Công tác văn thư của trung tâm lưu trữ quốc gia III

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................................................2
2.Mục tiêu của đề tài......................................................................................................................2
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2
4.Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................2
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu...........................................................................................................3
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................................................3
7. Bố cục của đề tài.........................................................................................................................3

PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III.....................................................................................................4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.............4
1.Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III................................................................................4
2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.............................4
3.Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III......................................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III.....................................................................................................................................................6
1.Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức................................................................................6
2.Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức...........................................................7
3.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức.........................................................................7
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III.........................................................................................................................8
1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng.....................................................................................8
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu

cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...........................................................................................8
1.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III...............................................................................................................................................9
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị/hội thảo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III................10
1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
......................................................................................................................................................11
1.5.Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III....................................................................................................................................13
2.Khảo sát về công tác văn thư.....................................................................................................14
2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan......................................................................15

Lê Thị Thanh Huyền

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III................................................................................................................15
2.2.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.......................16
2.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.........................................18
2.2.3.Quản lý con dấu...................................................................................................................19
2.2.4.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan................................................................20
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..............................................................20
3.1.Trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu.............................................................................21
3.2.Trong công tác chỉnh lý tài liệu................................................................................................21
3.3.Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................................................21

3.4.Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ..................................................................22

PHẦN II.............................................................................................................23
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.....................................................23
CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.....................................................23
1.1 Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III..............................................................23
1.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư...............................................................................23
1.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...............................24

CHƯƠNG II: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III...............................................................................26
2.1. Cơ sở khoa học và thực tiễn...................................................................................................26
2.1.1. Cơ sở khoa học...................................................................................................................26
2.1.2. Cơ sở thực tiễn...................................................................................................................26
2.2. Nội dung công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...............................................27
2.2.1. Tình hình ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III........................................27
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.............................................................................31
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:.........................................................................34
2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành:...........................................................................................................37
2.2.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu.................................................................................38
2.2.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư............................................................................40
Chủ đề: Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III..............................................................................................................................41
1.Lịch công tác tuần của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...............................................................41
2.Kế hoạch công tác năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.......................................................42
Chủ đề: Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Quốc gia III.........................45

Lê Thị Thanh Huyền

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chủ đề: Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III........................65
Chủ đề: Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan........................................................67
Chủ đề: Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III....................................................................................................................................69

PHẦN III............................................................................................................70
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................70
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III......................................................................................................70
1. Trong công tác hành chính văn phòng......................................................................................70
2. Trong công tác văn thư – lưu trữ..............................................................................................71
3. Trong công tác quản trị thiết bị.................................................................................................71
II. Đề xuất giải pháp......................................................................................................................72

KẾT LUẬN........................................................................................................73
PHỤ LỤC...........................................................................................................74

Lê Thị Thanh Huyền

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn phòng và đội ngũ nhân
viên văn phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành trong công việc của các cơ quan, các đơn vị; nó là một hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản, phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ
quan, đơn vị. Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động
của bộ máy quản lý Nhà nước nói chung.
Để đáp ứng nhu cầu đó, khoa Quản trị văn phòng của trường Đại học Nội
vụ đã thực hiện một đợt thực tập cho sinh viên, giúp sinh viên áp dụng những
kiến thức đã học trên ghế nhà trường vào thực tiễn. Qua đó củng cố thêm kiến
thức cho sinh viên và giúp sinh viên rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp
của một cán bộ văn phòng tương lai.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Vụ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III em được
tiếp nhận về Phòng hành chính – tổ chức để giúp cán bộ văn thư của trung tâm
những nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ chuyên
môn khác mà mình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫn
của cán bộ chuyên viên trong trung tâm. Đây là môi trường thuận lợi cho em
tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác Hành chính
văn phòng, Văn thư - Lưu trữ. Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong
thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các
công việc thực tế ở cơ quan nơi thực tập, nhận thức và nắm rõ về vai trò, nhiệm
vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc cũng như sự năng động,
nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng.
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,

vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan.
Chính vì vậy, để báo cáo được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự
những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III; các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng để bài báo cáo của
em được hoàn thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Lê Thị Thanh Huyền

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình tổ chức hoạt động của một cơ quan, đơn vị để công việc
quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt được hiệu quả thì bản
thân các cơ quan, đơn vị không thể không quan tâm, nghiên cứu tới các nghiệp
vụ cơ bản để vận dụng trong quá trình quản lý. Công tác văn thư vừa là phương
tiện sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt động của các cơ quan, đơn vị đồng thời
nó vừa là sản phẩm của quá trình đó.
Ngoài ra, nhìn vào toàn bộ quy trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý
và tổ chức thực hiện quyết định cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết định
cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra, chúng ta có thể thấy quá trình đó không có
một khâu nào là không cần đến văn bản. Vì thế, việc nắm rõ về hệ thống văn
bản, phân loại văn bản và các quy định của Nhà nước về thể thức của một văn
bản sẽ giúp cho người soạn thảo văn bản có thể lựa chọn loại hình văn bản cho

phù hợp với mục tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi.
2. Mục tiêu của đề tài
Ngày nay công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã
hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,
không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Cũng chính vì
điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các đơn vị, tổ chức ngày càng
được quan tâm hơn.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
Tìm hiểu về công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III qua các
hoạt động như quản lý văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, quản lý và sử dụng
con dấu...
4. Nguồn tài liệu tham khảo
+ Giáo trình quản trị văn phòng, tác giả: TG.TS.Nguyễn Thành Bộ, Ths,
Nguyễn Ngọc Diệp,
Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư;
Lê Thị Thanh Huyền

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc

sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về Công tác văn thư;
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, các sự kiện lớn quan trọng của đất nước
được ghi lại chụp lại.. một số tư liệu quan trọng đã được Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III giữ lại. Đó là tài liệu vô cùng quý giá của Đất nước, của Dân tộc.
Công tác văn thư có giá trị quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động của
các cơ quan, nó gắn liền với hoạt động của cơ quan và được xem như một bộ
phận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý
nhà nước. Đặc biệt đối với các văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổ
chức, điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh đạo, do đó công tác văn thư lại càng quan trọng.
6. Phương pháp nghiên cứu
Những kết của nghiên cứu về lịch sử dân tộc sẽ giúp cho các nhà lưu trữ
học nắm hiểu được các phát sinh, phát triển của các sự kiện, hiện tượng lịch sử...
nhờ đó mà xác định mạng lưới các kho lưu trữ và phân loại tài liệu theo phông
lưu trữ hợp lý. Mặt khác các phương pháp nghiên cứu được sử dụng phổ biến
trong khoa học lịch sử như phương pháp lịch sử, phương pháp logic... cũng là
những phương pháp mà lý luận và thực tiến công tác lưu trữ cần vận dụng.
7. Bố cục của đề tài
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Phần II: Tình hình công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Thực trạng tình hình công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Chương I: Thực trạng tình hình công tác văn thư của Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III.
- Chương II: Nội dung công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Nội dung công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Lê Thị Thanh Huyền

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III.
1. Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước. Thành lập ngày
10/6/1995. Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng
tháng Tám năm 1945 đến nay.
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước
Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập
từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay.
Đồng thời qua những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực,
khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất
nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua.
Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm 4 loại hình
chỷ yếu sau:

- Tài liệu Hành chính.
- Tài liệu Khoa học – kỹ thuật.
- Tài liệu Phim ảnh và Ghi âm.
- Tài liệu xuất xứ cá nhân.
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ

Lê Thị Thanh Huyền

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu của nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa
bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài
khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.
Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân theo thẩm quyền được giao.
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi

quản lý của Trung tâm.
Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá) theo quy
định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo
quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ.
Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ
bảo quản tại Trung tâm.
Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công
nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
a. Lãnh đạo Trung tâm
Lê Thị Thanh Huyền

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do Cục trưởng Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Các Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ
nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước
pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
b.Cơ cấu tổ chức
- Phòng Sưu tầm tài liệu.
- Phòng Thu thâp tài liệu.
- Phòng Chỉnh lý tài liệu.
- Phòng Bảo quản tài liệu.
- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
- Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu.
- Phòng Tài liệu nghe nhìn.
- Phòng Đọc.
- Phòng Hành chính – Tổ chức.
- Phòng Kế toán.
- Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức.
Tham mưu và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc công tác hành chính,
tổ chức quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp, quản lý công sản, công tác quản trị
và bảo đảm cơ sở vật chất, điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của
Trung tâm.

Lê Thị Thanh Huyền

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức.
Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn vị
thuộc trung tâm thực hiện kế hoạch công tác.
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của trung tâm.
Xây dựng, cải tiến bộ máy làm việc của trung tâm đáp ứng yêu cầu của
từng giai đoạn; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của trung tâm và các đơn
vị thuộc trung tâm.
Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ độc giả.
Quản lý biên chế, lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách
của Nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm.
Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực hiện nhiệm vụ
bảo vệ chính trị nội bộ.
Xây dựng tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, cơ sở vật chất,
đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải thiện đời
sống vật chất và tinh thần của công chức, viên chức trong trung tâm.
Tổng hợp và theo đõi công tác thi đua, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật của
Trung tâm.
Tham mưu và xây dựng phương án về các biện pháp bảo vệ, phòng,
chống cháy nổ của cơ quan , phòng chống lụt bão của cơ quan.
Tổ chức thực hiện về công việc về đối ngoại ( lễ tân, đón tiếp các đoàn tới

thăm hội nghị..)
Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động
thực tiễn của cơ quan
Trực tiếp quản lý tài sản, vật tư, biên chế do Trung tâm giao cho.
Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị để Trung tâm ban hành.
Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao cho.
3.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức
a.Phòng Hành chính – Tổ chức gồm
Lê Thị Thanh Huyền

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trưởng phòng
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc tổ chức, thực hiện các nhiệm
vụ về tổng hợp, chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, công tác văn thư – lưu
trữ, cơ sở vật chất, vệ sinh môi trường phục vụ hoạt động của Trung tâm.
Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các công việc về tổ chức cán bộ, chế
độ chính sách, đào tạo… của Trung tâm.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo cơ quan giao.
- Phó trưởng phòng
Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trong việc theo dõi, đôn đốc các
công việc về quản trị: vệ sinh môi trường cơ quan; theo dõi, quản lý tài sản;

tham gia tổng hợp, mua sắm một số vật tư thiết bị, VPP… theo quy định; kiêm
nhiệm công tác thủ kho cơ quan (khi chưa có người thay thế)
Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng phân công.
- Các bộ phận chức năng
+ Bộ phận Văn thư
+ Bộ phận Tài vụ
+ Bộ phận Quản trị
+ Bộ phận Tổ chức cán bộ
+ Bộ phận Bảo vệ thường trực
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Tổ chức (Phụ lục 02)
Bảng phân công công việc (Phụ lục 03)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Phòng Hành chính – Tổ chức có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho Trung tâm. Là bộ máy tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo
cơ quan trong công tác điều hành phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm.
Lê Thị Thanh Huyền

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng Hành chính – Tổ chức tham mưu cho lãnh đạo để đưa ra những
phương hướng, kế hoạch mang lại hiệu quả tối ưu trong quản lý và điều hành.
Xây dựng, cải tiến bộ máy làm việc của trung tâm đáp ứng yêu cầu của từng giai
đoạn; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của trung tâm và các đơn vị thuộc
trung tâm.
Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo định kỳ về công tác
chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện kế hoach công tác của Trung tâm.
Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn vị
thuộc trung tâm thực hiện kế hoạch công tác. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Chịu trách nhiệm về thể thức và nội dung các văn bản do Trung tâm ban hành.
Đảm bảo tốt về công tác đối nội, đối ngoại như chăm lo cho đời sống của
các cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan. Mở rộng, tiếp đón các đoàn
khách tới tham quan kho tài liệu; tổ chức các hội nghị, hội thảo về các chuyên đề
liên quan đến công việc của Trung tâm.
Ngoài ra phòng Hành chính - Tổ chức còn làm tốt về việc quản lý biên
chế, lao động , tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với
công chức, viên chức của Trung tâm. Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chật, chăm lo
cải thiện đời sống của công chức, viên chức trong Trung tâm.
Ví dụ phòng Hành chính - Tổ chức phối hợp với các đơn vị trong Trung
tâm đón tiếp trường đại học khoa học xã hội và nhân văn đến tham quan và tìm
hiểu về lịch sử lưu trữ. Tại đó phòng Hành chính - Tổ chức giới thiệu những tài
liệu lưu trữ qua các thời kì.
1.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Chương trình công tác thường kì là những công việc phải thực hiện trong
thời gian nhất định. Chương trình công tác thường kì gồm những chương trình
công tác năm/tháng/quý/tuần. Xây dựng chương trình đóng vai trò quan trọng
trong tổ chức hoạt động của Trung tâm. Nó giúp tăng tính hiệu quả của công
việc, giúp lãnh đạo chủ động và có thể ứng phó với mọi tình huống xảy ra.
Lê Thị Thanh Huyền

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý
quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung
theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực
hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.
Công việc này do phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện theo trình tự sau.
- Phòng Hành chính - Tổ chức yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượng
công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của ban giám đốc
- Dựa vào các thông tin được phản hồi, phòng Hành chính - Tổ chức xây
dựng dự thảo chương trình làm việc sau đó lấy ý kiến góp ý từ các đơn vị (nếu
có)
- Sau khi lấy ý kiến đóng góp, phòng Hành chính - Tổng hợp hoàn thành
bản thảo sau đó trình giám đốc phê duyệt và ban hành, sao gửi các đơn vị để
thực hiện công việc theo quy định.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì (Phụ lục 04)
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị/hội thảo của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III.
Tổ chức hội nghị, hội thảo là một hình thức trao đổi công việc một cách
tập trung, công khai nhằm giải quyết các vấn đề hoặc một nhiệm vụ liên quan
đến công việc của một cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, tổ chức hội nghị, hội thảo
rất quan trọng trong cơ quan tổ chức. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý

kiến của nhiều người cùng một lúc. Tuy nhiên tổ chức hội nghị là công việc cần
có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi sự phối hợp của các đơn vị có liên quan
cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, có
nhiều nội dung cần chuẩn bị nên cần có kế hoạch cụ thể.
• Trước hội nghị
- Phòng Hành chính - Tổ chức lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đảm bảo
phải có các thành phần như: Tên hội nghị; mục tiêu, yêu cầu, nội dung hội nghị;
đối tượng, thành phần tham dự; thời gian, địa điểm; các công việc cần chuẩn bị
cho hội nghị; kinh phí; phân công trách nhiệm từng mảng trong hội nghị sau đó
Lê Thị Thanh Huyền

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trình lên lãnh đạo duyệt và gửi kế hoạch cho các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Sau khi kế hoạch được duyệt, phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện
công tác chuẩn bị trước hội nghị. Xây dựng chương trình, ấn định thời gian, địa
điểm cụ thể. Chuẩn bị các loại công văn, giấy tờ, giấy mời cần thiết và các công
việc hậu cần khác như: kiểm tra hệ thống điện nước, ánh sáng, loa đài; chuẩn bị
phù hiệu; nơi ăn chốn ở cho các khách mời, đại biểu ở xa...
• Trong hội nghị
- Phòng Hành chính - Tổ chức đón tiếp khách, tùy vào quy mô, tính chất
hội nghị mà sẽ có nhiều cách đón tiếp như: đón tiếp từ xa, đón trực tiếp tại hội
trường...

- Điểm danh để nắm bắt được đơn vị, cá nhân đi dự hội nghị
- Tuyên bố lý do, giới thiệu các thành phần tham dự
- Phòng Hành chính - Tổ chức ghi biên bản hội nghị: ghi rõ diễn biến như
người điều hành, tên và nội dung ý kiến tranh luận, ý kiến đại biểu, ý kiến kết
luận hội nghị...
- Bộ phận lễ tân phục vụ hội nghị các khâu như chuẩn bị đồ ăn, nước
uống, loa đài...
• Sau hội nghị
- Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm biên tập lại các biên bản có
liên quan đến hội nghị, theo dõi đôn đốc các quyết định hội nghị, giải quyết các
vấn đề hậu cần, lập hồ sơ hội nghị và thông báo kết quả hội nghị đến các đơn vị,
cá nhân có liên quan.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III (Phụ lục 05)
1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ
của cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng,
như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước
Lê Thị Thanh Huyền

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngoài... Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phương
diện. Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo.
Hoạt động của Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ
quan bao gồm các công việc sau đây:
• Lập kế hoạch công tác
- Để chủ động trong chuyến đi công tác, phòng Hành chính - Tổ chức phải
lập kế hoạch chuyến đi. Hoạch định, cân đối, cụ thể hóa chuyến đi công tác vào
nội dung công tác thường kì năm/tháng/quý/tuần... Phòng Hành chính - Tổ chức
có trách nhiệm theo dõi và chủ động tổ chức chuyến đi công tác.
- Trước mỗi chuyến đi, phòng Hành chính - Tổ chức phải lập kế hoạch
xác định rõ mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm của chuyến đi công tác. Phối
hợp với các đơn vị có liên quan để chuẩn bị về tài liệu cần thiết, phương tiện
giao thông và kinh phí đi lại.
- Phòng Hành chính - Tổ chức trình kế hoạch lên lãnh đạo, sau khi được
duyệt, phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm gửi kế hoạch đến các đơn vị
trong Trung tâm để phối hợp và thực hiện các nhiệm vụ được giao.
• Chuẩn bị trước chuyến đi
- Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm liên hệ với nơi công tác, đề
xuất với lãnh đạo phân công cho các đơn vị của Trung tâm chuẩn bị những văn
bản, tài liệu có liên quan đến chuyến đi công tác.
- Chuẩn bị giấy tờ và các phương tiện vật chất như: giấy giới thiệu; giấy
đi đường; vé, hộ chiếu hoặc giấy xuất nhập cảnh trong trường hợp lãnh đạo đi
công tác nước ngoài và các giấy tờ khác...
- Phối hợp với phòng Kế toán - Tài chính để dự trù và xin kinh phí về các
khoản như: phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên
đường); ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ; bồi dưỡng
theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của Nhà
nước...
- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức lên kế hoạch đảm nhiệm trách
Lê Thị Thanh Huyền

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm ở nhà, thông báo thời gian lãnh đạo đi vắng, sắp xếp lại các công việc, có
thể điều chỉnh hoặc hủy những công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo văn
bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo trước ngày lãnh đạo đi công tác.
- Kiểm tra lại toàn bộ các công việc trong thời gian phút chót để chủ động
kịp thời giải quyết nếu xảy ra sai sót.
• Sau chuyến đi công tác
- Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà (những công việc đã làm
được, những công việc chưa làm được), bàn giao lại giấy tờ, văn bản có liên
quan.
- Phối hợp với phòng Kế toán - Tài chính lập hồ sơ, kiểm tra các hóa đơn,
chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng.
- Cử cán bộ soạn thảo những văn bản có liên quan đến chuyến đi công tác
như báo cáo, hợp đồng, thư cảm ơn...
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo (Phụ lục 06)
1.5.Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thực hiện theo Quyết định số

129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc
ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Dựa
vào quy chế làm việc, các cán bộ công chức, viên chức tại Trung tâm III phải
tuyệt đối chấp hành tạo cho cán bộ có tinh thần nghiêm túc, nề nếp làm việc nơi
công sở.
Quy định về giờ làm việc tại Trung tâm III. Sáng từ 8h00 đến 12h00,
chiều từ 13h00 đến 17h00. Được nghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ theo quy
định của nhà nước.
Khi tới cơ quan, các cán bộ phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự: Nữ ăn mặc gọn
Lê Thị Thanh Huyền

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

gàng, giản dị, không mặc hở hang hoặc trang điểm quá lòe loẹt. Nam mặc quần
tây, sơ mi. Cán bộ công chức, viên chức phải đeo thẻ và xuất trình thẻ khi ra vào
cơ quan.
Về giao tiếp và ứng xử: Cán bộ công chức, viên chức phải có thái độ lịch
sự, nhã nhặn, biết lắng nghe và tôn trọng người khác. Ngôn ngữ phải mạch lạc,
rõ ràng, không nói tục, chửi bậy nơi công sở. Luôn có tái độ chân thân, thẳng
thắn góp ý và hết lòng hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Không được có thái độ
hách dịch đối với khách hoặc cán bộ ra vào Trung tâm.
Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc và đúng pháp luật treo
Quốc huy tại phía trên cổng chính, kích cỡ Quốc huy phù hợp với không gian ;

treo Quốc kỳ trên cột cờ trước tòa nhà chính ; phòng làm việc được bài trí đảm
bảo tính trang nghiêm, hợp lý. Biển tên phải ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chức
danh cán bộ, công chức, viên chức.
Nhìn chung, các cán bộ công chức, viên chức các cán bộ, công chức viên
chức tại Trung tâm thực hiện đúng với nội quy, quy định làm việc. Tuy nhiên
vẫn còn một số hạn chế nhỏ như tình trạng hút thuốc vẫn diễn ra đối với các cán
bộ, công chức, viên chức nam. Vẫn còn tình trạng đi muộn về sớm.
2.Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý, bao gồm toàn bộ
công việc về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập và lưu các hồ sơ hình
thành trong hoạt động của cơ quan. Tổ chức việc tiếp nhận tất cả các văn bản (kể
cả điện, fax) từ các nguồn đến; đăng ký chuyển giao và theo dõi quá trình vận
hành các văn bản đến.
Công tác văn thư tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III đóng vai trò hết sức
quan trọng và được thể hiện ở những mặt sau:
- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữ các cơ quan, tổ chức với nhau
công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công tác, đảm bảo hiệu
lực pháp lý của văn bản.
- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
Lê Thị Thanh Huyền

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của văn Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III cho nên khi làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết
công việc của cơ quan nhanh chóng chính xác, khoa học.
2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư trực thuộc phòng Hành chính – Tổ chức, trưởng phòng
Hành chính - Tổ chức tham mưu và có trách nhiệm giúp giám đốc thực hiện các
nhiệm vụ của Trung tâm. Phòng văn thư gồm 2 cán bộ và được trang bị đầy đủ
các thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công việc như: máy tính, điện thoại,
máy photo, máy in, máy Fax, máy tiêu hủy tài liệu ngoài ra phòng văn thư còn
được bố trí các tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu két đựng dấu...
Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm đều có trình độ chuyên
môn cao về công tác văn thư. Làm việc dưới sự quản lý của phòng Hành chính –
Tổ chức, thay phiên nhau phụ trách toàn bộ công văn đi đến, chuyển giao văn
bản, sử dụng máy fax...của Trung tâm.
Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được tổ chức theo
hình thức tập trung. Nghĩa là các văn bản giấy tờ đều được tập trung ở phòng
văn thư, sau khi tiến hành các khâu nghiệp vụ, văn bản được chuyển tới các đơn
vị trong Trung tâm để thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Việc tổ chức văn thư theo mô hình tập trung giúp giải quyết công việc
một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác đảm bảo cho việc giải quyết văn
bản của cơ quan một cách nhanh gọn.
2.2.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức
chính trị-xã hội. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan,
góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu
quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn thư trực thuộc phòng Hành chính - Tổ
chức. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp quản lý, giám sát
việc thực hiện các công tác văn thư - lưu trữ tại Trung tâm, đồng thời tổ chức
Lê Thị Thanh Huyền

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hương dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc.
Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng một số văn bản quy định về công tác
văn thư lưu trữ như Quy chế công tác văn thư lưu trữ áp dụng đối với toàn
Trung tâm (ban hành kèm theo Quyết định số 250/QĐ-TTLTIII ngày 16 tháng 8
năm 2013 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III)
Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, đồng thời quản lý chung về
công tác văn thư - lưu trữ của Trung tâm như:
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư (Sử dụng những
phần mềm quản lý văn bản đi, đến)
+ Quản lý và sử dụng con dấu một cách thống nhất.
+ Bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Kiểm tra, giám sát những sai phạm về công tác văn thư, lưu trữ toàn
Trung tâm.
Nhìn chung, lãnh đạo văn phòng là người có tinh thần trách nhiệm cao,
kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư vững vàng nên công tác
văn thư tại Trung tâm được thực hiện tốt theo trình tự nhất định.
2.2.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III.
Trong công tác văn thư soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng và là nội dung đầu tiên của công tác văn thư, do đó công tác này luôn được

chú trọng trong các cơ quan. Mọi chuyên viên, cán bộ trong cơ quan từ nhân
viên đến lãnh đạo đều tham gia vào khâu nghiệp vụ này.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III đều được thực hiện theo thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.
Văn bản trước khi được ban hành được tiến hành kiểm tra một cách chặt chẽ
đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục. Công tác soạn thảo và ban hành
văn bản được thực hiện theo quy trình sau:
- Soạn thảo văn bản
Lê Thị Thanh Huyền

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản.
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
+ Chọn thể loại văn bản.
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan.
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo.
- Đánh máy, nhân bản văn bản.
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
- Ký văn bản.
- Ban hành văn bản.

• Ưu điểm
- Phần lớn các văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được ban hành
đúng thẩm quyền, nội dung và thể thức theo Thông tư số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
15/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
- Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm lưu
trữ quốc gia III được lãnh đạo hết sức quan tâm, chỉ đạo ngày càng đi vào nề
nếp. các văn bản do Trung tâm ban hành chất lượng ngày càng cao, ít sai sót,
đảm bảo đúng thẩm quyền,trình tự và thủ tục chặt chẽ đúng quy định; bảo đảm
các yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày. Các văn bản được ban
hành đều được quả lý chặt chẽ và đúng quy định. Phòng hành chính – Tổ chức
thực hiện khá tốt chức năng kiểm tra giám sát việc xây dựng và ban hành văn
bản của trunh tâm; việc soát xét văn bản trước khi trình ký ban hành được thực
hiện nghiêm túc.
• Nhược điểm
- Vẫn còn mắc một số lỗi về thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành,
quốc hiệu, ngày tháng kí văn bản... Tuy nhiên đây chỉ là những sai sót nhỏ.
Lê Thị Thanh Huyền

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III.
a. Trình tự giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến của Trung tâm đều được quản lý theo trình tự sau:
• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
• Trình, chuyển giao văn bản đến.
• Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Về việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
- Khi tiếp nhận văn bản đến, bộ phận văn thư phải kiểm tra số lượng, tình
trạng bì, dấu niêm phong (nếu có)
- Sau khi kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận, cán
bộ văn thư đóng dấu Đến vào văn bản và là thủ tục đăng ký văn bản đến vào
phần mềm quản lý văn bản của Trung tâm.
Về việc trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi được đăng kí được bộ phận văn thư trình lãnh đạo
để xin ý kiến. Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, phải chuyển giao và xin
ý kiến lãnh đạo ngay.
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo, cán bộ văn thư photo và chuyển giao văn bản
đến các đơn vị có liên quan trong Trung tâm.
- Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện chính xác. Người nhận
phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến. Trường hợp văn thư chuyển nhầm
văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản chuyển trả lại
văn thư để chuyển đúng bộ phận giải quyết
Về việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.
- Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm.
- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đển để báo cáo Trưởng
phòng Hành chính - Tổng hợp.
- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo
Lê Thị Thanh Huyền

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lãnh đạo Trung tâm về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản
đến để thông báo cho các đơn vị có liên quan.
Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiếp nhận từ 400 văn bản
đến trở lên.
Ví dụ:
+ Năm 2010: Tiếp nhận 400 văn bản đến.
+ Năm 2007: Tiếp nhận 526 văn bản đến.
b. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi của Trung tâm được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và ký thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dâu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
- Lưu văn bản đi.
2.2.3.Quản lý con dấu.
Các con dấu của Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử
dụng. Cán bộ văn thư được giao chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị.
Con dấu được đựng trong két sắt tại phòng văn thư. Con dấu phải được
bảo đảm an toàn, không giao dấu cho người khác khi chưa được lãnh đạo cho

phép bằng văn bản có thẩm quyền.
Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản do Trung tâm ban hành.
Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và
có chữ kí của người có thẩm quyền.
- Ưu điểm:
Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao đáp ứng được
với yêu cầu công việc.
Việc bảo quản và sử dụng con dấu tốt, chứng tỏ cán bộ văn thư là người
Lê Thị Thanh Huyền

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có tính tỉ mỉ, thận trọng và môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng.
2.2.4.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Lập hồ sơ gôm những công việc:
+ Mở hồ sơ.
+ Thu thập văn bản vào hồ sơ.
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.
- Giao nhận hồ sơ tài liệu
+ Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, công chức, viên chức phải lập 02
bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản biên bản giao nhận tài liêu. Lưu
trữ cơ quan của Trung tâm và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công

việc kết thúc và sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài
liệu xây dựng cơ bản.
- Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đối với việc lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Trung tâm
+ Tham mưu cho người đứng đầu Trung tâm trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị
trực thuộc.
+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
tại đơn vị mình.
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được đề cao vì đây là
nơi có chuyên môn nghiệp vụ cao về lĩnh vực lưu trữ vì thế lãnh đạo am hiểu về
ngành nghề cũng như quan tâm, đôn đốc, triển khai các nhiệm vụ để đem lại
Lê Thị Thanh Huyền

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiểu qua cao.

3.1.Trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ
quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào
các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Thu thập, bổ sung tài liệu giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài
liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu đòi hỏi đang ngày càng phong phú,
đa dạng của xã hội
Hàng năm viên chức lưu trữ cơ quan của Trung tâm có trách nhiệm tổ
chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lưu trữ 4 loại hình tài liệu chủ
yếu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật, tài liệu phim ảnh ghi âm,
tài liệu xuất xứ cá nhân với gần 400 phông tài liệu lưu trữ.
3.2.Trong công tác chỉnh lý tài liệu.
Sau khi tiến hành thu thập tài liệu, tài liệu được chuyển sang phòng Chỉnh
lý để bảo đảm về công tác nghiệp vụ. Tài liệu được sắp xếp và phân loại một
cách có khoa học phục vụ cho việc tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu một cách
hiệu quả.
Trưởng phòng Chỉnh lý là người trực tiếp hướng dẫn đôn đốc cán bộ lưu
trữ và xây dựng các văn bản liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu. Có thể thấy
công tác chỉnh lý tài liệu được thực hiện một cách xuyên suốt, đảm bảo tính
khoa học, thông nhất.
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác chỉnh lý giúp hoàn thiện hơn về mặt chuyên môn nghiệp vụ
cũng như giảm bớt thời gian, công sức cho cán bộ.
3.3.Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học
kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi
Lê Thị Thanh Huyền

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Sau khi chỉnh lý, tài liệu sẽ được chuyển sang phòng Bảo quản. Công tác
bảo quản tài liệu được thực hiện tốt. Kho bảo quản được xây ở vị trí khô ráo, có
môi trường không khí sạch và được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: tủ
đựng tài liệu; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; máy hút ẩm; quạt thông gió; điều hòa;
thiết bị phòng chống cháy nổ; dụng cụ vệ sinh tài liệu...
Trường phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các
qui định về bảo quản tài liệu lưu trữ; bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn qui
định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng gian, bảo mật đối với
kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Ngoài ra phòng Bảo quản gồm đầy đủ những cán bộ có kĩ năng trình độ
về chuyên môn nghiệp vụ. Trưởng phòng bảo quản đôn đốc, hướng dẫn quy
định về chế độ bảo quản tài liệu đáp ứng được nhu cầu bảo quản và sử dụng tài
liệu kho lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
3.4.Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Các đơn vị, cá nhân trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III muốn khai
thác, sử dụng tài liệu phải có văn bản đề nghị và được lãnh đạo cho phép.
Cá nhân, tổ chức khác ngoài Trung tâm đến nghiên cứu phải có giấy giới
thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo Trung tâm cho
phép.
Viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ cơ quan của Trung tâm III

phải hoàn thiện công cụ tra tìm tài lieeuk, phục vụ nghiện cứu tài liệu, phải lập
các số nhập, xuất tài liệu, số đăng ký mục lục hồ sơ và số đăng ký độc giả để
quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Việc sử dụng tài liệu phải theo Nội quy phòng Đọc, quy định sử dụng tài
liệu do Trung tâm III ban hành.

Lê Thị Thanh Huyền

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B