Quy trình mua hàng của FPT

Nghiên cứu quy trình mua hàng

Nhóm thực hiện:
Trương Thị Quỳnh
Hoàng Thị Kiều My
Nguyễn Thị Thùy Ngân
Lê Thị Lụa
Bùi Tuyết Linh
Nguyễn Thị Trâm


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

I.Giới thiệu doanh nghiệp:
1. Lịch sử hình thành:

-

Tiền thân Công ty Công nghệ Thực phẩm.

-

27.10.1990 : Đổi tên thành Công ty Phát triển Đầu tư Công nghệ.

-

Tên giao dịch quốc tế : The Corporation for Financing and Promoting Technology.

- Tháng 03/2002, Công ty thực hiện cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty cổ phần Phát
triển Đầu tư Công nghệ FPT.
-

2008, FPT chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần FPT và được duy trì cho đến nay.

- Trong suốt quá trình hoạt động, FPT luôn nỗ lực với mục tiêu cao nhất là mang lại sự hài
lòng cho khách hàng thông qua những dịch vụ, sản phẩm và giải pháp công nghệ tối ưu nhất.
Đồng thời, FPT không ngừng nghiên cứu và tiên phong trong các xu hướng công nghệ mới
góp phần khẳng định vị thế của Việt Nam trên trên bản đồ công nghệ thế giới.
2. Các lĩnh vực hoạt động chính của FPT:
-

Tích hợp hệ thống;

-

Sản xuất phần mềm (đáp ứng thị trường nội địa và xuất khẩu);

-

Cung cấp dịch vụ ERP; phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin;

-

Phân phối điện thoại di động;

-

Cung cấp các giải pháp, các dịch vụ viễn thông và Internet;

-

Đào tạo đại học, đào tạo lập trình viên quốc tế, đào tạo Mỹ thuật đa phương tiện;

-

Lắp ráp máy vi tính FPT Elead;

-

Bảo hành, bảo trì các thiết bị viễn thông và tin học;

-

Cung cấp dịch vụ truyền thông;

3. Mảng điện tử:
•

Danh mục sản phẩm:


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

FPT

Nguồn:
4. Đội ngũ nhân lực trẻ, ổn định và có chuyên môn cao:
-

Nguồn nhân lực là giá trị cốt lõi và là nền tảng vững chắc
giúp FPT không ngừng tạo nên những giá trị gia tăng hiệu
quả cho khách hàng.

5. Trách nhiệm xã hội là sứ mệnh quan trọng:
- Sứ mệnh quan trọng của FPT là mang công nghệ, tri thức
giúp các cá nhân phát huy tài năng và góp phần giải quyết các
bài toán kinh tế - xã hội.

II.Quy trình mua hàng:
Xác định
nhu cầu

Lựa chọn nhà
cung cấp

Thương lượng và
đặt hàng

Thỏa mãn

Không thỏa mãn

Xử lý tổn thất

Đánh giá kết quả mua hàng

Theo dõi và thực
hiện giao hàng


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

Sơ đồ tóm tắt quá trình triển khai trong doanh nghiệp thương mại

•

Bước 1: Xác định nhu cầu:

-

Trang web “We are social” đã đưa ra những con số thống kê về xu hướng sử dụng
internet, mạng xã hội và đặc biệt là mobile của 30 quốc gia trên thế giới trong đó có
Việt Nam.

-

Cụ thể dân số Việt Nam là hơn 90 triệu người thì có đến 39,8 triệu người sử dụng internet
(chiếm 44%), 28 triệu người sở hữu tài khoản mạng xã hội (khoảng 31%), 128,3 triệu người

có kết nối mạng di động (tương đương 141%) và số người sử dụng tài khoản xã hội trên điện
thoại là 24 triệu (chiếm 26%). Rõ ràng, mobile đang là mảnh đất màu mỡ mà bất kỳ doanh
nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

- Trong thương mại điện tử, 27% dân số sử dụng máy tính bàn để tìm kiếm sản phẩm
cần mua và 18% sử dụng di động cho mục đích này. 24% dân số mua hàng trực tuyến
thông qua máy tính bàn và 15% thông qua điện thoại. Những con số này khá ý nghĩa để
doanh nghiệp có chiến lược phát triển đúng đắn, phù hợp với nhu cầu và hành vi của
khách hàng.
Nguồn: />
- Xoay quanh chủ đề về xu hướng sử dụng smartphone của người dùng, công ty
Appota cũng đã đưa ra một vài con số liên quan tới lĩnh vực di động tại Việt Nam. Theo báo
cáo này thì Việt Nam hiện có khoảng 22 triệu người sử dụng smartphone.


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

Nguồn: />Đối thủ cạnh tranh:

Thị trường chia bốn
+ Dù FPT Shop hay Viettel, Viễn Thông A đang tăng tốc thì ngôi đầu của TGDĐ vẫn rất
khó thay đổi trong thời gian ngắn.
+ Theo Công ty Nghiên cứu thị trường GfK, trong 3 tháng đầu năm 2014, tổng chi tiêu
cho điện thoại và máy tính bảng tại thị trường Việt Nam đạt hơn 16.000 tỷ đồng. Trong đó,
riêng ĐTDĐ là 13.900 tỷ đồng, tăng 37% so với qúy I/2013. Sự phát triển liên tục của thị
trường điện thoại khiến các các DN liên tục mở rộng đầu tư.
+ Các nhà kinh doanh cho rằng, trong kinh doanh các thiết bị kỹ thuật số, xây dựng các
điểm bán mới là khoản đầu tư tốn kém nhất của một công ty bán lẻ. Trong đó, bình quân, tiền
thuê mặt bằng một trung tâm bán lẻ diện tích khoảng 200m2 lên đến 150-200 triệu
đồng/tháng.
+ Theo tính toán tại TP.HCM, chi phí bán hằng tháng cho 4 - 5 cửa hàng lên đến cả tỷ
đồng. Mỗi ngày, các cửa hàng này ngốn gần 30 triệu đồng chi phí mặt bằng, điện, chưa kể
lương nhân viên cùng những chi phí khác. Tốn kém là thế nhưng cùng với TGDĐ, FPT Shop,
các thương hiệu kinh doanh hàng kỹ thuật số khác là Viettel, Viễn Thông A, Nhật Cường...
cũng đang ra sức mở rộng mạng lưới.
+ Hiện Viễn Thông A đã mở rộng mạng lưới lên 100 cửa hàng và trung tâm bảo hành,
trong đó, hơn 20 cửa hàng tại hệ thống siêu thị Big C, Co.opmart và hơn 60 trung tâm
smartphone ở nhiều tỉnh - thành. Viettel có cả trăm cửa hàng tập trung ở những tỉnh - thành
lớn.
+ Theo các chuyên gia trong ngành, sự cạnh tranh của các thương hiệu chỉ khiến cho thị
trường thêm sinh động chứ hiện nay chưa có đối thủ đủ sức "soán ngôi đầu" của TGĐĐ. Sự
đầu tư lớn cộng với chiến lược kinh doanh bài bản đã giúp TGDĐ tăng trưởng vượt bậc về
doanh thu, lợi nhuận.
-


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

Tháng 7/2014, TGDĐ chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán.
+Việc này vừa giúp TGDĐ nhanh chóng tăng vốn điều lệ, vốn sở hữu để phát triển mạng
lưới. Đầu năm 2014, vốn điều lệ của TGDĐ chỉ nằm ở mức chưa đầy 110 tỷ đồng nhưng đến
cuối quý 2/2014 đã lên đến 627 tỷ đồng. Và ngay sau khi lên sàn, tốc độ mở điểm bán mới
của TGDĐ đã tăng đáng kể, từ 230 cửa hàng vào cuối tháng 5 đã lên 304 cửa hàng vào cuối
tháng 10.
+ Riêng trong tháng 10, DN này đã mở thêm 28 cửa hàng thegioididong.com, nâng số
siêu thị mới trong năm 2014 lên 90 điểm. Với tốc độ mở rộng như hiện tại, đến cuối năm
2015, chuỗi siêu thị thegioididong.com sẽ đạt khoảng 400 - 500 là hoàn toàn khả thi.
+ Không dừng lại ở việc mở rộng mạng lưới phân phối, TGDĐ cũng đồng thời nâng cao
chất lượng dịch vụ vì "khách hàng là trung tâm mọi hành động của TGDĐ".
+ Trung tâm này được TGDĐ triển khai bằng việc thành lập hệ thống call center để gọi
điện hỏi thăm mức độ hài lòng của khách hàng khi được phục vụ tại siêu thị, cho khách hàng
dùng thử và trải nghiệm sản phẩm trong thời gian dài hơn, cho dùng thử phụ kiện trong 30
ngày, đổi pin miễn phí...
+ Ông Nguyễn Đức Tài, Tổng giám đốc Công ty CP Thế Giới Di Động, cho biết: "Chúng
tôi mở thêm siêu thị nhằm mục tiêu phục vụ khách hàng tốt hơn và thuận tiện hơn. Việc đặt
khách hàng làm trọng tâm đòi hỏi chúng tôi phải làm nhiều hơn nữa, từ việc tính toán mật độ
siêu thị hợp lý, đưa ra các chính sách bán hàng, thiết kế các chương trình ưu đãi phù hợp tới
việc lựa chọn hàng hóa chất lượng cao để phục vụ người tiêu dùng".
+ Song song đó, từ đầu năm đến nay, TGDĐ đã tăng số lượng nhân viên lên gần 1.000
người (từ 5.486 người lên 6.450 người). Việc mở rộng hệ thống kinh doanh cũng như nguồn
lực sẽ phát sinh bài toán quản lý nhưng ông Tài tự tin vì "mọi thứ đều được hệ thống hóa
bằng công nghệ”.

+ Theo nghiên cứu của GfK, hiện TGDĐ đang đứng đầu thị trường về số lượng điểm bán
và thị phần. Điều đáng nói là TGDĐ cũng là chuỗi bán lẻ sản phẩm kỹ thuật số có nhiều mô
hình cửa hàng khác nhau như: siêu thị lớn (trên 200m2), siêu thị trung (50 - 200m2) và cửa
hàng nhỏ (30 - 50m2).
+ Trong kế hoạch công bố vào đầu năm nay, TGDĐ đã tiến về thị trường nông thôn với
mục tiêu đạt 1.000 cửa hàng nhỏ trong thời gian tới. Hiện đã có 10 cửa hàng nhỏ được triển
khai tại các tỉnh (nhiều nhất là tại Long An) nhưng ông Tài cho rằng mô hình này vẫn còn
trong giai đoạn thử nghiệm và nếu thành công về doanh thu, lợi nhuận, TGDĐ sẽ đẩy nhanh
việc triển khai mô hình này.
+ Không chỉ mạnh dạn đầu tư, theo các chuyên gia, TGDĐ cũng rất nhanh nhạy trong
việc nắm bắt xu thế kinh doanh. Trong xu hướng phát triển của internet, cùng với việc nghiên
cứu kỹ tập quán mua hàng của người tiêu dùng, TGDĐ đã xây dựng một phương thức kinh
doanh chưa từng có ở Việt Nam trước đây.
+ Đó là Công ty đã xây dựng được một phong cách bán hàng đặc biệt nhờ vào đội ngũ
6.000 nhân viên chuyên nghiệp và website www.thegioididong.com. Hiện
www.thegioididong.com đã trở thành website có lượt truy cập lớn nhất Việt Nam, đạt 1,2
triệu lượt/ngày, cung cấp thông tin chi tiết về giá cả, tính năng kỹ thuật của hơn 500 model
điện thoại và 200 model laptop.
+ Ông Tài cho rằng, thị trường ĐTDĐ vẫn đang rất màu mỡ. Hiện cả nước có 90 triệu
dân, trong đó, khoảng 60 triệu người trong độ tuổi dùng di động. Mỗi năm có khoảng 30 triệu
điện thoại được đổi (khoảng 18 triệu điện thoại mới và 12 triệu điện thoại cũ).
+ Số lượng điện thoại mới này được mua tại 15.000 cửa hàng nhỏ (chiếm 50%), trong
50% còn lại thì TGDĐ chiếm 25% và 25% chia cho các thương hiệu khác. Ông Tài kỳ vọng
-


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

với sự cố gắng của lãnh đạo và nhân viên Công ty cùng chiến lược táo bạo, thị phần của
TGDĐ trong 2 -3 năm tới sẽ lên 45%.
 Đối thủ lớn nhất của FPT đó chính là thế giới di động (Điện máy xanh).
Nguồn: />
Nguồn:http://c
afef.vn/

Nguồn :
 Nhận xét:
- Tốc độ mở siêu thị của đối thủ canh tranh rất nhanh.
- Tính đến năm 2015 : Số lượng cửa hang của FPT là 263 cửa hàng trong khi đó của thế
-

giới di động là 501 cửa hàng.
Sự chệch lệch rất lớn.


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

Sự cạnh tranh giữa FPT Shop và Thế giới di động "đập vào mắt" ngay từ cách chọn vị
trí cửa hàng. Gần như vị trí đẹp nào trong nội thành các thành phố lớn có mặt của TGDĐ
cũng có sự xuất hiện của cửa hàng FPT Shop.

Một yếu tố được cải thiện khá nhiều đó là chất lượng dịch vụ. Khi mới ra mắt, FPT
Shop không được đánh giá cao bởi chất lượng dịch vụ như đại diện miền Nam là Thế giới di
động. Yếu tố này đã được cải thiện hơn khá nhiều trong thời gian qua.
Nguồn:

•

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp:


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

Các nhà cung cấp của FPT

-

Lựa chọn nhà cung ứng tốt và quản lý được nhà cung ứng, là điều kiện tiên quyết
giúp tổ chức có được sản phẩm, dịch vụ chất lượng như mong muốn với giá cả hợp
lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn luôn nhận được sự hỗ trợ
của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn.


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

Lựa chọn nhà cung ứng dựa trên nhiều tiêu chí, như:
+ Số lượng cửa hàng trên thế giới.
+ Trên các phương tiện quảng cáo : nhận diện các thương hiệu trên thị trường.
+ Trên tiêu chí xây dựng mối quan hệ bạn hàng lâu dài.
+ Nhóm uy tín : Có thâm niên lâu năm, bởi sự chuyên nghiệp cũng như bề dày kinh
nghiệm của họ.
+ Nhóm khả năng, nhóm hiệu quả : Giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời
gian, với giá cả hợp lý,… mà còn hỗ trợ khách hàng phát triển sản phẩm, phân tích
giá trị, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí,... giúp người mua đạt
được hiệu quả cao hơn.
Một số đối tác mà FPT chú trọng :

-

-

-

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

• Apple
Hôm 25/8/2015, FPT Shop (thuộc FPT Retail), đại lý ủy quyền chính thức của Apple tại
Việt Nam, đã công bố chính thức sẽ nhập khẩu trực tiếp iPhone và iPad từ Apple.
Đại diện FPT Shop cho biết, việc được nhập khẩu trực tiếp tất cả các sản phẩm của
Apple, đặc biệt là iPhone, FPT Shop sẽ được chủ động về nguồn hàng, chủ động quảng
bá, khuyến mại tới khách hàng mua sản phẩm, và hệ thống cũng có thể trở thành kênh
đầu tiên có được sản phẩm của Apple để bán ra thị trường.

•

Samsung:


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT
-

-

-

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

Trước đây FPT cũng là nhà phân phối chính thức của Samsung nhưng từ ngày
25/12/2009 thì FPT Mobile không còn là nhà phân phối điện thoại di động của Samsung.
Trên thị trường Việt Nam hiện tại có hai nhà phân phối chính thức là Viettel và tập đoàn
Phú Thái.

• OPPO:
Ngày 14/4/2016, xuất hiện thông tin FPT Trading sẽ tham gia phân phối điện thoại Oppo tại thị
trường Việt Nam, mà không thông qua Oppo Việt Nam.
Ngày 15/4/2016, Oppo Việt Nam bất ngờ gửi thông báo đến các đại lý, đề nghị thu hồi lại các
máy do FPT phân phối. Phía Oppo Việt Nam cho biêt, đồng thời sẽ hỗ trợ mỗi đại lý 2.000.000
đồng và trả toàn bộ số tiền đại lý đó đã thanh toán cho FPT.
Bên cạnh đó, phía Oppo Việt Nam khẳng định máy do FPT phân phối là nguồn không chính
thống vì vậy sẽ không nhận được các chính sách hỗ trợ quan trọng như bảo hành chính hãng.

•

-

-

Asus:
Ngày 22/4/2014, ASUS Việt Nam thông báo chọn Công ty TNHH Thương mại FPT
(FPT Trading, thuộc Tập đoàn FPT) trở thành nhà phân phối độc quyền ASUS ZenFone
tại Việt Nam, sau khi ra mắt sản phẩmvào ngày 15/04 tại Jakarta, Indonesia.
Sáng 19/04 tại TPHCM, Asus và FPT Distribution đã chính thức ký kết để FPT trở thành
nhà phân phối tiếp theo của sản phẩm laptop Asus tại Việt Nam. Theo đó, FPT sẽ trở
thành đối tác chiến lược để phân phối các sản phẩm máy tính xách tay từ dòng sơ cấp đến


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

cao cấp, máy tính bảng (dự kiến sẽ ra mắt tháng 5/2011) của Asus tại Việt Nam.

•

Xiaomi:

- Từ ngày 24/6/2016, dòng điện thoại thông minh Xiaomi Mi 4 chính hãng được FPT

Trading phân phối tại thị trường Việt Nam với mức giá 2,99 triệu đồng. Sau đó, đơn vị
tiếp tục đưa về Việt Nam hàng loạt sản phẩm của hãng như Redmi Note 3 Pro, Mi 5,
Redmi 3S.

•

-

HTC:
Từ tháng 2/2009, FPT Mobile chính thức trở thành nhà phân phối điện thoại HTC tại thị
trường Việt Nam.
•

Bước 3: Thương lượng và đàm phán:


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

-

Mục đích của quá trình này là đáp ứng nhu cầu về các sản phẩm công nghệ điện tử để
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của FPT.
Trong việc mua hàng, các công ty thành viên căn cữ vào nhu cầu cụ thể của mình, khả
năng tài chính, nhân lực cũng như những điều kiện khác để đặt ra đơn đặt hàng nhằm đáp
ứng kịp thời cho sản xuất và kinh doanh.
Việc đặt hàng được thực hiện theo trình tự sau:
• Bước 1: Đánh giá, xử lí hàng tồn kho:
+ Thông qua bước này sẽ biết được trong kho của Công ty còn những loại hàng nào, số
lượng bao nhiêu, tình trạng như thế nào,…
+ Qua những thông tin về hàng tồn kho, nhu cầu hàng hóa trong kì và nhu cầu dự trữ
cuối kì, các chi nhánh sẽ biết được số lượng hàng cần nhập về là bao nhiêu.
• Bước 2: Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng:
+ Ở bước này, các chi nhánh có nhu cầu mua hàng hóa sẽ kết hợp giữa nhu cầu, khả năng
mua hàng với những thong tin có được từ quá trình hỗ trợ kinh doanh để lựa chon trong
số những nhà cung ứng thì nhà cung ứng nào phù hợp với nhu cầu hàng hóa của mình để
thực hiện bước tiếp theo là đàm phán mua hàng.
• Bước 3: Đàm phán mua hàng:
+ Sau khi có thông tin về tất cả loại hàng, số lượng hàng hóa cần nhập và lựa chọn nhà
cung cấp, bộ phận cung ứng hàng hóa của đơn vị đó sẽ tiến hành giao dịch và đàm phán
với các nhà cung cấp đẻ mua hàng. Thông qua bước này, những điều khoản về tên hàng,
về giá cả, về số lượng, thanh toán, giao nhận,… được thỏa thuận và kí kết giữa hai bên.
+ Sau đó, tất cả những thong tin về hợp dồng, những chứng từ có lien quan được chuyển
đến phòng Xuấ nhập khẩu của Tổng công ty để tiến hành thực hiện.
+ Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp đơn vị cần cung ứng hàng hóa có những thay đổi về
đơn hàng hoặc không có nhu cầu mua hàng nữa thì được giải quyết như sau:

Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

•

Nếu đơn vị cần mua hàng có những sữa đổi với đơn hàng thì đơn vị đó cùng với
nhà cung ứng thương lượng lại và kí hợp đồng khác. Nhưng đơn vị cung ứng
cần thông báo lại cho phòng Xuất nhập khẩu biết để có những điều chỉnh trong
quá trình thực hiện hợp đồng.
• Nếu đơn vị cần mua hàng có lệnh hủy đơn đặt hàng:
 Trong trường hợp phòng Xuất nhập khẩu chưa mua hàng từ nhà cung ứng thì
thong báo hủy đơn đặt hàng phải được thong báo kịp thời tới phòng Xuất nhập
khẩu và các bên hữu quan với chữ kí của trưởng bộ phận hủy đơn hàng.
 Trong trường hợp hàng hóa đã được phòng Xuất nhập khẩu mua về thì đơn vị
hủy sẽ bị phạt theo tỷ lệ nhất định, và chịu sự kết chuyển lỗ trong kinh doanh.
Việc quy định phạt trên cơ sở đề xuất của phòng Xuất nhập khẩu tùy thuộc vào
sản phẩm, giá cả và thời điểm cụ thể.
•

Bước 4: Theo dõi và thực hiện giao hàng:
Nguồn: Được lấy từ tài liệu quản lý kho tổng của FPT (Nhóm được công ty cung cấp)
 Lưu đồ mô tả tổng thể quá trình nhận hàng:


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

Thời gian thực hiện hoàn tất toàn bộ các công đoạn nhập kho của kho Tổng là trong vòng
48h kể từ khi nhận được hàng.
 Giải thích một số từ viết tắt:


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

 Cụ thể các hình thức nhận hàng gồm:

1.Yêu cầu nhập kho:
St
t
1
1.
1

2.
2

Các hình thức

nhập kho
Nhập từ NCC
Nhận hàng bán:

Yêu cầu nhập
kho

PO trên hệ
thống do PM tạo
và ở tình trạng
đã được phê
duyệt
Nhận hàng khuyến PO trên hệ
mại
thống do PM,
MKT tạo và ở
tình trạng đã
được phê duyệt

Cách tìm kiếm yêu cầu nhập
kho
Vào màn hình tìm kiếm PO,
chọn trạng thái mở và nhập tên sản phẩm. Hệ thống sẽ cung
cấp số PO tương ứng

Chứng từ nhập kho gồm

Hóa đơn tài chính
Biên bản bàn giao chi tiết
iMei/serial (Với những

hàng hóa quản lý bằng
iMei/serial)
Vào màn hình tìm kiếm PO,
- Biên bản bàn giao của
chọn trạng thái mở và nhập tên
NCC (Không bắt buộc
sản phẩm. Hệ thống sẽ cung
phải có hóa đơn tài chính
cấp số PO tương ứng
của NCC).
- Khi nhận hàng trên hệ
thống thì thông tin "số HĐ
nhận hàng "điền là "tên
shop + ngày nhận hàng".
- Trong trường hợp hệ thống không cung cấp số PO nhận hàng: Thủ kho Tổng tạo
callog gửi Support & PM để được hỗ trợ cung cấp số PO nhận hàng.
- Sau khi có số PO nhận hàng mới tiến hành nhận và nhận hàng vào hệ thống.
- Lưu ý: Đối với hàng khuyến mại do MKT nhập: MKT cũng tiến hành tạo mã, tạo PO
như quy trình thực hiện mua hàng của PM.
2. Nhận & kiểm tra chứng từ
- Khi hàng được mang đến để nhập kho, người giao phải xuất trình hóa đơn, chứng từ
hợp lệ theo quy định của Công ty.
 Kiểm tra nội dung hóa đơn và đối chiếu với YCNK trên hệ thống
o Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nhập kho


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

FPT
o Chứng từ có đầy đủ theo yêu cầu không?
o Chứng từ nhập kho có hợp lệ và đạt yêu cầu không?
-

Yêu cầu:
Chỉ nhận hàng khi có đầy đủ bộ hóa đơn chứng từ.
Nhập đúng theo thông tin IMEI/SN trên Bảng kê IMEI/SN.
Trường hợp hóa đơn chứng từ có vấn đề: không có đầy đủ hoặc sai thông tin thì cách
giải quyết như sau:
Trường hợp

Hóa đơn nhận hàng có một trong những lỗi sau:
-

Không có hoá đơn
Hóa đơn bị tẩy xóa
Hóa đơn bị sai thông tin
Số lượng hàng thực tế và trong hóa đơn nhiều
hơn so với YCNK

-

Số lượng hàng thực tế và trong hóa đơn ít hơn so
với YCNK

Hướng xử lý
-

Không nhận hàng.
Lập biên bản và lấy chữ ký xác nhận của
Thủ kho Tổng, Trưởng kho và Bên giao
nhận. Thông báo cho PM trong vòng 2
giờ đồng hồ kể từ khi phát sinh vấn đề
để có hướng giải quyết.

-

Nhận hàng bình thường

3. Nhận và kiểm tra hàng hóa

a. Kiểm tra kiện hàng (Không yêu cầu thực hiện với những hàng hóa nhận đồng
kiểm chi tiết)
Kiểm tra số kiện hàng theo phiếu gửi.
Cân lại tất cả các kiện hàng. Kiểm tra trọng lượng sau khi cân lại so với phiếu gửi
hàng.
- Kiểm tra tem niêm phong trên kiện hàng.
- Kiểm tra Bộ chứng từ đi kèm.
Yêu cầu:
-

Chỉ nhận hàng hóa nguyên đai nguyên kiện.
Số Kg kiện hàng nhận phải đúng số Kg ghi trên phiếu gửi hàng.
Lập biên bản khi kiện hàng có dấu hiệu mở, bị ẩm ướt hoặc số Kg kiện hàng nhỏ hơn
số Kg ghi trên phiếu gửi. Lấy chữ ký xác nhận của nhân viên bên dịch vụ vận chuyển,
trả lại hàng và thông báo lại cho Trưởng kho, PM.
b. Kiểm tra tên hàng chủng loại, quy cách hàng hóa so với Hóa đơn chứng từ và
YCNK trên hệ thống cho từng:

-

Hàng hoá chính
Phụ kiện kèm theo
Vật phẩm khuyến mại đi kèm
Yêu cầu:
-

Chỉ nhận hàng hóa đúng qui cách, chủng loại, đơn giá so với YCNK và hóa đơn
chứng từ.
- Tiến hành nhập toàn bộ lô hàng sai quy cách, chủng loại, đơn giá so với YCNK và
hóa đơn chứng từ và làm trả hàng với những hàng bị lỗi trên.
c. Kiểm tra tiêu chuẩn hàng hóa: kiểm tra hàng hóa đạt tiêu chuẩn hay không (Xem
hướng dẫn chi tiết mục 1.3.2)
-


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

Trường hợp hàng hóa không đạt tiêu chuẩn khi nhận hàng từ NCC, Thủ kho Tổng
thực hiện các bước sau:
 Lập biên bản ghi nhận lỗi, lấy chữ ký xác nhận của Thủ kho Tổng, Trưởng kho và
nhân viên giao nhận.
 Chụp ảnh tình trạng hàng hóa. Thông báo cho PM trong vòng 2 giờ đồng hồ kể từ khi

phát sinh vấn đề để có hướng giải quyết.
 Tiến hành nhập toàn bộ lô hàng và liên hệ với kế toán HO để được hỗ trợ làm trả
hàng cho NCC với những hàng hóa không đạt tiêu chuẩn (Chi tiết theo quy
trình_Xuất trả NCC)
4. Nhập kho trên hệ thống
- Nhập đúng, đủ chủng loại, số lượng
Lưu ý: Khi thực hiện nhận hàng trên hệ thống, thủ kho Tổng không được phép xóa các
dòng không có hàng về trên PO, tránh tình trạng hàng về ở kho tiếp theo sẽ không còn
thông tin để nhập. Thủ kho Tổng chỉ được phép xóa trên màn hình Good Receipt đối với
những hàng không về kho.
-

Kiểm tra thông tin SN/IMEI của hàng hóa thực tế với chứng từ nhập kho. Nếu có sự
sai khác tiến hành xử lý như sau: Nhập toàn bộ lô hàng và làm trả hàng với những
SN/IMEI có sự sai khác.
5. Bàn giao và lưu trữ chứng từ nhập kho:
- Photo 1 bản bộ chứng từ nhận hàng và một liên của phiếu nhập kho lưu tại shop.
- Ký Phiếu nhập kho hàng ngày, thông tin trên phiếu nhập phải đúng với hóa đơn và
biên bản nhận hàng
- Bàn giao chứng từ nhập kho bản gốc về cho kế toán HO:
6. Dán tem/mã/ngày nhập
-

Việc dán tem/mã/ngày nhập được phân công chi tiết theo Quy định về việc dán
tem/mã/ngày nhập cho sản phẩm.
7. Chuyển & sắp xếp hàng vào kho
- Khi vận chuyển và sắp xếp hàng hóa vào kho, thủ kho Tổng có trách nhiệm vận

chuyển, sắp xếp & bảo quản hàng hóa theo Quy định sắp xếp bảo quản hàng hóa để
đảm bảo an toàn, dễ nhận biết và thuận tiện khi xuất hàng.

• Bước 5: Đánh giá kết quả mua hàng:
5.1 Thỏa mãn:

-

Dựa trên các kết luận chính xác về thực hiện hoạt động mua hàng, công ty dựa vào các
chỉ tiêu như:
+ Số lượng,cơ cấu hàng hóa thực hiện được so với kế hoạch và so với hợp đồng
đã ký với các nhà cung ứng.
+ Tiến độ nhập hàng về doanh nghiệp so với hợp đồng đã ký và với nhu cầu thị
trường.


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

+ Chi phí tạo nguồn mua hàng so với định mức, so với kỳ kế hoạch và so với
cùng kỳ năm trước.
+ Lợi nhuận thực hiện so với kế hoạch và năm trước.
-Ngoài ra, còn phải xem xét các yếu tố về sự ổn định, độ tin cậy và sự thỏa mãn nhu cầu
của nguồn hàng so với nhu cầu thị trường để có kết luận toàn diện.
5.2 Không thỏa mãn:

5.2.1 Xử lý tổn thất trong bước thương lượng và đặt hàng:
Trường hợp không giao đủ số lượng, thời gian chậm trễ:
+ Hai bên phải dựa vào hợp đồng kinh tế và phụ lục hợp đồng kinh tế để thương

lượng từ đó tìm phương án giải quyết phù hợp, với thái độ ôn hòa, thân thiện để giải
quyết vấn đề một cách tốt nhất.
- Trường hợp nếu tổn thất trị giá đơn hàng quá lớn, thì phải đưa ra tòa án, nơi mặc
định thỏa thuận tranh chấp do 2 bên chấp thuận.
- Phán quyết của tòa án là quyết định cuối cùng.
5.2.2 Lựa chọn lại nhà cung ứng:
-

-

Lựa chọn những nhà cung ứng mới phải đảm bảo :Tìm hiểu kỹ các thông tin liên
quan để tránh lặp lại sai lầm đã gặp với những nhà cung ứng trước đó.

III. Ưu – Nhược điểm của quy trình:
1. Ưu điểm:
 FPT đã đảm bảo được các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả như:

- Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: FPT đã lựa chọn cho mình một số lượng nhà
cung cấp nhất định (Samsung, Asus, Apple, HTC,...)
+ Điều đó giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp
nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp.
+ Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì
khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục.


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

GVHD :

Nguyễn Như Phương Anh

+ Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ
tiền vào một túi ”.
+ Tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ
được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá
và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp.
+ Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ
đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút ngư ời mua về
phía mình.
+ FPT lựa chọn nhà cung ứng chính dựa trên nhóm nhà cung ứng hiệu quả và nhóm khả
năng: bời FPT đang gặp đối thủ rất mạnh đó chính là thế giới di động. đòi hỏi FPT phải
nhanh nhẹn, kịp thời trong việc nắm bắt được nhu cầu thị trường, nắm bắt kịp thời điểm
bán hàng, để đáp ứng được những yêu cầu này thì các nhóm nhà cung ứng trên có khả
năng cao nhất.
- Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp:
+ Doanh nghiệp có thể tìm được rất nhiều nhà cung ứng khác nhau bằng nhiều phương
thức khác nhau như hội chợ, triễn lãm, hoặc doanh nghiệp tự tiến hành khảo sát, hình thức
khá phổ biến hiện nay đó chính là Internet,…
+ Có rất nhiều nhà cung ứng nên sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp rất cao, doanh
nghiệp có rất nhiều sự lựa chọn, nên đảm bảo được thế chủ động.
- Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ”:
+ Trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi
mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả
mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh.
+ Ngược lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình
mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận
(không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực
hiện được).
+ Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà

cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm
ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán,
tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
 FPT đã đầu tư để phát triển về nhân sự rất tốt:


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

FPT

2.

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

Nhược điểm:
•

Đặt hàng nhầm: Rủi ro này xuất phát từ việc công ty FPT đặt hang nhớ nhầm mã hàng
hóa. Ngay cả đối với các doanh nghiệp sử dụng thẻ kho trên giấy hoặc bảng tính excel như
FPT, trường hợp này vẫn xảy ra thường xuyên bởi một nhân viên cho dù có giỏi đến đâu đi
chăng nữa cũng có lúc phạm sai sót.

• Đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít: Rủi ro đặt hàng nhiều có thể xảy ra do vô tình hoặc cũng
có thể do cố ý vì khi đặt hàng với số lượng nào đó công ty sẽ nhận được hoa hồng từ nhà
cung cấp. Điều này gây thiệt hại cho doanh nghiệp vì hang tồn kho cao sẽ dẫn tới chi phí
bảo quản, chi phí cơ hội gia tăng, luân chuyển vốn chậm. Ngược lại với rủi ro đặt hàng
nhiều là người mua đặt quá ít hàng. Điều này xảy ra có thể do tâm lý e sợ tồn kho cao hoặc
không nắm được số liệu bán hàng.
• Chất lượng hàng không đảm bảo: Không ít nhà cung cấp giao hàng mẫu tốt với chất lượng

cao nhưng lại giao hàng kém chất lượng khi được đặt hàng chính thức. Nguyên nhân có thể
do nhà cung cấp muốn giành hợp đồng bằng mọi giá hoặc cũng có trường hợp nhà cung cấp
không kiểm soát được chất lượng, dẫn đến hàng hóa có ẩn tì. Điều này sẽ khiến doanh
nghiệp FPT gặp rủi ro bị khách hàng khiếu nại, mất uy tín nếu không phát hiện kịp thời.
• Hàng giao thiếu: Đối với những mặt hàng lớn, số lượng ít, việc kiểm tra sẽ dễ dàng hơn. Tuy
nhiên, với hàng hóa nhỏ, số lượng lớn, việc giao thiếu hàng đôi khi rất khó để kiểm soát.
Những người mua hàng dày dạn kinh nghiệm như doanh nghiệp FPT đôi khi cũng gặp phải
rủi ro này do việc kiểm soát số lượng ở khâu nhận hàng mất quá nhiều thời gian và công
sức.


Nghiên cứu quá trình mua hàng của công ty QLDNTM N01

GVHD :
Nguyễn Như Phương Anh

FPT
IV. Nhận xét:

Nguồn:
-

Trong những năm qua FPT vẫn tiếp tục tăng trưởng trước các đối thủ cạnh tranh rất
mạnh.

-

Việc FPT lựa chọn nguồn hàng rất quan trọng bởi nó quyết định đến uy tín của công
ty.

-

FPT chủ trương duy trì mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.
Quy trình mua hàng của FPT nhìn chung có đầy đủ các bước cơ bản của quy trình
mua hàng của doanh nghiệp thương mại.