Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản tại sở nội vụ tỉnh thái nguyên

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới ThS.Nguyễn Thị Hằng và ThS.
Trần Thu Phương (Khoa hệ thống thông tin kinh tế) đã từng bước hướng dẫn,
giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập và hoàn thiện thực tập khóa luận tốt nghiệp.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh
tế - trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông – Đại học Thái
Nguyên, đã chỉ bảo về kiến thức chuyên môn và tinh thần học tập độc lập, sáng
tạo để tôi có được những kiến thức thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của
mình.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, cán bộ phòng Hành chính-Văn
phòng Sở Nội Vụ tỉnh Thái Nguyên đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi rất nhiều
trong quá trình hoàn thiện khóa luận của mình.
Bên cạnh đó, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn
bè - những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để tôi có thể thực hiện
đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Trong quá trình thực hiện đề tài tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng
do thời gian và khả năng có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, rất
mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh
viên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế khi ra trường, cần tới sự miệt mài của
bản thân và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo. Tôi đã
tổng hợp các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế
nhằm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tôi xin cam đoan: Nội dung của khóa luận không sao chép của bất kỳ
khóa luận nào và là sản phẩm của chính bản thân tôi nghiên cứu thực tế xây
dựng lên. Mọi thông tin và nội dung sai lệch tôi xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm trước Hội đồng bảo vệ.

Thái Nguyên, tháng 4 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Ánh


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ..................................................................................................
MỤC LỤC ............................................................................................................
DANH MỤC HÌNH ẢNH .....................................................................................
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ....................................................................
LỜI MỞ ĐẦU ..................................................................................................... 1
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ SỞ NỘI VỤ TỈNH
THÁI NGUYÊN ................................................................................................. 4
1.1. Giới thiệu về văn bản................................................................................. 4
1.1.1. Khái niệm............................................................................................ 4
1.1.2. Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý.............................. 4
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác quản lý văn bản............................................ 6
1.1.4. Phân loại văn bản. ............................................................................... 7
1.1.5. Một số quy định về soạn thảo, ban hành văn bản ................................. 9
1.2. Khái quát chung về Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên ..................................... 14
1.2.1. Tên, địa chỉ, số điện thoại, email ....................................................... 14
1.2.2. Qúa trình hình thành và phát triển ..................................................... 14
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ chung .............................................................. 16
1.2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức ......................................................................... 16
1.2.5. Phương hướng hoạt động trong thời gian tới ..................................... 19
1.2.6. Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực..................... 20
Chương 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ23

TỈNH THÁI NGUYÊN ..................................................................................... 23
2.1.Thực trạng quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên ..................... 23
2.2. Khảo sát thực trạng giải quyết công việc tại bộ phận hành chính- văn
phòng, Sở nội vụ Tỉnh Thái Nguyên............................................................... 25
2.2.1. Thực trạng công tác hành chính tại Sở Nội Vụ tỉnh Thái Nguyên Với
trình tự quản lý văn bản đến như sau: .......................................................... 25
2.2.2. Thực trạng giải quyết công việc tại bộ phận văn thư .......................... 34


2.3. Quy trình quản lý văn bản đi- đến tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên........... 36
2.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi ............................................................. 36
2.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến. .......................................................... 39
2.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh
Thái Nguyên. ................................................................................................. 42
2.4.1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản tại Sở nội
vụ tỉnh Thái Nguyên. .................................................................................. 42
2.4.2. Giải pháp, phương thức ứng dụng phần mềm .................................... 42
2.4.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức .............................................. 43
2.4.4. Nâng cấp, thay thế các trang thiết bị đã cũ và lạc hậu ........................ 43
Chương 3. KẾT QUẢ ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH THÁI NGUYÊN NĂM 2017 .................... 44
3.1. Giới thiệu về Microsoft Excel................................................................. 44
3.1.1 Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel . ........................................... 44
3.2. Xây dựng chương trình và kết quả quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái
Nguyên năm 2017. ......................................................................................... 48
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 58
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 60


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở nội vụ .......................................................... 17
Hình 2.1: Sổ chuyển giao văn bản đến ............................................................... 28
Hình 2.2: Quy trình quản lý văn bản đi .............................................................. 36
Hình 2.3: Mẫu sổ quản lý văn bản đi ................................................................. 37
Hình 2.4. Quy trình quản lý văn bản đến ........................................................... 39
Hình 2.5. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến .............................................................. 40
Hình 3.1: Các thành phần của workbook ........................................................... 45
Hình 3.2: Giao diện Excel ................................................................................. 45
Hình 3.3: Các lệnh trong thực đơn office ........................................................... 46
Hình 3.4: Thanh công cụ Ribbon ....................................................................... 47
Hình 3.5: Ảnh chụp giao diện để đăng nhập chương trình ................................. 49
Hình 3.6: Ảnh chụp giao diện chương trình quản lý văn bản đi năm 2017 tại Sở
nội vụ tỉnh Thái Nguyên .................................................................................... 49
Hình 3.7:Ảnh chụp giao diện quản lý vản bản đi tháng 1 ................................... 50
Hình 3.8: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu tờ trình của quản lý văn bản đi ....... 50
Hình 3.9: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu quyết định của quản lý văn bản đi .. 51
Hình 3.10: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu thông báo của quản lý văn bản đi . 51
Hình 3.11: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu báo cáo của quản lý văn bản đi..... 52
Hình 3.12: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu các văn bản khác của quản lý văn
bản đi ................................................................................................................ 52
Hình 3.13. Ảnh chụp giao diện chương trình quản lý văn bản đến tại Sở nội vụ
tỉnh Thái Nguyên năm 2017 .............................................................................. 53
Hình 3.14: Ảnh chụp giao diện hệ thống quản lý văn bản đến tháng 1 ............... 53
Hình 3.15: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu tờ trình của quản lý văn bản đến... 54
Hình 3.16. Ảnh chụp giao diện nội dung lưu quyết định của quản lý văn bản đến ..... 54
Hình 3.17: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu thông báo của quản lý văn bản đến ...... 55
Hình 3.18: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu báo cáo của quản lý văn bản đến .. 55
Hình 3.19: Ảnh chụp giao diện nội dung lưu các văn bản khác của quản lý văn
bản đến .............................................................................................................. 56
Hình 3.20: Ảnh chụp cửa sổ chương trình quản lý văn bản với biểu tượng Insert

Hyperlink. ......................................................................................................... 57


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Thứ tự

Chữ cái viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

CSDL

Cơ sở dữ liệu

2

VP

Văn phòng

3

UBND

Ủy ban nhân dân

4

VPCP

Văn phòng chính phủ

5

NĐ

Nghị định

6

CP

Chính phủ

7

CBCC

Cán bộ công chức

8

CBVC

Cán bộ viên chức

9

BCA

Bộ công an

10

VB

Văn bản

11

QĐ

Quyết định

12

CTN

Chủ tịch nước

13

CHXHCN

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

14

HĐND

Hội đồng nhân dân

15

QLVB

Quản lý văn bản


LỜI MỞ ĐẦU
 Lý do chọn đề tài
Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế do đó cũng không tránh
khỏi những xu hướng toàn cầu. Tin học hóa trong mọi lĩnh vực đang là mối quan
tâm và là mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là các nước đang
phát triển như Việt Nam.
Hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng
mang tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại. Đã có rất
nhiều bộ phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office, Excel, Access…vv đã trở
nên không thể thiếu trong các văn phòng hiện đại. Nhưng trong thực tế đặt ra là
phải có những phần mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng
tiếng việt làm cho người dùng dễ thao tác, đem lại hiệu quả công việc cao, công
tác văn thư không nằm ngoài thực tế đó. Các nghiệp vụ văn thư ở đây nói chung
là vẫn còn nhiều khâu mang tính thủ công nhất là trong công tác quản lý và lưu
trữ văn thư và tìm kiếm công văn theo các tiêu chí được yêu cầu như: tìm theo
nội dung công văn, tìm theo tên công văn. Bên cạnh đó thì việc lưu trữ công văn
thủ công rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công văn và không biết
chính xác về các văn bản lưu trữ.

Để hoàn thành nội dung bài báo cáo mà nhà trường đã đề ra, qua thời gian 3
tháng tìm hiểu và lý do tôi đã lựa chọn đề tài này. Qua nghiên cứu hoạt động tại Sở
nội vụ tỉnh Thái Nguyên nói chung đặc biệt là hoạt động của bộ phận tiếp hành
chính- văn phòng tỉnh Thái Nguyên nói riêng tôi nhận thấy: Trước đây việc quản
lý các văn bản còn gặp nhiều khó khăn. Nay với việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào việc quản lý văn bản trở nên dễ dàng hơn, góp phần chống tệ quan liêu, cửa
quyền, tham nhũng của một bộ phận cán bộ, công chức và nâng cao ý thức trách
nhiệm, tinh thần, thái độ phục vụ tổ chức, công dân của đội ngũ cán bộ, công chức.
Nâng cao chất lượng công vụ; hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành
chính nhà nước. Làm rõ thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà
nước các cấp trong giải quyết công việc liên quan đến tổ chức, công dân.

1


Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý văn bản tại Sở nội vụ Tỉnh Thái Nguyên”.
 Phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài.
-Phương pháp thu thập thông tin.
+ Quan sát ;
+ Nghiên cứu tài liệu .
- Công cụ để thực hiện đề tài.
Phần mềm Micosoft Excel.
 Mục đích nghiên cứu
Chương trình quản lý văn bản giúp quản lý các loại văn bản một cách
khoa học và hiệu quả. Chương trình quản lý được toàn bộ nội dung văn bản cũng
như các quy trình sử lý văn bản. Các loại văn bản được quản lý trong chương
trình bao gồm: công văn đi, đến, nội bộ, báo cáo, việc cập nhập thông tin văn bản
được chương trình hỗ trợ giúp giảm thiểu thao tác của nhân viên văn thư- lưu trữ.
Chương trình quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, thông tin về

văn bản được bảo quản trong đơn vị.
Chương trình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất, cho phép người sử
dụng có thể tra cứu, tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóng theo
nhiều tiêu chí khác nhau. Chương trình cũng đưa ra một hệ thống quản lý văn
bản trong đơn vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng. Em
hy vọng hệ thống này khi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ý nghĩa thực tiễn
to lớn của nó trên các phương diện sau đây:
- Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý, tạo dựng môi trường bảo quản
thông tin trong nội bộ cơ quan.
- Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạt
động hàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn, tài liệu, các văn
bản cũng như quy trình xử lý văn bản của văn thư các bộ phận phòng ban và các
chuyên viên trong đơn vị; lưu trữ, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và
điều hành của lãnh đạo, các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên.
- Nâng cao năng suất lao động.

2


- Chương trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ vậy mà
tạo được sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản, thuận tiện trong sử dụng.
- Chương trình cũng giúp quản lý tốt hơn những công văn và các loại văn
bản khác của các cơ quan Nhà nước cấp trên và của các cơ quan trực thuộc Bộ
 Kết cấu của đề tài
Trong quá trình thực tập tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên nói chung và Phòng
Hành chính –văn phòng nói riêng, thực tập tốt nghiệp được sự giúp đỡ nhiệt tình của
tập thể cán bộ, cùng với sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô Khoa Hệ thống
Thông tin Kinh tế, tôi đã hoàn thành bài thực tập khóa luận tốt nghiệp của mình với
các nội dung chính sau:
Chương 1: Khái quát về quản lý văn bản và Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên

Chương 2: Phân tích quy trình quản lý văn bản tại Sở nội vụ Tỉnh Thái Nguyên
Chương 3: Kết quả ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý văn bản tại Sở
nội vụ tỉnh Thái Nguyên năm 2017
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL
server 2005, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong xây dựng ứng dụng
quản lý văn bản tại Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên có ý nghĩa rất lớn cho ta cách
nhìn tổng quan và chi tiết về chức năng của hệ thống này. Đồng thời, kết quả của
đề tài là cơ sở khoa học giúp cho cơ quan có thể quản lý, nắm bắt kịp thời thông
tin về quá trình thực hiện quy trình quản lý văn bản và đề tài giúp cho bản thân
em tổng hợp được những kiến thức được học trên lớp và sự tìm hiểu bên ngoài
thực tế.
Do trình độ hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo không thể
tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp của các thầy cô giáo
để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn.

3


Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
SỞ NỘI VỤ TỈNH THÁI NGUYÊN
1.1. Giới thiệu về văn bản
1.1.1. Khái niệm
Nghĩa hẹp: Văn bản là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức). Bao gồm các
chỉ thị, thông tư, Nghị quyết,nghị định, đề án công tác, báo cá , đơn từ…
Nghĩa rộng: Văn bản là một vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng
ngôn ngữ, ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công
trình khoa học kỷ thuật, công văn giấy tờ, khẩ hiệu, băng ghi âm… ở các cơ quan

doanh nghiệp.
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký
hiệu ) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã
hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.
Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố
các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng
ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ
đạo công tác.
1.1.2. Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý
Tầm quan trong của công tác quản lý văn bản
Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý văn bản là công tác nhằm đảm bảo
thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;
lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu
trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ
quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài
liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công

4


tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt
sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không
thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các
yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ.

Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan
liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu
có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần
thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt
công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh
hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác
lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ
được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để
công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn
bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn
bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công
tác quản lý văn bản và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là
rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ

5


tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua
đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt
các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục
tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ
quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư
và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước
và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi
cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và
vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp
nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp
phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến phải đảm đảo các yêu cầu sau:
- Thống nhất: có nghĩ là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự thủ tục
tiếp nhận chuyển giao văn bản đi đến, về mẫu các loai sổ đăng ký văn bản và các
ghi chép về quản lý văn bản tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung
của cơ quan có thẩm quyền không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình.
- Chính xác: Yêu cầu được thể hiện trong việc tiếp nhận chuyển giao vào
sổ văn bản đi đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thưc hiện chuẩn xác,
không thể sai xót nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả số ký
hiệu và ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải
quyết hoặc thi hành đây là một yêu cầu có nghĩa quan trọng đối với công tác
văn thư nói chung việc quản lý văn bản đi đến nói riêng.

6


- Nhanh chóng, kịp thời:Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi

mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng trong đó có
hoạt động quản lý cần được tiến hành đồng bộ khẩn chương và đạt hiệu quả cao,
có nghĩa là phải chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ từng phut không để
lãng phí. Công văn giấy tờ là giấy tờ quan trọng trong hoạt động quản lý, nếu
được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của cơ quan. Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp
trong thời hạn nhât định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có
thể làm nhỡ công việc sẽ gây nen tổn thất cho nhà nước đơn vị hoặc làm thiệt hại
đến lợi ích của các bộ, công dân. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản sau khi
được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển
giao, không dược để chậm trễ, nhât là đối với các văn bản khẩn, thượng khẩn và
hỏa tốc, đối với văn bản đến việc chu chuyển văn bản trong cơ quan phải được
thực hiện theo con dường ngắn và hợp lý nhất.
- An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ
bí mật. Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp
nhận, chuyển giao, và lưu trữ văn bản. Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về
đảm bảo an toàn văn bản, tài liệu. Những quy định đó cần được cơ quan tổ chức
cụ thể hóa và thực hiện nghiêm túc.
1.1.4. Phân loại văn bản.
 Các loại văn bản có tính pháp quy
- Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác
những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về
đường lối, chủ trương, chính sách,kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là
loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.
- Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các
nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề
chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn
bản hành chính cá biệt).

7

Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành
các điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy
định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền
hạn của tổ chức, ban hành chế độ, điều lệ, quy chế … kèm theo.
- Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế
độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định.
- Quy chế : Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn,
chế độ và lề lối làm việc của một tổ chức.
- Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương
thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc
kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.
 Các văn bản hành chính thông thường
- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang
tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc
dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi,
ghi chép công việc của cơ quan.
- Phân loại:Văn bản hành chính thông thường gồm:
+ Văn bản không có tên loại: Công văn (công văn hướng dẫn, công văn
giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao
dịch, công văn phúc đáp,…)
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình,
biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…
- Một số văn bản hành chính thông thường
+ Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các
quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về
những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.
+ Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản
ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn

đề, một việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn
đề nêu ra.

8


+ Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ
chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
+ Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên
phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn
bản,… để cấp trên xem xét, quyết định.
+ Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp,
giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Công văn: Là văn bản không có tên loại dùng để thông tin trong hoạt
động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong cơ quan như giao dịch, nhắc
nhở, trả lời, đề nghị, mời họp hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên, xin ý
kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,....
+ Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy
ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại
những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị.
Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết
định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm
tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị.
 Các loại giấy tờ hành chính
Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị
nhất định. Ví dụ: Giấy đề nghị vay vốn kiêm khế nước nhận nợ, giấy gia hạn nợ,
giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,…
1.1.5. Một số quy định về soạn thảo, ban hành văn bản

 Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;

9


- Văn bản hành chính
Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình,
kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn,
công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;
- Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do
người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội quy định.
 Thể thức văn bản
- Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
+ Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm
các thành phần sau:
 Quốc hiệu;
 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
 Số, ký hiệu của văn bản;
 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
 Nội dung văn bản;
 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
 Dấu của cơ quan, tổ chức;
 Nơi nhận;
 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
+ Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu
chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ
sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.

10


+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định.
- Thể thức văn bản chuyên ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ
trưởng Bộ Nội vụ.
- Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội quy định.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.
 Soạn thảo văn bản
- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy
định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11
năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.

- Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
+ Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
+ Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
 Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
 Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
 Soạn thảo văn bản;
 Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ
chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
 Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
 Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

11


-Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.
 Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó;
- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
và ủy ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng
Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là
trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây
gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình
thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
 Ký văn bản
- Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn
bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể
+ Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy
định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và
quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

12


Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các
văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác
được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản
theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách.
+ Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại
khoản 1 của Điều này.
- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ

quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.)
một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định
bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền
không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số
loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế
hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ
mực dễ phai.
 Bản sao văn bản
- Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y
bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
- Thể thức bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan,
tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức
vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn
bản; nơi nhận.
- Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo
đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

13


- Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo
đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
1.2. Khái quát chung về Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên
1.2.1. Tên, địa chỉ, số điện thoại, email
Tên đơn vị: Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên
Địa chỉ: số 17, đường Đội Cấn, Phường Trưng Vương, Thành phố Thái Nguyên.

Email:
Ðiện thoại:0280.3856.474 - Fax: 0280.3856.474
Weside: www.sonv.thainguyen.gov.vn
1.2.2. Qúa trình hình thành và phát triển
Cùng với tên gọi của ngành Nội vụ qua các thời kỳ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh
Thái Nguyên cũng thay đổi các tên gọi khác nhau qua các quá trình phát triển của
từng thời kỳ:
Trước năm 1963 cơ quan làm công tác Tổ chức nhà nước là Phòng Tổ
chức cán bộ thuộc Uỷ ban hành chính tỉnh Thái Nguyên.
Năm 1965, sau khi sáp nhập tỉnh Thái Nguyên và tỉnh Bắc Kạn, tên gọi là
Ban Tổ chức dân chính tỉnh Bắc Thái.
Năm 1968, Ban Tổ chức và Dân chính tỉnh Bắc Thái tách thành Ban Tổ
chức chính quyền và Ban Thương binh an toàn xã hội.
Tổ chức bộ máy, trước năm 1980 Ban Tổ chức chính quyền có 4 bộ phận,
gồm có 2 phòng (Phòng Tuyển sinh, Phòng Chính quyền địa phương; 2 tổ (Tổ
Hành chính, Tổ Cán bộ). Tháng 7 năm 1980 Trường Hành chính được sáp nhập
vào Ban Tổ chức chính quyền. Ban Tổ chức chính quyền có 5 bộ phận, gồm có 2
phòng (Phòng Tuyển sinh, Phòng Chính quyền địa phương; 2 tổ (Tổ Hành chính,
Tổ Cán bộ) và Trường Hành chính.
Năm 1983 thành lập Ban Giáo dục chuyên nghiệp trực thuộc UBND tỉnh,
nên công tác tuyển sinh được chuyển về Ban Giáo dục chuyên nghiệp. Ban Tổ
chức chính quyền có 4 bộ phận, gồm có Phòng Chính quyền địa phương; Tổ
Hành chính, Tổ Cán bộ và Trường Hành chính.
Năm 1985 Trường Hành chính được tách khỏi Ban Tổ chức chính quyền.

14


Ban Tổ chức chính quyền có 3 bộ phận, gồm có Phòng Chính quyền địa phương,
Tổ Hành chính, Tổ Cán bộ.

Năm 1988, thực hiện Quyết định số 227-HĐBT ngày 29/12/1987 của Hội
đồng Bộ trưởng về việc sắp xếp lại tổ chức, tinh giản biên chế các cơ quan hành
chính sự nghiệp, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Bắc Thái đã thực hiện sắp xếp,
kiện toàn lại tổ chức bộ máy, gồm có 3 phòng: Phòng Chính quyền địa phương,
Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Tổng hợp.
Năm 1993, Ban Tổ chức Chính quyền được bổ sung thêm nhiệm vụ theo
dõi công tác tiền lương khu vực hành chính sự nghiệp tỉnh.
Năm 1997, sau khi tách tỉnh Bắc Thái thành tỉnh Thái Nguyên và tỉnh Bắc
Kạn, tên gọi là Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Thái Nguyên.
Thực hiện Quyết định số 3523/QĐ-UBND ngày 29/12/2003 của UBND
tỉnh Thái Nguyên, Ban Tổ chức Chính quyền được đổi tên thành Sở Nội vụ trực
thuộc UBND tỉnh, từ ngày 01/01/2004.
Thực hiện Quyết định 2955/QĐ-UB ngày 26/11/2004 của Uỷ ban nhân
dân tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên có 5 phòng chuyên môn và tương đương
gồm: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Chính quyền địa phương, Phòng Tổ
chức-biên chế và quản lý Hội, Phòng Cán bộ, công chức, viên chức; Bộ phận Cải
cách hành chính.
Thực hiện Quyết định 1868/QĐ-UBND ngày 27/7/2016 của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên có 5 phòng chuyên môn và tương đương gồm:
Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Xây dựng Chính quyền và công tác thanh
niên, Phòng Tổ chứcbiên chế và Tổ chức phi Chính phủ, Phòng Công chức, viên
chức; Phòng Cải cách hành chính.
Qua quá trình hình thành và phát triển hơn 70 năm qua, Sở Nội vụ tỉnh
Thái Nguyên đã đạt được nhiều thành tích, được các cấp, các ngành ghi nhận và
tặng nhiều Giấy khen, Bằng khen, Cờ thi đua; đặc biệt đã được Chủ tịch nước
CHXHCN Việt Nam quyết định tặng Huân chương Lao động hạng ba vào năm
2005 (Quyết định số: 954/2005/QĐ-CTN ngày 26/8/2005 của Chủ tịch nước) và
Huân Chương Lao động hạng nhì năm 2011 (Quyết định số 731/QĐ-CTN ngày

15


18/5/2011 của Chủ tịch nước).
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ chung
Thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
và các Thông tư hướng dẫn về chức năng nhiệm vụ liên quan của Bộ Nội vụ,Sở
Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDtỉnh có chức năng tham mưu, giúp
UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế
công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí
việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm
việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức,
viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự
nghiệp công lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; chính
quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ,
công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; những người hoạt
động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư,
lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên.
Trình UBND và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự thảo các quyết định,
chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự án và
chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính về
ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bàn tỉnh.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng
dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.
1.2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
 Cơ cấu tổ chức của Sở hiện này gồm có:
Ban lãnh đạo gồm: giám đốc và 4 phó giám đốc

Các phòng ban chuyên môn thuộc Sở: Văn phòng Sở; Thanh tra; phòng
Cán bộ, công chức; phòng Tổ chức bộ máy và Đào tạo, bồi dưỡng; phòng Chính
quyền địa phương; phòng Công tác thanh niên- Cải cách hành chính;
Các đơn vị trực thuộc Sở: Ban Thi đua- Khen thưởng, Ban Tôn giáo, Chi

16


cục Văn thư- Lưu trữ.
 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên:
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

CÁC PHÒNG BAN

CÁC ĐƠN VỊ TRỰC

CHUYÊN MÔN

THUỘC

CHI
VĂN PHÒNG SỞ

THANH TRA SỞ

BAN THI

CỤC

BAN

ĐUA

VĂN

TÔN

KHEN -

THƯ -

GIÁO

THƯỞNG

LƯU
TRỮ

PHÒNG CHÍNH QUYỀN
ĐỊA PHƯƠNG - CÔNG
PHÒNG TỔ CHỨC VÀ
ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG

PHÒNG CÁN BỘ CÔNG
CHỨC
PHÒNG CẢI CÁCH
HÀNH CHÍNH

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở nội vụ

17


 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Nhìn chung, các phòng đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nhất định
riêng, được xác lập đầy đủ theo quy định về số lượng cũng như chất lượng cán bộ,
công chức, viên chức trong mỗi phòng. Theo Quyết định số: 469/QĐ-SNV, ngày
22/07/2013 Về việc ban hành Quy định chức năng, niệm vụ và quyền hạn của các
phòng chuyên môn, nghiệp vụ; Thanh tra Sở ; Cơ quan Văn phòng Sở Nội vụ,
Quy định:
Phòng Công chức, viên chức: Đảm nhiệm chức năng giúp Giám đốc sở
thực hiện chức năng quản lý nhà nước tronng công tác quản lý biên chế hành
chính, sự nghiệp, hợp đồng theo nghị định 68/2000/NĐ-CP; tuyển dụng công
chức, viên chức; quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và các chức danh
trong doanh nghiệp nhà nước…Nhiệm vụ: tham mưu giúp Giám đốc sở về quản
lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp; Quản lý và sử dụng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức; và thực hiện một số nhiệm vụ do Giám đốc Sở giao.
Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên: Có chức năng tham
mưu , giúp Giám đốc sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực
hoạt: tổ chức hoạt động của chính quyền các cấp; địa giới hành chính và phân loại
đơn vị hành chính; cán bộ, công chức cơ sở; tổ chức và hoạt động của xóm, tổ dân
phố…Nhiệm vụ và quyền hạn về: Tổ chức chính quyền; Công tác quản lý địa giới
hành chính và phân loại đơn vị hành chính; về cán bộ, công chức sở…

Phòng Cải cách hành chính: Có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc sở
quản lý nhà nước và tổ chức triển khai các nhiệm vụ về công tác thanh niên và
công tác cải cách hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh và làm cơ quan thường
trực công tác thanh niên cải cách hành chính của tỉnh. Nhiệm vụ và quyền hạn:
Tham mưu, giúp Giám đốc sở về: Công tác thanh niên; Công tác cải cách hành
chính; Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc Sở giao.
Phòng tổ chức bộ máy và đào tạo, bồi dưỡng: Có chức năng tham mưu,
giúp Giám đốc sở quả lý nhà nước về tổ chức, bộ máy; đào tạo bồi dưỡng cán bộ,
công chức, viên chức; quản lý, tiếp nhận, bố trí học sinh, sinh viên cử
tuyển…Nhiệm vụ và quyền hạn về Tổ chức bộ máy: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,

18


công chức, viên chức; xây dựng và phát triển nguồn nhân lực; Thi nâng ngạch
công chức, viên chức…
Văn phòng Sở: Có chức năng về tham mưu, giúp Giám đốc Sở trong công
tác: Tài chính, kế toán; kế hoạch, tổng hợp; hành chính-quản trị; tổ chức cán bộ;
thi đua khen thưởng; phòng cháy, chữa cháy; Cải cách hành chính, tiếp nhận và
trả kết quả theo cơ chế “một cửa”..
Thanh tra Sở: Thực hiên chức năng tham mưu, giúp giám đốc sởtwhcj
hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết khiếu nại, tố cáo;
phòng chống tham nhũng, tiêu cực; thực hành tiết kiệm, chỗng lãng phí và xử lý
các vi phạm pháp luật..
Ngoài ra, tổ chức các cơ quan thuộc Sở Nội vụ như Chi cục Văn thư Lưu trữ cũng có vai trò hết sức quan trọng trong việc giúp Giám đốc Sở tham
mưu cho UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về văn thư - lưu trữ của tỉnh; trực
tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ
lưu trữ theo quy định củ pháp luật; ban Thi đua - Khen thưởng thực hiện công
tác thi đua khen thưởng trong cơ quan…
1.2.5. Phương hướng hoạt động trong thời gian tới

Năm 2016 là năm diễn ra Đại hội toàn quốc lần thứ XII của Đảng và Cuộc bầu
cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại biểu HĐND các cấp nhiệm kỳ 2016- 2021.
Ngoài việc hoàn thành tốt các công việc chuyên môn theo chức năng,
nhiệm vụ, Sở Nội vụ tỉnh còn có trách nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm
cụ thể như sau:
Tham mưu, trình UBND tỉnh Đề án tinh giản biên chế hành chính, sự
nghiệp tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2016-2021 theo Nghị định 108/2014/NĐ-CP
của Chính phủ về Chính sách tinh giản biên chế.
Tham mưu UBND tỉnh triển khai thực hiện, cụ thể hóa chương trình, kế
hoạch cải cải hành chính của tỉnh giai đoạn 2016-2020 và chỉ đạo thực hiện kế
hoạch cải cách hành chính nhà nước năm 2016, nhằm tiếp tục tạo chuyển biến rõ
rệt trong công tác cải cách hành chính nhà nước trên địa bàn, đáp ứng yêu cầu
thực tiễn của xã hội.

19