Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư

MỤC LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC...................................................................................................................1
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.............................................................................................3
MỞ ĐẦU......................................................................................................................1
1.Lí do chọn đề tài.................................................................................................................................................. 1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................... 2
3.Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................................................... 2

CHƯƠNG 1:................................................................................................................3
VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC,CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ...........................3
CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH..........................................................................3
1.1.Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động của UBND huyện Trực Ninh..............................................3
1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trực Ninh..................................................3
1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của UBND huyện.........................................................................................3
1.2.2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện:.................................................................................................................. 4

CHƯƠNG 2...............................................................................................................10
TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN...............................10
TRỰC NINH.............................................................................................................10
2.1. Hoạt động quản lí.......................................................................................................................................... 10
2.1.1. Tình hình về tổ chức văn thư...................................................................................................................... 10
2.1.2. Tình hình về cán bộ:................................................................................................................................... 10
2.1.3. Công tác văn thư của UBND huyện Trực Ninh được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng UBND huyện
............................................................................................................................................................................ 10
1. Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:..........................................................................13
2.Đăng ký văn bản đến:........................................................................................................................................ 14
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................................................... 16
2.2.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Trực Ninh.......................................................16
2.2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi......................................................................................................................... 17
2.2.3. Tổ chức giải quyết văn bản đến.................................................................................................................. 21

2.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện.......................................................................................... 24
2.2.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Trực Ninh..............................................................24
2.3. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư chuyên trách..................................................................................25

CHƯƠNG 3...............................................................................................................26
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁCVĂN THƯ
CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH........................................................................26
3.1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư ở UBND huyện Trực Ninh...................................26
3.1.1. Ưu điểm..................................................................................................................................................... 26
3.1.2 Nhược điểm................................................................................................................................................ 26
3.1.3. Nguyên nhân............................................................................................................................................. 27


3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư......................................................................................... 27
3.3 Đề xuất ý kiến và kiến nghị............................................................................................................................. 29
3.3.1 Đề xuất ý kiến.............................................................................................................................................. 29
3.3.2 Kiến nghị..................................................................................................................................................... 29

KẾT LUẬN................................................................................................................31


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
01
02
03
04
05
06
07

08
09

Viết tắt
TW
UB
UBND
HĐND& UBND
XHCN
LĐTB& XH
NN& PTNT
CCB
NCT

Nghĩa
Trung ương
Ủy ban
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
Xã hội chủ nghĩa
Lao động Thương binh và Xã hội
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Cựu chiến binh
Người cao tuổi


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động
quản lí của nhà nước. Hồ sơ ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cần phải được

giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết, bên cạnh đó công việc của một cơ quan,
tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công tác làm văn
thư có tốt hay không ,do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không điều đó có
tác động trực tiếp đến hiệu quả, hiệu lực của công tác quản lí lãnh đạo. Mặt khác
những tài liệu chứa đựng nhưng thông tin bí mật về chính trị, an ninh quốc gia nên
việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn
phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trong
quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu
có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc soạn thảo, ban
hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được
thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch"
trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực
tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông
tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ
hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì
thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan,
tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một
đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý
1


thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại đây,
không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm
văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là

suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần phải
được nhìn nhận lại.
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức, cũng chính từ lẽ đó em chọn đề tài này.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư và tổ chức biên chế ngành văn thư tại UBND huyện Trực
Ninh tỉnh Nam Định
Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu tại phòng hành chính văn thư huyện Trực Ninh
Các vấn đề liên quan đến công tác văn thư huyện Trực Ninh
Mục đích nghiên cứu
Vấn đề công tác văn thư tại huyện Trực Ninh
3.Phương pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu tài liệu
- Khảo sát thực tế
- Phương pháp quan sát

2


CHƯƠNG 1:
VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC,CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ
CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH
1.1. Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động của UBND
huyện Trực Ninh
Trực Ninh là một huyện của tỉnh Nam Định , phía đông giáp huyện Xuân
Trường (sông Ninh Cơ là ranh giới tự nhiên, phía tây giáp các huyện Nam Trực
,Nghĩa Hưng, phía nam giáp huyện Hải Hậu, phía bắc giáp tỉnh Thái Bình
Tổng diện tích đất tự nhiên của toàn huyện là 143,54 km2 ha

Dân số toàn huyện là 195760 người chủ yếu sinh sống bằng nghề nông
nghiệp. Các ngành công nghiệp, tiểu thủ công cũng đang phát triển nhưng với tốc
độ chậm.
Huyện Trực Ninh là một huyện trọng yếu về an ninh,chính trị quốc
phòng.Đường 21 là mạch máu giao thông từ huyện tỏa ra muôn nơi, về phía nam
nối Trực Ninh với Hải Hậu ,Xuân Trường, về phía bắc lên thành phố Nam Định
nối liền quốc lộ 1 và quốc lộ 10 đi khắp mọi miền đất nước. Đường 65 là con
đường lien huyện nối đường 21 và đường 55 qua hai huyện Nghĩa Hưng, Hải Hậu,
giao thông đi lại thuận tiện là điều kiện tốt để huyện Trực Ninh phát triển kinh tếxã hội
1.2. Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Trực Ninh
1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của UBND huyện
UBND huyện Trực Ninh là cơ quan chấp hành của HDND huyện và là cơ
quan hành chính Nhà nước ở địa phương thi hành việc quản lý Nhà nước trong
phạm vi lãnh thổ của huyện mình theo Hiến pháp,Luật,các văn bản của cơ quan
quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện trong tất cả các lĩnh
vực ,cụ thể là:
3


-Phát triển kinh tế,Công nghiệp ,Nông nghiệp,Thương nghiệp ,Văn hóa,Xã
hội, Giao dục, Y tế, Dịch vụ ,Thể dục thể thao,Báo chí,Công nghệ Môi trường…
-Thu chi Ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật , phối hợp
với các cơ quan để đảm bảo thu đúng,thu đủ ,thu kịp thời các loại thuế và các
khoản thu khác.
-Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật,các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng
cấp ,tổ chức kinh tế-xã hội,đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương.
-Bảo đảm an ninh,chính trị,trật tự an toàn xã hội,thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân,thực hiện chế

độ nghĩa vụ quân sự. Quản lý hộ tịch,hộ khẩu ở địa phương,quản lý cư trú,đi lại
của người ngoài địa phương.
-Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công
dân,bảo vệ quyền tự do,dân chủ của nhân dân.
-Quản lý tổ chức biên chế lao động tiền lương,bảo hiểm xã hội.
UBND huyện Trực Ninh làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,tập thể
lãnh đạo,cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương quyết định theo đa
số.Phát huy quyền làm chủ của nhân dân,tăng cường pháp chế XHCN,ngăn chặn
các biểu hiện quan lieu,lãng phí,tham nhũng,cửa quyền,hách dịch và một số biểu
hiện thiếu tích cực khác xuất hiện trong cơ quan,cán bộ công chức trong bộ máy cơ
quan.
UBND huyện có trách nhiệm chỉ đạo,điều hành thực hiện các nhiệm
vụ,chương trình công tác tuần,tháng,năm đã đề ra,quản lý,hướng dẫn các xã trong
hoạt động quản lý Nhà nước.
1.2.2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện:
UBND huyện Trực Ninh là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở địa
phương thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của
4


Luật Tổ chức HĐND và UBND.
Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch UBND,là người phụ trách chung,là
người lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND huyện,đôn đốc
kiểm tra công tác của huyện,chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấp
dưới và các phòng ,ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện,trừ các vấn đề thuộc
thẩm quyền tập thể của UBND huyện. Mặt khác Chủ tịch UBND phải chịu trách
nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ,quyền hạn được giao riêng cho mình và cùng
các thành viên của UBND chịu trách nhiệm của UBND huyện và cấp trên.
Phó chủ tịch UBND huyện gồm 3 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch:
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế- Tài chính;

+01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội- Giao dục;
+01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Công-Nông nghiệp.
Các phó chủ tịch UBND huyện được phân công chỉ đạo một số lĩnh vực
công tác,chỉ đạo,điều hành hoạt động một số phòng,ban ngành chuyên môn của
UBND huyện,cụ thể:
-Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế-Tài chính: chịu trách nhiệm về quản lý
Nhà nước về công tác thu chi ngân sách,hoạt động kinh tế,tài chính,giao thong
công chính,khoa học công nghệ,doanh nghiệp,thương mại,du lịch quản lý đất
đai,xây dựng địa bàn huyện,địa chính,quản lý thị trường,ban quản lý dự án.
-Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội-Giao dục: Chịu trách nhiệm
trực tiếp về quản lý Nhà nước trên các hoạt động về văn hóa-xã hội trên địa bàn
huyện,trực tiếp quản lý các đơn vị như phòng Văn hóa Thông tin,Phòng Giáo dục
và Đào tạo, Phòng Y tế,Phòng Lao động Thương binh và Xã hội,Hội chữ thập
đỏ,Hội Nông dân,Hội Cựu chiến binh…
-Phó Chủ tịch phụ trách khối Công-Nông nghiệp: Chịu trách nhiệm về các
hoạt động thuộc lĩnh vực công nghiệp,nông nghiệp trên địa bàn huyện.

5


Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo,giải quyết các công việc thuộc phạm
vi được phân công và chịu trách nhiệm trước cá nhân trước Chủ tịch,tập thể
UBND huyện,HĐND huyện về những quyết định,những ý kiến chỉ đạo,điều
hành,những kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công, cùng với tập thể
UBND tỉnh, Huyện ủy và UBND huyện.
Ngoài ra còn có các hội như: Hội CCB, Hội NCT,Hội Chữ thập đỏ,Hội
Nông dân, Hội nạn nhân chất độc màu da cam,Đội Quản lý thị trường…
Các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện hoạt động theo chức
năng và nhiệm vụ của mình và giúp việc cho Chủ tịch và các Phó chủ tịch. Chức
năng nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc UBND huyện Trực Ninh được quy

định như sau:
1.Phòng Nội vụ: Tham mưu,giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước trên các lĩnh vực: tổ chức,biên chế các cơ quan hành chính,sự nghiệp nhà
nước;cải cách hành chính;chính quyền địa phương;địa giới hành chính;cán bộ công
chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã, thị trấn,hội,tổ chức phi chính
phủ,văn thư,lưu trữ nhà nước,tôn giáo,thi đua,khen thưởng.
2.Phòng Tư pháp: Tham mưu,giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra,xử lý văn
bản quy phạm pháp luật;phổ biến,giáo dục pháp luật;kiểm tra,xử lý văn bản quy
phạm pháp luật,phổ biến,giáo dục pháp luật;thi hành án dân sự;chứng thực;hộ
tịch;trợ giúp pháp lý;hòa giải ở cơ sở và các công tác thư pháp khác.
3.Phòng Tài chính-Kế hoạch:Tham mưu,giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính;tài sản;kế hoạch đầu tư,đằng ký kinh
doanh;tổng hợp;thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã,kinh tế tập thể,kinh tế tư
nhân.
4.Phòng Tài nguyên và Môi trường:Tham mưu ,giúp UBND huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất;tài nguyên nước;tài nguyên
6


khoáng sản;môi trường;khí tượng thủy văn;đo đạc,bản đồ.
5.Phòng Văn hóa-Thông tin-Thể thao:Tham mưu,giúp UBND huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về văn hóa,gia đình,thể dục;thẻ thao;du lịch;bưu
chính;viễn thông và Internet;công nghệ thong tin;hạ tầng thông tin,phát thanh báo
chí,xuất bản.
6.Phòng Giao dục và Đào tạo:Tham mưu giúp UBND huyện,thực hiện chức
năng nhiệm vụ quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm:mục
tiêu,chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo;tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu
chuẩn cán bộ quản lý giáo dục;tiêu chuẩn cơ sở vật chất,thiết bị trường học và đồ
chơi trẻ em;quy chế thi cử và cấp văn bằng,chứng chỉ;đảm bảo chất lượng giáo dục

vào đào tạo.
7.Phòng Y tế:Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về chăm sóc và bảo về sức khỏe nhân dân gồm: y tế cơ sở,y tế dự
phòng,khám,chữa bệnh,phục hồi chức năng;y dược cổ truyền;thuốc phòng
bệnh,chữa bệnh cho người;mỹ phẩm;vệ sinh an toàn thực phẩm;bảo hiểm y
tế;trang thiết bị y tế;dân số.
8.Phòng Thanh tra:Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về công tác thanh tra,giải quyết khiếu nại,tố cáo trong phạm vi quản lý
nhà nước của UBND thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu
nại,tố cáo và phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.
9.Văn phòng HĐND và UBND:Tham mưu tổng hợp cho UB về hoạt động
của UBND;tham mưu,giúp UBND về công tác dân tộc ;tham mưu cho Chủ tịch
UBND về chỉ đạo điều hành của Chủ tịch UBND;cung cấp thông tin phục vụ quản
lý và hoạt động của HĐND và UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương đảm
bảo cơ sở vật chất,kỹ thuật cho hoạt động của UBND-UBND.
10.Phòng Công thương:Phòng kinh tế thuộc UBND huyện tham mưu,giúp
UBND thực hiện chức năng quản lý về tiểu thủ công nghiệp;khoa học và công
7


nghệ;công nghiệp;thương mại;nông nghiệp;lâm nghiệp;thủy lợi;thủy sản;phát triển
nông thôn;phát triển kinh tế hộ,kinh tế trang trại nông thôn,kinh tế hợp tác xã nông
lâm,ngư nghiệp gắn với ngành nghề,làng nghề nông thôn trên địa bàn.
11.Phòng NN và PTNT :Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý Nhà nước về nông nghiệp,thủy lợi,phát triển nông thôn,phát triển kinh tế
hộ ,kinh tế trang trại nông thôn,kinh tế hợp tác xã nông nghiệp gắn với ngành
nghề,làng nghề nông thôn.
12.Phòng LĐTB và XH:Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý Nhà nước về các lĩnh vực lao động,việc làm,dạy nghề,tiền lương,tiền
công,bảo hiểm xã hội,bảo hiểm thất nghiệp,an toàn lao động,người có công,bảo hộ

xã hội,bảo vệ và chăm sóc trẻ em,phòng chống tệ nạn,bình đẳng giới…
13.Phòng Thống kê:Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý Nhà nước về lĩnh vực thống kê dân số,thống kê tình hình phát triển kinh
tế-xã hội.

8


*Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện:

9


CHƯƠNG 2
TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN
TRỰC NINH
2.1. Hoạt động quản lí.
2.1.1. Tình hình về tổ chức văn thư
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND huyện Trực Ninh quy định và
thực hiện theo quy định của Nhà nước.
Tất cả các văn bản đến UBND huyện từ bất kì nguồn nào đều phải tập trung
tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký
Các khâu nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, đăng ký văn
bản,ban hành văn bản đều được tập trung tại văn thư cơ quan.
2.1.2. Tình hình về cán bộ:
Theo quy chế làm việc Văn phòng UBND huyện thì cán bộ văn thư được bố
trí làm việc gồm 01 cán bộ quản lý cả công văn đi và công văn đến.
Cán bộ văn thư của cơ quan có trình độ nghiệp vụ công tác,có kinh nghiệm
và được đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tại chức do
Cục Văn thư Lưu trữ tổ chức hoặc các Trường đào tạo về nghiệp vụ Văn thư Lưu

trữ.
2.1.3. Công tác văn thư của UBND huyện Trực Ninh được đặt dưới sự
chỉ đạo của Chánh Văn phòng UBND huyện
Lãnh đạo UBND luôn đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư trong toàn cơ
quan và các đơn vị trên địa bàn Huyện.
Công tác văn thư ở UBND các cấp có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động
quản lý Nhà nước do đó rất được các cấp lãnh đạo quan tâm nên hầu như các khâu
của công tác văn thư đều được thực hiện rất tốt.Nội dung công tác văn thư ở
UBND các cấp gồm:

10


Soạn thảo và ban hành văn bản:
Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của UBND các cấp
cần thực hiện:
-Xác định các loại và hình thức văn bản thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ
của UBND các cấp;
-Lựa chọn các thông tin để đảm bảo tính đúng đắn,tính khả thi;
-Trình bày đảm bảo chính xác,đúng thể thức và kỹ thuật;
-Ngôn ngữ: sử dụng ngôn ngữ hành chính công vụ;
-Việc ban hành phải nhanh chóng,kịp thời;
-Trách nhiệm soạn thảo: cần phân công đơn vị chủ trì,tổ chức soạn thảo đảm
bảo tính khoa học và hợp lý trong quá trình thực hiện.
Việc trình bày thể thức văn bản được quy định tại Thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Theo quy định trong Thông tư
này thì văn bản ban hành phải có đầy đủ 9 thành phần thể thức cơ bản sau:
1.Quốc hiệu,
2.Tên cơ quan,tổ chức ban hành văn bản,
3.Số,ký hiệu của văn bản,

4.Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản,
5.Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản,
6.Nội dung văn bản,
7.Chức vụ,họ tên,và chữ ký của người có thẩm quyền,
8.Dấu của cơ quan tổ chức,
9.Nơi nhận,

11


Ngoài ra còn một số thành phần khác như: dấu chỉ mức độ khẩn,mật;các
thành phần thể thức như địa chỉ cơ quan tổ chức,các chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành,ký hiệu người đánh máy,nếu có phụ lục thì phải có chỉ dẫn về phụ lục đó;thể
thức sao văn bản.
Việc quản lý và giải quyết văn bản được thực hiện theo Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ ban hành về công tác
văn thư.Theo nghị định này thì việc quản lý và giải quyết văn bản bao gồm các
công việc: Quản lý và giải quyết văn bản đi,đến;quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác văn thư,lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Tổ chức quản lý văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm Văn bản quy phạm pháp
luật,văn bản hành chính thông thường,văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn
bản,văn bản lưu chuyển nội bộ,văn bản mật…) do cơ quan,tổ chức phát hành được
gọi chung là văn bản đi.
Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi gồm:
1.Trình ký: Văn bản trước khi trình ký phải qua bộ phận tổng hợp của Văn
phòng kiểm tra tính pháp lý,chuyên môn và phân phạm vi chức trách phân công.
Nếu văn bản không đúng yêu cầu đơn vị soạn thảo tiếp;
2.Kiểm tra thể thức,hình thức,kỹ thuật trình bày ghi số,ngày tháng ban hành
văn bản:

Kiểm tra thể thức,hình thức, kỹ thuật trình bày với mục đích đảm bảo tính
chính xác và đúng quy định của văn bản trước ban hành
Ghi số, ngày tháng ban hành văn bản nhằm mục đích quản lý số lượng văn
bản ban hành và kiểm soát thời gian văn bản được ký,văn bản có hiệu lực pháp lý.
3.Đóng dấu cơ quan và một số dấu khác: Dấu là thành phần khẳng định giá
trị pháp lý,tính chân thực của văn bản khi thi hành.Khi đóng dấu phải đảm bảo
đúng quy định của Nhà nước
12


4.Đăng ký văn bản đi: Đăng ký văn bản đi là ghi chép hoặc cập nhật các dữ
liệu thông tin của văn bản của các cơ quan đã phát hành đồng thời phục vụ cho
việc tra tìm.
Khi đăng ký văn bản đi phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+Chính xác, đầy đủ các thông tin văn bản đi
+Không được viết tắt
+Văn bản gửi đi ngày nào cũng phải đăng ký ngay ngày hôm đó.
5. Làm thủ tục,chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Phải
đảm bảo chính xác, đúng đối tượng,kịp thời đồng thời đảm bảo bí mật nội dung
thông tin trong văn bản.
6. Lưu văn bản đi: Bản lưu là văn bản đi được giữ lại ở văn thư cơ quan.
Bản lưu giữ ở văn thư phải là bản làm ra đầu tiên, có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền.
Có hai cách sắp xếp văn bản lưu là: sắp xếp theo thời gian hoặc sắp xếp theo
tên loại.
Đăng kí văn bản đến
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng,
văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan ,tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Nội dung và nghiệp vụ quản lý văn bản đến gồm:

1. Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến bảo đảm chính xác các bì văn bản đến cơ
quan, tránh tình trạng nhầm, nhận không đủ số lượng bì không nguyên vẹn
Khi phân loại, bóc bì, đóng dấu đến phải bảo đảm theo đúng quy định của
cơ quan, của Nhà nước, bảo đảm đúng kĩ thuật. Văn bản đến được đóng dấu đến
tức là văn bản đó đã qua văn thư cơ quan, việc này giúp cơ quan quản lý tập trung
thống nhất văn bản đến cơ quan.
13


2.Đăng ký văn bản đến:
Mục đích của việc đăng ký văn bản đến là theo dõi số lượng, thứ tự, nội
dung của các văn bản đến cơ quan trong một năm
Nguyên tắc của việc đăng ký là phải rõ rang, chính xác, không tẩy xóa,
không viết tắt, không dung bút chì, bút mực đỏ, vào sổ theo quy định của Nhà
nước.
2. Trình văn bản đến cho lãnh đạo để xin ý kiến phân phối và hướng giải
quyết: Trình văn bản đến là báo cáo toàn bộ văn bản đến trong ngày của cơ quan
lên lãnh đạo
Nguyên tắc trình văn bản đến: Phải bảo đảm trình ngay,đủ, theo đúng quy
định cơ quan.
4. Sao văn bản đến: Trên cơ sở ý kiến lãnh đạo yêu cầu sao văn bản cán bộ
văn thư phải có trách nhiệm tổ chức sao để đảm bảo cho quá trình giải quyết văn
bản đến.
Sao gồm có các loại: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
Có thể sao bằng phương pháp photocopy hoặc đánh máy lại. Bản sao phải
có thể thức sao theo đúng quy định để đảm bảo tính chính xác cho quá trình thi
hành.
5.Chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cán bộ cơ quan: Bước này chỉ được
thực hiện sau khi Thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền cho ý kiến phân

phối và hướng giải quyết
Khi chuyển giao phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ đồng
thời yêu cầu người, đơn vị nhận ký vào sổ chuyển giao để tránh thất lạc.
6.Tổ chức giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Nguyên tắc tổ chức giải quyết văn bản đến:
-Theo phân công của Thủ trưởng cơ quan, công việc này thuộc quyền của
đơn vị, cán bộ chuyên môn;
14


-Giai quyết đúng phạm vi chuyên môn đã được phân công và theo quy định
của Nhà nước.
Mục đích của việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến là nhằm nâng
cao hiệu quả, chất lượng giải quyết văn bản đến trong các cơ quan.
Việc Quản lý và sử dụng con dấu:
Dấu là thành phần thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối
với văn bản, giấy tờ của cơ quan.
Các văn bản hiện hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu:
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu;
Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 thangs5 năm 2002 của Bộ
Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định
tại nghị định 58/2001/NĐ-CP;
Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 5 năm 2003 của Bộ Công an
hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu
của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;
Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Dấu có các loại sau: dấu có hình quốc huy, dấu không có hình quốc huy. Cán bộ
văn thư là người giữ dấu của cơ quan, tổ chức và không được giao dấu của cơ quan
tổ chức cho người khác khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền, phải tự

tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chỉ được đóng dấu vào
những văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Dấu đóng phải
ngay ngắn rõ ràng, đúng chiều khi đóng phải chum lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Công tác lập hồ sơ hiện hành:
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành ra
trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành các hồ sơ sự việc, vấn đề theo
15


phương pháp và nguyên tắc quy định. Việc lập hồ sơ phải căn cứ vào danh mục hồ
sơ do cơ quan lập ra. Bản danh mục này được dung để hướng dẫn việc lập hồ sơ
hiện hành, giúp các cơ quan đơn vị lập hồ sơ được chính xác.
Đối với cơ quan có danh mục hồ sơ dẫn đầu năm cán bộ văn thư phát bìa hồ
sơ cho cán bộ công chức làm công tác công văn giấy tờ họ căn cứ vào danh mục
xem mình phải lập những hồ sơ nào rồi ghi số, ký hiệu và tiêu đề trong danh mục
lên tờ bìa.
Đối với cơ quan không có danh danh mục hồ sơ, đầu năm văn thư phát bìa
và hướng dẫn cho những cán bộ trong cơ quan mở hồ sơ. Những cán bộ công chức
trong cơ quan căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và chương trình, kế hoạch của cơ
quan và những công việc mình được giao để lập hồ sơ. Sau đó thu thập cập nhật
những văn bản tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc, phân chia
đơn vị bảo quản và sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ sơ. Sắp xếp các văn bản
trong hồ sơ theo thời gian, theo số,theo quá trình giải quyết công việc, theo mức độ
quan trọng của tác giả, theo vần chữ cái a,b,c
Biên mục hồ sơ gồm có các công việc: đánh số tờ, ghi mục văn bản, viết
chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Trực
Ninh
UBND huyện Trực Ninh hàng năm ban hành rất nhiều loại văn bản như:

quyết định, công văn, thông cáo, chỉ thị, tờ trình… nhưng tất cả đều phải tuân theo
quy trình sau:
+ Bước chuẩn bị: Phải xác định được mục đích và nội dung về vấn đề cần
ban hành văn bản, tên loại văn bản;
+ Xây dựng bản thảo;
+ Duyệt dự thảo văn bản: Thông thường Chánh Văn phòng hoặc Phó
16


Chánh Văn phòng tổng hợp sẽ giúp lãnh đạo cơ quan trong việc duyệt nội dung và
thể thức văn bản trước khi đánh máy. Để công việc này có chất lượng cao thì người
duyệt văn bản phải có kiến thức về khoa học pháp lý đặc biệt là những kiến thức
thuộc lĩnh vực mình quản lý và cần nắm rõ nội dung của Thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP.
+ Xử lý kĩ thuật về mặt hành chính: Văn bản sau khi duyệt sẽ được đánh
máy, trình ký, lấy số, kí hiệu và ngày tháng của văn bản sau đó được nhân bản và
đóng dấu, đăng ký vào sổ và làm thủ tục gửi đi, sắp xếp bản lưu.
2.2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi
Mỗi năm UBND huyện Trực Ninh ban hành khoảng gần 4000 văn bản,
nhiều nhất vẫn là quyết định khoảng 3000 văn bản, công văn khoảng hơn 400 văn
bản, tờ trình khoảng 300, thông báo hoảng hơn 100 văn bản, còn lại là chỉ thị, đề
án, báo cáo, kế hoạch…
Việc tổ chức giải quyết văn bản đi được UBND huyện rất quan tâm. Việc
soạn thảo và ban hành văn bản đã được UBND huyện quy định cụ thể tại Quyết
định số
UBND huyện Trực Ninh đã thực hiện công tác tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đi theo trình tự và đúng quy định của Nhà nước, theo Nghị định số 110,
công văn 425, nội dung và các khâu nghiệp vụ tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi được diễn ra theo một quy trình từng khâu.
a. Trình ký văn bản
2Văn bản sau khi được soạn thảo, sửa chữa, đánh máy và in ấn xong phải

trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ký hoặc người ủy quyền ký trước khi
ban hành. Các văn bản của UBND huyện do cán bộ soạn thảo trình ký
Nhược điểm: việc trình ký không được thực hiện theo giờ quy định mà cán
bộ soạn thảo có thể trình vào bất kỳ thời gian nào trong ngày. Như vậy sẽ tốn nhiều
thời gian cho cả cán bộ soạn thảo và lãnh đạo, hiệu quả công việc lại không cao.
17


b. Kiểm tra thể thức, ghi số, kí hiệu và ngày tháng ban hành văn bản
Trung bình mỗi năm UBND huyện ban hành gần 4000 văn bản do đó mỗi
loại văn bản được đánh hệ thống số riêng. Làm như vậy sẽ tạo điều kiện cho việc
dễ dàng tổng hợp, thống kê số lượng từng loại văn bản được ban hành trong một
năm, mặt khác thuận lợi cho việc lập hồ sơ hiện hành.
Văn bản trước khi đem đi nhân bản, cán bộ văn thư có trách nhiệm rà soát
lại lần cuối về nội dung, thể thức, thẩm quyền và chữ ký hợp lệ của người có thẩm
quyền.
Nhìn chung văn bản do UBND huyện ban hành đều đúng về thể thức và kĩ
thuật trình bày theo như quy định tại Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP (Phụ
lục số 2). Tuy nhiên trong quá trình soạn thảo vẫn còn những sai sót như:
-Công văn là những văn bản không có tên loại, khi viết kí hiệu của loại văn
bản này chỉ cần viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản rồi đến tên đơn vị soạn thảo
văn bản nhưng trong một số văn bản của UBND vẫn viết tắt tên loại của văn bản
rồi đến tên cơ quan ban hành văn bản
Một số đơn vị soạn thảo đã để sai một số điểm nhỏ trong thể thức của một số
văn bản như: không gạch chân và viết dấu hai chấm, tên người ký lại để theo chữ
nghiêng đậm…
*Trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện, một số văn bản của
các đơn vị lại đánh máy ngày tháng trước nhưng đến ngày hôm sau mới đăng ký
vào sổ, lấy số, kí hiệu và nhân bản nên giữa ngày tháng trong sổ đăng ký và ngày
tháng trong văn bản có sự chênh lệch nhau, như thế gây khó khăn cho việc theo dõi

giải quyết và tra cứu văn bản. Hoặc có sửa chữa thì lại sửa ngay trên chính văn bản
sai đó.
c. Đóng dấu văn bản
Dấu trong văn bản của UBND huyện Trực Ninh có nhiều loại: dấu của
UBND, dấu của HĐND, dấu Văn phòng HĐND và UBND, dấu tên, dấu chức
18


danh, dấu chỉ mức độ mật, dấu hỏa tốc và các loại dấu khác theo quy định.
Trước khi đóng dấu văn thư cơ quan phải xem xét lại toàn bộ nội dung, thể
thức, chữ ký xem có hợp lệ không thì mới đóng, trường hợp không hợp lệ thì đề
nghị xem xét lại.
Nhìn chung việc đóng dấu của Văn phòng HĐND và UBND huyện là tương
đối tốt.
c. Đăng ký văn bản
Đăng ký văn bản là việc bắt buộc thực hiện trước khi chuyển giao văn bản
đến các đối tượng có liên quan
UBND huyện Trực Ninh đã thực hiện đăng ký đầy đủ tất cả các văn bản đi
của cơ quan. Tuy nhiên, việc đăng ký văn bản của cơ quan vẫn chỉ được thực hiện
bằng phương pháp truyền thống (đăng ký bằng sổ) chứ chưa áp dụng phương pháp
đăng ký văn bản trên máy tính.
Tất cả mọi văn bản đi của cơ quan đều được đăng ký chung vào một sổ
nhưng trong sổ được chia thành nhiều tên loại khác nhau, văn bản thuộc tên loại
nào thì đăng ký vào phần của tên loại đó.
*Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi

19


● Mẫu sổ đăng ký Công văn tại UBND huyện Trực Ninh

Ngày tháng
của văn bản

Số và
ký hiệu

Tên loại và trích yếu nội dung
của văn bản

Người ký

(1)

(2)

(3)

(4)

04/01

01

V/v nạo vét khẩn sông trục cấp
2 giai đoạn đổ ải phục vụ sản
xuất nông nghiệp vụ đông xuân
2009-2010

B. Thảo

…

…

…

…

Nhược điểm: Trong mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND
huyện Trực Ninh không có cột nơi nhận văn bản; cột đơn vị, người nhận
bản lưu; cột số lượng bản và cột ghi. Như vậy khó khăn trong việc xác
định số lượng văn bản cần nhân bản, khó khăn trong việc tra tìm tài
liệu…
e.Chuyển giao văn bản đi
Văn bản do cơ quan ban hành được gửi ngay khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền và con dấu hợp lệ của cơ quan.
Trước khi chuyển giao văn bản cán bộ văn thư phải xác định được
đối tượng nào chuyển đi bằng đường bưu điện, đối tượng nào chuyển đi
bằng đường nội bộ và cần bao nhiêu văn bản gửi đi.
Lựa chọn, trình bày cho phù hợp, đưa văn bản vào bì và làm thủ
tục gửi văn bản đi.
g. Lập tập lưu
Văn bản do UBND huyện Trực Ninh phát hành trước khi gửi đi
20


bao giờ cũng giữ lại hai bản: một bản lưu tại văn thư, một bản lưu tại
đơn vị soạn thảo ra văn bản để lập hồ sơ công việc.
Tập lưu được sắp xếp theo tên loại. Việc lập tập lưu được tiến

hành theo tháng, mỗi tháng lập một lần.
2.2.3. Tổ chức giải quyết văn bản đến
UBND huyện thực hiện việc giải quyết văn bản đến theo quy định
của Nhà nước và theo nguyên tắc một cửa, tất cả các văn bản, công văn
giấy tờ gửi đến qua bất cứ hình thức nào và được gửi đến từ bất cứ
nguồn nào đều tập trung tại văn thư để tiếp nhận và đăng ký.
a. Tổ chức tiếp nhận và kiểm tra bao bì văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn
thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm
phong (nếu có) để tránh nhầm văn bản của nơi khác.
Đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì
không còn nguyên vẹn hoặc văn bản chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì (đối với văn bản đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ) phải báo cáo ngay cho
người được giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên
bản với người chuyển giao văn bản.
b. Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư tiến hành phân loại
sơ bộ, văn bản đến bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính thông thường, sách báo, tạp chí, đơn thư… và được chia làm hai
loại: loại được bóc bì và loại không được bóc bì.
- Loại được bóc bì: Văn bản gửi cho Văn phòng HĐND và
UBND huyện
- Loại không được bóc bì: Là văn bản gửi đích danh người nhận
21


và gửi đến các phòng ban chuyên môn.
Sau khi phân loại, những văn bản được phép bóc bì thì cán bộ văn
thư tiến hành bóc bì. Khi bóc bì xong, cán bộ văn thư đối chiếu số, kí

hiệu, tác giả trong văn bản xem có khớp với số, kí hiệu, tác giả ở ngoài
bì không, nếu cơ sai sót thì phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng để
có ý kiến giải quyết.
Sau khi bóc bì, cán bộ văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến,
ngày đến. Số đến được đánh bắt đầu từ số 01 của ngày 01 tháng 01 và
kết thúc vào số cuối cùng của ngày 31 tháng 12.
c. Vào sổ đăng ký
Tất cả những văn bản đến đều được đăng ký tổng hợp vào một
quyển sổ. Văn thư sẽ ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản như: số
đến, ngày đến, số kí hiệu của văn bản, nội dung của văn bản… Mục đích
của việc đăng ký văn bản đến là theo dõi số lượng, thứ tự, nội dung của
văn bản đến cơ quan trong một năm
*Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến tại UBND huyện Trực Ninh

22