LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÁI HỌC huyện Bảo Lâm, Cao Bằng

LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÁI HỌC
Giai đoạn năm 2010 đến năm 2015
A. BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG LƯU TRỮ
UBND XÃ THÁI HỌC
I. Xã Thái Học là một xã của huyện Bảo Lâm cách trung tâm huyện lỵ
8km, tổng diện tích tự nhiên là 4605,62 ha địa hình phức tạm chủ yếu là núi cao,
vực sâu địa hình chia cắt, đưỡng xã đi lịa khó khăn được phân bố thành 3 vùng
rõ rệt vaungf cao, vùng lưng trùng và vùng thấp có conn sông nhó chạy dọc từ
đầu xã đến cuối xã là nguồn cung cấp nước tiểu chủ yếu cho đồng ruộng ở vùng
thấp. Và có các khe núi đề có nước mỏ cung cấp nước tế tiêu và nước sinh hoạt
cho vùng cao vùng lưng trừng.
Cơ sở hạ tầng còn thiếu chưa đáp ứng được theo yêu cầu hiện nay nhất là
đường giao thông và công trình thủy lợi, tỷ lệ hộ nghèo còn cao, trình độ dân trí
không đồng đều việc áp dụng các biên phá khoa học kỹ thuận vảo sản xuất còn
nhiều hạn chế xã có 13 xóm hành chính Tổng dân số có 673 hộ, 3.476 nhân khẩu
có 6 dân tộc anh em cùng chung sống ( Tày, Nùng, Mông, Dai, Sán Chỉ, Kinh),
nền kinh tế của xã chủ yếu sản xuất nông nghiệp chiếm 98,7% và 1,3% số hộ
buôn bán, sản xuất kinh doanh ở khu chợ Bản Bó.
Thái Học là một xã thuộc vùng sâu vùng xã, nằm ở phía Tây Nam huyện
Bảo Lâm tỉnh, Cao Bằng.
- Phía Đông giáp xã Thái Sơn huyện Bảo Lâm;
- Phía tây giáp với xã Yên Phong huyện Băc Mê tỉnh Hà Giang;
- Phía Nam giáp với xã Yên Thổ huyện Bảo Lâm và xã Phú Nam huyện
Bắc Mê tỉnh Hà Giang;
- Phía Bắc giáp Thị Trấn Pác Mầu và xã Mông Ân huyện Bảo Lâm.
. Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử UBND xã Thái Học có từ ngày miền
Nam hoàn toàn giải phóng. UBND xã đã sản sinh, hình thành ra tài liệu và cũng
hình thành nên phông lưu trữ của UBND xã Thái Học, bảo quản tài liệu lưu trữ
trong quá trình hoạt động hình thành ra những loại tài liệu như: Tài liệu là các
1

văn bản hành chính.
II. Ngày tháng năm bắt đầu hoạt động Từ ngày miền Nam hoàn toàn giải
phóng bắt đầu hoạt động, qua quá trình hoạt động đã đi vào ổn định, chuyên
nghiệp và từng bước phát triển vững về kinh tế - xã hội lẫn quốc phòng - an
ninh. Khi cơ quan nhà nước đang hoạt động thì phông lưu trữ đó là phông lưu
trữ “mở”, còn khi cơ quan đã ngừng hoạt động thì đó là phông lưu trữ
“đóng”.Với quan điểm như trên và cũng theo quy định của Nhà nước, Phông lưu
trữ UBND xã Thái Học thành lập cũng là lúc tài liệu được sản sinh ra và hình
thành. Hàng năm UBND xã Thái Học ban hành và thu nhận một số lượng văn
bản tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khác do UBND xã ban
hành.
III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động
1. Chức năng
Việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hân và cơ cấu tổ chức của
UBND xã Thái Học được thực hiện theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26
tháng 11 năm 2003;
UBND xã Thái học chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cung cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp, phát triển kinh tế xã hội, củng
cố Quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa phương.
UBND xã Thái Học thực hiện chức nagw quản lý Nhà nước ở địa phương
góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhât trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ Trung ương tới cơ sỏ.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Tuyên truyền giáo dục pahp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp.
Luật các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng
cấp trong cơ quan Nhà nước.
2. Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội thực hiện nhiệm xây dựng lực

lượng vũ trang, xây dựng Quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa
phương, việc cư trú đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
2


3. Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước và công dân; chống
tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
4. Quản lý tổ chức biên chế lao động tiền lương đào tạo cacns bộ công
chức bảo hiểm xã hội.
5. Tổ chức chỉ đạo thi hành án ở địa phương.
6. Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách ở địa phương.
7. Quản lý địa giớ hành chính ở điịa phương.
8. Thu thập bổ sung tài liệu, tài liệu lưu trữ của cơ quan tổ chức cá nhân ở
trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao.
3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Thái Học hiện nay được thể hiện
như sau:
- Ban Chủ tịch gồm
+ 01 Chủ tịch
+ 02 Phó Chủ tịch
- Các Ban ngành đơn vị gồm:
+ Văn phòng - Thống kê
+ Địa chính - Xây dựng
+ Tài chính - Kế toán
+ Văn hóa - Xã hội
+ Chỉ huy Quân sự
+ Đoàn thanh niên
+ Hội nông dân
+ Hội Phụ nữ
+ Thương binh xã hội

+ Ban Công an
+ Tư pháp - Hộ tịch
IV. Những hoạt động chính của cơ quan qua từng thời kỳ Từ khi thành lập
cho đến nay UBND xã Thái Học đã trải qua những khó khăn, thử thách để xây
dựng cơ quan vững mạnh như ngày hôm nay. Quản lý nhà nước trên tất cả các
3


hoạt động nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển về mọi mặt.
V. Chế độ công tác văn thư, lưu trữ
1. Công tác văn thư: UBND xã đã bố trí một cán bộ làm công tác văn thư
có đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện nhiệm vụ. Mọi công văn, giấy tờ
của cơ quan đều tập trung tại văn thư để giải quyết, văn thư làm việc theo chế độ
tập trung. Văn thư xử lý tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan
2. Công tác lưu trữ: Hàng năm thu thập, bổ sung, chỉnh lý và bảo quản
theo đúng quy định, phục vụ kịp thời cho nhu cầu khai thác tài liệu của cán bộ
công chức và nhân dân trên địa bàn, đã bố trí một cán bộ chuyên trách làm công
tác này nên đã thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước trên địa bàn xã về lĩnh
vực này.
B. BẢN LỊCH SỬ PHÔNG LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ THÁI HỌC
I.

Giới hạn tài liệu.
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong một cơ quan, đơn vị, tổ
chức có ý nghĩa về các mặt kinh tế,văn hóa, khoa học kỹ thuật và các ý nghĩa
khác được bảo quản trong kho lưu trữ.
Phông lưu trữ UBND xã là toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan UBND xã có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử,
được thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ của UBND xã.
Cơ quan được thành lập phông lưu trữ cơ quan gồm các điều kiện sau:

- Một là, cơ quan được thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp
trên có thẩm quyền trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và tổ
chức của cơ quan đó. Đây là điều kiện quan trọng nhất khẳng định tính pháp lý
của cơ quan.
- Hai là, có tổ chức biên chế riêng. Nghĩa là được quyền tuyển dụng cán
bộ nhân viên theo tổng số biên chế được cấp trên phân bổ.
- Ba là, có tài khoản riêng. Tức là có thể độc lập giao dịch và thanh,
quyết toán với cơ quan tài chính, ngân hàng và các cơ quan khác.
- Bốn là, có văn thư và con dấu cơ quan riêng.
Tên Phông: Phông lưu trữ UBND xã Thái Học
4


Thời gian của tài liệu: Từ năm 2010 đến 2015.
II.
1.

Khối lượng của tài liệu:
Tài liệu
_ Tổng số hộp ( cặp) 120 hộp
_ Tổng số hồ sơ ( đơn vị bảo quản): 600 hồ sơ/ đơn vị bảo quản;
_ Quy ra mét: 32 mét
Tài liệu chua được chỉnh lý: 32 mét.

III.

Thành phần và nội dung tài liệu
Trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động, chính quyền cấp xã đã
sản sinh ra khối tài liệu gồm nhiều thành phần khác nhau. Trong đó bao gồm
những thành phần chủ yếu sau:

- Tài liệu hành chính: Đây là thành phần chủ yếu có khối lượng nhiều
nhất được hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã. Loại tài
liệu này được viết trên giấy do HĐND, UBND cấp xã sản sinh ra và của các cơ
quan quản lý nhà nước cấp trên (quận, huyện, thành phố) và các cơ quan hữu
quan khác gửi tới. Tài liệu hành chính phản ánh những hoạt động về quản lý nhà
nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục v.v… được biểu hiện bằng
các hình thức văn bản như Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của
UBND và các hình thức văn bản hành chính khác.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật: loại hình tài liệu này ở cấp xã không nhiều,
nội dung chủ yếu là những bản vẽ kỹ thuật và những văn bản liên quan về các
công trình xây dựng ở địa phương như xây dựng trụ sở làm việc, trạm y tế,
trường học, nhà trẻ mẫu giáo, nhà văn hoá, nghĩa trang liệt sĩ, trùng tu các di tích
lịch sử ở địa phương, các công trình thuỷ lợi v.v…
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình( tài liệu nghe nhìn): Ở cấp
xã loại hình tài liệu này có rất ít, chủ yếu là các cuốn băng video và tài liệu
ảnh(dương bản) ghi lại các sự kiện của địa phương như: lễ hội truyền thống, các
ngày lễ trọng đại tổ chức tại địa phương, các kỳ họp của HĐND, các chuyến đi
thăm của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, của lãnh đạo thành phố, lãnh đạo quận,
huyện đối với địa phương.
5


Ngoài những thành phần tài liệu chủ yếu trên, trong quá trình hoạt động của
chính quyền cấp xã còn loại tài liệu đặc thù khác như:
Các loại sổ sách về hộ tịch, hộ khẩu, sổ đăng ký khai sinh, sổ khai tử, sổ
các loại thuế, sổ địa bạ, sổ đăng ký tạm trú tạm vắng, sổ đăng ký kết hôn, sổ
đăng ký nghĩa vụ quân sự... Ngoài tài liệu chính quyền cấp xã còn có các loại
bản đồ như : Bản đồ quy hoạch xây dựng, bản đồ quản lý đất nông nghiệp, bản
đồ quản lý rừng, bản đồ giao thông, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ đường
điện, cáp quang và hệ thống cấp thoát nước...

6


PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI CỦA PHÔNG UBND XÃ THÁI HỌC
( Giai đoạn 2010 _ 2015)
Căn cứ vào bảng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
Căn cứ vào tình hình thực tế trong phông;
Căn cú vào yêu cầu tổ chức sắp xếp và khai thác tổ chức tài liệu,
Phương án phân loại: Áp dụng phương án thời gian mặt hoạt động. T rước
tiên phân loại tài liệu theo măt sau đó phân loại theo mặt hoạt động.
Cụ thể như sau:
Bước 1. Phân chia tài liệu của phông UBND xã Thái Học theo năm.
II. 2010
II. 2011
III.2012
IV.2013
V.2014
VI. 2015
Bước 2. Chia tài liệu trong từng năm về mặt hoạt động
I. 2010
1. Khối tài liệu của Hội đồng Nhân dân.
2. Khối tài kiệu của Ủy ban Nhân dân.
2.1. Khối tổng hợp,
2.2. Khối nội chính,
2.3. Khối kinh tế,
2.4. Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật,
2.5. Khối văn hóa xã hội,
2.6. Khối giao thông xây dựng cơ bản,
II. 2011

1. Khối tài liệu của Hội đồng Nhân dân.
2. Khối tài kiệu của Ủy ban Nhân dân.
2.1. Khối tổng hợp,
2.2. Khối nội chính,
2.3. Khối kinh tế,
2.4. Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật,
2.5. Khối văn hóa xã hội,
III. 2012
1. Khối tài liệu của Hội đồng Nhân dân.
2. Khối tài kiệu của Ủy ban Nhân dân.
2.1. Khối tổng hợp,
7


2.2. Khối nội chính,
2.3. Khối kinh tế,
2.4. Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật,
2.5. Khối văn hóa xã hội,
IV. 2013
1. Khối tài liệu của Hội đồng Nhân dân.
2. Khối tài kiệu của Ủy ban Nhân dân.
2.1. Khối tổng hợp,
2.2. Khối nội chính,
2.3. Khối kinh tế,
2.4. Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật,
2.5. Khối văn hóa xã hội,
2.6. Khối giao thông xây dựng cơ bản,
V. 2014
1. Khối tài liệu của Hội đồng Nhân dân.
2. Khối tài kiệu của Ủy ban Nhân dân.

2.1. Khối tổng hợp,
2.2. Khối nội chính,
2.3. Khối kinh tế,
2.4. Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật,
2.5. Khối văn hóa xã hội,
VI. 2015
1. Khối tài liệu của Hội đồng Nhân dân.
2. Khối tài kiệu của Ủy ban Nhân dân.
2.1. Khối tổng hợp,
2.2. Khối nội chính,
2.3. Khối kinh tế,
2.4. Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật,
2.5. Khối văn hóa xã hội,
2.6. Khối giao thông xây dựng cơ bản,
Bước 3. Chia tài Liệu trong từng nhóm lớn thành nhóm vùa
I.

2010
1 . Khối tài liệu Hội đồng nhân dân.

I.1.
I.2.
I.3.
I.4.

Tài liệu chung các văn bản tài liệu chỉ đạo cấp trên
Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã
Tài liệu về hoạt động của Thường trực, các ban của Hội đồng Nhân dân.
Là các tập lưu văn bản.
2. Khối tài liệu của UBND

2.1. Khối tổng hợp:
2.1.1. Vấn đề chung
2.1.2. Tài liệu kế hoạch, đầu tư
8


2.1.3. Công tác thống kê
2.1.4. Công tác thi đua khen thưởng
2.1.5. Hành chính văn phòng
2.2. Khối nội chính:
2.2.2. Công tác tổ chức chính quyền
2.2.3. Công tác quân sự
2.2.4. Công tác trật tự trị an
2.2.5. Công tác thanh tra, giám sát
2.2.6. Công tác tư pháp
2.2.7. Công tác dân tộc, tôn giáo
2.3. Khối kinh tế
2.3.1. Tài liệu ngân sách
2.3.2. Tài liệu giá cả
2.3.3. Tài liệu kiểm toán
2.3.4. Tài liệu hoạt động doanh nghiệp
2.3.5. Tài liệu hoạt động thương mại.
2.4. Khối nông nghiệp, lâm nghiệp và khoa học công nghệ
2.5. Khối văn xã:
2.5.1. Công tác văn hoá giáo dục - đào tạo
2.5.2. Công tác y tế
2.5.3. Công tác lao động - thương binh - xã hội
2.5.4. Công tác đền ơn đáp nghĩa
2.5.5. Công tác từ thiện
2.6. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản:

2.6.2. Quản lý đất đai
2.6.3. Giao thông thuỷ lợi
2.6.4. Xây dựng cơ bản.
II. 2011
1 . Khối tài liệu Hội đồng nhân dân.
I.1.

Tài liệu chung các văn bản tài liệu chỉ đạo cấp trên
9


I.2.
I.3.
I.4.

Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã
Tài liệu về hoạt động của Thường trực, các ban của Hội đồng Nhân dân.
Là các tập lưu văn bản.
2. Khối tài liệu của UBND
2.1. Khối tổng hợp:
2.1.1. Vấn đề chung
2.1.2. Tài liệu kế hoạch, đầu tư
2.1.3. Công tác thống kê
2.1.4. Công tác thi đua khen thưởng
2.1.5. Hành chính văn phòng
2.2. Khối nội chính:
2.2.2. Công tác tổ chức chính quyền
2.2.3. Công tác quân sự
2.2.4. Công tác trật tự trị an
2.2.5. Công tác thanh tra, giám sát

2.2.6. Công tác tư pháp
2.2.7. Công tác dân tộc, tôn giáo
2.3. Khối kinh tế
2.3.1. Tài liệu ngân sách
2.3.2. Tài liệu giá cả
2.3.3. Tài liệu kiểm toán
2.3.4. Tài liệu hoạt động doanh nghiệp
2.3.5. Tài liệu hoạt động thương mại.
2.4. Khối nông nghiệp, lâm nghiệp và khoa học công nghệ
2.5. Khối văn xã:
2.5.1. Công tác văn hoá giáo dục - đào tạo
2.5.2. Công tác y tế
2.5.3. Công tác lao động - thương binh - xã hội
2.5.4. Công tác đền ơn đáp nghĩa
2.5.5. Công tác từ thiện
2.6. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản:
10


2.6.2. Quản lý đất đai
2.6.3. Giao thông thuỷ lợi
2.6.4. Xây dựng cơ bản.
III.2012
1

. Khối tài liệu Hội đồng nhân dân.
1.1.Tài liệu chung các văn bản tài liệu chỉ đạo cấp trên
1.2. Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã
1.3Tài liệu về hoạt động của Thường trực, các ban của Hội đồng Nhân
dân.

1.4Là các tập lưu văn bản.
2. Khối tài liệu của UBND
2.1. Khối tổng hợp:
2.1.1. Vấn đề chung
2.1.2. Tài liệu kế hoạch, đầu tư
2.1.3. Công tác thống kê
2.1.4. Công tác thi đua khen thưởng
2.1.5. Hành chính văn phòng
2.2. Khối nội chính:
2.2.2. Công tác tổ chức chính quyền
2.2.3. Công tác quân sự
2.2.4. Công tác trật tự trị an
2.2.5. Công tác thanh tra, giám sát
2.2.6. Công tác tư pháp
2.2.7. Công tác dân tộc, tôn giáo
2.3. Khối kinh tế
2.3.1. Tài liệu ngân sách
2.3.2. Tài liệu giá cả
2.3.3. Tài liệu kiểm toán
2.3.4. Tài liệu hoạt động doanh nghiệp
2.3.5. Tài liệu hoạt động thương mại.
11


2.4. Khối nông nghiệp, lâm nghiệp và khoa học công nghệ
2.5. Khối văn xã:
2.5.1. Công tác văn hoá giáo dục - đào tạo
2.5.2. Công tác y tế
2.5.3. Công tác lao động - thương binh - xã hội
2.5.4. Công tác đền ơn đáp nghĩa

2.5.5. Công tác từ thiện
2.6. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản:
2.6.2. Quản lý đất đai
2.6.3. Giao thông thuỷ lợi
2.6.4. Xây dựng cơ bản.
IV.2013
1
1.1.
1.2.

. Khối tài liệu Hội đồng nhân dân.
Tài liệu chung các văn bản tài liệu chỉ đạo cấp trên
Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã
1.3.Tài liệu về hoạt động của Thường trực, các ban của Hội đồng Nhân
dân.
1.4.Là các tập lưu văn bản.
2. Khối tài liệu của UBND
2.1. Khối tổng hợp:
2.1.1. Vấn đề chung
2.1.2. Tài liệu kế hoạch, đầu tư
2.1.3. Công tác thống kê
2.1.4. Công tác thi đua khen thưởng
2.1.5. Hành chính văn phòng
2.2. Khối nội chính:
2.2.2. Công tác tổ chức chính quyền
2.2.3. Công tác quân sự
2.2.4. Công tác trật tự trị an
2.2.5. Công tác thanh tra, giám sát
2.2.6. Công tác tư pháp
12

2.2.7. Công tác dân tộc, tôn giáo
2.3. Khối kinh tế
2.3.1. Tài liệu ngân sách
2.3.2. Tài liệu giá cả
2.3.3. Tài liệu kiểm toán
2.3.4. Tài liệu hoạt động doanh nghiệp
2.3.5. Tài liệu hoạt động thương mại.
2.4. Khối nông nghiệp, lâm nghiệp và khoa học công nghệ
2.5. Khối văn xã:
2.5.1. Công tác văn hoá giáo dục - đào tạo
2.5.2. Công tác y tế
2.5.3. Công tác lao động - thương binh - xã hội
2.5.4. Công tác đền ơn đáp nghĩa
2.5.5. Công tác từ thiện
2.6. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản:
2.6.2. Quản lý đất đai
2.6.3. Giao thông thuỷ lợi
2.6.4. Xây dựng cơ bản
V. 2014
1

. Khối tài liệu Hội đồng nhân dân.
1.1.Tài liệu chung các văn bản tài liệu chỉ đạo cấp trên
1.2.Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã
1.3Tài liệu về hoạt động của Thường trực, các ban của Hội đồng Nhân
dân.
1.4Là các tập lưu văn bản.
2. Khối tài liệu của UBND

2.1. Khối tổng hợp:
2.1.1. Vấn đề chung
2.1.2. Tài liệu kế hoạch, đầu tư
2.1.3. Công tác thống kê
13


2.1.4. Công tác thi đua khen thưởng
2.1.5. Hành chính văn phòng
2.2. Khối nội chính:
2.2.2. Công tác tổ chức chính quyền
2.2.3. Công tác quân sự
2.2.4. Công tác trật tự trị an
2.2.5. Công tác thanh tra, giám sát
2.2.6. Công tác tư pháp
2.2.7. Công tác dân tộc, tôn giáo
2.3. Khối kinh tế
2.3.1. Tài liệu ngân sách
2.3.2. Tài liệu giá cả
2.3.3. Tài liệu kiểm toán
2.3.4. Tài liệu hoạt động doanh nghiệp
2.3.5. Tài liệu hoạt động thương mại.
2.4. Khối nông nghiệp, lâm nghiệp và khoa học công nghệ
2.5. Khối văn xã:
2.5.1. Công tác văn hoá giáo dục - đào tạo
2.5.2. Công tác y tế
2.5.3. Công tác lao động - thương binh - xã hội
2.5.4. Công tác đền ơn đáp nghĩa
2.5.5. Công tác từ thiện
2.6. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản:

2.6.2. Quản lý đất đai
2.6.3. Giao thông thuỷ lợi
2.6.4. Xây dựng cơ bản.
VI.2015
1. Khối tài liệu Hội đồng nhân dân.
1.1. Tài liệu chung các văn bản tài liệu chỉ đạo cấp trên
1.2. Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã
14


1.3. Tài liệu về hoạt động của Thường trực, các ban của Hội đồng Nhân
dân.
1.4.Là các tập lưu văn bản.
2. Khối tài liệu của UBND
2.1. Khối tổng hợp:
2.1.1. Vấn đề chung
2.1.2. Tài liệu kế hoạch, đầu tư
2.1.3. Công tác thống kê
2.1.4. Công tác thi đua khen thưởng
2.1.5. Hành chính văn phòng
2.2. Khối nội chính:
2.2.2. Công tác tổ chức chính quyền
2.2.3. Công tác quân sự
2.2.4. Công tác trật tự trị an
2.2.5. Công tác thanh tra, giám sát
2.2.6. Công tác tư pháp
2.2.7. Công tác dân tộc, tôn giáo
2.3. Khối kinh tế
2.3.1. Tài liệu ngân sách
2.3.2. Tài liệu giá cả

2.3.3. Tài liệu kiểm toán
2.3.4. Tài liệu hoạt động doanh nghiệp
2.3.5. Tài liệu hoạt động thương mại.
2.4. Khối nông nghiệp, lâm nghiệp và khoa học công nghệ
2.5. Khối văn xã:
2.5.1. Công tác văn hoá giáo dục - đào tạo
2.5.2. Công tác y tế
2.5.3. Công tác lao động - thương binh - xã hội
2.5.4. Công tác đền ơn đáp nghĩa
2.5.5. Công tác từ thiện
15


2.6. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản:
2.6.2. Quản lý đất đai
2.6.3. Giao thông thuỷ lợi
2.6.4. Xây dựng cơ bản.
Bước 4. Phân chia tài liệu thành nhóm nhở hơn tương đương hồ sơ, đơn vị
bảo quản.
I. 2010
2. Khối tài liệu của UBND
2.1. Khối tổng hợp:
2.1.2. Tài liệu kế hoạch, đầu tư
Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến UBND xã
(hồ sơ nguyên tắc)
Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm
- UBND xã ban hành
- UBND xã thực hiện
- UBND xã để biết
Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của UBND xã

- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng
Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của UBND xã
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng
Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi
quản lý về kế hoạch
- Hàng năm
- Quý, 6 tháng, 9 tháng
Công văn trao đổi về công tác kế hoạch
2.1.3. Công tác thống kê
Tập văn bản về thống kê gửi chung đến UBND xã
16


(hồ sơ nguyên tắc)
Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về
thống kê của UBND xã
Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề
- Dài hạn, hàng năm
- Quý, 6 tháng, 9 tháng
Báo cáo điều tra cơ bản
- Báo cáo tổng hợp
- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra
Báo cáo phân tích và dự báo
Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra
2.1.4. Công tác

Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến UBND xã (hồ sơ
nguyên tắc)
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn về thi đua,
khen thưởng
Hồ sơ hội nghị thi đua do UBND xã chủ trì tổ chức
Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng
Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm
Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng
thi đua khen thưởng
2.1.5. Hành chính văn phòng
Tập văn bản về công tác hành chính, gửi chung đến UBND xã (hồ sơ
nguyên tắc)
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn
thư, lưu trữ
Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do
UBND xã tổ chức
Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Năm, nhiều năm
- Quý, tháng
Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính
Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ
17


Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo
quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng…)

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu
Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan
- Văn bản quy phạm pháp luật
- Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn
- Văn bản khác
Sổ đăng ký văn bản đến
Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ
2.2. Khối nội chính:
2.2.2. Công tác tổ chức chính quyền
2.2.3. Công tác quân sự
Tài liệu về huấn luyện quân sự phổ thông, xây dựng làng chiến đấu
Tài liệu về thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự, tuyển quân
Tài liệu về quản lý quân nhân dự bị động viên
2.2.4. Công tác an ninh trật tự
Tài liệu tổng kết bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội
Tài liệu sơ kết, quí tháng về an ninh trật tự, an toàn xã hội
Tài liệu về tổng kết phòng ngừa và chống tội phạm
Tài liệu khác về phòng chống và chống tội phạm
Sổ quản lý hộ khẩu
Tài liệu về quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương
Tài liệu phối hợp với các cơ quan chức năng thi hành án và xử phạt hành
chính
Tài liệu về giáo dục các đối tượng
2.2.5. Công tác thanh tra, giám sát
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn về thanh tra
Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng
Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

- Hàng năm
- Tháng, quý, sáu tháng
Hồ sơ thanh tra các vụ việc
- Vụ việc nghiêm trọng
18


- Vụ việc khác
Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân
- Báo cáo năm
- Tài liệu khác
Công văn trao đổi về công tác thanh tra,
2.2.6. Công tác tư pháp
Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật
Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế
- Dài hạn, hàng năm
- Tháng, quý, 6 tháng
Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật
Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan
khác chủ trì
2.2.7. Công tác dân tộc, tôn giáo
Tài liệu về thực hiện chín sách dân tộc và tôn giáo ở địa phương
Tài liệu về hoạt động tự do tín ngưỡng và tôn giáo
2.3. Khối kinh tế
2.3.1. Tài liệu ngân sách
Chương trình, kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm về công tác tài chính,
ngân sách của xã,
Báo cáo thực hiện dự toán ngân sách nhà nước của xã
Báo cáo quyết toán thu chi ngân sách hàng năm
Hồ sơ giao, điều chỉnh dự toán thu chi ngân sách hàng năm

Hồ sơ hội nghị tổng kết và hội nghị chuyên đề về công tác tài chính hàng
năm do huyện, thị xã, thành phố tổ chức
2.3.3. Tài liệu kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán nhà nước

2.3.4. Tài liệu hoạt động doanh ngiệp
Báo cáo đánh giá tài chính doanh nghiệp hàng năm
Hồ sơ, tài liệu về giải thể, phá sản doanh nghiệp
Hồ sơ, tài liệu về việc cổ phần hóa doanh nghiệp
Hồ sơ quản lý doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên địa bàn (nếu có)
19


2.4. Khối nông nghiệp, lâm nghiệp và khoa học công nghệ
Tài liệu về phòng chống dịch bệnh đối với cây trồng, vật nuôi.
Tài liệu về xây dựng các công trình thuỷ lợi loại nhỏ
Tài liệu bảo vệ đê điều, khắc phục thiên tai
Tài liệu bảo vệ rừng
Tài liệu về qui hoạch, kế hoạch sử dụng đất được UBND quận,
huyện và thành phố phê duyệt
Tài liệu về hiện trạng sử dụng đất
Tài liệu về đăng ký địa chính
Sổ địa chính đã được đăng ký, cấp
Tài liệu thống kê đất đai hàng năm, kiểm kê đất đai 5 năm, bản đồ
địa chính điều chỉnh
Báo cáo kết quả sử dụng đất nông nghiệp
Tài liệu về thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất nông nghiệp, lâm
nghiệp
Tài liệu về chuyển đổi, thừa kế quyền sử dụng đất
Tài liệu về thuê sử dụng đất nông nghiệp

5. Khối văn xã:
2.5.1. Công tác giáo dục - đào tạo và văn hóa
Tài liệu về ké hoạch và thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục
Tài liệu về xoá mù chữ
Tài liệu xây dựng và quản lý hoạt động nhà trẻ mẫu giáo
Tài liệu phối hợp về quản lý hoạt động văn hoá, thông tin, nghệ
thuật, thể dục thể thao.
Tài liệu về tổ chức hoạt động văn hoá, thông tin, nghệ thuật, thể dục
thể thao
Tài liệu hướng dẫn các lễ hội truyền thống
Tài liệu về xây dựng nếp sống văn minh, gia đình
Tài liệu về phòng chống các tệ nạn xã hội
2.5.2. Công tác y tế
Tài liệu về quản lý trạm y tế
Tài liệu triển khai chương trình y tế, dân số, kế hoạch hoá gia đình.
Tài liệu về phòng chống các dịch bệnh dịch và giữ
gìn vệ sinh
2.5.3. Công tác lao động - thương binh - xã hội
Tài liệu về kế hoạch, chương trình, nghĩa vụ và phúc
lợi xã hội, công tác lao động thương binh xã hội năm
Tài liệu chương trình kế hoạch và thực hiện kế
20


hoạch công tác thương binh xã hội quí, tháng
Tài liệu về thực hiện chế độ chính sách, chế độ với thương binh,
bệnh binh, gia đình có công
2.5.4. Công tác đền ơn đáp nghĩa
Quản lý, tu bổ, bảo vệ nghĩa trang liệt sỹ, nghĩa địa
2.5.5. Công tác từ thiện

Tài liệu về cứu tế xã hội, hoạt động nhân đạo, từ thiện
Tài liệu về vận động giúp dỡ các gia đình khó khăn, trẻ mồ côi... 1
năm trở lên
Tài liệu về vận động giúp đỡ các gia đình khó khăn, trẻ mồ côi..
2.6. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản:
2.6.1. Quản lý đất đai
Tài liệu về đăng ký, kê khai thực trạng sử dụng các loại nhà thuộc
địa bàn xã
Tài liệu trình báo của các chủ sở hữu và sử dụng nhà (thuê hợp
đồng, sửa chữa, cải tạo)
Tài liệu về tình trạng nhà ở ở trên địa bàn
Tài liệu kiểm tra, phát hiện các vi phạm về quản lý nhà, đất đai
Tài liệu về người nước ngoài thuê nhà ở
Tài liệu về đánh số, gắn biển số nhà
2.6.2. Giao thông thuỷ lợi
Tài liệu về bảo vệ, kiểm tra, xử lý các vi phạm giao thông và công
trình cơ sở hạ tầng.
Tài liệu về huy động đóng góp tự nguyện để xây dựng đường giao
thông, cầu cống trong xã
Tài liệu về quản lý nước ngầm, nước máy trên điạ bàn
Tài liệu về quản lý hệ thống thoát nước
Tài liệu về quản lý vệ sinh đô thị
Tài liệu về quản lý hệ thống công viên, cây xanh, vườn thú.
Tài liệu về quản lý hệ thống chiếu sáng công cộng
2.6.4. Xây dựng cơ bản.
Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến UBND xã (hồ sơ
nguyên tắc)
Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng
cơ bản của UBND xã
21

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng
Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản
- Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về
kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng
trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di
tích lịch sử văn hóa;

1.
2.
3.
4.
5.

- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn
Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình
Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản
Năm 2011 ( tương tự năm 2011)
Năm 2012( tương tự năm 2011)
Năm 2013 ( tương tự năm 2011)
Năm 2014 ( tương tự năm 2011)
Năm 2015 (tương tự năm 2011)
II.Tình trạng vật lý khối tài liệu.

-

Tài liệu được in ở khổ giấy A4, Rõ ràng và khá đầy đủ tuy nhiên có một số tài

-

liệu giấy đã ngã sang màu vàng
Tình hình tài liệu lưu trữ của xã bị thất lạc, mất mát nhiều
Còn có nhiều tài liệu trùng thừa

1.
2.

Công cụ thống kê, tra cứu: Chưa có
Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu tại UBND xã Thái Học tổ chức theo hình
thức cho mượn, cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu thì đến cán bộ phụ trách
văn thư - lưu trữ muợn tài liệu, nghiên cứu tại UBND xã hoặc photo mang về nhà.
Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopy, không cho mượn bản chính,
các tài liệu cần mượn phải có ý kiến phê duyệt của chủ tịch UBND xã thì cán bộ
văn thư - lưu trữ mới cung cấp tài liệu.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ tại lưu trữ
xã chưa thực hiện được do điều kiện lưu trữ ở xã còn nhiều hạn chế.

22


Phê duyệt
TM UBND CHỦ TỊCH

Người lập

Triệu Xuân Tiệp

Hoàng Thị Chầm

23