Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc họp của công ty than uông bí

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc nhất đến toàn thể Quý thầy cô
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Quý thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã dạy
dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình học tập và
rèn luyện tại trường. Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt, người đã nhiệt
tình hướng dẫn em thực hiện bài tiểu luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn bài tiểu luận của em còn có rất
nhiều thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê
bình của quý thầy cô. Đó sẽ là lời khuyên quý giá, giúp em hoàn thiện các kiến
thức và trong những bài tiểu luận, báo cáo tiếp theo của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Lỷ Thị Hiền tôi thực hiện bài tiểu luận cá nhân mã đề số
07, với tên như sau: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc họp của
công ty than Uông Bí”.
Tôi xin cam đoan đây chính là bài tiểu luận của tôi trong thời gian
qua, thông qua tìm hiểu và thu thập thông tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 23 tháng 02 năm 2017


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CBCNVCLĐ

CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN CHỨC
LAO ĐỘNG

XHCN

XÃ HỘI CHỦ NGHĨA

CBNV

CÁN BỘ NHÂN VIÊN

TNHH

TRÁCH NHIỆM HỮA HẠN

MỤC LỤC



MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài
Không thể phủ nhận ý nghĩa quan trọng của việc tổ chức họp triển khai công
việc, nhất là đối với những vấn đề sẽ có nhiều ý kiến khác nhau và những công
việc cần sự tham gia góp ý, tham mưu, đề xuất của đội ngũ chuyên gia, cán bộ,
nhân viên. Đến với các cuộc họp, cùng với việc tiếp thu những ý kiến chỉ đạo
của cấp trên, để triển khai tốt công việc, các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh
nghiệm, thảo luận và phối hợp công tác. Không ít những vấn đề còn vướng mắc,
chưa rõ ràng, thậm chí "trái chiều" nhau đã được giải quyết triệt để thông qua
các cuộc họp.
Tuy nhiên, trong thực tế nhiều năm qua, việc tổ chức các cuộc họp đã và đang
có dấu hiệu bị lạm dụng, đồng thời thể hiện những bất cập, hạn chế. Đó là việc
các cơ quan, tổ chức quá nhiều cuộc họp, trong đó có những cuộc họp không

thật sự cần thiết và hoàn toàn có thể giải quyết, triển khai thông qua hình thức
gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, ... Có không ít cuộc họp được "nhồi
nhét" nhiều nội dung cùng rất nhiều tài liệu. Có những cuộc họp để rút ngắn
thời gian các nội dung phải "dồn toa" và vì vậy có những vấn đề quan trọng bị
"lướt qua", chất lượng cuộc họp cũng giảm sút.
Không ít cơ quan, đơn vị quan niệm chất lượng cuộc họp là phải huy động
thật đông người đến dự mà không chú trọng nội dung, phương thức tổ chức. Có
những cuộc họp với chủ đề triển khai công tác năm cùng nhiều vấn đề cần được
trao đổi, thảo luận nhưng không ít đại biểu khi phát biểu ý kiến chỉ liệt kê thành
tích công tác của năm trước, còn những việc sẽ làm, những vấn đề đang đặt ra
thì đề cập sơ sài, chiếu lệ.
Nhiều cuộc họp được tổ chức với chất lượng thấp khi mà mọi người đến dự
và phần lớn thời gian chỉ ngồi nghe những bản báo cáo, những bài phát biểu,
5


tham luận đã có sẵn trong tài liệu được phát. Có cuộc họp chỉ được tổ chức
trong một buổi, nhưng phần diễn văn khai mạc, chào mừng và đề dẫn đã
"chiếm" quá dài... Chưa kể việc các đại biểu dự họp nhưng đến muộn, làm việc
riêng, "buôn chuyện" và về sớm... Chất lượng, hiệu quả các cuộc họp đã và
đang là vấn đề cấp thiết cần được quan tâm, giải quyết. Việc tổ chức họp tràn
lan, nội dung mờ nhạt, cách thức tổ chức sơ sài, tài liệu không tập trung... gây
lãng phí, mất thời gian vô ích, giảm sút năng suất lao động.
Chính vì những lý do trên nên tôi quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá
về công tác tổ chức các cuộc họp của công ty than Uông Bí” làm đề tài tiểu
luận.
2. Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề về công tác hội họp đã có nhiều các bài nghiên cứu, dưới đây là
một số bài nghiên cứu cụ thể:

Vũ Văn Nhân (2011) Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại UBND xã Lệ
Xá.
Nguyễn Thị Thùy Linh (2013) một số biện pháp nhằm nâng cao chất
lượng công tác tổ chức hội nghị tại viện sử học.
Những bài nghiên cứu trên sẽ là những tài liệu quý báu, có giá trị hỗ trợ, cung
cấp thông tin giúp em hoàn thiện bài tiểu luận của mình.
3.

Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp của Công ty than Uông Bí.
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Công ty Than Uông Bí. Tổ 17, Khu3 -

4.

Phường Trưng Vương - Thành phố Uông Bí - Tỉnh Quảng Ninh
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
6


Đưa ra những nguyên nhân, tồn tại và những sai lầm thường mắc phải trong
công tác tổ chức cuộc họp của cơ quan tổ chức nhằm tìm ra cách khắc phục, tìm
kiếm giải pháp nâng cao chất lượng cuộc họp của cơ quan, tổ chức.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nhằm đưa ra những phương pháp nâng cao chất lượng trọng công tác tổ
chức hội họp của công ty.
5.

Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nhiên cứu được sử dụng
- Cơ sở phương pháp luận: Quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lý luận gắn

liền với thực tiễn, Quan điểm lịch sử - cụ thể, Quan điểm toàn diện và hệ thống.
- Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp tổng hợp phân tích tài liệu: Phương pháp này giúp làm bài
một cách logic và khi tổng hợp tài liệu có sự thống nhất hơn, thông tin và lời
văn trau chuốt hơn, nên tôi sử dụng nó trong suốt quá trình làm đề tài.
+ Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Là dùng để cụ thể hóa tư liệu cho
đề tài, thu thập và xử lý tài liệu tham khảo, các nguồn thông tin khác thông qua
chọn lọc.
+ Phương pháp tự nghiên cứu tài liệu: Là tìm tài liệu nói về đề tài và kế thừa
những thông tin đã có, phục vụ cho đề tài của mình.
+ Phương pháp đánh giá, nhận xét và đưa ra kết luận: Đưa ra nhận xét, đánh

6.

giá của bản thân thông qua tìm hiểu và rút ra kết luận khách quan nhất.
Giả thuyết khoa học
Đưa ra những ý kiến, nhận định về công tác tổ chức hội họp của công ty hiện
nay và thay vào đó là các giải pháp tạo nên sự đổi mới trong mỗi cuộc họp.
Nhằm tạo tạo hiệu quả, thành công trong các cuộc họp, tăng năng suất giải

7.

quyết công việc.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

7


- Ý nghĩa lý luận: Làm tài liệu bổ sung cho các nghiên cứu khác cùng đề tài,
nhằm mục đích cung cấp thêm thông tin phục vụ cho tra cứu tài liệu đối với các

đối tượng quan tâm.
- Ý nghĩa thực tiễn: Đánh giá được thực tế công tác hội họp, hoàn thành mục
tiêu môn học. Đưa ra ý kiến giúp cho lãnh đạo cũng như nhân viên công ty hiểu
được vai trò quan trọng của hội họp, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao
8.

chất lượng cuộc họp, tăng hiệu quả công việc.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đâu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, tiểu luận được
chia thành 03 chương cụ thể như sau:
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG
TY THAN UÔNG BÍ
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HOP
CỦA CÔNG TY THAN UÔNG BÍ
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC
CUỘC HỌP CỦA CÔNG TY THAN UÔNG BÍ

8


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA CÔNG TY THAN UÔNG BÍ
1.1

Lịch sử hình thành công ty

1.1.1 Quá trình thành lập
Công ty than Uông Bí được thành lập ngày 19/4/1979 tại
quyết định số 20/ĐT-TCCB của Bộ trưởng Bộ Điện và Than, Công

ty là đơn vị trực thuộc Bộ điện và than trực tiếp quản lý toàn bộ
các Đơn vị sản xuất, xây dựng của Bộ ở vùng than Uông Bí,
Đông Triều trên cơ sở hợp nhất Công ty Xây lắp Uông Bí và các
mỏ sản xuất trước đây như Mỏ Mạo Khê, Vàng Danh, NM Cơ
điện Uông Bí, Ban kiến thiết mỏ Yên Tử ... để tổ chức một liên
hiệp sản xuất và xây dựng ...
Giai đoạn 10 năm đầu thành lập (1979-1988) đây là thời kỳ
Công ty hoạt động sản xuất trong cơ chế quản lý hành chính,
tập chung bao cấp và trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Bộ. Toàn bộ
vốn đầu tư XDCB được ngân sách nhà nước cấp phát, than
thương phẩm sản xuất được bao tiêu, phân phối, cung ứng cho
các nhu cầu của nền kinh tế quốc dân theo kế hoạch và định
giá của nhà nước. Sản lượng than nguyên khai khai thác trong
10 năm đầu thành lập Công ty là 9,3 triệu tấn.
Giai đoạn (1989-1998) là thời kỳ chuyển đổi cơ chế vượt khó
của Công ty. Nhà nước chuyển đổi cơ chế xóa bỏ cơ chế quản lý
bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường, định hướng XHCN.
Ngành than nói chung và Công ty than Uông Bí nói riêng được
thả nổi về thị trường tiêu thụ, chấm dứt bao cấp về vốn đầu tư
9


từ ngân sách nhà nước. Đây là giai đoạn khó khắn lớn nhất, thị
trường tiêu thụ giảm, than tồn kho lớn, sản xuất hiệu quả thấp,
lao động dôi dư cao. Trong giai đoạn này được sự hỗ trợ của
Nhà nước (Quyết định 176) cùng với quyết tâm nỗ lực của lãnh
đạo, CBCNV Công ty đã thực hiện được một chủ trương vô cùng
lớn là giảm mạnh mẽ được lao động dôi dư, để ổn định sản xuất
phát triển. Sản lượng than khai thác 10 năm đạt 9,4 triệu tấn.
Đặc biệt năm 1995 Công ty khai thác được 1,48 triệu tấn than

nguyên khai, đây cũng là năm đạt sản lượng cao nhất qua 20
năm thành lập đồng thời cũng đánh bước trưởng thành phát
triển của Công ty trong sản xuất, chế biến kinh doanh than.
Cũng năm 1995 Công ty vinh dự được Nhà nước tặng thưởng
Huân chương lao động hạng nhì.
Đến Quý 2/1996 Mỏ than Vàng Danh, Mạo Khê và một số đơn
vị khác được tách ra trở thành Công ty thành viên thuộc Than
Việt Nam.
Từ năm 1999 đến nay, đây là giai đoạn có tính chất bước
ngoặt khi mà các đơn vị thành viên trong Công ty trở lại khai
thác với 100% sản lượng là than hầm lò. Đứng trước yêu cầu
phát triển chung của toàn ngành nhằm đẩy mạnh sản xuất tăng
nhanh sản lượng đáp ứng tổng sơ đồ phát triển của Than Việt
Nam. Được sự giúp đỡ, hỗ trợ của Than Việt Nam trong những
năm qua Công ty than Uông Bí từng bước khắc phục khó khăn,
ổn định và đẩy mạnh sản xuất phát triển, không ngừng đưa
công nghệ tiến bộ kỹ thuật vào khai thác đã mang lại sự tăng
trưởng cao về sản lượng (bình quân trên 33%/năm). Đặc biệt
năm 2005 Công ty đặt mức sản lượng cao nhất sau 25 năm
thành lập vượt ngưỡng 2.000.000 tân than sản xuất hầm lò và
10


vinh dự được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động
hạng nhất đánh dấu bước ngoặt và sự phát triển của Công ty
trong thời kỳ đổi mới. Bên cạnh sự tăng trưởng về sản xuất thu
nhập của người lao động luôn được thay đổi năm sau cao hơn
năm trước, đời sống vật chất, tinh thần được cải thiện, hiệu quả
sản xuất của Công ty ngày càng ổn định và đảm bảo mức tăng
trưởng.

Để đáp ứng yêu cầu đổi mới, phát triển trước xu thế hội nhập
quốc tế của Việt Nam nói chung và của ngành than nói riêng.
Ngày 28/11/2005 Bộ công nghiệp đã có quyết định số 3911/QĐBCN về việc chuyển Công ty than Uông Bí thành Công ty TNHH
một thành viên, hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty
con.
1.1.2 Thông tin về công ty
Tên công ty: CN Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản
Việt Nam - Công ty than Uông Bí - TKV
Tên viết tắt: CÔNG TY THAN UÔNG BÍ - TKV
Tên

giao

dịch

quốc

tế:

VINACOMIN-UONGBI

COAL

COMPANY.
Tên viết tắt: VUBC
Địa chỉ: Tổ 17, Khu 3 - Phường Trưng Vương - Thành phố
Uông Bí - Tỉnh Quảng Ninh.
Điện thoại: 033.3854491, Fax: 033.3854115
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 5700100256065 do phòng đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh
Quảng Ninh cấp ngày 01/04/2015.

11


Email:
Website(nội bộ):
1.2 Cơ cấu tổ chức


Ban giám đốc

1. Giám đốc : Kỹ sư Nguyễn Văn Yên.
2. Phó GĐ - Nguyễn Hùng Phương - phụ trách công tác điều
hành sản xuất.
3. Phó GĐ - Nguyễn Hữu Vơn - phụ trách Gia công chế biến,
tiêu thụ than.
4. Phó GĐ - Nguyễn Thanh Hải - phụ trách công tác An toàn BHLĐ.
5. Phó GĐ - Nguyễn Bá Trường - phụ trách công tác khoán
quản trị chi phí, bảo vệ tài nguyên RGM, an ninh trật tự, quân
sự địa phương.
6. Trợ lý GĐ - Lê Quang Hà - phụ trách công tác Cơ điện - Vận
tải.
7. Trợ lý GĐ - Trương Thế Phượng - phụ trách công tác Thi
đua, VHTT, Đời sống.


Bộ máy quản lý chuyên môn :

1. Văn phòng (VP) : Tham mưu quản lý công tác Tổng hợp ;
Hành chính ; Văn thư lưu trữ, thi đua khen thưởng, văn hóa thể
thao, tuyên truyền, công tác tin học quản lý, phục vụ xe điều

hành sản xuất của Công ty.
Chánh văn phòng : Cử nhân kinh tế Nguyễn Quốc Tuấn .
12


2. Phòng KT-CN (KCM): Tham mưu quản lý công tác kỹ thuật
khai thác than hầm lò, lộ thiên; Công tác Công nghệ KHKT, sáng
kiến cải tiến kỹ thuật; Công tác định mức, kinh tế, kỹ thuật.
Trưởng phòng : Kỹ sư Đỗ Ánh
3. Phòng Cơ điện - Vận tải(CV) : Tham mưu quản lý công tác
kỹ thuật Cơ điện ,vận tải, cơ khí hầm lò và mặt bằng
Trưởng phòng : Kỹ sư Bùi Văn Tạo
4. Phòng Thông gió(TGM) : Tham mưu quản lý công tác Thông
gió, thoát nước và quản lý khí mỏ.
Trưởng phòng - Kỹ sư Nguyễn Văn Sỹ
5. Phòng An toàn - BHL Đ(AT) : Tham mưu quản lý công tác
An toàn-BHLĐ
Trưởng phòng - Kỹ sư Nguyễn Việt Phương
6. Phòng Đầu tư-Môi trường(ĐTM) : Tham mưu quản lý Công
tác Đầu tư, xây dựng cơ bản.
Trưởng phòng : Kỹ sư Phạm Thị Lan
7. Phòng Điều khiển sản xuất(ĐK) : Tham mưu quản lý công
tác điều độ sản suất, công tác vận chuyển than.
Trưởng phòng : kỹ sư Hoàng Đình Điềm.
8. Phòng KCS-Tiêu thụ(KCS) : Tham mưu quản lý công tác Gia
công chế biến than; Quản lý chất lượng; Tiêu thụ sản phẩm.
Trưởng phòng : Kỹ sư Nguy ễn Khắc Thái

13

9. Phòng Kế hoạch và Quản trị chi phí(KH) : Tham mưu quản
lý Công tác kế hoạch; Công tác khoán, quản trị chi phí và quản
lý giá; Công tác hợp đồng kinh tế.
Trưởng phòng : Kỹ sư kinh tế Nguyễn Văn Bằng
10. Phòng Vật tư(VT): Tham mưu quản lý Công tác Vật tư;
công tác Quản lý, sử dụng vật tư hàng hóa, kho than.
Trưởng phòng : Cử nhân Nguyễn Thị Hà.
11. Phòng KT-TK-TC(KT) : Tham mưu quản lý Công tác Thống
kê, kế toán, tài chính.
Kế toán trưởng : Cử nhân, Th.Sỹ kinh tế Nguyễn Văn Tấn
12. Phòng Tổ chức –Lao động(TCLĐ) : Tham mưu quản lý
Công tác tổ chức cán bộ; Lao động, tiền lương; Đào tạo, chế độ
chính sách xã hội; và Công tác tuyển dụng.
Trưởng phòng : Cử nhân kinh tế Phạm Bá Tưởng
13. Phòng Thanh tra - Pháp chế(TPK): Tham mưu quản lý
công tác Kiểm toán nội bộ; Thanh tra, phòng chống tham
nhũng; Công tác Pháp chế; Công tác giải quyết đơn thư, tiếp
dân.
Trưởng phòng : Cử nhân kinh tế Nguyễn Đức Lanh
14. Phòng Trắc địa - Địa chất(TĐ): Tham mưu quản lý Công
tác Trắc địa; Công tác Địa chất, địa chất công trình.
Trưởng phòng : Kỹ sư Phạm Quân.
15. Phòng Y Tế(YT): Tham mưu quản lý Công tác Y tế; Chăm
sóc sức khỏe cho CBCNV.
14


Trưởng phòng : BS Trần Văn Thao.
16.Phòng BVQS(BQ) : Tham mưu quản lý công tác An ninh

chính trị nội bộ; Công tác bảo vệ tài sản, bảo vệ TNRGM; Công
tác Quốc phòng quân sự.
Trưởng phòng : Kỹ sư Phạm Quyết Thắng
1.3. Chức năng nhiệm vụ của công ty
-

Sản xuất, khai thác, chế biến kinh doanh than và các

khoáng sản khác
- Thăm dò khảo sát địa chất và địa chất công trình
-

Tư vấn đầu tư, lập dự toán, thiết kế và thi công xây lắp các

công trình mỏ, công trình công nghiệp, giao thông và dân dụng.
- Thiết kế và chế tạo, sửa chữa thiết bị mỏ, ô tô, phương tiện
vận tải thủy, bộ, sản xuất ắc quy và đèn mỏ.
- Sản xuất vật liệu xây dựng.
-

Vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy, quản lý, khai

thác cảng và bến thủy nội địa.
-

Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, dịch vụ du lịch lữ hành nội

địa và quốc tế.
- Khai thác, sản xuất và kinh doanh nước tinh khiết.
-

Kinh doanh, xuất nhập khẩu than, xăng dầu, vật tư, thiết

bị, phụ tùng, hàng hóa. Đại lý các sản phẩm cho các tổ chức
sản xuất trong và ngoài nước.
-

Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp

luật.
15


Tiểu kết chương 1
Công ty than Uông Bí là một trong số những cánh chim đầu
đàn về sản xuất và khai thác than. Năm 2016 ngành Than trải
qua muôn vàn khó khăn dưới sự tác động của nền kinh tế thê
giới, đặc biệt là công tác tiêu thụ, và thực hiện chuyển đổi tái
cơ cấu. Công ty than Uông Bí - TKV là một trong những đơn vị
khó khăn điển hình với điều kiện địa chất phức tạp, diện sản
xuất trải dài và chất lượng than xấu, xong với sự Quan tâm và
chỉ đạo của lãnh đạo TKV, lãnh đạo của Đảng bộ, lãnh đạo
chuyên môn Công ty cùng với sự đoàn kết của tập thể
CBCNVCLĐ. Công ty than Uông Bí - TKV đã vượt qua khó khăn
và hoàn thành tốt các chỉ tiêu Tập đoàn giao cụ thể. Sản xuất
than nguyên khai: 1.250.000 tấn/ 1.250.000 tấn = 100%KH.
Thu nhập bình quân đầu người đạt 10,4tr/người/tháng, trong đó
Thợ lò đạt 13,7tr/người/tháng. Công ty cũng đã xây dựng, đào
tạo được đội ngũ nhân lực mạnh, giỏi trong quản lý điều hành,
có kỹ năng và tâm huyết và nhiều đơn vị kinh tế điển hình, có

tiềm lực lớn về quy mô và tài chính, chính là các bộ phận sản
xuất, đơn vị thành viên.

16


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA
CÔNG TY THAN UÔNG BÍ
2.1. Các hình thức của công ty
2.1.1. Cuộc họp cung cấp thông tin (status meeting)
Họp để phổ biến phổ biến thông tin trong công ty, phổ biến thông tin từ cấp
quản trị công ty đến với nhân viên cấp dưới, các bộ phận trong công ty nhằm đề
ra chủ trương, kế hoạch thực hiên một dự án, hay một công việc nào đó của ban
quản trị.
Như khi công ty triển khai một kế hoạch về sản lượng, hay tuyên truyền về
các vấn đề an toàn lao động. Ban giám đốc công ty sẽ tổ chức cuộc họp với
công nhân viên công ty nhằm truyền đạt cho anh chị em công nhân viên nắm
vững nhưng thông tin về kế hoạch sản lượng trong năm, vấn đề bảo hộ lao
động,...
2.1.2. Họp tìm giải pháp cho vấn đề (problem-solving meeting)
Trong loại cuộc họp này, mọi người trước tiên xác định một vấn đề đặt biệt
nào đó và thảo luận nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp. Các thành viên phải
có khả năng nhận diện vấn đề và có năng lực nghĩ ra giải pháp cho vấn đề.
Tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho một kế hoạch hay công việc cụ thể, nhằm tối
đa hoa kết quả và mục tiêu đặt ra mang lại hiệu quả công việc cao.
Ví dụ như, Phòng KT-CN đưa ra các phương án về công tác kỹ thuật khai
thác than hầm lò, lộ thiên; Công tác Công nghệ KHKT, sáng kiến cải tiến kỹ

17

thuật; Công tác định mức, kinh tế, kỹ thuật. Nhằm nâng cao sản lượng khai thác
than.
2.1.3. Họp ra quyết định tiến tới hành động (decision-making meeting)
Cuộc họp loại này được tiến hành qua 4 giai đoạn:
Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin)
Thu thập ý kiến dựa vào các sự kiện (giai đoạn bàn bạc)
Đưa ra một số giải pháp (giai đoạn sáng tạo)
Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn) Trong khi ra quyết định, mọi người phải
đồng ý với nhau là quyết định theo lối bỏ phiếu lấy số phiếu đa số (voting by
majority) hay dựa vào nguyên tắc đồng thuận (concensus).
Ví dụ như Từ những vấn đề về môi trường trong thời gian qua, khai thác hầm
mỏ dẫn tới các hiện tưởng sạt lỡ, ô nhiễm môi trường. Phòng Đầu tư – Môi
trường tiến hành tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các
hướng giải pháp sản xuất, đảm bảo sự phát triển bền vững.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức
2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
Văn phòng công ty là đơn vị phụ trách về các công tác tổ chức, làm công tác
chuẩn bị cho các cuộc họp của công ty.


Chuẩn bị cho cuộc họp
- Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi. Biết những điều gì đang cố
gắng để giành được bằng việc tổ chức họp.
- Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề. Biết
công ty muốn thực hiện được gì thông qua cuộc họp.
- Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận, về:

18

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc. Thời gian là tiền bạc, do đó phải lên kế
hoạch một cách khôn ngoan.
+ Xác định địa điểm họp.
+ Danh sách những người tham gia và khách mời.
+ Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ. Điều này sẽ
cho phép họ thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp.
+ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng
cuộc họp.
- Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên kế
hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
- Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng tạo và
đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc sử dụng sách, người phát ngôn, băng
video. Mọi người tham dự sẽ dành thời gian của họ cho công ty, vì thế công ty
phải mang lại cho họ điều gì đó.
- Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và vui vẻ,
tiếp thêm sinh lực.


Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp (dành cho tất cả những người tham dự)
- Biết mục đích của cuộc họp, mục đích tham dự.
- Thu thập các tài liệu công ty cần để mang đến cuộc họp.
- Đảm bảo chương trình họp và đảm bảo chương trình cuộc họp không bị
trùng lặp.
- Biết vai trò của công ty và con đường công ty sẽ đi.
- Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao
như lịch trình.
19

- Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự.


Nơi họp
- Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích.
- Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút.
- Mang lại sự mới mẻ phù hợp.
- Có những phương tiện hỗ trợ và phương tiện học tập phù hợp.
- Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ. Làm cho họ vui
khi họ đến.



Phân công người ghi chép biên bản về
- Những người tham dự
- Các vấn đề được thảo luận.
- Các quyết định chính.
- Các nhiệm vụ:
+ Ai cần để thực hiện nhiệm vụ – liệt kê các nhóm và các thành viên bên
ngoài.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.
+ Những điều nào mà họ cần thực hiện.
Các cuộc họp ở các tổ chức thường bị phàn nàn là không hiệu quả và lãng phí
thời gian. Để giảm bớt những lời phàn nàn, người tổ chức cuộc họp có vai trò
hết sức quan trọng.
2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp



Bắt đầu cuộc họp

20


- Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự
cuộc họp.
- Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà công ty
mong muốn.
- Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn):
- Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
- Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
- Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
- Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
- Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
- Luôn thể hiện rằng công ty thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và
chất vấn của mọi người.


Dẫn dắt cuộc họp
- Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với
họ những câu chuyện đó.
- Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
- Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới.
- Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques).
- Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi
người.
- Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào ư
tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người.

21


- Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo
rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể.
- Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng
khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc …
nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự
cuộc họp đang đi lệch hướng


Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp
- Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi
người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
- Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, công ty chỉ là người dẫn
dắt tiến trình mà thôi.
- Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của
mọi người.
- Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.
- Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi
hướng tiến triển.
- Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã
định.
- Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua.
- Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận.



Chủ tọa
- Người chủ toa cộc họp cần điều chỉnh chương trình nghị sự và đảm bảo

rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn
khác khống chế thời gian thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài.

22


- Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói


Điều hành cuộc họp
- Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là
được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của
cuộc họp.
- Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó.
- Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
- Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong
các buổi thảo luận.
- Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.
- Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ
thời gian của công ty vào các nội dung đơn lẻ
- Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được
thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
- Giải quyết với các lời phê bình (LOAFS)
- Lắng nghe nó (Listen to)
- Quan sát (Observe)
- Chấp nhận (Accept)
- Chịu đựng nó (Feel)
- Ngậm miệng (Shut-Up)
- Điều đó giải thích tại sao chúng ta có hai tai, hai mắt và chỉ có một miệng



Thời gian trình bày

23


- Mục tiêu của công ty là đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi
thành viên tham gia phát biểu. “Bẻ gãy sự im lặng”, đặc biệt là khi các thành
viên là quá nhút nhát hoặc thù địch.
- Không cho phép “người cũ” làm hại “người mới”. Hãy nhớ rằng tất cả là
bình đẳng.
- Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua sự xung đột giữa các ý tưởng, nhưng cần
tránh và không cho phép các mâu thuẩn cá nhân
- Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau, chèn ép nhau.
Tuy nhiên cũng có những đề nghị mà chứa đựng những mầm mống cho thành
công của tương lai.
- Khuyến khích ‘người mới” nói trước và sau đó là “người cũ”. Kết thúc với
một lời phát biểu tích cực.
2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc


Tóm tắt và tổng hợp cuộc họp
Khi kết thúc cuộc họp, sẽ tiến hành tổng kết lại những nội dung chính đã
được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Điều
này sẽ giúp công ty và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn
bộ các vấn đề đã được đưa ra thảo luận. Hơn nữa, đây còn là cơ sở cho biên bản
cuộc họp sẽ được gửi đến các thành viên tham gia họp và những người vắng
mặt có liên quan được biết và thực hiện theo:
- Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc rằng mọi người đều được

lắng nghe.
- Để mọi người mang đến nội dung, công ty hướng dẫn cho tiến trình.
- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
24


- Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.
- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.
- Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.
- Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo.
- Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc rằng mỗi người
đều biết bổn phận của họ. Chắc rằng mọi người sẽ đi từ “họp” đến “làm”.
- Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm
- Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.
Các chương trình có giá trị quan trọng, nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hoặc
lăng mạ những người có tham dự nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải
lao.

25