Tìm hiểu các tiêu chuẩn của việt nam đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ đánh giá việc xây dựng và đưa ra đề xuất
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (231.22 KB, 26 trang )
LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong xuốt
thời gian từ khi em bắt đầu học ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với
lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô Khoa Văn thư
- Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của
mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng e trong xuốt thời gian học
tập tại Trường. Và đặc biệt trong kì học này, Khoa đã tổ chức cho cho chúng em
học và tiếp cận với môn học mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành
Lưu trữ học nói riêng và lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ nói chung. Đó là môn học
“ Tiêu chuẩn hóa và tổ chức khoa học lao động trong công tác Văn thư – Lưu
trữ”. Em xin chân thành cảm ơn cô Ths. Ngô Thị Kiều Oanh đã tận tâm hướng
dẫn chúng em qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo
luận về lĩnh vực trên. Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô thì em
nghĩ bài tiểu luận này của em rất khó có thể hoàn thiện được. Một lần nữa em
xin chân thành cảm ơn cô. Do thời gian nghien cứu còn hạn chế, nên khó tránh
khỏi được những thiếu xót là điều chắn chắn, em mong nhận được những ý kiến
đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn cùng lớp.
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài tiểu luận này là hoàn toàn do em tự nghiên cứu qua quá
trình học trên lớp cũng như nghiên cứu thực trạng công tác tiêu chuẩn trong
công tác vă thư – lưu trữ ở Việt Nam, chưa được công bố trên mọi hình thức.
Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào trong bài tiểu luận em xin hoàn toàn chịu
trách nhiệm.
A. LỜI MỞ ĐẦ U
1. Lý do chọn Đề tài
Văn thư - Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghi ệp g ắn li ền v ới m ỗi
cơ quan, tổ chức. Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thu ật
năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ N ội v ụ là c ơ
quan có trách nhiệm: Tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnh
vực Văn thư - Lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công
bố các tiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật qu ốc gia trong
lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ. Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham
mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về Văn thư - Lưu trữ trong
phạm vi cả nước, trong thời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đầu
tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổ chức để
xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêuchuẩn
ngành, tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài li ệu hành
chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp ph ần
thống nhất hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa
phương, góp phần tích kiệm nguyên vật liệu, kinh phí và làm tăng năng suất lao
động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ… Tính đến nay,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành được 09 tiêu chuẩn
ngành; đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn qu ốc gia liên
quan đến hoạt động lưu trữ. Trong năm 2014, Cục Văn thư và L ưu trữ nhà n ước
tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu
chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu tr ữ”.
Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm
định để công bố trong thời gian tới.
Tuy nhiên, hoạt độ ng xây dựng tiêu chuẩn v ề l ưu tr ữ c ủa C ục V ăn th ư và
Lưu trữ nhà nướ c thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới chỉ t ập
trung xây dựng tiêu chuẩn (mang tính khuyến khích áp dụng). Hai là, nội dung
của tiêu chuẩn đượ c xây dựng chủ yếu tập trung vào các mẫu sổ sách và trang
thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa chú trọng đế n các lo ại hình tài
liệu lưu trữ khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài li ệu điện
tử... Ba là, chưa thườ ng xuyên thực hiện việc soát xét các tiêu chu ẩn đã ban
hành để sửa đổ i cho phù hợp với điều kiện thực tiễn…
Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩ y m ạnh ho ạt
động tiêu chuẩn hóa trong công tác V ăn th ư - L ưu tr ữ, em đã l ựa ch ọn Đề tài “
Tìm hi ểu các tiêu chu ẩn c ủa Vi ệt Nam đã ban hành v ề công tác v ăn th ư - l ưu
tr ữ. Đánh giá vi ệc xây d ựng và đư a ra đề xu ất”.
2. M ục đích và nhi ệm v ụ c ủa Đề tài
Bài t ập c ủa em h ướng t ới hai m ục tiêu c ơ b ản sau đây:
- M ột là, đánh giá tình hình xây d ựng tiêu chu ẩn c ủa Vi ệt Nam v ề công
tác văn th ư l ưu tr ữ.
- Hai là, đề xu ất m ột s ố gi ải pháp nh ằm đẩy m ạnh ho ạt động xây d ựng
tiêu chu ẩn v ề công tác v ăn th ư – l ưu tr ữ ở Vi ệt Nam
Để th ực hi ện các m ục tiêu trên, Lu ận v ăn c ủa chúng tôi đặt ra và gi ải quy ết
nh ững nhi ệm v ụ sau:
- Gi ới thi ệu t ổng quan v ề tiêu chu ẩn; phân tích vai trò c ủa vi ệc xây
d ựng tiêuchu ẩn đố i v ới công tác v ăn th ư – l ưu tr ữ.
- Các tiêu chu ẩn c ủa Vi ệt Nam v ề v ăn th ư – l ưu tr ữ
- Nghiên c ứu, đề xu ất m ột s ố gi ải pháp nh ằm đẩy m ạnh ho ạt động xây
d ựngtiêu chu ẩn ngành v ăn th ư - l ưu tr ữ Vi ệt Nam.
3. Đố i t ượng nghiên c ứu
- Đối t ượng nghiên c ứu c ủa Đề tài là các tiêu chu ẩn ngành, tiêu chu ẩn
qu ốc gia và quy chu ẩn k ỹ thu ật qu ốc gia v ề l ưu tr ữ do C ục V ăn th ư và L ưu tr ữ
nhà n ước
- c ơ quan th ực hi ện ch ức n ăng tham m ưu, giúp B ộ tr ưởng B ộ N ội v ụ qu ản
lý nhà n ước v ề v ăn th ư, l ưu tr ữ trong ph ạm vi c ả n ước xây d ựng, ban hành ho ặc
trình c ấp có th ẩm quy ền ban hành.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Bài tiểu luận có sử dụng một số biện pháp sau :
-
Phương pháp duy vật biện chứng
-
Phương pháp quan sát
-
Phương pháp điều tra khảo sát
-
Phương pháp thống kê
-
Phương pháp phân tích
-
Phương pháp so sánh
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận bài tiểu luận của em gồm 3 chương:
Chương 1: Vai trò của việc xây dựng tiêu chu ẩn đối v ới công tác V ăn th ư
-Lưu trữ.
Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam về Văn thư - Lưu trữ.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong công tác
Văn thư - Lưu trữ.
B.NỘI DUNG
Chương 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1. Một số khái niệm cơ bản trong tiểu chuẩn:
Tiêu chuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng để phân
loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, quá trình, môi trường và đối tượng
khác trong hoạt động KT-XH nhằm nâng cao chất lượng của các đối tượng này.
a, Tiêu chuẩn Quốc tế:
Là tiêu chuẩn do một tổ chức quốc tế hoặc một tổ chức Quốc tế hoạt động trong
một lĩnh vực tiêu chuẩn công bố.
b, Tiêu chuẩn khu vực:
Là tổ chức do tổ chức tiêu chuẩn khu vực hoặc tiểu chuẩn tổ chức khu vực có
hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố.
c, Tiêu chuẩn Quốc gia:
Là do một cơ quan tiêu chuẩn quốc gia chấp nhận công bố và phổ cập rộng rãi
(ví dụ: Tiêu chuẩn bìa hồ sơ, giá tủ, cặp hộp) các các Bộ đầu ngành trình b ộ
KHCN.
d, Tiểu chuản cơ sở:
là tiêu chuẩn do một tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội – ngh ề nghi ệp, c ơ quan nhà
nướ c, đơ n vị sự nghiệp xây dựng và công bố để áp dụng trong các cơ quan, tổ
chức đó.
=>Khái niệm “Tiêu chuẩn hóa”
Theo nghĩa chung: Tiêu chuẩn hóa là vi ệc xây d ựng và áp d ụng các tiêu
chuẩn thống nhất trong sản xuất và trong công tác.
Thuật ngữ chuyên môn : Tiêu chuẩn là hóa là một lĩnh vực ho ạt độ ng bao
gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn đượ c tiến hành d ựa trên
những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên ti ến v ới s ự tham gia
của các bên hữu quan nhằm đư a mọi hoạt độ ng của xã hội, đặ c biệt là sản xuất
kinh doanh nhằm đạ t hiệu quả chung và có lợi nhất cho mọi ngườ i và xã hội.
Theo nghĩa hẹp “ISO”: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt độ ng thiết l ập các
điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại, nhằm đạt được mức độ tối ưu
trong một khung cảnh nhất đị nh.
-
Bản chất của tiêu chuẩn là đư a ra tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn.
Nội dung của tiêu chuẩn hóa là: Xây dựng tiêu chuẩn và áp d ụng tiêu
chuẩn. Hai mặt công tác này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xây d ựng
các tiêu chuẩn là để áp dụng vào thực tế nhằm đem lại những hiệu qu ả
nhất đị nh và nhượ c lại việc áp dụng các tiêu chuẩn này góp ph ần thúc đẩ y
1.1.
vào việc xây dựng tiêu chuẩn.
Vai trò c ủa tiêu chu ẩn hóa trong công tác v ăn th ư - l ưu tr ữ
Là công c ụ để C ục V ăn th ư L ưu tr ữ nhà n ước th ực hi ện ch ức n ăng qu ản lý
nhà n ước v ề công tác v ăn th ư - l ưu tr ữ, nh ằm góp ph ần đồng b ộ hóa ho ạt động
v ăn th ư - l ưu tr ữ t ại các c ơ quan, t ổ ch ức t ừ trung ươ ng đến ph ương. Do đó, vi ệc
áp d ụng các tiêu chu ẩn k ỹ thu ật là th ước đo đánh giá s ự tuân th ủ pháp lu ật c ủa
các c ơ quan, t ổ ch ức trong ho ạt độ ng l ưu tr ữ.
T ạo s ự th ống nh ất chung v ề nghi ệp v ụ, thu ận l ợi cho vi ệc trao đổi thông
tin: v ăn th ư - l ưu tr ữ là m ột ho ạt động xã h ội g ắn li ền v ới ho ạt động c ủa các c ơ
quan t ổ ch ức. Tuy nhiên, đây là ho ạt động mang tính đặc thù nên không ph ải ai
c ũng hi ểu v ề tính ch ất công vi ệc này, các thu ật ng ữ c ũng nh ư các ho ạt động
nghi ệp v ụ c ủa công tác v ăn th ư - l ưu tr ữ. Do đó, các tiêu chu ẩn v ề định ngh ĩa
các thu ật ng ữ không nh ững giúp chúng ta hi ểu h ơn và hi ểu th ống nh ất h ơn v ề
t ừng nghi ệp v ụ c ủa công tác v ăn th ư - l ưu tr ữ. Chúng ta có th ể v ận d ụng các tiêu
chu ẩn này để ph ục v ụ cho vi ệc biên so ạn các v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật và
v ăn b ản h ướng d ẫn v ề nghi ệp v ụ v ăn th ư - l ưu tr ữ, biên so ạn các sách giáo trình,
sách chuyên kh ảo, h ướng d ẫn, đào t ạo nghi ệp v ụ v ăn th ư - l ưu tr ữ.
Các tiêu chu ẩn liên quan đến các yêu c ầu, thao tác, quy trình th ực hi ện các
nghi ệp v ụ c ủa công tác v ăn th ư - l ưu tr ữ s ẽ t ạo c ơ s ở để các c ơ quan, t ổ ch ức
tri ển khai công vi ệc chuyên môn nghi ệp v ụ m ột cách h ệ th ống, th ống nh ất và
theo các nguyên t ắc, tiêu chí xác đị nh, góp ph ần làm t ăng n ăng su ất lao động do
đó ti ết ki ệm được th ời gian và nhân l ực, đồng th ời t ạo thu ận l ợi cho công tác ch ỉ
đạo ho ạt động v ăn th ư - l ưu tr ữ được th ống nh ất gi ữa các c ơ quan, t ổ ch ức.
Vi ệc xây d ựng và áp d ụng các tiêu chu ẩn còn góp ph ần vào vi ệc hi ện đại
hóa công tác v ăn th ư - l ưu tr ữ, t ăng c ường kh ả n ăng trao đổi công tác và chuy ển
giao công ngh ệ gi ữa các c ơ quan, t ổ ch ức trong n ước.
Góp ph ần đắ c l ực cho công cu ộc c ải c ải cách hành chính.
Ch ươ ng 2 : CÁC TIÊU CHU ẨN C ỦA VI ỆT NAM V Ề V ĂN TH Ư L ƯU
TR Ữ
2.1. V ề thu ật ng ữ.
Thu ật ng ữ công tác V ăn th ư - L ưu tr ữ xu ất hi ện t ừ th ời phong ki ến, ở Vi ệt
Nam thu ật ng ữ V ăn th ư - L ưu tr ữ hi ện đạ i b ắt đầ u t ừ th ời kì Pháp thu ộc, sau
cách m ạng tháng 8 thì các thu ật ng ữ đó v ẫn đượ c ti ếp t ục s ử d ụng. Cùng v ới s ự
phát tri ển c ủa công tác v ăn th ư l ưu tr ữ s ố l ượng thu ật ng ữ ngày càng đượ c s ử
d ụng nhi ều: Cu ốn t ừ đi ển L ưu tr ữ Vi ệt Nam đã đượ c C ục V ăn th ư – L ưu tr ữ
Nhà n ước ban hành n ăm 1992. Trong đó,
* Thu ật ng ữ v ề công tác v ăn th ư bao g ồm:
Th ể th ức v ăn b ản, tên lo ại v ăn b ản, d ạng v ăn b ản, l ập h ồ s ơ, qu ản lí và s ử
d ụng con d ấu.
* Thu ật ng ữ v ề công tác l ưu tr ữ g ồm:
Thu th ập tài li ệu, phân lo ại tài li ệu, xác định giá tr ị, ch ỉnh lý, b ảo qu ản,
xây d ựng công c ụ tra tìm, t ổ ch ức khai thác s ử d ụng tài li ệu l ưu tr ữ… Ho ặc
phông l ưu tr ữ cá nhân,gia đình dòng h ọ. l ưu tr ữ khoa h ọc công ngh ệ, tài li ệu l ưu
tr ữ nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, âm b ản, d ương b ản.
Thu ật ng ữ v ề con ng ười: Ng ười làm V ăn th ư, ng ười làm l ưu tr ữ,…
N ăm 1992, B ộ Khoa h ọc công ngh ệ và Môi tr ường đã ban hành tiêu chu ẩn
“v ăn b ản qu ản lý nhà n ước – M ẫu trình bày. Kèm theo quy ết đị nh s ố 228/Q ĐBKHCNMT quy đị nh m ẫu trình bày cho t ất c ả các v ăn b ản qu ản lý nhà n ước
nh ư v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật, v ăn b ản hành chính, ch ất l ượng gi ấy, kích
th ước gi ấy, ph ạm vi trình bày, cách đánh s ố trang, th ể th ức v ăn b ản”.
N ăm 2011, B ộ N ội v ụ ban hành Thông t ư 01 quy định đầy đủ gi ống nh ư
Quy ết đị nh s ố 228/ Q Đ-BKHCNMT.
2.2. V ề trang thi ết bị
Các trang thi ết b ị dùng trong công tác v ăn th ư l ưu tr ữ g ồm có: Con d ấu,s ổ
đăng kí v ăn b ản, bìa h ồ s ơ, h ộp, giá t ủ đựng tài li ệu, kho l ưu tr ữ, trang thi ết b ị
b ảo qu ản trong công tác v ăn th ư l ưu tr ữ (c ặp, h ộp đựng tài li ệu, đi ều hòa nhi ệt
độ, máy hút b ụi…).
Ngày 06/6/1994 B ộ N ội v ụ ban hành Thông t ư s ố 05-TT/BNV quy định
m ẫu và vi ệc t ổ ch ức kh ắc có d ấu c ủa c ơ quan, t ổ ch ức. Ngày 13/12/2012 B ộ
Công an ban hành Thông t ư s ố 21/2012/TT-BCA quy đị nh v ề con d ấu c ủa c ơ
quan t ổ ch ức. Thông t ư này quy đị nh v ề m ẫu con d ấu, th ời h ạn s ử d ụng con d ấu,
n ơi s ản xu ất con d ấu c ủa các c ơ quan t ổ ch ức và ch ức danh nhà n ước quy định
t ại Đi ều 3, Đi ều 4 Ngh ị đị nh s ố 58/2001/N Đ-CP ngày 24/8/2001 đã đượ c s ửa
đổi b ổ sung theo Nghị định s ố 31/2009/N Đ-CP ngày 01/4/2009.
N ăm 1997 C ục L ưu tr ữ nhà n ước ban hành Quy ết đị nh s ố 73/Q Đ-KHKT v ề
vi ệc ban hành tiêu chu ẩn ngành “s ổ đă ng ký m ục l ục h ồ s ơ”. C ục tr ưởng c ục l ưu
tr ữ nhà n ước c ăn c ứ Ngh ị đị nh s ố 34/H ĐBT ngày 01/3/1984 c ủa H ội đồng B ộ
tr ưởng quy đị nh ch ức n ăng, nhi ệm v ụ, quy ền h ạn và t ổ ch ức c ủa C ục L ưu tr ữ
Nhà n ước. C ăn c ứ: “ Đi ều l ệ v ề công tác công v ăn gi ấy t ờ và công tác l ưu tr ữ”
ban hành kèm theo Ngh ị đị nh C ăn c ứ Ngh ị đị nh s ố 142/CP ngày 28/9/1963 c ủa
H ội đồ ng Chính ph ủ. C ăn c ứ Ngh ị đị nh s ố 141/H ĐBT ngày 24/8/1982 c ủa H ội
đồng B ộ tr ưởng ban hành Đi ều l ệ v ề công tác tiêu chu ẩn hóa.
Tiêu chu ẩn ngành TCN 06-1997 s ổ đăng ký v ăn b ản đi – đến đã đượ c
tri ển khai áp d ụng th ống nh ất trong công tác v ăn th ư c ủa các c ơ quan, t ổ ch ức,
góp ph ần vào vi ệc qu ản lý ch ặt ch ẽ v ăn b ản đi – đế n c ũng nh ư theo dõi quá trình
qu ản lý gi ải quy ết v ăn b ản c ủa các c ơ quan, t ổ ch ức. Ngoài ra, tiêu chu ẩn này đã
th ống nh ất kích th ước c ủa s ổ đăng ký v ăn b ản đi – đến dùng trong các c ơ quan,
t ổ ch ức, không còn tình tr ạng s ổ đă ng ký có các kích th ước dài, ng ắn, dày, m ỏng
khác nhau.
Bìa h ồ s ơ đượ c áp d ụng 1992 – ban hành theo tiêu chu ẩn ngành và 2012 –
TCVN : 2012.
Các tiêu chu ẩn v ề h ộp, giá t ủ đựng tài li ệu, kho l ưu tr ữ…thì có Thông t ư s ố
09/2007/TT-BNV h ướng d ẫn v ề kho l ưu tr ữ chuyên d ụng. Quy ết đị nh s ố
1687/Q Đ-BKHCN ngày 23/7/2012 c ủa B ộ Khoa h ọc và Công ngh ệ: TCVN
9252:2012 H ộp b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ; TCVN 9253:2012 Gía b ảo qu ản tài
li ệu l ưu tr ữ.
2.3. Quy trình nghi ệp v ụ
2.3.1. Đôi v ới quy trình nghi ệp v ụ trong công tác v ăn th ư:
+ So ạn th ảo và ban hành v ăn b ản
+ T ổ ch ức, qu ản lý v ăn b ản đi, đế n
+ L ập h ồ s ơ
+ Qu ản lý và s ử d ụng con d ấu
Trong công tác v ăn th ư, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước đã xây d ựng và ban hành
m ột s ố tiêu chu ẩn ngành c ần thi ết nh ư tiêu chu ẩn v ề bìa h ồ s ơ, s ổ đăng ký công
v ăn đi – đế n.
V ề tiêu chu ẩn ngành Bìa h ồ s ơ: Tiêu chu ẩn c ấp ngành TCN 2-1992 “M ầu
trình bày bìa h ồ s ơ tài li ệu qu ản lý nhà n ước” đượ c ban hành b ởi Quy ết định s ố
42/Q Đ-KHKT ngày 08 tháng 6 n ăm 1992 c ủa C ục L ưu tr ữ Nhà n ước. Nh ững
n ội dung c ủa tiêu chu ẩn c ấp ngành này đượ c k ế th ừa t ừ k ết qu ả nghiên c ứu đề
tài tiêu chu ẩn “M ầu bìa h ồ s ơ tài li ệu l ưu tr ữ qu ản lý hành chính” c ủa ch ủ nhi ệm
Mai Thị Loan t ừ n ăm 1988.
N ăm 2002, C ục tr ưởng C ục L ưu tr ữ Nhà n ước đã có Quy ết định s ố
62/Q Đ-LTNN ngày 07 tháng 5 n ăm 2002 ban hành Tiêu chu ẩn c ấp ngành
TCN01-2002 Bìa h ồ s ơ thay th ế TCN 02-1992.
V ề tiêu chu ẩn s ổ đăng ký v ăn b ản đi – đến: T ừ n ăm 1985, C ục L ưu tr ữ
Nhà n ước đã đă ng ký v ới c ơ quan có th ẩm quy ền biên so ạn tiêu chu ẩn c ấp
ngành nh ư: M ầu s ổ công v ăn đi – đế n và s ổ công v ăn m ật. N ăm 1992, C ục L ưu
tr ữ Nhà n ước ti ếp t ục nghiên c ứu, xây d ựng tiêu chu ẩn ngành s ổ đăng ký công
v ăn đi – đế n lo ại th ường và m ật (m ẫu trình bày). K ế th ừa t ừ nh ững k ết qu ả
nghiên c ứu đó, n ăm 1997, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước đã ban hành Tiêu chu ẩn ngành
TCN 06-1997 “S ổ đă ng ký v ăn b ản đi – đế n”.
Quy trình nghi ệp v ụ trong công tác l ưu tr ữ .
+ Thu th ập v ăn b ản tài li ệu
+ Phân lo ại tài li ệu
+ Xác đị nh giá trị tài li ệu
+ Chỉnh lý tài li ệu
+ Xây d ựng công c ụ tra c ứu
+ Th ống kê l ưu tr ữ
+ B ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ
+ T ổ ch ức, khai thác s ử d ụng tài li ệu l ưu tr ữ
2.3.2.
Trong công tác l ưu tr ữ, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước đã xây d ựng và ban hành:
– Các tiêu chu ẩn là công c ụ th ống kê tài li ệu l ưu tr ữ nh ư: M ầu s ổ nh ập tài li ệu
n ăm 1990; tiêu chu ẩn ngành TCN 04-1997 M ục l ục h ồ s ơ; tiêu chu ẩn ngành
TCN 05-1997 s ổ đăng ký m ục l ục h ồ s ơ; tiêu chu ẩn ngành TCN 09- 1999 Phi ếu
phông.
– Các tiêu chu ẩn là công c ụ tra tìm tài li ệu nh ư: tiêu chu ẩn ngành TCN 01-1990
th ẻ tra tìm tà ỉ li ệu l ưu tr ữ; tiêu chu ẩn ngành TCN 04-1997 M ục l ục h ồ s ơ.
– Các tiêu chu ẩn v ề trang thi ết b ị b ảo qu ản nh ư: tiêu chu ẩn ngành Bìa h ồ s ơ,
tiêu chu ẩn ngành TCN 03-1997 C ặp đựng tài li ệu; tiêu chu ẩn ngành TCN-061997 Giá b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ; tiêu chu ẩn ngành TCN02-2002 H ộp b ảo qu ản
tài li ệu l ưu tr ữ hành chính.
2.4. V ề con ng ười
2.3.1. V ề chuyên môn nghi ệp v ụ ng ười làm công tác v ăn th ư l ưu tr ữ
Tiêu chu ẩn nghi ệp v ụ c ủa các ng ạch công ch ức qu ản lý công tác v ăn th ư –
lưu tr ữ( Ban hành kèm theo Quy ết định s ố 650/TCCP-VC ngày 20 tháng 8 n ăm
1993 c ủa Ban T ổ ch ức - Cán b ộ chính ph ủ).
* Cán s ự văn th ư.
-
Hiểu biết:
Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành, cơ quan về công tác
-
văn thư.
Nắm được các nguyên tắc, chế độ và các hướng dẫn về nghiệp vụ công
-
tác văn thư.
Nắm được nội dung và nghiệp vụ công tác văn thư thuộc phạm vi được
-
phân công quản lý.
Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan h ệ
-
của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước.
Nắm được thủ tục quản lý hành chính Nhà nước.
Hiểu rõ những đặc điểm của các đối tượng quản lý.
Biết triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư theo sự h ướng
dẫn của chuyên viên văn thư.
-
Biết sử dụng máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong
công tác văn thư và văn phòng.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp trung học văn thư - lưu tr ữ và đã qua th ời gian t ập s ự (n ếu là
-
trung cấp khác thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ t ương
-
đương với trung cấp văn thư - lưu trữ).
Qua đào tạo lớp tin học ngắn hạn theo chương trình của Bộ Giáo d ục và
-
đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngắn hạn.
* Chuyên viên văn thư.
-
Hiểu biết:
Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp quy c ủa
Nhà nước, nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghi ệp v ụ c ủa
-
ngành, của cơ quan về công tác văn thư.
Nắm được kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư.
Hiểu được đặc điểm của các đối tượng quản lý thuộc phạm vi mình phụ
-
trách.
Biết xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển công tác văn thư; có
-
năng lực soạn thảo văn bản.
Nắm được những vấn đề cơ bản về khoa học quản lý, tổ chức lao động
-
khoa học trong quản lý.
Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất c ải ti ến nghi ệp v ụ qu ản
-
lý công tác văn thư. Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ công tác văn
-
thư trong nước và thế giới.
Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp v ụ và có kh ả n ăng t ổ
-
chức để triển khai công việc có hiệu quả.
-Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng
-
trong công tác văn thư và văn phòng.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự.
Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo nội
dung chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.
-
Qua lớp đào tạo về ứng dụng tin học vào công tác văn thư theo chương
-
trình của Bộ Giáo dục và đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Biết một ngoại ngữ ở trình độ A (đọc hiểu được sách chuyên môn).
* Chuyên viên chính văn thư
-
-
Hiểu biết:
Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp lu ật của
Nhà nước có liên quan đến công tác văn thư.
Nắm vững phương hướng phát triển công tác văn thư của ngành.
Nắm chắc các kiến thức về công tác văn thư và văn bản học.
Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý, hệ thống nguyên tắc quản lý
nghiệp vụ văn thư và biết những nguyên tắc quản lý các chuyên ngành
-
khác có liên quan.
Thành thạo việc xây dựng đề án, phương án quản lý nghiệp vụ văn thư và
-
thủ tục hành chính Nhà nước; có khả năng soạn thảo văn bản.
Nắm được khoa học quản lý và tổ chức lao động trong quản lý.
Am hiểu sâu về tổ chức cơ quan Đảng, Nhà nước và tổ chức đoàn th ể
-
nhân dân, xã hội.
Am hiểu tình hình và xu thế phát triển công tác văn thư trong nước và th ế
-
-
giới.
Có năng lực nghiên cứu đề xuất cải tiến công tác văn thư.
Có trình độ tổng hợp nhanh, thông thạo việc tổ chức chỉ đạo, triển khai
nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra, có năng lực hợp tác giữa các cơ quan và cá
-
-
nhân trong công tác quản lý.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên
văn thư tối thiểu là 9 năm.
Qua khoá đào tạo quản lý hành chính Nhà nước ngạch chuyên viên chính.
Có công trình khoa học hoặc đề án sáng tạo v ề v ăn th ư, l ưu tr ữ được H ội
đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu.
* Chuyên viên cao cấp văn thư
Hiểu biết:
-
Nắm chắc đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của
Nhà nước, quy chế của ngành về công tác văn thư và các nghiệp vụ liên
-
quan.
Nắm vững hệ thống lý luận và thực tiễn công tác v ăn th ư, am hi ểu v ề các
-
chuyên môn nghiệp vụ liên quan.
Có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ quản lý công tác văn thư nói chung
-
và lĩnh vực nghiệp vụ được giao.
Có nhiều kinh nghiệm về tổ chức quản lý và xử lý nghiệp v ụ, n ắm v ững
-
các mục tiêu phát triển ngành và đối tượng quản lý.
Am hiểu rộng về sự phát triển của công tác văn thư và các lĩnh vực liên
quan đến sự phát triển nghiệp vụ quản lý công tác v ăn th ư trong n ước và
-
-
-
-
thế giới.
Có năng lực nghiên cứu, tổ chức chỉ đạo ứng dụng tiến bộ khoa hoc
nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác văn thư.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ngạch chuyên
viên chính văn thư tối thiểu là 6 năm.
Chính trị cao cấp.
Tốt nghiệp khoá đào tạo nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngạch
chuyên viên cao cấp.
Biết một ngoại ngữ ở trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thông thạo).
Có công trình nghiên cứu hoặc đề án tổng hợp sáng tạo về văn thư lưu trữ
được Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu và ứng dụng có hiệu quả.
* Cán sự lưu trữ
-
Hiểu biết:
Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành và của c ơ quan v ề công
-
tác lưu trữ.
Nắm được các nguyên tắc, thủ tục nghiệp vụ hành chính Nhà nước.
Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ
-
của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước.
Hiểu rõ hoạt động và đặc điểm của đối tượng quản lý.
-
-
Viết được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thu ộc phạm vi được
-
phân công và biết cách triển khai đúng nguyên tắc.
Biết hợp tác với các viên chức và đơn vị liên quan trong công việc quản lý
-
của mình.
Biết sử dụng máy vi tính.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp trung cấp văn thư - lưu trữ qua thời gian tập sự.
(Nếu là trung cấp khác có liên quan thì phải qua một lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ
đạt trình độ tương đương với trung cấp văn thư - lưu trữ).
-
Qua lớp tin học ngắn hạn của Bộ Giáo dục và đào tạo, của Cục Lưu trữ
-
Nhà nước.
Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ hành chính theo chương trình cho cán sự.
* Chuyên viên lưu trữ
-
-
Hiểu biết:
Nắm được đường lối, chính sách của Đảng, các qui định của Nhà nước,
của ngành, của cơ quan, đơn vị về công tác lưu trữ.
Nắm được kiến thức cơ bản về nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Nắm được các đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vị phụ trách.
Biết xây dựng các phương án, kế hoạch, các thể loại quy ết định c ụ th ể
của quản lý và thông hiểu nguyên tắc thủ tục hành chính của Nhà nước,
-
-
có năng lực soạn thảo văn bản.
Nắm được những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý, biết tổ chức lao
động khoa học trong quản lý lưu trữ.
Có kiến thức về lịch sử Việt Nam và thế giới.
Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và đề xuất cải ti ến nghiệp v ụ
quản lý lưu trữ; nắm được xu thế phát triển của công tác l ưu tr ữ trong
-
nước và thế giới.
Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có kh ả n ăng
phối hợp tốt với các yếu tố liên quan để triển khai công vi ệc có hi ệu qu ả.
Có khả năng độc lập tổ chức làm việc.
-
-
-
Sử dụng được máy vi tính và các thiết bị chuyên dùng trong công tác lưu
trữ.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự.
(Nếu là đại học khác thì phải qua đào tạo trình độ đại học về lưu trữ).
Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà n ước theo n ội
dung chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.
Biết 1 ngoại ngữ trình độ A (đọc, hiểu được sách chuyên môn).
Qua lớp đào tạo tin học theo chương trình của Bộ Giáo dục và đào tạo và
của Cục Lưu trữ Nhà nước.
* Chuyên viên chính lưu trữ
-
Hiểu biết:
Nắm chắc đường lối, chính sách của Đảng và các quy định của Nhà n ước
-
và ngành về công tác lưu trữ.
Nắm vững kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách.
Thành thạo việc xây dựng phương án, đề án quản lý nghiệp vụ và thủ tục
-
hành chính Nhà nước; có năng lực tốt về soạn thảo văn bản.
Nắm được khoa học quản lý và biết tổ chức lao động khoa h ọc trong
-
quản lý lưu trữ.
Nắm vững kiến thức về lịch sử Việt Nam, lịch sử thế giới. N ắm được
-
kiến thức cơ bản về sử liệu học.
Am hiểu tình hình và xu thế phát triển của công tác lưu trữ trong nước
-
và thế giới. Có năng lực nghiên cứu khoa học.
Có trình độ tổng hợp nhanh nhạy, thông thạo về t ổ chức chỉ đạo, tri ển
-
khai nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức công tác kiểm tra, tổ chức phối hợp và thu
-
hút các cộng tác viên liên quan trong triển khai nghiệp vụ lưu trữ.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ng ạch chuyên
-
viên tối thiểu là 9 năm.
Qua khoá đào tạo nghiệp vụ hành chính ngạch chuyên viên chính.
Biết ngoại ngữ trình độ B (nghe hiểu, đọc, nói thông thường). Có công
-
trình khoa học hoặc đề án sáng tạo về lưu trữ được Hội đồng khoa học cấp
ngành nghiệm thu.
* Chuyên viên cao cấp lưu trữ
-
Hiểu biết:
Nắm chắc đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật c ủa Nhà
nước và quy chế của ngành về công tác lưu trữ và các nghiệp vụ liên
quan.
Nắm vững hệ thống lý luận và thực ti ễn c ủa công tác l ưu tr ữ, am hi ểu v ề
-
các chuyên môn nghiệp vụ liên quan.
Nắm vững kiến thức về lịch sử Việt Nam và thế giới.
Có kiến thức sâu, rộng về nghiệp vụ quản lý công tác l ưu tr ữ, v ề lĩnh v ực
-
nghiệp vụ được giao phụ trách. Có nhiều kinh nghiệm và sáng t ạo v ề t ổ
chức quản lý và xử lý nghiệp vụ, nắm vững các mục tiêu phát tri ển ngành
-
và đối tượng quản lý.
Am hiểu rộng về sự phát triển của công tác lưu trữ ở trong nước và trên
-
thế giới và các lĩnh vực liên quan đến công tác lưu trữ.
Có năng lực nghiên cứu khoa học, tổ chức chỉ đạo ứng d ụng tiến b ộ khoa
-
học kỹ thuật nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ngạch chuyên
-
viên chính tối thiểu là 6 năm.
Qua khoá đào tạo nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà n ước ng ạch chuyên
viên cao cấp.
Chính trị cao cấp.
Biết ít nhất 1 ngoại ngữ trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thông thạo).
Có công trình nghiên cứu khoa học lưu trữ hoặc đề án sáng t ạo được H ội
đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu, đưa vào áp dụng có hiệu quả.
2.3.2. Đạo đức nghề nghiệp của người làm công tác văv thư - lưu trữ
Bộ Nội vụ vừa ban hành Thông tư số: 13/2014/TT-BNV quy định mã s ố
và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.
Thông tư số: 14/2014/TT-BNV quy định chức danh, mã số ng ạch và tiêu chu ẩn
nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.
Hai Thông tư đều có hiệu l ực thi hành k ể t ừ ngày 15 tháng 12 n ăm 2014,
với một số nội dung chính như sau:
* Viên chức chuyên ngành văn thư:
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV cũng quy định tiêu chu ẩn chung v ề ph ẩm
chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể của t ừng ngạch công ch ức
v ăn th ư và là c ăn c ứ để các B ộ, c ơ quan ngang B ộ, c ơ quan thu ộc Chính ph ủ, Ủy
ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, t ổ ch ức
có liên quan thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ công chức
chuyên ngành văn thư. Các đơn sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xã h ội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được áp d ụng các quy
định tại Thông tư này để tuyển dụng, sử dụng và quản lý người làm công tác văn
thư.
* Viên chức chuyên ngành lưu trữ:
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV cũng quy định tiêu chu ẩn chung v ề ph ẩm
chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể của t ừng ngạch công ch ức
v ăn th ư và là c ăn c ứ để các B ộ, c ơ quan ngang B ộ, c ơ quan thu ộc Chính ph ủ, Ủy
ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, t ổ ch ức
có liên quan thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ công chức
chuyên ngành văn thư. Các đơn sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xã h ội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được áp d ụng các quy
định tại Thông tư này để tuyển dụng, sử dụng và quản lý người làm công tác văn
thư.
Ch ương 3: GI ẢI PHÁP NÂNG CAO HI ỆU QU Ả XÂY D ỰNG TIÊU
CHU ẨN TRONG CÔNG TÁC V ĂN TH Ư – L ƯU TR Ữ
3.1. Nhận xét, đánh giá.
3.1.1. Ưu điểm:
Những năm 80, cùng với sự ra đời của Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa, hoạt
động tiêu chuẩn hóa đã được triển khai trong hoạt động của Cục Lưu trữ Nhà
nước. Do tính chất của công tác văn thư - lưu trữ nên việc xây dựng và ban hành
các tiêu chuẩn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ có phạm vi áp dụng đối với mọi cơ
quan, tổ chức. Vì thế, tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ đòi hỏi sự
phối hợp, tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức để tiêu chuẩn văn thư - lưu trữ
khi ban hành có hiệu quả áp dụng cao. Trong quá trình thực hiện tiêu chuẩn hóa
về văn thư, lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã phối họp với nhiều cơ quan, tổ
chức như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường (Bộ
Khoa học và Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Trung
tâm Lưu trữ các tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ các cơ quan, các cơ sở
sản xuất… trong việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng và ban hành tiêu chuẩn.
Trong phạm vi của Cục, hoạt động này được triển khai nghiên cứu, xây dựng với
sự phối hợp, tham gia giữa các phòng chức năng và các đơn vị sự nghiệp thuộc
Cục như các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ
trung ương, Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương, Trung tâm Khoa
học và Công nghệ văn thư, lưu trữ…
3.1.2. Hạn chế:
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác văn
thư, lưu trữ còn có những hạn chế, đó là:
-
Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 trở
lại đây chưa được sự quan tâm. Sau khi ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp
bảo quản tài liệu hành chính vào năm 2002, một thời gian, hoạt động tiêu
chuẩn hóa của Cục không được triển khai. Chỉ từ năm 2008, công tác tiêu
chuẩn hóa mới được chú ý trở lại nhưng vẫn chưa có định hướng phát
-
triển dài hạn.
Việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng và áp
dụng tiêu chuẩn còn hạn hẹp so với ý nghĩa của các tiêu chuẩn về công
tác văn thư, lưu trữ là một nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp
-
dụng trong cả nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Nội dung tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ tương đối phong
phú nhưng số lượng các tiêu chuẩn ban hành về lĩnh vực này còn hạn
chế. Các tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ được xây dựng và ban
hành mới chỉ hướng đến đối tượng là tài liệu lưu trữ hành chính. Các lĩnh
vực lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, bản đồ, tài liệu khoa học
kỹ thuật chưa được tiêu chuẩn hóa. Ngoài ra, còn thiếu các tiêu chuẩn về
thuật ngữ văn thư, lưu trữ phục vụ cho việc hiểu, quan niệm một cách
-
thống nhất trong hoạt động văn thư, lưu trữ như: các từ chuẩn, từ khóa…
Việc rà soát, thực hiện chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành chưa được tiến
hành kịp thời. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và
các văn bản hướng dẫn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới tiến hành
rà soát và thực hiện chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo
quản tài liệu hành chính, Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn
-
quốc gia.
Nhiều tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ chưa được sự đón nhận, áp dụng
trong thực tế, ví dụ: Tiêu chuẩn ngành TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài
liệu lưu trữ hành chính… Nguyên nhân của tình trạng này là do tiêu
chuẩn ban hành không thuận tiện khi sử dụng; việc giới thiệu, hướng dẫn
tiêu chuẩn mới đến các cơ quan lưu trữ chậm được triển khai; nhận thức
của các đơn vị sử dụng về thực hiện theo tiêu chuẩn còn thấp, các đơn vị
thường chạy theo lợi ích kinh tế mà không tuân theo các tiêu chuẩn kỹ
-
thuật đã được ban hành…
Nhiều tiêu chuẩn chưa được soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình
hình thực tế. Sau khi các tiêu chuẩn được ban hành và áp dụng trong thực
tế, Cục hầu như chưa tổ chức đánh giá, tổng kết việc áp dụng tiêu chuẩn
tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ các cơ quan, tổ chức ở Trung
ương và địa phương. Vì thế, những ý kiến về hiệu quả cũng như khuyết
điểm của tiêu chuẩn chưa được phản hồi lại đon vị xây dựng tiêu chuẩn
để kịp thời điều chỉnh.
3.2. Đề xuất các giải pháp:
Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua đã đạt được
kết quả nhất định và có phạm vi áp dụng rộng rãi trong công tác văn thư, lưu trữ
tại các cơ quan, tổ chức. Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động tiêu chuẩn
hóa về văn thư, lưu trữ cần thực hiện một số giải pháp:
-
Xây dựng định hướng chiến lược về hoạt động tiêu chuẩn hóa văn thư,
lưu trữ và có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù họp. Trong đó,
thực hiện tiêu chuẩn hóa đối với các loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ
thuật, phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn về thuật ngữ trong
-
công tác văn thư, lưu trữ.
Đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, phòng thí nghiệm cho công tác
nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành một khoản kinh phí thường
xuyên cho việc tiêu chuẩn hóa và đưa việc tiêu chuẩn hóa là nhiệm vụ
-
thường xuyên trong hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa các tiêu chuẩn đã ban hành cho phù
-
hợp với thực tiễn và điều kiện phát triển khoa học công nghệ mới.
Tổ chức các lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng
các tiêu chuẩn đã ban hành đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu
trữ các bộ, ngành, cơ quan Trung ương và Lưu trữ các địa phương.
C. KẾT LUẬN
Em vẫn luôn nhớ mãi câu thơ của Chủ tịch Hồ Chí Minh vị lãnh t ụ kính yêu c ủa
dân tộc Việt Nam ta:
“Không có việc gì khó
Chỉ sợ lòng không bền
Đào núi và lấp biển
Quyết chí ắt làm nên.”
Qua bốn câu thơ trên, Bác Hồ muốn khuyên thanh niên một bài học có ý nghĩa
như là chân lý của cuộc sống, của sự thành đạt trong sự nghiệp. Không có công
việc nào dễ dàng mà bất cứ việc gì cũng có khó khăn, gian khổ. Nhưng nếu
chúng ta có sự bền lòng, kiên trì, vượt khó, không nản chí, sờn lòng thì chẳng có
việc gì là “khó” cả. Thậm chí nếu ta có sự quyết chí và một nghị lực mạnh mẽ
vượt lên trên mọi khó khăn gian khổ thì dù là công việc lớn lao như “đào núi” và
“lấp biển” chúng ta cũng có thể chắc chắn “làm nên”
Thực sự mà nói khi chưa thực hiện nghiên cứu đề tài em thấy hơi khó hình dung,
khó hiểu về tài nhưng khi nghiên cứu lại kĩ lưỡng bài giảng của cô những như
tham khảo nhiều tài liệu em đã hoàn thành tốt bài tiểu luận của mình. Với đề tài
này không đến nỗi khó như câu thứ 3 của đoạn văn như em thấy câu nói này thật
ý nghĩa khiến lòng quyết tâm của em cũng như mọi thế hệ người dân Việt nam
có thêm tinh thần Quyết tâm.
Trên đây là toàn bộ bài tiểu luận của em về đề tài Tìm hiểu các tiêu
chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư - lưu trữ. Đánh giá
việc xây dựng và đưa ra đề xuất”. Với vốn kiến thức còn hạn chế, trong công
việc còn gặp phải một số khó khăn vướng mắc. Vì vậy bài báo cáo của em vẫn
còn những thiếu sót, em rất mong thầy cô và các bạn tham gia đóng góp ý kiến
để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ và dạy bảo tận tình của các
thầy (cô) trong Trường, các thầy (cô) trong khoa Văn thư - Lưu trữ, với tấm lòng
yêu trò, yêu nghề, thầy cô đã giảng dạy truyền đạt những kiến thức cơ bản về
chuyên môn nghiệp vụ tạo nền tảng cho chúng em trên con đường lập nghiệp
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.
2.
Lu ật tiêu chu ẩn và quy chu ẩn k ĩ thu ật n ăm 2006;
Nghị đị nh s ố: 127/2007/N Đ-CP ngày 01 tháng 8 n ăm 2007 c ủa Chính
Ph ủ. Quy đị nh thi hfnh chi ti ết m ột s ố đi ều c ủa Lu ật tiêu chu ẩn và quy
3.
chu ẩn n ăm 2006;
Quy ết đị nh s ố: 144/2006/TTg-CP ngày 26/6/2006 c ủa Th ủ T ướng Chính
ph ủ v ề vi ệc áp d ụng h ệ th ống qu ản lý ch ất l ượng theo TCVN: IS 9001:
4.
2000 vào ho ạt độ ng c ủa các c ơ quan hành chính nhà n ước;
Quy ết đị nh s ố 19/2014/TTg – CP ngày 05/3/2014 c ủa Th ủ T ướng Chính
ph ủ v ề vi ệc áp d ụng h ệ th ống qu ản lý ch ất l ượng theo tiêu chu ẩn VN ISO
9001:2008 các ho ạt độ ng c ủa các c ơ quan t ổ ch ức thu ộc hành chính Nhà
5.
n ước;
Thông t ư s ố: 13/2004/TT-BNV ngày 30/10/2014 c ủa B ộ Nôi v ụ quy định
mã s ố và tiêu chu ẩn ch ức danh nghê nghi ệp viên ch ức ngành l ưu tr ữ;
6.
B ộ Khoa h ọc và Công ngh ệ, Thông t ư s ố 21/2007/TT-BKHCN ngày 28
7.
tháng 9 n ăm 2007 h ướng d ẫn v ề xây d ựng và áp d ụng tiêu chu ẩn;
Chính ph ủ, Ngh ị đị nh s ố 127/2007/N Đ-CP ngày 01 tháng 8 n ăm 2007 quy
định chi ti ết thi hành m ột s ố đi ều c ủa Lu ật Tiêu chu ẩn và Quy chu ẩn k ỹ
8.
thu ật;
Chính ph ủ, Ngh ị đị nh s ố 67/2009/N Đ-CP ngày 03 tháng 8 n ăm 2009 s ửa
đổi m ột s ố đi ều c ủa Ngh ị định 127/2007/N Đ-CP ngày 01/08/2007 c ủa
Chính ph ủ quy đị nh chi ti ết thi hành m ột s ố đi ều c ủa Lu ật Tiêu chu ẩn và
Quy chu ẩn k ỹ thu ật và Ngh ị đị nh 132/2008/N Đ-CP ngày 31/12/2008 c ủa
Chính ph ủ quy đị nh chi ti ết thi hành m ột s ố đi ều c ủa Lu ật Ch ất l ượng s ản
9.
ph ẩm, hàng hóa;
H ội đồ ng B ộ tr ưởng, Ngh ị đị nh s ố 141/H ĐBT ngày 24 tháng 8 n ăm 1982
ban hành Đi ều l ệ công tác tiêu chu ẩn hóa;
10. C ục V ăn th ư và L ưu tr ữ Nhà n ước (n ăm 2013), K ỷ y ếu H ội th ảo khoa h ọc
“T ổng k ết ho ạt độ ng khoa h ọc, công ngh ệ v ề v ăn th ư, l ưu tr ữ t ừ n ăm 1962
