LỊCH sử đơn vị HÌNH THÀNH PHÔNG và LỊCH sử PHÔNG

MỤC LỤC
1

Biên bản giao nhận tài liệu

2

2

Báo cáo khảo sát tài liệu

3

3

Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

5

4

Phương án phân loại tài liệu

10

5

Bản hướng dẫn lập hồ sơ

16

6

Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

19

7

Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu

23

8

Báo cáo tổng kết tài liệu

25

1


BỘ NỘI VỤ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2011

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Căn cứ vào công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.
Căn cứ vào kế hoạch đào tạo lớp Hành chính Văn phòng K70A khóa 2009 –
2011; chúng tôi gồm:
BÊN GIAO : KHOA LƯU TRỮ
Đại diện

: Bà Nguyễn Thị Hồng Phượng

Chức vụ

: Giáo viên

BÊN NHẬN: LỚP HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K70A
Đại diện

: Đỗ Thị Hồng

Chức vụ

: Học viên

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu thực tập tốt nghiệp với những nội
dung cụ thể sau:
Tên phông tài liệu

: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TWI

Thời gian của tài liệu

: Từ năm 1994 đến năm 2000

Thành phần và số lượng của tài liệu là tài liệu hành chính
Tổng số hộp

: 08 hộp = 0,8m

Biên bản này được lập thành hai (02) bản, mỗi bên giữ một (01) bản.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

Nguyễn Thị Hồng Phượng

Đỗ Thị Hồng
2


BÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU
Qua khảo sát khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý:
1. Tên phông: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I
2. Thời gian của tài liệu: Bắt đầu từ năm 1994 đến năm 2000.
3. Khối lượng tài liệu:
- Tổng số cặp hộp

: 08 hộp

- Tổng số Hồ sơ

: 149

- Quy ra mét

: 0,8m

4. Thành phần và nội dung tài liệu


Thành phần tài liệu:

- Tài liệu của phông Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TWI từ năm 1994 đến
năm 2000 của bộ số 2, từ hộp số 01 đến hộp số 08:
- Bao gồm:
- Tài liệu của cơ quan cấp trên như: Bộ Giáo dục và Đào tạo; Bộ Quốc phòng;
Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ; Liên Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Tài liệu của cơ quan gửi đến để phối hợp như: UBND phường Xuân La, Công
an phường Xuân La, UBND quận Tây Hồ.
- Tài liệu do trường sản sinh trong quá trình hoạt động từ năm 1994 – 2000 trên
các lĩnh vực như: Đào tạo, Tài chính – Kế toán; Quản trị đời sống; Hành chính–Tổ
chức.


Nội dung tài liệu:

- Tài liệu trên lĩnh vực Đào tạo bao gồm:
Kế hoạch đào tạo bậc trung cấp hệ chính quy;
Kế hoạch tuyển sinh bậc trung cấp hệ chính quy;

Kế hoạch tuyển sinh bậc trung cấp hệ tại chức;
Thi và công nhận tốt nghiệp;
Thi đua, khen thưởng và kỷ luật học sinh;
Kế hoạch đào tạo nghề;
- Tài liệu trên lĩnh vực trên lĩnh vực Tài chính – Kế toán:
Tài liệu trên lĩnh vực thu, chi học phí;
3


Tài liệu về việc kiểm tra, thanh tra công tác tài chính – kế toán;
Tài liệu về việc dự toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản;
Tài liệu về việc dự toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công quỹ.
- Tài liệu trên lĩnh vực Quản trị đời sống:
Tài liệu về việc quản lý ký túc xá;
Tài liệu về việc phòng chống bão lụt;
Tài liệu về công tác y tế vệ sinh phòng bệnh;
- Tài liệu trên lĩnh vực Hành chính – Tổ chức:
Tài liệu về việc nâng lương;
Tài liệu về việc cử cán bộ đi học;
Quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ;
Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động cán bộ.
- Tài liệu trên lĩnh vực xây dựng cơ bản:
Quyết toán các công trình xây dựng cơ bản
Tài liệu về việc sửa chữa, thi công nhà 7 tầng;
Tài liệu về việc giải phóng mặt bằng
5. Tình trạng của phông, khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Qua khảo sát khối tài liệu đưa ra chỉnh lý ta thấy: Tài liệu đều được phô tô trên
khổ giấy A4, tài liệu đã được lập thành hồ sơ bộ, tài liệu đã cũ và nhàu.
Qua khảo sát ta thấy tài liệu đưa ra chỉnh lý từ năm 1994 đến năm 2000 còn
thiếu, chưa đầy đủ từ đó chứng tỏ đây chỉ là một phần của phông Trường Trung học

Văn thư Lưu trữ Trung ương I từ năm 1994 đến 2000.
Hà Nội, ngày 16 tháng 01 năm 2011
NGƯỜI KHẢO SÁT

Đỗ Thị Hồng

4


LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG
TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 1994 ĐẾN NĂM 2000
I.

LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG
1. Vài nét về lịch sử ra đời của trường.

Xã hội càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú, thì các hình
thức phản ánh tư duy bằng nhiều phương tiện trong đó văn bản được coi là phương
tiện quan trọng nhất và không thể thiếu được trong hoạt động quản lý. Nó được sử
dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh là căn cứ
để điều hành quản lý xã hội.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là hai công tác vừa có tính khoa học, vừa có tính
mật không thể thiếu trong việc quản lý Nhà nước. Vì vậy yêu cầu đặt ra cho công tác
Văn thư – Lưu trữ là phải có tính liên tục.
Sau khi giành được độc lập Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến việc bảo
vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Cùng với sự lớn mạnh của đất nước. Tài liệu lưu trữ cũng
không ngừng phát triển cả về số lượng và chất lượng. Tuy nhiên, các cơ sở giảng dạy
về công tác lưu trữ chưa có nhiều đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ
trong các cơ quan Nhà nước phần lớn chưa được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ.

Đứng trước tình trạng tài liệu lưu trữ ngày một mất đi với lượng lớn. Để khắc
phục tình trạng đó và từng bước đưa tài liệu lưu trữ trở thành di sản của dân tộc, một
trong những nhiệm vụ cấp bách đặt ra lúc này là phải đào tạo một đội ngũ cán bộ Văn
thư – Lưu trữ có chuyên môn và nghiệp vụ.
Để đáp ứng được nhu cầu nói trên, ngày 18 tháng 12 năm 1971 theo đề nghị
của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước và được liên bộ Đại học và Trung học chuyên
nghiệp Ủy ban kế hoạch Nhà nước đồng ý, Bộ Trưởng, Phủ Thủ tướng ban hành
Quyết định số 109/BT thành lập Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ đóng tại xã
Thanh Lâm, huyện Mê linh, tỉnh Vĩnh Phúc.
Ngày 11 tháng 5 năm 1994 Bộ trưởng Trưởng ban tổ chức của Bộ Chính phủ
ký Quyết định số 50/TCCB-CP chuyển về phường Xuân La – Quận Tây Hồ-Hà Nội,
đến ngày 30/01/2000 trường hoàn tất việc chuyển trường.
Sau hai năm hoạt động và chuẩn bị, năm 1996 trường đã chuyển một số phòng
ban về địa điểm mới tại Hà Nội. Cùng với sự kiện đó của trường, ngày 24 tháng 5
năm 1996 Bộ trưởng – Trưởng ban tổ chức Chính phủ đã ký Quyết định số 72/TCCBTC về việc đổi tên trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành trường Trung học Văn
thư Lưu trữ và nghiệp vụ Văn phòng I.
5


Trong quá trình hoạt động kể từ khi thành lập, nhà trường đã đạt được nhiều
thành tích đáng kể như Đào tạo được một đội ngũ cán bộ Văn thư – Lưu trữ có
chuyên môn, nghiệp vụ phần nào đáp ứng được nhu cầu của Nhà nước về cán bộ Văn
thư – Lưu trữ, từng bước đưa tài liệu lưu trữ thành di sản của dân tộc và cho đến cuối
năm 2003 trường lại một lần nữa đổi tên thành trường trung học Văn thư – Lưu trữ
Trung ương I.

2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường
2.1. Chức năng:
Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ Trung ương I có chức năng đào tạo và bồi
dưỡng cán bộ bậc trung học chuyên nghiệp Văn thư, ngành Lưu trữ, ngành Hành

chính Văn phòng, Thư ký văn phòng, Văn thư đánh máy, Tin học văn phòng.

2.2. Nhiệm vụ:
- Đào tạo cán bộ trung học các chuyên ngành theo tiêu chuẩn, kế hoạch Nhà
nước giao.
- Quản lý về cơ sở vật chất, cán bộ, giáo viên và học sinh.

2.3. Quyền hạn:
- Thường xuyên tổ chức giám sát, kiểm tra các đơn vị và tổ chức trong trường
- Quyền tuyển dụng cán bộ, giáo viên theo quy định.
- Quyền chiêu sinh học sinh trong cả nước
- Khen thưởng, kỷ luật cán bộ, giáo viên, học sinh.
- Trường có quyền cấp bằng Trung học, Lưu trữ Văn thư.

2.4. Phạm vi hoạt động
Trường tuyển sinh trong cả nước. Tháng 10 năm 1973 học sinh khóa I đến nhập
học. Năm 1975 nhập đào tạo học sinh Lào – năm 1977 tuyển được 4 khóa học với 700
học sinh.

3. Tổ chức bộ máy
Theo quyết định số 209/TCCB ngày 25 tháng 11 năm 1972 thì bộ máy tổ chức
của trường gồm:
- Ban giám hiệu: Hiệu trưởng và phó hiệu trưởng
- Các phòng ban chức năng:
+ Phòng Giáo vụ;
+ Phòng Hành chính- Quản trị - Tổ chức;
+ Ban xây dựng cơ bản;
- Các tổ bộ môn:
6

+ Tổ Văn thư;
+ Tổ Lưu trữ:
+ Khoa học cơ bản;

4.

Cơ cấu tổ chức thay đổi theo từng giai đoạn

. Cơ cấu tổ chức thay đổi theo từng giai đoạn
a. Giai đoạn 1971 – 1973
- Tổ chức;
-

Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng và 01 Hiệu phó;
Các phòng ban chức năng: Phòng Giáo vụ, Phòng Hành chính – Quản trị
Các tổ bộ môn: Tổ Văn thư, tổ Lưu trữ; tổ Cơ sở cơ bản.

b. Giai đoạn 1973 – 1977
Theo Quyết định số 203/TCCB ngày 26 tháng 11 năm 1972 có Hiệu trưởng, 01
Hiệu phó, các phòng ban chức năng là: Phòng Giáo vụ, Hành chính quản trị, tổ chức
và ban xây dựng cơ bản.
Ngày 30 tháng 4 năm 1977 Bộ trưởng, phó Thủ tướng ban hành Quyết định số
95/BT về việc thành lập phân hiệu Trung học Văn thư – Lưu trữ ở phía Nam tại quận
Gò Vấp – TP Hồ Chí Minh.

c. Giai đoạn 1977 – 1982
- Ban giám hiệu gồm: Hiệu trưởng và 02 Hiệu phó;
- Các phòng ban phân hiệu phía Nam;
- Phòng giáo vụ - Hành chính – Quản trị - Tổ chức;

- Ban xây dựng cơ bản;
- Các tổ bộ môn.

d. Giai đoạn 1982 – 1992
Nhìn chung không có gì thay đổi. Năm 1990 thay đổi phòng Giáo vụ thành
phòng Đào tạo.

e. Giai đoạn 1992 – 2000
- Ban giám hiệu: Hiệu trưởng và 02 Hiệu phó;
- Các phòng Đào tạo, Công tác học sinh, Hành chính – Tổ chức, Quản trị
đời sống, Kế toán – Tài vụ.
- Các khoa: Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Khoa học cơ bản.
- Tổ Thư ký và 02 Trung tâm “Tin học và nghề”
7


4.2. Lề lối làm việc
Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ Trung ương I làm việc theo chế độ
một thủ trưởng, các phòng ban chuyên ngành dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Thủ
trưởng.
4.3. Chế độ Văn thư
Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ Trung ương I là trường thực hiện công tác
Văn thư theo chế độ tập trung. Mọi văn bản giấy tờ đi đến phải qua Văn thư của nhà
trường. Trường có con dấu riêng, các phòng ban chức năng dùng chung con dấu của
trường.

II. LỊCH SỬ PHÔNG
1. Thời gian của tài liệu
Từ năm 1994 đến năm 2000

2. Thành phần và nội dung của tài liệu
Thành phần của tài liệu
Tài liệu chủ yếu của Trường sản sinh ra trong giai đoạn từ năm 1994 đến năm
2000 trên tất cả các mặt: Đào tạo, Hành chính – Tổ chức, Quản trị đời sống, Tài
chính–Kế toán, Xây dựng cơ bản.

Nội dung tài liệu
a. Tài liệu về công tác đào tạo
- Tài liệu về công tác tuyển sinh;
- Tài liệu về nghiên cứu khoa học, tài liệu về giảng dạy và lớp học nâng cao
trình độ soạn thảo văn bản và xử lý văn bản;
- Tài liệu về thành lập Hội đồng tuyển sinh;
- Tài liệu về việc thi và công nhận tốt nghiệp;
- Tài liệu về báo cáo tổng kết các khóa.

b. Tài liệu về Hành chính tổ chức
- Điều động cán bộ;
- Tuyển dụng cán bộ;
- Tổ chức bộ máy của Trường;
- Quản lý lao động.

c. Tài liệu về công tác kế toán – Tài vụ
- Việc giải trình ngân sách;
8


- Việc thu chi học phí;
- Kế hoạch chi tiêu;
- Lập và sử dụng công quỹ.

d. Tài liệu về công tác xây dựng cơ bản
- Quyết toán các công trình xây dựng cơ bản;
- Quản lý và sử dụng nhà làm việc, phòng học;
- Thi công và sửa chữa công trình;
- Việc tạm ngừng thi công công trình;
- Việc giải phóng mặt bằng.

3. Loại hình tài liệu
Chỉ có tài liệu hành chính.

4. Tình trạng của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Mức độ thiếu đủ và tình trạng vật lý của khối tài liệu tài liệu được phô tô trên
khổ giấy A4 chữ mờ khó đọc.
Mức độ xử lý nghiệp vụ tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ nhưng chưa chính xác.

5. Nhu cầu khai thác sử dụng
Tài liệu sau khi được lập hồ sơ, lựa chọn những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh
viễn và lâu dài sẽ được bảo quản tại lưu trữ trường và phục vụ nhu cầu tra cứu và học
tập của cán bộ giáo viên và học sinh của Trường.
Hà Nội, ngày 22 tháng 01 năm 2011
NGƯỜI BIÊN SOẠN

Đỗ Thị Hồng

9


PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
PHÔNG TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
TỪ NĂM 1994 ĐẾN NĂM 2000

A.

Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu
1.

Mục đích, ý nghĩa:

- Giúp cho việc phân loại tài liệu trong phông được chính xác và thống nhất.
- Làm cơ sở để hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
- Giúp cho việc quản lý và phục vụ khai thác được nhanh chóng.
2.

Yêu cầu:

- Phải thể hiện được các bước phân loại tài liệu theo qui trình hướng dẫn chính lý
tại văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước.
- Phản ánh mối liên hệ biện chứng giữa các cấp độ phân loại, giữa các nhóm tài
liệu trong phông và giữa các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản.
- Đảm bảo tính logic trong kết cấu của phương án.
- Để thực hiện, đơn giản.

B.

Cơ sở phương án

- Căn cứ vào lý luận, thực hiện và tình hình thực tế của tài liệu trong phông qua
việc nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của đơn vị hình thành phông.
- Căn cứ vào nhu cầu quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu. Tài liệu phông lưu trữ

Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ Trung ương I được phân loại theo phương án
Mặt hoạt động – Thời gian, cụ thể như sau:
- Bước 1: Chia tài liệu về các nhóm lớn
- Bước 2: Chia tài liệu từ các nhóm lớn về các nhóm vừa
- Bước 3: Chia tài liệu từ các nhóm vừa về các nhóm nhỏ.
Phương án phân loại cụ thể:
I.

VẤN ĐỀ CHUNG

1.
Các văn bản hướng dẫn, lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác
chung của trường.
2.
3.

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tháng, quí, tổng kết năm của
trường.
Sổ ghi biên bản họp ban giám hiệu.
10


II.

HOẠT ĐỘNG VỀ HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC
1. Vấn đề chung
2. Công tác Hành chính
2.1.

Vấn đề chung

2.2.

Công tác lễ tân, khánh tiết

2.2.1. Công tác tổ chức Hội nghị, tổ chức các ngày lễ, tết.
2.3.

Công tác Văn thư – Lưu trữ

2.3.1. Công tác Văn thư
2.3.2. Công tác Lưu trữ
3. Công tác tổ chức
Vấn đề chung
Tổ chức bộ máy trong cơ quan, đơn vị
Kiện toàn, sắp xếp các đơn vị, tổ chức.
Thành lập mới các đơn vị, tổ chức.
Giải thể, sáp nhập các đơn vị, tổ chức.
Công tác cán bộ
Quản lý, sử dụng, điều phối cán bộ.
Đề bạt, bổ nhiệm cán bộ.
Tiếp nhận, sắp xếp cán bộ.
Cử cán bộ đi học tập, tham quan nghiệp vụ, dự Hội nghị.
Thuyên chuyển, điều động cán bộ.
Nâng lương, điều chỉnh lương, phụ cấp lương cho cán bộ.
Khen thưởng, kỷ luật cán bộ.
Cho cán bộ nghỉ hưu, mất sức.
Bảo hiểm lao động.
Hợp đồng lao động
Vấn đề chung

Quản lý, sử dụng, điều phối hợp đồng lao động.
Tuyển dụng lao động.
Chế độ chính sách.
11


Quản lý hộ khẩu, hộ tịch
3.5.1

Vấn đề chung.

3.5.2

Đăng ký, kê khai nhân khẩu.

3.5.3

Đăng ký tạm trú, tạm vắng.

III. HOẠT ĐỘNG VỀ ĐÀO TẠO
1. Vấn đề chung
Tài liệu về xây dựng mục tiêu, nội dung, chương trình, kế hoạch đào tạo chung
của trường.
Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác đào tạo.
2. Tài liệu về công tác tuyển sinh Trung học Chính quy
Vấn đề chung (tài liệu của cơ quan cấp trên hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tuyển
sinh).
Tổ chức thi tuyển sinh và kết quả tuyển sinh.
Bài thi tuyển sinh.
3. Tài liệu về quá trình giảng dạy và học tập

Vấn đề chung ( tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước, Trường lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn chung về giảng dạy và học tập).
Tài liệu về giảng dạy và học tập hệ Trung học Chính quy.
3.2.1

Ngành Trung học Văn thư – Lưu trữ.

3.2.2

Ngành Trung học Văn thư.

3.2.3

Ngành Trung học Lưu trữ.

3.2.4

Ngành Trung học Thư ký văn phòng.

3.2.5

Ngàh Trung học Hành chính văn phòng.

3.3

Tài liệu về giảng dạy và học tập hệ nghề

3.3.1

Nghề đánh máy chữ.

3.3.2

Nghề Văn thư – Đánh máy.

3.3.3

Nghề Thư ký văn phòng.

3.4

Tài liệu về giảng dạy và học tập hệ trung học Tại chức.

3.4.1

Ngành Trung học tại chức Văn thư – Lưu trữ.

3.4.2

Ngành Trung học tại chức Hành chính văn phòng.

3.4.3

Ngành Trung học tại chức Thư ký văn phòng

3.5

Tài liệu về giảng dạy và học tập các lớp bồi dưỡng ngắn hạn.
12

3.5.1

Lớp Văn thư – Lưu trữ.

3.5.2

Lớp Văn thư – Lưu trữ - Đánh máy – Tin học.

3.5.3

Lớp Văn thư – Lưu trữ - Thư viện.

3.5.4

Lớp bồi dưỡng phương pháp Soạn thảo văn bản.

4. Tài liệu về mở ngành, nghề đào tạo mới
Mở ngành học mới.
Mở nghề đào tạo mới.
5. Tài liệu về thi giáo viên giỏi
Thi giáo viên giỏi cấp Ngành.
Thi giáo viên giỏi cấp Thành phố.
Thi giáo viên giỏi cấp Trường.
6. Tài liệu về thi học sinh giỏi
Thi học sinh giỏi cấp Trường.
Thi học sinh cấp Thành phố.
7. Tài liệu về công tác Thông tin - Tư liệu - Thư viện
Vấn đề chung.
Công tác đảm bảo thông tin.

Bổ sung vốn tư liệu.
Công tác phục vụ độc giả.
8. Tài liệu về sổ sách giáo vụ
Vấn đề chung.
Sổ lên lớp hàng ngày.
Sổ đăng ký học bạ.
IV.

HOẠT ĐỘNG VỀ QUẢN TRỊ ĐỜI SỐNG
1.

Vấn đề chung

2.

Quản lý tài sản, thiết bị

Mua sắm tài sản, thiết bị.
Sử dụng tài sản, thiết bị.
Kiểm tra, đánh giá chất lượng tài sản, thiết bị.
Thanh lý tài sản, thiết bị.
3.

Quản lý nhà ở, nhà làm việc, ký túc xá
13


Vấn đề chung.
Quản lý sử dụng nhà ở cán bộ, giáo viên.
Quản lý sử dungj nhà làm việc.

Quản lý sử dụng ký túc xá.
4.

Tài liệu về công tác y tế, vệ sinh phòng bệnh

Công tác khám chữa bệnh cho Cán bộ công chức và giáo viên.
Công tác khám chữa bệnh cho học sinh mới vào trường.
5.

Tài liệu về tổ chức nghỉ dưỡng sức cho cán bộ, giáo viên

6.

Bảo vệ tài sản và giữ gìn an ninh, trật tự trong trường

Vấn đề chung.
Bảo vệ tài sản.
Xử lý các vụ vi phạm an ninh, trật tự.
7.
Tài liệu về các hoạt động sản xuất, dịch vụ, an toàn lao động,
phòng chống cháy nổ, lụt bão.
Tài liệu về các hoạt động sản xuất, dịch vụ.
Tài liệu về an toàn lao động.
Tài liệu về phòng cháy chữa cháy.
Tài liệu về phòng chống lụt bão.
V.

HOẠT ĐỘNG VỀ CÔNG TÁC TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
1. Vấn đề chung
2. Kế hoạch tiền mặt

2.1

Kế hoạch tiền mặt hàng tháng, quý, 6 tháng.

2.2

Kế hoạch tiền mặt hàng năm.

3.

Thu chi ngân sách Nhà nước

3.1

Báo cáo thu chi ngân sách nhà nước tháng, quý, 6 tháng.

3.2

Báo cáo thu chi ngân sách nhà nước hàng năm.

4. Thu chi học phí
4.1

Báo cáo thu chi học phí các lớp theo tháng, quý, 6 tháng.

4.2

Báo cáo thu chi học phí các lớp hàng năm

5. Thanh tra kiểm tra quỹ

Thanh, kiểm tra quỹ 6 tháng đầu năm.
14


Thanh tra, kiểm tra quỹ 6 tháng cuối năm.
6. Sổ phát lương cho cán bộ giáo viên
VI. HOẠT ĐỘNG VỀ XÂY DỰNG CƠ BẢN
1.

Vấn đề chung (chương trình, kế hoạch, báo cáo về xây dựng cơ bản)

2.

Thiết kế và thi công các hạng mục công trình

Thiết kế xây dựng các hạng mục tại Mê linh – Vĩnh phúc.
Thiết kế xây dựng nhà làm việc 2 tầng tại Mê Linh – Vĩnh phúc.
Thiết kế, xây dựng nhà lớp học thư viện 3 tầng tại Mê Linh – Vĩnh Phúc.
Thiết kế, xây dựng các hạng mục tại Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội.
Thiết kế, xây dựng nhà ở cho học sinh Lào tại Xuân La – Tây Hồ - HN.
Thiết kế, xây dựng hạng mục nhà ở học sinh 6 tầng tại Xuân La–Tây
Nội.

Hồ - Hà

Thiết kế, xây dựng hạng mục nhà tạm cấp 4 tại Xuân La – Tây Hồ - HN.
Thiết kế, xây dựng hạng mục nhà làm việc 4 tầng tại Xuân La – Tây Hồ.
Thiết kế, xây dựng hạng mục mục nhà làm việc 7 tầng tại Xuân La – HN.
Thiết kế, xây dựng hạng mục đường nội bộ tại Xuân La – Tây Hồ - HN.
Thiết kế, xây dựng hạng mục đường rào và nhà thường trực.

Thiết kế, xây dựng trạm cấp nước sinh hoạt tại Xuân La – Tây Hồ - HN.
Thiết kế, xây dựng trạm biến áp cấp điện sinh hoạt tại Xuân La – HN.
3. Sửa chữa, nâng cấp, cải tạo các hạng mục công trình
Sữa chữa, nâng cấp các hạng mục tại Mê Linh – Vĩnh Phúc.
Sửa chữa, nâng cấp cải tạo các hạng mục tại Xuân La – Tây Hồ - HN.
VII. HOẠT ĐỘNG VỀ QUẢN LÝ HỌC SINH.
1. Vấn đề chung
2. Xét học bổng, phụ cấp ưu đãi
Xét học bổng.
Phụ cấp ưu đãi.
Miễn giảm học phí.
3. Tính điểm rèn luyện
Tính điểm rèn luyện.
Tính điểm rèn luyện.
15


BẢN HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ
PHÔNG TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
GIAI ĐOẠN NĂM 1994 ĐẾN NĂM 2000
1.
Qua khảo sát khối tài liệu trong phông trường Trung học Văn thư Lưu trữ
Trung ương I ta thấy được đặc thù của khối tài liệu này trong tình trạng mới được lập
hồ sơ sơ bộ. Vì vậy khi lập lại thành hồ sơ hoàn chỉnh, tài liệu phải phản ánh được
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường, khoa. Tài liệu trong từng hồ sơ phải có
giá trị tương đồng. Nếu tài liệu trong hồ sơ có nhiều giá trị thì ta xác định thời hạn bảo
quản của hồ sơ theo tài liệu có giá trị cao nhất.
2.

Viết tiêu đề hồ sơ

Tất cả tiêu đề hồ sơ phải được cấu thành từ 5 yếu tố nhưng do đặc thù của
phông chủ yếu phản ánh về mặt hoạt động đào tạo của trường nên có thể ghi hồ sơ về
đào tạo như sau:
Hồ sơ về việc đào tạo hệ ngành, lớp, khóa.
Nếu hồ sơ có nhiều tác giả thì ta liệt kê hai tác giả có nhiều tài liệu hoặc tác
giả quan trong.
3.

Sắp xếp văn bản tài liệu bên trong hồ sơ

Ta có thể sắp xếp văn bản tài liệu theo tác giả, hoặc trình tự giải quyết công việc như:
Tài liệu về công tác hành chính – tổ chức: sau khi đưa về một vấn đề có
thể lập hồ sơ thì ta sắp xếp chúng theo trình tự một khóa học.
Tài liệu khi đã được lập hồ sơ, ta đánh số tờ bằng bút chì góc bên phải tài
liệu theo trình tự tờ 01 đến hết sau đó ghi các thông tin của hồ sơ lên tờ bìa tạm:
+

Tên phông Lưu trữ;

+

Mặt hoạt động;

+

Tiêu đề hồ sơ;

+

Thời gian bắt đầu và kết thúc;

+

Số tờ;

+

Thời gian bảo quản;

+

Số lưu trữ (phông số, mục lục số, hồ sơ số)

4.

Biên mục hồ sơ

Biên mục hồ sơ là trình bày tóm tắt những thông tin cần thiết về nội dung,
thành phần, đặc biệt của tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản lên bìa hồ sơ vào
16


mục lục văn bản, chứng từ kết thúc theo nguyên tắc và phương pháp của khoa lưu
trữ.
Nội dung biên mục hồ sơ:
- Biên mục bên trong;
- Biên mục bên ngoài.
4.1

Biên mục bên trong

4.1.1 Đánh số tờ: Dùng bút chì đen đánh số thứ tự tờ tiên 01 đến hết bằng số Ả
Rập góc bên phải của tài liệu, số đánh phải rõ rang, chính xác, mỗi tờ đánh một số.
4.1.2

Viết mục lục văn bản

Là ghi các thông tin từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in
sẵn. Nội dung của tờ mục lục gồm:

STT

Số và ký hiệu

Ngày tháng

Văn bản

văn bản

Tác giả
văn bản

2

3

4

1
4.1.3

Trích yếu

Tổng
số
nội dung văn bản
5

6

Ghi
chú
7

Viết chứng từ kết thúc

Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về chất lượng, số lượng, tình trạn vật lý của tài
liệu gồm:
Ghi số tờ của đơn vị bảo quản, ghi cả bằng số và bằng chữ:
Ví dụ:
- Đơn vị bảo quản này có 07 tờ;
- Ghi số tờ mục lục văn bản;
- Đặc trưng tình trạng vật lý;
- Kỹ thuật làm ra văn bản;
- Tình trạng thiếu đủ của tài liệu;
- Ngày tháng năm lập hồ sơ.
4.2
4.2.1

Biên mục bên trong
Tên phông lưu trữ

Tên phông lưu trữ là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông, được viết
bằng chữ in hoa, phía bên trái bìa hồ sơ.
4.2.2

Mặt hoạt động

17


Là những mặt hoạt động chính theo phương án phân loại tài liệu mà ta đã tiến
hành phân loại và xác lập ra được những hồ sơ vì vậy tài liệu thuộc mặt hoạt động nào
thi ghi tên mặt hoạt động đó.
4.2.3

Tiêu đề hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ phải viết ngắn gọn và đầy đủ các yếu tố (thứ tự 4 hoặc 5 yếu tố: tên
loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian).
4.2.4

Thời gian bắt đầu và kết thúc

Thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ được ghi ngay dưới tiêu đề hồ sơ với
mục đích để hệ thống hóa hồ sơ khoa học giúp việc tra tìm tài liệu được nhang chóng
thuận lợi.
Thời gian bắt đầu là ngày tháng sớm nhất của tài liệu có trong hồ sơ.

Thời gian kết thúc là ngày tháng muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ.
4.2.5

Số tờ

Là số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ được viết dưới phần thời gian bắt đầu và
kết thúc của bìa hồ sơ. Đánh số tờ tài liệu trong hồ sơ nhằm cố định trật tự tài liệu
trong hồ sơ và để kiểm tra bảo quản.
4.2.6

Thời gian bảo quản

Thời gian bảo quản được xác định theo các mức: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời.
Thời gian bảo quản của hồ sơ được ghi ở góc phải phía dưới của bìa hồ sơ nhằm phục
vụ cho công việc thống kê và bảo quản hồ sơ.
4.2.7

Đánh số lưu trữ

Nhằm để cố định trật tự sắp xếp các hồ sơ trong toàn phông giúp cho việc
chuyển giao hồ sơ, tài liệu dễ dàng thuận tiện.
Số lưu trữ gồm có phông số; mục lục số, hồ sơ số.
Trên đây là bản hướng dẫn lập hồ sơ cho phông lưu trữ Trường Cao đẳng Văn
thư Lưu trữ Trung ương I. Để công việc được tiến hành một cách thuận lợi và chính
xác phải tuân thủ các quy trình nghiệp vụ đã được Nhà nước ban hành.
Hà Nội, ngày 22 tháng 01 năm 2011
NGƯỜI BIÊN SOẠN

Đỗ Thị Hồng
18

BẢN HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
PHÔNG TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
TỪ NĂM 1994 ĐẾN NĂM 2000
Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường
Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I;
Căn cứ vào ba nguyên tắc và tám tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;
Căn cứ vào đặc điểm, tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;
Theo công văn số 283/VTLTNN-NVTW về ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.
Việc xác định giá trị và định thời gian bảo quản cho hồ sơ tài liệu trong quá
trình chỉnh lý phông lưu trữ Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, ngoài
việc vận dụng các cơ sở lý luận bao gồm các công cụ, để đánh giá đó là bảng thời
gian bảo quản tài liệu bao gồm những tài liệu chung nhất có giá trị sản sinh trong quá
trình hoạt động của Trường. Bảng thời gian bảo quản này là sản phẩm được thực hiện
theo hướng dẫn thời hạn bảo quản do Cụ Lưu trữ Nhà nước ban hành theo văn bản số
25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975. Trong bảng thời hạn bảo quản này, tài liệu được
ghi với các mức khác nhau: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời, 2 năm, 5 năm, 10 năm, 20
năm, 30 năm.
Đối với những thời hạn bảo quản có làm theo ký hiệu đánh giá thì hết thời hạn
phải xác định lại giá trị.
Trong cùng một hồ sơ, những văn bản có thời hạn bảo quản thấp, phải theo
những tài liệu có thời hạn bảo quản cao hơn. Trên thực tế, Trường Trung học Văn thư
Lưu trữ Trung ương I là cơ quan có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, ổn định, tài liệu sản
sinh trong quá trình hoạt động của Trường, có mối quan hệ mật thiết với nhau; hơn
nữa phạm vi, đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ của Trường hạn hẹp, chủ yếu là cán bộ
lãnh đạo, các phòng khoa, cán bộ công chức trong trường tra tìm thông ti phục vụ
công tác nghiên cứu khoa học cũng như để giải quyết nhiệm vụ hàng ngày.

Dưới đây là bảng kê các nhóm tài liệu chủ yếu sản sinh trong quá hoạt động của
trường với thời hạn bảo quản cụ thể:

19


Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

TT

Thời hạn bảo
quản

Ghi chú

I. ĐÀO TẠO
1
1

Kế hoạch đào tạo chính quy

Vĩnh viễn

Quyết định về việc thi và công nhận tốt nghiệp

Vĩnh viễn

2
3 Quyết định về việc xác nhận giám thị giám sát và bảo vệ kỳ thi Vĩnh viễn
tuyển sinh

4 Quyết định về việc cử giáo viên chủ nhiệm

5 năm

5 Quyết định về việc cho học sinh chuyển khóa

5 năm

6 Quyết định về việc cử ban cán sự lớp

5 năm

7 Quyết định về việc bảo lưu kết quả học tập

5 năm

8

Quyết định về việc cho học sinh thôi học

5 năm

9

Danh sách bảng điểm

5 năm

10 Kế hoạch tuyển sinh

Vĩnh viễn

11 Quyết định về việc cho học sinh chuyển lớp

5 năm

12 Quyết định về việc khen thưởng, kỷ luật học sinh

5 năm

13 Quyết định về việc mở lớp đề tài thực tập

Lâu dài

14 Hợp đồng đào tạo

Vĩnh viễn
20


II. HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC
15 Quyết định về việc nâng lương cho cán bộ công chức viên chức Lâu dài
16 Quyết định về việc nâng ngạch chuyển ngạch công chức

Lâu dài

17 Quyết định về việc điều động cán bộ

Lâu dài

18 Quyết định về việc cho cán bộ nghỉ không lương

Lâu dài

19 Về việc đăng ký danh sách cử tri

Tạm thời

20 Về việc tặng thưởng huân chương cho cán bộ

Tạm thời

21 Về việc công tác văn thư – lưu trữ

Lâu dài

22 Về việc phân công lao động

Tạm thời

23 Về việc liên hệ công tác

Tạm thời

24 Về việc quản lý lao động

Lâu dài

25
Tài liệu về trợ cấp đối với cán bộ, công chức

70 năm

Đánh giá

26 Tài liệu về đóng bảo hiểm xã hội, làm sổ bảo hiểm xã hội cho
cán bô , công chức của trường
70 năm

Đánh giá

27 Tài liệu về nghỉ hưu, mất sức, thôi việc đối với cán bộ, công
chức

70 năm

Đánh giá

28 Tài liệu về hợp đồng lao động ngắn hạn và dài hạn

70 năm

Đánh giá

29 Tài liệu về kỷ luật cán bộ, công chức

70 năm

Đánh giá

30 Hồ sơ, lý lịch cán bộ, công chức

70 năm

Đánh giá

III. TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ - ĐỜI SỐNG
21


31 Tài liệu về mua sắm tài sản cố định

20 năm

Đánh giá

32 Tài liệu về quản lý, sử dụng trang thiết bị cố định

20 năm

Đánh giá

33 Tài liệu về thanh lý tài sản

20 năm

34 Tài liệu về thanh lý tài sản

20 năm

Tài liệu về thiết kế và thi công các hạng mục công trình:
35
- Công trình nhóm A
- Công trình nhóm B
- Công trình nhóm C

Vĩnh viễn
Lâu dài
Tạm thời

36 Tài liệu về sửa chữa, cải tạo các hạng muc nhỏ

5 năm

37 Tài liệu về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy

10 năm

Đánh giá

38 Tài liệu về công tác bảo vệ trật tự trị an

10 năm

Đánh giá

39 Tài liệu về y tế, sức khỏe, vệ sinh phòng bệnh

10 năm

Đánh giá

40 Tài liệu về dân quân tự vệ

10 năm

Đánh giá

IV. TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
41 Tài liệu hướng dẫn, kiểm tra công tác tài chính – kế toán

Thường xuyên

42 Dự toán kinh phí thu chi thường xuyên

10 năm

43 Quyết toán thu chi kinh phí năm

Vĩnh viễn

44 Nhật ký sổ cái

20 năm

Đánh giá

45 Chứng từ thu - chi

20 năm

Đánh giá

46 Sổ theo dõi quỹ (chi tiết)

20 năm

Đánh giá

Đánh giá

22


47 Sổ theo dõi chi tạm ứng

15 năm

Đánh giá

48 Tài liệu về kiểm tra, thanh tra tài chính

20 năm

Đánh giá

49 Tài liệu về vốn xây dựng cơ bản

20 năm

Đánh giá

50 Bào cáo biên bản kiểm tra quỹ

Vĩnh viễn

V. TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC HỌC SINH
51 Quy định về quản lý học sinh của Trường

Vĩnh viễn

52 Tài liệu về hướng dẫn giáo dục và quản lý học sinh của Bộ Thường xuyên
Giáo dục và Đào tạo
53 Tài liệu về thực hiện chế độ ưu đãi đối với học sinh

5 năm

54 Tài liệu xử lý vi phạm quy chế đối học sinh

5 năm

55 Tài liệu về quản lý theo dõi học sinh

5 năm

56 Thẻ học sinh

5 năm

57 Hồ sơ học sinh

5 năm

KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
PHÔNG TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 1994 ĐẾN NĂM 2000
I.

MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA ĐỢT CHÍNH LÝ
23


1.

Mục đích

Chính lý tài liệu nhằm gắn liền lý luận với thực tiễn để rèn luyện kỹ năng, kỹ
sảo và nghiệp vụ Lưu trữ, nâng cao tay nghề cho học viên.
Phục vụ tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác, phục vụ công tác nghiên
cứu khoa học tổ chức sử dụng tài liệu.
2.

Yêu cầu

- Hồ sơ được lập phải đúng;
- Tra tìm được nhanh chóng, chính xác;
- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu;
- Tài liệu chỉnh lý phải được phân loại tổ chức một cách khoa học thuận lợi cho
công tác tra tìm.
- Bảo vệ, bảo quản tài liệu trong quá trình chính lý.

II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC, PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM VÀ THỜI HẠN
HOÀN THÀNH

TT

Nội dung công việc

Người thực hiện

Người phối hợp

Thời hạn

1

Giao nhận tài liệu

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

15/01/2011

2

Vệ sinh sơ bộ, vận chuyển tài Đỗ Thị Hồng
liệu về địa điểm chỉnh lý

Cả nhóm

15/01/2011

3

Khảo sát tài liệu

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

16/01/2011

4

Thu thập bổ sung tài liệu

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

16/01/2011

5

Lập bản hướng dẫn nghiệp vụ Đỗ Thị Hồng
và lập kế hoạch chỉnh lý

Cả nhóm

22/01/2011

6

Phân loại tài liệu

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

22/01/2011

7

Lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện Đỗ Thị Hồng
hồ sơ

Cả nhóm

23/01/2011

8

Hệ thống hóa hồ sơ

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

23/01/2011

9

Biên mục phiếu tin

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

23/01/2011

10

Biên mục hồ sơ

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

23/01/2011

11

Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

23/01/2011
24

kẹp, làm phẳng tài liệu
12

Thống kê kiểm tra và làm thủ Đỗ Thị Hồng
tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Cả nhóm

23/01/2011

13

Đánh hồ sơ chính thức vào bìa Đỗ Thị Hồng
hộp, viết và dán nhãn hộp

Cả nhóm

23/01/2011

14

Xây dựng công cụ quản lý, tra Đỗ Thị Hồng
tìm hồ sơ, tài liệu tự động hóa

Cả nhóm

23/01/2011

15

Kiểm tra kết thúc chỉnh lý

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

16

Bàn giao tài liệu

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

19/02/2011

17

Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

Đỗ Thị Hồng

Cả nhóm

19/02/2011

III. CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM, PHƯƠNG TIỆN VÀ VĂN PHÒNG PHẨM PHỤC
VỤ CHỈNH LÝ
1. Địa điểm chỉnh lý: 302B
2. Văn phòng phẩm: Giấy, bút chì, bút chữA, thước…….

Hà Nội, ngày 19 tháng 02 năm 2011
NGƯỜI BIÊN SOẠN

Đỗ Thị Hồng

BỘ NỘI VỤ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẰNG NỘI VỤ HÀ NỘI

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

25