công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường thụy phương

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

VT – LT

Văn thư – Lưu trữ

MTTQ

Mặt trận tổ quốc

TC - KT

Tài chính kế toán


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng. Ngày
nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công
tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội

khác. Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều
ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai có
kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà mỗi
cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ. Công tác
văn thư lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thực hiện tốt công tác sẽ
đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng kể vào kết
quả của sự quản lý, điều hành của UBND phường. Được tham gia thực tập
tại UBND phường Thụy Phương bản thân em có điều kiện liên hệ giữa những
kiến thức được các thầy, các cô trang bị ở trường áp dụng vào việc xử lý phân
loại tài liệu và những công đoạn cụ thể trong công tác văn thư lưu trữ. Qua một
thời gian thực tập, vận dụng lý luận đã học kết hợp với thực tiễn hoạt động và
trong công tác văn thư lưu trữ, được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo, cán bộ, công
chức của UBND Phường Thụy Phương, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Đức Hạnh
trực tiếp đã giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập, bản báo cáo tốt nghiệp Ngành
văn thư – lưu trữ. Và tiểu luận trọng kỳ thi tốt nghiệp môn Quản lý nhà nước về
công tác văn thư lưu trữ của giảng viên Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh.
Được Nhà trường và Khoa Văn thư – Lưu trữ tổ chức cho sinh viên đi
thực tập ngành nghề cùng với sự đồng ý của Lãnh đạo UBND phường Thụy
Phương, đặc biệt là Văn phòng HĐND và UBND phường . Em được đến thực
tập và được tìm hiểu thực tế công tác văn thư, lưu trữ và công tác tiếp dân tại bộ
phận một cửa tại UBND phường Thụy Phương – quận Bắc Từ Liêm - Thành
phố Hà Nội.
Phường Thụy Phương là một phường còn non trẻ, tiền thân phường Thụy
Phương là một trong những địa phương đi đầu thực hiện chủ trương cải cách
nền hành chính nhà nước. Hàng ngày trong quá trình giải quyết công vệc UBND
3


Phường tiếp nhận và xử lý rất nhiều văn bản đến và ban hành nhiều văn bản đi.
Chính vì vậy một quy trình quản lý văn bản thống nhất, chặt chẽ trong các khâu

văn thư và lưu trữ sẽ được áp dụng bởi dựa trên nền móng sẵn có của UBND
phường Thụy Phương trước đây, chính công tác này khi được triển khai sẽ góp
phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực thi hành, trên địa bàn phường. Bằng việc liên
hệ thực tập tại UBND phường Thụy Phương sẽ giúp cho chúng em có điều kiện
vận dụng lý thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường mới – môi
trường làm việc trong một cơ quan,rèn luyện các tác phong làm việc; quan hệ
ứng xử,giao tiếp đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô, trong trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến
thức vững chắc về nghiệp vụ công tác của mình, tạo điều kiện cho chúng em
được thực tập ngành nghề - là bước đệm để em tự tin hơn sau khi ra trường lập
nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!

4


B.PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ
quan, tổ chức.
1.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ của UBND phường Thụy
Phương
Phường Thụy Phương ở phía tây bắc thủ đô Hà Nội, là một trong 13
phường của phường Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội . Phía Bắc phường Thụy
Phương giáp sông Hồng và phường Hải Bối của huyện Đông Anh, có đường
quốc lộ 23 từ Hà Nội men theo đê sông Hồng lên tới phường Thượng Cát và
huyện Đan Phượng. Phía Đông giáp phường Đông Ngạc. Phía nam giáp phường
Cổ Nhuế và Minh Khai. Phía tây giáp phường Liên Mạc.

Làng Chèm là tên nôm của phường Thụy Phương, phường Bắc Từ Liêm,
thành phố Hà Nội nằm cách trung tâm thủ đô 12km về phía Tây. Phía Bắc giáp
sông Hồng, phía Tây giáp phường Liên Mạc, phía Đông giáp phường Đông
Ngạc, phía Nam giáp phường Minh Khai và Cổ Nhuế. Tổng diện tích tự nhiên là
285 ha, gồm 07 Tổ dân phố, trên 3000 hộ gia đình và trên 13000 nhân khẩu
5


Ngày 31/12/2013 Thực hiện NQ 132 của Thủ Tướng Chính phủ, Phường
Bắc Từ Liêm được thành lập, Thụy Phương trở thành phường và chính thức đi
vào hoạt động từ ngày 01/04/2014 trên cơ sở giữ nguyên diện tích đất tự nhiên
và dân số. Hiện nay phường Thụy Phương có 3.784 hộ với 13.747 nhân khẩu
sinh sống tại 07 Tổ dân phố. Đảng bộ phường Thụy Phương được thành lập từ
năm 1963, hiện nay Đảng bộ phường Thụy Phương có 12 chi bộ và 367 Đảng
viên đang sinh hoạt.
Với nguồn gốc lịch sử lâu đời, phường Thụy Phương hiện bảo lưu những
di sản kiến trúc nghệ thuật độc đáo có giá trị cao về lịch sử, khoa học và nghệ
thuật.
Tiêu biểu là Đình Chèm được nhà nước xếp hạng di tích lịch sử văn hóa
năm 1990.Tọa lạc tại Tổ dân phố Đình, Đình Chèm gắn liền với sự tích Lý Ông
Trọng – “đấng trượng phu, văn võ song toàn”, Ngài đã tham gia vào cuộc kháng
chiến chống quân xâm lược thời Thục An Dương Vương và trở thành Thần
thành hoàng làng ngay trên quê hương mình. Công tích của đức Thánh đối với
quê hương đất nước vẫn còn lưu truyền từ đời này sang đời khác. Ngài là vị anh
hùng, là niềm tự hào và biểu tượng cao quý của mỗi người dân quê hương Thụy
Phương.

6

Dưới sự lãnh đạo của Quận uỷ, HĐND, UBND quận Bắc Từ Liêm,
Đảng bộ, Chính quyền và các tầng lớp nhân dân phường Thụy Phương đã chủ
động nắm bắt các nguồn lực tiềm năng của địa phương, vận dụng sáng tạo các
chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước vào điều kiện thực tế của địa
phương, khơi dậy sức dân tập trung phát triển kinh tế, xây dựng hệ thống chính
trị trong sạch vững mạnh, giữ vững an ninh trật tự an toàn phường hội. Xây
dựng thành công “Nông thôn mới giai đoạn 2015-2020”.
Tiếp tục giữ vững những thành tích đã đạt được, phường Thụy Phương
quyết tâm phấn đấu và xây dựng Đảng bộ, chính quyền phường đạt trong sạch,
vững mạnh, giữ vững an ninh chính trị trật tự an toàn phường hội, xây dựng
chính quyền thực sự là của dân do dân và vì dân, góp phần đẩy mạnh vào sự
nghiệp phát triển của phường Bắc Từ Liêm.
1.1.2 . Cơ cấu tổ chức của UBND phường Thụy Phương
Lãnh đạo đảng ủy Phường
STT

Họ và tên

Chức danh

1

Nguyễn Việt Phương

Bí Thư
7


2

Nguyễn Ngọc Nam

Phó Bí thư thường trực

3

Nguyễn Thị Thanh Loan

Phó Bí thư

Lãnh đạo HĐND
STT

Họ và tên

Chức danh

1

Nguyễn Việt Phương

Chủ tịch HĐND

2

Lê Đình Phẳng

Phó chủ tịch HĐND

Lãnh đạo UBND

STT

Họ và tên

Chức danh

1

Nguyễn Thị Bình

Chủ tịch

2

Trử Như Quỳnh

Phó Chủ tịch

Lãnh đạo UBMTTQ
STT

Họ và tên

Chức danh

1

Lê Đình Phẳng

Chủ tịch UBMTTQ

Các đoàn thể
STT

Họ và tên

Chức danh

1

Phạm Đức Hải

Chủ tịch Hội cựu chiến binh

2

Trần Thị Lan

Chủ tịch Hội phụ nữ

3

Lê Thị Thu Hà

Bí thư Đoàn Thanh niên

4

Nguyễn Thị Hằng

Chủ tịch Hội nông dân

Danh sách cán bộ, công chức viên chức Phường
STT

Họ và tên

Chức danh

1

Nguyễn Thanh thủy

Tài chính – Kế toán

8


2

Lê Thị Hân

Tài chính – Kế toán

3

Nguyễn Thị Đức Hạnh

CB Văn phòng- Thống kê

4

Nguyễn Văn Hải

CB Một cửa

5

Trần Thu Phương

Tư pháp – Hộ tịch

6

Nguyễn Tiến Vinh

Tư pháp – Hộ tịch

7

Phạm Thị Thu Hương

Lao động - TBXH

8

Đỗ Thu Hằng

Văn hóa – Phường hội

9

Lã Thị Hồng Chiên

CB Địa chính- xây dựng

10

Lưu Đức Chính

CB Địa chính- x ây dựng

11

Nguyễn Văn Tiến

Trưởng Ban chỉ huy quân sự

12

Nguyễn Tuấn Hoàng

Trưởng CAP

Chủ tịch UBND phường phụ trách chung và điều hành các công việc của
UBND phường và trực tiếp phụ trách các công việc thuộc các khối nội chính.
Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn
của mình và cùng tập thể UBND phường chịu trách nhiệm về hoạt động của
UBND trước HĐND và cơ quan quản lý Nhà nước cấp.
Phó chủ tịch UBND chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND và pháp luật

trong các lĩnh vực, phạm vi công việc được phân công. Phó chủ tịch phường
được Chủ tịch UBND phường ủy quyền ký một số văn bản thuộc thẩm quyền
của Chủ tịch UBND phường và thay mặt Chủ tịch UBND phường giải quyết các
công việc khi Chủ tịch đi vắng.
Các phòng chuyên môn của phường chịu sự chỉ đạo toàn diện và trực tiếp
của UBND phường, Trưởng phòng trực tiếp nhận chỉ thị của Chủ tịch UBND
phường, có trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình của phòng do mình phụ trách
và những vướng mắc khó khăn có kiến nghị với Chủ tịch UBND phường có biện
9


pháp giải quyết.
Bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân cấp phường gồm có 7 chức danh:
Công an, quân sự, kế toán, văn phòng, tư pháp - hộ tịch, văn hóa - phường hội,
địa chính
*Công an:
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn
phường hội trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về
công an phườngvà các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường giao.
* Quân sự
1 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp phường trong lĩnh vực quốc phòng,
quân sự trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dân
quân tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quan
của cơ quan có thẩm quyền.

3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường
giao.
* Văn phòng - Thống kê
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp phường trong các lĩnh vực: Văn phòng,
10


thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo,
dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường;
b) Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
phường tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các
hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp phường;
c) Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp phường;
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”
tại Ủy ban nhân dân cấp phường; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm
quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy
ban nhân dân cấp phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp
luật;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - phường hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình
hình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế phường hội trên địa bàn cấp phường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội
đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp phường.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên

ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao.
* Địa chính - xây dựng - đô thị và môi trường

11


1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp phường trong các lĩnh vực: Đất đai, tài
nguyên, môi trường, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng
nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ
a) Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây
dựng các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường
và đa dạng sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông
nghiệp và xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
b) Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn cấp phường;
c) Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản
lý của Ủy ban nhân dân cấp phường;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng
ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên
địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
phường quyết định hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định
theo quy định của pháp luật.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao.
* Tài chính - kế toán
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp phường trong lĩnh vực tài chính, kế toán
12


trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách cấp phường trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp
khai thác nguồn thu trên địa bàn cấp phường;
b) Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo
hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách cấp phường và
thực hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
c) Thực hiện công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách cấp
phường, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế
toán tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư, tài sản,...) theo quy
định của pháp luật;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra,
quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban
nhân dân cấp phường theo quy định của pháp luật.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao.
* Tư pháp - hộ tịch
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp phường trong lĩnh vực tư pháp và hộ
tịch trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ
nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn cấp
13

phường trong việc tham gia xây dựng pháp luật;
b) Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp phường báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét,
quyết định; tham gia công tác thi hành án dân sự trên địa bàn cấp phường;
c) Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận
và theo dõi về quốc tịch trên địa bàn cấp phường theo quy định của pháp luật;
phối hợp với công chức Văn hóa - phường hội hướng dẫn xây dựng hương ước
quy ước ở thôn, tổ dân phố và công tác giáo dục tại địa bàn cấp phường;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hòa giải ở
cơ sở.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao.
* Văn hóa - xã hội
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp phường trong các lĩnh vực: Văn hóa,
thể dục thể thao, du lịch, thông tin, truyền thông, lao động, thương binh, phường
hội, y tế, giáo dục theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể dục,
thể thao, du lịch, y tế và giáo dục trên địa bàn; tổ chức thực hiện việc xây dựng
đời sống văn hóa ở cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên địa bàn
cấp phường;
b) Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế phường hội ở địa phương;

14


c) Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn; theo dõi,
tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách

lao động, thương binh và phường hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi trả
các chế độ đối với người hưởng chính sách phường hội và người có công; quản
lý nghĩa trang liệt sĩ và các công trình ghi công liệt sĩ; thực hiện các hoạt động
bảo trợ phường hội và chương trình xóa đói, giảm nghèo trên địa bàn cấp
phường;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác và trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân
phố xây dựng hương ước, quy ước ở thôn, tổ dân phố và thực hiện công tác giáo
dục tại địa bàn cấp phường.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao.

15


Chương 2: Tư vấn cho lãnh đạo cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý
công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Thụy Phương
2.1 Mục đích, yêu cầu:
2.1.1 Mục đích:
Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức nhận thức đúng đắn về vai trò, ý
thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ.
Nâng cao trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý, chỉ đạo
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Kịp thời triển khai thực hiện
các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017, góp phần phục vụ và nâng cao
hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Tăng cường hoạt động, nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về
văn thư lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ;
Đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ ở các bộ phận chuyên môn và UBND
phường thực hiện tốt hơn đáp ứng việc chỉ đạo, điều hành và các yêu cầu cải
cách hành chính trong giai đoạn hiện nay;

2.1.2 Yêu cầu:
Triển khai thực hiện đầy đủ các nội dung công tác văn thư lưu trữ; nâng
cao trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức trong quá trình thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện thống nhất và đạt hiệu quả, đồng thời
nghiêm túc triển khai các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra.
Tạo bước chuyển biến, đưa công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ
trên địa bàn phường đi vào nền nếp và đẩy mạnh việc chỉnh lý thu thập và tăng
cường công tác bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các bộ phận
chuyên môn và UBND phường thực hiện đúng các quy định của pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ đồng thời là cơ sở để các cơ quan, đơn vị xây dựng kế
hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.
16


2.2 Nhiệm vụ thường xuyên
2.2.1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
a) Công tác thông tin tuyên truyền
Tiếp tục tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
trên hệ thống truyền thanh xã hoặc trong các buổi hội nghị của cơ quan, đơn vị.
Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến các văn bản dưới Luật của Bộ Nội vụ,
Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện về công tác văn thư, lưu trữ.
b) Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ:
- Về tổ chức và biên chế: UBND phường căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được giao để bố trí cán bộ, công chức, chuyên trách hoặc kiêm
nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ đủ theo biên chế, chuyên ngành đào tạo đảm
bảo về chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, đáp
ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao và bố trí phòng để quản lý tài liệu lưu trữ.
Công chức Văn phòng - Thống kê chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các
ngành trong cơ quan tổ chức lưu nộp hồ sơ từng quý hoặc từng năm cho cán bộ

làm công tác văn thư và quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ:
Quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trực tiếp làm công tác văn
thư, lưu trữ, thực hiện đầy đủ các chế độ bồi dưỡng cho cán bộ làm công tác lưu
trữ theo quy định hiện hành.
c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ
Căn cứ Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo
17


của Bộ Nội vụ, văn bản, Kế hoạch hướng dẫn của cấp trên về lĩnh vực công tác
văn thư, lưu trữ. Trình tự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể:
- Ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư , lưu trữ năm 2016 của
xã.
- Danh mục hồ sơ cơ quan;
- Bảng thời hạn bảo quản (thực hiện theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV
ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ);
- Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ hiện hành và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo Tiêu chuẩn ISO 9001-2008.
- Tổ chức thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư theo
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 14/2011/TT-BNV
ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn;
- Xây dựng nội quy kho Lưu trữ cơ quan, văn thư cơ quan; Quy định về tổ
chức sử dụng tài liệu.
d) Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ
- Văn phòng Thống kê HĐND- UBND phường xây dựng kế hoạch, tổ
chức thực hiện và hướng dẫn kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ đối với các
ban, ngành đoàn thể, bộ phận thuộc UBND các phường

Trong năm 2016, tập trung chủ yếu kiểm tra những nội dung sau:
- Công tác tổ chức, biên chế: Về biên chế, trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; việc thực hiện chế độ, chính sách đối với
cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ;
18


- Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ;
- Triển khai, quán triệt và tổ chức thực hiện các văn bản của Trung ương
và các cấp về công tác văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng, ban hành sửa đổi, bổ sung các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu ....
- Tình hình thực hiện công tác văn thư: Quản lý văn bản đi, đến, văn bản
mật và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành. Quản lý và sử dụng con dấu
của cơ quan; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
2.2.2 Triển khai thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ
a) Về hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ:
Các ban ngành, đoàn thể có văn bản lưu trữ tại phòng Lưu trữ của phường
nghiên cứu kỹ các văn bản liên quan của cấp trên để thực hiện, đồng thời thực
hiện đúng các bước trong quá trình lưu trữ theo Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 đã
được Công bố.
b) Về thực hiện các khâu nghiệp vụ:
- Đối với công tác văn thư: (Đối với Văn phòng Thống kê phường)
+ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Quản lý văn bản đi, đến (ứng dụng công nghệ thông tin, mở các loại sổ
đăng ký theo quy định);
+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
+ Quản lý và sử dụng các loại dấu;

19


+ Quản lý tài liệu mật.
Đối với công tác lưu trữ:
+ Việc thu thập tài liệu lưu trữ tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu
vào lưu trữ theo quy định;
+ Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ;
+ Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định.
2.2.3 Kinh phí cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ
Căn cứ vào tình hình cụ thể, UBND phường Thụy Phương chủ động bố trí
ngân sách cho hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan. Kinh phí dành cho hoạt
động công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào những nội dung sau:
- Tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn
thư, lưu trữ; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ;
- Đầu tư xây dựng, cải tạo nâng cấp hệ thống kho, mua sắm trang thiết bị
bảo quản tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, bó gói;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
2.3 NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
2.3.1 Công tác quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ
Bộ phận văn phòng UBND phường đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ
biến các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn
thư, lưu trữ và nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác
văn thư, lưu trữ, nhất là tăng cường bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
20


trong giai đoạn hiện nay đối với các bộ phận chuyên môn của phường;
Quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các bộ phận chuyên môn và văn

phòng UBND phường; Xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan, thực hiện lập hồ sơ
hiện hành từ đầu năm và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan khi công
việc kết thúc vào cuối năm;
Thu thập tài liệu và tổ chức chỉnh lý hồ sơ tài liệu và giao nộp vào lưu trữ
của quận theo quy định tại Điều 5, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004
của Chính phủ;
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị sử dụng tài liệu lưu trữ;
tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại các Bộ
phận chuyên môn và UBND phường.
2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Các bộ phận chuyên môn và văn phòng Uỷ ban nhân dân phường thực
hiện tốt các công việc sau:
Công tác văn thư phải thực hiện đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; quản lý văn bản đi, đến theo
hướng dẫn tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn
thư - Lưu trữ nhà nước; ban hành danh mục hồ sơ hằng năm của cơ quan; lập hồ
sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ theo đúng quy định;
Về công tác lưu trữ tại các bộ phận chuyên môn và văn phòng UBND
phường tổ chức thực hiện đúng Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ
quy định quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban; Thông tư
số 09/2011/TT-BNV ngày 06/03/2011 của Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo
quản hồ sơ tài liệu; thực hiện tốt công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ mục tiêu phát triển kinh tế phường hội của Phường.
2.3.3 Công tác tổ chức cán bộ
Đã tổ chức văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân phường để hoàn thành tốt
chức năng, nhiệm vụ được giao;
21

Đã bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách
đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ và thực hiện
chính sách theo đúng quy định của Nhà nước;
Tạo mọi điều kiện cho cán bộ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
được tham gia đầy đủ các kỳ tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do
quận và thành phố tổ chức. Thực hiện đúng chế độ tiền lương và các chế độ phụ
cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy
định hiện hành của Nhà nước.
2.3.4 Chế độ báo cáo
Các bộ phận chuyên môn của phường thực hiện chế độ báo cáo thống kê
tổng hợp theo định kỳ trước ngày mùng 10 của tháng cuối quý (báo cáo quý),
ngày 20 tháng 11 (báo cáo năm) về Văn phòng UBND phường để tổng hợp báo
cáo Quận.
2.3.5 Nhiệm vụ trong năm 2017
Tập trung chỉ đạo quyết liệt việc lập hồ sơ công việc của các cơ quan,
đơn vị trên địa bàn huyện. Khắc phục tình trạng không lập hồ sơ và tìm các biện
pháp, giải pháp hành chính bắt buộc mọi cán bộ, công chức, viên chức phải lập
hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Văn phòng Thống kê phường bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu trữ và
các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định.
Các Ban ngành đoàn thể phường nghiêm túc tổ chức thực hiện các hoạt
động chỉnh lý, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2.3.6 Tổ chức thực hiện
Căn cứ những nội dung định hướng chủ yếu về công tác văn thư, lưu trữ
nhà nước năm 2016 và chức năng, nhiệm vụ được giao, các bộ phận chủ động
xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 của
bộ phận mình phụ trách.
22

Giao Văn phòng Thống kê phường kiểm tra, giám sát việc thực hiện của
các bộ phận trong quá trình lưu trữ và tổng hợp báo cáo kết quả cho Ủy ban
nhân dân phường theo quy định
Các đồng chí phó chủ tịch UBND phường căn cứ vào chức năng nhiệm vụ
được phân phụ trách thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo.
Bộ phận chuyên môn căn cứ nội dung Kế hoạch về công tác văn thư, lưu
trữ của phường chủ động phối hợp với văn phòng UBND phường tổ chức thực
hiện theo đúng quy định đạt kết quả tốt.
Văn phòng UBND Phường có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các Bộ
phận chuyên môn tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đảm bảo đúng mục đích,
yêu cầu và thời gian,
Văn phòng HĐND và UBND phường phối hợp bộ phận chuyên môn có
trách nhiệm tổ chức thực hiện, tiến hành phân loại, chỉnh lý và giao nộp tài liệu
vào lưu trữ của quận đúng quy định.
- Bộ phận Kế toán tài vụ kịp thời tham mưu cho UBND phường bố trí
kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ, đầu tư trang thiết bị, đặc biệt là trang
thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho việc bảo quản tài liệu được
lâu dài, an toàn, thuận tiện trong khai thác sử dụng.
2.3.7 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư-lưu trữ
của cơ quan tổ chức
- Ban hành mới hoặc điều chỉnh các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ
như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ
sơ hàng năm theo quy định tại Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ và Hướng dẫn số 30/HD-SNV ngày 06 tháng
01 năm 2012 của Sở Nội vụ.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ trước
ngày 15 tháng 01 hàng năm, đảm bảo số liệu chính xác và đầy đủ nội dung theo
quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.
23

-Tăng cường ứng dụng khoa học côngnghệ vào công tác văn thư như sử
dụng phần mềm để quản lý văn bản đi, văn bản đến để giảm tải công việc và tiết
kiệm thời gian tại bộ phận văn thư.
-Quản lý văn bản đến theo đúng quy định: Tất cả văn bản đến của cơ
quan, đơn vị phải được quản lý tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký (trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp
luật) trước khi xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin của văn
bản đến vào Sổ đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn tại Phụ lục II, Thông tư số
07/2012/TT-BNV; chuyển bản chính văn bản đến cho đơn vị, cá nhân được giao
giải quyết và thực hiện việc ký nhận văn bản đến; quy định thời gian xử lý văn
bản đến, phân công cá nhân hoặc bộ phận theo dõi, tổng hợp, đôn đốc tình hình
xử lý văn bản đến theo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 7, Thông tư số
07/2012/TT-BNV.
-Quản lý văn bản đi chặt chẽ: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản trước khi ban hành để văn bản đảm bảo theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ và chính xác
thông tin của văn bản đi vào Sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn tại Phụ lục
VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thông
qua việc sử dụng sổ chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi theo đúng quy định,
mỗi văn bản đi phải lưu hai bản (bản gốc lưu tại văn thư, được đóng dấu, sắp
xếp theo thứ tự đăng ký; bản chính lưu trong hồ sơ của người theo dõi, giải
quyết công việc).
-Công tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để
bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng quy định tại Khoản 1, Điều
25, Luật Lưu trữ. Đối với UBND các phường, xã, bố trí kho lưu trữ theo đúng
quy định tại Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011
của Bộ Nội vụ; thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu
vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài

liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để quản lý tập
24


trung, thống nhất tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài.
2.3.8 Đề xuất kiến nghị
Trong các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ của cơ
quan đều cần phải thực hiện chặt chẽ, phân bổ có bước thật hợp lý, phân công
công việc và trách nhiệm của người cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
Cần cập nhật thường xuyên và liên tục các văn bản hiện hành hướng dẫn
thực hiện công tác văn thư và lưu trữ, góp phần thuận lợi trong quá trình giải
quyết công việc của cơ quan.
Xây dựng và hoàn thiện các kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ, tiếp
thu, học hỏi kinh nghiệm từ các quận trên địa bàn thành phố và các tỉnh có công
tác văn thư, lưu trữ đi đầu của cả nước để hoàn thiện hơn công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan.
Bổ sung nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ, tăng cường bổ sung cơ sở
vật chất, trang thiết bị cần thiết để phục vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan.

25