Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại trường trung học phổ thông bình gia, tỉnh lạng sơn

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là tiểu luận của riêng tôi, tất cả các kết quả nghiên
cứu được nêu trong tiểu luận là hoàn toàn trung thực .
Người thực hiện đề tài


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC VIẾT TẮT
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
DANH MỤC VIẾT TẮT.....................................................................................4
A .LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài :.....................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu................................................................................2
3.Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................2
4. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
6.Bố cục đề tài...............................................................................................3
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN............................................4
1.1 Lịch sử hình thành...................................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................6
1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực
thuộc..............................................................................................................7
1.4 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng
Sơn...............................................................................................................10
1.4.1 Khái niệm :.........................................................................................11
1.4.2 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng
Sơn...............................................................................................................12

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG
THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN............................................................13
2.1 Hoạt động quản lý.................................................................................14
2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư.................................................14
2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá................................................15
2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống
kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư......................................................16
2.1.4 Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư.................................16
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................17
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản............................................17
2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến .....................................................................18
2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......................................24


2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu...............................................................25
2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư................................................25
CHƯƠNG 3.ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG
TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN.
.............................................................................................................................26
3.1.1 Ưu điểm :............................................................................................27
3.1.2 Hạn chế :.............................................................................................28
3.1.3 Nguyên nhân.......................................................................................29
3.2 Các đề xuất............................................................................................29
3.2.1 Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo về công tác văn
thư................................................................................................................29
3.2.2 Tăng cường hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư............30
3.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào trong công tác
văn thư.........................................................................................................31
3.2.4 Khắc phục một số thiếu sót trong công tác văn thư tại trường THPT

Bình Gia.......................................................................................................31
C. KẾT LUẬN...................................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................34
PHỤ LỤC 1..........................................................................................................1


DANH MỤC VIẾT TẮT
THPT : Trung Học Phổ Thông
QPPL : Quy Phạm Pháp Luật
CNTT : Công Nghệ Thông Tin
CP: Chính Phủ
ĐH : Đại Học


A .LỜI NÓI ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài :
Trong giai đoạn hiện nay, đất nước ta ngày càng phát triển và đổi mới
không ngừng, nghành giáo dục Việt Nam nói chung và nghành giáo dục của tỉnh
Lạng Sơn nói riêng thì công tác văn thư đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất
định để có thể xử lý tốt các công việc được giao chính vì thế chất lượng công tác
văn thư trong các trường học đóng một vị trí vô cùng quan trọng, cần được chú
trọng quan tâm sâu sắc .
Văn thư là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ
quan, là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ công chức, viên chức làm việc, là địa
điểm giao tiếp và và các hoạt động khác của cơ quan. Công tác văn thư không
còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức và các cơ quan đều sử dụng các văn bản để
làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Công tác văn thư đảm bảo thông
tin cho hoạt động quản lý và đây là công tác mang tính nghiệp vụ, kĩ thuật.
Trường THPT Bình Gia cũng vậy, trong suốt quá trình hoạt động của mình đều
cần đến công cụ rất quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thể thiếu để

giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu quả. Những hoạt động này cần tiến hành,
tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư.
Công tác văn thư đó liên quan đến khoa Văn thư - Lưu trữ mà tôi đang
theo học tại trường ĐH Nội Vụ Hà Nội phù hợp với khả năng nghiên cứu của tôi
và đó là nghành mà tôi yêu thích, muốn tìm hiểu, học hỏi, quan tâm nên tôi đã
chọn đề tài : "Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công
tác văn thư tại trường Trung học phổ thông Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn". Tôi tìm
hiểu vấn đề này nhằm nâng cao và hoàn thiện bản thân mình về kiến thức, kỹ
năng nhìn nhận, đánh giá quan sát thực tiễn để sau khi ra trường phục vụ cho
công việc của tôi được tốt hơn.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động văn phòng tuy
nhiên các cán bộ chuyên môn khác cũng như các cấp lãnh đạo trong cơ quan
chưa thực sự hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này, chưa có sự quan tâm và
chỉ đạo sát sao .Vì vậy tôi tìm hiểu vấn đề này nhằm chỉ ra vị trí, vai trò, ý nghĩa
1


giúp nâng cao công tác văn thư ở địa phương thêm hoàn thiện hơn.
Tôi còn là một công dân sinh sống tại địa bàn này, đã từng học tập tại cơ
sở này nên cũng có một phần nào đó am hiểu về quê hương mình, về trình độ
cũng như thái độ công tác của các cán bộ nơi đây qua quan sát của chính bản
thân tôi.
Chính vì vậy, tôi đã nghiên cứu tìm hiểu ,tôi đã viết bài Tiểu luận với
chuyên đề " Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác
văn thư tại trường Trung học phổ thông Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn" trên cơ sở
những kiến thức ở trong các thư viện, tài liệu liên quan và những đúc kết thực
tiễn mà bản thân quan sát và thu thập được nhằm đem lại cho bản thân những
điều mới lạ, thâm nhập vào nghành học, thu thập thông tin có được những bài
học bổ ích, đúc kết được những kinh nghiệm mới, quan trọng, phục vụ cho quá
trình học tập, giúp hiểu biết thêm về công tác văn thư.

2. Đối tượng nghiên cứu
Đó là công tác văn thư tại trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn và các
nội dung về thực trạng và giải pháp .
3.Mục tiêu nghiên cứu
Tôi nghiên cứu đề tài khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất
lượng về công tác văn thư tại trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn để nắm
được tổng quan sơ lược về Trường THPT Bình Gia, làm sáng tỏ những cơ sở lý
luận và tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và công tác văn thư tại
trường nói riêng. Từ đó rút ra những ưu điểm cần phát huy và những hạn chế
cần khắc phục trong công tác văn thư tại trường.
4. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: Tháng 11 năm 1966 cho đến 2015.
- Không gian : Trường THPT Bình Gia .
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng nhiều phương pháp để nghiên cứu,
đó là các phương pháp như sau:
- Phương pháp thư viện
2


- Phương pháp mô tả
- Phương pháp thống ke
- Phương pháp phân tích tổng hợp, đối chiếu so sánh, logic…
- Phương pháp khảo sát thực tiễn.
6.Bố cục đề tài
Bài Tiểu luận gồm 3 phần chính :
Chương 1.Khát quát về tổ chức và hoạt động của trường THPT Bình
Gia,tỉnh Lạng Sơn.
Chương 2.Thực trạng công tác văn thư của trường THPT Bình Gia, tỉnh
Lạng Sơn.

Chương 3.Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong
trường THPT Bình Gia., tỉnh Lạng Sơn.
Đây là đề tài mà tôi nghiên cứu, quan sát, học hỏi và tìm hiểu sẽ không
tránh khỏi những sai sót trong quá trình triển khai nội dung và rất mong sự đóng
góp ý kiến của các thầy cô để đề tài này được hoàn thiện hơn. Qua đây , tôi xin
chân thành cảm ơn tới cô giáo Ths.Ngô Kiều Oanh giảng viên bộ môn Tiêu
chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư- lưu trữ đã tận
tâm chỉ dạy và giúp đỡ tôi thực hiện đề tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

3


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN.
1.1 Lịch sử hình thành
Trường THPT Bình Gia được thành lập vào tháng 11 năm 1966, trong
hoàn cảnh đế quốc Mỹ leo thang đánh phá miền Bắc ác liệt. Những năm đầu,
trường đóng trên một khu đất lọt giữa khe núi của vùng Nà Làng-Yên Bình
thuộc xã Tô Hiệu, Bình Gia. Ngôi trường đơn sơ, mái tranh máng, vách ghép
vầu, bàn ghe cọc ngoàm, nứa ghép những vẫn đảm bảo trang trọng cho ba lớp
học (1 lớp 9, 2 lớp 8 - nay là lớp 10 và lớp 11) và 8 thầy cô giáo - chủ yếu là các
thầy cô miền xuôi tình nguyện lên miền núi công tác. Trong điều kiện dạy và
học cực kỳ khó khăn thiếu thốn trăm thứ đủ điều của những ngày đầu mới lập
nhưng với tinh thần và ý chí vươn lên, thầy và trò đã nỗ lực phấn đấu hoàn thành
xuất sắc nhiệm vụ năm học. Từ khi thành lập cho đến nay trường đã bốn lần
chuyển địa điểm : thời kỳ 1969-1970 chuyển về thôn Pác Nàng đến năm 1975
chuyển về thôn Đông Mạ và năm 1993 chuyển về thôn Pá Nim- xã Tô Hiệu cho
đến nay. Trường có địa hình khá thuận lợi cho môi trường giáo dục. Ngày đầu

thành lập, trường chỉ có 80 học sinh và 8 thầy cô giáo. Trải qua 45 năm xây
dựng và phát triển, trường đã đạt được rất nhiều thành tích trên các mặt hoạt
động, góp phần đào tạo hàng nghìn lao động có trình độ, hàng ngàn lao động có
trình độ Cao đẳng, Đại Học và trên Đại Học cho huyện, tỉnh và Tổ Quốc.
Đến năm học 2010-2011, trường được sửa chữa lớn với kinh phí đầu tư
trên 2 tỷ đồng, ngôi trường được khoác lên một bộ áo mới, với diện tích đất rộng
trường đã được đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng văn phòng, phòng văn
thư, thư viện, phòng y tế, xây dựng khu nhà nội trú đã được xây dựng cho thầy
cô ở, đáp ứng nhu cầu ăn ở của thầy cô yên tâm để làm việc và giảng dạy.
Trường có tổ chức chi bộ Đảng gồm 20 Đảng viên. Trong nhiều năm liền,
chi bộ liên tục đạt cơ sở Đảng trong sạch vững mạnh, Chi bộ luôn giữ vai trò hạt
nhân lãnh đạo trong toàn bộ hoạt động của nhà trường. Các tổ chức công đoàn,
đoàn thanh niên, hội cha mẹ học sinh đều hoạt động tích cực góp phần cùng nhà
4


trường hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Trong quá trình xây dựng và trưởng thành, được sự quan tâm của các cấp
ủy Đảng, chính quyền địa phương, các ban ngành đoàn thể cùng với sự nỗ lực
quyết tâm của đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên trường THPT Bình
Gia đã đạt được những thành tích đáng trân trọng.
- Năm 1997 được Uỷ ban thể dục thể thao tặng bằng khen;
- Năm 1999 được Hội Chữ Thập Đỏ Việt Nam tặng bằng khen;
- Năm 2000 Giải thưởng Lý Tự Trọng do Trung Uơng đoàn tặng
- Năm 2000 Bộ Giáo Dục tặng bằng khen thành tích đổi mới 10 năm
(1991 – 2000)
- Năm 2001 được Nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng ba
(1996 – 2001) .
- Năm 2005 được Tỉnh Ủy Lạng Sơn tặng cờ “Chi bộ trong sạch vững
mạnh tiêu biểu”.

Ngoài ra trường cũng nhận được nhiều bằng khen, Giấy khen của Uỷ Ban
Nhân Dân tỉnh, huyện, Sở giáo dục và Đào tạo Lạng Sơn.
Huyện Bình Gia với diện tích tự nhiên 109.066,2 Ha và xã Tô Hiệu là một
trong những xã miền núi thuộc huyện Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn. Huyện Bình Gia
theo chiều dài lịch sử dựng nước và giữ nước, theo tiếng gọi của Đảng Cộng Sản
Việt Nam, giương cao ngọn cờ giải phóng dân tộc, ngày 19 tháng 4 năm 1945
nhân dân các dân tộc trong huyện đã nêu cao tinh thần yêu nước , đã nổi dậy đấu
tranh để lật đổ ách thống trị, giành chính quyền về tay nhân dân, góp phần vào
công cuộc bảo vệ toàn vẹn Tổ Quốc Việt Nam. Nhân dân xã Tô Hiệu, huyện
Bình Gia cần cù, chăm chỉ mặc dù trong cuộc sống còn gặp nhiều khó khăn về
kinh tế, nhưng đều rất hiếu học, nhờ có sự giúp đỡ của Đảng và Nhà Nước, các
tổ chức đoàn thể. Hàng năm luôn cố gắng phấn đấu cùng với nhà trường để vận
động quyên góp tiền và cả công sức vun đắp xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết
bị phục vụ tốt nhất để nâng cao chất lượng giảng dạy và làm việc.Và đó cũng là
cách thể hiện sự quan tâm vô cùng to lớn đối với việc học hành của con emnhững mầm non tương lai của đất nước.
5


Giáo dục thế hệ trẻ luôn là mối quan tâm hàng đầu của xã hội, trong đó
đội ngũ các thầy cô giáo đóng vai trò hết sức quan trọng. Chính vì vậy, nhà
trường luôn ý thức về trách nhiệm cũng như niềm vinh dự trong sự nghiệp trồng
người. Trường đã ngày càng chú tâm nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện,
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ cả về chuyên môn lẫn công tác giáo dục tư
tưởng, chính trị. Ngày mới thành lập nhà trường chỉ có 8 thầy cô giáo và 3 lớp
học trải qua hơn 45 năm xây dựng và trưởng thành thì đến năm 2011-2012 tổng
số cán bộ, giáo viên, nhân viên của trường là 88 .Trường có 20 Đảng viên, nhiều
năm liền đạt cơ sở Đảng trong sạch,vững mạnh. 100% học sinh được lên lớp.Tỷ
lệ học sinh hàng năm chất lượng tốt nghiệp đạt từ 86% lên 98%, học sinh giỏi
cấp tỉnh năm sau cao hơn năm trước. Năm 2009- 2010 trường đạt danh hiệu
trường tiên tiến xuất sắc. Trường đã cùng các trường khác trên phạm vi toàn

quốc hưởng ứng phong trào" Chống tiêu cực trong thi cử và bệnh thành tích
trong giáo dục" bằng việc phát động các phong trào "Học tập và làm theo tấm
gương đạo đức Hồ Chí Minh" , xây dựng một môi trường trong sạch, bổ ích và
tích cực, đầy tính nhân văn. Để xứng đáng với sự quan tâm của Đảng và Nhà
nước, sự tin yêu của nhân dân, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của giáo dục hiện
nay, trong những năm tới trường THPT Bình Gia tiếp tục đề ra phương hướng
cho năm học mới và những năm tiếp theo: “ Tiếp tục thực hiện đổi mới quản lý
và nâng cao chất lượng giáo dục”; triển khai các cuộc vận động, các phong trào
thi đua “Xây dựng trường học thân thiện học sinh tích cực”.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
( Ban hành kèm theo Quyết định số : 23/2000/QĐ - BGD&ĐT ngày 11
tháng 7 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo )
Theo điều 3. Nhiệm vụ và quyền hạn của trường trung học thì trường có
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau :
+Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo chương
trình giáo dục trung học phổ thông.
+Tiếp nhận học sinh, vận động học sinh bỏ học đến trường, quản lý học
sinh theo Quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
6


+Quản lý giáo viên, nhân viên và học sinh;
+Thực hiện phổ cập giáo dục trong phạm vi cộng đồng;
+ Quản lý, sử dụng đất đai,trang thiết bị theo quy định của Nhà nước;
+Tổ chức giáo viên, nhân viên và học sinh tham gia các hoạt động xã hội;
+Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị
trực thuộc.
* Cơ cấu tổ chức ( sơ đồ) của trường THPT Bình Gia gồm :
- 01 Hiệu trưởng;

- 01 phó Hiệu trưởng phụ trách học tập;
- 01 phó Hiệu trưởng phụ trách thiết bị, cơ sở vật chất;
- Tổ tự nhiên;
- Tổ xã hội;
- Tổ hành chính;
Sơ đồ :
BAN GIÁM HIỆU

TỔ TỰ NHIÊN

TỔ XÃ HỘI

TỔ HÀNH
CHÍNH

1.Hiệu trưởng :
Hiệu trưởng trường THPT Bình Gia là giáo viên đạt trình độ chuẩn quy
định đã dạy ít nhất 05 năm, có phẩm chất đạo đức và phẩm chất chính trị tốt và
vững vàng, đặc biệt có trình độ chuyên môn và có năng lực quản lý, được sự tín
nhiệm của toàn thể giáo viên và cán bộ nhân viên, có sức khỏe và năng động,
sáng tạo.
Hiệu trưởng trường THPT Bình Gia năm 2010- 2011 là : thầy Giang Tiến
Minh.
7


Nhiệm kỳ của Hiệu trưởng là 5 năm, thời gian đảm nhận chức vụ Hiệu
trưởng không quá 2 nhiệm kỳ ở trường.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng :
- Xây dựng và tổ chức bộ máy nhà Trường;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học;
- Quản lý giáo viên, nhân viên, quản lý chuyên môn phân công công tác
kiểm tra đánh giá xếp loại cho giáo viên, nhân viên;
- Thực hiện công tác khen thưởng kỷ luật đối với giáo viên, nhân viên
theo quy định nhà nước, quản lý hồ sơ, tuyển dụng giáo viên, nhân viên;
- Quản lý học sinh và các hoạt động của các học sinh do nhà trường tổ
chức, ký các văn bản, giấy tờ có liên quan đến nhà Trường;
- Quản lý tài chính, tài sản của Nhà trường;
- Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà trường đối với giáo viên, nhân
viên, học sinh;
- Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn, nhiệm vụ và
hưởng các chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.
2.Phó Hiệu trưởng .
Phó Hiệu trưởng trường THPT Bình Gia năm 2010-2011 có hai phó Hiệu
trưởng :
- 01 phó Hiệu trưởng : Hà Thị Hải Hà, phụ trách chuyên môn.
- 01 phó Hiệu trưởng : Hoàng Thị Thanh Huế, phụ trách cơ sở vật chất.
Hiệu phó là những giáo viên dạy giỏi, có thành tích tốt, có đạo đức và có
phẩm chất, có trình độ và có năng lực quản lý hỗ trợ cùng với Hiệu trưởng quản
lý điều hành Nhà Trường.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu phó :
- Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ được
Hiệu trưởng phân công;
- Cùng với Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc được
giao;
- Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và
8


hưởng các chế độ chính sách theo quy định của pháp luật.

3.Tổ chuyên môn ( tổ tự nhiên và tổ xã hội )
Tổ chuyên môn của trường Trung học phổ thông Bình Gia năm 20102011 gồm 7 tổ :
- Phạm Thúy Ngân tổ trưởng tổ Hóa - Toán;
- Ngô Thị Xuân tổ trưởng tổ Văn;
- Ngô Ấn Dương tổ trưởng tổ Lí -Tin- Kĩ thuật công nghiệp;
- Lê Hữu Tuấn tổ trưởng tổ Sinh - Thể dục - Kĩ thuật nông nghiệp;
- Hoàng Thu Huyền tổ trưởng tổ Ngoại ngữ;
- Nông Thị Hồng tổ trưởng tổ Sử - Địa- Giáo dục công dân;
- Nguyễn Thị Hường tổ trưởng tổ Hành chính.
Hiệu trưởng, hiệu phó, giáo viên, nhân viên của nhà trường được tổ chức
và chia thành từng tổ. Mỗi tổ có 01 tổ trưởng và có 01 đến 02 tổ phó phụ trách,
chịu sự quản lý của Hiệu trưởng, và được giao nhiệm vụ vào đầu năm học,được
sự tín nhiệm của Hiệu trưởng.
Tổ chuyên môn có nhiệm vụ :
- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xây dựng quản
lý kế hoạch cá nhân của tgổ viên theo kế hoạch giáo dục phân phối chương trình
môn học;
- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ, tham gia đánh giá, xếp
loại các thành viên của tổ;
- Đề xuất khen thưởng, kỹ luật với giáo viên.
4.Phòng Hành chính.
Phòng hành chính trường THPT Bình Gia năm 2010-2011 gồm có :
- 01 kế toán;
- 01 thủ quỹ;
- 01 văn thư lưu trữ;
- 01 thư viện;
- 01 thiết bị thư viện;
- 01 y tế;
9

- 01 Tài vụ.
Bộ phận kế toán: Thực hiện chế độ thanh khuyết toán kịp thời, chính
xác theo quy định của Luật Ngân sách, theo dõi công lao động, tính lương cho
cán bộ giáo viên và nhân viên.Cập nhật báo cáo chỉ tiêu hàng ngày của cơ quan
với lãnh đạo , giúp lãnh đạo trong việc dự trù kinh phí thu- chi của cơ quan, thực
hiện chế độ báo cáo theo định kỳ để quản lý tốt tài chính và tài sản của Nhà
trường.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ xuất và nhập quỹ, cấp lương, tiền thưởng cho giáo
viên và nhân viên, các chế độ khác theo quy định của Nhà nước.
Văn thư lưu trữ : có nhiệm vụ tiếp nhận chuyển giao kịp thời, gửi công
văn, điện tín đến bưu điện kịp thời,đánh máy, in tài liệu đảm bảo đúng kỹ thuật,
mỹ thuật và thời gian, kí nhận về việc chuyển giao các văn bản, quản lý con dấu
và tài liệu theo đúng quy định của pháp luật,
- Lưu giữ hồ sơ, học bạ, sổ điểm của học sinh;
- Lưu giữ bằng tốt nghiệp của học sinh và trả học sinh đúng thời hạn quy
định;
- Lưu giữ hồ sơ của cán bộ giáo viên, nhân viên;
- Là nơi lưu giữ các văn bản giấy tờ của nhà trường và phát các loại giấy
tờ liên quan đến học sinh như : giấu chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, giấy báo thi
đại học ,cao đẳng, trung cấp...
Thư viện : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ sổ sách, tài liệu tham khảo, hồ sơ
của Nhà trường, phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập của học sinh.
Thiết bị thí nghiệm : có nhiệm vụ bảo quản, cung cấp các thiết bị thí
nghiệm cho các môn học như toán, hóa ,sinh.
Y tế : có nhiệm vụ khám chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân
viên và học sinh trong trường.
Bộ phận tài vụ: cố nhiệm vụ theo dõi và quản lý toàn bộ tài sản kho tàng
của trường, quét dọn văn phòng, quản lý máy móc điện nước, vật tư.
1.4 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh

Lạng Sơn.
10


1.4.1 Khái niệm :
Văn thư là từ gốc Hán dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ
''Văn'' có nghĩa là văn tự, ''thư'' có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của
các triều đại phong kiến trước đây làm thì là công tác văn thư tức là làm những
công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức
bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp
chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn
bản.... tức là làm công tác văn thư. Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thư
như sau:
Là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý , điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà
nước,các cơ quan tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ
trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).Đó là bao gồm các
công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng
con dấu trong công tác văn thư [khoản 2, điều 1, NDD110/2004/NĐ-CP]
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý,giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan tổ chức [Vương Đình Quyển (2001), Lý luận và phương pháp công tác văn
thư, ĐHQGHN,tr.11]
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan

Và công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:
• Soạn thảo và ban hành văn bản: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh
máy, in ăn, sao chụp văn bản, ký văn bản
• Quản lý văn bản các tài liệu khác hoàn thành quá trình hoạt động của
11


các cơ quan, tổ chức: quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến. lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
• Quản lý và sử dụng con dấu: các loại con dấu, bảo quản con dấu, và sử
dụng con dấu.
Và yêu cầu công tác văn thư: Trong quá trình thực hiện các nội dung công
việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu đó là : nhanh
chóng; độ chính xác về nội dung,về thể thức văn bản và về khâu kỹ thuật nghiệp
vụ; mang tính bí mật và hiện đại.
1.4.2 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh
Lạng Sơn.
Làm tốt công tác văn thư sẽ mang lại rất nhiều ý nghĩa :
Thứ nhất, làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao năng suất và chất
lượng công tác cơ quan. Văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc của
cơ quan. Khi được tiếp nhận lãnhđạo cơ quan sẽ có hướng chỉ đạo để giải quyết
đảm bảo cho công việc cơ quan không bị trì trệ. Văn bản do cơ quan ban hành
đúng thể thức, đăng ký vào sổ chính xác, chuyển giao nhanh chóng góp phần
giải quyết công việc được kịp thời, đúng yêu cầu của hoạt động quản lý.
Thứ hai, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước, bí
mật cơ quan đơn vị nơi mình làm việc. Bí mật nhà nước rất quan trọng nó liên
quan đến sự tồn vong của dân tộc. Đó là những thông tin về vụ việc: vật thể, thời
gian, lời nói...Có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an
ninh, đối ngoại... Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố nếu tiết lộ sẽ gây
nguy hiểm cho Nhà nước.

Bí mật cơ quan cũng vậy nếu để lộ sẽ gây nguy hại cho cơ quan thể hiện
dưới nhiều hình thức khác nhau mà Văn thư là bộ phận tiếp xúc trực tiếp cho
nên cần bảo vệ tốt.
Thứ ba, làm tốt công tác văn thư góp phần giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ
Nó làm giảm hoặc gây tác động tiêu cực tới việc thưc hiện chương chính
sách Đảng và Nhà nước. Làm cho mối quan hệ giữa nhân dân với cơ quan thiếu
gắn bó chặt chẽ giảm niềm tin.
Quản lý văn bản tốt lưu giữ đầy đủ các thông tin về quản lý sẽ cung cấp
kịp thời, chính xác các thông tin cần thiết tránh được những thông tin không cần
12


thiết dẫn đến giản tệ giấy tờ quá nhiều lãng phí .
Thứ tư, làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác Lưu
trữ. Văn thư là nguồn bổ sung cho công tác Lưu trữ làm tốt công tác Văn thư sẽ
góp phần làm tốt công tác Lưu trữ. Ngay ở khâu soạn thảo văn bản thực hiện
đúng yêu cầu khi đưa tài liệu vào Lưu trữ người nghiên cứu sử dụng sẽ có nhiều
thuận lợi ( không cần xác định độ tin cậy của văn bản) .Văn bản sau khi giải
quyết xong đều phải lập hồ sơ hiện hành từng vấn đề.Việc này là nhiệm vụ của
cán bộ chuyên môn nếu không lập hồ sơ tài liệu cơ quan sẽ trong tình trạng rời
rạc, lẻ tẻ, lẫn lộn giữa các sự việc gây khó khăn khi tài liệu đưa ra nghiên cứu.
* Tiểu kết :
Trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn có cơ cấu tổ chức bộ máy tương
đối hoàn chỉnh, có Ban giám hiệu trực tiếp quản lý và điều hành, có các tổ các
ban thực hiện, đảm nhận những công việc mà Ban giám hiệu giao phó, làm đúng
công việc và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần cùng với Nhà
trường quản lý và xây dựng ngôi trường thêm tươi đẹp, lành mạnh . Qua từng
năm hình thành và phát triển thì Nhà trường luôn chấp hành và thực hiện tốt
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của trường Trung học phổ thông mà Nhà
nước đã quy định và ban hành, tập thể công nhân viên trong nhà trường luôn

phấn đấu làm tốt nhiệm vụ và thi đua tiến tới xây dựng nhà trường ngày càng
lớn mạnh, phát triển .
Với những nỗ lực, sự cố gắng, trường đang từng bước nâng cao xây dựng
một ngôi trường mới- xứng đáng là nơi ươm mầm nhân cách, trang bị kiến thức
cả trong sách vở lẫn thực tiễn cho thế hệ trẻ , đem lại niềm tin tưởng cho các bậc
phụ huynh. Công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong cơ quan ,góp phần
xây dựng cơ quan ngày một đi lên, hội nhập, hiện đại, đáp ứng được các yêu cầu
trong quá trình thực hiện giải quyết các công việc.

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG
13


THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN.
2.1 Hoạt động quản lý.
2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư.
Cán bộ công văn thư được giao nhiệm vụ hoàn thành mọi công tác văn
thư của nhà trường, theo dõi giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn
thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước về công tác văn
thư. Hiện nay công tác văn thư tại Trường THPT Bình Gia vẫn chưa có văn bản
nào riêng quy định về công tác văn thư của trường mà cán bộ văn thư đã thu
thập thông tin và áp dụng vào công tác văn thư của trường theo các văn bản của
nhà nước.
Trường đã tăng cường công tác tuyên truyền phổ biến Luật và các văn bản
dưới Luật về công tác văn thư đến toàn thể công chức, viên chức , nâng cao
nhận thức về tâm quan trọng của công tác văn thư.
Trong những năm gần đây công tác văn thư trong các trường học đã được
các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sắc và triển khai thực hiện đúng
theo các văn bản hướng dẫn.

Trường THPT Bình Gia đứng đầu là Hiệu trưởng.Trong phạm vi quyền
hạn được giao Hiệu trưởng có trách nhiệm nghiên cứu ứng dụng khoa học và
công nghệ vào công tác văn thư.
Hiệu phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy
nhiệm của Hiệu trưởng và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phụ trách.
Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ hoàn thành mọi công tác văn thư của
Nhà trường, theo dõi giải quyết các văn thư và chấp hành nghiêm các quy định
của pháp luật và Nhà nước về công tác văn thư.
Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cùng cán bộ văn thư đã họp bàn và triển
khai các văn bản và đưa vào sử dụng :

14


• Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
• Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ công tác văn
thư
• Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2006 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
• Nghị định số 09/2010 NĐ-CP ngày 01/2/2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ công tác văn thư
• Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
• Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
• Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ Quy
định chi tết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
• Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng

quy trình hướng dẫn của cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước tại công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành
chính và công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 09/12/2006 về việc hướng dẫn tổ
chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Nhận xét :
+ Ưu điểm : Các văn bản chỉ đạo đã ban hành giúp cho công tác văn thư
được ổn định, thực hiện đúng chức năng, vai trò của mình. Bên cạnh đó, thể hiện
được sự quan tâm chỉ đạo của Đảng và Nhà Nước về công tác văn thư.
+ Nhược điểm : Còn tồn tại nhiều bất cập trong công tác chỉ đạo.
Các văn bản chỉ đạo chưa quy định rõ ràng.
2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá.
Để thực hiện tốt công tác văn thư trong nhà trường một cách có hiệu quả
thì hàng năm vào định kì vào khoảng 3 tháng đầu của năm học , Ban giám hiệu
15


nhà trường phối hợp với ban thanh tra của nhà trường tiến hành công tác thanh
tra, kiểm tra như : kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản các văn bản cơ
quan đã ban hành, kiểm tra việc quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan, công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, việc quản lý và sử dụng con dấu...đã theo các quy định
của Nhà nước về công tác văn thư chưa, thái độ làm việc , cách thức thực hiện
đã nghiêm túc chưa, kiểm tra, thanh tra góp phần phát hiện ra những sai sót để
phê phán kịp thời, chỉnh lại bộ máy làm việc, hoạt động nhịp nhàng, nâng cao
trách nhiệm của các cán bộ nói chung và các cán bộ làm công tác văn thư nói
riêng. Bên cạnh đó, đánh giá những ưu điểm và nhược điểm để các cán bộ rút
kinh nghiệm và sửa đổi, hoàn thiện. Xử lý các trường hợp thiếu tinh thần trách
nhiệm, chưa thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư theo từng lỗi cụ
thể, tùy theo mức độ mà có các biện pháp xử lý kịp thời, tránh gây ảnh hưởng
đến quá trình giải quyết công việc của nhà trường.
2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng,

thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư.
Nhà Trường thường xuyên cử các cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp
vụ để nâng cao trình độ về công tác văn thư, tạo điều kiện thuận lợi, khích lệ các
cán bộ nghiên cứu khoa học về công tác văn thư .
Nhà trường đã triển khai các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư đến
với các cán bộ.
Cuối mỗi học kì, nhà trường tổ chức các cuộc họp để nhìn lại một khoảng
thời gian làm việc đã qua, sơ kết, tổng kết lại những điều đã làm được và những
điều chưa làm được trong công tác văn thư để công tác văn thư ngày một hoàn
thiện hơn.
2.1.4 Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư.
Cán bộ công tác văn thư trường THPT Bình Gia năm 2010-2011 là cô
Nguyễn Thị Hường. Hiện nay công việc của cô ở trường là làm công tác văn thư
lưu trữ. Cô đã được đào tạo và có trình độ, có sức khỏe, thường xuyên được bồi
dưỡng chuyên môn qua các lớp tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn,
phẩm chất đạo đức đáp ứng tốt yêu cầu làm việc tại trường. Với lòng hăng say
16


học hỏi, làm việc và sự năng động, nhiệt huyết cô luôn phấn đấu làm tốt mọi
công việc được giao, được Hiệu trưởng tin tưởng và được các cán bộ nhân viên
cảm phục và yêu mến.
Để nâng cao công tác văn thư, cô luôn không ngừng học hỏi và tìm hiểu
để giải quyết và hoàn thành công việc một cách dễ dàng, nhanh nhất và hiệu quả
nhất.
Văn thư lưu trữ được bố trí phòng làm việc khá rộng để phục vụ cho cán
bộ làm việc và đồng thời lưu trữ tài liệu của nhà trường. Những năm vừa qua,
công tác văn thư vẫn được hoạt động duy trì tốt.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Soạn thảo và ban hành văn bản là một khâu rất quan trọng của công tác
văn thư nó liên quan đến tổ chức của cơ quan đặc biệt là uy tín của cơ quan. Văn
bản phải đúng thể thức, câu chữ trong nội dung cần truyền đạt phải đúng và đầy
đủ.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường được thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Văn bản chỉ đạo của cấp trên chuyển xuống được Văn thư cơ quan chuyển
đến văn phòng Văn thư chuyên môn của cơ quan xử lý. Sau khi văn bản được
soạn thảo sẽ được gửi cho Trưởng phòng hành chính duyệt về thể thức sau đó
mới trình lãnh đạo ký duyệt và đóng dấu ban hành.Tuy nhiên, thực tế cơ quan
làm việc này không đều. Có văn bản quan trọng thì sau khi soạn thảo sẽ được
gửi cho trưởng phòng hành chính duyệt về nội dung, nhưng lại có nhiều văn bản
sau khi được soạn thảo lại bỏ qua khâu này mà sẽ được gửi ngay cho lãnh đạo
duyệt và kiểm tra về mặt thể thức sau đó mới đóng dấu và gửi đi.
Quy trình soạn thảo như trên là chưa chặt chẽ, chưa có nguyên tắc cho
việc này. Văn bản có thể do cán bộ Văn thư hoặc Trưởng phòng hành chính soạn
thảo. Nhưng việc kiểm soát văn bản được soạn thảo thì Trưởng phòng hành
chính không kiểm soát hết, còn những văn bản soạn thảo chưa được trưởng
17


phòng thông qua mà đã được ban hành.
2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến .
Tất cả các văn bản đi, đến đều được quản lý tập trung, thống nhất tại văn
thư Trường.
Quản lý văn bản đi :
Văn bản đi là văn bản do Trường THPT Bình Gia soạn thảo, ban hành và
gửi đến các cơ quan, đơn vị thuộc chuyên môn. Hoạt động chuyển giao văn bản
là khâu rất quan trọng của một cơ quan, nó thể hiện sự quan tâm cơ quan đến

công việc: chỉ đạo kịp thời công việc, kiểm soát được mọi hoạt động diễn ra
trong cơ quan nhà trường.
+ Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường
(xem phụ lục 1 )
+ Nhận xét :
• Ưu điểm : Văn bản đi của Trường được quản lý đúng quy định.Tất cả
văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.Việc chuyển phát văn bản do bộ phận văn
thư trực tiếp thực hiện.Đối với cơ quan ở xa gửi theo đường bưu điện. Những
văn bản có mức độ mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân thủ theo đúng quy
định là không được gửi Fax hay gửi qua mạng.
• Nhược điểm : Sau khi văn bản được soạn thảo, được kí duyệt sẽ được
chuyển vào cho cán bộ văn thư.Cán bộ Văn thư phải xem xét lại thể thức văn
bản; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản đi .Nhưng việc này rất ít được Văn
thư chú ý. Khi văn bản chuyển từ văn phòng này sang cán bộ văn thư thường lấy
sổ ký hiệu, trích yếu nội dung văn bản , photo ra lưu và phát hành văn bản.

18


Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Nhà trường THPT Bình Gia như sau:
Bìa sổ và trang đầu :

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LẠNG SƠN...(1)
TRƯỜNG THPT BÌNH GIA...(2)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: 2014 ..(3)...
Từ ngày: ... đến ngày ...(4)
Từ số... đến số…(5)

Quyển sổ:...(6)...
(Nguồn: Bìa sổ và trang đầu sổ đăng ký văn bản đi của Trường THPT
Bình Gia)
• Ghi chú :
(1): Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp;
(2): Tên cơ quan, hoặc đơn vị;
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.

19


Nội dung của sổ đăng ký văn bản đi :
Số, kí

Ngày

Tên

Người

Nơi

Đơn vị

Số

Ghi

hiệu

tháng

loại và

ký

nhận

hoặc

lượng

chú

văn

văn

trích

văn

người

bản

bản

bản

yếu nội

bản

nhận

(1)

(2)

dung

văn

(3)

bản lưu
(6)

(4)

(5)

(7)

(8)

• Ghi chú :
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân nhận văn bản như
được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
Sổ Văn thư cơ quan hết năm thường được thay bằng sổ mới. Sổ ghi công
văn đến cán bộ Văn thư sau khi tiếp nhận văn bản thường lấy ký hiệu, trích nội
dung.
Quản lý văn bản đến
Văn thư trường là nơi tiếp nhận tất cả mọi giấy tờ, công văn đến cơ quan.
Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận và chuyển văn bản đến trực tiếp người có
trách nhiệm thẩm quyền tại cơ quan.
Theo công văn 425/VTLTNN-NVTW ban hành ngày 18 tháng 7 năm
2005 của cục văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến thì tất cả các văn bản bao gồm văn bản pháp luật, văn bản hành
chính, văn bản chuyên nghành và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi là
20


văn bản đến.
“Tất cả những văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua
mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi dến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn
bản đến”. [1; Tr.59]

Văn thư cơ quan là người tiếp nhận văn bản từ bưu điện, ký nhận sau đó
mang về cơ quan. Khi nhận văn bản về Văn thư thường phân ra hai loại: Loại
được phép bóc bì và loại không được phép bóc bì
Tiếp nhận và chuyển công văn đó giải quyết
Cán bộ Văn thư tiếp nhận công văn, sau đó bóc bì, vào sổ ký hiệu, trích
yếu nội dung..Sau đó chuyển cho Trưởng phòng hành chính, ở đây Trưởng
phòng hành chính sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá
nhân, đơn vị trong cơ quan để phân công trách nhiệm giải quyết. Sau đó văn bản
được đưa lại cho cán bộ Văn thư để chuyển đến cán bộ ở bộ phận theo dõi và
giải quyết.
Các văn bản đến được quản lý theo trình tự sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến;
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Sơ đồ hóa quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến của
Trường( Phụ lục2 )
+ Nhận xét :
Văn bản đến cũng như văn bản đi rất quan trọng, nó là phương tiện để cơ
quan tổ chức hoạt động điều hành, quản lý.
Văn bản đến của trường THPT Bình Gia đến với rất nhiều hình thức
khác nhau như đơn thư cá nhân gửi đến, hoặc văn bản do Hiệu trưởng, phó Hiệu
trưởng đi họp mang về hay do cán bộ văn thư cơ quan khác đưa đến cơ quan
mình, văn bản chuyển qua bưu điện.
Văn bản đến của trường THPT Bình Gia đến từ rất nhiều nguồn:
- Văn bản của cấp trên gửi xuống như : Bộ giáo dục và Đào tạo, Sở giáo
dục và Đào tạo, UBND các cấp;
- Văn bản các trường cùng đóng trên địa bàn, cácđơn vị tổ chức gửi đến;
21