Khảo sát,đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức hội họp cho UBND huyện thuận thành

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo
sát,đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức hội họp
cho UBND Huyện Thuận Thành".
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày tháng năm


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ Ths.Nguyễn Đăng Việt–
giảng viên bộ Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng. Nhân đây,
cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với các thầy cô giáo. Đặc biệt, đối
với Ths. Nguyễn Đăng Việt bởi thầy đã hưỡng dẫn giúp đỡ tận tình trong suốt
quá trình thực hiện đề tài.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu do trình độ còn hạn chế và có
nhiều khó khăn khác nên dù có cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi
những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy
cô trong Hội đồng bảo vệ đề tài, các thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua
đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2

3
4
5

Từ, cụm từ viết tắt
UBND
TC-KH
NN-PTNN
GD-ĐT
LĐ-TBXH

Từ, cụm từ viết đầy đủ
Ủy ban nhân dân
Tài chính kế hoạch
Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Giáo dục đào tạo
Lao động và thương binh xã hội


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hội họp là hoạt động rất quan trọng và diễn ra thường xuyên tại các cơ
quan, đơn vị đặc biệt là UBND. Thông qua đó lãnh đạo cơ quan trực tiếp thực
hiện sự lãnh đạo, điều hành, điều hành chỉ đạo các hoạt động của cơ quan mình
theo quy định pháp luật. Theo đó, hội họpđược phân thành nhiều loại khác nhau

như họp tổng kết, sơ kết, họp giao ban, họp chuyên môn,họp tập huấn, họp triển
khai,...Như vậy, hội họp là một công việc rất quan trọng, hình thức và nội dung
của hội họp đa dạng và luôn gắn bó mật thiết với hoạt động thực tiễn của cơ
quan. Nói chung những cuộc họp của UBND huyện đều là cuộc họp quan trọng,
nếu không có hội họp thì sẽ không giải quyết được các vấn đề. Bên cạnh đó
cũng có nhiều cuộc hội họp thực sự chưa cần thiết, chỉ mang hình thức cho có,
nội dung sơ sài, nhiều cuộc hội họp tổ chức bị chồng chéo dẫn đến tình trạng
lạm phát họp gây ảnh hưởng đến công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành thực thi
nhiệm vụ của cơ quan.
Họp có thể mang các mục đích khác nhau, song nếu không có lý do xác
đáng và cuộc họp được tổ chức kém hiệu quả thì thường làm mất thời gian của
mọi người. Vấn đề đặt ra là làm sao tổ chức họp có hiệu quả nhất, chấm dứt tình
trạng “loạn họp”, loại bỏ những cuộc họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc của
nhân dân, đất nước. Là một nhà quản trị và cũng là người tổ chức cuộc họp thì
cần phải xây dựng mục tiêu cho cuộc họp, hình thành nội dung sát với thực tế,
tiếp xúc với những người khác trong cuộc họp và lập kế hoạch để biến những
quyết định thành hành động.
Chính vì lí do trên, tôi xin chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ
chức các cuộc hội họp của UBND huyện Thuận Thành” làm đề tài nghiên cứu
cho mônKỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu công tác tổ chức các cuộc hội họp của
UBND huyện Thuận Thành.
Phạm vi nghiên cứu: Tại Văn phòng UBND huyệnThuận Thành.
3. Mục đích nghiên cứu
5


Trình bày, kháo sát, đánh giá thực trạng và tình hình tổ chức thực hiện
công tác tổ chức hội họp, đồng thời đưa ra những giải pháp giúp công tác tổ

chức hội họp được thực hiện hiệu quả.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Xác định chức năng, nhiệm vụ, tầm quan trọng của công tác văn phòng.
- Khảo sát thực trạng công táctổ chức hội họp.
- Đưa ra đề xuất, giải pháp nâng cao hiệu quả.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm hiểu những thông tin, tài liệu sẵn có.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là những phương pháp được tôi sử
dụng trong suốt quá trình làm đề tài.
- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ làm việc
tại văn phòng UBND huyện Thuận Thành.
6. Đóng góp đề tài
Qua việc tìm hiểu về công tác tổ chức hội họp và một số giải pháp nâng
cao hiệu quả tổ chức các cuộc hội họp tại UBND huyện Thuận Thành, tôi đã
giới thiệu một cách hệ thống về công tác tổ chức tại UBND.
Nêu ra những ưu nhược điểm trong công tác Tổ chức hội họp của UBND.
Đề tài là nguồn tham khảo cho sinh viên nghành quản trị văn phòng và
các ngành khác.
7. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có
cấu trúc chia làm 3 chương:
Chương I: Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của UBND huyện
Thuận Thành.
Chương II: Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của
UBND huyện Thuận Thành
Chương III: một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội
họp của UBND huyện Thuận Thành.
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
6

CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH
1.1. Lịch sử hình thành
Thuận Thành là huyện nằm ở phía Nam của tỉnh Bắc Ninh, ven dòng sông
Đuống (Sông Thiên Đức xưa). Vị trí địa lý của huyện: Phía Đông giáp huyện
Gia Bình, phía nam giáp huyện Văn Lâm – Hưng Yên, phía Tây giáp huyện Gia
Lâm – Hà Nội, phía Bắc giáp huyện Tiên Du.
Trong huyện có 1 thị trấn và 17 xã, với diện tích khoảng 116km2, số dân
tính đến 31/12/2010 là 147,5 nghìn người. Thuận Thành là đơn vị hành chính
cấp huyện rộng thứ hai và đông dân thứ hai ở Bắc Ninh.
Thuận Thành là vùng đất có lịch sử hào hùng trong công cuộc dựng nước
và giữ nước của dân tộc. Ngày nay công cuộc đổi mới Thuận Thành đã đạt được
những thành tích rất to lớn trên tất cả các mặt kinh tế - chính trị, văn hóa – xã
hội.
Những năm gần đây Thuận Thành đã có những bước phát triển đáng kể
tốc độ đô thị hóa được xếp vào loại khá. Đời sống nhân dân ngày càng được cải
thiện hơn, và phát triển về mọi mặt. Tuy nhiên những thay đổi quá nhanh cùng
với sự tác động tiêu cực của nền kinh tế thị trường đã có những tác động không
tốt tới đời sống xã hội và đặt ra nhiều những thách thức cần được giải quyết.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Đứng đầu UBND huyện là chủ tịch UBND là đồng chí Nguyễn Văn
Hoàn, là người phụ trách chung, lãnh đạo, điều hành toàn diện các mặt công tác
của UBND huyện, đôn đốc kiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo điều hành hoạt
động của các thành viên cấp dưới và các phòng ban chuyên môn trực thuộc
UBND huyện.
Phó chủ tịch UBND huyện gồm 03 phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch,
các phó chủ tịch UBND huyện phân công chỉ đạo một số lĩnh vực công tác, chỉ
đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của UBND
huyện.

Phó chủ tịch phụ trách khối Văn xã là đồng chí Nguyễn Tiến Hoàng: chịu
trách nhiệm trực tiếp về chức năng quản lý Nhà nước trên các hoạt động về VH
7


– XH trên địa bàn huyện, trực tiếp quản lý các đơn vị như phòng VHTT, Đài
truyền thanh, phòng Y tế, bệnh viện đa khoa, phòng LĐTB&XH, phòng
GD&ĐT …..
Phó chủ tịch phụ trách khối Nông nghiệp – Xây dựng cơ bản là đồng chí
Nguyễn Xuân Đương: chịu trách nhiệm về quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực
hoạt động về Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Ban quản lý dự án xây dựng,
Ban quản lý các KCN, thú y, Bảo vệ thực vật, Công thương, TNMT, ngân hàng
….
Phó chủ tịch phụ trách trên lĩnh vực tư pháp và cải cách hành chính là
đồng chí Nguyễn Văn Phúc: trực tiếp phụ trách phòng tư pháp huyện.
* Về nhân sự gồm:
+ 01 Chủ tịch
+ 03 Phó chủ tịch
+ 01 Chánh văn phòng
+ 02 Phó chánh văn phòng
+ Các ủy viên
Xem tại phụ lục số 01
1.3. Chức năng nhiệm vụ
UBND huyện Thuận Thành giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền
hạn quy định tại Luật Tổ chức HĐND&UBND năm 2003, cụ thể như sau:
* Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp;
8


- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND
xã, thị trấn xây dựngvà thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND
xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế- xã hội của xã, thị trấn.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông, lâm, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó;
- Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,
phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định cuả
pháp luật.
* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát

triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND
tỉnh.
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện thực hiện
9


những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của UBND tỉnh.
* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
viêc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương

mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, UBND huyện thực hiện những nhiệmm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể duc thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ chương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
10


- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá- thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử- văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa, bảo vệ, chăm sóc bà mẹ , trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, ban hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức việc thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống,khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản
phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng
giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dưng lực lượng dân quân tự
vệ, tác huấn luyện dân quân tự vệ;
11


- Tổ chức việc đăng ký, khám tuyển nghĩa vu quân sự; quyết định việc
nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các
trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trât tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nứơc;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND
huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế- xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp
bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức
12


kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi
ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính,
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo
quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.
Tiểu kết
Sau khi tìm hiểu vị trí , vai trò, chức năng , nhiệm vụ của văn phòng tôi
đã thấy được vị trí của văn phòng rất quan trọng . Với những vai trò to lớn đó đã
góp phần củng cố công tác tổ chức các cuộc hội họp của văn phòng. Giúp tôi
biết được cơ cấu tổ chức của UBND huyện và các chức năng nhiệm vụ của các
phòng ban.

CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH
13


ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH
2.1. Các hình thức hội họp UBND huyện Thuận thành tổ chức
2.1.1. Các loại hội họp
Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công
tác của cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ,phạm vi hoạt động mà cơ quan
có những cuộc hội họp khác nhau.
Trong một năm, UBND huyện có rất nhiều cuộc hội họp khác nhau. Cóthể
phân chia hội họp thành các loại như sau:
- Hội nghị là một trong những phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc
điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Mỗi hội nghị khi tổ chức có

nhiều mục đích khác nhau
- Cuộc họp gồm những người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận
và giải quyết hay quyết định vấn đề nào đó. Để cuộc họp có kết quả, cần phải
tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham
dự và nội dung... (nếu cần thiết, những nội dung chính có thể được gửi trước cho
những người tham dự).
2.1.2. Mục đích của các cuộc hội họp
* Mục đích của hội nghị
Ở HĐND và UBND huyện thường có các hội nghị:
- Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một
năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND huyện, hội nghị chuyên đề.
Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa
nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu
tư nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp
thông thường khác.
- Thảo luận, trao đổi, thống nhất một số nội dung, vấn đề trong chương
trình công tác hoặc đang được quan tâm lưu ý. Những đề xuất, kiến nghị hoặc
dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học.
- Tổng kết, đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần phải triển
14


khai
- Đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụ
chung
- Xây dựng tinh thần đoàn kết
- Cần chuẩn bị nội dung hội nghị thật kỹ càng, chu đáo. Đối với hội nghị
trong phạm vi hẹp có thể gửi tài liệu để đại biểu có thời gian nghiên cứu trước.
Trong hội nghị nhất thiết phải có chủ tọa điều khiển và thư ký ghi chép đầy đủ.
- Người chủ trì hội nghị phải chuẩn bị tốt, nắm chắc các nội dung để xử lý

các tình huống xảy ra trong hội nghị.
- Trang trí hội trường (âm thanh, ánh sáng cũng là điều quan trọng trong
khâu chuẩn bị tổ chức).
- Trong quá trình tổ chức hội nghị nên bố trí một số tiết mục văn nghệ
xen kẽ.
* Mục đích cuộc họp
Ở cơ quan UBND huyện

thường có các cuộc họp: Phiên họp

UBNDhuyện; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch; Cuộc họp của Chủ
tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyệnvới UBND các xã; Cuộc họp liên tịch giữa
UBNDhuyện với thường trực đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ
quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân; Các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ
ban với UBND cấp huyện hoặc với các cơ quan chuyên môn của cấp huyện;
Cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan khác và công dân
2.1. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội họp

Sơ đồ hóa quy trình hội họp của UBND huyện Thuận Thành
Tổ chức hội họp

15


Xây dựng chương trình nghị sự
Lập danh sách đại biểu và soạn giấy mời
Tổ chức công tác
chuẩn bị

Chuẩn bị thời gian, địa điểm hội họp

Chuẩn bị nội dung hội họp, tài liệu
Chuẩn bị ghi biên bản hội họp

Đón đại biểu
Tổ chức điều hành
hội họp

Điểm danh đại biểu

Giữu đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham
luận

Ghi biên bản hội họp

Tổng hợp và thông báo kết quả hội họp, tổ chức họp rút kinh
nghiệm, triển khai nội dung công việc đã họp
Lập hồ sơ
Tổ chức công
việc sau khi kết
thúc hội họp

Gửi thư cảm ơn

Công tác dọn dẹp

16


2.2. Thực trạng công tác tổ chức hội họp

2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị hội họp
* Trách nhiệm của các đơn vị
- Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức các
cuộc hội họp lớn, quan trọng trong năm, quý, tháng và được thể hiện thành một
mục riêng trong chương trình công tác của đơn vị, gửi về Văn phòng để tổng
hợp, xây dựng kế hoạch chung của huyện.
- Đối với cuộc hội họp đột xuất và cuộc hội họp phát sinh không nằm
trong kế hoạch chung, đơn vị chủ trì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo phụ trách lĩnh
vực, trừ các cuộc hội họp do lãnh đạo yêu cầu.
*Trách nhiệm của Văn phòng
-Tổng hợp kế hoạch tổ chức các cuộc hội họp trong Chương trình công
tác của huyện trình lãnh đạo cơ quan.
- Đề xuất việc lồng ghép, kết hợp các cuộc hội họp có thời gian và địa
điểm tổ chức gần nhau, có thành phần tham dự tương đối như nhau trình lãnh
đạo cơ quan quyết định. Trong quá trình tổng hợp kế hoạch, theo dõi đôn đốc
các đơn vị thực hiện, thường xuyên rà soát kế hoạch hội họp đã được duyệt và
nhu cầu họp phát sinh để kịp thời đề xuất.
- Thông báo tới đơn vị chủ trì để phối hợp thực hiện, sau khi có ý kiến
đồng ý củalãnh đạo
Văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan trong công tác chuẩn bị
hội họp.Các cuộc hội họpnói chung, đặc biệt là hội họplớn, trước khi tiến hành
thường phải lập kế hoạch tổ chức hội họp. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ,
chánh văn phòng đề xuất với lãnh đạo cơ quan giao cho một bộ phận chủ trì lập
kế hoạch. Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm,
thành phần, nội dung hội họp. Căn cứ vào kế hoạch, văn phòng có trách nhiệm
giúp lãnh đạo cơ quan theo dõi, đôn đốc bộ phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc
được giao theo đúng tiến độ thời gian. Trong hội họp thường có các văn bản như
báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … văn
phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo cơ quan phân công cho đơn vị chủ trì và các
17

bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu. Khi văn bản đã được các đơn vị dự thảo
xong, văn phòng kiểm tra lại quy trình soạn thảo, đảm bảo đúng thẩm quyền ban
hành và thể thức của văn bản. Sau khi kiểm tra nếu thấy đúng thì văn phòng
trình lãnh đạo cơ quan xét duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc
đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội họp phải đảm bảo
đúng nội dung, đẹp về hình thức và đủ số lượng so với nhu cầu.
Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội
họp, văn phòng sớm chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết
như công văn triệu tập hội họp, chương trình hội họp, báo cáo chính, các báo
cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần
ghi rõ tên hội họp, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và những nội dung
cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị.
Ngoài các nội dung trên, văn phòng còn có trách nghiệm đề nghị với lãnh
đạo cơ quan về chương trình làm việc. Chương trình phải nêu tên việc, thời gian,
người thực hiện, dự kiến thành phần đại biểu mời dự hội họp.Thuộc trách nhiệm
của mình, chánh văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm
bảo cho hội họp. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà nghỉ và cử cán
bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội họp, phương tiện nghe nhìn. Chánh văn
phòng có trách nhiệm:
- Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức cuộc họp theo chủ trương đã được
duyệt.
- Quyết định không tiến hành cuộc họp đối với trường hợp tài liệu cuộc
họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng hoặc thành
phần tham dự cuộc họp không đúng với yêu cầu.
- Tổ chức cuộc họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả:
+ Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung và chương trình làm việc ngay
khi bắt đầu cuộc họp;
+ Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra và điều hành

kỷ luật cuộc họp đi đúng trọng tâm và đảm bảo thời gian họp;
+ Kết luận nội dung cuộc họp. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp
18


phải rõ ràng, cụ thể, chỉ đạo thời hạn giải quyết công việc đối với những vấn đề
liên quan trong nội dung cuộc họp.
- Người chủ trì cuộc họp theo sự phân công hoặc được uỷ quyền chịu
trách nhiệm về nội dung, chương trình và tổ chức cuộc họp, báo cáo kết quả với
người đã phân công, uỷ quyền. Người được phân công hoặc nhận ủy quyền chủ
trì cuộc họp không được phân công hoặc ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì
cuộc họp khi chưa có sự đồng ý của người phân công, ủy quyền đầu tiên.
Các công việc cần chuẩn bị trong công tác tổ chức hội họp
* Xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp
Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan
mình và yêu cầu giải quyết công việc. Chánh văn phòng chỉ đạo xây dựng và
quyết định kế hoạch tổ chức hội hopjquan trọng trong năm, hàng tháng. Chánh
văn phòng phân công cho các đơn vị, phòng ban có liên quan chuẩn bị nội dung,
địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến tổ chức cuộc họp đó.Kế hoạch tổ
chức hội họpphải được thông báo trước cho đối tượng được mời tham dự hoặc
đối tượng bị triệu tập.
Nội dung kế hoạch tổ chức hội họp
- Mục đích, yêu cầu của hội họp
- Người chủ trì hội họp
- Thành phần, số lượng đại biểu tham dự
- Thời gian, địa điểm hội họp diễn ra
- Hình thức tổ chức hội họp tập trung
-Dự kiến thành lập ban tổ chức cuộc họp
- Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ hội họp...
* Xây dựng chương trình nghị sự cho hội họp

Trên cơ sở mục đích và bố cục nội dung được xây dựng tại kế hoạch hội
họp. Chánh văn phòng cần xây dựng chương trình nghị sự hội họp.
Chương trình nghị sự của hội họp là một văn bản trình bày lịch trình các
công việc sẽ được tiến hành tại hội họp.Do đó, chương trình nghị sự phải đảm
báo yêu cầu sau:
19


+ Các vấn đề được trình bày, sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý
+ Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến hội họp.
Về căn bản chương trình nghị sự được xây dựng thành hai mẫu, một mẫu
giành riêng cho ban tổ chức và những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ
trong kỹ thuật điều hành hội nghị.Đặc biệt chú ý đến tình huống phát sinh. Bên
cạnh chương trình nghị sự cho ban tổ chức văn phòng cần xây dựng chương
trình nghị sự công khai. Chương trình nghị sự này được thông báo cho đại biểu
tham dự để họ nắm bắt được lịch trình hội họp.
* Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời
- Lập danh sách đại biểu
Chánh văn phòng giao cho thư ký lập danh sách đại biểu.Tổng số và cơ
cấu đại biểu đã được xác định tại kế hoạch hội họp. Khi lập danh sách nên chia
theo cơ cấu và ở từng nhóm nên sắp xếp đại biểu theo vị trí và chức vụ. Khi lập
danh sách nên ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và địa chỉ liên hệ của đại biểu.
- Soạn thảo giấy mời
Các thông tin cơ bản như:
+ Tên cơ quan đơn vị mời họp
+ Tên hội họp
+ Họ tên và chức vụ của người được mời
+Thời gian
+ Địa điểm
+ Hình thức liên hệ và một số chỉ dẫn

+ Các yêu cầu hoặc đề xuất với đại biểu khi tham gia hội họp
* Chuẩn bị địa điểm hội họp
Địa điểm tổ chức hội nghị đã được xác định tại kế hoạch văn phòng cần
tiến hành các công việc sau:
+ Lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế sao cho phù hợp với mục đích của việc
tổ chức hội họp
+ Kiểm tra lại các trang thiết bị cần sử dụng tại hội nghị như ánh sáng,
băng rôn, cờ hoa hội họp
20


+ Cùng với phòng tổ chức hội họp, văn phòng có thể bố trí phòng tiếp tân
dành cho đại biểu trước khi vào dự hội họp. Đối với một số hội họp có số lượng
đại biểu lớn của UBND, khi tiến hành thảo luận, các nhóm đại biểu có thể được
bố trí phòng riêng.
* Chuẩn bị thời gian họp
Thời gian tổ chức hội họp phải thật hợp lý sao cho khách mời tham dự
cuộc họp cảm thấy thoải mái. Không tổ chức hội họp vào thời điểm mà một số
đại biểu chủ chốt không tham dự được. Thời gian dự phòng trước và sau hội
họp. Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp các
phần trong chương trình nghị sự.
* Chuẩn bị nội dung hội họp
- Tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung hội họp và những yêu cầu cần
trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc hội họp phải được chuẩn bị trước bằng văn
bản.
- Chuẩn bị và thông qua báo cáo:
+ Chánh văn phòng được phân công có trách nhiệm chỉ đạo chuẩn bị các
báo cáo, bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên (nếu có) để trình lãnh đạo cơ quan
phụ trách lĩnh vực duyệt;
+ Lãnh đạo cơ quan phê duyệt các tại liệu sau: Báo cáo tổng kết công tác

chỉ đạo điều hành hàng năm; tổng kết thực hiện các chương trình, dự án, đề án
quan trọng của huyện và các tài liệu khác theo yêu cầu ;
- Thời hạn gửi báo cáo trình lãnh đạo cơ quan duyệt
+ Báo cáo chính phải được lãnh đạo cơ quan duyệt trước ngày họp ít nhất
3 ngày làm việc;
+ Các báo cáo khác (phải được lãnh đạo cơ quan duyệt trước ngày họp ít
nhất 2 ngày làm việc.
* Chuẩn bị tài liệu và gửi giấy mời họp
- Dự thảo giấy mời: Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo giấy mời. Giấy
mời gồm những nội dung sau:
+ Đơn vị mời, đối tượng được mời
21


+ Nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm họp;
- Ký giấy mời:
Lãnh đạo cơ quan ký giấy mời mời lãnh đạo cơ quan cấp trên; lãnh đạo
các Bộ, ngành; lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương; lãnh đạo các tổ chức quốc tế.
- Giấy mời các sở, các đơn vị trực thuộc Bộ và các đối tượng khácdo
Chánh Văn phòng ký thừa lệnh
- Gửi giấy mời, tài liệu:
+ Trách nhiệm gửi giấy mời: Văn phòng phối hợp với đơn vị chủ trì tổ
chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp do lãnh
đạo cơ quan chủ trì.
Đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã được duyệt
đối với cuộc họp được lãnh đạo cơ quan ủy quyền.Giấy mời phải được gửi trước
ngày họp ít nhất là 3 ngày.
- Gửi trước tài liệu: Đơn vị chủ trì phải gửi trước tài liệu cho các đơn vị,
cá nhân dự họp.

* Phân công chuẩn bị và phục vụ hội họp Đối với cuộc họp được tổ chức
tại UBND huyện.Trách nhiệm của Văn phòng: - Bố trí phòng họp, trang trí,
khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp và phục vụ họp khi được
yêu cầu
- Phối hợp với đơn vị chủ trì in tài liệu của các đơn vị do Văn phòng quản
lý kinh phí;
- Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu;
hướng dẫn đại biểu, bố trí xe đỗ đúng nơi quy định; đảm bảo an ninh trật tự bên
ngoài phòng họp. Phối hợp với đơn vị chủ trì đảm bảo an ninh trật tự bên trong
phòng họp khi được yêu cầu;
- Tổ chức thông tin tuyên truyền, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu,
chăm sóc y tế khi được yêu cầu;
- Phối hợp với đơn vị chủ trì theo dõi cuộc họp do lãnh đạocơ quan chủ
trì; trình lãnh đạo duyệt dự thảo và ký phát hành thông báo kết luận cuộc họp
22


của lãnh đạo.
Trách nhiệm của đơn vị chủ trì:
- Phối hợp với Văn phòng để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã
được duyệt; * Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt;
- In tài liệu họp (đối với các đơn vị, các chương trình, dự án có kinh phí
riêng);
* Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị
Chánh văn phòng giao trách nhiệm cho thư ký văn phòng là người ghi
biên bản cuộc họp. Khi tiến hành ghi biên bản cuộc họp cần tiến hành các công
việc sau:
+ Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan vè hình thức biên bản
+ Chuẩn bị các phương tiện phục vụ và hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản ( máy
tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản...)

+ Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản
+ Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi ghi biên bản
2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp
Lãnh đạo cơ quan khi tổ chức điều hành hội họp có trách nhiệm:
- Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức cuộc họp theo chủ trương đã được
duyệt.
- Quyết định không tiến hành cuộc họp đối với trường hợp tài liệu cuộc
họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng hoặc thành
phần tham dự cuộc họp không đúng với yêu cầu.
- Tổ chức cuộc họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả:
+ Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung và chương trình làm việc ngay
khi bắt đầu cuộc họp;
+ Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra và điều hành
kỷ luật cuộc họp đi đúng trọng tâm và đảm bảo thời gian họp;
+ Kết luận nội dung cuộc họp. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp
phải rõ ràng, cụ thể, chỉ đạo thời hạn giải quyết công việc đối với những vấn đề
liên quan trong nội dung cuộc họp.
23


+Người chủ trì cuộc họp theo sự phân công hoặc được uỷ quyền chịu
trách nhiệm về nội dung, chương trình và tổ chức cuộc họp, báo cáo kết quả với
người đã phân công, uỷ quyền. Người được phân công hoặc nhận ủy quyền chủ
trì cuộc họp không được phân công hoặc ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì
cuộc họp khi chưa có sự đồng ý của người phân công, ủy quyền đầu tiên.
Chánh văn phòng có trách nhiệm chủ trì và phối hợp với lãnh đạo cơ
quan, đơn vị có nội dung hội họp để tổ chức việc đón tiếp đại biểu. Nội dung
việc đón tiếp đại biểu gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại
biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự
hội họp.Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội họp để phục

vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội họp Vì vậy
khi ghi danh sách cần ghi đầy đủ các thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng
đoàn; số lượng người; lái xe v.v..Chánh văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội
họp, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị và cán bộ cơ quan phục vụ kịp thời các nhu
cầu để hội họp diễn ra đúng chương trình.Văn phòng tổ chức việc thường trực
ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất xáy ra trong quá trình hội họp
làm việc như y tế, trật tự trị an, điện, nước, loa đài, thông tin có nội dung liên
quan đến hội họp.
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả
của cuộc họp. Trước hết phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải
giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh
mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của
họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ
hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế
tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.Khuyến khích mọi
người thảo luận và ra quyết định
Chánh văn phòng có trách nhiệm :
- Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là
được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của
cuộc họp
24


- Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của
nó.
- Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
- Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng
trong các buổi thảo luận
- Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.
- Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí

toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ
Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được
thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận
* Trách nhiệm của người nhân viên văn phòng khi điều hành hội họp. Tùy
theo tính chất tầm vóc, quy mô và vị trí ảu từng đại biểu mà nhân viên văn
phòng có thể áp dụng nhiều hình thức chào đón đại biểu khác nhau. Sau khi đón
đại biểu nhân viên văn phòng phải điểm danh đại biểu.Điểm danh đại biểu giúp
nhân viên văn phòng xác định chính xác số lượng đại biểu chính thức đến tham
dự hội họp. Nhân viên có thể có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau để điểm
danh đại biểu:
+ Sơ đồ vị trí chỗ ngồi
+ Thẻ đại biểu
+ Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân
+ Một phiếu đăng ký có mặt
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn có nhiệm vụ khác như: công tác lễ tân,
mời nước, tiếp khách, phát tài liệu cho đại biểu, Giữ đúng thời gian nghỉ giải lao
và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận, .... Cùng với đơn vị chủ trì văn phòng cử
cán bộ ghi biên bản hội họp. Tổng hợp ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội họp.
Nếu nhân viên văn phòng được lãnh đạo giao cho nhiệm vụ ghi biên bản hội
họp. Tùy theo yêu cầu của lãnh đạo mà có thể sử dụng nhiều hình thức khác
nhau với nhiều phương tiện kỹ thuật son gbieen bản phải đảm bảo yêu cầu sau:
Đúng thể thức, đúng kỹ thuật, thông tin chính xác khách quan.
Chuẩn bị giấyvà bút, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy,
25