Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội

“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
MỤC LỤC

PHẦN I. LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................2
1. Lý do lựa chọn đề tài:............................................................................................................................... 2
2. Mục tiêu của đề tài:.................................................................................................................................. 3
3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài:........................................................................................................ 3
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài:....................................................................................................................... 3
5. Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần:.................................................................................................................. 3

PHẦN 2. NỘI DUNG..........................................................................................5
2.1. Mô tả tình huống................................................................................................................................... 5
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống........................................................................................................ 7
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả:....................................................................................................... 8
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết........................................................................10
2.4.1. Phương án 1:.................................................................................................................................... 10
2.4.2 Phương án 2:..................................................................................................................................... 11
2.4.3 Phương án 3:..................................................................................................................................... 12
Kết luận:..................................................................................................................................................... 13

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..........................................................15
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................18

Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

1


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn

và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
PHẦN I. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài:
Kiểm soát thủ tục hành chính là nhiệm vụ trực tiếp, cụ thể, thiết thực, có
hiệu quả, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu về cải cách hành chính, giúp
hoàn thiện và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm quyền
và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực,
hiệu quả của bộ máy hành chính nhà nước trong bối cảnh hội nhập khu vực và
quốc tế. Hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là hoạt động mang tính chuyên
môn, nghiệp vụ cao, được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, từ khâu kiểm
soát quy định thủ tục hành chính ở giai đoạn soạn thảo văn bản quy phạm pháp
luật đến việc tổ chức thực hiện, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính và kiểm tra
việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm soát
thủ tục hành chính là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm thành công
của công tác cải cách thủ tục hành chính. Từ thực tiễn đó, vào cuối năm 2013,
hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính đã được chuyển giao từ Văn phòng
Chính phủ về Bộ Tư pháp để khẳng định rõ vị trí, vai trò của hoạt động này
trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, Sở Tư pháp có chức
năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Theo đó, Sở Tư pháp được tiếp nhận
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính để tham mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp
tổ chức thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
Bản thân em là chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, thuộc Sở
Tư pháp Hà Nội - là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thực
hiện chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố quản lý nhà nước về kiểm
soát thủ tục hành chính, đã công tác tại phòng trong khoảng thời gian 01 năm,
bản thân em đã dần được tiếp cận và xử lý các công việc, nhiệm vụ của phòng,
được tìm hiểu về hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính và được tham gia vào
Đoàn kiểm tra liên ngành của thành phố thực hiện công tác kiểm tra công tác
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước

ngạch chuyên viên năm 2016

2


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
kiểm soát thủ tục hành chính của một số quận huyện, sở ngành trên địa bàn
thành phố Hà Nội. Bên cạnh đó, trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý
nhà nước về ngạch chuyên viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em được trang
bị những kiến thức về quản lý nhà nước và các kĩ năng trong thực hiện công vụ.
Em xin vận dụng các kiến thức đã học và thực tiễn xử lý các công việc tại Phòng
Kiểm soát thủ tục hành chính vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình
huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký
khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”.
2. Mục tiêu của đề tài:
Giúp cho bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt được tình
hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát hiện kịp thời những
sai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực hiện kiểm soát thủ tục hành
chính. Hiểu được những khó khăn, vướng mắc và tổng kết kinh nghiệm, đề ra
các giải pháp để kịp thời hướng dẫn các đơn vị triển khai có hiệu quả công tác
kiểm soát thủ tục hành chính.
3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài:
Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng phương pháp luận khoa
học của Chủ nghĩa Mác – LêNin: chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vật
biến chứng; kết hợp với các phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng
hợp, thống kê.
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài:
Tình huống diễn ra tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND
UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội.

5. Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần:
PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU
PHẦN 2: NỘI DUNG
2.1. Mô tả tình huống.
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống.
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

3


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả.
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết.
2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn.
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

4


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
PHẦN 2. NỘI DUNG
2.1. Mô tả tình huống.
Ngày 22/7/2015, thực hiện Quyết định số 1849/QĐ-UBND ngày
05/05/2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về thành lập Đoàn

kiểm tra liên ngành và Kế hoạch số 31/KH-ĐKTLN ngày 04/06/2015 của
Trưởng Đoàn kiểm tra liên ngành, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra hoạt động
kiểm soát thủ tục hành chính tại UBND UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố
Hà Nội. Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành;
công tác rà soát, công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành
chính; tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và
việc thực hiện quy định hành chính của UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố
Hà Nội.
Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra
xem xét sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều
trường hợp giải quyết quá thời hạn quy định. Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn
của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, trú tại UBND xã A, huyện
Ba Vì, thành phố Hà Nội. Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ
khai đăng ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn
Hoàng Nam; 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn
Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu của anh
Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh. Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải
quyết thủ tục hành chính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên
phiếu là 16/4/2015 và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015.
Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai sinh,
cụ thể hồ sơ đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01 Giấy
chứng sinh, 01 Tờ khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực giấy chứng
nhận kết hôn của anh Đinh Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao Sổ hộ
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

5


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn

và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
khẩu và 02 bản sao Chứng minh nhân dân của anh Công Anh và chị Mai ( các
bản sao này đều đóng dấu “đã đối chiếu bản chính”). Đoàn kiểm tra yêu cầu
Trưởng bộ phận một cửa xã A giải trình về việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký
kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượt quá thời hạn quy định 05 ngày làm việc
và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân khi làm thủ tục mà
không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình trạng lưu thừa
thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra. Đại diện Bộ
phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND xã có tổ chức cho cán bộ,
công chức, nhân viên làm việc tại UBND xã đi tham quan mô hình nông thôn
mới tại Nghệ An, thời gian đó cán bộ chuyên môn chưa xử lý được hồ sơ, vậy
nên bộ phận một cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải quyết.
Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu cả
những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm thủ
tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình. Vấn đề
này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Sở Tư pháp, tuy nhiên
vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuất trình. Vì
vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình và đóng dấu
“ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn cứ xác
định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thông
qua tại cuộc họp với UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội.
Phân tích tình huống:
Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành
chính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, theo
quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày
nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy
định của Luật hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai
bên nam nữ. Trong trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước

ngạch chuyên viên năm 2016

6


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
thêm không quá 05 ngày. Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và
chị Hạnh, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày. Tuy
nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày,
nếu xét ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải
quyết thủ tục hành chính.
Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ. Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân
phải nộp tờ khai đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người
cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn. Xuất trình chứng minh nhân dân để đối
chiếu. Tuy nhiên, cán bộ một cửa xã A đã thu cả 02 bản sao chứng thực chứng
minh nhân dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà
đây là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu
hay không lưu những giấy tờ xuất trình này. Tương tự như vậy, với thủ tục đăng
ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đã lưu giấy tờ
công dân cần xuất trình.
Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán
bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy
định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên
đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giao
ban với UBND xã, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn thành
phố để trao đổi lấy ý kiến.
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống.
Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình
kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại bộ phân một cửa xã A sẽ

không phát hiện ra rất nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ
tư pháp tại đây.
Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp,
bảo đảm pháp chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân.
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

7


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính và
những vướng mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành
chính. Có hướng chỉ đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủ
tục hành chính.
Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội.
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả:
Nguyên nhân chủ quan dẫn đến tình huống:
Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn, nguyên nhân chủ quan là do
tinh thần trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp và cán bộ bộ phận một cửa
của UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội. Hoạt động tham quan học tập
mô hình mà UBND xã tổ chức là rất thiết thực và cần thiết, tuy nhiên cần có sự
sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh việc cả cơ quan đi tham quan
không có cán bộ trực tiếp công dân, và việc giải quyết thủ tục hành chính không
đúng theo quy định. Lỗi dẫn đến việc giải quyết quá hạn là do lỗi trực tiếp của
cán bộ, công chức xã A. Mặt khác, cán bộ một cửa đã tự ý hẹn trả kết quả quá
thời hạn quy định của pháp luật mà chưa thông qua lãnh đạo UBND xã.
Nguyên nhân khách quan dẫn đến tình huống:
Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do sự không rõ ràng giữa các quy

định của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ. Bởi hiện
nay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình, theo
Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố Hà Nội về
việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay thế,
TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết
của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà
Nội, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành
02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ cần nộp những giấy tờ yêu cầu
phải nộp. Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giản
hóa thủ tục theo hướng có lợi cho người dân và cho cả cơ quan nhà nước. Việc
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

8


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
cắt giảm một số thành phần hồ sơ không quan trọng trong thủ tục hành chính là
cần thiết, vì vậy không cần lưu những giấy tờ xuất trình của công dân. Tuy
nhiên, có một số ý kiến lại cho rằng, giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phải
lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác định trách nhiệm, bởi theo quy định
tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định
158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định “ các giấy tờ phải nộp và xuất
trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” .
Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của Sở Tư pháp và
các phòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhưng chưa thống nhất, do
vậy một số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy
tờ xuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà
không yêu cầu công dân nộp. Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn

kiểm tra tại một số đơn vị khác trên địa bàn thành phố Hà Nội, đoàn kiểm tra
cũng ghi nhận thực tế này xảy ra ở một số các quận huyện, xã phường mà đoàn
đã tiến hành kiểm tra.
Phân tích hậu quả:
Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của công
dân, Trưởng bộ phận một cửa UBND xã A giải trình rằng là do cán bộ một cửa
tự photo khi công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu. Như vậy,
đặt ra câu hỏi, vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,… do ai bỏ ra? Trên
thực tế, chi phí này do tự UBND chi trả, tốn một khoản ngân sách của Nhà
nước. Mặt khác, đơn vị giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy tờ
xuất trình, nhưng trên thực tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ xuất trình
như Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu,… trong hồ sơ lưu là bản sao có chứng
thực. Khi đoàn kiểm tra hỏi về việc đơn vị tự photo, nhưng một số hồ sơ lại là
bản sao có chứng thực, đơn vị giải trình rằng do công dân xuất trình bản sao có
chứng thực nên cán bộ một cửa lưu luôn mà không photo lại. Do vậy, chưa thể
xác thực tính chính xác có hay không việc cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

9


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
các giấy tờ xuất trình. Nếu cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ
xuất trình, đã vi phạm, gây tốn kém chi phí cho công dân.
Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký
kết hôn của chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định
của pháp luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin
của công dân vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước.

2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết.
2.4.1. Phương án 1:
Nội dung phương án 1:
Trong khoảng thời gian UBND xã A tổ chức đi tham quan cho cán bộ, công
chức, nhân viên làm việc tại xã. Lãnh đạo xã cần sắp xếp thời gian hợp lý vào cuối
tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND. Ngoài ra, nếu

UBND xã tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán bộ ở lại trực
để tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả cho công dân, tránh để tình trạng cả cơ
quan nghỉ trong ngày làm việc. Trước đó, các cán bộ chuyên môn cần giải quyết
hồ sơ trong thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước hạn chuyển ra bộ phận một
cửa để trả cho công dân đúng trong thời hạn quy định. Đối với việc lưu hồ sơ,
những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình, cán bộ một cửa không lưu, bởi
theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của
Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy định “ các giấy tờ phải nộp
và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ
hồ sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký khai sinh có quy định
“Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha
mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn”. Như
vậy, các giấy tờ này chỉ cần công dân xuất trình, hoặc không cần xuất trình nên
không cần lưu.
Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết
thủ tục đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam quá
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

10


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn

và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
thời hạn quy định, và việc lưu thừa thành phần hồ sơ, những giấy tờ công dân
chỉ cần xuất trình mà không phải nộp.
Những lợi thế, thuận lợi của phương án 1:
Với phương án này, các vi phạm của cán bộ, công chức xã A, huyện Ba
Vì, thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực
hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm tra sớm
phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp
thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu chấm dứt và
nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý thức trách
nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa
bàn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho công dân.
Đối với việc không cần lưu hồ sơ xuất trình, cán bộ một cửa sẽ không mất
nhiều thời gian, UBND không mất nhiều chi phí cho việc photo tài liệu, tiết
kiệm nhân lực và kinh phí cho nhà nước.
Hạn chế của phương án 1:
Tuy nhiên, phương án này cũng có một số những hạn chế. Việc không lưu
các giấy tờ xuất trình sẽ gặp phải khó khăn trong một số trường hợp xảy ra, có
sự mâu thuẫn, hoặc có vấn đề trong việc giải quyết hoặc trả kết quả hồ sơ, khi đó
khó xác định trách nhiệm của người đi làm các thủ tục hành chính.
2.4.2 Phương án 2:
Nội dung của phương án 2:
Đối với việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nguyễn
Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, xem xét lý do của đơn vị giải trình do UBND
xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội tổ chức đi tham quan cho cán bộ, công
chức, nhân viên tại xã. Đoàn kiểm tra có thể ghi vào biên bản với mức độ nhắc
nhở, cảnh cáo, và hướng dẫn đơn vị nên có sự sắp xếp hợp lý về thời gian cũng
như nhân sự để bảo đảm công việc. Đối với việc lưu cả các giấy tờ xuất trình
của công dân, đoàn kiểm tra thống nhất với ý kiến của cán bộ xã A, sẽ tự photo
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước

ngạch chuyên viên năm 2016

11


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
để làm căn cứ mà không cần yêu cầu công dân nộp, và không ghi vào biên bản
kiểm tra.
Những lợi thế, thuận lợi của phương án 2:
Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ
UBND xã A, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục
hành chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
trên địa bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính xử phạt
nặng nề. Đối với việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ xác định
trách nhiệm của cá nhân khi xảy ra vấn đề.
Những hạn chế của phương án 2:
Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe
những hành vi sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự không cứng rắn trong việc xử lý
các sai phạm, dễ xảy ra tình trạng tương tự, vi phạm các quy định trong thời gian
sau đó trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại UBND xã A,
huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội nói riêng cũng như trên toàn địa bàn nói chung.
Việc cho lưu hồ sơ xuất trình như cán bộ UBND xã A đang làm sẽ gây tốn
kém nhân lực cũng như những kinh phí về photo tài liệu cho Nhà nước. Có thể
xảy ra một số trường hợp, cán bộ một cửa yêu cầu công dân phải nộp để lưu,
gây tốn kém, phiền hà cho công dân, đi ngược với quy định tinh giảm gọn nhẹ
thủ tục hành chính, ảnh hưởng quyền và lợi ích của công dân.
2.4.3 Phương án 3:
Nội dung của phương án 3:
Đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản những hành vi sai phạm về việc quy định

quá thời hạn hẹn trả kết quả hồ sơ đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh
Nguyễn Hoàng Nam. Với những giấy tờ công dân xuất trình, đoàn kiểm tra sẽ
ghi vào biên bản thực tế diễn ra, vì đây là thực trạng chung trên một số địa bàn.
Đoàn kiểm tra sẽ không lập biên bản đây là hành vi sai phạm về việc lưu thừa
thành phần hồ sơ trong việc giải quyết thủ tục hành chính, mà sẽ ghi thực trạng
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

12


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
tại những địa bàn này và sẽ đưa vấn đề này vào trao đổi tại cuộc họp giao ban
với thị xã và thành phố.
Những lợi thế, thuận lợi của phương án 3:
Phương án này các vi phạm của cán bộ, công chức xã A, huyện Ba Vì,
thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực
hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm tra sớm
phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp
thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu chấm dứt và
nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý thức trách
nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa
bàn, bảo vệ quyền và lợi ích cho công dân.
Việc lưu thành phần hồ sơ xuất trình, vì đây là vấn đề mà trong các quy
định của pháp luật còn chưa rõ ràng, nên việc xác định đây là sai phạm của
đơn vị là chưa hợp lý. Vì vậy, đoàn kiểm tra sẽ ghi nhận thực tiễn và đưa ra
trao đổi để có quyết định thống nhất, hướng dẫn trên toàn địa bàn thành phố
Hà Nội.
Những hạn chế của phương án 3:

Phương án này sẽ dẫn đến tình trạng UBND xã A vẫn sẽ tiếp tục lưu
những giấy tờ xuất trình của công dân cho đến khi có sự chỉ đạo, hướng dẫn
chính thức của UBND thành phố.
Kết luận:
Từ những phân tích về nội dung, những lợi thế, thuận lợi và hạn chế của
phương án trên, em sẽ lựa chọn hướng giải quyết theo phương án 3. Bởi đây là
phương án giải quyết hợp tình hợp lý, vừa bảo đảm xử lý những hành vi sai
phạm của cán bộ công chức UBND xã A, huyện Ba Vì, bảo vệ quyền và lợi ích
của công dân. Mặt khác, với những quy định chưa thống nhất của pháp luật,
đoàn kiểm tra có sự ghi nhận thực tiễn tình hình thực hiện công tác kiểm soát
thủ tục hành chính ở địa phương để báo cáo với UBND thành phố, có hướng chỉ
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

13


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
đạo mang tính hướng dẫn, linh hoạt, không cứng nhắc trong việc thực hiện giải
quyết thủ tục hành chính mà vẫn bảo đảm quyền và lợi ích của nhà nước, của
công dân và của cả những cán bộ công chức làm nhiệm vụ.

Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

14


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn

và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Hoạt động kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
là trách nhiệm của toàn hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, được thực
hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp hoạt
động kiểm soát thủ tục hành chính và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các
cấp có thẩm quyền về công tác này.
Đây là tình huống đã xảy ra tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà
Nội trong quá trình Đoàn kiểm tra liên ngành của UBND thành phố thực hiện
việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại đây. Qua thực tiễn kiểm
tra, đoàn đã nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành
chính, những khó khăn vướng mắc bởi hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính
là công việc mới được chuyển giao cho phòng tư pháp cấp huyện, công chức Tư
pháp cấp xã, mà đây là công việc khó, đòi hỏi cán bộ, công chức phải có trách
nhiệm, kỹ năng chuyên môn cao. Tuy nhiên, hầu hết cán bộ đầu mối thực hiện
công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại các xã phường thị trấn cũng như tại
các quận, huyện thị xã đều là cán bộ kiêm nhiệm nên chưa có nhiều thời gian
cho công việc. Do vậy, đoàn kiểm tra ghi nhận những sai phạm và thực tế công
tác giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương để kịp thời chấn chỉnh, đưa ra
những hướng dẫn chỉ đạo trong công tác giải quyết thủ tục hành chính nói riêng
và công tác kiểm soát thủ tục hành chính nói chung.
Từ tình huống trên, và từ thực tiễn được tham gia vào Đoàn kiểm tra liên
ngành của thành phố, em xin kiến nghị một số ý kiến sau:
Thứ nhất: Cần tăng cường quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra đối với công tác
kiểm soát thủ tục hành chính để hiểu rõ tình hình triển khai, phát hiện những sai
phạm trong công tác thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Ngày 31/12/2014
Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 25/2014/TT-BTP hướng dẫn kiểm tra việc
thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, trong quy định về thẩm quyền
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

15


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
kiểm tra tại Điều 6, chỉ quy định thẩm quyền kiểm tra cho Bộ trưởng Bộ Tư
pháp; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan; UBND cấp tỉnh tiến hành lập kế hoạch
kiểm tra. Như vậy, UBND cấp quận huyện thị xã không được quy định thẩm
quyền về kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính, mà UBND cấp huyện
là cơ quan trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp xã phường trong việc triển
khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Do đó, cần quy định thêm thẩm
quyền cho UBND cấp quận huyện trong việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục
hành chính.
Thứ hai: Quán triệt, chỉ đạo các phòng ban liên quan, bố trí cán bộ có
năng lực, trách nhiệm làm nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính; tăng cường
trách nhiệm của lãnh đạo, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị liên quan trong
thực hiện thủ tục hành chính. Xem xét bổ sung biên chế và cán bộ đầu mối làm
công tác kiểm soát thủ tục hành chínhmang tính chuyên trách cho các đơn vị cấp
quận, huyện, thị xã cũng như xã phường thị trấn. Quan tâm bổ sung nguồn kinh
phí để đầu tư áp dụng công nghệ thông tin và chế độ chính sách mang tính ưu
đãi cho các địa phương xã, phường thị trấn.
Thứ ba: Các cơ quan cấp trên cần ban hành những quy định cụ thể rõ ràng
trong một số vấn đề chưa thống nhất, hướng dẫn các đơn vị cấp dưới trong việc
thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cũng như các công việc liên quan đến
kiểm soát thủ tục hành chính.
Thứ tư: Bố trí đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận, giải
quyết thủ tục hành chính; tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn về công tác
kiểm soát thủ tục hành chính cho cán bộ bộ phận một cửa, cán bộ tư pháp làm
công tác này để nâng cao trình độ, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu

nhiệm vụ được giao.
Trên đây là những nội dung về tình huống và phương án giải quyết tình
huống xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của bản thân em tại Phòng
Kiểm soát thủ tục hành chính - Sở Tư pháp Hà Nội. Tuy nhiên, do kinh nghiệm
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

16


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
về công việc cũng như những kiến thức, kỹ năng xử lý tình huống còn hạn chế
nên bài tiểu luận vẫn còn nhiều thiếu sót, kính mong quý thầy cô Khoa đào tạo
tại chức và bồi dưỡng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội góp ý để bài tiểu luận của
em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.

Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

17


“ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn
và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên (Ban hành theo Quyết định số
900/QĐ - BNV ngày 06/8/2013);

2. Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/06/2010 của Chính phủ về kiểm
soát thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi,
bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành
chính;
3. Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ
tịch, Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều
của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực;
4. Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố
Hà Nội về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc
thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền
giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành
phố Hà Nội;
5. Thông tư số 25/2014/TT-BTP ngày 31/12/2014 hướng dẫn kiểm tra
việc thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính;
6. Sổ tay nghiệp vụ Kiểm soát thủ tục hành chính trên trang
/>
Phan Văn Sự - Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước
ngạch chuyên viên năm 2016

18