nêu rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần
tham dự, kinh phí, thời gian, địa điểm tổ chức họp.
2.4.1.7. Thành phần tham dự cuộc họp
Căn cứ tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu
tập cuộc họp quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp phù hợp,
bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời tham dự cuộc họp phải cử người tham
dự đúng thành phần, có đủ thẩm quyền đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
Đơn vị hoặc cá nhân được mời dự họp có trách nhiệm thông báo trước
cho đơn vị chủ trì tổ chức họp về việc không tham dự cuộc họp và lý do không
tham dự.
Thư ký giúp việc Lãnh đạo Viện và chuyên viên Văn phòng Viện (Phòng
Tổng hợp) được tham dự tất cả các cuộc họp do Lãnh đạo Viện chủ trì, trừ
những cuộc họp có nội dung mật phải được sự đồng ý của người chủ trì.
2.4.1.8. Trách nhiệm của lãnh đạo Viện hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc
Viện được ủy quyền chủ trì cuộc họp
Lãnh đạo Viện hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện được ủy quyền chủ trì
cuộc họp (sau đây gọi là người chủ trì cuộc họp) có trách nhiệm:
- Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức cuộc họp theo chủ trương đã được

duyệt.
17


- Quyết định không tiến hành cuộc họp đối với trường hợp tài liệu cuộc
họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng hoặc thành
phần tham dự cuộc họp không đúng với yêu cầu.
- Tổ chức cuộc họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả:
+ Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung và chương trình làm việc ngay
khi bắt đầu cuộc họp;
+ Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra và điều hành
kỷ luật cuộc họp đi đúng trọng tâm và đảm bảo thời gian họp;
+

Kết luận nội dung cuộc họp. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc

họp phải rõ ràng, cụ thể, chỉ đạo thời hạn giải quyết công việc đối với những vấn
đề liên quan trong nội dung cuộc họp.
- Người chủ trì cuộc họp theo sự phân công hoặc được uỷ quyền chịu
trách nhiệm về nội dung, chương trình và tổ chức cuộc họp, báo cáo kết quả với
người đã phân công, uỷ quyền. Người được phân công hoặc nhận ủy quyền chủ
trì cuộc họp không được phân công hoặc ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì
cuộc họp khi chưa có sự đồng ý của người phân công, ủy quyền đầu tiên.
2.4.2. Tổ chức điều hành cuộc họp
2.4.2.1. Quy trình hội họp
Đơn vị chủ trì tổ chức họp chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu,
chương trình; giúp người chủ trì cuộc họp điều hành họp theo chương trình.
Chánh Văn phòng Viện chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu,
chương trình đối với các cuộc họp của Viện và các cuộc họp khác do Viện
trưởng chủ trì, các cuộc họp do Thứ trưởng chủ trì có sự tham gia của lãnh đạo

các Viện.
Các báo cáo tại cuộc họp được trình bày tóm tắt nội dung hoặc chỉ nêu
những vấn đề còn có ý kiến khác nhau; thời gian trình bày không quá 15 phút,
trừ các cuộc họp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ hay Viện trưởng Viện
Kiểm sát Nhân dân Tối cao hoặc trường hợp khác do người chủ trì cuộc họp
quyết định.
Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải ngắn gọn, tập trung vào
18


những vấn đề được Lãnh đạo Viện định hướng thảo luận, những vấn đề đang còn
ý kiến khác nhau. Thời lượng mỗi ý kiến phát biểu tại cuộc họp là không quá 07
phút, trường hợp khác do người chủ trì cuộc họp quyết định.
Nội dung kết luận cuộc họp của người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể
hiện đầy đủ nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
Đơn vị chủ trì hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung họp có
trách nhiệm thu hồi tài liệu có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu mật,
tuyệt mật, tối mật đã phát cho các đại biểu tham dự cuộc họp.
2.4.2.2. Thời gian họp
Không quá 1/2 ngày đối với các cuộc họp Họp giao ban Lãnh đạo Bộ, giao
ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, giao ban cấp Vụ; Họp tham mưu, tư vấn,
Họp làm việc là cuộc họp của Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng các đơn vị, Họp
chuyên môn
Không quá 1 ngày đối với Họp sơ kết 6 tháng, tổng kết chuyên đề; không
quá 2 ngày đối với họp tổng kết công tác năm của ngành;
Các cuộc họp khác, căn cứ vào tính chất và nội dung để bố trí thời gian
hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.
2.4.2.3. Trách nhiệm của người tham dự họp
- Nghiên cứu tài liệu của cuộc họp và chuẩn bị ý kiến phát biểu trước khi
đến dự cuộc họp.

- Tham dự cuộc họp đúng giờ và đủ thời gian cuộc họp, trừ trường hợp
đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp.
- Trình bày ngắn gọn ý kiến tại cuộc họp, đi thẳng vào nội dung vấn đề và
không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.
- Sử dụng văn bản, tài liệu được đơn vị chủ trì tổ chức họp cung cấp tại
cuộc họp theo đúng chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Không cung cấp thông tin, nội dung cuộc họp, tài liệu cho các cơ quan,
đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công việc
liên quan đến cuộc họp.
- Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc
19


không có liên quan đến nội dung cuộc họp.
- Báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về nội dung, kết quả cuộc họp trong
trường hợp được đơn vị cử đi họp.
2.4.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
2.4.3.1. Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp
Đối với cuộc họp quan trọng, theo chỉ đạo thì nội dung diễn biến của cuộc
họp phải được đơn vị chủ trì tổ chức họp ghi thành biên bản. Biên bản phải được
ghi đầy đủ, chính xác, có chữ ký xác nhận của người chủ trì cuộc họp và được
lưu trữ theo đúng quy định. Thời hạn hoàn thành biên bản là 02 ngày làm việc
kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp.
Biên bản cuộc họp gồm những nội dung chính sau đây:
- Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;
- Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;
- Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;
- Kết luận của người chủ trì.
Trong trường hợp cần thiết, người chủ trì cuộc họp quyết định việc ghi âm,
ghi hình cuộc họp. Đơn vị chủ trì tổ chức họp tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.

Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình cuộc họp thực hiện theo đúng quy định.
Đối với những cuộc họp được Lãnh đạo Viện chỉ đạo ban hành thông báo
ý kiến kết luận, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc
họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm gửi dự thảo văn bản thông báo
kết luận cuộc họp lấy ý kiến Văn phòng Viện trước khi trình Lãnh đạo Viện phê
duyệt dự thảo.
Chánh Văn phòng Viện chịu trách nhiệm ký ban hành tất cả các thông báo
ý kiến kết luận các cuộc họp của Lãnh đạo Viện trong hoạt động quản lý, chỉ
đạo, điều hành công việc của cơ quan Bộ Tư pháp.
Văn bản thông báo ý kiến kết luận cuộc họp phải được ban hành chậm
nhất 05 ngày làm việc sau khi kết thúc cuộc họp. Thời hạn ban hành Thông báo
kết luận các cuộc họp giao ban Lãnh đạo Viện, giao ban Thủ trưởng các đơn vị
và giao ban cấp Vụ được thực hiện theo Quy chế làm việc của Viện.
20


Thông báo kết luận cuộc họp được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử
của Viện.
Văn bản thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản
quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt để giải quyết các vấn đề liên quan
được quyết định tại cuộc họp.
2.4.3.2. Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện văn bản kết luận
cuộc họp
Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung đã
được kết luận tại cuộc họp.
Văn phòng Viện chịu trách nhiệm theo dõi chung và đôn đốc, kiểm tra
việc thực hiện Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Viện tại các cuộc họp.
Định kỳ thàng tháng, Văn phòng Viện tổng hợp việc thực hiện Thông báo
ý kiến kết luận của Lãnh đạo Viện tại các cuộc họp, báo cáo Lãnh đạo Viện tại
giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện.

Định kỳ hàng quý, Văn phòng tổng hợp, kiểm tra, rà soát tình hình thực
hiện Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Viện tại các cuộc họp, báo cáo
Lãnh đạo Viện tại giao ban cấp Vụ.
Vụ Thi đua khen thưởng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Viện
đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao tại Thông báo kết luận cuộc
họp trong tiêu chí xét thi đua khen thưởng hàng năm của các đơn vị.

21