Thực tiễn công tác văn thư, của trung tâm lưu trữ

MỤC LỤC


A .PHẦN MỞ ĐẦU
Lưu trữ Việt Nam có lịch sử mấy trăm năm hình thành và phát triển.
Cách Mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra
đời. Trong những năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà,
Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã rất chú trọng đến công tác Văn thư, lưu
trữ. Sớm nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ,
ngày 8/9/1945 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp đã ký sắc lệnh thành
lập và bổ nhiệm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc.
Cho đến nay, công tác Văn thư, Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp vẫn được quan tâm, chú trọng và đặt lên vị trí hàng đầu.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ của các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về Văn thư,
Lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Đặc biệt với mục đích
học đi đôi với hành, hằng năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ
chức cho sinh viên làm đề tài nghiên cứu nhằm mục đích:
Thứ nhât, Giúp cho sinh viên hiểu rõ hơn về thực tiễn công tác Văn
thư, ở các cơ quan, tổ chức khi đến kiến tập.
Thứ hai, Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong quá trình
quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư, của các đơn vị.
Thứ ba, Giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc học
tập các học phần kế tiếp.
Được sự đồng ý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em đã có điều
kiện làm đề tài, tìm hiểu các tình hình thực tế khi thực hiện các nghiệp vụ về
công tác Văn thư, của Trung tâm . Trong thời gian nghiên cứu đề tài, em
luôn cố gắng thực hiện tốt nội quy, quy chế làm việc của Trung tâm cũng
như kế hoach đào tạo của nhà trường đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình thực
2

hiện các nghiệp vụ, do bước đầu tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên bản thân
em không tránh khỏi những sự bỡ ngỡ, lúng túng trong công việc, chưa xử
lý nhanh nhạy giữa lý thuyết và thực hành.
Trong suốt quá trình làm đề tài tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em
luôn nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của chị Phạm Minh
Hậu (cán bộ Văn thư, Lưu trữ), cô Phạm Thu Giang (Trưởng phòng Chỉnh lý
tài liệu), cùng với Ban Giám đốc và cán bộ, công chức, viên chức đang công
tác tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Qua đây, cho em xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới tập thể Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ; Ban Giám đốc và
tập thể Cán bộ, công chức, viên chức công tác tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III đã tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Do thời gian có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên đề tài
của em không tránh khỏi những thiếu xót. Kính mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội ngày 26 tháng 2 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Giang

3


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1.1.1 Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Ngày 19 tháng 8 năm 1945 Cách mạng tháng Tám thành công đánh
dấu bước ngoặt vĩ đại trong lịch sử dân tộc, nước Việt Nam Dân chủ Cộng
hoà ra đời. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức của
nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, nay là nước Cộng hoà xã hội Chủ nghĩa
Việt Nam đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu có ý nghĩa, giá trị to lớn về
nhiều mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Nhằm bảo vệ
và phát huy những giá trị của tài liệu lưu trữ, ngày 10/6/1995 Bộ Trưởng,
Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ nay là Bộ Nội vụ đã ban hành
Quyết định số: 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ
lớn nhất của Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày
10/6/1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và hoạt động theo Quyết
định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 của Cục trưởng Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước. Theo Quyết định, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ
chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có trụ sở tại 34 Phan
Kế Bính – Phường Cống Vị - Quận Ba Đình- Thành phố Hà Nội, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được quy định tại
Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010, Quyết định của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
4


Trải qua 20 năm hình thành và phát triển (1995 – 2015), Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III hiện đang quản lý khoảng 15000 mét giá tài liệu với
tổng số trên 300 phông, gồm các loại hình tài liệu như tài liệu hành chính, tài
liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân gia đình dòng họ.

Thời gian tài liệu từ năm 1945 đến nay.
Tài liệu hành chính
Với số lượng hơn 5.000 m/giá của 246 phông, trong đó có rất nhiều
phông tài liệu quan trọng như phông Quốc hội, Phủ Thủ tướng, Chủ tịch
nước, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông lâm, Bộ Nông trường, Bộ Thủy lợi, Bộ
Nội thương, Bộ Giao thông, Bộ Y tế, Bộ Văn hóa, Bộ Giáo dục, Ủy ban
kháng chiến hành chính các khu, liên khu… là những tài liệu có ý nghĩa lịch
sử, chính trị xã hội to lớn, thể hiện những chặng đường của cách mạng Việt
Nam.
Tài liệu khoa học kỹ thuật
TTLTQG III đang bảo quản gần 3.000 mét giá tài liệu khoa học kỹ
thuật của trên 50 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công
trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500 KV Bắc - Nam, Nhà
máy Thủy điện Sông Đà, Thủy điện Hòa Bình, Nhà máy Supe Phốt phát
Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp
Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh, Sân bay
Quốc tế Nội Bài và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác.
Tài liệu nghe nhìn
Trung tâm đang bảo quản trên 300 bộ phim gồm cả phim tài liệu và
phim điện ảnh. Những bộ phim này phản ánh các sự kiện lịch sử, hoạt động
5


của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất
của nhân dân Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước
ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam. Trung tâm còn quản lý
100.000 tấm ảnh và 52.000 tấm phim (âm bản), hơn 4.000 cuộn băng với
gần 3.000 tiếng băng và gần 300 đĩa, băng video.
Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
Ngoài các loại hình tài liệu trên, TTLTQG III còn bảo quản một khối

lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của gần 70 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt
động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài liệu
được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân
như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ,
bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học...
Cả bốn loại hình tài liệu trên được bảo quản trong những điều kiện tốt
nhất, đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm. Đây là những tài liệu vô cùng quý giá,
trong đó tài liệu về Cách mạng tháng Tám, về 2 cuộc kháng chiến chống
Pháp và chống Mỹ, khối Hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B, đặc biệt là tài liệu về chủ
tịch Hồ Chí Minh hay các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước khác như Tôn Đức
Thắng, Phạm Văn Đồng, Võ Nguyên Giáp,… là nguồn sử liệu có giá trị đặc
biệt, được xã hội quan tâm.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tích cực từng bước cải
tiến Trung tâm để thực hiện tốt hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Đó là
tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ bằng cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
cho xã hội theo hướng đa dạng hoá hình thức, nhanh về thời gian, đúng về
yêu cầu và đảm bảo an toàn về tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công
cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
6


Hai mươi năm cho một chặng đường phát triển, Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III đã vinh dự được Chủ tịch nước trao tặng Huân chương Lao
động hạng Ba (năm 2005) và Huân chương Lao động hạng Nhất (năm
2010). Điều này ghi nhận những công lao, thành tích đóng góp to lớn của tập
thể Cán bộ, công chức của Trung tâm vào sự phát triển chung của đất nước,
của ngành Lưu trữ Việt Nam.
Theo Điều 1 của Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ

chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu
tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá
nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và
nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở
ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, có
tài khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Hà Nội.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được quy
định cụ thể tại Điều 2, Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như sau:
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân theo thẩm quyền được giao;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc
phạm vi quản lý của Trung tâm;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ;
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá) theo
quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
7


- Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm
theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư
liệu lưu trữ;
- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu
lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
- Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và
công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm;

- Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và
kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp
của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Thực hiên các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã có những
thay đổi về cơ cấu tổ chức. Cụ thể:
Theo Quyết định số 54/QĐ-TCCB ngày 26/6/1995 của Cục trưởng
Cục Lưu trữ Nhà nước thì bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm:
1.
2.
-

Lãnh đạo Trung tâm gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc.
Các phòng gồm có:
Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu
Phòng chỉnh lý tài liệu
Phòng Tổ chức và sử dụng tài liệu
Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu
Phòng Quản lý kho tài liệu
Phòng Hành chính- Quản trị - Tổ chức

Theo Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởng
Cục Lưu trữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh- ghi âm từ phòng

8


Chỉnh lý tài liệu thành một phòng riêng, đổi tên phòng Quản lý kho thành

phòng Bảo quản tài liệu và phòng Thống kê và Công cụ tra cứu bị giải thể.
Ngày 01/4/2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số
42/QĐ-LTNN về việc thành lập phòng Tin học và Công cụ tra cứu và Xưởng
Tu bổ - Phục chế tài liệu. Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài
liệu lưu trữ Quốc gia thì Xưởng Tu bổ - Phục chế được sáp nhập về Phòng
Bảo quản trực thuộc Trung tâm.
Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban
hành các Quyết định số 77, 78, 79/QĐ-VTLTNN về việc thành lập thêm 03
phòng thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ,
Phòng Kế toán, Tổ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Qua nhiều lần thay đổi, ngày 20/5/2010 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước ban hành Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN về việc Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III. Theo Quyết định này thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III gồm:
1. Lãnh đạo Trung tâm

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có 01 Giám đốc và 03 Phó Giám
đốc.
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do Cục trưởng Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước và pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
- Các Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và
trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
2. Các Phòng, Ban chức năng.

9

- Phòng Sưu tầm: tổ chức thực hiện việc sưu tầm tài liệu, tư liệu theo
quy định của pháp luật và thẩm quyền được giao.
- Phòng Thu thập tài liệu: tổ chức hướng dẫn việc lựa chọn, thu thập,
bổ sung các loại hình tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền được giao.
- Phòng Chỉnh lý tài liệu: tổ chức thực hiện việc phân loại, chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III.
- Phòng Bảo quản tài liệu: tổ chức thực hiện các biện pháp chuyên
môn nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản
lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu: tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ tuyên truyền, giới thiệu, công bố tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi
quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: tổ chức thực hiện việc xây dựng,
quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu, công cụ tra cứu, thống kê về tài liệu, tư liệu
lưu trữ; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý,
công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm.
- Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu: tổ chức thực hiện việc tu bổ, phục
chế, khử trùng, khử axít tài liệu, tư liệu lưu trữ của Trung tâm; lập bản sao
bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm (ở dạng số hoá) theo quy định của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Phòng Tài liệu nghe nhìn: tổ chức thực hiện việc quản lý, bảo quản,
xử lý kỹ thuật, nghiệp vụ khối tài liệu nghe nhìn theo quy định.
- Phòng Đọc: tổ chức, hướng dẫn và thực hiện các hình thức khai thác,
sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ cho độc giả.
- Phòng Hành chính - Tổ chức: tham mưu và tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông tin
10

tổng hợp; quản lý công sản, công tác quản trị và bảo đảm cơ sở vật chất,
điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm.
- Phòng Kế toán: tham mưu và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về
quản lý công tác tài chính, kế toán của Trung tâm.
- Phòng Bảo vệ - Phòng cháy chữa cháy: tham mưu tổ chức thực hiện
các biện pháp bảo vệ, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão của Trung
tâm trong và ngoài giờ hành chính.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Phòng Hành chính - Tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III.
TTLTQG III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước nên Trung tâm không có Văn phòng mà chỉ có Phòng Hành chính - Tổ
chức. Theo Quyết định số 397/QĐ-TTIII ngày 22/11/2011 của TTLTQG III
về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị thuộc
TTLTQG III thì Phòng Hành chính - Tổ chức có chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn như sau:
1.2.1. Chức năng
Phòng Hành chính - Tổ chức có chức năng tham mưu và tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự,
thông tin tổng hợp; quản lý công sản, công tác quản trị và bảo đảm cơ sở vật
chất, điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các
đơn vị thuộc Trung tâm thực hiện kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông
tin và xây dựng báo cáo công tác của Trung tâm;
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm;
- Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ độc giả;
11

- Xây dựng, cải tiến tổ chức bộ máy làm việc của Trung tâm đáp ứng
yêu cầu của từng thời gian; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung
tâm và các đơn vị thuộc Trung tâm;
- Quản lý biên chế, lao động, tiền lương; thực hiện các chế độ chính
sách của Nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm;
- Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực hiện nhiệm
vụ bảo vệ chính trị nội bộ;
- Xây dựng, tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, cơ sở vật
chất, đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải
thiện đời sống vật chất và tinh thần cho công chức, viên chức Trung tâm;
- Tổng hợp và theo dơi công tác thi đua, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật
của Trung tâm;
- Tham mưu và xây dựng phương án về các biện pháp bảo vệ, phòng,
chống cháy nổ của cơ quan; phòng chống lụt bão của cơ quan;
- Tổ chức thực hiện các công việc về đối ngoại lễ tân, đón tiếp các
đoàn tới thăm quan, hội nghị…;
- Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt
động thực tiễn của đơn vị;
- Trực tiếp quản lý vật tư, tài sản, biên chế do Trung tâm giao cho đơn vị;
- Tham gia thực hiện các công việc về phòng, chống cháy nổ và phòng
chống lụt bão của Trung tâm;
- Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm
vụ của đơn vị để Trung tâm ban hành;
- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Trung tâm giao.
Như vậy Phòng Hành chính-Tổ chức có chức năng, nhiệm vụ và vai
trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của Trung tâm, giúp cho lãnh
đạo Trung tâm trong việc điều phối, tổ chức các hoạt động của mình.
12

1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính - Tổ chức bao gồm các bộ phận sau:
- Bộ phận Hành chính - tổng hợp;
- Bộ phận quản trị;
- Bộ phận Văn thư, lưu trữ.

13


Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III.
2.1 Thực tiễn công tác văn thư
Hiện nay, trong quá trình hoạt động của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III, Công tác Văn thư ngày càng chiếm một vị trí quan trọng. Bởi lẽ, nếu làm
tốt Công tác Văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công tác lưu trữ. Vì thế
Công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III luôn được chú trọng
và đặt lên vị trí hàng đầu.
2.1.1 Tổ chức nhân sự phụ trách Công tác Văn thư của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III.
Theo Quyết định số 397/QĐ-TTLTIII ngày 22/11/2010 về Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III thì Bộ phận Văn thư cơ quan trực thuộc Phòng Hành chính –
Tổ chức. Bộ phận Văn thư cơ quan được bố trí 02 cán bộ chuyên trách là
Phạm Minh Hậu và Phạm Kim Anh. Cả hai cán bộ đều có trình độ Trung cấp
Văn thư – Lưu trữ tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ hà Nội. Bộ phận Văn
thư được bố trí một phòng riêng tại tầng G, nhà kho A1 trụ sở Trung tâm.
Thực tế, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III áp dụng hình thức văn thư
tập trung. Mọi văn bản đến và văn bản đi đều tập trung tại Văn thư cơ quan
để làm thủ tục đăng kí. Sau khi làm thủ tục đăng kí văn bản vào phần mềm
quản lý văn bản đi đến, cán bộ Văn thư sẽ trình lên lãnh đạo Trung tâm cho

ý kiến chỉ đạo và cuối cùng sẽ nhân bản để chuyển giao tới các đơn vị có
trách nhiệm giải quyết. Ngoài hai cán bộ chuyên trách về Văn thư cơ quan
thì các Phòng, đơn vị của Trung tâm không có Văn thư riêng.
Có thể nói, 02 cán bộ làm công tác văn thư đều là những cán bộ trẻ, có
năng lực và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, say mê với công việc, giải
quyết công việc rất linh hoạt và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
14


2.1.2 Công tác chỉ đạo về Công tác Văn thư của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III
Công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chịu sự quản lý
trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Trưởng phòng Hành
chính - Tổ chức là người tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc, điều hành
mọi hoạt động của Trung tâm. Bên cạnh đó, Trưởng phòng Hành chính – Tổ
chức còn theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cán bộ làm công tác
Văn thư các nghiệp vụ thuộc phạm vi, quyền hạn của mình.
Ngay từ khi thành lập, Công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III đã được quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phận Văn thư
cơ quan được ví như cả bộ mặt của cơ quan. Nếu làm tốt Công tác Văn thư
thì các hoạt động của Trung tâm mới thực hiện tốt. Do vậy, việc quản lý,
hướng dẫn và thực hiện luôn gắn với các Văn bản Quy phạm pháp luật, các
Văn bản hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ về Công tác Văn thư của Chính phủ,
Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
Công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị
định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ

Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ…

15


Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất
trong các khâu nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn bạn hành 02
văn bản quy định cụ thể về Công tác văn thư của Trung tâm:
- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20/9/2006 về việc ban hành Quy
chế làm việc của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong đó quy định rõ việc
ban hành, quản lý văn bản đi, văn bản đến; chế độ lập chương trình, kế
hoạch; chế độ thông tin, báo cáo, hội họp củaTrung tâm (Xem quyết định tại
phụ lục II)
- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành
Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
2.1.3 Thực tiễn Công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
2.1.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Cơ quan thực hiện chức năng tham mưu,
giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước. Vì
vậy, các văn bản của Trung tâm được soạn thảo, ban hành rất được chú trọng
về hình thức và nội dung, thực hiện đúng theo tinh thần của Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Một điều quan trọng hơn có
thể thấy, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III không có thẩm ban hành các văn

bản quy phạm pháp luật mà căn cứ theo thẩm quyền thì Trung tâm chỉ có thể
ban hành các loại văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá
biệt), chương trình, kế hoạch, thông báo, tờ trình, biên bản, công văn, báo
cáo…
Hiện nay, các văn bản liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị đó soạn
thảo, sau đó trình lên Phó Giám đốc xem xét bản thảo, sửa những sai sót và
16


ký nháy vào văn bản. Tiếp theo, văn bản được chuyển xuống cho văn thư
đánh máy, in ra thành văn bản rồi chuyển lại cho đơn vị soạn thảo kiểm tra
lại. Văn bản sau khi được đơn vị kiểm tra lại sẽ được chuyển đến Trưởng
phòng Hành chính- Tổ chức kiểm lại một lần cuối cùng rồi trình lên người
có thẩm quyền ký văn bản. Văn bản có đầy đủ chữ ký của người có thẩm
quyền, Cán bộ Văn thư sẽ photo ít nhất 03 bản (01 bản gửi cho cơ quan, đơn
vị hoặc người nhận, 01 bản lưu ở văn thư và còn lại 01 bản gửi lại cho đơn
vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu. Bước cuối cùng là cán bộ văn thư sẽ
làm thủ tục chuyển giao văn bản.
2.1.3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến
Công tác quản lý văn bản đi, đến của TTTLTQG III được thực theo
đúng tinh thần Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012
của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
a. Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Trước hết, các văn bản đi sẽ được cán bộ văn thư của Trung tâm

kiểm tra lại thể thức, hình thức và kĩ thuật soạn thảo văn bản.
- Ghi số; ngày tháng năm cho văn bản đi. Mỗi một văn bản đi đều
được đánh một số liên tiếp bằng chữ số Ả Rập. Ngày tháng văn bản được
đánh theo ngày tháng thực tế và theo quy định của Thông tư 01/2011/TTBNV.

- Đăng kí văn bản đi: Việc đăng kí văn bản đi được thực hiện vào
phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Trung tâm. Cán bộ văn thư
nhập các dữ liệu: số, ký hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và
trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận
bản lưu; số lượng bản và những điểm đáng chú ý khác (nếu có) vào phần
mềm quản lý văn bản đi. Do số lượng văn bản đi hàng năm của Trung tâm
17


không nhiều và nhất là số lượng văn bản mật đi rất ít nên văn thư đã đăng ký
chung cả văn bản đi thường và văn bản đi mật vào phần mềm quản lý văn
bản và điều hành. Sau một năm sẽ in thành quyển và lưu lại.
(Phần mềm quản lý văn bản và điều hành xem ảnh ở Phụ lục I)
- Sau khi đăng kí văn bản đi, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục nhân bản,
đóng dấu cơ quan và các loại dấu mật, khẩn nếu có.
- Làm thủ tục phát hành và chuyển giao văn bản đi: Căn cứ vào độ
dày, kích thước của văn bản để lựa chọn mẫu bì cho phù hợp với văn bản.
Mẫu bì được in sẵn, có logo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và số điện
thoại trên bì (Ảnh bì xem tại phụ lục I). Hiện tại, Trung tâm có hai loại sổ
chuyển giao văn bản đi. Một sổ chuyển giao văn bản đi tới Ban lãnh đạo,
đơn vị và cá nhân trong cơ quan. Một quyển sổ chuyển giao văn bản đi tới
Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Mẫu sổ xem ảnh phụ lục I). Trung tâm
không lập sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện. Đối với các văn bản
khẩn được đóng dấu theo quy định.
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu 02 bản (01 bản lưu tại Văn thư
và 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ.
b. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo nguyên tắc, toàn bộ các văn bản gửi đến Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III đều phải tập trung ở bộ phân Văn thư để làm thủ tục đăng kí sau
đó mới chuyển giao đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Quy trình

quản lý và giải quyết văn bản đến như sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến: Khi văn bản được gửi đến cơ quan
cán bộ văn thư kiểm tra xem văn bản đã gửi đúng Trung tâm hay không (nếu
không đúng cán bộ văn thư phải gửi lại hoặc báo người có thẩm quyền xem
xét, cho ý kiến). Bên cạnh đó, cán bộ văn thư còn kiểm tra mức độ an toàn

18


của văn bản xem bì văn bản có bị rách, mất hoặc gửi chậm văn bản phải báo
ngay cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến.
- Phân loại, bóc bì văn bản: việc phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi
số đến, ngày đến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Việc
phân loại được thực hiện rất khoa học. Đối với việc bóc bì, khi nhận được
văn bản có đóng dấu hoả tốc, khẩn, hoả tốc hẹn giờ, cán bộ văn thư của
Trung tâm luôn bóc bì trước và làm các thủ tục, sau đó trình lãnh đạo cơ
quan cho ý kiến giải quyết. Những văn bản mật, cán bộ văn thư của Trung
tâm chỉ bóc bì ngoài và giữ nguyên bì trong khi trình lãnh đạo cơ quan.
Quan trọng hơn, đối với văn bản ngoài bì ghi rõ tên người nhận thì cán bộ
văn thư cũng không bóc bì và phải gửi tận tay cho người nhận.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Đối với việc đóng dấu đến cho
văn bản, mỗi văn bản gửi đến Trung tâm đều được cán bộ văn thư đóng dấu
đến sau đó ghi ngày tháng năm cho văn bản đến. Dấu đến được đóng ở dưới
số kí hiệu và trích yếu nội dung ( đối với những văn bản không có tên loại).
Dấu đến được đánh từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm (Dấu đến của Trung tâm xem tại phụ lục I)
- Đăng kí văn bản đến: Cũng như văn bản đi, văn bản đến không được
đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến mà trước khi được chuyển giao, văn bản
được đăng kí trực tiếp vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành (xem
ảnh phụ lục I). Văn bản mật đến cũng được đăng kí chung bằng một hệ

thống số và quản lý chung vào phần mềm.
- Trình và sao văn bản đến: Sau khi đã đăng kí văn bản đến. Cán bộ
văn thư trình lên Phó Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo. Nhận được ý kiến chỉ
đạo, cán bộ văn thư sẽ sao văn bản để gửi tới các phòng, đơn vị, cá nhân có
trách nhiệm giải quyết.

19


- Chuyển giao văn bản đến: Theo như sự phân công nhiệm vụ giải
quyết của Phó Giám đốc cho ý kiến các đơn vị, cá nhân giải quyết công việc
ở phía lề trái của văn bản. Cán bộ văn thư sao đúng, đủ theo số lượng văn
bản gửi tới các đơn vị. Việc chuyển giao văn bản cũng phải đăng kí vào sổ.
Hiện tại Văn thư có sổ chuyển giao văn bản đến năm 2015 ( Ảnh xem tại
phụ lục I).
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Các Phòng,
đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng quy định và
thời hạn. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp tổng hợp
tình hình giải quyết văn bản đến. Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra,
theo dõi việc giao nhận văn bản có kịp thời, chính xác hay chưa kịp thời
chính xác và nhắc nhở các đơn vị giải quyết công việc theo đúng thời hạn
quy định.
2.1.3.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ về lưu trữ cơ quan được Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III chỉ đạo khá chặt chẽ và đúng theo quy định hiện hành
của nhà nước. Mỗi cá nhân khi theo dõi và giải quyết công việc phải lập hồ
sơ về công việc đó. Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ rất quan trọng vì nó là mắt
xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp
đến công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ giúp Trung tâm quản lý tài liệu một cách
chặt chẽ, khoa học.

Hằng năm, trước khi tiến hành công việc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III đều xây dựng bản Danh mục sơ (Danh mục hồ sơ xem tại phụ lục II). Vì
thế mà việc lâp hồ sơ được chủ động, thuận lợi và các đơn vị giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan đúng theo quy định của Nhà nước.
2.1.3.4 Quản lý và sử dụng con dấu

20


Con dấu có vị trí quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu
nhằm thể hiện vị trí pháp lý của Trung tâm và khẳng định tính chân thực và
có hiệu lực thi hành các văn bản mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban
hành. Vì thế mà việc quản lý và sử dụng con dấu được Trung tâm tổ chức chỉ
đạo cụ thể và chặt chẽ.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được Trung tâm thực hiện đúng theo
tinh thần của:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày01/4/2009 của Chính phủ về sửa
đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về
quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư.
- Ngoài ra Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn ban hành Quyết định
364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về Quy chế Công tác Văn thư lưu trữ của
Trung tâm.
Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức là người chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về việc quản lý và sử dụng con
dấu của Trung tâm. Con dấu của Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư
giữ và đóng dấu. Con dấu của Trung tâm được bảo quản an toàn trong két sắt

(Xem ảnh tại phụ lục I). Trong trường hợp văn thư vắng mặt phải giao cho
người có thẩm quyền quản lý nhưng phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ
quan (có biên bản bàn giao dấu). Văn thư chỉ đóng dấu lên những văn bản có
đầy đủ nội dung và thể thức, không đóng dấu khống. Nguyên tắc đóng dấu
vẫn là đóng vào 1/3 chữ kí về phía bên trái.

21


Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có các loại con dấu như:
Dấu của Trung tâm, dấu chức danh (Giám đốc, các Phó Giám đốc, Trưởng
và Phó Phòng Hành chính - Tổ chức), dấu mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…

22


Chương III Đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III
Nhìn chung Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực
hiện khá là tốt. Có sự kết hợp thực tiễn với lý luận một cách nhuần nhuyễn.
Thứ nhất, về lập sổ đăng kí văn bản. Năm 2014 Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III nhận được 584 văn bản đến. Theo nguyên tắc những cơ quan
một năm nhận dưới 2000 văn bản là phải lập sổ đăng kí tất cả các loại văn
bản đến (trừ văn bản mật) và sổ đăng kí văn bản mật đến nhưng Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III lại đăng kí văn bản mật và tất cả các loại văn bản vào
phần mềm quản lý và điều hành văn bản.
Thứ hai, theo nguyên tắc các cơ quan, tổ chức phải đăng kí văn bản đi,
đến vào sổ đăng kí văn bản đi, đến rồi mới đăng kí vào phần mềm quản lý
văn bản và điều hành nhưng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chỉ đăng kí văn
bản đi, đến vào phần mềm quản lý văn bản đi, đến mà không lập sổ. Như

vậy sẽ xảy ra tình trạng mất tài liệu khi có sự cố xảy ra.
Thứ ba, Trung tâm không lập sổ chuyển giao văn bản qua đường Bưu
điện đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan mà chỉ thấy sổ chuyển
giao văn bản trực tiếp đến Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Mà thực tế
cho thấy, những cơ quan có quy mô lớn như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
thường xuyên phải gửi văn bản, tài liệu qua đường bưu điện thì bắt buộc
phải lập sổ chuyển giao văn bản qua bưu điện.
Thứ tư, đối với công tác nộp lưu Hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử. Theo quy
định, tài liệu hành chính sau 10 năm kể từ ngày công việc kết thúc cơ quan
thuộc danh mục nguồn tài liệu nộp lưu phải nộp tài liệu vào cơ quan cấp trên
hoặc lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, đến nay đã thành lập được 20 năm (19952015) nhưng Trung tâm vẫn chưa giao nộp khối tài liệu vào lưu trữ lịch sử
mà hiện nay vẫn đặt tại kho lưu trữ cơ quan.
23


3.1 Đề xuất kiến nghị
Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trong thời gian kiến tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em nhận
thấy công tác Văn thư, của Trung tâm được quan tâm và chỉ đạo sát sao của
Ban Giám đốc, Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức người tham mưu, giúp
việc cho Ban Giám đốc. Do vậy, Công tác Văn thư của Trung tâm đi vào nề
nếp và ngày càng phát triển, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao về khai
thác sử dụng tài liệu. Cán bộ văn thư,không ngừng được nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn qua các đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ. Các trang thiết bị,
cơ sở vật chất ngày càng được đầu tư hiện đại hơn. Tuy nhiên, bên cạnh
những ưu điểm vẫn còn tồn tại một số hạn chế rất nhỏ. Nên em xin mạnh
dạn đưa ra một số đề xuất như sau:
Về Công tác Văn thư
- Về biên chế cán bộ: Bộ phận văn thư được bố trí hai cán bộ phụ
trách nhưng cả hai đều có trình độ Trung cấp, điều này là một hạn chế lớn

đối với công việc. Nhất là khối lượng công việc tại bộ phận văn thư khá
nhiều nên Trung tâm cần bổ sung một cán bộ chuyên phụ trách việc photo tài
liệu phục vụ độc giả.
- Soạn thảo ban hành văn bản: Trong quá trình soạn thảo văn bản các
cán bộ văn thư chỉ đơn thuần đánh máy lại chứ chưa có khả năng soạn thảo
văn bản. Việc soạn thảo văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chủ yếu
do Trưởng, Phó các đơn vị soạn thảo nên cán bộ văn thư cần phải được học
hỏi thêm để nâng cao trình độ chuyên môn và có thể soạn thảo các văn bản
hành chính thông thường.
- Quản lý và giải quyết văn bản: Các cán bộ văn thư thực hiện nghiệp
vụ này rất tốt, vào sổ một cách cẩn thận, chính xác tuy nhiên trong quá trình
chuyển giao văn bản đến các đơn vị thuộc Trung tâm còn hơi chậm vì thế
24


Trung tâm cần đưa ra các chế tài khen thưởng, kỷ luật để nâng cao ý thức
trách nhiệm của cán bộ văn thư.
- Quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu đúng
theo quy định của Nhà nước. Tuy nhiên cán bộ văn thư còn đóng dấu hơi
mờ, chưa thực sự ngay ngắn. Vì vậy Trung tâm cần bồi dưỡng thêm các
nghiệp vụ về quản lý và sử dụng con dấu cho cán bộ văn thư.
Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường
- Kính mong nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện cho
chúng em có cơ hội va chạm, tiếp xúc với công việc thực tiễn để chúng em
thấy được giữa lý luận và thực tiễn có những khác biệt.
- Trong quá trình học tập, nhà trường nên tổ chức nhiều hơn nữa
những buổi thực tế tại các cơ quan, đơn vị để sinh viên có thể vừa học lý
thuyết, vừa có thể thấy mối liên hệ với thực tiễn. Đồng thời tăng thêm niềm
đam mê nghề nghiệp từ đó giúp cho chúng em có ý thức, trách nhiệm cao
hơn đối với công việc sau khi ra trường. Khi đó, kết quả học tập sẽ được

nâng cao và sau này chúng em sẽ trở thành những cán bộ tương lai có triển
vọng, được đào tạo chuyên nghiệp.

C. PHẦN KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu đề tài tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tuy thời
gian không nhiều nhưng đã giúp em có những trải nghiệm thực tế về công
25