Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất chất lượng công tác văn thư tại ngân hàng TMCPCT việt nam

MỤC LỤC
GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT


GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

HĐQT: Hội đồng quản trị
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
TW: Trung Ương
NHCTVN: Ngân hàng Công thương Việt Nam
TLLT: Tài liệu lưu trữ
TMCP: Thương mại cổ phần
MLHS: Mục lục hồ sơ
XDCB: Xây dựng cơ bản
TCCB: Tổ chức cán bộ
TGĐ: Tổng giám đốc
ƯDCNTT: Ứng dụng công nghệ thông tin


LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, công tác văn thưu không thể thiếu trong hoạt động
của các cơ quan tổ chức.Các cơ quan tổ chức muốn thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ chương,
chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi liên hệ, phối hợp ghi lại
những sự kiện hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Làm tốt công tác
văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật
của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp. Từ những lý luận trên cho thấy công
tác văn thư không thể thiếu đượctrong tổ chức và hoạt động của bất kỳ các cơ
quan, đơn vị nào.
Trong thực tế không phải cơ quan, tổ chức nào cũng nhận biết được vị trí
ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan mình. Tuy nhiên qua
khảo sát thực tế ở Tổ văn thư- lưu trữ của Ngân hàng TMCPCT Việt Nam tôi
nhận thấy: Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam là ngân hàng thương mại
có vốn đầu tư của Nhà nước. Trong quá trình quản lý, điều hành các hoạt động
hàng năm Ngân hàng đã ban hành ra một khối lượng văn bản đáng kể đồng thời
cũng tiếp nhận khối lượng công văn, giấy tờ từ Ngân hàng Nhà nướccác cơ
quan, đơn vị doanh nghiệp gửi tới. Công tác văn thư của Ngân hàng trong thời
gian qua cũng đã có những đóng góp tích cực vào kết quản hoạt động của công
tác văn phòng.Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn tồn tại một số bất cập, đó là những
thiếu sót sai phạm, đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn. Vì thế đổi mới
nâng cao hiệu quả công tác Văn thư trong hoạt động văn phòng của Ngân hàng
là một việc cần thiết.
Xuất phát từ những yêu cầu thực tế trên, em đã chọn đề tài: “Khảo sát và
tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất chất lượng công tác văn thư tại Ngân hàng
TMCPCT Việt Nam”. Qua đề tài này em mong sẽ có những đóng góp nhằm
nâng cao công tác văn thư tại Ngân hàng.
3

2. Mục tiêu nghiên cứu:
Với mục đích nghiên cứu trên, tôi đề ra nhiệm vụ tập trung nghiên cứu
các nội dung sau:
2.1 Những vấn đề chung về bộ máy và hoạt động của Ngân hàng TMCP
Công thương Việt Nam.
2.2 Vai trò công tác văn thư ở Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.
2.3 Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư ở Ngân hàng TMCP
Công thương Việt Nam
3.Đối tượng nghiên cứu:
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu tập trung vào công tác tổ chức và hoạt động của
công tác văn thư tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam để đáp ứng nhu
cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Về thời gian: tôi bắt đầu nghiên cứu công tác văn thư tại Ngân hàng
TMCP Công thương Việt Nam từ năm 2006 đến nay.
Về không gian: tôi nghiên cứu toàn bộ vấn đề liên quan đến công tác văn
thư tại Ngân hàng
4.Đóng góp của đề tài
Về lý luận: nhằm đưa ra các giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả trong
công tác văn thư tại Ngân hàng.
Về mặt thực tiễn: qua thực tiễn nghiên cứu đã giúp chúng tôi thấy được
những mặt tồn tại và hạn chế trong công tác văn thư tại Ngân hàng, để từ đó đề
xuất các giải pháp thiết thực nhằm giúp hoàn thiện hơn trong công tác văn thư
tại Ngân hàng. Kết quả của quá trình nghiên cứu giúp Ngân hàng khắc phục
những mặt hạn chế còn tại và phát huy tối ưu hiệu quả công tác văm thư nơi đây
hơn nữa. Đây có thể là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm nói chung
và sinh viên ngành văn thư- lưu trữ nói chung.
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về đề tài nhưng chưa được đầy đủ, các

4


đề tài chưa bao quát được toàn bộ thực trạng công tác văn thư tại Ngân hàng
TMCP Công thương Việt Nam. Nên tôi quyết định nghiên cứu sâu hơn, bao quát
triệt để hơn thực trạng công tác Văn thư tại Ngân hàng này.
6.Phương pháp nghiên cứu
Đề tài này của tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
+Phương pháp nghiên cứu tài liệu
+Phương pháp phỏng vấn
+Phương pháp so sánh
+Phương pháp quan sát
7.Cấu trúc của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục…thì bố cục của
đề tài gồm các nội dung sau đây:

5


CHƯƠNG I
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG
THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
Ngân hàng Công thương Việt Nam được thành lập từ năm 1988 sau khi
tách ra từ ngân hàng nhà nước Việt Nam.
Giấy phép thành lập và hoạt động: 142/GP-NHNN ngày 3/7/2009.
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Việt Inbank) là một trong
những ngân hàng thương mại lớn nhất nắm vững vai trò chủ lực trên thị trường
tiền tệ Việt Nam.
Có hệ thống mạng lưới rộng toàn quốc với 03 trụ sở giao dịch, 156 chi

nhánh và có tên 700 điểm/ phòng giao dịch.
Có 4 công ty hạch toán độc lập: Công ty cho thuê tài chính, Công ty
TNHH một thành viên Bảo hiểm Công ty quản lý nợ và khai thác tài sản, công
ty TNHH chứng khoán.
3 đơn vị sự nghiệp: Trung tâm công nghiệp thông tin, trung tâm trẻ,
trường Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Là sáng lập viên của đối tác kinh doanh của Ngân hàng INDOVINA có
quan hệ đại lý trên 850 ngân hàng lớn nhất toàn thế giới.
Là thành viên của hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, hiệp hội ngân hàng Châu
Á, Hiệp hội phát hành và thanh toán thẻ Visa Master và hiệp hội tài chính viễn
thông liên ngân hàng toàn cầu (SWIFT).
Là ngân hàng đạt chứng chỉ ISO 9001: 2000 là ngân hàng tiên phong
trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam
không ngừng cải tiến các sản phẩm dịch vụ đề phục vụ khách hàng.
II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
VIETINBANK
1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn.
Ngân hàng Công thương có chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng và
6


dịch vụ ngân hành đối với các thành phần kinh tế chủ yếu trong các lĩnh vực
công nghiệp, giao thông vận tải, bưu điện thương nghiệp và dịch vụ.
Ngân hàng Công thương thực hiện theo pháp lệnh ngân hàng hợp tác xã
tín dụng và công ty tài chính ngày 23/5/1990 và theo Điều lệ Ngân hàng Công
thương do Thốc đốc Ngân hàng Nhà nước phê duyệt.
Ngân hàng Công thương là một pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập,
được Nhà nước cấp vốn điều lệ, được tự chủ về tài chính và có con dấu riêng.
Vốn điều lệ được cấp là 200 tỷ đồng tương đương với 30 triệu đôla Mỹ tính theo
tỷ giá hiện hành.

2.Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Công thương Việt Nam VietinBank).
Ngân hàng Công thương đặt dưới quyền quản trị của Hội đồng quản trị và
quyền điều hành của Tổng Giám đốc. Thành viên Hội đồng quản trị do Thốc đốc
Ngân hàng Nhà nước bổ nhiệm.
Tổng Giám đốc Ngân hàng Công thương do Chủ tịch Hội đồng Bộ
Trưởng bổ nhiệm theo đề nghị của Thốc đốc Ngân hàng Nhà nước.
Sơ đồ 1: Hệ thống tổ chức của Ngân hàng Công thương
Trụ
sở chính

Sở giao dịch

Chi nhánh cấp 1 Văn phòng đại diện

Đơn vị sự nghiệp

Công ty Trực thuộc

Phòng giao dịch Quỹ tiết kiệmChi nhánh cấp IIPhòng giao dịch Quỹ tiết kiệm
Chi nhánh Trực thuộc

Phòng giao dịch

Quỹ tiết kiệm

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành của trụ sở chính (108
7


Trần Hưng Đạo – Hà Nội)

Bộ máy giám đốc
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Tổng giám đốc

Kế toán trưởng

Phó tổng giám đốc Hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ

Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ

8


CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCPCT
VIỆT NAM
Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên
phiến đá, gỗ,... để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho
các thế hệ sau.Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu
theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ
sách, giấy tờ.
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan
trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng
cái tên mới là công tác văn thư. Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí
quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của Ngân
hàng nói riêng.Cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao
gồm những công việc như sau: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản,
quản lý và sử dụng con dấu.

Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp
thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước
nói chung và của Ngân hàng TMCPCTVN nói riêng. Công tác quản lý c ủa
Ngân hàng đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều
nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông
tin bằng văn bản
.Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Ngân hàng.Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động
của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong
cơ quan.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ.
Có được thông tin đúng là yếu tố sống còn của bất kỳ tổ chức hay doanh
9


nghiệp nào. Đặc biệt là ngành Ngân hàng nói chung và đối với Ngân hàng
TMCPCT Việt Nam nói riêng. Tuy nhiên, việc nắm bắt được và kiểm soát thông
tin đúng thường khó và không bền vững. Do vậy, làm tốt công tác văn thưu sẽ
giúp Ngân hàng Công thương quản lý thông tin của mình một cách hiệu quả
hơn.
Trong thế giới hội nhập, ban lãnh đạo Ngân hàng đã ý thức được việc
thiếu kiểm soát của mình, đặc biệt là công tác thông tin tới nhà cung cấp
và khách hàng của mình. Do đó, họ đang tìm kiếm các quy tắc và sự tin tưởng
nhờ các văn bản chuyên ngành do Ngân hàng TMCPCT Việt Nam phát hành đi.
Làm tốt quy trình quản lý văn bản đi sẽ là điều kiện thuận lợi để khách hàng tiếp
cận thông tin một cách nhanh chóng chính xác

10

CHƯƠNG III
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN
HÀNG TMCPCT VIỆT NAM
Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học em có một số
nhận xét về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I như
sau:
- Trình độ của cán bộ văn thư chuyên trách:
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chuyển giao
văn bản của còn nhiều hạn chế do phần mềm quản lý văn bản của Ngân
hàngviết ra còn nhiều bất cập và hay bị lỗi. Khi đăng nhập văn bản phải qua
nhiều bước rườm rà, mất nhiều thời gian cho việc đăng nhập văn bản;
- Công tác lập hồ sơ hiện hành tuy đã được các chuyên viên xử lý công
việc đưa về một hồ sơ việc nhưng đa số tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp
xếp thứ tự, chưa được đánh số, biên mục, viết chứng từ kết thúc, chưa loại tài
liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu do thất lạc trong
quá trình giải quyết công việc…Chính điều đó đã gây khó khăn cho cán bộ lưu
trữ trong việc đưa tài liệu vào bảo quản và phục vụ
- Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ
làm công tác văn thư chuyên trách. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại
chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Ngân hàng Công thương Việt Nam.
Đề xuất:
Nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ văn thư, cần bố trí cán bộ văn thư
đi học them các khoá đào tạo để nâng cao năng lực trình độ chuyên môn đáp
ứng nhu cầu thực tiễn công việc.
Ngân hàng TMCPCT Việt Nam cần nghiên cứu them về ứng dụng công
11

nghệ thông tin vào công tác văn thư để đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo
Nghiên cứu ban hành them các chế độ đãi ngộ cho cán bộ văn thư để họ
yên tâm công tác, gắn bó với nghề nghiệp hơn.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:
-

Giảo trình nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ “ giáo trình dành cho giảng dạy
và học tập của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

-

Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ của Nhà nước và
của Ngân hàng TMCPCTVN.

-

Kỷ yếu Ngân hàng TMCPCTVN.

•

Trang web:


KẾT LUẬN
12


Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế
công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong

giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng
được quy định một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn
bản ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan cũng như hệ thống tổ chức phục
vụ công tác văn thư đã được củng cố một bước. Đây là những công việc bảo
đảm cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó,
công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ
quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ
thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không. Chính vì thế trong
những năm gân đây, Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCPCT Việt Nam đã có những
chỉ đạo, chú ý hơn về công tác văn thư.
Trong bài tiểu luận còn nhiều hạn chế, kính mong thầy cô sẽ đóng góp ý
kiến giúp bài của em được hoàn thiện đầy đủ hơn. Em cũng hi vọng rằng thời
gian tới đây công tác văn thư tại Ngân hàng sẽ thực hiện tốt hơn nữa
Với những kiến thức đã được trang bị tại nhà trường cũng như kiến thức
thực tế làm việc tại Ngân hàng Vietinbank,thời gian tới đây em sẽ trình các đề
xuất lên lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo để công tác văn thư ở Ngân hàng được
hoàn thiện hơn.
Sau cùng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc, lời chúc sức khoẻ tới toàn bộ cán
bộ văn phòng NHTMCPCT Việt Nam. Cho phép em bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc
tới toàn thể thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mà trước hết là cô
trong thời gian qua đã trang bị cho em những kiến thức cần thiết đê hoàn thành
bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 26 tháng 2 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Phượng
13