Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường việt phát, hà nội

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới PGS.TS Đỗ Anh Tài đã từng bước
hướng dẫn, giúp đỡ Em trong quá trình thực tập và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, đã
chỉ bảo về kiến thức chuyên môn và tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để Em có
được những kiến thức thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em cũng xin chân thành cảm ơn Giám đốc Ông Nguyễn Minh Khải cùng
toàn thể cán bộ phòng Hành chính -Văn phòng Công ty TNHH thiết bị máy và môi
trường Việt Phát đã tạo điều kiện giúp đỡ cho Em rất nhiều trong quá trình hoàn
thiện thực tập khóa luân tốt nghiệp của mình.
Bên cạnh đó, Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn
bè - những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để Em có thể thực hiện
đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết
sức, nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu
sót. Vì vậy, rất mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

Thái Nguyên, ngày tháng 5 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thúy Hồng

i


LỜI CAM ĐOAN
Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên
ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế khi ra trường, cần tới sự miệt mài của bản
thân và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo. Em đã tổng

hợp các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm
hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin cam đoan: Nội dung của khóa luận không sao chép của bất kỳ
khóa luận nào và là sản phẩm của chính bản thân Em nghiên cứu thực tế xây
dựng lên. Mọi thông tin và nội dung sai lệch Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
trước Hội đồng bảo vệ.

Thái Nguyên, ngày

tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thúy Hồng

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ..........................................................................................................i
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................ii
MỤC LỤC ............................................................................................................ iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ....................................................................................... v
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ..................................................................... vi
LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1
Chương 1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN........ 4
1.1. Quát quát chung về văn bản .......................................................................... 4
1.1.1. Các khái niệm ......................................................................................... 4
1.1.2. Phân loại văn bản.................................................................................... 4
1.1.3. Yêu cầu của việc quản lý văn bản ........................................................... 8

1.1.4. Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý đối với cơ quan, tổ chức .. 9
1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản và tổ chức quản lý văn bản .............................. 11
1.2.1. Nguyên tắc quản lý văn bản .................................................................. 11
1.2.2. Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản ..................................................... 12
1.3. Một số quy định của nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản ............... 20
Chương 2.THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT
BỊMÁY VÀ CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG VIỆT PHÁT .................................... 24
2.1. Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị máy và Công nghệ môi trường Việt Phát . 24
2.1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát... 24
2.1.2. Mục tiêu, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của công ty........ 25
2.1.3. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 26
2.2. Khảo sát thực trạng giải quyết quản lý văn bản tại Công ty TNHH thiết bị
máy và môi trường Việt Phát ............................................................................. 28
2.3. Quy trình quản lý văn bản tại Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi
trường việt phát, Hà Nội .................................................................................... 34
2.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH thiết bị máy và công
nghệ môi trường việt phát, Hà Nội ................................................................. 34
2.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại Công ty TNHH thiết bị máy và công
nghệ môi trường việt phát, Hà Nội ................................................................. 37

iii


2.3. Nhận xét...................................................................................................... 39
2.3.1.Ưu điểm ................................................................................................ 39
2.3.2.Nhược điểm: .......................................................................................... 40
2.3.3.Giải pháp ............................................................................................... 41
Chương 3.ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY
TNHH THIẾT BỊ MÁY VÀ CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG VIỆT PHÁT ........... 44
3.1. Giới thiệu về Phần mềm quản lý Văn bản và hồ sơ công việc...................... 44

3.2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc........... 45
3.2.1. Đăng nhập hệ thống .............................................................................. 45
3.2.2. Cập nhật ............................................................................................... 46
3.2.3. Ứng dụng phần mềm Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc vào quản lý
văn bản đi – đến tại Công ty TNHH thiết bị máy và môi trường Việt Phát ..... 55
3.3. Đánh giá về sử dụng phần mềm quản lý Văn bản và hồ sơ công việc tại Công
ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát ................................. 57
KẾT LUẬN ........................................................................................................... 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 60

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Thiết bị máy và .............. 26
Hình 2.2. Quy trình quản lý văn bản đi .................................................................. 34
Hình 2.3. Mẫu sổ quản lý công văn đi................................................................... 35
Hình 2.4. Quy trình quản lý văn bản đến ............................................................... 37
Hình 2.5. Mẫu sổ đăng ký công văn đến ............................................................... 38
Hình 3.1. Hình ảnh phân cấp người sử dụng .......................................................... 45
Hình 3.2. Hình ảnh đăng nhập ............................................................................... 46
Hình 3.3. Hình ảnh các chức năng được phân quyền của người sử dụng ................ 46
Hình 3.4. Hình ảnh cập nhật văn bản đến............................................................... 47
Hình 3.5. Hình ảnh danh sách văn bản đến ............................................................ 48
Hình 3.6. Hình ảnh xử lý văn bản đến được phân công .......................................... 49
Hình 3.7. Hình ảnh cập nhật văn bản đi thông thường ........................................... 49
Hình 3.8. Hình ảnh sổ đăng ký văn bản đi thông thường........................................ 50
Hình 3.9. Hình ảnh cập nhật văn bản đi cá biệt ...................................................... 51
Hình 3.10. Hình ảnh sổ đăng ký văn bản đi cá biệt ................................................ 52
Hình 3.11. Hình ảnh sổ đăng ký văn bản đi được phân công .................................. 53

Hình 3.12.. Hình ảnh xuất văn bản mẫu ................................................................. 53
Hình 3.13. Hình ảnh tìm kiếm văn bản .................................................................. 54
Hình 3.14. Hình ảnh in báo cáo theo số ................................................................. 54
Hình 3.15. Hình ảnh thay đổi mật khẩu ................................................................. 55
Hình 3.16. Hình ảnh danh sách văn bản đến ......................................................... 56
Hình 3.17. Hình ảnh danh sách văn bản đi ............................................................ 57

v


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ

TNHH

Trách nhiện hữu hạn

VB

Văn bản

VBQPPL

Văn bản quy phạm pháp luật

CSDL

Cơ sở dữ liệu

NĐ - CP

Nghị định – Chính phủ

TLLLT

Tài liệu lưu trữ

BNV

Bộ nội vụ

VPCP

Văn phòng chính phủ

TT

Thông tư

BCA

Bộ công an

TUQ

Thừa ủy quyền

TM

Thay mặt

TL

Thừa lệnh

HC - TC

Hành chính – tổ chức

NS

Nhân sự

SX - KD

Sản xuất – kinh doanh

vi


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực, hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoànthiện.
Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư
có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách
hành chính.

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các
cơ quan Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng
vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn
thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm
một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động
quản lý của một cơ quan là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Đồng thời làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng
và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà
nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát
triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia.
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển
biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như
các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh,
đặc biệt là vấn đề quản lí văn bản đi – đến. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một
cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là
phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình
hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị
thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn được giao và theo đúng phápluật.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với hoạt
động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Công ty TNHH thiết bị máy và công

1


nghệ môi trường nói riêng. Vì vậy đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề
tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Công ty TNHH

thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát, Hà Nội ” làm báo cáo khóa
luận tốt nghiệp. Giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về công tác văn thư.
2. Phương pháp nghiên cứu
- Một là quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn
để đánh giá hoạt động quản lý văn bản của Công ty TNHH thiết bị máy và công
nghệ môi trường Việt Phát trong thời gian hoạt động.
- Hai là dựa vào và công văn 425 để làm căn cứ đối chiếu với tình hình thực
tế tại cơ quan.
- Ba là dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê
rút ra những giải pháp mang tính khả thi.
- Bốn là sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để khai thác thêm thông
tin phục vụ cho việc hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp.
3. Mục đích nghiên cứu
Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức
quản lý văn bản tại Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát.
Từ đó chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp
hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản cho cán bộ văn thư trong Công ty.
Nâng cao năng suất chất lượng quản lý văn bản được hoàn thiện hơn.
4. Đối tượng nghiên cứu
Tìm hiểu cách quản lý văn bản của Công ty trong thời gian qua.
Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý văn bản tại Công ty TNHH thiết bị máy
và công nghệ môi trường Việt Phát.
5. Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi –
đến tại Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Chương trình quản lý văn bản giúp cho người cán bộ văn thư hoặc người sử
dụng trong việc xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và
tiện lợi.

2


Ngoài ra tích kiệm chi phí, thời gian cho cán bộ văn thư.
7. Kết cấu của đề tài
Đề tài báo cáo khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương chính:
Chương 1: Khái quát chung về văn bản và quản lý văn bản.
Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản tại Ccông ty tnhh thiết bị máy và
công nghệ môi trường Việt Phát.
Chương 3: Ứng dụng phần mềm vào quản lý văn bản tại Công ty tnhh thiết
bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát.

3


Chương 1.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Quát quát chung về văn bản
1.1.1. Các khái niệm
- Theo nghĩa hẹp: Thì văn bản được hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức
kinh tế, theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động
của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác,
báo cáo... đều được gọi là văn bản.
- Theo nghĩa rộng: Văn bản là một vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay
bằng ngôn ngữ.
Ví dụ: Bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình
khoa học kỷ thuật, công văn giấy tờ, khẩ hiệu, băng ghi âm… ở các cơ quan doanh
nghiệp.
- Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay

ký hiệu ) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống
xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.
- Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động, công bố các
chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày, là một
trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác.
- Quản lý văn bản: Là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho
cơ quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được
thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử
dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn
giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
1.1.2. Phân loại văn bản
 Văn bản quy phạm pháp luật
1. Khái niệm: Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước
có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự, trong đó có các quy tắc xử sự chung
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. Đó là

4


nguồn cơ bản của pháp luật xã hội chủ nghĩa là sản phẩm của quá trình sáng tạo
pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nước đối với xã hội nhằm biến ý chí của
nhân dân thành luật.
2. Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và uỷ ban thường vụ quốc hội:
+ Nghị quyết của Quốc hội.
+ Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội.
- Văn bản quy phạm pháp luật của chủ tịch nước:Lệnh, quyết định của Chủ
tịch nước.
- Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ,

cơ quan ngang Bộ:
+ Nghị quyết, nghị định của Chính phủ.
+ Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.
+ Quyết định, chỉ thị, thông tư của các Bộ, các cơ quan ngang Bộ và các cơ
quan khác thuộc Chính phủ.
- Văn bản quy phạm pháp luật của Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát
nhân dân tối cao:
+ Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao.
+ Quyết định chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao.
- Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch:Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa
các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ
chức xã hội.
- Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, uỷ ban nhân dân:
+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp.
+ Quyết định, chỉ thị của UBND các cấp.
3. Hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật
- Hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật theo thời gian: Là giới hạn xác
định thời điểm phát sinh và chấm dứt hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật.
- Hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật theo không gian: Là giới hạn tác
động về không gian của văn bản quy phạm pháp luật được xác định bằng lãnh thổ
quốc gia hay địa phương hoặc một vùng nhất định.

5


- Hiệu lực theo đối tượng tác động: Hiệu lực theo không gian của văn bản
quy phạm pháp luật gắn liền với tác động của nó đối với nhóm người cụ thể.
Thông thường văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trong một lãnh thổ
nhất định cũng có hiệu lực với mọi cá nhân tổ chức thuộc lãnh thổ đó. Tuy nhiên có
những văn bản chỉ tác động tới những công chức Nhà nước hoặc những người thuộc

những ngành nghề nhất định. Cũng có văn bản chỉ liên quan đến người nước ngoài
và người không có quốc tịch v.v...
4. Áp dụng văn bản quy phạm pháp luật
- Áp dụng từ thời điểm có hiệu lực.
- Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về
cùng một vấn đề, thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.
- Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật về cùng một vấn đề do cùng
một cơ quan ban hành mà có quy định khác nhau thì áp dụng quy định văn bản
được ban hành sau.
- Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật mới không quy định trách
nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra
trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.
 Văn bản hành chính
Khái niệm: Là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa
việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:
Các văn bản hành chính cá biệt:
Khái niệm:Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản
lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định
quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan
mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
Bao gồm:
o

Quyết định cá biệt

o

Chỉ thị cá biệt

o

Nghị quyết cá biệt.

6


Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật cán bộ công chức, chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt
việc tốt…
Các văn bản hành chính thông thường
- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính
chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng
để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép
công việc của cơ quan.
- Phân loại:Văn bản hành chính thông thường gồm:
+ Văn bản không có tên loại: Công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải
thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch,
công văn phúc đáp,…)
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình,
biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…
- Một số văn bản hành chính thông thường
+ Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các
quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về
những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.
+ Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn
bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một việc cụ
thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
+ Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ

chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
+ Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê
duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn
bản,… để cấp trên xem xét, quyết định.
+ Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp,
giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Công văn: Là văn bản không có tên loại dùng để thông tin trong hoạt động
giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả

7


lời, đề nghị, mời họp hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm
hỏi, cảm ơn, phúc đáp,....
+ Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra
hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại
những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên
bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ
thị, công văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực
hiện các quyết định tại hội nghị.
 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật
Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ
quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác
khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ
quan nói trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn
bản đã được mẫu hóa.
+ Văn bản chuyên môn: Trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao ...
+ Văn bản kỹ thuật: Trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản
đồ, khí tượng, thuỷ văn ...

Lưu ý: Hợp đồng là một dạng văn bản đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt
động chuyên môn khác nhau. Nếu như văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí,
mệnh lệnh quản lý đơn phương, thì hợp đồng cần phải thể nguyện sự thống nhất ý
chí của ít nhất hai bên.
1.1.3. Yêu cầu của việc quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến phải đảm đảo các yêu cầu sau:
- Thống nhất: Có nghĩ là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự thủ tục
tiếp nhận chuyển giao văn bản đi đến, về mẫu các loai sổ đăng ký văn bản và các
ghi chép về quản lý văn bản tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung
của cơ quan có thẩm quyền không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình.
- Chính xác: Yêu cầu được thể hiện trong việc tiếp nhận chuyển giao vào sổ
văn bản đi đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thưc hiện chuẩn xác, không thể
sai xót nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả số ký hiệu và ngày

8


tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành
đây là một yêu cầu có nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung việc
quản lý văn bản đi đến nói riêng.
- Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi
mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng trong đó có hoạt
động quản lý cần được tiến hành đồng bộ khẩn chương và đạt hiệu quả cao, có
nghĩa là phải chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ từng phut không để lãng phí.
Công văn giấy tờ là giấy tờ quan trọng trong hoạt động quản lý, nếu được chuyển
giao và giải quyết nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của cơ quan. Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhât
định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc
sẽ gây nên tổn thất cho nhà nước đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của các bộ,
công dân. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan

ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không dược để chậm
trễ, nhât là đối với các văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc, đối với văn bản đến
việc chu chuyển văn bản trong cơ quan phải được thực hiện theo con dường ngắn và
hợp lý nhất.
- An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí
mật. Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận,
chuyển giao, và lưu trữ văn bản. Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về đảm bảo
an toàn văn bản, tài liệu. Những quy định đó cần được cơ quan tổ chức cụ thể hóa
và thực hiện nghiêm túc.
1.1.4. Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý đối với cơ quan, tổ chức
Nói chung công tác quản lý văn bản là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác
này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành,
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác
lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn,
lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác,
sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu

9


thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, đơn vị.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước
đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là
nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho
người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn
thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của
công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của

một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công
văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận
hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện
tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt
công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh
hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập
hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập
khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu
trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong hoạt động
quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ
chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn
liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư
và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác quản lý văn bản và lưu trữ đối với hoạt
động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,
văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,
qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện

10


tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục
tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và
lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được
thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ
quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai
trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm
đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần
tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản và tổ chức quản lý văn bản
1.2.1. Nguyên tắc quản lý văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập
trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được
đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý
theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại
Thông tư này. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan.

11

1.2.2. Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản
 Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến
 Tiếp nhận văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra
số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập
biên bản với người chuyển văn bản.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
+ Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
+ Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản
liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời.
+ Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không

làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu

12


gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản, trường
hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
 Đóng dấu “ Đến” nghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà
không phải đóng đấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến”
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
 Đăng ký văn bản bằng sổ
o Lập sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:

- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến
dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ.
Ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương. Sổ
đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác, Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến.

13


- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo
thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng.
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ
chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của
pháp luật.
o Đăng ký văn bản đến
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không
viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến.
- Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn.
- Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi
tính: Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này. Việc đăng ký (cập
nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo
hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức
cung cấp chương trình phần mềm đó. Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản
lý. Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn

bản mật đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
o Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến. Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải
quyết văn bản (nếu cần).

14


Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần
ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể.
- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng
ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
o Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm
kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn
bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
- Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn
thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax,
văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển
giao văn bản đến cho phù hợp, dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến
để chuyển giao văn bản, nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.
o Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Giải quyết văn bản đến
- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.

15


- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề
xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo
phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)
để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức
xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý
kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
o Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho người được giao trách nhiệm
thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc
giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
 Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi
 Tổ chức quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng, năm văn bản.
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Trước khi phát hành văn bản Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
+ Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.

16


- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

1. Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
2. Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
 Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
 Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đi trên máy vi tính.
 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

+ Lập sổ đăng ký văn bản đi
- Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại
Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn
bản đi cho phù hợp.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn
bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy

vi tính
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

17

- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở
phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
 Đóng dấu cơ quan
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ
ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định Giám đốc.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
 Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b,
Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư
số 12/2002/TT-BCA(A11).
 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi
+ Làm thủ tục phát hành văn bản
- Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm
bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được.
- Vào bì và dán bì

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu

18


văn bản. Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín,
không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu
chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật.
 Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với
văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải
lập Sổ chuyển giao riêng.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và
việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký
nhận văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện.

- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

19