Tìm hiểu các tiêu chuẩn của việt nam đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ đánh giá việc xây dựng và đưa ra đề xuất hạnhx

LỜI CẢM ƠN
Để đạt được sự thành công cần phải luôn nỗ lực học hỏi và trau dồi vốn
kiến thức cũng như kinh nghiệm sống. Trên thực tế dù có nỗ lực đến đâu mà
không có không có sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp
của những người thầy, người cô thì không thể thành công. Trong suốt thời gian
từ khi em bắt đầu học ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều
sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu
sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô Khoa Văn thư - Lưu trữ,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để
truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng e trong suốt thời gian học tập tại
Trường. Và đặc biệt trong kì học này, Khoa đã tổ chức cho chúng em học và tiếp
cận với môn học rất hữu ích đối với sinh viên ngành Lưu trữ học nói riêng và
lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ nói chung. Đó là môn học “Tiêu chuẩn hóa và tổ
chức khoa học lao động trong công tác Văn thư - Lưu trữ” do cô Ths. Ngô Thị
Kiều Oanh giảng dạy và hướng dẫn tận tình chúng em qua từng buổi học trên
lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về lĩnh vực trên. Nhờ những tâm
huyết giảng dạy cũng như những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô đã giúp em hoàn
thành bài tiểu luận này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô. Do thời gian
nghiên cứu còn hạn chế, nên khó tránh khỏi được những thiếu xót là điều chắn
chắn, em mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và
các bạn cùng lớp.


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài tiểu luận này là hoàn toàn do em tự nghiên cứu qua
quá trình học trên lớp cũng như nghiên cứu thực trạng công tác tiêu chuẩn trong
công tác văn thư - lưu trữ ở Việt Nam, chưa được công bố trên mọi hình thức.
Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào trong bài tiểu luận em xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


A. LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn Đề tài
Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các
cơ quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trang
thiết bị bảo quản như bìa, hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu
trữ giúp cho các quy trình, quy phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệu
lưu trữ được đồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lý hóa. Bởi vậy, việc tiêu
chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiết
kiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong
quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Theo quy định của Luật Tiêu
chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hành
Luật trên, Bộ Nội vụ là cơ quan có trách nhiệm: Tổ chức xây dựng dự thảo tiêu
chuẩn quốc gia trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học và
Công nghệ thẩm định, công bố các tiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quy
chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ. Với tư cách là cơ quan
thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về
Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi cả nước, trong thời gian qua Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí và phối hợp với
nhiều cơ quan, tổ chức để xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền
công bố nhiều tiêuchuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá
bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ
sơ… nhằm góp phần thống nhất hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từ
trung ương đến địa phương, góp phần tích kiệm nguyên vật liệu, kinh phí và làm
tăng năng suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ…
Tính đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành được

09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn
quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ.
Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới chỉ tập
trung xây dựng tiêu chuẩn (mang tính khuyến khích áp dụng). Hai là, nội dung
4


của tiêu chuẩn được xây dựng chủ yếu tập trung vào các mẫu sổ sách và trang
thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa chú trọng đến các loại hình tài
liệu lưu trữ khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện
tử... Ba là, chưa thường xuyên thực hiện việc soát xét các tiêu chuẩn đã ban
hành để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tiễn…
Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động
tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư - Lưu trữ, em đã lựa chọn Đề tài “Tìm
hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư - lưu trữ.
Đánh giá việc xây dựng và đưa ra đề xuất”.
2. Mục đích và nhiệm vụ của Đề tài
Bài tập của em hướng tới hai mục tiêu cơ bản sau đây:
- Một là, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn của Việt Nam về công
tác văn thư lưu trữ.
- Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng
tiêu chuẩn về công tác văn thư - lưu trữ ở Việt Nam
Để thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của chúng tôi đặt ra và giải
quyết những nhiệm vụ sau:
- Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn; phân tích vai trò của việc xây dựng
tiêuchuẩn đối với công tác văn thư - lưu trữ.
- Các tiêu chuẩn của Việt Nam về văn thư - lưu trữ
- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây
dựngtiêu chuẩn ngành văn thư - lưu trữ Việt Nam.

3. Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn
quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước
- cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành hoặc
trình cấp có thẩm quyền ban hành.

5


4. Phương pháp nghiên cứu.
Bài tiểu luận có sử dụng một số biện pháp sau :
-

Phương pháp duy vật biện chứng

-

Phương pháp quan sát

-

Phương pháp điều tra khảo sát

-

Phương pháp thống kê

-

Phương pháp phân tích

-

Phương pháp so sánh
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận bài tiểu luận của em gồm 3 chương:
Chương 1: Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác Văn
thư -Lưu trữ.
Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam về Văn thư - Lưu trữ.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong
công tác Văn thư - Lưu trữ.

6


B.NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1. Một số khái niệm cơ bản trong tiểu chuẩn:
Tiêu chuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng để phân
loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, quá trình, môi trường và đối tượng
khác trong hoạt động KT-XH nhằm nâng cao chất lượng của các đối tượng này.
a, Tiêu chuẩn Quốc tế:
Là tiêu chuẩn do một tổ chức quốc tế hoặc một tổ chức Quốc tế hoạt động
trong một lĩnh vực tiêu chuẩn công bố.
b, Tiêu chuẩn khu vực:
Là tổ chức do tổ chức tiêu chuẩn khu vực hoặc tiểu chuẩn tổ chức khu vực
có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố.

c, Tiêu chuẩn Quốc gia:
Là do một cơ quan tiêu chuẩn quốc gia chấp nhận công bố và phổ cập
rộng rãi (ví dụ: Tiêu chuẩn bìa hồ sơ, giá tủ, cặp hộp) các các Bộ đầu ngành
trình bộ KHCN.
d, Tiểu chuản cơ sở:
là tiêu chuẩn do một tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, cơ
quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp xây dựng và công bố để áp dụng trong các cơ
quan, tổ chức đó.
=>Khái niệm “Tiêu chuẩn hóa”
Theo nghĩa chung: Tiêu chuẩn hóa là việc xây dựng và áp dụng các tiêu
chuẩn thống nhất trong sản xuất và trong công tác.
Thuật ngữ chuyên môn : Tiêu chuẩn là hóa là một lĩnh vực hoạt động bao
gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên
những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến với sự tham gia
của các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội, đặc biệt là sản xuất
kinh doanh nhằm đạt hiệu quả chung và có lợi nhất cho mọi người và xã hội.
Theo nghĩa hẹp “ISO”: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều
7


khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại, nhằm đạt được mức độ tối ưu trong
một khung cảnh nhất định.
- Bản chất của tiêu chuẩn là đưa ra tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn.
- Nội dung của tiêu chuẩn hóa là: Xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu
chuẩn. Hai mặt công tác này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xây dựng các
tiêu chuẩn là để áp dụng vào thực tế nhằm đem lại những hiệu quả nhất định và
nhược lại việc áp dụng các tiêu chuẩn này góp phần thúc đẩy vào việc xây dựng
tiêu chuẩn.
1.2. Vai trò của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ
Ở nước ta, công tác tiêu chuẩn hóa chính thức được định nghĩa trong Điều

lệ về công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141-HĐBT ngày 24
tháng 8 năm 1982, đó là “Công tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng và áp
dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết quả nghiên cứu và ứng dụng khoa
học, kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuất
kinh doanh vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao”.
Từ những năm đầu mới thành lập, Cục Lưu trữ đã nhận thức được tầm
quan trọng của công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư và lưu trữ. Năm
1986, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng định hướng công tác tiêu chuẩn hóa
đến năm 2000. Ngoài ra, trong giai đoạn này, hàng năm, Cục đều có kế hoạch
triển khai công tác tiêu chuẩn hóa. Những tiêu chuẩn đã xây dựng và ban hành
đều nằm trong định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa.
Là công cụ để Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, nhằm góp phần đồng bộ hóa hoạt động
văn thư - lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến phương. Do đó, việc
áp dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật là thước đo đánh giá sự tuân thủ pháp luật của
các cơ quan, tổ chức trong hoạt động lưu trữ.
Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ, thuận lợi cho việc trao đổi thông
tin: văn thư - lưu trữ là một hoạt động xã hội gắn liền với hoạt động của các cơ
quan tổ chức. Tuy nhiên, đây là hoạt động mang tính đặc thù nên không phải ai
cũng hiểu về tính chất công việc này, các thuật ngữ cũng như các hoạt động
8


nghiệp vụ của công tác văn thư - lưu trữ. Do đó, các tiêu chuẩn về định nghĩa
các thuật ngữ không những giúp chúng ta hiểu hơn và hiểu thống nhất hơn về
từng nghiệp vụ của công tác văn thư - lưu trữ. Chúng ta có thể vận dụng các tiêu
chuẩn này để phục vụ cho việc biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, biên soạn các sách giáo trình,
sách chuyên khảo, hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ văn thư - lưu trữ.
Các tiêu chuẩn liên quan đến các yêu cầu, thao tác, quy trình thực hiện

các nghiệp vụ của công tác văn thư - lưu trữ sẽ tạo cơ sở để các cơ quan, tổ chức
triển khai công việc chuyên môn nghiệp vụ một cách hệ thống, thống nhất và
theo các nguyên tắc, tiêu chí xác định, góp phần làm tăng năng suất lao động do
đó tiết kiệm được thời gian và nhân lực, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác chỉ
đạo hoạt động văn thư - lưu trữ được thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức.
Việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn còn góp phần vào việc hiện đại
hóa công tác văn thư - lưu trữ, tăng cường khả năng trao đổi công tác và chuyển
giao công nghệ giữa các cơ quan, tổ chức trong nước.
Góp phần đắc lực cho công cuộc cải cải cách hành chính.

9


CHƯƠNG 2 : CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ
VĂN THƯ LƯU TRỮ
2.1. Về thuật ngữ
Thuật ngữ công tác Văn thư - Lưu trữ xuất hiện từ thời phong kiến, ở Việt
Nam thuật ngữ Văn thư - Lưu trữ hiện đại bắt đầu từ thời kì Pháp thuộc, sau
cách mạng tháng 8 thì các thuật ngữ đó vẫn được tiếp tục sử dụng. Cùng với sự
phát triển của công tác văn thư lưu trữ số lượng thuật ngữ ngày càng được sử
dụng nhiều: Cuốn từ điển Lưu trữ Việt Nam đã được Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà
nước ban hành năm 1992. Trong đó,
* Thuật ngữ về công tác văn thư bao gồm:
Thể thức văn bản, tên loại văn bản, dạng văn bản, lập hồ sơ, quản lí và sử
dụng con dấu.
* Thuật ngữ về công tác lưu trữ gồm:
Thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản,
xây dựng công cụ tra tìm, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… Hoặc
phông lưu trữ cá nhân,gia đình dòng họ. lưu trữ khoa học công nghệ, tài liệu lưu
trữ nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, âm bản, dương bản.

Thuật ngữ về con người: Người làm Văn thư, người làm lưu trữ,…
Năm 1992, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường đã ban hành tiêu
chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “văn bản quản lý nhà nước - Mẫu
trình bày. Kèm theo quyết định số 228/QĐ-BKHCNMT quy định mẫu trình bày
cho tất cả các văn bản quản lý nhà nước như văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính, chất lượng giấy, kích thước giấy, phạm vi trình bày, cách đánh
số trang, thể thức văn bản”.
Tuy nhiên, từ những năm 1970, vấn đề tiêu chuẩn hóa một số văn bản
quản lý nhà nước đã được một số cán bộ công tác tại Cục Lưu trữ bước đầu
nghiên cứu. vấn đề này tiếp tục được nghiên cứu trong các đề tài của những năm
tiếp theo như: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn bản quản lý Nhà nước - mẫu trình
bày” do ông Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm 1992; Đề tài “Nghiên cứu mẫu
văn bản quản lý hành chính - mẫu các quyết định”, mã số 05-89 do ông Nguyễn
10


Hữu Thời làm chủ nhiệm đề tài, năm 1998-1999 và Chương trình “Nghiên cứu
chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước”, chủ nhiệm đề tài là ông Dương Văn
Khảm, mã số 2002:98-05, nam 2002-2006.
Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước - mẫu trình
bày” được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày)
theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002.
Năm 2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 01 quy định đầy đủ giống như
Quyết định số 228/QĐ-BKHCNMT.
2.2. Về trang thiết bị
Các trang thiết bị dùng trong công tác văn thư lưu trữ gồm có: Con dấu,sổ
đăng kí văn bản, bìa hồ sơ, hộp, giá tủ đựng tài liệu, kho lưu trữ, trang thiết bị
bảo quản trong công tác văn thư lưu trữ (cặp, hộp đựng tài liệu, điều hòa nhiệt
độ, máy hút bụi…).

Ngày 06/6/1994 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 05-TT/BNV quy định
mẫu và việc tổ chức khắc có dấu của cơ quan, tổ chức. Ngày 13/12/2012 Bộ
Công an ban hành Thông tư số 21/2012/TT-BCA quy định về con dấu của cơ
quan tổ chức. Thông tư này quy định về mẫu con dấu, thời hạn sử dụng con dấu,
nơi sản xuất con dấu của các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước quy định
tại Điều 3, Điều 4 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 đã được sửa
đổi bổ sung theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009.
Năm 1997 Cục Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 73/QĐ-KHKT
về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “sổ đăng ký mục lục hồ sơ”. Cục trưởng cục
lưu trữ nhà nước căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hội đồng
Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ
Nhà nước. Căn cứ: “Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ”
ban hành kèm theo Nghị định Căn cứ Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của
Hội đồng Chính phủ. Căn cứ Nghị định số 141/HĐBT ngày 24/8/1982 của Hội
đồng Bộ trưởng ban hành Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa.
Tiêu chuẩn ngành TCN 06-1997 sổ đăng ký văn bản đi - đến đã được triển
11


khai áp dụng thống nhất trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức, góp
phần vào việc quản lý chặt chẽ văn bản đi - đến cũng như theo dõi quá trình
quản lý giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, tiêu chuẩn này đã
thống nhất kích thước của sổ đăng ký văn bản đi - đến dùng trong các cơ quan,
tổ chức, không còn tình trạng sổ đăng ký có các kích thước dài, ngắn, dày, mỏng
khác nhau.
Bìa hồ sơ được áp dụng 1992 - ban hành theo tiêu chuẩn ngành và 2012 TCVN : 2012.
Các tiêu chuẩn về hộp, giá tủ đựng tài liệu, kho lưu trữ…thì có Thông tư
số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Quyết định số
1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ: TCVN
9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 9253:2012 Gía bảo quản tài

liệu lưu trữ.
2.3. Quy trình nghiệp vụ
2.3.1. Đôi với quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản
+ Tổ chức, quản lý văn bản đi, đến
+ Lập hồ sơ
+ Quản lý và sử dụng con dấu
Trong công tác văn thư, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành
một số tiêu chuẩn ngành cần thiết như tiêu chuẩn về bìa hồ sơ, sổ đăng ký công
văn đi - đến.
Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mầu
trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được ban hành bởi Quyết định số
42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Những
nội dung của tiêu chuẩn cấp ngành này được kế thừa từ kết quả nghiên cứu đề
tài tiêu chuẩn “Mầu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” của chủ nhiệm
Mai Thị Loan từ năm 1988.
Năm 2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã có Quyết định số
62/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 5 năm 2002 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành
TCN01-2002 Bìa hồ sơ thay thế TCN 02-1992.
12


Về tiêu chuẩn sổ đăng ký văn bản đi - đến: Từ năm 1985, Cục Lưu trữ
Nhà nước đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền biên soạn tiêu chuẩn cấp
ngành như: Mầu sổ công văn đi - đến và sổ công văn mật. Năm 1992, Cục Lưu
trữ Nhà nước tiếp tục nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn ngành sổ đăng ký công
văn đi - đến loại thường và mật (mẫu trình bày). Kế thừa từ những kết quả
nghiên cứu đó, năm 1997, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Tiêu chuẩn ngành
TCN 06-1997 “Sổ đăng ký văn bản đi - đến”.
2.3.2. Quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ .

+ Thu thập văn bản tài liệu
+ Phân loại tài liệu
+ Xác định giá trị tài liệu
+ Chỉnh lý tài liệu
+ Xây dựng công cụ tra cứu
+ Thống kê lưu trữ
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành:
- Các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ như: Mầu sổ nhập tài
liệu năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành
TCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếu
phông.
- Các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu như: tiêu chuẩn ngành TCN 011990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ.
- Các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản như: tiêu chuẩn ngành Bìa hồ
sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn ngành TCN06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo
quản tài liệu lưu trữ hành chính.

13


2.4. Về con người
2.3.1. Về chuyên môn nghiệp vụ người làm công tác văn thư lưu trữ
Tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch công chức quản lý công tác văn thư lưu trữ( Ban hành kèm theo Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20 tháng 8 năm
1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ).
* Cán sự văn thư.
Hiểu biết:
- Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành, cơ quan về công tác
văn thư.
- Nắm được các nguyên tắc, chế độ và các hướng dẫn về nghiệp vụ công

tác văn thư.
- Nắm được nội dung và nghiệp vụ công tác văn thư thuộc phạm vi được
phân công quản lý.
- Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ
của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước.
- Nắm được thủ tục quản lý hành chính Nhà nước.
- Hiểu rõ những đặc điểm của các đối tượng quản lý.
- Biết triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư theo sự hướng
dẫn của chuyên viên văn thư.
- Biết sử dụng máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong
công tác văn thư và văn phòng.
Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp trung học văn thư - lưu trữ và đã qua thời gian tập sự (nếu là
trung cấp khác thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với
trung cấp văn thư - lưu trữ).
- Qua đào tạo lớp tin học ngắn hạn theo chương trình của Bộ Giáo dục và
đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.
- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngắn hạn.
* Chuyên viên văn thư.

14


Hiểu biết:
- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp quy của
Nhà nước, nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ của ngành,
của cơ quan về công tác văn thư.
- Nắm được kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư.
- Hiểu được đặc điểm của các đối tượng quản lý thuộc phạm vi mình phụ
trách.

- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển công tác văn thư; có
năng lực soạn thảo văn bản.
- Nắm được những vấn đề cơ bản về khoa học quản lý, tổ chức lao động
khoa học trong quản lý.
- Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản
lý công tác văn thư. Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ công tác văn thư
trong nước và thế giới.
- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ và có khả năng tổ
chức để triển khai công việc có hiệu quả.
- Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng
trong công tác văn thư và văn phòng.
Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự.
- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo nội
dung chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.
- Qua lớp đào tạo về ứng dụng tin học vào công tác văn thư theo chương
trình của Bộ Giáo dục và đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.
- Biết một ngoại ngữ ở trình độ A (đọc hiểu được sách chuyên môn).
* Chuyên viên chính văn thư
Hiểu biết:
- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp luật của
Nhà nước có liên quan đến công tác văn thư.
- Nắm vững phương hướng phát triển công tác văn thư của ngành.
15


- Nắm chắc các kiến thức về công tác văn thư và văn bản học.
- Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý, hệ thống nguyên tắc quản lý
nghiệp vụ văn thư và biết những nguyên tắc quản lý các chuyên ngành khác có
liên quan.

- Thành thạo việc xây dựng đề án, phương án quản lý nghiệp vụ văn thư
và thủ tục hành chính Nhà nước; có khả năng soạn thảo văn bản.
- Nắm được khoa học quản lý và tổ chức lao động trong quản lý.
- Am hiểu sâu về tổ chức cơ quan Đảng, Nhà nước và tổ chức đoàn thể
nhân dân, xã hội.
- Am hiểu tình hình và xu thế phát triển công tác văn thư trong nước và
thế giới.
- Có năng lực nghiên cứu đề xuất cải tiến công tác văn thư.
- Có trình độ tổng hợp nhanh, thông thạo việc tổ chức chỉ đạo, triển khai
nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra, có năng lực hợp tác giữa các cơ quan và cá nhân
trong công tác quản lý.
Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên
viên văn thư tối thiểu là 9 năm.
- Qua khoá đào tạo quản lý hành chính Nhà nước ngạch chuyên viên
chính.
- Có công trình khoa học hoặc đề án sáng tạo về văn thư, lưu trữ được Hội
đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu.
* Chuyên viên cao cấp văn thư
Hiểu biết:
- Nắm chắc đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của
Nhà nước, quy chế của ngành về công tác văn thư và các nghiệp vụ liên quan.
- Nắm vững hệ thống lý luận và thực tiễn công tác văn thư, am hiểu về
các chuyên môn nghiệp vụ liên quan.
- Có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ quản lý công tác văn thư nói chung
và lĩnh vực nghiệp vụ được giao.
16


- Có nhiều kinh nghiệm về tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ, nắm vững

các mục tiêu phát triển ngành và đối tượng quản lý.
- Am hiểu rộng về sự phát triển của công tác văn thư và các lĩnh vực liên
quan đến sự phát triển nghiệp vụ quản lý công tác văn thư trong nước và thế
giới.
- Có năng lực nghiên cứu, tổ chức chỉ đạo ứng dụng tiến bộ khoa hoc
nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác văn thư.
Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ngạch chuyên
viên chính văn thư tối thiểu là 6 năm.
- Chính trị cao cấp.
- Tốt nghiệp khoá đào tạo nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngạch
chuyên viên cao cấp.
- Biết một ngoại ngữ ở trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thông thạo).
- Có công trình nghiên cứu hoặc đề án tổng hợp sáng tạo về văn thư lưu
trữ được Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu và ứng dụng có hiệu quả.
* Cán sự lưu trữ
Hiểu biết:
- Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành và của cơ quan về
công tác lưu trữ.
- Nắm được các nguyên tắc, thủ tục nghiệp vụ hành chính Nhà nước.
- Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ
của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước.
- Hiểu rõ hoạt động và đặc điểm của đối tượng quản lý.
- Viết được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm vi được
phân công và biết cách triển khai đúng nguyên tắc.
- Biết hợp tác với các viên chức và đơn vị liên quan trong công việc quản
lý của mình.
- Biết sử dụng máy vi tính.

17

Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp trung cấp văn thư - lưu trữ qua thời gian tập sự.
(Nếu là trung cấp khác có liên quan thì phải qua một lớp bồi dưỡng về
nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung cấp văn thư - lưu trữ).
- Qua lớp tin học ngắn hạn của Bộ Giáo dục và đào tạo, của Cục Lưu trữ
Nhà nước.
- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ hành chính theo chương trình cho cán
sự.
* Chuyên viên lưu trữ
Hiểu biết:
- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng, các qui định của Nhà nước,
của ngành, của cơ quan, đơn vị về công tác lưu trữ.
- Nắm được kiến thức cơ bản về nghiệp vụ công tác lưu trữ.
- Nắm được các đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vị phụ trách.
- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch, các thể loại quyết định cụ thể
của quản lý và thông hiểu nguyên tắc thủ tục hành chính của Nhà nước, có năng
lực soạn thảo văn bản.
- Nắm được những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý, biết tổ chức lao
động khoa học trong quản lý lưu trữ.
- Có kiến thức về lịch sử Việt Nam và thế giới.
- Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và đề xuất cải tiến nghiệp vụ
quản lý lưu trữ; nắm được xu thế phát triển của công tác lưu trữ trong nước và
thế giới.
- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có khả năng
phối hợp tốt với các yếu tố liên quan để triển khai công việc có hiệu quả. Có khả
năng độc lập tổ chức làm việc.
- Sử dụng được máy vi tính và các thiết bị chuyên dùng trong công tác lưu
trữ.

Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự (Nếu là đại
18


học khác thì phải qua đào tạo trình độ đại học về lưu trữ).
- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo nội
dung chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.
- Biết 1 ngoại ngữ trình độ A (đọc, hiểu được sách chuyên môn).
- Qua lớp đào tạo tin học theo chương trình của Bộ Giáo dục và đào tạo
và của Cục Lưu trữ Nhà nước.
* Chuyên viên chính lưu trữ
Hiểu biết:
- Nắm chắc đường lối, chính sách của Đảng và các quy định của Nhà
nước và ngành về công tác lưu trữ.
- Nắm vững kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
- Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách.
- Thành thạo việc xây dựng phương án, đề án quản lý nghiệp vụ và thủ tục
hành chính Nhà nước; có năng lực tốt về soạn thảo văn bản.
- Nắm được khoa học quản lý và biết tổ chức lao động khoa học trong
quản lý lưu trữ.
- Nắm vững kiến thức về lịch sử Việt Nam, lịch sử thế giới. Nắm được
kiến thức cơ bản về sử liệu học.
- Am hiểu tình hình và xu thế phát triển của công tác lưu trữ trong nước
và thế giới. Có năng lực nghiên cứu khoa học.
- Có trình độ tổng hợp nhanh nhạy, thông thạo về tổ chức chỉ đạo, triển
khai nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức công tác kiểm tra, tổ chức phối hợp và thu hút
các cộng tác viên liên quan trong triển khai nghiệp vụ lưu trữ.
Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ngạch chuyên

viên tối thiểu là 9 năm.
- Qua khoá đào tạo nghiệp vụ hành chính ngạch chuyên viên chính.
- Biết ngoại ngữ trình độ B (nghe hiểu, đọc, nói thông thường). Có công
trình khoa học hoặc đề án sáng tạo về lưu trữ được Hội đồng khoa học cấp
ngành nghiệm thu.
19


* Chuyên viên cao cấp lưu trữ
Hiểu biết:
- Nắm chắc đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của
Nhà nước và quy chế của ngành về công tác lưu trữ và các nghiệp vụ liên quan.
Nắm vững hệ thống lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ, am hiểu về
các chuyên môn nghiệp vụ liên quan.
- Nắm vững kiến thức về lịch sử Việt Nam và thế giới.
- Có kiến thức sâu, rộng về nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ, về lĩnh
vực nghiệp vụ được giao phụ trách. Có nhiều kinh nghiệm và sáng tạo về tổ
chức quản lý và xử lý nghiệp vụ, nắm vững các mục tiêu phát triển ngành và đối
tượng quản lý.
- Am hiểu rộng về sự phát triển của công tác lưu trữ ở trong nước và trên
thế giới và các lĩnh vực liên quan đến công tác lưu trữ.
- Có năng lực nghiên cứu khoa học, tổ chức chỉ đạo ứng dụng tiến bộ
khoa học kỹ thuật nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ngạch chuyên
viên chính tối thiểu là 6 năm.
- Qua khoá đào tạo nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngạch chuyên
viên cao cấp.
- Chính trị cao cấp.
- Biết ít nhất 1 ngoại ngữ trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thông thạo).

Có công trình nghiên cứu khoa học lưu trữ hoặc đề án sáng tạo được Hội
đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu, đưa vào áp dụng có hiệu quả.
2.3.2. Đạo đức nghề nghiệp của người làm công tác văv thư - lưu trữ
Bộ Nội vụ vừa ban hành Thông tư số: 13/2014/TT-BNV quy định mã số
và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.
Thông tư số: 14/2014/TT-BNV quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu
chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.
Hai Thông tư đều có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2014,
20


với một số nội dung chính như sau:
* Viên chức chuyên ngành văn thư:
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV cũng quy định tiêu chuẩn chung về phẩm
chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể của từng ngạch công chức
văn thư và là căn cứ để các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy
ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức
có liên quan thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ công chức
chuyên ngành văn thư. Các đơn sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được áp dụng các quy
định tại Thông tư này để tuyển dụng, sử dụng và quản lý người làm công tác văn
thư.
* Viên chức chuyên ngành lưu trữ:
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV cũng quy định tiêu chuẩn chung về phẩm
chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể của từng ngạch công chức
văn thư và là căn cứ để các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy
ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức
có liên quan thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ công chức
chuyên ngành văn thư. Các đơn sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được áp dụng các quy
định tại Thông tư này để tuyển dụng, sử dụng và quản lý người làm công tác văn
thư.

21


Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU
CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
3.1. Nhận xét, đánh giá.
3.1.1. Ưu điểm:
Những năm 80, cùng với sự ra đời của Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa,
hoạt động tiêu chuẩn hóa đã được triển khai trong hoạt động của Cục Lưu trữ
Nhà nước. Do tính chất của công tác văn thư - lưu trữ nên việc xây dựng và ban
hành các tiêu chuẩn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ có phạm vi áp dụng đối với
mọi cơ quan, tổ chức. Vì thế, tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ đòi
hỏi sự phối hợp, tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức để tiêu chuẩn văn thư - lưu
trữ khi ban hành có hiệu quả áp dụng cao. Trong quá trình thực hiện tiêu chuẩn
hóa về văn thư, lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã phối họp với nhiều cơ quan,
tổ chức như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường (Bộ
Khoa học và Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng, Trung
tâm Lưu trữ các tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ các cơ quan, các cơ sở
sản xuất… trong việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng và ban hành tiêu chuẩn.
Trong phạm vi của Cục, hoạt động này được triển khai nghiên cứu, xây
dựng với sự phối hợp, tham gia giữa các phòng chức năng và các đơn vị sự
nghiệp thuộc Cục như các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Phòng nghiệp vụ Văn
thư - Lưu trữ trung ương, Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Trung
tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ…
3.1.2. Hạn chế:
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác tiêu chuẩn hóa trong công
tác văn thư, lưu trữ còn có những hạn chế, đó là:
- Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002
trở lại đây chưa được sự quan tâm. Sau khi ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp bảo

quản tài liệu hành chính vào năm 2002, một thời gian, hoạt động tiêu chuẩn hóa
của Cục không được triển khai. Chỉ từ năm 2008, công tác tiêu chuẩn hóa mới
được chú ý trở lại nhưng vẫn chưa có định hướng phát triển dài hạn.
- Việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng và áp
22


dụng tiêu chuẩn còn hạn hẹp so với ý nghĩa của các tiêu chuẩn về công tác văn
thư, lưu trữ là một nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp dụng trong cả
nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Nội dung tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ tương đối phong
phú nhưng số lượng các tiêu chuẩn ban hành về lĩnh vực này còn hạn chế. Các
tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ được xây dựng và ban hành mới chỉ
hướng đến đối tượng là tài liệu lưu trữ hành chính. Các lĩnh vực lưu trữ phim,
ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, bản đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật chưa được tiêu
chuẩn hóa. Ngoài ra, còn thiếu các tiêu chuẩn về thuật ngữ văn thư, lưu trữ phục
vụ cho việc hiểu, quan niệm một cách thống nhất trong hoạt động văn thư, lưu
trữ như: các từ chuẩn, từ khóa…
- Việc rà soát, thực hiện chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành chưa được tiến
hành kịp thời. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và các
văn bản hướng dẫn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới tiến hành rà soát và
thực hiện chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành
chính, Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia.
- Nhiều tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ chưa được sự đón nhận, áp dụng
trong thực tế, ví dụ: Tiêu chuẩn ngành TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu
trữ hành chính… Nguyên nhân của tình trạng này là do tiêu chuẩn ban hành
không thuận tiện khi sử dụng; việc giới thiệu, hướng dẫn tiêu chuẩn mới đến các
cơ quan lưu trữ chậm được triển khai; nhận thức của các đơn vị sử dụng về thực
hiện theo tiêu chuẩn còn thấp, các đơn vị thường chạy theo lợi ích kinh tế mà
không tuân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật đã được ban hành…

- Nhiều tiêu chuẩn chưa được soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình
hình thực tế. Sau khi các tiêu chuẩn được ban hành và áp dụng trong thực tế,
Cục hầu như chưa tổ chức đánh giá, tổng kết việc áp dụng tiêu chuẩn tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa
phương. Vì thế, những ý kiến về hiệu quả cũng như khuyết điểm của tiêu chuẩn
chưa được phản hồi lại đon vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh.

23


3.2. Đề xuất các giải pháp:
Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua đã đạt
được kết quả nhất định và có phạm vi áp dụng rộng rãi trong công tác văn thư,
lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động tiêu
chuẩn hóa về văn thư, lưu trữ cần thực hiện một số giải pháp:
-

Xây dựng định hướng chiến lược về hoạt động tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ
và có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù họp. Trong đó, thực hiện tiêu
chuẩn hóa đối với các loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, ghi

-

âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ.
Đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, phòng thí nghiệm cho công tác nghiên
cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành một khoản kinh phí thường xuyên cho việc
tiêu chuẩn hóa và đưa việc tiêu chuẩn hóa là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt

-

động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa các tiêu chuẩn đã ban hành cho phù hợp với

-

thực tiễn và điều kiện phát triển khoa học công nghệ mới.
Tổ chức các lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng các
tiêu chuẩn đã ban hành đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ các bộ,
ngành, cơ quan Trung ương và Lưu trữ các địa phương.

24


C. KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ bài tiểu luận của em về đề tài Tìm hiểu các tiêu
chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư - lưu trữ. Đánh giá việc
xây dựng và đưa ra đề xuất”.
Qua quá trình làm đề tài tiểu luận trên đã giúp em có cái nhìn rõ hơn và
hình dung ra được về và tầm quan trọng của tiêu chuẩn của Việt Nam trong công
tác văn thư - lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
Trong thời gian làm bài tiểu luận em đã có điều kiện để củng cố vốn kiến
thức đã được học và tiếp thu, học hỏi được nhiều điều bổ ích. Được tìm hiểu sâu
hơn về hệ thống tiêu chuẩn về công tác văn thư - lưu trữ từ đó em có cái nhìn
sâu sắc, khái quát hơn về hệ thống tiêu chuẩn trong môn học “Tiêu chuẩn hóa và
tổ chức khoa học lao động trong công tác Văn thư - Lưu trữ”. Đồng thời em thấy
được sự hạn chế và thiếu sót của bản thân trong kiến thức môn học, qua đó em
có thể khắc phục những mặt hạn chế của bản thân, phấn đấu và nỗ lực hơn nữa
để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Bản thân em nhận thấy việc thực hiện đề
tài tiểu luận kết thúc môn “Tiêu chuẩn hóa và tổ chức khoa học lao động trong
công tác Văn thư - Lưu trữ” rất hữu ích cho sinh viên chúng em.

Thực sự mà nói khi chưa thực hiện nghiên cứu đề tài em thấy hơi khó
hình dung, khó hiểu về tài nhưng khi nghiên cứu lại kĩ lưỡng bài giảng của cô
những như tham khảo nhiều tài liệu em đã hoàn thành tốt bài tiểu luận của mình.
Với đề tài này không đến nỗi khó như câu thứ 3 của đoạn văn như em thấy câu
nói này thật ý nghĩa khiến lòng quyết tâm của em cũng như mọi thế hệ người
dân Việt nam có thêm tinh thần quyết tâm.
Với vốn kiến thức còn hạn chế, trong công việc còn gặp phải một số khó
khăn vướng mắc. Vì vậy bài báo cáo của em vẫn còn những thiếu sót, em rất
mong thầy cô và các bạn tham gia đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em hoàn
thiện hơn.
Một lần nữa em xin cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ và dạy bảo tận tình của
các thầy (cô) trong Trường, các thầy (cô) trong khoa Văn thư - Lưu trữ, với tấm
lòng yêu trò, yêu nghề, thầy cô đã giảng dạy truyền đạt những kiến thức cơ bản
về chuyên môn nghiệp vụ tạo nền tảng cho chúng em trên con đường lập nghiệp

25