Tìm hiểu các tiêu chuẩn của việt nam đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ đánh giá việc xây dựng và đưa ra đề xuất1
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (123.81 KB, 22 trang )
A. L Ờ
I M ỞĐẦU
1. Lý do ch ọn Đề tài
V ăn th ư -L ưu tr ữ là m ột trong các ho ạt độn g tác nghi ệp g ắn li ền v ới m ỗi
c ơ quan, t ổ ch ức. Theo quy định c ủa Lu ật Tiêu chu ẩn và Quy chu ẩn k ỹ thu ật
n ăm 2006 và m ột s ố v ăn b ản h ướng d ẫn thi hành Lu ật trên, B ộ N ội v ụ là c ơ
quan có trách nhi ệm: T ổ ch ức xây d ựng d ự th ảo tiêu chu ẩn qu ốc gia trong
l ĩnhv ực V ăn th ư -L ưu tr ữ và đề ngh ị B ộ Khoa h ọc và Công ngh ệ th ẩm định,
công b ố các tiêu chu ẩn này; xây d ựng và ban hành quy chu ẩn k ỹthu ật qu ốc gia
trong l ĩnh v ực V ăn th ư - L ưu tr ữ. V ới t ư cách là c ơ quan th ực hi ện ch ức n ăng
tham m ưu, giúp B ộ tr ưởng B ộ N ội v ụ qu ản lý nhà n ước v ềV ăn th ư - L ưu tr ữ
trong ph ạm vi c ả n ước, trong th ời gian qua C ục V ăn th ưvà L ưu tr ữnhà n ước đã
đầu t ư nhi ều th ời gian, s ức l ực, kinh phí và ph ối h ợp v ới nhi ều c ơquan, t ổch ức
để xây d ựng, ban hành ho ặc trình c ấp có th ẩm quy ền công b ố nhi ều tiêuchu ẩn
ngành, tiêu chu ẩn qu ốc gia v ề bìa h ồ s ơ, c ặp, h ộp, giá b ảo qu ản tài li ệu hành
chính, m ẫu m ục l ục h ồ s ơ, m ẫu s ổ đăn g ký m ục l ục h ồ s ơ… nh ằm góp ph ần
th ống nh ất ho ạt độn g l ưu tr ữ c ủa các c ơ quan, t ổ ch ức t ừ trung ươn g đến địa
ph ương , góp phần tích kiệm nguyên vật liệu, kinh phí và làm tăng năng suất lao
động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ… Tính đến nay,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng vàban hành được 09 tiêu chuẩn
ngành; đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn qu ốc gia liên
quan đến hoạt động lưu trữ. Trong năm 2014,Cục Văn thư và L ưu tr ữ nhà n ước
tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu
chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu tr ữ”.
Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm
định để công bố trong thời gian tới.
Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của C ục V ăn th ư và
Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới chỉ tập
trung xây dựng tiêu chuẩn. Hai là, nội dung của tiêu chuẩn được xây dựng chủ
1
y ếu t ập trung vào các m ẫu s ổ sách và trang thi ết b ị b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ hành
chính, ch ưa chú tr ọng đến các lo ại hình tài li ệu l ưu tr ữ khác nh ư tài li ệu nghe
nhìn, tài li ệu khoa h ọc k ỹ thu ật, tài li ệu đi ện t ử... Ba là, ch ưa th ường xuyên th ực
hi ện vi ệc soát xét các tiêu chu ẩn đã ban hành để s ửa đổi cho phù h ợp v ới đi ều
ki ện th ực ti ễn…
Xu ất phát t ừ tình hình trên, v ới mong mu ốn góp ph ần đẩy m ạnh ho ạt động
tiêu chu ẩn hóa trong công tác V ăn th ư - L ưu tr ữ, em đã l ựa ch ọn Đề tài “ Tìm
hi ểu các tiêu chu ẩn c ủa Vi ệt Nam đã ban hành v ề công tác v ăn th ư - l ưu tr ữ.
Đánh giá vi ệc xây d ựng và đưa ra đề xu ất”.
2. M ục đích và nhi ệm v ụ c ủa Đề tài
- Đánh giá tình hình xây d ựng tiêu chu ẩn c ủa Vi ệt Nam v ề công tác v ăn
th ư lưu tr ữ.
- Đề xu ất m ột s ố gi ải pháp nh ằm đẩy m ạnh ho ạt động xây d ựng tiêu
chu ẩn v ề công tác V ăn th ư – L ưu tr ữ ở Vi ệt Nam
Để th ực hi ện các m ục tiêu trên c ần gi ải quy ết nh ững nhi ệm v ụ sau:
- Gi ới thi ệu t ổng quan v ề tiêu chu ẩn; phân tích vai trò c ủa vi ệc xây d ựng
tiêu chu ẩn đối v ới công tác V ăn th ư – L ưu tr ữ.
- Các Tiêu chu ẩn c ủa Vi ệt Nam v ề V ăn th ư – L ưu tr ữ
- Nghiên c ứu, đề xu ất m ột s ố gi ải pháp nh ằm đẩy m ạnh ho ạt động xây
d ựng tiêu chu ẩn ngành V ăn th ư - L ưu tr ữ Vi ệt Nam.
3. Đối t ượng nghiên c ứu
- Đối t ượng nghiên c ứu c ủa Đề tài là các tiêu chu ẩn ngành, tiêu chu ẩn
qu ốc gia và quy chu ẩn k ỹ thu ật qu ốc gia v ề l ưu tr ữ do C ục V ăn th ư và L ưu tr ữ
nhà n ước
- C ơ quan th ực hi ện ch ức n ăng tham m ưu, giúp B ộ tr ưởng B ộ N ội v ụ
qu ản lý nhà n ước v ề V ăn th ư, L ưu tr ữ trong ph ạm vi c ả n ước xây d ựng, ban
hành ho ặc trình c ấp có th ẩm quy ền ban hành.
4. Ph ương pháp nghiên c ứu.
Bài tiểu luận có sử dụng một số biện pháp sau :
-
Phương pháp quan sát
2
-
Phương pháp điều tra khảo sát
-
Phương pháp thống kê
-
Phương pháp phân tích
-
Phương pháp so sánh
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận bài tiểu luận gồm 3 chương:
Chương1:Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác Văn thư
-Lưu trữ.
Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam về Văn thư -Lưu trữ.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong công
tác Văn thư -Lưu trữ.
3
B.N ỘI DUNG
Ch ươ ng 1:VAI TRÒ C ỦA VI ỆC XÂY D ỰNG TIÊU CHU ẨN ĐỐ I V ỚI
CÔNG TÁC V ĂN TH Ư L ƯU TR Ữ
1.1. M ột s ố khái ni ệm c ơ b ản trong ti ểu chu ẩn
Tiêu chu ẩn là quy đị nh đặ c tính k ỹ thu ật và yêu c ầu qu ản lý dùng để phân
lo ại, đánh giá s ản ph ẩm, hàng hóa d ịch v ụ, quá trình, môi tr ường và đối t ượng
khác trong ho ạt độ ng kinh t ế- xã h ội nh ằm nâng cao ch ất l ượng c ủa các đối
tượng này.
a, Tiêu chu ẩn Qu ốc t ế:
Là tiêu chu ẩn do m ột t ổ ch ức qu ốc t ế ho ặc m ột t ổ ch ức Qu ốc t ế ho ạt động
trong m ột l ĩnh v ực tiêu chu ẩn công b ố.
b, Tiêu chu ẩn khu v ực:
Là t ổ ch ức do t ổ ch ức tiêu chu ẩn khu v ực ho ặc ti ểu chu ẩn t ổ ch ức khu v ực
có ho ạt độ ng trong l ĩnh v ực tiêu chu ẩn công b ố.
c, Tiêu chu ẩn Qu ốc gia:
Là tiêu chu ẩn do B ộ tr ưởng, Th ủ tr ưởng c ơ quan ngang B ộ, Th ủ tr ưởng
c ơ quan thu ộc Chính ph ủ t ổ ch ức xây d ựng, B ộ Khoa h ọc Công ngh ệ th ẩm định,
công b ố theo trình t ự, th ủ t ục quy đị nh.
d, Ti ểu chu ản c ơ s ở:
Là tiêu chu ẩn do m ột t ổ ch ức kinh t ế, t ổ ch ức xã h ội – ngh ề nghi ệp, c ơ
quan nhà n ước, đơ n v ị s ự nghi ệp xây d ựng và công b ố để áp d ụng trong các c ơ
quan, t ổ ch ức đó.
•
Khái ni ệm “Tiêu chu ẩn hóa”
Theo ngh ĩa chung: Tiêu chu ẩn hóa là vi ệc xây d ựng và áp d ụng các tiêu
chu ẩnth ống nh ất trong s ản xu ất và trong công tác.
Thu ật ng ữ chuyên môn : Tiêu chu ẩn là hóa là m ột l ĩnh v ực ho ạt động bao
g ồm vi ệc xây d ựng tiêu chu ẩn và áp d ụng tiêu chu ẩn đượ c ti ến hành d ựa trên
nh ững thành t ựu c ủa khoa h ọc k ỹ thu ật và kinh nghi ệm tiên ti ến v ới s ự tham gia
4
c ủa các bên h ữu quan nh ằm đư a m ọi ho ạt động c ủa xã h ội, đặc bi ệt là s ản xu ất
kinh doanh nh ằm đạ t hi ệu qu ả chung và có l ợi nh ất cho m ọi ng ười và xã h ội.
Theo ngh ĩa h ẹp “ISO”: Tiêu chu ẩn hóa là m ột ho ạt động thi ết l ập các
đi ều kho ản để s ử d ụng chung và l ặp đi l ặp l ại, nh ằm đạt được m ức độ t ối ưu
trong m ột khung c ảnh nh ất đị nh.
- B ản ch ất c ủa tiêu chu ẩn là đư a ra tiêu chu ẩn và áp d ụng tiêu chu ẩn.
- N ội dung c ủa tiêu chu ẩn hóa là: Xây d ựng tiêu chu ẩn và áp d ụng tiêu
chu ẩn. Hai m ặt công tác này có m ối quan h ệ ch ặt ch ẽ v ới nhau, xây d ựng các
tiêu chu ẩn là để áp d ụng vào th ực t ế nh ằm đem l ại nh ững hi ệu qu ả nh ất định và
nh ược l ại vi ệc áp d ụng các tiêu chu ẩn này góp ph ần thúc đẩy vào vi ệc xây d ựng
tiêu chu ẩn.
1.2 Vai trò c ủa tiêu chu ẩn hóa trong công tác V ăn th ư -L ưu tr ữ
Là công c ụ để C ục V ăn th ư L ưu tr ữ nhà n ước th ực hi ện ch ức n ăng qu ản
lý nhà n ước v ề công tác v ăn th ư - l ưu tr ữ, nh ằm góp ph ần đồng b ộ hóa ho ạt
động V ăn th ư - L ưu tr ữ t ại các c ơ quan, t ổ ch ức t ừ trung ương đến ph ương. Do
đó, vi ệc áp d ụng các tiêu chu ẩn k ỹ thu ật là th ước đo đánh giá s ự tuân th ủ pháp
lu ật c ủa các c ơ quan, t ổ ch ức trong ho ạt độ ng L ưu tr ữ.
T ạo s ự th ống nh ất chung v ề nghi ệp v ụ, thu ận l ợi cho vi ệc trao đổi thông
tin: V ăn th ư - L ưu tr ữ là m ột ho ạt động xã h ội g ắn li ền v ới ho ạt động c ủa các c ơ
quan t ổ ch ức. Tuy nhiên, đây là ho ạt động mang tính đặc thù nên không ph ải ai
c ũng hi ểu v ề tính ch ất công vi ệc này, các thu ật ng ữ c ũng nh ư các ho ạt động
nghi ệp v ụ c ủa công tác V ăn th ư - L ưu tr ữ. Do đó, các tiêu chu ẩn v ề định ngh ĩa
các thu ật ng ữ không nh ững giúp chúng ta hi ểu h ơn và hi ểu th ống nh ất h ơn v ề
t ừng nghi ệp v ụ c ủa công tác V ăn th ư - L ưu tr ữ. Chúng ta có th ể v ận d ụng các
tiêu chu ẩn này để ph ục v ụ cho vi ệc biên so ạn các v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật
và v ăn b ản h ướng d ẫn v ề nghi ệp v ụ V ăn th ư - L ưu tr ữ, biên so ạn các sách giáo
trình, sách chuyên kh ảo, h ướng d ẫn, đào t ạo nghi ệp v ụ V ăn th ư - L ưu tr ữ.
Các tiêu chu ẩn liên quan đế n các yêu c ầu, thao tác, quy trình th ực hi ện
5
các nghi ệp v ụ c ủa công tác V ăn th ư - L ưu tr ữ s ẽ t ạo c ơ s ở để các c ơ quan, t ổ
ch ức tri ển khai công vi ệc chuyên môn nghi ệp v ụ m ột cách h ệ th ống, th ống nh ất
và theo các nguyên t ắc, tiêu chí xác đị nh, góp ph ần làm t ăng n ăng su ất lao động
do đó ti ết ki ệm đượ c th ời gian và nhân l ực, đồng th ời t ạo thu ận l ợi cho công tác
chỉ đạ o ho ạt độ ng V ăn th ư - L ưu tr ữ đượ c th ống nh ất gi ữa các c ơ quan, t ổ ch ức.
Vi ệc xây d ựng và áp d ụng các tiêu chu ẩn còn góp ph ần vào vi ệc hi ện đại
hóa công tác V ăn th ư - L ưu tr ữ, t ăng c ường kh ả n ăng trao đổi công tác và
chuy ển giao công ngh ệ gi ữa các c ơ quan, t ổ ch ức trong n ước.
Góp ph ần đắ c l ực cho công cu ộc c ải c ải cách hành chính.
6
Ch ươ ng2: CÁC TIÊU CHU ẨN C ỦA VI ỆT NAM
V Ề V ĂN TH Ư L ƯU TR Ữ
2.1. V ề thu ật ng ữ.
Thu ật ng ữ công tác V ăn th ư - L ưu tr ữ xu ất hi ện t ừ th ời phong ki ến, ở Vi ệt
Nam thu ật ng ữ V ăn th ư - L ưu tr ữ hi ện đạ i b ắt đầ u t ừ th ời kì Pháp thu ộc, sau
cách m ạng tháng 8 thì các thu ật ng ữ đó v ẫn đượ c ti ếp t ục s ử d ụng. Cùng v ới s ự
phát tri ển c ủa công tác v ăn th ư l ưu tr ữ s ố l ượng thu ật ng ữ ngày càng đượ c s ử
d ụng nhi ều: Cu ốn t ừ đi ển L ưu tr ữ Vi ệt Nam đã đượ c C ục V ăn th ư – L ưu tr ữ
Nhà n ước ban hành n ăm 1992. Trong đó,
* Thu ật ng ữ v ề công tác v ăn th ư bao g ồm:
Th ể th ức v ăn b ản, tên lo ại v ăn b ản, d ạng v ăn b ản, l ập h ồ s ơ, qu ản lí và s ử
d ụng con d ấu.
* Thu ật ng ữ v ề công tác l ưu tr ữ g ồm:
Thu th ập tài li ệu, phân lo ại tài li ệu, xác định giá tr ị, ch ỉnh lý, b ảo qu ản,
xây d ựng công c ụ tra tìm, t ổ ch ức khai thác s ử d ụng tài li ệu l ưu tr ữ… Ho ặc
phông l ưu tr ữ cá nhân,gia đình dòng h ọ. l ưu tr ữ khoa h ọc công ngh ệ, tài li ệu l ưu
tr ữ nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, âm b ản, d ương b ản.
Thu ật ng ữ v ề con ng ười: Ng ười làm V ăn th ư, ng ười làm L ưu tr ữ,…
N ăm 1992, B ộ Khoa h ọc công ngh ệ và Môi tr ường đã ban hành tiêu
chu ẩn “v ăn b ản qu ản lý nhà n ước – M ẫu trình bày. Kèm theo quy ết định s ố
228/Q Đ-BKHCNMT quy đị nh m ẫu trình bày cho t ất c ả các v ăn b ản qu ản lý nhà
n ước nh ư v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật, v ăn b ản hành chính, ch ất l ượng gi ấy,
kích th ước gi ấy, ph ạm vi trình bày, cách đánh s ố trang, th ể th ức v ăn b ản”.
N ăm 2011, B ộ N ội v ụ ban hành Thông t ư 01 quy đị nh đầy đủ gi ống nh ư
Quy ết đị nh s ố 228/ Q Đ-BKHCNMT.
2.2. V ề trang thi ết bị
Các trang thi ết bị dùng trong công tác v ăn th ư l ưu tr ữ g ồm có: Con d ấu,s ổ
đăng kí v ăn b ản, bìa h ồ s ơ, h ộp, giá t ủ đựng tài li ệu, kho l ưu tr ữ, trang thi ết b ị
7
b ảo qu ản trong công tác v ăn th ư l ưu tr ữ (c ặp, h ộp đựng tài li ệu, đi ều hòa nhi ệt
độ, máy hút b ụi…), th ẻ tra tìm tài li ệu l ưu tr ữ.
Ngày 06/6/1994 B ộ N ội v ụ ban hành Thông t ư s ố 05-TT/BNV quy định
m ẫu và vi ệc t ổ ch ức kh ắc có d ấu c ủa c ơ quan, t ổ ch ức. Ngày 13/12/2012 B ộ
Công anban hành Thông t ư s ố 21/2012/TT-BCA quy định v ề con d ấu c ủa c ơ
quan t ổ ch ức. Thông t ư này quy đị nh v ề m ẫu con d ấu, th ời h ạn s ử d ụng con d ấu,
n ơi s ản xu ất con d ấu c ủa các c ơ quan t ổ ch ức và ch ức danh nhà n ước quy định
t ại Đi ều 3, Đi ều 4 Ngh ị đị nh s ố 58/2001/N Đ-CP ngày 24/8/2001 đã đượ c s ửa
đổi b ổ sung theo Nghị định s ố 31/2009/N Đ-CP ngày 01/4/2009.
N ăm 1997 C ục L ưu tr ữ nhà n ước ban hành Quy ết đị nh s ố 73/Q Đ-KHKT
v ề vi ệc ban hành tiêu chu ẩn ngành “s ổ đăng ký m ục l ục h ồ s ơ”. C ục tr ưởng c ục
l ưu tr ữ nhà n ước c ăn c ứ Ngh ị đị nh s ố 34/H ĐBT ngày 01/3/1984 c ủa H ội đồng
B ộ tr ưởng quy đị nh ch ức n ăng, nhi ệm v ụ, quy ền h ạn và t ổ ch ức c ủa C ục L ưu tr ữ
Nhà n ước. C ăn c ứ: “ Đi ều l ệ v ề công tác công v ăn gi ấy t ờ và công tác l ưu tr ữ”
ban hành kèm theo Ngh ị đị nh C ăn c ứ Ngh ị đị nh s ố 142/CP ngày 28/9/1963 c ủa
H ội đồ ng Chính ph ủ. C ăn c ứ Ngh ị đị nh s ố 141/H ĐBT ngày 24/8/1982 c ủa H ội
đồng B ộ tr ưởng ban hành Đi ều l ệ v ề công tác tiêu chu ẩn hóa.
Tiêu chu ẩn ngành TCN 06-1997 s ổ đă ng ký v ăn b ản đi – đến đã đượ c
tri ển khai áp d ụng th ống nh ất trong công tác v ăn th ư c ủa các c ơ quan, t ổ ch ức,
góp ph ần vào vi ệc qu ản lý ch ặt ch ẽ v ăn b ản đi – đế n c ũng nh ư theo dõi quá trình
qu ản lý gi ải quy ết v ăn b ản c ủa các c ơ quan, t ổ ch ức. Ngoài ra, tiêu chu ẩn này đã
th ống nh ất kích th ước c ủa s ổ đăng ký v ăn b ản đi – đến dùng trong các c ơ quan,
t ổ ch ức, không còn tình tr ạng s ổ đă ng ký có các kích th ước dài, ng ắn, dày, m ỏng
khác nhau.
Bìa h ồ s ơ đượ c áp d ụng 1992 – ban hành theo tiêu chu ẩn ngành và 2012 –
TCVN : 2012 theo Quy ết đị nh s ố 42/Q Đ-KHKT ngày 08/6/1992 c ủa C ục L ưu
tr ữ nhà n ước.
Các tiêu chu ẩn v ề h ộp, giá t ủ đựng tài li ệu, kho l ưu tr ữ…thì có Thông t ư
s ố 09/2007/TT-BNV h ướng d ẫn v ề kho l ưu tr ữ chuyên d ụng. Quy ết đị nh s ố
8
1687/Q Đ-BKHCN ngày 23/7/2012 c ủa B ộ Khoa h ọc và Công ngh ệ: TCVN
9252:2012 H ộp b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ; TCVN 9253:2012 Gía b ảo qu ản tài
li ệu l ưu tr ữ.
2.3. Quy trình nghi ệp v ụ
2.3.1. Đôi v ới quy trình nghi ệp v ụ trong công tác v ăn th ư:
+ So ạn th ảo và ban hành v ăn b ản
+ T ổ ch ức, qu ản lý v ăn b ản đi, đế n
+ L ập h ồ s ơ
+ Qu ản lý và s ử d ụng con d ấu
Trong công tác v ăn th ư, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước đã xây d ựng và ban hành
m ột s ố tiêu chu ẩn ngành c ần thi ết nh ư tiêu chu ẩn v ề bìa h ồ s ơ, s ổ đăng ký công
v ăn đi – đế n.
V ề tiêu chu ẩn ngành Bìa h ồ s ơ: Tiêu chu ẩn c ấp ngành TCN 2-1992 “M ầu
trình bày bìa h ồ s ơ tài li ệu qu ản lý nhà n ước” đượ c ban hành b ởi Quy ết định s ố
42/Q Đ-KHKT ngày 08 tháng 6 n ăm 1992 c ủa C ục L ưu tr ữ Nhà n ước. Nh ững
n ội dung c ủa tiêu chu ẩn c ấp ngành này đượ c k ế th ừa t ừ k ết qu ả nghiên c ứu đề
tài tiêu chu ẩn “M ầu bìa h ồ s ơ tài li ệu l ưu tr ữ qu ản lý hành chính” c ủa ch ủ nhi ệm
Mai Thị Loan t ừ n ăm 1988.
N ăm 2002, C ục tr ưởng C ục L ưu tr ữ Nhà n ước đã có Quy ết định s ố
62/Q Đ-LTNN ngày 07 tháng 5 n ăm 2002 ban hành Tiêu chu ẩn c ấp ngành
TCN01-2002 Bìa h ồ s ơ thay th ế TCN 02-1992.
V ề tiêu chu ẩn s ổ đă ng ký v ăn b ản đi – đến: T ừ n ăm 1985, C ục L ưu tr ữ
Nhà n ước đã đă ng ký v ới c ơ quan có th ẩm quy ền biên so ạn tiêu chu ẩn c ấp
ngành nh ư: M ầu s ổ công v ăn đi – đế n và s ổ công v ăn m ật. N ăm 1992, C ục L ưu
tr ữ Nhà n ước ti ếp t ục nghiên c ứu, xây d ựng tiêu chu ẩn ngành s ổ đăng ký công
v ăn đi – đế n lo ại th ường và m ật (m ẫu trình bày). K ế th ừa t ừ nh ững k ết qu ả
nghiên c ứu đó, n ăm 1997, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước đã ban hành Tiêu chu ẩn ngành
TCN 06-1997 “S ổ đă ng ký v ăn b ản đi – đế n”.
2.3.2. Quy trình nghi ệp v ụ trong công tác l ưu tr ữ .
+ Thu th ập v ăn b ản tài li ệu
9
+ Phân lo ại tài li ệu
+ Xác đị nh giá trị tài li ệu
+ Chỉnh lý tài li ệu
+ Xây d ựng công c ụ tra c ứu
+ Th ống kê l ưu tr ữ
+ B ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ
+ T ổ ch ức, khai thác s ử d ụng tài li ệu l ưu tr ữ
Trong công tác l ưu tr ữ, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước đã xây d ựng và ban hành:
– Các tiêu chu ẩn là công c ụ th ống kê tài li ệu l ưu tr ữ nh ư: M ầu s ổ nh ập tài
li ệu n ăm 1990; tiêu chu ẩn ngành TCN 04-1997 M ục l ục h ồ s ơ; tiêu chu ẩn ngành
TCN 05-1997 s ổ đă ng ký m ục l ục h ồ s ơ; tiêu chu ẩn ngành TCN 09- 1999 Phi ếu
phông.
– Các tiêu chu ẩn là công c ụ tra tìm tài li ệu nh ư: Tiêu chu ẩn ngành TCN
01-1990 th ẻ tra tìm tà ỉ li ệu l ưu tr ữ; tiêu chu ẩn ngành TCN 04-1997 M ục l ục h ồ
sơ.
– Các tiêu chu ẩn v ề trang thi ết b ị b ảo qu ản nh ư: Tiêu chu ẩn ngành Bìa h ồ
s ơ, tiêu chu ẩn ngành TCN 03-1997 C ặp đựng tài li ệu; tiêu chu ẩn ngành TCN06-1997 Giá b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ; tiêu chu ẩn ngành TCN02-2002 H ộp b ảo
qu ản tài li ệu l ưu tr ữ hành chính.
2.4. V ề con ng ười
2.3.1. V ề chuyên môn nghi ệp v ụ ng ười làm công tác v ăn th ư l ưu tr ữ
Tiêu chu ẩn nghi ệp v ụ c ủa các ng ạch công ch ức qu ản lý công tác V ăn th ư
– L ưu tr ữ( Ban hành kèm theo Quy ết đị nh s ố 650/TCCP-VC ngày 20 tháng 8
n ăm 1993 c ủa Ban T ổ ch ức - Cán b ộ chính ph ủ).
-
Cán sự Văn thư.
Hiểu biết:
Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành, cơ quan về công tác Văn thư.
Nắm được các nguyên tắc, chế độ và các hướng d ẫn v ề nghi ệp v ụ công tác V ăn
-
thư.
Nắm được nội dung và nghiệp vụ công tác văn thư thu ộc phạm vi được phân
-
công quản lý.
Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ của cơ
•
-
10
-
quan trong h ệ th ống t ổ ch ức b ộ máy Nhà n ước.
N ắm đượ c th ủ t ục qu ản lý hành chính Nhà n ước.
Hi ểu rõ nh ững đặ c đi ểm c ủa các đố i t ượng qu ản lý.
Bi ết tri ển khai các v ăn b ản h ướng d ẫn nghi ệp v ụ v ăn th ư theo s ự h ướng d ẫn c ủa
-
chuyên viên Văn th ư.
Bi ết s ử d ụng máy vi tính và các ph ương ti ện, thi ết b ị chuyên dùng trong công
-
•
•
tác Văn th ư và V ăn phòng.
Yêu c ầu trình độ :
T ốt nghi ệp trung h ọc V ăn th ư - L ưu tr ữ và đã qua th ời gian t ập s ự (n ếu là trung
c ấp khác thì ph ải qua b ồi d ưỡng nghi ệp v ụ đạt trình độ t ương đươ ng v ới trung
•
c ấp V ăn th ư - L ưu tr ữ).
Qua đào t ạo l ớp tin h ọc ng ắn h ạn theo ch ương trình c ủa B ộ Giáo d ục và đào t ạo
và c ủa C ục L ưu tr ữ Nhà n ước.
Qua l ớp b ồi d ưỡng v ề nghi ệp v ụ qu ản lý hành chính Nhà n ước ng ắn h ạn.
•
-
Chuyên viên Văn thư.
Hiểu biết:
Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp quy c ủa Nhà
nước, nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ c ủa ngành, c ủa
-
cơ quan về công tác văn thư.
Nắm được kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư.
Hiểu được đặc điểm của các đối tượng quản lý thuộc phạm vi mình phụ trách.
Biết xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển công tác v ăn th ư; có n ăng l ực
-
soạn thảo văn bản.
Nắm được những vấn đề cơ bản về khoa học quản lý, tổ chức lao động khoa h ọc
-
trong quản lý.
Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý công
-
tác văn thư. Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ công tác v ăn th ư trong n ước
-
và thế giới.
Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ và có kh ả n ăng t ổ ch ức để
-
triển khai công việc có hiệu quả.
-Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện, thiết b ị chuyên dùng trong công
•
-
tác văn thư và văn phòng.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp Đại học Lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự.
Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo n ội dung
11
-
•
-
-
ch ương trình c ủa H ọc vi ện Hành chính Qu ốc gia.
Qua l ớp đào t ạo v ề ứng d ụng tin h ọc vào công tác v ăn th ư theo ch ương trình c ủa
B ộ Giáo d ục và đào t ạo và c ủa C ục L ưu tr ữ Nhà n ước.
Bi ết m ột ngo ại ng ữ ở trình độ A ( đọc hi ểu đượ c sách chuyên môn).
Chuyên viên chính Văn thư
Hiểu biết:
Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp luật c ủa Nhà
nước có liên quan đến công tác văn thư.
Nắm vững phương hướng phát triển công tác văn thư của ngành.
Nắm chắc các kiến thức về công tác văn thư và văn bản học.
Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý, hệ thống nguyên tắc quản lý nghi ệp
vụ văn thư và biết những nguyên tắc quản lý các chuyên ngành khác có liên
-
-
-
quan.
Thành thạo việc xây dựng đề án, phương án quản lý nghiệp vụ văn th ư và th ủ
tục hành chính Nhà nước; có khả năng soạn thảo văn bản.
Nắm được khoa học quản lý và tổ chức lao động trong quản lý.
Am hiểu sâu về tổ chức cơ quan Đảng, Nhà nước và t ổ ch ức đoàn th ể nhân dân,
xã hội.
Am hiểu tình hình và xu thế phát triển công tác văn thư trong nước và thế giới.
Có năng lực nghiên cứu đề xuất cải tiến công tác văn thư.
Có trình độ tổng hợp nhanh, thông thạo việc tổ chức chỉ đạo, triển khai nghiệp
vụ, tổ chức kiểm tra, có năng lực hợp tác gi ữa các cơ quan và cá nhân trong
•
-
-
công tác quản lý.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp Đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên v ăn
thư tối thiểu là 9 năm.
Qua khoá đào tạo quản lý hành chính Nhà nước ngạch chuyên viên chính.
Có công trình khoa học hoặc đề án sáng tạo về văn thư, lưu trữ được Hội đồng
-
khoa học cấp ngành nghiệm thu.
Chuyên viên cao cấp Văn thư
Hiểu biết:
Nắm chắc đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp lu ật c ủa Nhà
-
nước, quy chế của ngành về công tác văn thư và các nghiệp vụ liên quan.
Nắm vững hệ thống lý luận và thực tiễn công tác văn th ư, am hi ểu v ề các
-
chuyên môn nghiệp vụ liên quan.
Có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ quản lý công tác v ăn thư nói chung và lĩnh
•
12
-
v ực nghi ệp v ụ đượ c giao.
Có nhi ều kinh nghi ệm v ề t ổ ch ức qu ản lý và x ử lý nghi ệp v ụ, n ắm v ững các m ục
-
tiêu phát tri ển ngành và đố i t ượng qu ản lý.
Am hi ểu r ộng v ề s ự phát tri ển c ủa công tác v ăn th ư và các l ĩnh v ực liên quan
-
đến s ự phát tri ển nghi ệp v ụ qu ản lý công tác v ăn th ư trong n ước và th ế gi ới.
Có n ăng l ực nghiên c ứu, t ổ ch ức ch ỉ đạo ứng d ụng ti ến b ộ khoa hoc nh ằm c ải
•
-
-
-
•
-
-
ti ến h ệ th ống qu ản lý nghi ệp v ụ công tác v ăn th ư.
Yêu c ầu trình độ :
T ốt nghi ệp Đạ i h ọc L ưu tr ữ l ịch s ử tr ở lên, có thâm niên ở ng ạch chuyên viên
chính v ăn th ư t ối thi ểu là 6 n ăm.
Chính trị cao c ấp.
T ốt nghi ệp khoá đào t ạo nghi ệp v ụ qu ản lý hành chính Nhà n ước ng ạch chuyên
viên cao c ấp.
Bi ết m ột ngo ại ng ữ ở trình độ C (nghe hi ểu, đọ c, nói thông th ạo).
Có công trình nghiên c ứu ho ặc đề án t ổng h ợp sáng t ạo v ề v ăn th ư l ưu tr ữ đượ c
H ội đồ ng khoa h ọc c ấp ngành nghi ệm thu và ứng d ụng có hi ệu qu ả.
Cán sự Lưu trữ
Hiểu biết:
Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành và của cơ quan về công tác
lưu trữ.
Nắm được các nguyên tắc, thủ tục nghiệp vụ hành chính Nhà nước.
Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ của cơ
-
quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước.
Hiểu rõ hoạt động và đặc điểm của đối tượng quản lý.
Viết được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thu ộc phạm vi được phân
-
công và biết cách triển khai đúng nguyên tắc.
Biết hợp tác với các viên chức và đơn vị liên quan trong công việc quản lý của
-
•
-
mình.
Biết sử dụng máy vi tính.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp trung cấp Văn thư - Vưu trữ qua thời gian tập sự.
(Nếu là trung cấp khác có liên quan thì phải qua một l ớp b ồi d ưỡng v ề
nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung cấp văn thư - lưu trữ).
-
Qua lớp tin học ngắn hạn của Bộ Giáo dục và đào tạo, c ủa C ục L ưu tr ữ Nhà
-
nước.
Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ hành chính theo chương trình cho cán sự.
13
•
-
-
Chuyên viên Lưu trữ
Hiểu biết:
Nắm được đường lối, chính sách của Đảng, các qui định của Nhà nước, c ủa
ngành, của cơ quan, đơn vị về công tác lưu trữ.
Nắm được kiến thức cơ bản về nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Nắm được các đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vị phụ trách.
Biết xây dựng các phương án, kế hoạch, các th ể loại quy ết định c ụ th ể c ủa qu ản
lý và thông hiểu nguyên tắc thủ tục hành chính c ủa Nhà n ước, có n ăng l ực so ạn
-
thảo văn bản.
Nắm được những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý, bi ết t ổ ch ức lao động
-
khoa học trong quản lý lưu trữ.
Có kiến thức về lịch sử Việt Nam và thế giới.
Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và đề xuất cải tiến nghiệp vụ qu ản lý
-
lưu trữ; nắm được xu thế phát triển của công tác lưu trữ trong nước và thế giới.
Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có kh ả n ăng ph ối
-
hợp tốt với các yếu tố liên quan để triển khai công vi ệc có hi ệu qu ả. Có kh ả
•
-
-
•
-
năng độc lập tổ chức làm việc.
Sử dụng được máy vi tính và các thiết bị chuyên dùng trong công tác lưu trữ.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự.
(Nếu là Đại học khác thì phải qua đào tạo trình độ Đại học về Lưu trữ).
Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo n ội dung
chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.
Biết 1 ngoại ngữ trình độ A (đọc, hiểu được sách chuyên môn).
Qua lớp đào tạo tin học theo chương trình của Bộ Giáo dục và đào tạo và c ủa
Cục Lưu trữ Nhà nước.
Chuyên viên chính Lưu trữ
Hiểu biết:
Nắm chắc đường lối, chính sách của Đảng và các quy định c ủa Nhà n ước và
-
ngành về công tác lưu trữ.
Nắm vững kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách.
Thành thạo việc xây dựng phương án, đề án quản lý nghi ệp v ụ và th ủ t ục hành
-
chính Nhà nước; có năng lực tốt về soạn thảo văn bản.
Nắm được khoa học quản lý và biết tổ chức lao động khoa học trong quản lý
-
lưu trữ.
Nắm vững kiến thức về lịch sử Việt Nam, lịch s ử thế gi ới. N ắm được ki ến th ức
-
14
-
c ơ b ản v ề s ử li ệu h ọc.
Am hi ểu tình hình và xu th ế phát tri ển c ủa công tác l ưu tr ữ trong n ước và th ế
-
gi ới. Có n ăng l ực nghiên c ứu khoa h ọc.
Có trình độ t ổng h ợp nhanh nh ạy, thông th ạo v ề t ổ ch ức ch ỉ đạo, tri ển khai
nghi ệp v ụ l ưu tr ữ, t ổ ch ức công tác ki ểm tra, t ổ ch ức ph ối h ợp và thu hút các
•
-
-
c ộng tác viên liên quan trong tri ển khai nghi ệp v ụ l ưu tr ữ.
Yêu c ầu trình độ :
T ốt nghi ệp đạ i h ọc l ưu tr ữ l ịch s ử tr ở lên, có thâm niên ở ng ạch chuyên viên t ối
thi ểu là 9 n ăm.
Qua khoá đào t ạo nghi ệp v ụ hành chính ng ạch chuyên viên chính.
Bi ết ngo ại ng ữ trình độ B (nghe hi ểu, đọc, nói thông th ường). Có công trình
khoa h ọc ho ặc đề án sáng t ạo v ề l ưu tr ữ đượ c H ội đồng khoa h ọc c ấp ngành
-
nghiệm thu.
Chuyên viên cao cấp Lưu trữ
Hiểu biết:
Nắm chắc đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật c ủa Nhà n ước
-
và quy chế của ngành về công tác lưu trữ và các nghiệp vụ liên quan.
Nắm vững hệ thống lý luận và thực tiễn của công tác lưu tr ữ, am hi ểu v ề các
•
-
chuyên môn nghiệp vụ liên quan.
Nắm vững kiến thức về lịch sử Việt Nam và thế giới.
Có kiến thức sâu, rộng về nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ, về lĩnh vực
nghiệp vụ được giao phụ trách. Có nhiều kinh nghiệm và sáng t ạo v ề t ổ ch ức
quản lý và xử lý nghiệp vụ, nắm vững các mục tiêu phát triển ngành và đối
-
tượng quản lý.
Am hiểu rộng về sự phát triển của công tác l ưu tr ữ ở trong n ước và trên th ế gi ới
-
và các lĩnh vực liên quan đến công tác lưu trữ.
Có năng lực nghiên cứu khoa học, tổ chức chỉ đạo ứng dụng tiến bộ khoa học
-
kỹ thuật nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp Đại học Lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ngạch chuyên viên
-
chính tối thiểu là 6 năm.
Qua khoá đào tạo nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngạch chuyên viên
•
-
cao cấp.
Chính trị cao cấp.
Biết ít nhất 1 ngoại ngữ trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thông thạo).
15
•
Có công trình nghiên c ứu khoa h ọc l ưu tr ữ ho ặc đề án sáng t ạo đượ c H ội đồng
khoa h ọc c ấp ngành nghi ệm thu, đư a vào áp d ụng có hi ệu qu ả.
2.3.2. Đạ o đứ c ngh ề nghi ệp c ủa ng ười làm công tác v ăv th ư - l ưu tr ữ
B ộ N ội v ụ v ừa ban hành Thông t ư s ố: 13/2014/TT-BNV quy đị nh mã s ố
và tiêu chu ẩn ch ức danh ngh ề nghi ệp viên ch ức chuyên ngành L ưu tr ữ.
Thông t ư s ố: 14/2014/TT-BNV quy đị nh ch ức danh, mã s ố ng ạch và tiêu
chu ẩn nghi ệp v ụ chuyên môn các ng ạch công ch ức chuyên ngành v ăn th ư.
Hai Thông t ư đề u có hi ệu l ực thi hành k ể t ừ ngày 15 tháng 12 n ăm 2014,
v ới m ột s ố n ội dung chính nh ư sau:
Viên chức chuyên ngành Văn thư:
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV cũng quy định tiêu chuẩn chung v ề phẩm
chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể của t ừng ngạch công ch ức
v ăn th ư và là c ăn c ứ để các B ộ, c ơ quan ngang B ộ, c ơ quan thu ộc Chính ph ủ, Ủy
ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, t ổ ch ức
có liên quan thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ công chức
chuyên ngành văn thư. Các đơn sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xã h ội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được áp d ụng các quy
định tại Thông tư này để tuyển dụng, sử dụng và quản lý người làm công tác văn
thư.
Viên chức Chuyên ngành Lưu trữ:
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV cũng quy định tiêu chuẩn chung v ề phẩm
chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể của t ừng ngạch công ch ức
v ăn th ư và là c ăn c ứ để các B ộ, c ơ quan ngang B ộ, c ơ quan thu ộc Chính ph ủ, Ủy
ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, t ổ ch ức
có liên quan thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ công chức
chuyên ngành văn thư. Các đơn sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xã h ội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được áp d ụng các quy
định tại Thông tư này để tuyển dụng, sử dụng và quản lý người làm công tác văn
thư.
16
17
Ch ương 3: GI ẢI PHÁP NÂNG CAO HI ỆU QU Ả XÂY D ỰNG TIÊU
CHU ẨN TRONG CÔNG TÁC V ĂN TH Ư – L ƯU TR Ữ
3.1. Nh ận xét, đánh giá.
3.1.1. Ưu đi ểm:
Những năm 80, cùng với sự ra đời của Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa,
hoạt động tiêu chuẩn hóa đã được triển khai trong hoạt động của Cục Lưu trữ
Nhà nước. Do tính chất của công tác văn thư - lưu trữ nên việc xây dựng và ban
hành các tiêu chuẩn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ có phạm vi áp dụng đối với
mọi cơ quan, tổ chức. Vì thế, tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ đòi
hỏi sự phối hợp, tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức để tiêu chuẩn văn thư - lưu
trữ khi ban hành có hiệu quả áp dụng cao. Trong quá trình thực hiện tiêu chuẩn
hóa về văn thư, lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã phối họp với nhiều cơ quan,
tổ chức như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường (Bộ
Khoa học và Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Trung
tâm Lưu trữ các tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ các cơ quan, các cơ sở
sản xuất… trong việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng và ban hành tiêu chuẩn.
Trong phạm vi của Cục, hoạt động này được triển khai nghiên cứu, xây
dựng với sự phối hợp, tham gia giữa các phòng chức năng và các đơn vị sự
nghiệp thuộc Cục như các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Phòng nghiệp vụ Văn
thư – Lưu trữ trung ương, Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương,
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ…
3.1.2. Hạn chế:
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác tiêu chuẩn hóa trong công
tác văn thư, lưu trữ còn có những hạn chế, đó là:
-
Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 trở lại đây
chưa được sự quan tâm. Sau khi ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài
liệu hành chính vào năm 2002, một thời gian, hoạt động tiêu chuẩn hóa của Cục
không được triển khai. Chỉ từ năm 2008, công tác tiêu chuẩn hóa mới được chú
-
ý trở lại nhưng vẫn chưa có định hướng phát triển dài hạn.
Việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng và áp dụng tiêu
18
chuẩn còn hạn hẹp so với ý nghĩa của các tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ
là một nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp dụng trong cả nước về lĩnh
-
vực văn thư, lưu trữ.
Nội dung tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ tương đối phong phú
nhưng số lượng các tiêu chuẩn ban hành về lĩnh vực này còn hạn chế. Các tiêu
chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ được xây dựng và ban hành mới chỉ hướng
đến đối tượng là tài liệu lưu trữ hành chính. Các lĩnh vực lưu trữ phim, ảnh, ghi
âm, tài liệu điện tử, bản đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật chưa được tiêu chuẩn hóa.
Ngoài ra, còn thiếu các tiêu chuẩn về thuật ngữ văn thư, lưu trữ phục vụ cho
việc hiểu, quan niệm một cách thống nhất trong hoạt động văn thư, lưu trữ như:
-
các từ chuẩn, từ khóa…
Việc rà soát, thực hiện chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành chưa được tiến hành kịp
thời. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và các văn bản
hướng dẫn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới tiến hành rà soát và thực hiện
chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá
-
bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia.
Nhiều tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ chưa được sự đón nhận, áp dụng trong
thực tế, ví dụ: Tiêu chuẩn ngành TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
hành chính… Nguyên nhân của tình trạng này là do tiêu chuẩn ban hành không
thuận tiện khi sử dụng; việc giới thiệu, hướng dẫn tiêu chuẩn mới đến các cơ
quan lưu trữ chậm được triển khai; nhận thức của các đơn vị sử dụng về thực
hiện theo tiêu chuẩn còn thấp, các đơn vị thường chạy theo lợi ích kinh tế mà
-
không tuân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật đã được ban hành…
Nhiều tiêu chuẩn chưa được soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực
tế. Sau khi các tiêu chuẩn được ban hành và áp dụng trong thực tế, Cục hầu như
chưa tổ chức đánh giá, tổng kết việc áp dụng tiêu chuẩn tại các Trung tâm Lưu
trữ quốc gia, Lưu trữ các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương. Vì thế,
những ý kiến về hiệu quả cũng như khuyết điểm của tiêu chuẩn chưa được phản
hồi lại đon vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh.
19
3.2. Đề xu ất các gi ải pháp:
Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua đã đạt
được kết quả nhất định và có phạm vi áp dụng rộng rãi trong công tác Văn thư,
Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động tiêu
chuẩn hóa về Văn thư, Lưu trữ cần thực hiện một số giải pháp:
- Xây dựng định hướng chiến lược về hoạt động tiêu chuẩn hóa Văn thư,
Lưu trữ và có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù họp. Trong đó, thực hiện
tiêu chuẩn hóa đối với các loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh,
ghi âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn về thuật ngữ trong công tác Văn thư, Lưu trữ.
- Đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, phòng thí nghiệm cho công tác
nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành một khoản kinh phí thường xuyên
cho việc tiêu chuẩn hóa và đưa việc tiêu chuẩn hóa là nhiệm vụ thường xuyên
trong hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa các tiêu chuẩn đã ban hành cho phù
hợp với thực tiễn và điều kiện phát triển khoa học công nghệ mới.
- Tổ chức các lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng
các tiêu chuẩn đã ban hành đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ các
bộ, ngành, cơ quan Trung ương và Lưu trữ các địa phương.
20
C. K ẾT LU ẬN
Trên đây là toàn bộ bài tiểu luận của em về đề tài Tìm hiểu các tiêu
chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư - lưu trữ. Đánh giá
việc xây dựng và đưa ra đề xuất”. Với vốn kiến thức còn hạn chế, trong công
việc còn gặp phải một số khó khăn vướng mắc. Vì vậy bài báo cáo của em vẫn
còn những thiếu sót, em rất mong thầy cô và các bạn tham gia đóng góp ý kiến
để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ và dạy bảo tận tình của
các thầy (cô) trong Trường, các thầy (cô) trong khoa Văn thư - Lưu trữ, với tấm
lòng yêu trò, yêu nghề, thầy cô đã giảng dạy truyền đạt những kiến thức cơ bản
về chuyên môn nghiệp vụ tạo nền tảng cho chúng em trên con đường lập nghiệp
21
TÀI LI ỆU THAM KH ẢO
2.
Lu ật tiêu chu ẩn và quy chu ẩn k ĩ thu ật n ăm 2006;
Nghị đị nh s ố: 127/2007/N Đ-CP ngày 01 tháng 8 n ăm 2007 c ủa Chính Ph ủ. Quy
3.
định thi hành chi ti ết m ột s ố đi ều c ủa Lu ật tiêu chu ẩn và quy chu ẩn n ăm 2006;
Quy ết đị nh s ố: 144/2006/TTg-CP ngày 26/6/2006 c ủa Th ủ T ướng Chính ph ủ v ề
1.
vi ệc áp d ụng h ệ th ống qu ản lý ch ất l ượng theo TCVN: IS 9001: 2000 vào ho ạt
4.
động c ủa các c ơ quan hành chính nhà n ước;
Quy ết đị nh s ố 19/2014/TTg – CP ngày 05/3/2014 c ủa Th ủ T ướng Chính ph ủ v ề
vi ệc áp d ụng h ệ th ống qu ản lý ch ất l ượng theo tiêu chu ẩn VN ISO 9001:2008
5.
các ho ạt độ ng c ủa các c ơ quan t ổ ch ức thu ộc hành chính Nhà n ước;
Thông t ư s ố: 13/2004/TT-BNV ngày 30/10/2014 c ủa B ộ Nôi v ụ quy định mã s ố
6.
và tiêu chu ẩn ch ức danh nghê nghi ệp viên ch ức ngành l ưu tr ữ;
Thông t ư s ố 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng 9 n ăm 2007 c ủa B ộ Khoa h ọc
7.
và Công nghệ v ề vi ệc h ướng d ẫn v ề xây d ựng và áp d ụng tiêu chu ẩn;
Chính ph ủ, Ngh ị đị nh s ố 127/2007/N Đ-CP ngày 01 tháng 8 n ăm 2007 quy định
8.
chi ti ết thi hành m ột s ố đi ều c ủa Lu ật Tiêu chu ẩn và Quy chu ẩn k ỹ thu ật;
Nghị đị nh s ố 67/2009/N Đ-CP ngày 03 tháng 8 n ăm 2009 s ửa đổi m ột s ố đi ều
c ủa Nghị đị nh 127/2007/N Đ-CP ngày 01/08/2007 c ủa Chính ph ủ quy định chi
ti ết thi hành m ột s ố đi ều c ủa Lu ật Tiêu chu ẩn và Quy chu ẩn k ỹ thu ật và Ngh ị
định 132/2008/N Đ-CP ngày 31/12/2008 c ủa Chính ph ủ quy định chi ti ết thi
9.
hành m ột s ố đi ều c ủa Lu ật Ch ất l ượng s ản ph ẩm, hàng hóa;
Nghị đị nh s ố 141/H ĐBT ngày 24 tháng 8 n ăm 1982 c ủa H ội đồng B ộ tr ưởng
ban hành Đi ều l ệ công tác tiêu chu ẩn hóa;
10. C ục V ăn th ư và L ưu tr ữ Nhà n ước (n ăm 2013), K ỷ y ếu H ội th ảo khoa h ọc
“T ổng k ết ho ạt độ ng khoa h ọc, công ngh ệ v ề v ăn th ư, l ưu tr ữ t ừ n ăm 1962 đến
n ăm 2012 và đị nh h ướng ho ạt độ ng khoa h ọc, công ngh ệ đế n n ăm 2020”.
22
