Ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng sinnova nhằm tin học hóa công tác quản lý công việc tại ngân hàng TMCP công thương việt nam chi nhánh sông công

LỜI CẢM ƠN
Để có kiến thức và kết qủa thực tế như ngày hôm nay, em xin bày tỏ lời biết ơn
sâu sắc đến ThS. Nguyễn Thị Hằng và ThS.Trần Thu Phương đã tận tình hướng dẫn,
chỉ bảo em trong quá trình thực hiện đề tài.
Em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô giáo trong khoa Hệ Thống Thông Tin
Kinh Tế đã giảng dạy và trang bị cho em những kiến thức cơ bản trong thời gian học
vừa qua.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể cô, chú, anh
chị làm việc tại Ngân hàng TMCP Công Thương VN đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều
kiện cho em tìm đủ tài liệu để em hoàn thành tốt đề tài thực tập này.
Em xin cám ơn các bạn sinh viên lớp QTVP – K12A đã chia sẻ tài liệu và kiến
thức hỗ trợ cho em trong quá trình thực hiện đề tài này. Em cũng xin cám ơn gia đình
em đã tạo điều kiện cho em, cho em lời động viên để vượt qua những khó khăn để
hoàn thành đề tài trong thời gian cho phép.
Trong quá trình làm khóa luận, do còn thiếu nhiều kiến thức và kinh nghiệm
thực tế nên không tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được sự chỉ bảo của các
thầy cô để em có thể hoàn thành và đạt kết quả tốt hơn.
Em xin chân thành cám ơn!
Sinh viên thực hiện
Quản Thị Phượng

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan rằng những nội dung trong bài khóa luận này là do em thực
hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp từ giáo viên hướng dẫn ThS. Nguyễn Thị Hằng và
ThS.Trần Thu Phương cùng với sự trợ giúp, hướng dẫn tận tình của các thầy, cô trong
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế và các cô chú làm việc tại Ngân hàng TMCP
Công Thương Việt Nam, chi nhánh Sông Công.
Mọi tham khảo trong đề tài thực tập đều được trích dẫn rõ ràng.

Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hay gian trá em xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.
Sinh viên thực hiện

Quản Thị Phượng

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...................................................................................... vi
PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC. .. 4
1.1 Lý thuyết về quản lý.......................................................................................... 4
1.1.1 Khái niệm quản lý..................................................................................... 4
1.1.2 Các yếu tố cấu thành hoạt động quản lý .................................................... 6
1.1.3 Đặc điểm của hoạt động quản lý ................................................................ 9
1.1.4 Các cách tiếp cận quản lý........................................................................ 11
1.2 Lý thuyết về quản lý công việc ........................................................................ 12
1.2.1 Khái niệm quản lý công việc................................................................... 12
1.2.2. Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả ........................................................ 13
1.3 Vai trò và chức năng của quản lý và quản lý công việc ................................... 14
1.3.1 Vai trò và chức năng của quản lý ............................................................ 14
1.3.2 Vai trò của quản lý công việc.................................................................. 16
1.3.3 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công việc ......... 17
1.4 Giới thiệu phần mềm quản lý văn phòng sinnova ............................................ 17

1.4.1 Phần mềm quản lý văn phòng sinnova là gì?........................................... 18
1.4.2 Những đặc điểm nổi bật của phần mềm văn phòng sinnova- ofice .......... 18
1.4.3 Sinnova office được xây dựng trên công nghệ tiên tiến ........................... 19
Chương 2. THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI NGÂN
HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH SÔNG CÔNG ............ 20
2.1 Tổng quan về Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công . 20
2.1.1 Lịch sử hình thành của ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi
nhánh Sông Công .............................................................................................. 20
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ ................................................................................. 22
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – chi nhánh

iii


Sông Công ........................................................................................................ 24
2.2 Thực trạng công tác quản lý công việc và tiến trình giao việc tại đơn vị .......... 33
2.2.1 Thực trạng giao và quản lý công việc tại đơn vị ........................................ 33
2.2.2 Tiến trình giao việc và quản lý công việc .................................................. 35
2.3 Đánh giá việc thực hiện công tác quản lý công việc tại Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công ............................................................... 37
2.3.1 Ưu điểm ................................................................................................... 37
2.3.2 Nhược điểm .............................................................................................. 38
Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN
LÝ CÔNG VIỆC TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI
NHÁNH SÔNG CÔNG ............................................................................................. 39
3.1 Đặt vấn đề ....................................................................................................... 39
3.2 Ứng dụng phần mềm sinnova- office ............................................................... 39
3.2.1 Giải pháp ứng dụng phần mềm ................................................................. 39
3.2.2 Phần mềm sinnova trong quản lý công việc .............................................. 43
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 62

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Giao diện mô phỏng chức năng báo cáo của phần mềm Sinnova ................ 18
Hình 1.2 Giao diện phần mềm quản lý văn phòng sinnova ......................................... 18
Hình 2.1 Tiến trình giao và quản lý công việc ............................................................ 35
Hình 3.1 Giao diện hướng dẫn đăng nhập phần mềm ................................................. 39
Hình 3.2 Giao diện hướng dẫn đăng nhập phần mềm ................................................. 40
Hình 3.3 Giao diện hướng dẫn đăng xuất phần mềm .................................................. 41
Hình 3.4 Giao diện hướng dẫn truy cập vào chức năng quản lý công việc .................. 41
Hình 3.5 Giao diện hướng dẫn truy cập vào chức năng quản lý công việc .................. 42
Hình 3.6 Giao diện hướng dẫn truy cập vào chức năng quản lý công việc .................. 42
Hình 3.7 Giao diện hướng dẫn làm việc với thanh công cụ ........................................ 42
Hình 3.8 Giao diện hướng dẫn làm việc với thanh công cụ ........................................ 42
Hình 3.9 Giao diện hướng dẫn làm việc với thanh công cụ ........................................ 43
Hình 3.10 Giao diện hướng dẫn thêm công việc vào hệ thống.................................... 46
Hình 3.11: Ảnh hưởng dẫn thao tác chỉnh sửa/ xóa công việc .................................... 47
Hình 3.12: Giao diện hướng dẫn tìm kiếm thông tin công việc .................................. 48
Hình 3.13: Giao diện hướng dẫn lưu trữ hồ sơ công việc ........................................... 50
Hình 3.14: Giao diện hướng dẫn xuất file công việc .................................................. 51
Hình 3.15: Giao diện hướng dẫn xuất file công việc .................................................. 52
Hình 3.16: Giao diện hướng dẫn lưu trữ thông tin thảo luận ...................................... 54
Hình 3.17: Ảnh hướng dẫn lưu thông tin dự án, hợp đồng rủi ro ................................ 56
Hình 3.18: Ảnh lưu thông tin cuộc gọi trên hệ thống.................................................. 57
Hình 3.19: Ảnh hướng dẫn lưu gmail của cán bộ trong cơ quan ................................. 59

v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ ĐẦY ĐỦ

1

CN

Chi nhánh

2

CNTT

Công nghệ thông tin

3

KHDN

Khách hàng doanh nghiệp

4

NHCN

Ngân hàng chi nhánh

5

NHNN

Ngân hàng nhà nước

6

NHTM

Ngân hàng thương mại

7

PGĐ

Phó giám đốc

8

SPDV

Sản phẩm dịch vụ

9

SXKD

Sản xuất kinh doanh

10

TMCP

Thương mại cổ phần

vi


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công nghệ thông tin và truyền thông giờ đây đã có mặt ở nhiều phương diện
trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, từ thương mại đến giải trí và thậm chí cả hoạt
động văn hóa, xã hội và giáo dục. Ngày nay, điện thoại di động, máy tính để bàn, thiết
bị cầm tay, thư điện tử và việc sử dụng Internet đã trở thành tâm điểm trong văn hóa
và cộng đồng của chúng ta, là cầu nối không thể tách rời trong nhịp sống toàn cầu hóa.
Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết tất cả các
lĩnh vực của mỗi quốc gia. Việc ứng dụng rộng rãi tin học đã đem lại những thành tựu
vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực
quản lý và lưu trữ.
Tin học hóa trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người,
tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với
việc quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây. Tin học hóa giúp thu hẹp không gian
lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hóa và cụ thể hóa các thông tin
theo nhu cầu con người.
Thực tế cho thấy các hoạt động văn phòng ngày càng hoàn thiện, nhờ vai trò
của công nghệ thông tin cho phép quản lý hiệu quả, tìm kiếm nhanh chóng, chính xác.
Tuy nhiên theo khảo sát thực tế cho thấy công tác quản lý công việc nói tại các cơ
quan nói chung và công tác quản lý công việc tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt

Nam không mấy được quan tâm, việc quản lý vẫn do từng phòng ban thực hiện, mà
chưa được thống nhất tại một bộ phận, chính vì vậy văn phòng rất khó tổng hợp báo
cáo, làm mất thời gian, cũng như việc quản lý khó khăn bởi khó quản lý tốt được thời
gian hoàn thành công việc của từng bộ phận, để có chính sách phù hợp.
Hơn thế nữa, có thể khẳng định rằng công tác quản lý công việc là hoạt động
khó khăn và phức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có sự hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực
chuyên môn
Nhận thấy sự cần thiết trong công tác quản lý công việc và yêu cầu khách quan
của viêc đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý công việc tại ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam, chi nhánh Sông Công, em xin đăng kí tìm hiểu và nghiên cứu đề

1


tài:”Ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng sinnova nhằm tin học hóa công tác quản
lý công việc tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công”

2. Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu
-Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm tập trung làm rõ thực trạng hoạt động
ứng dụng CNTT vào công tác quản lý công việc hiện nay của cơ quan . Qua đó cũng
rút ra những ưu điểm cũng như tồn tại hiện nay đồng thời đề xuất tiến hành các giải
pháp cụ thể.
- Để thực hiện các mục đích trên, đề tài có nhiệm vụ giải quyết các vẫn đề chủ
yếu sau:
- Nghiên cứu làm rõ những vấn đề lý luận về CNTT, các cơ sở căn cứ pháp lý,
các nội dung ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý công việc
- Đánh giá tình hình ứng dụng CNTT vào công tác quản lý công việc theo
chức năng
- Vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế.
- Chỉ ra được những thuận lợi, cũng như những khó khăn hạn chế của hoạt động

quản lý công việc tại đơn vị.
- Ứng dụng thành công phần mềm quản lý công việc vào công tác quản lý công
việc tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản lý công việc tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi
nhánh Sông Công.
Phạm vi nghiên cứu
- Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý công việc là một lĩnh vực rộng và còn
mới, vì vậy phạm vi của đề tài là tập trung vào nghiên cứu , giải quyết những vấn đề
cơ bản và búc xúc nhất cần thực hiện trước mắt của công tác ứng dụng CNTT vào
công tác quản lý công việc của các phòng ban một cách thông nhất tại địa bàn.
Địa bàn và thời gian nghiên cứu
Phạm vi địa bàn nghiên cứu của đề tài là tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
chi nhánh Sông Công, từ ngày 19-01-2017 đến ngày: 03-5-2017

2


4. Cơ sở lý luận và phương pháp tiếp cận
Cơ sở lý luận
Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện
chứng, quan điểm lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng của Hồ Chí Minh, chủ
trương đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước.
Phương pháp tiếp cận
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: Quan sát, phỏng vấn, điều tra mẫu.
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Phân tích và tổng hợp số liệu
+ Thông tin từ sách báo, tạp trí
+ Nguồn tin từ mạng internet
+ Thông tin từ báo cáo định kì của các phòng ban tại ngân hàng TMCP Công

Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công
5. Cấu trúc của đề tài
Đề tài có cấu trúc gồm 3 phần:
Phần 1: Phần mở đầu.
Phần 2: Nội dung:
Chương 1: Tổng quan về hoạt động quản lý và quản lý công việc.
Chương 2: Thực trạng quản lý công việc tại ngân hàng TMCP Công Thương
Việt Nam chi nhánh Sông Công
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý công việc
tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công.
Phần 3: Phần kết luận.

3


Chương 1
TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC.
1.1 Lý thuyết về quản lý
1.1.1 Khái niệm quản lý
Quản lý được định nghĩa là một công việc mà một người lãnh đạo học suốt đời
không thấy chán và cũng là sự khởi đầu của những gì họ nghiên cứu. Quản lý được
giải thích như là nhiệm vụ của một nhà lãnh đạo thực thụ, nhưng không phải là sự khởi
đầu để họ triển khai công việc. Như vậy, có bao nhiêu nhà lãnh đạo tài ba thì có bấy
nhiêu kiểu định nghĩa và giải thích về quản lý.
Vậy suy cho cùng quản lý là gì? Định nghĩa quản lý là yêu cầu tối thiểu nhất
của việc lý giải vấn đề quản lý dựa trên lí luận và nghiên cứu quản lý học.
Xét trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ trách
một công việc nào đó.
Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa nghĩa

rộng và nghĩa hẹp. Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xã hội, chế độ, nghề nghiệp
nên quản lý cũng có nhiều giải thích, lý giải khác nhau. Cùng với sự phát triển của
phương thức xã hội hoá sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự
khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lí càng trở nên rõ rệt.
Quản lý theo định nghĩa của các trường phái quản lý học
Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, rất nhiều học giả trong và
ngoài nước đã đưa ra giải thích không giống nhau về quản lý. Cho đến nay, vẫn chưa
có một định nghĩa thống nhất về quản lý. Đặc biệt là kể từ thế kỷ 21, các quan niệm về
quản lý lại càng phong phú. Các trường phái quản lý học đã đưa ra những định nghĩa
về quản lý như sau:
- Tailor: "Làm quản lý là bạn phải biết rõ: muốn người khác làm việc gì và hãy
chú ý đến cách tốt nhất, kinh tế nhất mà họ làm " .
- Fayel: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp,
chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh

4


và kiểm soát. Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm
soát ấy”.
- Hard Koont: "Quản lý là xây dựng và duy trì một môi trường tốt giúp con
người hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định".
- Peter F Druker: "Suy cho cùng, quản lý là thực tiễn. Bản chất của nó không
nằm ở nhận thức mà là ở hành động; kiểm chứng nó không nằm ở sự logic mà ở thành
quả; quyền uy duy nhất của nó là thành tích".
- Peter. F. Dalark: "Định nghĩa quản lý phải được giới hạn bởi môi trường bên
ngoài nó. Theo đó, quản lý bao gồm 3 chức năng chính là: Quản lý doanh nghiệp, quản
lý giám đốc, quản lý công việc và nhân công".
Chủ trương của Peter. F. Dalark là giới hạn doanh nghiệp từ góc độ xã hội, lấy
quản lý làm chức năng chính của doanh nghiệp. Vì thế, quản lý trở thành chức năng và

vai trò của tổ chức xã hội, nó cũng sẽ thông qua các doanh nghiệp góp phần xây dựng
chế độ xã hội mới để đạt được mục tiêu lý tưởng là "một xã hội tự do và phát triển".
Nếu không có quản lý hiệu quả thì doanh nghiệp không thể tồn tại và từ đó không thể
xây dựng một xã hội tự do và phát triển.
Từ đó có thể thấy, cơ sở chính trong giải quyết độ khó của vấn đề là "quan điểm
về hệ thống", cơ sở chính trong giải quyết độ khó về thời gian là "quan điểm về sự
chuyển động”. Như vậy, đặc điểm lớn nhất trong lý luận của Peter F. Dalark là cách
nhìn hệ thống mở và chuyển động". Đây cũng là quan niệm cốt lõi trong tư tưởng triết
học về quản lý của ông.
Tư tưởng triết học về quản lý của Peter F. Dalark
Quản lý doanh nghiệp phải theo nguyên tắc: "lấy hiệu quả kinh tế thực tế làm
nguyên tắc hoạt động, đây là một cách nhìn tổng thể lấy thành tích làm cốt lõi".
Nguyên tắc quản lý dành cho giám đốc cần có động lực mạnh mẽ quản lý mục
tiêu và kiểm soát bản thân để họ trở thành một người giám đốc giỏi.
Quản lý công việc thì nhấn mạnh: công việc cần có sức sản xuất và phải thông
qua những công cụ phân tích, tổng hợp, kiểm soát và thí nghiệm.
Quản lý nhân công coi trọng nguồn nhân lực, làm cho họ có cơ hội, chủ động
phát huy ưu điểm của mình, thoả mãn nhu cầu về chức năng và địa vị xã hội của họ

5


trong công việc, đưa đến cho họ cơ hội, quyền lợi như nhau để mỗi người thể hiện giá
trị, hoài bão của mình.
Tóm lại, quản lý là quan niệm chứ không phải kỹ thuật, là tự do chứ không phải
bị khống chế, là nhiệm vụ thực tế chứ không phải lý luận; là thành tích chứ không phải
tiềm năng, là trách nhiệm chứ không phải quyền lực; là cống hiến chứ không phải thăng
tiến; là cơ hội chứ không phải chướng ngại; là đơn giản chứ không phải phức tạp.
Có thể kể ra nhiều ý kiến khác nhau về định nghĩa quản lý, trên đây chỉ là một
vài ý kiến mang tính đại diện trên cơ sở phân tích tổng hợp những quan điểm không

giống nhau. Tóm lại, những quan điểm đó tuy rất rõ ràng, đúng đắn nhưng chưa đầy
đủ. Chúng chỉ chú trọng đến quản lý như là một hiện tượng chứ chưa làm bộc lộ rõ
bản chất của nó. Vậy, làm thế nào để khái quát khái niệm quản lý một cách đơn giản
và tương đối toàn diện?
Như chúng ta đều biết, quản lý thực chất cũng là một hành vi, đã là hành vi thì
phải có người gây ra và người chịu tác động. Tiếp theo cần có mục đích của hành vi,
đặt ra câu hỏi tại sao làm như vậy? Do đó, để hình thành nên hoạt động quản lý trước
tiên cần có chủ thể quản lý: nói rõ ai là người quản lý? Sau đó cần xác định đối tượng
quản lý: quản lý cái gì? Cuối cùng cần xác định mục đích quản lý: quản lý vì cái gì?
Có được 3 yếu tố trên nghĩa là có được điều kiện cơ bản để hình thành nên hoạt
động quản lý. Đồng thời cần chú ý rằng, bất cứ hoạt động quản lý nào cũng không
phải là hoạt động độc lập, nó cần được tiến hành trong môi trường, điều kiện nhất định
nào đó.
1.1.2 Các yếu tố cấu thành hoạt động quản lý
 Chủ thể quản lý, trả lời câu hỏi: do ai quản lý?
 Khách thể quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý cái gì?
 Mục đích quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý vì cái gì?Môi trường và điều kiện tổ
chức, trả lời câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nào?
 Môi trường và điều kiện tổ chức, trả lời câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nào?
Vì bản thân hành vi quản lý là do 4 yếu tố trên tạo thành, do vậy 4 yếu tố đó
đương nhiên cần được thể hiện trong định nghĩa về quản lý. Tiếp theo, do hoạt động
quản lý đích thực cần vận dụng chức năng và phương pháp quản lý để đạt được mục
đích quản lý đề ra nên điều này cũng cần được thể hiện trong định nghĩa về quản lý.
6


Tuy nhiên, Fayel trong định nghĩa quản lý đã trực tiếp chỉ ra rằng: Quản lý chính là lập
kế hoạch, tổ chức, thực hiện, chỉ huy, tiến hành, kiểm soát; và nếu lý giải một cách
đơn giản như vậy thì quản lý lại trở thành một hành động cụ thể mà mất đi bản chất
thống nhất của nó. Định nghĩa quản lý nên phản ánh khách quan đặc trưng cơ bản của

hoạt động quản lý, thể hiện bản chất quản lý, hay có thể nói, trong định nghĩa về quản
lý nhất định phải đề cập đến bản chất của quản lý là theo đuổi năng suất, hiệu quả.
Dựa trên tác dụng, vai trò của những yếu tố trong quản lý kể trên và quan hệ
lôgic giữa chúng, có thể khái quát ý nghĩa cơ bản của quản lý. Thông thường mà nói,
quản lý là hành vi mà những thành viên trong tổ chức thực hiện ở một môi trường nhất
định nhằm nâng cao năng suất công việc, để đạt được mục đích của tổ chức.
Thực ra, nếu một mực truy đến cùng câu hỏi "quản lý là gì?” thì bản thân câu
hỏi hầu như không có giá trị. Cho dù chúng ta có thảo luận, nghiên cứu ra sao, về mặt
lí luận mà nói, chúng ta vẫn không đạt được sự thống nhất, trên thực tế cũng không thể
đưa ra một kết luận chung. Nhưng chính vì câu hỏi "quản lý là gì?" có sức ảnh hưởng
sâu rộng đến mỗi một học giả nghiên cứu vấn đề quản lý, đến mỗi một người thực hiện
công việc quản lý như vậy nên làm rõ vấn đề này mới thực sự có ý nghĩa, mặc dù để
làm rõ vấn đề "quản lý là gì?" quả thực là công việc không mấy dễ dàng.
Quản lý là sự kết hợp của ba phương diện
Chúng ta hãy bàn về khái niệm "quản lý" trên phạm vi rộng lớn hơn, quy mô
hơn như trên phạm vi quốc gia chẳng hạn. Trong một tờ báo có đăng tải số liệu thống
kê năm 2001 cho biết: thu nhập bình quân đầu người nước Mỹ bằng 11 lần một số
nước châu Á. Thu nhập bình quân đầu người của Mỹ không phải do một người Mỹ mà
là giá trị bình quân của toàn bộ người dân Mỹ tạo nên. Sự cách biệt về thu nhập bình
quân này không phải do sự cách biệt về chỉ số thông minh của người dân hai nước mà
là do khả năng tương tác của họ không giống nhau. Cụ thể nói đến công việc thì đó là
phương thức quản lý và chiến lược quản lý của 2 nước là không giống nhau.
Có thể đưa ra kết luận rằng: Quản lý không đơn giản chỉ là khái niệm, nó là sự
kết hợp của 3 phương diện:
Thứ nhất, thông qua tập thể để thúc đẩy tính tích cực của cá nhân.
Thứ hai, điều hoà quan hệ giữa người với người, giảm mâu thuẫn giữa hai bên.
Thứ ba, tăng cường hợp tác hỗ trợ lẫn nhau, thông qua hỗ trợ để làm được

7

những việc mà một cá nhân không thể làm được, thông qua hợp tác tạo ra giá trị lớn
hơn giá trị cá nhân - giá trị tập thể
Kinh doanh và quản lý
Trong cuộc sống, chúng ta thường đánh đồng quản lý với lãnh đạo và kinh
doanh. Thật ra, kinh doanh, quản lý, lãnh đạo là 3 khái niệm ở 3 phạm trù khác nhau
nhưng có liên hệ với nhau. Về mặt khái niệm thì có chỗ tương đồng, có chỗ khác biệt
rõ rệt. Dưới đây sẽ phân tích sự khác nhau giữa kinh doanh và quản lý, lãnh đạo và
quản lý để từ đó hiểu rõ về khái niệm quản lý.
Quản lý và lãnh đạo
Trong xã hội ngày nay, ở đâu chúng ta có thể nhìn thấy lãnh đạo: mỗi quốc gia
đều có Đảng cầm quyền và Chính phủ lãnh đạo; các doanh nghiệp đều có chủ tịch hội
đồng quản trị, chủ tịch điều hành, tổng giám đốc, giám đốc bộ phận lãnh đạo; quân đội
cũng không thể rời xa sự lãnh đạo của các quan chức quân đội các cấp. Ngay cả các tổ
chức phi chính phủ cũng có người đứng đầu có quyền uy lãnh đạo các thành viên trong
tổ chức.
Trong cuộc sống thực tế, không ít người cho rằng lãnh đạo và quản lý là cũng
một khái niệm, giữa chúng không có gì khác nhau, quá trình lãnh đạo gần như chính
là quá trình quản lý. Song thực ra, giữa chúng có sự khác biệt và cũng có liên quan
với nhau.
Những nhà quản lý học có những quan điểm khác nhau về định nghĩa lãnh đạo,
nhưng nội dung bản chất là giống nhau. Họ đều cho rằng lãnh đạo là người dẫn dắt cấp
dưới thực hiện mục tiêu của tổ chức. Quản lý và lãnh đạo đều có mục đích là thực hiện
mục tiêu của tổ chức, nhưng chúng có điểm khác biệt rõ rệt như sau:
Lãnh đạo và quản lý không thuộc cùng một phạm trù.
Lãnh đạo là một chức năng của quản lý, thường được gọi là chức năng lãnh
đạo, còn chức năng khác của quản lý lại không phải là lãnh đạo. Ví dụ: công việc mà
những người tham mưu trong tổ chức làm là công tác quản lý, nhưng không phải là
công tác lãnh đạo. Quản lý ở đây chỉ hành vi quản lý, công tác lãnh đạo vừa bao gồm
hành vi quản lý, vừa bao gồm hoạt động nghiệp vụ khác. Ví dụ: một người lãnh đạo

doanh nghiệp cần gặp và tiếp nhân vật quan trọng, tham gia đàm phán, tham dự những
hoạt động chung.

8


Thông thường, lãnh đạo chủ yếu là lãnh đạo con người, xử lý quan hệ giữa
người với người, đặc biệt là quan hệ cấp trên và cấp dưới. Đây là vấn đề cốt lõi trong
hoạt động quản lý. Còn về quản lý, ngoài quản lý con người, đối tượng của quản lý
còn bao gồm tài chính, vật chất. Quản lý không chỉ xử lý quan hệ giữa người với
người mà còn phải xử lý mối quan hệ tài chính và vật chất, giữa vật chất và con người,
giữa con người và tài chính. Phạm vi mà quản lý đề cập đến rộng hơn nhiều so với
lãnh đạo.
Quản lý và lãnh đạo khác biệt nhau nhưng có liên quan mật thiết với nhau
Lãnh đạo và quản lý thuộc 2 tầng hoạt động khác nhau song chúng lại có quan hệ mật
thiết khó tách rời. Hoạt động lãnh đạo tập trung vào việc đưa ra quyết sách, xác định
mục tiêu, kế hoạch phấn đấu, vạch ra chính sách tương ứng và phương hướng lãnh đạo
khu vực, ban ngành, đơn vị tiến lên phía trước… Còn quản lý tập trung giữ vững và
tăng cường hoạt động của tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu mà lãnh đạo đã
xác định.
1.1.3 Đặc điểm của hoạt động quản lý
Thứ nhất, hoạt động quản lý vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thụật,
là một nghề của xã hội
Hoạt động quản lý là một khoa học bởi vì:
Hoạt động quản lý phải nhận thức và vận dụng đúng quy luật, nắm vững đối
tượng, có thông tin đầy đủ chính xác, có khả năng thực hiện (tính khả thi).
Phải tuân theo các quy luật khách quan, gạt bỏ những tình cảm và giá trị khác,
phải dựa trên những phương pháp quản lý khoa học và trên những phương pháp quản
lý cụ thể (phương pháp này bao gồm: diễn dịch, quy nạp, tổng hợp, thống kê).
Hoạt động quản lý là nghệ thuật, bởi vì:

Trong hoạt động quản lý luôn xuất hiện những tình huống bất ngờ. Kinh nghiệm cho
thấy không người lãnh đạo nào, quản lý nào có thể chuẩn bị sẵn tất cả tình huống
Hoạt động của người lãnh đạo đòi hỏi sự nhanh nhạy, quyết đoán, khả năng tư
duy sáng tạo, sự cảm hứng, tính linh hoạt cao trước vấn đề đặt ra. Hoạt động này có
tính tuỳ cơ và tính linh hoạt; có tính đặc thù và tính ngẫu nhiên; biết dùng người đúng
vị trí.

9


Hoạt động quản lý là một nghề trong xã hội, bởi vì:
Có quá trình đào tạo, có tích luỹ kinh nghiệm thực tiễn.
Đòi hỏi có năng khiếu, say mê.
Nó có đối tượng cụ thể: đối tượng đó là con người và tổ chức.
Sản phẩm của hoạt động quản lý là các quyết định, nó có ảnh hưởng và tác
động tới quá trình phát triển xã hội.
Thứ hai, quản lý là một dạng hoạt động phức tạp và có tính chuyên biệt
Tính phức tạp của hoạt động quản lý được quy định bởi đặc điểm của đối tượng
quản lý, của các mối quan hệ xã hội mà nó đụng chạm tới. Đối tượng quản lý là con
người và tổ chức với những đặc điểm và tâm lý phức tạp khác nhau.
Tính chất chuyên biệt thể hiện trong yêu cầu về đào tạo người quản lý, lãnh đạo
(phẩm chất, kiến thức, kỹ năng) với kiến thức sâu rộng và đặc biệt là quá trình tự đào
tạo của nhà quản lý.
Thứ ba, hoạt động quản lý là hoạt động gián tiếp
Sản phẩm của hoạt động quản lý được đánh giá qua sự phát triển của từng cá
nhân, tập thể, qua kết quả, hiệu quả hoạt động của tập thể do cá nhân phụ trách.
Người quản lý, lãnh đạo giải quyết các nhiệm vụ chủ yếu thông qua tổ chức
bằng cách điều khiển, tác động tới con người và tổ chức.
Các hoạt động cụ thể thường được tiến hành trên cơ sở những kiến thức chuyên
môn, kỹ thuật tác nghiệp được tiến hành theo một quy trình nhất định đó là: lập kế

hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Thứ tư, hoạt động của người quản lý được tiến hành qua hoạt động giao tiếp
Hoạt động quản lý là hoạt động tổ chức điều khiển con người, nên thường
xuyên giao tiếp quan hệ với con người.
Hoạt động giao tiếp có mặt ở tất cả các khâu của hoạt động quản lý thông quan
bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng người khác.
Thứ năm, hoạt động quản lý là một hoạt động có tính sáng tạo cao
Trong mọi lĩnh vực của hoạt động quản lý đòi hỏi chủ thể phải có năng lực sáng
tạo, tư duy linh hoạt mềm dẻo. mỗi một tình huống xảy ra đòi hỏi phải có cách xử lý
thích hợp.

10


Mặt khác tất cả các văn bản chỉ thị các quy chế …là quy định chung. Việc vận
dụng nó vào các trường hợp cụ thể vào thực tiễn đa dạng, muôn màu, muôn vẻ rất cần
tư duy linh hoạt, mềm dẻo, nhạy bén và sáng tạo.
Thứ sáu, hoạt động quản lý là hoạt động căng thẳng hay thay đổi, tiêu phí
nhiều năng lượng thần kinh và bắp thịt
Hoạt động quản lý thường xuyên nắm bắt và theo dõi công việc, giải quyết nhiều
vấn đề trong những điều kiện về thời gian, không gian và thông tin eo hẹp, có nhiều vấn
đề giải quyết trong cùng thời gian, đòi hỏi luôn phải thay đổi tâm thế và tư duy. Có
những công việc phải suy nghĩ trong nhiều giờ, thậm chí nhiều tháng, nhiều năm.
1.1.4 Các cách tiếp cận quản lý
 Tiếp cận theo kinh nghiệm hoặc theo trường hợp
Cách tiếp cận này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm quản lý từng trường hợp. Dựa
vào sự tin tưởng, thông qua những thành công hoặc sai lầm trong các trường hợp của
những người quản lý, kế hoạch khắc phục của họ để giải quyết những vấn đề tương tự.
Cách tiếp cận này có ích khi việc nghiên cứu kinh nghiệm được hướng vào việc
xác định “một cách căn bản” là tại sao một điều gì đó xảy ra hoặc không xảy ra. Nhiều

trường hợp cảm tính sẽ dẫn đến sự nguy hiểm, sai lệch cho sự hiểu biết quản lý.
 Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân
Công việc được hoàn thành thông qua sự lao động của con người, việc nghiên
cứu nó tập trung vào các mối quan hệ giữa con người với con người.
Cách tiếp cận này hay nhưng trên thực tế khó có thể thực hiện tốt một cách triệt
để. Rất có thể tất cả các nhà quản lý của một công ty am hiểu về tâm lý học mà vẫn
không có hiệu quả trong quản lý.
 Tiếp cận hành vi nhóm
Liên quan đến hành vi của một nhóm người. Có xu hướng dựa trên tâm lý học
xã hội, xã hội học.
 Tiếp cận theo hệ thống hợp tác xã hội
Cách tiếp cận theo hành vi cá nhân, theo hành vi nhóm đã đòi hỏi phái tập trung
hơn vào việc nghiên cứu mối quan hệ giữa con người với con người như là những hệ
thống hợp tác xã hội.

11


 Tiếp cận theo các hệ thống kỹ thuật - xã hội
Nếu chỉ tiếp cận xã hội thôi chưa đủ, kết quả làm việc của con người còn phụ
thuộc vào yếu tố khoa học kỹ thuật. (Hệ thống máy móc và phương pháp). Yếu tố này
có ảnh hướng đến cá nhân, nhóm, hệ thống kỹ thuật trong đó có con người làm việc.
 Tiếp cận theo lý thuyết quyết định
Cách tiếp cận này cho rằng, quản lý được đặc trưng bởi việc ra quyết định, cho
nên trung tâm của vấn đề quản lý là tập trung vào việc ra quyết định, phần còn lại của
tư tưởng quản lý có thể được xây dựng xung quanh nó.
 Tiếp cận hệ thống
Hệ thống là một bộ phận hoặc một tập hợp các sự vật có liên hệ tương hỗ hoặc
phụ thuộc lẫn nhau để hình thành lên một thể thống nhất, hoàn chỉnh. (Hệ thống có thể
mang tính lý thuyết, quan niệm, nguyên tắc, kỹ thuật trong một lĩnh vực như quản lý).

 Tiếp cận toán học hoặc khoa học quản lý
Xem xét công việc quản lý như là một sự sử dụng các quá trình, khái niệm, ký
hiệu và mô hình toán học.
 Tiếp cận theo điều kiện hoặc theo tình huống
Cách tiếp cận này chú trọng vào thực tế: một điều kiện, một tình huống cụ thể
đã xảy ra mà người lãnh đạo có thể quản lý một cách hiệu quả nhất.
 Tiếp cận theo vai trò quản lý
Cách tiếp cận này quan sát những thực tế mà nhà quản lý làm từ đó đi tới các
kết luận xác định hoạt động. Tiếp cận theo 3 nhóm vai trò: quan hệ cá nhân( người đại
diện, lãnh đạo và liên lạc); vai trò thông tin (Người nhận, người truyền đạt, và người
phát ngôn); vai trò quyết định (Vai trò phụ trách kinh doanh, điều phối, xác định
nguồn, thương lượng đàm phán).
 Tiếp cận tác nghiệp
Cách tiếp cận này nhằm tập hợp những kiến thực về quản lý bằng cách liên hệ
với nghề nghiệp, công việc mà những người quản lý làm (VD: Bác sỹ, kỹ sư, ...).
1.2 Lý thuyết về quản lý công việc
1.2.1 Khái niệm quản lý công việc
Có rất nhiều quan niệm nói về công việc ở nhiều khía cạnh khác nhau được đưa
ra. Công việc có thể là:
12


Công ăn việc làm (tiếng Anh là: job hay jobs).
Công việc chuyên môn (tiếng Anh là work), là các việc làm mang tính
chất chuyên nghiệp được thực hiện bởi nguồn nhân vật lực chuyên nghiệp.
Trong phương thức sản xuất dây chuyền công nghiệp, thì công việc chuyên môn này
chính là một dây chuyền đơn chuyên thực hiện một công đoạn của sản phẩm sản
suất hàng loạt.
Công việc (công tác) (tiếng Anh là activity (work), hay task), là những hoạt
động công việc chuyên môn do các tổ đội thực hiện trên từng phân đoạn của dự án.

Nếu dự án được tổ chức theo phương pháp dây chuyền thì một loạt các công tác có
cùng chuyên môn, do các tổ đội chuyên nghiệp, được liên tục thực hiện lần lượt trên
từng phân đoạn của dự án thì hợp thành một dây chuyền đơn tức là một công việc
chuyên môn.
Quản lý công việc được hiểu đơn giản là xác định nội dung, thời gian hoàn
thành công việc được giao của các bộ phận trong tổ chứ từ đó đánh giá mức độ hoàn
thành công việc, để dễ dàng theo dõi trách nhiệm, mức độ hoàn thành chỉ tiêu đề ra
cửa các phòng ban.
1.2.2. Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
Thứ nhất, quản lý công việc cần xác định từng mục tiêu cụ thể
Mọi người thường hay nói đùa với nhau rằng, một nhân viên làm việc mà
không có mục tiêu, không có kế hoạch, không có quy trình… thì công việc của người
đó cũng như trò bịt mắt bắt dê mà thôi. Mục tiêu sẽ định hướng cho mọi hoạt động và
cũng là động lực để ta hoàn thành tốt công việc của mình.
Sau khi xác định mục tiêu, hãy viết ra giấy tất cả những lí do vì sao điều này
quan trọng. Chỉ khi những lí do này đủ mạnh, chúng mới có thể thúc đẩy hoàn thành
được mục tiêu đó.
Thứ hai, quản lý công việc gắn liền với các quy trình thực hiện
Kế hoạch giúp xử lý tốt các tình huống trong quá trình giải quyết công việc.
Giảm thiểu những sai sót và sự cố bất ngờ. Để lập được kế hoạch cần xác định được
những thông tin cần thiết và nguồn lực.
Khi đã xác định được mục tiêu và lên kế hoạch thì bước còn lại là thực hiện nó
theo quy trình nào. Nên đi từ bước nào đến bước nào cho hiệu quả và nên làm công

13


việc gì trước. Người nào làm nhiệm vụ gì để tránh chồng chéo và khai thác được điểm
mạnh cũng như kỹ năng của họ.
Thứ ba, khi quản lý công việc cần chú ý những điểm đặc biệt

Không nên làm việc quá sức, ôm đồm mọi việc: sức khỏe là vấn đề quan trọng
để hoàn thành tốt công việc. Một cơ thể khỏe mạnh sẽ là nền tảng để theo đuổi công
việc hàng ngày mà không ảnh hưởng đến khả năng làm việc. Nên dành một vài phút
để đứng dậy đi lại trong văn phòng khi ngồi trước màn hình máy tính 2-3 tiếng để cân
bằng lại.
Có thể, sự thích thú và sảng khoái với nơi làm việc hơn nếu như nó thật sự ngăn
nắp và sạch sẽ. Vì vậy, mỗi ngày hay mỗi tuần nên dành thời gian để sắp xếp đống hồ
sơ tài liệu, vứt bỏ những giấy tờ không cần thiết. Và đặc biệt, ở cạnh máy tính có thể
để một cây xương rồng nhỏ. Nó vừa tạo cảm giác thẩm mỹ mà vừa rất hiệu quả trong
hấp thụ bức xạ, giảm bớt tác động đến cơ thể. Ngoài ra, cũng không nên đặt các vật
xung quang máy tính bằng kim loại để tránh tái phát xạ sóng điện từ.
Thứ 4, quản lý công việc phải được ứng dụng công nghệ thông tin
Ngày nay sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin
có thể khiến con người từ bất ngờ này sang bất ngờ khác. Việc áp dụng máy móc hay
phần mềm bổ trợ là rất có lợi cho công việc ở bất cứ lĩnh vực nào. Một chiếc máy tính
tốc độ cao, dung lượng lớn sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Đặc biệt xu thế
áp dụng phần mềm trong quản lý công việc diễn ra rất mạnh mẽ ở nhiều đơn vị hiện
nay, sử dụng phần mềm để quản lý công việc, hay lưu trữ tài liệu đang rất phổ biến.
1.3 Vai trò và chức năng của quản lý và quản lý công việc
1.3.1 Vai trò và chức năng của quản lý
Vai trò của quán ỉý
 Quản lý nhằm tạo ra sự thống nhất ý chí trong tổ chức giữa những người quản
lý và người bị quản lý; giữa những người bị quản lý với nhau.
 Định hướng sự phát triển của tổ chức trên cơ sở xác định mục tiêu chung và
hướng mọi nỗ lực của các đối tượng quản lý vào mục tiêu đó.
 Tổ chức, điều hoà, phối hợp và hướng dẫn hoạt động của các cá nhân, tổ chức,
giảm độ bất định nhằm đạt được mục tiêu quản lý.

14

 Tạo động lực cho mọi cá nhân trong tổ chức bằng cách kích thích, động viên;
uốn nắn lệch lạc, sai sót nhằm giảm bớt thất thoát, sai lệch trong quá trình quản lý.
 Tạo môi trường và điều kiện cho sự phát triển của mọi cá nhân và tổ chức,
đảm bảo phát triển ổn định, bền vững và có hiệu quả.
Chức năng cơ bản của quản lý
Quản lý có 7 chức năng cơ bản sau:
Dự đoán : Dự đoán là phán đoán trước toàn bộ quá trình và các hiện tượng mà
trong tương lai có thể xảy ra trong sự phát triển của một hệ thống quán lý. Dự đoán
bao gồm cả các yếu tố thuận lợi, khó khăn, cả các yếu tố tác động của môi trường bên
ngoài tới hệ thống các yếu tố tác động của chính môi trường bên trong.
Kế hoạch hoá : Kế hoạch hoá là chức năng cơ bản nhất trong số các chức năng
quản lý, nhằm xây dựng quyết định về mục tiêu, chương trình hành động và bước đi
cụ thể trong một thời gian nhất định của một hệ thống quản lý.
Tổ chức : Tổ chức là xác định một cơ câu chú định về vai trò nhiệm vụ hay
chức vụ được hợp thức hoá.
Tổ chức chính là sự kết hợp, liên kết những bộ phận riêng rẽ thành một hệ
thống, hoạt động nhịp nhàng như một cơ thể thống nhất. Sự phát triển của xã hội đã
chứng minh rằng tổ chức là một nhu cầu không thể thiếu được trong mọi hoạt động
kinh tế – xã hội.
Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý khi nó tuân thủ nguyên tắc thống nhất trong
mục tiêu, mỗi cá nhân đều góp phần công sức vào các mục tiêu chung của hệ thống.
Một tổ chức cũng được coi là hiệu quả khi nó được áp dụng để thực hiện các
mục tiêu của hệ thống với mức tối thiểu về chi phí cho bộ máy.
Động viên : Động viên nhằm phát huy khả năng vô tận của con người vào quá
trình thực hiện mục tiêu của hệ thống. Khi con người tham gia vào một tổ chức để đạt
một mục đích mà họ không thể đạt được khi họ hoạt động riêng lẻ. Nhưng điều đó
không nhất thiết là mọi người phải đóng góp và làm tất cả những gì tốt nhất đảm bảo
cho mục đích và hiệu quả chung cao nhất. Vì vậy, một trong những chức nãng quán lý
cần phải xác định những yếu tố tạo thành động cơ thúc đẩy mọi người đóng góp có kết

quả và hiệu quả tới mức có thể được cho hệ thống. Động cơ thúc đấy nói lên các xu
hướng, ước mơ, nhu cầu, nguyện vọng và những thôi thúc đối với con người.

15


Điều chỉnh : Điều chỉnh nhằm sửa chữa các sai lệch nảy sinh trong quá trình
hoạt động của hệ thống để duy trì các mối quan hệ bình thường giữa bộ phận điều
khiển và bộ phận chấp hành; giữa bộ máy quản lý với hoạt động của hàng trăm, hàng
nghìn người sao cho nhịp nhàng, ăn khớp với nhau. Sự điều chỉnh cũng rất phức tạp,
bới vì bất cứ một sự rối loạn nào trong một bộ phận, một khâu nào đó đều ảnh hường
trực tiếp hoặc gián tiếp đến những bộ phận khác của hệ thống.
Kiểm tra: Kiểm tra là để đánh giá đúng kết quả hoạt động của hệ thống, bao
gồm cả việc đo lường các sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động, là một chức
năng có liên quan đến mọi cấp quản lý căn cứ vào mục tiêu và kế hoạch đã định. Kế
hoạch hướng dẫn việc sử dụng các nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu, còn kiểm tra
xác định xem chúng hoạt động có phù hợp với mục tiêu và kế hoạch hay không.
Đánh giá và hạch toán : Nhằm cung cấp cho cơ quan quản lý các thông tin cần
thiết để đánh giá đúng tình hình của đối tượng quản lý và dự kiến quyết định bước
phát triển mới.
1.3.2 Vai trò của quản lý công việc
Giúp cho việc đánh giá hiệu quả lảm việc của nhân viên trong quá khứ và nâng
cao hiệu quả làm việc của họ trong tương lai.
Tạo điều kiện xác định nhu cầu phát triển và đào tạo của nhân viên.
Giúp cho việc đánh giá năng lực tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương
lai của nhân viên.
Giúp cho việc đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động, nhằm giúp nhân
viên định hướng nghề nghiệp.
Là cơ sở quan trọng làm cơ sở xác định mức lương
Giúp tăng động lực làm việc cho nhân viên

Để nhận được phản hồi của nhân viên về phương pháp quản lý và chính sách
của doanh nghiệp.
nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Đánh giá hiệu quả làm việc là một
công cụ được sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp bằng
cách tăng hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp đó.

16


1.3.3 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công việc
Nắm bắt chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Bảo
đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân
viên. Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và
trách nhiệm của công việc.
Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân
viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào
tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên dựa vào mức độ
hoàn thành chỉ tiêu công việc.
Nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tiết kiệm thời gian và sức lực cho người
thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.
Có tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc chính xác giúp nhà
quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác.
Xây dựng mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để
cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.
Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
Dựa vào hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc
xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc.Giảm bớt số
người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
1.4 Giới thiệu phần mềm quản lý văn phòng sinnova
Văn phòng là nơi làm việc chính của một công ty và cũng là nơi cần một sự

quản lý và phân phối công việc hợp lý. Chính vì vậy, các phần mềm quản lý văn
phòng, phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ góp phần giúp
bạn tối giản mọi quy trình phân phối công việc và tạo một quy trình quản lý văn phòng
khép kín tốt nhất.
Tổng quan, SINNOVA-OFFICE là bộ giải pháp quản lý gần như tất cả quy trình
hoạt động, công văn, văn bản, tài liệu, dự án của một văn phòng có thể phát sinh. Phần
mềm SINNOVA-OFFICE chắc chắn sẽ là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho các doanh
nghiệp hoạt động chủ yếu tại văn phòng.

17


Hình 1.1 Giao diện mô phỏng chức năng báo cáo của phần mềm Sinnova
SINNOVA-OFFICE hoạt động trên hệ cơ sở dữ liệu MsSQL tiên tiến, tích hợp
nhiều lớp bảo mật theo cấp độ, phân quyền người dùng, hỗ trợ quy trình quản lý và
bảo trì dễ dàng. Với SINNOVA-OFFICE, giao diện đẹp, dễ sử dụng và hỗ trợ dữ liệu
đa tổ chức cũng là ưu điểm vượt trội không kém các phần mềm như EasyDesk
Helpdesk.
1.4.1 Phần mềm quản lý văn phòng sinnova là gì?
Tin học hóa nghiệp vụ quản lý là yêu cầu thiết thực và cần thiết trong giai đoạn
bùng nổ về công nghệ thông tin như hiện nay. Phần mềm quản lý văn phòng sinnova
thể hiện bước tiến lớn trong quá trình tin học hoá quản lý, tạo ra sự tiện lợi, chuyên
nghiệp và tiết kiệm lớn với nhiều tính năng tác dụng hỗ trợ nghiệp vụ quản lý công
văn, văn bản; quản lý và phân công công việc; quản lý chi tiết quá trình làm việc và
giúp chia sẻ tài liệu.

Hình 1.2 Giao diện phần mềm quản lý văn phòng sinnova
1.4.2 Những đặc điểm nổi bật của phần mềm văn phòng sinnova- ofice
- Quản lý văn phòng thông minh và tự động hóa
- Cài đặt ứng dụng trên máy chủ, điều hành hệ thống qua trình duyệt web

 Sắp xếp khoa học theo 3 nhóm tài liệu (documents), công việc (Jobs), và
thông tin (informations) với 19 module chức năng
18


 Giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng ngay cả với nhân viên mới
 Môi trường hợp tác chia sẻ thông tin nhanh và hiệu quả. Cho phép người
dùng cộng tác và tương tác với nhau trên toàn cầu
- Phân tích, tìm kiếm thông tin đa chiều. Dữ liệu dư thừa được loại bỏ
- Tích hợp ứng dụng email, SMS, tin nhắn, hệ thống nhắc việc
- Module hóa và tuân chuẩn giao diện, cấu trúc cho phép giao tiếp các ứng dụng
 Cá nhân hóa giúp ứng dụng nhanh và thân thiện với người sử dụng
1.4.3 Sinnova office được xây dựng trên công nghệ tiên tiến
- Khả năng bảo mật theo nhiều lớp, cấp độ: SSL, IP block, phân quyền chức
năng, phân quyền thao tác, mức hồ sơ, trạng thái chứng từ,...
- Cá nhân hóa giao diện nhờ việc lựa chọn theo các kiểu dáng (style).
- Công nghệ: .Net 4.0 + MVC + JQuery + Bootstrap.
- Hệ cơ sở dữ liệu: MsSQL, MySQL, Oracle, PostgreSQL, Vista DB, Firebird,...
- Công cụ báo cáo: RDL Report.
- Hỗ trợ Unicode với dữ liệu và giao diện phần mềm.

19