Thực trạng tình hình về công tác văn thư lưu trữ của UBND phường đức thắng

LỜI CẢM ƠN
Khảo sát ngoài thực tế có vai trò rất quan trọng trong quá trình đào tạo
các nghành học của nhà trường nói chung, ngành văn thư lưu trữ nói riêng.
Đồng thời đây cũng là hoạt động hữu ích không chỉ gắn liền nhà trường với xã
hội, thực tiễn với lý thuyết mà còn tạo điều kiện để bản thân người sinh viên có
dịp để so sánh, đối chiếu và áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, giúp cho sinh viên
hiểu rõ hơn về chuyên ngành mà mình đang theo học.
Trong quá trình khảo sát tại Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng , bản
thân em đã đem hết khả năng, vận dụng những kiến thức đã học được ở nhà
trường áp dụng vào thực tế, nâng cao năng lực cũng như các yêu cầu cần thiết
của người cán bộ văn phòng . Đặc biệt, dưới sự dẫn dắt của chị Nguyễn Thị
Hương – cán bộ Văn phòng Thống kê phường Đức Thắng đã hướng dẫn tận tình
cho em trong từng bước giải quyết các khâu nghiệp vụ, truyền cho em lòng say
mê với công việc, giúp em nhận thức sâu sắc được những nhiệm vụ, trách nhiệm
và vai trò của một công chức hành chính. Chính những sự nhiệt huyết của chị
tạo cho em thêm động lực, hăng say hơn trong công việc mà mình đang làm. Khi
thực tập ở đây em đã làm việc bằng tất cả những gì mà mình có.
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Uỷ ban nhân dân phường Đức
Thắng, đặc biệt làVăn phòng Thống kê. Trong suốt quá trình thực tập tại phòng,
em đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ rất nhiệt tình từ chú Cấn Văn Duẩn –
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Phường , anh Hà Trần Trung , chị Nguyễn Thị
Hương, chị Nguyễn Thị Hồng cùng các cô chú ,anh chị trong cơ quan nói chung
và các anh chị công tác tại phòng nói riêng đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn
thành tốt đợt khảo sát UBND Phường lần này.
Về phía Nhà trường, em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban
giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy cô giáo bộ môn đã điều kiện
cho em đi khảo sát UBND Phường.
Dù đã rất cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ nhưng do thời gian còn hạn
hẹp, độ hiểu biết còn chưa sâu nên bài tiểu luận này của em sẽ không tránh khỏi
những thiếu sót. Do vậy, em rất mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp từ
1

phía các thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn, giúp em có thêm
hiểu biết , nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trước khi ra trường và
bước vào thực tế.

2


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình khảo sát, nghiên cứu của riêng em và
được sự hướng dẫn khoa học của Thạc sỹ Ngô Thị Kiều Oanh. Các nội dung
nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ
hình thức nào dưới đây. Những số liệu trong bài phục vụ cho việc phân tích,
nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau.

3


MỤC LỤC

4


BẢNG VIẾT TẮT CHỮ CÁI
STT

Chữ viết tắt

Nội dung chữ viết tắt

01

UBND

Uỷ ban nhân dân

02

HĐND

Hội đồng nhân dân

5


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, nền kinh tế
nước ta đang tăng cường với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần
có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham
gia vào việc phát triển kinh tế đất nước.
Trong tiến trình bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa để có
thể đạt được những thành tựu to lớn đó đất nước ta cũng vấp phải không ít
những khó khăn. Để vượt qua những khó khăn đó thì doanh nghiệp và các đơn
vị hành chính không thể không kể tới vai trò của một “ công tác” . Nó đã đóng
góp không nhỏ vào quá trình phát triển của đất nước, đó là công tác Văn thư –
Lưu trữ. Đây là công tác chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý
hành chính nói chung và cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.
Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong

hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Nhờ làm
tốt công tác Văn thư – Lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt
động của đơn vị, ngành mình triển khai có hiệu quả các nhiệm vụ đề ra, góp
phần thúc đẩy xã hội phát triển. Đặc biệt là đối với các ngành như: chính trị,
hành chính tại các cơ quan, đơn vị thì hiệu quả của công tác Văn thư – Lưu trữ
là rất đáng kể.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
-

+ Đối tượng nghiên cứu
Lịch xử hình thành
Cơ cấu tổ chức
Chức năng nhiệm vụ
+ Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

-

Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ của phường và tìm
ra các giải pháp trong hoạt động văn thư lưu trữ tại tại UBND phường Đức
Thắng,
3. Phương pháp nghiên cứu
6


- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
4. Cấu trúc của đề tài

Chương I. Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân Phường Đức Thắng
Chương II. Thực trạng tình hình về công tác văn thư- lưu trữ của UBND
phường Đức Thắng
Chương III. Đề xuất và giả pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường.

CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
ĐỨC THẮNG
7


1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân Phường
Sự hình thành của Ủy ban nhân dân Phường Đức Thắng
Thực hiện Nghị định 132/NĐ-CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc
điều chỉnh địa gioi hành chính Huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận và 23
phường thuộc Thành phố Hà Nội. Xã Đông Ngạc được điều chỉnh thành 02
phường : phường Đông Ngạc và phường Đức Thắng. Phường Đức Thắng chính
thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2014. Phường Đức Thắng phía
tây giáp với phường Thụy Phương, phía nam giáp với phường Xuân Đỉnh , Cổ
Nhuế, phía bắc giáp với phường Đông Ngạc, có diện tích tự nhiên 120ha; dân số
20681 người. Phường có tốc độ đô thị hóa nhanh.
Trụ sở của UBND Phường Đức Thắng : TDP số 2, phường Đức Thắng,
quận Bắc Từ Liêm , TP Hà Nội.
Điện thoại: 043 7525 819
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân
phường Đức Thắng
Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng là tổ chức sự nghiệp quản lý nhà
nước có chức năng quản lý nhà nước do HĐND giao cho vừa do UBND cấp trên
giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính Phủ. Là cơ quan hành chính nhà
nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống

nhất và thông suốt cả nước. Như thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hàng ngày
công việc hành chính Nhà nước ở địa phương là cơ quan của HĐND, UBND
chịu trách nhiệm thi hành Nghị quyết của HĐND và báo cáo công việc trước
HĐND cùng cấp và UBND cấp trên. Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương song UBND không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành những Nghị quyết
của HĐND mà còn cả những Nghị quyết của cơ quan chính quyền cấp trên thi
hành pháp luật thống nhất của Nhà nước.
Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng có trụ sở tạiTổ dân phố số 2,
Phường Đức Thắng, Quận Bắc Từ Liêm,Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
8


Ủy ban nhân dân phường Đức Thắng thực hiện quản lý nhà nước tại đại
phương trong các lĩnh vực sau :
+ Quản lý nhà nước ở địa phương trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư
nghiệp, thủy lợi, thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội, văn
hóa, thể dục thể thao, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, các chính sách
dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng và thi hành pháp luật ở địa phương.
+ Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của
HĐND cùng cấp trong cơ quan nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội,
đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn ở địa phương.
+ Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch và
việc cư trú, đi lại của người nước ngoài.
+ Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước và của công dân chống
tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
+ Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương , bảo hiểm xã hội.
+ Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở đị phương.

+ Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của phường (thuế) phối hợp
với cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, kịp thời các loại thuế và các
khoản thu khác của địa phương.
+ UBND phường Đức Thắng còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị
hành chính ở địa phương
•

UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và UBND
cấp trên.
1.1. Cơ cấu tổ chức UBND Phường Đức Thắng
1.1.1. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng do HĐND cùng cấp bầu ra. Chủ tịch
ủy ban nhân dân là đại biểu của HĐND.UBND phường gồm Chủ tịch , phó chủ
tịch , Uỷ viên phụ trách quân sự , Uỷ viên phụ trách công an.
Chủ tịch và các phó chủ tịch của UBND phường Đức Thắng bao gồm:
9


Chủ tịch: Cấn Văn Duẩn
Phó chủ tịch: Hoàng Văn Dũng
Phó chủ tịch: Hoàng Văn Khánh
Các đơn vị thuộc UBND phường:
1. Văn phòng – Thống kê
2. Địa chính – Xây dựng
3. Tư pháp – Hộ tịch
4. Kế toán – Tài chính
5. Văn hóa xã hội
6. Ban chỉ huy quân sự
*Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND phường
1. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện quy hoạch

phát triển hạ tầng đô thị, xây dựng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ
môi trường, không gian, kiến trúc, cảnh quan đô thị trên địa bàn phường.
2. Quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.
Hiện nay UBND có 25 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, hầu
hết cán bộ có trình độ đại học và trên đại học.
Thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn – nghiệp vụ của UBND
phường Đức Thắng như sau :
*Thạc sĩ: 01 người
*Đại học: 24 người
* Cao đẳng, Trung cấp: 0 người
1.2.2. Chức năng của từng phòng, ban chuyên môn:
1. Văn phòng – Thống kê
a. Chức năng
Cán bộ Văn phòng- Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho
lãnh đạo UBND Phường Đức Thắng trong xây dựng, triển khai thực hiện kế
hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính
quản trị của Ủy ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư – lưu của UBND
phường.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
10


1. Phụ trách chung trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ: tham mưu cho
UBND phường xây dựng và theo dõi việc thực hiện chườn trình, kế hoạch, công
tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, thường trực
HĐND, UBND, chủ tịch UBND phường; Giups thường trực HĐND và UBND
phường tổ chức các kỳ họp; Chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp của Hội
đồng nhân dân và các hoạt động của HĐND, UBND phường;
2. Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND phường;
3. Tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của

UBND phường và thực hiện dân chủ ở phường theo quy định của pháp luật.
4. Thực hiện nhiệm vụ về tổ chức, nhân sự của phường;
5. Thực hiện công tác theo dõi thi đua khen thưởng, kỷ luật ở phường;
Trực tiếp và phối hợp với cán bộ, công chức khác xây dựng, theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội;
6. Thực hiện tiếp nhận và trả kết quả giai quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa” và “một cửa liên thông”;
7. Quản lý con dấu của HĐND – UBND phường, quản lý quỹ theo quy
định của pháp luật;
8. Thực hiện các nhiệm vụ khác rheo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chỉ tịch UBND phường phân công.

11


CHƯƠNG II. THỰC TRANG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỨC THẮNG
2.1. Công tác văn thư – lưu trữ của ủy ban nhân phường
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ ở Ủy ban nhân
dân phường
a. Về tổ chức
Văn phòng có 2 cán bộ Văn phòng – Thống kê do Chủ tịch UBND
phường bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp
luật.
Cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND phường về các công
việc mà Chủ tịch, UBND phường giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt
động của UBND và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Do tính chất công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ lưu
trữ cơ quan cần đảm bảo các yêu cầu về phẩm chính trị và các yêu cầu về
chuyên môn nghiệp vụ.

+ Về phẩm chất chính trị:
- Cán bộ văn phòng hàng ngày tiếp xúc với văn bản có thể nắm những
hoạt động cơ bản của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí mật.
Vì vậy đòi hỏi đầu tiên của người cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ là yêu
cầu về phẩm chất chính trị ở chỗ: phải tuyệt đối tin tưởng vào chính sách của
Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất kỳ tình
huống nào, luôn chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, thực hiện nội
quy, quy định của cơ quan, rèn luyện bản than coi việc học tập chính trị nâng
cao trình độ chuyên môn, trình độ hiểu biết về Đảng, Nhà nước và giai cấp vô
sản là nhiệm vụ thường xuyên và chủ yếu.
+ Về chuyên môn nghiệp vụ :
Cán bộ văn thư – lưu trữ cần nắm vững nghiệp vụ công tác văn thư - lưu
trữ trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn
để tiến hành đối với nghiệp vụ đó.
- Thường xuyên thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, nghiên cứu đề xuất việc
quản lý công tác lưu trữ, bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn, nghiệp vụ phải
có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho ngiệp vụ chuyên
12


môn của mình. Điều quan trọng là phải có ý thức học tập lý luận nghiệp vụ ở
trường mà còn phải có ý thức luôn luôn học tập năng cao trình độ lý luận nghiệp
vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước hoàn thiện bản than mình cùng với
sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.
2.1.2. Quản lý và chỉ đạo công tác văn thư
Uỷ ban nhân dân phường ban hành những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ trong cơ quan nhằm nâng cao nhận thức.
Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu
trữ nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chức, người hoạt động không
chuyên trách, nhân viên hợp đồng về vai trò, tầm quan trong của công tác văn

thư, lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ
Nội vụ, cac văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước; Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của UBND Thành phố
ban hành quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức;
tiến hành rà soát, đề xuất xây dựng các quy định, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn tổ
chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của phường phù hợp với các quy định
pháp luật hiện hành.
Thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ 6 tháng và báo cáo
năm. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng năm theo quy định.
Thực hiện hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kỹ thuật soạn thảo văn
bản đối với các ngành, hội, đoàn thể thuộc phường.
2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND phường Đức
Thắng
2.2.1. Cơ sở khoa học
Trong kiến thức trên sách vở, công tác văn thư – lưu trữbao gồm các
khâu nghiệp vụ sau:
* Công tác văn thư:
a, Xây đựng văn bản
- Thảo văn bản;
13


- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;
- Đánh máy văn bản;
- Ký văn bản.
b, Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

c, Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại con dấu;
- Quản lý con dấu;
- Sử dụng con dấu.
* Công tác Lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý tài liệu
- Thống kê tài liệu lưu trữ
- Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
2.2.2. Thực trạng tình hình công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND
phường:
Trong lý luận là như vậy nhưng ở ngoài thực tế lại khác hơn, khác nhưng
không sai mà dựa vào lý luận để thực hành, vận dụng.
2.2.2.1. Công tác soạn thảovà ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ ở một cơ
quan, tổ chức nào. Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy
định chung cho nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản
đó mới có hiệu lực, hơn thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt
thông tin trong hoạt động quản lý. Nó mang tính giao dịch cụ thể hoa các văn
bản pháp quy và thực hiện những kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ
14


của UBND.
Việc soạn thảo văn bản do cán bộ Văn phòng – Thống kê trực tiếp soạn
thảo, đó là chủyếu là những văn bản hành chính thông thường như : Công văn,
Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Quyết định ,… Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố

cấu thành nên nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ
chữ được quy định chặt chẽ đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật
hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực
của văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến
hành soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo bao gồm: chuẩn bị soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo,
in ( nhân bản ), trình ký văn bản
Qúa trình chuẩn bị
- Sơ bộ xác định vấn đề
Đây là động tác đầu tiên để xác định công tác soạn thảo văn bản, người
soạn thảo văn bản phải xem xét các vấn đề.
+ Mục đích ban hành văn bản
+ Thời gian ban hành văn bản
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản
+ Hậu quả tác động của văn bản
Căn cứ để xác định: yêu cầu giải quyết công việc ( yêu cầu của vấn đề cần
giải quyết hay yêu cầu của cơ quan ).
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn
bản.
Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Xác định thời gian của văn bản
- Xác định tên loại của văn bản:
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản
15


cần được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được

loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành
văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể theo Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư này quy định cụ thể kỹ
thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản,
vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ ( đánh máy ), cỡ chữ, kiểu
chữ và các chi tiết trình bày khác. Việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích
ban hành văn bản, cho việc giải quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.
Căn cứ để xác định:
+ Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan
+ Nội dung của vấn đề cần giải quyết
+Mục đích yêu cầu ra văn bản.
Nội dung công việc :
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại
văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản, giải
quyết công việc đã đặt ra.
Ví dụ : Dự thảo quyết định phải được thông qua khi có quá nửa tổng số
thành viên Uỷ ban nhân dân biểu quyết tán thành.
Mẫu cơ bản của một số văn bản hành chính Theo Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/1/2011:

16


*Bố cục của “ Quyết định ” gồm 2 phần:

Phần hình thức
Phần nội dung

,+ Phần hình thức:

Căn cứ pháp lý ban hành Quyết định:
(quyết định thành lập; căn cứ chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan)
Căn cứ thực tiễn

+ Phần nội dung : Điều 1: Quyết định các vấn đề sự việc cần ban hành
( vấn đề gì? Sự việc gì? Thành lập hoặc giải thể hoặc sáp nhập; điều động bổ
nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, ban hành quy chế, điều lệ
,…)
Điều 2 và các điều tiếp theo : Cụ thể hóa vấn đề nêu ở Điều 1
Điều cuối cùng của Quyết định quy định trách nhiệm thi hành Quyết định.
* Một số mẫu hóa văn bản hành chính của UBND phường Đức Thắng
( Phụ lục số 01).
-Thu thập thông tin:
Có 3 loại thông tin cần thu thập : thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ
và thông tin thực tế.
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành và mục đích giải quyết
công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng ban hành văn bản.
+ Nội dung chính: dựa vào những thông tin thu thập được.
Do vậy, đòi hỏi thông tin thu thập được phải nhiều và chính xác. Có như
vậy văn bản ban hành ra mới có tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu của vấn đề
đặt ra.
-Viết đề cương: Đây là công việc cuối cùng để hình thành một văn bản.
Tất cả các công việc chuẩn bị trên đều đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết
đề cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc
sắp xếp nội dung hợp lý, dễ dàng. Việc hình thành đề cương và viết đề cương
theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở hình thành
đề cương chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực hiện sau khi xác

định mục đích ban hành văn bản.
17


- Phương pháp viết : viết tay và viết máy
Nhìn chung, hiện nay Văn phòng của UBND phường nói chung và các cơ
quan hành chính, các đơn vị sự nghiệp chủ yếu sử dụng viết máy. Viết máy sẽ
giúp tốc độ làm việc nhanh hơn, tính chính xác cao hơn, mặt khác hình thức của
văn bản được trinhg bày khoa học và đẹp hơn.
-

Thông qua lãnh đạo xem xét
Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. UBND
phường làm việc theo chế độ tập thể nên:
+ Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy
định của pháp luật hoặc điều lệ của tổ chức phải được thảo luận tập thể và quyết
định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
* Người đững đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký các
văn bản của cơ quan, tổ chức.
* Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo
khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh
vực được phân công phụ trách.
2.2.2.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp vè nghiệp vụ nhằm giúp cho
cơ quan và thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần, nội dung và tình hình
chuyển giao,tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan.
a, Quản lý văn bản đến
Văn bản đến: Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được

chuyển qua mạng và văn bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được
gọi chung là văn bản đến.
Nguyên tắc giải quyết văn bản đến:
-Tất cả các văn bản đến đều phải qua bộ văn thư cơ quan để đăng ký vào
sổ và quản lý thống nhất.
-Văn bản đến dù dưới bất kỳ hình thức nào đều phải được xử lý theo
18


nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
-Những văn bản được đóng dấu “hỏa tốc”, dấu “thượng khẩn”, dấu
“khẩn” phải làm thủ tục phân phối ngay sau khi nhận được. Việc gửi nhận, phân
phối văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải bảo vệ bí mật nhà nước.
Để đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất các văn bản đến
phải được xử lý và giải quyết ngay, không bị lẫn lộn, không gây nên sự chậm trễ
và tốn thời gian, công sức.
*Sau khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan phải kiểm tra sơ bộ về số
lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ,…phân loại văn bản.
Văn thư chỉ được bóc những văn bản gửi chung cho cơ quan. Đối với văn bản
mật, vệc tiếp nhận bóc bì được thực hiện theo quy định của Bộ Công an.
Tất cả các văn bản đến đều thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng
dấu đến. Đối với văn bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu, văn bản
chuyển phát qua mạng phải in ra và đóng dấu đến.
Mẫu dấu đến
UBND PHƯỜNG ĐỨC THẮNG
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:..............................
Ngày:..........................
*Đăng ký văn bản.
Việc đăng ký vào sổ công văn đến bao gồm việc ghi lại những thông tin

cơ bản của văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp thông tin, không bỏ sót,
mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần. Hình thức đăng ký công văn đến của cơ quan
là sử dụng cả 2 phương pháp: đăng ký vào sổ, đăng ký bằng máy vi tính.
*Trình và chuyển giao văn bản đến.
Sau khi vào sổ công văn đến, phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch
UBND xem xét, công văn đến ngày nào, thì phân phối ngay trong ngày hôm đó,
chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn, hỏa tốc,mời họp thì
phải phân phối ngay sau khi nhận được.
*Phân phối và chuyển giao văn bản: Tất cả các văn bản đến cơ quan sau
19


khi có ý kiến phân phối của Chủ tịch UBND phường phải được chuyển ngay đến
tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không được chậm và quên văn
bản.
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính,
ngoài giờ hành chính là 60 phút. Đối với văn bản mật thì sổ chuyển giao cũng
giống như văn bản thường chỉ thêm cột “ mức độ mật ”.
Theo dõi , đôn đốc việc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả
giải quyết công việc của cơ quan. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn
giải quyết theo định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan.
b, Quy trình quản lý văn bản đi
Văn bản đi: Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản
lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi
chung là văn bản đi.
Văn thư của phường thực hiện các khâu nghiệp vụ theo hướng dẫn của
cấp trên.
* Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày
tháng văn bản:

Trước khi ghi số và ngày tháng lên văn bản, văn thư cơ quan kiểm tra lần
cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Kiểm tra văn bản có đủ
yếu tố thể thức hay không, những văn bản không đảm bảo thể thức, trình bày
không đẹp, không đúng quy định thì phải đề nghị bộ phận phụ trách làm lại
trước khi chuyển đến đối tượng liên quan .
Ghi số và ngày tháng văn bản
Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với văn bản đi. Mỗi
văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định.
- Ghi số văn bản: văn bản phải tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo
hệ thống của cơ quan. Tình hình thực tế ở cơ quan là đơn vị nào ban hành văn
bản đến xin số trước văn thư, văn thư cho số trước để có hệ thông số chung
nhưng văn bản phải được chuyển ngay lại cho văn thư tổng hợp.
20


Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư cảu cơ quan. Số
của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập bắt đầu từ 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Để đảm bảo chính xác thì số tù 1 đến 9 ta ghi thêm số 0 ở trước khi soạn
thảo .
Ví dụ : Số: 01/QĐ-UBND
- Ghi ngày tháng văn bản: Ngày tháng năm của văn bản là ngày, tháng,
năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ; các số chỉ
ngày, tháng, năm được ghi bằng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ
hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Ví dụ: Đức Thắng, ngày 08 tháng 02 năm 2014
* Trình ký văn bản:
Sau khi văn bản đã được soạn và in ấn xong thì phải trình cho Chủ tịch
hoặc người có thẩm quyền ký trước khi ban hành. Trình cho phụ trách đơn vị

kiểm tra ký nháy.
Trình ký chính thức: + Trường hợp 1: văn bản thông thường: nội dung
không phức tạp chỉ cần trình bản in đã có ký nháy cảu đơn vị soạn thảo và chánh
văn phòng cho Chủ tịch ký là được.
+ Trường hợp 2: văn bản có nội dung quan trọng, phong phú, phức tạp
( văn bản quy phạm pháp luật, đề án, kế hoạch dài hạn) khi trình chủ tịch ký
phải kèm theo các văn bản liên quan đến văn bản trình ký.
* Đóng dấu lên văn bản:
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của
văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ
chức và công dân.
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ
của người có thẩm quyền.Tuyệt đối không đóng dấu vào giấy trắng. Dấu đóng
vào văn bản phải rõ ràng, đúng màu mực đúng theo quy định chung của Nhà
nước. Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.Ngoài dấu
21


của cơ quan có dấu đóng chỉ mức độ khẩn, mật.
* Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay ở cơ quan áp dụng cả hai
hình thức đăng ký văn bản đi: bằng sổ và bằng máy vi tính. Tất cả văn bản đi
đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ
các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xóa
hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự hiểu nhầm, khó khăn trong việc
tra tìm.
UBND phường ngoài sổ đăng văn bản hành chính thông thường còn có sổ
Đăng ký giấy mời,..
* Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản:

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra phải được gửi tới các đối tượng
có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng
và kịp thời.
- Chọn bì: bì văn bản phải làm bằng giấy dày, dai, khó thấm nước. Tùy
theo khổ giấy và đọ dày của văn bản mà ta chọn kích thước cho phù hợp. Bì của
văn bản phải có kích thước lớn hơn văn bản kích thước bì được áp dụng theo
phụ lục số 08 Thông tư 07/TT-BNV.
- Đóng dấu lên bì ( văn bản chỉ mức độ mật )
+ Mức đọ mật: Trình bày bì ghi bình thường và ngời bì đóng dấu ký hiệu
mật là chữ “C” hoa.
+ Mức độ tối mật: Trình bày bình thường và ngoài bì đóng dấu ký hiệu tối
mật là chữ “ B” hoa.
+ Mức độ tuyệt mật: riêng văn bản này phải làm 2 bì, bì trong ghi số ký
hiệu văn bản ghi đích danh tên người nhận, đóng dấu tuyệt mật. Bì bên ngoài
trình bày bình thường và đóng dấu ký hiệu tuyệt mật là chữ “A” hoa.
- Chuyển giao văn bản trong nội bộ thì văn thư lập một sổ chuyển giao.
Tại UBND phường chuyển giao văn bản ra ngoài cơ quan thì có cán bộ chuyển
giao văn bản
22


- Theo dõi việc chuyển giao: văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản.
* Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu.
Văn bản lưu do UBND phát hành được lưu lại ở văn thư, lưu ở đơn vị
soạn thảo. Bản gốc lưu ở văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký. Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký ( văn bản có số nhỏ thì
sắp xếp trước ).Trong từng loại hoặc nhóm văn bản trong 1 năm số lượng nhiều
ta chia mỗi tháng hoặc mỗi quý thành một tập.
- Bảo quản , phục vụ sử dụng văn bản đi
Văn thư hệ thống sắp xếp các tập lưu đó theo từng tháng, từng loại để ở

cặp, hộp sắp xếp lên giá, tủ, ngoài gáy hộp đề tên tập lưu đó để dễ cho việc tra
tìm. Các tập lưu do văn thư quản lý và phục vụ nghiên cứu sử dụng. Khi đưa ra
sử dụng thì văn thư phải lập sổ theo dõi. Chủ yếu tập lưu này dùng cho cán bộ
công chức trong UBND phường.
c, Công tác quản lý và sử dụng con dấu
* Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu được giao cho Cán bộ Văn phòng- Thống kê có trách nhiệm, có
trình độ chuyên môn giữ bảo quản và chịu trách nhiệm về việc giữu và đóng
dấu.
- Không được tự tiện mang dấu theo người.
- Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả , sử dụng con dấu không
đúng quy định. Nếu sai phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành
chính.
- Khi hết giờ làm việc thì cán bộ văn phòng phải cất dấu trong tủ cẩn thận.
* Việc đóng dấu của cơ quan là:
- Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư phải kiểm tra và rà
soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy
tờ sau khi có chữ của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ ( Đóng
dấu không có chữa ký, đóng dấu trước – ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến
¼ chữ ký về phía bên trái.Việc đóng dấu cảu cơ quan rất đúng với quy định của
pháp luật hiện hành.
23


Văn thư cơ quan quản lý các loại con dấu: dấu Uỷ ban , dấu Đảng ủy, dấu
chức danh, dấu tên.
d, Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập
trong một thời gian nhất định.
Cán bộ văn thư của Phường dự kiến danh mục hồ sơ của từng đơn vị

trong cơ quan. Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của đơn vị
tham ga ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại bản danh mục hồ sơ của cơ
quan, trình cho Chủ tịch xem xét và ký duyệt. Danh mục hồ sơ được xây dựng
vào cuối năm để sử dụng cho năm sau.
- Lập hồ sơ: Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ
sơ trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tác
và phương pháp quy định.
+ Lập hồ sơ sẽ có tác dụng: Tra cứu nhanh chóng hơn, làm căn cứ chính
xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng , Nhà nước , cơ quan.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác
nghiên cứu trước mắt và lâu dài sau này.
* Trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng đảm
bảo năng suất, chất lượng của công tác văn thư, đồng thời cũng là một yếu tố
giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển các tiến bộ khoa học ứng
dụng rộng rãi trong công tác văn thư, đặc biệt là ứng dụng tiến bộ công nghệ
thông tin với thì việc bố trí trang thiết bị phải gắn liền với việc hiện đại hóa công
tác văn thư. Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí hợp lý nhằm phục vụ
cho công việc của văn phòng được thuận tiện hơn.Hiện nay ở văn phòng có 02
máy photocopy, 03 máy vi tính, 02 máy in, điện thoại, 01 máy fax để phục vụ
cho công tác của mình. Nhưng do UBND phường vừa mới được thành lập nên
vật chất chưa được đảm bảo, diện tích phòng làm việc chật hẹp, lượng công việc
24


nhiều.
2.2.2.3. Công tác lưu trữ
Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng mới đi vào hoạt động từ năm 2014

nên văn bản được hình thành với số lượng ít.Mặt khác, sự chỉ đạo về công tác
lưu trữ ở UBND phường Đức Thắng chưa được quan tâm và sát sao.Chính vì thế
mà cần phải có sự quan tâm chỉ đạo về công tác lưu trữ hơn để đẩm bảo được
chất lượng công việc hơn.
- Công tác chỉnh lý tài liệu ở Uỷ ban giường như là chưa được thực hiện,
cơ quan mới chỉ thu thập đầy đủ những văn bản và sắp xếp, đánh số trang văn
bản và phân loại sơ bộ văn bản. Chính vì vậy mà cần phải có công tác chỉnh lý
tài liệu khoa học để đem lại hiệu quả công việc cao hơn và thuận tiện hơn trong
việc tra cứu tài liệu.

25