Tìm hiểu các tiêu chuẩn của việt nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và đưa ra đề xuất

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện bài tiểu luận em đã nhận được sự
giúp đỡ tận tình của ThS. Ngô Thị Kiều Oanh - giảng viên học phần Tiêu chuẩn
hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ. Qua đây em xin
gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô vì trong quá trình giảng dạy đã truyền thụ cho
em những kiến thức quý giá là hành trang quan trọng để em hoàn thành bài tiểu
luận này. Do hạn chế về thời gian cũng như năng lực nghiên cứu nên bài tiểu luận
của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự
đánh giá, góp ý từ các thầy, cô và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


LỜI CAM ĐOAN
Tô xin cam đoan bài tiểu luận này là công trình nghiên cứu của cá nhân
tôi do tôi thực hiện và chưa từng công bố trên bất kỳ phương tiện nào. Mọi số lệu
và dẫn chứng trong bài đều là những thông tin xác thực. Nếu sai tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm.

2


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
ST
T
1
2

TỪ VIẾT TẮT

TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT

TCVN
TCN

Tiêu chuẩn Việt Nam
Tiêu chuẩn ngành

3


MỤC LỤC

4


5


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan
trọng trong nền hành chính nhà nước. Việc triển khai xây dựng và áp dụng tiêu
chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu
quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu của xã
hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại. Có
thể nói việc nghiên cứu áp dụng hệ thống tiêu chuẩn là một phương pháp quản
lý mới nhằm tạo nên một quy trình xử lý nghiệp vụ hợp lý tạo điều kiện để người
đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội
bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công

tác quản lý. Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ gồm nhiều quy trình phức
tạp, thuật ngữ chuyên môn đặc thù và sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra
cứu, các trang thiết bị bảo quản như bìa, hộp, giá… nên cần thiết phải được quy
định thống nhất, hợp lý. Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giúp cho
các quy trình, quy phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ được
đồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lý hóa. Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa trong
công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu,
công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ. Trong những năm gần đây hoạt động xây dựng và ban hành các
tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ đã nhận được sự quan tâm và có hiệu quả rõ rệt. Tuy
nhiên vẫn còn tồn đọng những hạn chế nhất định đòi hỏi các giải pháp đồng bộ. Vì
vây em quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban
hành về công tác văn thư, lưu trữ. Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và đưa ra

6


đề xuất” làm đề tài kết thúc học phần Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học
trong công tác văn thư, lưu trữ.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu các tiêu chuẩn mà Việt Nam đã ban hành về công tác
văn thư, lưu trữ. Trong đó, chủ yếu tập chung vào giai đoạn từ 1962 đến nay.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về việc xây dựng tiêu chuẩn
trong công tác văn thư, lưu trữ;
- Tìm hiểu các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ mà Việt Nam đã ban hành
trong thời gian qua, đánh giá các ưu điểm, hạn chế đồng thời phân tích tìm ra
nguyên nhân của các tiêu chuẩn này;
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả xây dựng các tiêu
chuẩn về văn thư, lưu trữ.

4. Phương pháp nghiên cứu
Để tài chủ yếu vận dụng phương pháp nghiên cứu sau: thu thập thông tin
gián tiếp, so sánh đối chiếu kết hợp phân tích các thông tin từ nguồn tài liệu tham
khảo, các đề tài nghiên cứu có liên quan đến vấn đề tiêu chuẩn hóa và một số thông
tin từ mạng internet.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
nội dung đề tài được chia làm ba chương:
Chương 1: Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn
thư, lưu trữ
Chương 2: Các tiêu chuẩn của Việt Nam về văn thư, lưu trữ
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn đối với
công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam

7


Chương 1
VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Một số khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn
1.1.1. Khái niệm tiêu chuẩn
Theo nghĩa chung nhất tiêu chuẩn được hiểu là những quy định dùng làm
căn cứ đánh giá sự vật, hiện tượng, quá trình nhất định.
Theo Khoản 1 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Tiêu
chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân
loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng
khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của
các đối tượng này. Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự
nguyện áp dụng”.

Tiêu chuẩn được công bố dưới dạng văn bản đảm bảo giá trị pháp lý.
Tiêu chuẩn được các cơ quan tỏ chức tự nguyện áp dụng nhưng trong một số
trường hợp bắt buộc áp dụng một phần khi nó được viện dẫn trong các văn bản quy
phạm pháp luật hay quy chuẩn kỹ thuật. Các quy định trong tiêu chuẩn phải mang
tính thống nhất, hợp lý và ổn định trong quá trình áp dụng .
1.1.2. Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật
Theo Khoản 2 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Quy
chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản
lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác
8


trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức
khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh
quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác. Quy chuẩn
kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt
buộc áp dụng”.
1.1.3. Khái niệm tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn hóa theo nghĩa chung được hiểu là việc xây dựng và áp dụng
các tiêu chuẩn thống nhất trong sản xuất và trong công tác.
Theo thuật ngữ chuyên môn tiêu chuẩn hóa được hiểu là một lnhx vực
hoạt động bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành
dựa trên những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến với sự
tham gia của các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội đặc biệt là hoạt
động sản xuất kinh doanh vào quỹ đạo thống nhất mang lại hiệu quả chung và có
lợi nhất cho mọi người và xã hội.
1.2. Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn ở Việt Nam hiện nay
- Tiêu chuẩn quốc gia: TCVN số thứ tự của tiêu chuẩn: năm công bố - “tên tiêu
chuẩn”. Ví dụ: TCVN 9251: 2012 – “Bìa hồ sơ lưu trữ”
- Tiêu chuẩn cơ sở: TCCS số thứ tự của tiêu chuẩn: Năm cong bố / Ký hiệu cơ sở. Ví

1.3.

dụ:TCCS 04 : 2007/ VPPHH
Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn thư, lưu trữ
Thứ nhất, tiêu chuẩn hóa tạo sự thống nhất về mặt nghiệp vụ. Nghiệp vụ
công tác văn thư, lư trữ là một chuỗi các quy trình tương đối phức tạp có mối quan
hệ chặt chẽ với nhau yêu cầu thực hiện đúng và đủ để đạt hiệu quả tốt nhất. Tuy
nhiên trên thực tế mỗi cơ quan, tổ chức lại có những cách làm khác nhau, phương
pháp thực hiện không đồng nhất dẫn đến hiệu quả công việc không cao, công tác
9


quản lý gặp nhiều bất lợi. Để giải quyết vấn đề tồn đọng này việc áp dụng tiêu
chuẩn chung cho các cơ quan, tổ chức được coi là giải pháp hiệu quả hàng đầu.
Thứ hai, tiêu chuẩn hóa giúp nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư,
lưu trữ. Tiêu chuẩn hóa là sản phảm của khoa học, được xây dựng trên cơ sở các
thành tựu khoa học kỹ thuật của nhân loại và thực tiễn hoạt động văn thư, lưu trữ
nên mang tính khả thi cao. Khi áp dụng các tiêu chuẩn phù hợp sẽ góp phần nâng
cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Thứ ba, tiêu chuẩn hóa giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ,
công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ
được xây dựng trong đó xác định rõ trách nhiệm của từng người trong từng khâu
nghiệp vụ. Từ đó, tránh trường hợp chồng chéo trách nhiệm và là căn cứ để mỗi
cán bộ, công chức, viên chức có ý thức chủ động thực hiện công việc của mình,
tránh đùn đẩy trách nhiệm cho người khác.
Thứ tư, tiêu chuẩn hóa góp phần thúc đẩy tiến bộ khoa học công nghệ
trong công tác văn thư, lưu trữ. Các tiêu chuẩn được xây dựng trên cơ sở khoa học
ông nghệ hiện đai, là một trong những công cụ để ứng dụng các thành tựu khoa
học, công nghệ tiên tiến trên thế giới vào công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, góp
phần thúc đâye tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ để có

thể theo kịp nhip độ phát triển của thời đại.
Thứ năm, tiêu chuẩn hóa giúp văn bản hóa các quy trình nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ. Tất cả các tiêu chuẩn đều được ban hành dưới dạng văn bản để đảm
bảo hiệu lực pháp lý và hiệu lực thi hành. Khi áp dụng các tiêu chuẩn vào công tác
văn thư, lưu trữ thì mọi quy trình nghiệp vụ đều phải được văn bản hóa. Đây cũng
là căn cứ pháp lý quan trọng để triển khai nghiệp vụ văn thư, lư trữ một cách có
hiệu quả.
Thứ sáu, tiêu chuẩn hóa giúp kiểm soát, cải tiến công tác văn thư, lưu trữ.
Khi áp dụng tiêu chuẩn vào công tác văn thư, lưu trữ sẽ kiểm soát được chất lượng
của từng khâu nghiệp vụ, theo dõi được hiệu quả công việc của từng cán bộ, công
10


chức, viên chức trong cơ quan. Từ đó đưa ra các đánh giá khách quan nhất về công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan để có căn cứ triển khai kế hoạch nghiên cứu đưa ra
các biện pháp cụ thể và hữu hiệu nhằm cải tiến hiệu quả công tác văn thư lưu trữ
nói riêng và công tác của toàn cơ quan, tổ chức nói chung.
Thứ bảy, tiêu chuẩn hóa giúp sử dụng hợp lý các trang thiết bị trong công
tác văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ sử dụng nhiều loại trang thiết bị phục
vụ cho nhiều mục đích ở các khâu nghiệp vụ khác nhau nên dễ gây nhầm lẫn, sử
dụng không hiệu quả. Tiêu chuẩn hóa về các trang thiết bị phục vụ công tác văn
thư, lưu trữ giúp cho việc sử dụng chúng một cách thống nhất, hợp lý và mang lại
hiệu quả cao, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ.
Thứ tám, Tiêu chuẩn hóa tạo điều kiện cho sự hợp tác về khoa học, công
nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ. Khi tiến hành áp dụng tiêu chuẩn vào công
tác văn thư, lưu trữ của Việt Nam sẽ đáp ứng được yêu cầu và theo kịp xu thế phát
triển chung của toàn thế giới. Từ đó, thúc đẩy quá trình hợp tác, chuyển giao công
nghệ giữa nước ta và các nước có ngành lưu trữ phát triển như Pháp, Nga, Trung
Quốc…
Thứ chín, tiêu chuẩn hóa góp phần đắc lực cho công cuộc cải cách hành

chính của đất nước. Khi áp dụng các tiêu chuẩn, hiệu quả công tác văn thư, lư trữ
của cơ quan tăng lên rõ rệt giúp cho hoạt động quản lý được thực hiện tốt hơn.
Điều này đặc biệt có lợi cho công cuôc cải cách hành chính quốc gia khi mọi thủ
tục được đơn giản hóa, thông tin cung cấp cho hoạt động quản lý nhanh chóng,
chính xác giúp giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.

11


Chương 2
CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
2.1. Các tiêu chuẩn của Việt Nam về thuật ngữ trong công tác văn
thư, lưu trữ
Thuật ngữ dùng trong công tác văn thư, lưu trữ hiện đại ở Việt Nam bắt
nguồn từ thời thuộc Pháp. Sau cách mạng Tháng Tám hệ thống thuật ngữ đó vẫn
tiếp tục được sử dụng cùng với sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ với số
lượng ngày một nhiều lên nhưng vẫn chưa đảm bảo chính xác và thống nhất.
Đến năm 1992 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành “Từ điển Lưu
trữ Việt Nam” đề cập đến nhiều thuật ngữ thường dùng trong công tác văn thư, lưu
trữ như thể thức văn bản, tên loại văn bản, lạp hồ sơ, người làm văn thư, người làm
lưu trữ, thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài
liệu, phông lưu trữ cá nhân… Tuy nhiên hệ thống thuật ngữ này vẫn chưa thực sự
đầy đủ, hoàn thiện và phù hợp với thực tiễn dẫn đến nhiều bất cập khi áp dụng, gây
ra những khó khăn nhất định trong quá trình liên hệ, giải quyết công việc cũng như
cho công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư đối với cơ quan quản lý.
Đặc biệt, trong xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, công tác văn thư
lưu trữ không chỉ có những trao đổi thuần tuý trong nước mà ngày càng được mở
rộng, trao đổi, giao lưu với các đối tác quốc tế. Sự thống nhất thuật ngữ văn thư lưu
trữ là một trong những điều kiện cơ bản để giúp quá trình chuyển ngữ, thống nhất
cách hiểu, cách sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt với các ngôn ngữ khác trong quá trình

giải quyết, trao đổi công việc, thúc đẩy quá trình hợp tác, hội nhập quốc tế diễn ra
nhanh hơn và hiệu quả hơn. Bởi vậy, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần nhanh
chóng biên soạn và ban hành “Từ điển thuật ngữ văn thư lưu trữ Việt Nam” trên cơ
sở kết hợp giữa sản phẩm của đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt
12


Nam” và đề tài “Nghiên cứu giải thích các thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ” nhằm
thống nhất việc sử dụng thuật ngữ văn thư lưu trữ trong toàn quốc.
2.2. Các tiêu chuẩn của Việt Nam về trang thiết bị trong công tác văn
thư, lưu trữ
2.2.1. Tiêu chuẩn về trang thiết bị công tác văn thư
a) Tiêu chuẩn về sổ đăng ký văn bản đi, đến
- Từ năm 1985, Cục Lưu trữ Nhà nước đã đăng ký với cơ quan có thẩm
quyền biên soạn tiêu chuẩn cấp ngành như: Mầu sổ công văn đi – đến và sổ công
văn mật. Năm 1992, Cục Lưu trữ Nhà nước tiếp tục nghiên cứu, xây dựng tiêu
chuẩn ngành sổ đăng ký công văn đi – đến loại thường và mật (mẫu trình bày).
- Năm 1997, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Tiêu chuẩn ngành TCN
06-1997 “Sổ đăng ký văn bản đi – đến”.
- Năm 2005 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số
425/VTLTNN-NVTW về việc quản lý văn bản đi, đến để hướng dẫn mẫu sổ quản
lý văn bản đi, đến.
- Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong và nộp lưu hồ sơ
tài liệu vào lưu trữ cơ quan, trong đó có quy định mẫu sổ đăng ký và chuyển giao
văn bản đi, đến, mẫu danh mục hồ sơ và mẫu biên bản giao nhận tài liệu.
b) Tiêu chuẩn về mẫu dấu
Ngày13/4/2102 Bộ Công an đã ban hành thông tư số 21/2012/TT-BCA
Quy định mẫu dấu của các cơ quan, tổ chức.
13

2.2.2. Trang thiết bị công tác lưu trữ
- Các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ: Mầu sổ nhập tài liệu
năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN
05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; Tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếu phông.
- Các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu: Tiêu chuẩn ngành TCN 011990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; Tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ.
- Các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản: Ngày 08/6/1992 Cục Lưu trữ
nhà nhước ban hành Quyết định số 42/LTNN-KHKT ban hành tiêu chuẩn cấp
ngành (mẫu trình bày bìa hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước) – TC2-1992 quy định về
nguyên vật liệu và các yếu tố thông tin trên bìa hồ sơ áp dụng cho các cơ quan nhà
nước, tổ chức xã hội, đoàn thể và các tổ chức lưu trữ trong toàn quốc; Tiêu chuẩn
ngành Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn
ngành TCN-06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002
Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính; Tháng 7 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Khoa
học và Công nghệ đã ban hành Quyết định SỐ1687/QĐ- BKHCN về việc công bố
các Tiêu chuẩn Quốc gia: TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ (Phụ lục số 5), thay
thế: TCN 01:2002 Bìa hồ sơ; TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ (Phụ
lục số 6), thay thế: TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính; TCVN
9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ (Phụ lục số 7), thay thế: TCN 06:1997 Giá
bảo quản tài liệu lưu trữ. Tiêu chuẩn ngành (TCN)
2.3. Các tiêu chuẩn của Việt Nam về quy trình nghiệp vụ trong công
tác Văn thư – Lưu trữ
2.3.1. Quy trình nghiệp vụ văn thư
2.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
14


Năm 1992, Cục Lưu trữ đã phối họp với Viện Nghiên cửu về Tiêu chuẩn
hóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ và

Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “Văn bản
quản lý Nhà nước – mẫu trình bày”. Tuy nhiên, từ những năm 1970, vấn đề tiêu
chuẩn hóa một số văn bản quản lý nhà nước đã được một số cán bộ công tác tại
Cục Lưu trữ bước đầu nghiên cứu. Vấn đề này tiếp tục được nghiên cứu trong các
đề tài của những năm tiếp theo như: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn bản quản lý Nhà
nước – mẫu trình bày” do ông Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm 1992; Đề tài
“Nghiên cứu mẫu văn bản quản lý hành chính – mẫu các quyết định”, mã số 05-89
do ông Nguyễn Hữu Thời làm chủ nhiệm đề tài, năm 1998-1999 và Chương trình
“Nghiên cứu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước”, chủ nhiệm đề tài là ông Dương
Văn Khảm, mã số 2002:98-05, năm 2002-2006.
Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫu
trình bày” được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) theo
Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002.
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét
lần 1) được ban hành đã quy định thống nhất về kích thước, thể thức và cách trình
bày của một văn bản. Tiêu chuẩn này có ý nghĩa rất lớn trong việc bảo quản tài liệu
lưu trữ (không còn tình trạng trong một hồ sơ, văn bản có nhiều kích thước khác
nhau) và nâng cao hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước.
Ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư só 01/2011/TT-BNV
Hướng dẫn thể thức và ký thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư này quy
định rõ các thành phần thể thức bắt buộc, cách trình bày của văn bản hành chính
thông thường và bản sao văn bản tạo thuận lợi cho công tác quản lý thống nhất
15


trong quá trình ban hành, tăng tính thẩm mỹ cho văn bản. Tuy nhiên nội dung văn
bản vẫn chưa bao quát hết được về các thể loại văn bản hành chính cũng như một
số nội dung chưa phù hợp cần sửa chữa bổ sung.
2.3.1.2. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến

Năm 2005 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số
425/VTLTNN-NVTW về việc quản lý văn bản đi, đến. Theo công văn này việc tổ
chức và quản lý giải quyết văn bản đến phải tiến hành theo quy trình sau: tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tổ chức và quản lý văn bản đi tiến hành
theo quy trình: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; Đăng ký văn bản
đi; Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản
đi.
Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong và nộp lưu hồ sơ
tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Theo thông tư này việc tổ chức và quản lý giải quyết
văn bản đến phải tiến hành theo quy trình sau: Tiếp nhận văn bản đến; Đăng ký văn
bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến. Tổ chức và quản lý văn bản đi tiến hành theo quy trình: Kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản; Đăng ký
văn bản đi; Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; Làm thủ tục
phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản đi.
Ngày 26/8/2015 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi
16


trường mạng. Trong đó quy trình quản lý văn bản đi (Phụ lục số 2) và quy trình
quản lý, giải quyết văn bản đến (Phụ lục 1) khá rõ ràng và cụ thể.
2.3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ ban hành Nghị định số
58/2001/NĐ-CP Về quản lý và sử dụng con dấu. Đến ngày 01 tháng 04 năm 2009,
Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2009/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử

dụng con dấu.
Để đáp ứng nhu cầu của thực tiễn cũng như khắc phục những bất cập của
hai Nghị định trên, ngày 01 tháng 07 năm 2016, Chính phủ ban hành Nghị định số
99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Các quy đinh trong Nghị định mới
này cụ thể hóa cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác quản lý và sử
dụng con dấu.
2.3.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quy trình lập và quản lý hồ sơ được áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc
tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ đã đuợc Bộ Khoa học và công nghệ ban hành
thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004.
Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong và nộp lưu hồ sơ
tài liệu vào lưu trữ cơ quan, trong đó có quy định mẫu sổ đăng ký và chuyển giao
văn bản đi, đến, mẫu danh mục hồ sơ và mẫu biên bản giao nhận tài liệu.
Ngày 26/8/2015 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi
17


trường mạng. Hướng dẫn này ra đời đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác văn
thư, lưu trữ hướng đến thành lập văn phòng không giấy và chính phủ điện tử trong
tương lai. Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu được tiến hành khoa học theo TCVN
ISO 9001:2000 (Phụ lục 3)
2.3.2. Quy trình nghiệp vụ lưu trữ
2.3.2.1. Thu thập tài liệu và xác định giá trị tài liệu
Luật Lưu trữ 2011 quy định rõ trách nhiệm, thời hạn và thủ tục giao nộp
tài liệu vào lưu trữ cơ quan, thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử, các
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu là căn cứ pháp lý quan
trọng để công tác thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu được diễn ra chính
xác, thống nhất và hiệu quả. Hơn nữa việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

TCVN ISO 9001:2000 và TCVN ISO 9001:2008 vào công tác thu thập và xác định
giá trị tài liệu đã giúp công tác này diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và đảm bảo quy
trình.
2.3.2.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu
Ngày 19/5/2004 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành công văn
số 283/VTLTNN-NVTW hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Theo công văn
này quy trình chỉnh lý tài liệu gồm ba giai đoạn: chuẩn bị chỉnh lý, chỉnh lý và kết
thúc chỉnh lý.
Để đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác chỉnh lý tài liệu cũng như hiện
thực hóa việc áp dụng TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác chỉnh lý tài liệu, ngày
01/06/2009 cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 128/QĐVTLTNN ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000
(Phụ lục 4) thay thế Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình Chỉnh lý tài liệu.
18


2.3.2.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu
Ngày 10 tháng 3 năm 2010, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành
Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu
trữ.Hướng dẫn này đã quy định rõ ràng, cụ thể quy trình để xây dựng cho từng loại
cơ sở dữ liệu lưu trữ.
2.3.2.4. Bảo quản, tu bổ, phục chế và thống kê tài liệu
Ngày 04 tháng 4 năm 1995, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành công văn số
111/LTNN-NVĐP Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Trong đó quy định các tiêu
chuẩn về nhà kho bảo quản, điều kiện bảo quản và trang thiết bị bảo quản tài liệu
lưu trữ hành chính. Năm 2011, Luật Lưu trữ ra đời quy định các vấn đề cơ ban về
bảo quản, thống kê tài liệu lư trữ như trách nhiệm, quy trình, phương pháp…
2.3.2.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Luật Lưu trữ 2011 quy định các vấn đề cơ bản về sử dụng tài liệu lưu trữ
như quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân, các hình thức khai thác, sử

dụng tài liệu, sao tài liệu, chứng thực tài liệu… Đến ngày 01 tháng 10 năm 2014,
Bộ Nội vụ Ban hành Thông tư số 10/2014/TT-BNV Quy định về việc sử dụng tài
liệu tại phòng đọc của Lưu trữ lịch sử. Thông tư này đã quy định rõ quyền và nghĩa
vụ của độc giả, quyền và trách nhiệm của cơ quan lưu trữ và đặc biệt là quy trình
khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc.
2.4. Các tiêu chuẩn của Việt Nam về con người trong công tác văn
thư, lưu trữ
Người làm văn thư, lưu trữ là một yếu tố vô cùng quan trọng mang tính
chất quyết định đến chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan bởi lẽ họ là
những người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ cũng như nhận thức được rõ ràng nhất
19


tình hình công tác của cơ quan. Bởi vậy việc ban hành các tiêu chuẩn về người làm
văn thư, lưu trữ là việc làm vô cùng cần thiết.
Ngày 30 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số
13/2014/TT-BNV quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức
ngành lưu trữ và Thông tư số 13/2014/TT-BNV quy định mã số và tiêu chuẩn chức
danh nghề nghiệp viên chức ngành văn thư. Hai văn bản này đã quy định tương đối
đầy đủ và rõ ràng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như đạo đức nghê
nghiệp làm căn cứ quan trọng cho việc tuyển dụng người làm văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức. Tiếp đó, ngày 20/4/2016 Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
916/QĐ-BNV ban hành Quy tắc ứng xử nghề nghiệp đối với viên chức ngành lưu
trữ . Trong đó quy định rõ đạo đức nghề nghiệp cũng như những quy tắc ứng xử
của viên chức ngành lưu trữ làm việc trong các cơ quan nhà nước.

20


Chương 3

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VIỆT NAM
3.1. Nhận xét, đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn về công tác văn thư,
lưu trữ tại Việt Nam
3.1.1. Về ưu điểm
Thứ nhất, đã có định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa. Từ những năm
đầu mới thành lập, Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nhận thức được tầm quan
trọng của công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư và lưu trữ. Năm 1986,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng định hướng công tác tiêu chuẩn
hóa đến năm 2000. Những tiêu chuẩn đã xây dựng và ban hành đều nằm trong định
hướng về công tác tiêu chuẩn hóa.
Thứ hai, nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn
ngành đã được xây dựng và ban hành. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên
cứu xây dựng được một số tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành về những vấn
đề thiết yếu của công tác văn thư, lưu trữ như tiêu chuẩn về bìa hồ sơ, sổ đăng ký
công văn đi – đến, các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, các tiêu
chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu, các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản.
Thứ ba, nhiều tiêu chuẩn ban hành đã được áp dụng rộng rãi. Trong hoạt
động tiêu chuẩn hóa của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, nhiều tiêu chuẩn về
công tác văn thư, lưu trữ đã được áp dụng rộng rãi trong thực tế. Có thể kể đến là:
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) là
một tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước từ trung ương đến
21


cấp xã, phường; Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002
(soát xét lần 1) đã được đại đa số cơ quan Nhà nước áp dụng trong hoạt động soạn
thảo văn bản của cơ quan mình.
Thứ tư, qua công tác tiêu chuẩn hóa, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
đã có mối quan hệ hợp tác với nhiều cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng tiêu

chuẩn như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường (Bộ
Khoa học và Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Trung
tâm Lưu trữ các tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ các cơ quan, các cơ sở sản
xuất… trong việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng và ban hành tiêu chuẩn…
Thứ năm, Công tác xây dựng và ban hành tiêu chuẩn đã được thực hiện
một cách nghiêm túc, khoa học. Các tiêu chuẩn đã xây dựng hầu hết trên cơ sở kế
thừa kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa học, tiếp thu có chọn lọc tiêu chuẩn
trong công tác văn thư, lưu trữ của một số nước và kết quả thử nghiệm kỹ thuật.
Cục Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo và gửi phiếu xin ý kiến đến
các cơ quan, tổ chức đối với dự thảo mỗi tiêu chuẩn. Qua đó, nhóm biên soạn đã
tiếp thu nhiều ý kiến của các cán bộ chuyên môn, các chuyên gia và tìm ra các giải
pháp tối ưu cho các tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ.
3.1.2. Về hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác tiêu chuẩn hóa trong công
tác văn thư, lưu trữ còn có những hạn chế, đó là:
Thứ nhất, hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ từ
năm 2002 trở lại đây chưa được sự quan tâm. Sau khi ban hành tiêu chuẩn ngành
Hộp bảo quản tài liệu hành chính vào năm 2002, một thời gian, hoạt động tiêu

22


chuẩn hóa của Cục không được triển khai. Chỉ từ năm 2008, công tác tiêu chuẩn
hóa mới được chú ý trở lại nhưng vẫn chưa có định hướng phát triển dài hạn.
Thứ hai, việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng
và áp dụng tiêu chuẩn còn hạn hẹp so với ý nghĩa của các tiêu chuẩn về công tác
văn thư, lưu trữ là một nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp dụng trong cả
nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Thứ ba, nội dung tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ tương đối
phong phú nhưng số lượng các tiêu chuẩn ban hành về lĩnh vực này còn hạn chế. .

Các lĩnh vực lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, bản đồ, tài liệu khoa học
kỹ thuật chưa được tiêu chuẩn hóa. Ngoài ra, còn thiếu các tiêu chuẩn về thuật ngữ
văn thư, lưu trữ phục vụ cho việc hiểu, quan niệm một cách thống nhất trong hoạt
động văn thư, lưu trữ như: các từ chuẩn, từ khóa…
Thứ tư, việc rà soát, thực hiện chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành chưa
được tiến hành kịp thời. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và
các văn bản hướng dẫn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới tiến hành rà soát và
thực hiện chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành
chính, Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia.
Thứ năm, nhiều tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ chưa được sự đón nhận,
áp dụng trong thực tế do tiêu chuẩn ban hành không thuận tiện khi sử dụng; việc
giới thiệu, hướng dẫn tiêu chuẩn mới đến các cơ quan lưu trữ chậm được triển
khai; nhận thức của các đơn vị sử dụng về thực hiện theo tiêu chuẩn còn thấp, các
đơn vị thường chạy theo lợi ích kinh tế mà không tuân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật
đã được ban hành…

23


Thứ sáu, nhiều tiêu chuẩn chưa được soát xét, điều chỉnh cho phù hợp
với tình hình thực tế, những ý kiến về hiệu quả cũng như khuyết điểm của tiêu
chuẩn chưa được phản hồi lại đơn vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh.
3.1.3. Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế
Việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ tại
Việt Nam trong những năm qua vẫn còn nhiều bất cập và đạt hiệu quả không cao
do các nguyên nhân chủ yếu sau:
Thứ nhất, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền còn quan tâm chưa thực
sự đúng mức công tác tiêu chuẩn hóa hoạt động văn thư, lưu trữ như là một công
cụ để quản lý thống nhất và thực hiện nghiệp vụ có hiệu quả.
Thứ hai, một số tiêu chuẩn chưa thực sự được nghiên cứu cẩn trọng và kỹ

lưỡng trước khi ban hành dẫn đến có nhiều quy định không phù hợp với thực tiễn,
khi tiến hành áp dụng gặp nhiều vướng mắc, bất cập.
Thứ ba, nhiều cơ quan, tổ chức vẫn chưa ý thức được tầm quan trọng và
những lợi ích thiết thực của việc áp dụng tiêu chuẩn vào công tác văn thư, lưu trữ
dẫn đến không áp dụng hoặc áp dụng hời hợt không có định hướng, kế hoạch và
biện pháp rõ ràng, cụ thể.
Thứ tư, nguồn kinh phí dành cho việc xây dựng tiêu chuẩn còn hạn hẹp,
chua tương xứng với tầm quan trọng của nó.
Thứ năm, công tác phổ biến các tiêu chuẩn về văn thư – lưu trữ vẫn chưa
được tiến hành thường xuyên dẫn đến các cơ quan, tổ chức chưa nắm được, chưa
hiểu rõ nên quá trình thực hiện còn nhiều sai sót.
Thứ sáu, việc rà soát, soát xét đối với các tiêu chuẩn đã ban hành chưa
được tiến hành sâu rông, thường xuyên dẫn đến không kịp thời phát hiện các vấn
đề bất cập hoặc phát sinh trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn vào thực tiễn.
24


3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong công
tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam
3.2.1. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về tiêu chuẩn và cơ quan
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua đã đạt
được kết quả nhất định và có phạm vi áp dụng rộng rãi trong công tác văn thư, lưu
trữ tại các cơ quan, tổ chức. Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động tiêu chuẩn
hóa về văn thư, lưu trữ cần thực hiện một số giải pháp:
Thứ nhất, cần xây dựng định hướng chiến lược về hoạt động tiêu chuẩn
hóa văn thư, lưu trữ và có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù hợp, hoạch
định chính sách phát triển dài hạn, chủ động tận dụng có hiệu quả các nguồn lực và
thành tựu khoa học công nghệ hiện đại.
Thứ hai, cần nhanh chóng triển khai nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn đối

với các loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện
tử; tiêu chuẩn về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ ba, Tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, phòng thí
nghiệm cho công tác nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành một khoản kinh
phí thường xuyên cho việc tiêu chuẩn hóa và đưa việc tiêu chuẩn hóa là nhiệm vụ
thường xuyên trong hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Thứ tư, định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa các tiêu chuẩn đã ban hành
cho phù hợp với thực tiễn và điều kiện phát triển khoa học công nghệ mới, đặc biệt
là các tiêu chuẩn còn nhiều bất cập, gây ra nhiều trở ngại trong quá trình áp dụng.

25