Phân tích ưu nhược điểm các cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và phạm vi ứng dụng

Câu 1: Phân tích ưu nhược điểm các cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và phạm vi ứng
dụng.
Kiểu cơ cấu
tổ chức

Ưu điểm

Nhược điểm

Phạm vi ứng dụng

-Tăng cường trách
nhiệm cá nhân, tránh
được
tình
trạng
người thừa hành phải
thi hành những mệnh
lệnh, chỉ thị khác
nhau, thậm chí mâu
thuẫn của nhiều
người phụ trách.
- Nhanh, linh động, ít
tốn kém chi phí và
kiểm tra dễ dàng.

- Chỉ áp dụng cho
những tổ chức nhỏ
- Đòi hỏi người chỉ
huy trực tuyến phải có
kiến thức toàn diện.

- Nếu khối lượng công
việc lớn, thường làm
người chỉ huy quá tải.

- Có thể áp dụng
cho những doanh
nghiệp có quy mô
nhỏ như: nhà máy
xay xát nhỏ, doanh
nghiệp cá thể sản
xuất những mặt
hàng truyền thống,
thủ công mỹ nghệ;
các doanh nghiệp
cơ khí sửa chữa
nhỏ phục vụ nông
nghiệp;
doanh
nghiệp thương mại
tư nhân,…

- Thu hút nhiều
chuyên gia vào công
tác quản lý, giảm bớt
gánh nặng cho cán
bộ chỉ huy trực
tuyến.
Chức năng
- Tăng cường chuyên
môn hóa công việc,

giảm thiểu những
trùng lắp nhân viên
và thiết bị, tăng hiệu
quả làm việc.
- Thừa kế và phát
huy ưu điểm của hai
kiểu cấu trúc trực
tuyến và cấu trúc
chức năng, đồng thời
Trực tuyến - khắc phục được
chức năng nhược điểm của hai
kiểu cấu trúc này.

- Quyền hạn của người
thủ trưởng có thể bị
lấn át.
- Cán bộ tuyến dưới
phải chịu sự chỉ huy
của nhiều đầu mối,dễ
sinh ra tình trạng thiếu
trách nhiệm rõ rang,
chỉ đạo chồng chéo,
mâu thuẫn nhau.

Trực tuyến

Trực tuyến
tham mưu

- Người lãnh đạo phải

thường xuyên giải
quyết mối quan hệ
giữa bộ phận trực
tuyến với các bộ phận
chức năng, do đó
quyết định thường
phải có thời gian.

- Phù hợp với
những
doanh
nghiệp có quy mô
vừa như: doanh
nghiệp chế biến
thủy hải sản; doanh
nghiệp chế biến
lương thực, rau
quả; công ty du
lịch, các doanh
nghiệp sản xuất
đường…
- Đảm bảo chế độ - Mối quan hệ giữa - Áp dụng khi quy
một thủ trưởng, đồng người lãnh đạo và mô sản xuất kinh
thời vẫn sử dụng các người tham mưu có doanh của doanh
2


Ma trận

chuyên gia, tạo điều

kiện cho người lãnh
đạo dành nhiều thời
gian để suy nghĩ về
chiến lược, chế độ
trách nhiệm rõ rang,
bảo đảm thống nhất
trong toàn tổ chức.
- Cho phép thực hiện
cùng một lúc nhiều
dự án, sản xuất nhiều
chủng loại sản phẩm
khác nhau hoặc kinh
doanh tổng hợp
nhiều lĩnh vực.
- Cơ cấu mang tính
chất năng động, hình
thành và giải thể
nhanh và dễ dàng.
- Linh hoạt trong
thuyên chuyển nhân
viên, sử dụng nhân
viên có hiệu quả hơn.
- Phù hợp với những
dự án vừa sản xuất
vừa thử nghiệm,
gắng việc nghiên cứu
và sản xuất sản
phẩm.

thể trở nên căng thẳng

đến mức gây bất lợi
cho tổ chức.
- Các chuyên gia có
cùng 1 chuyên môn bị
phân tán, ít có sự phối
hợp chung.

nghiệp nhỏ, khối
lượng các công
việc chức năng
không phức tạp, có
đủ các chuyên gia
với trình độ tham
mưu cao.

- Cơ cấu này có mối
quan hệ phức tạp của
những người trong tổ
chức, thường phát sinh
mâu thuẫn giữa các bộ
phận, giữa nhân viên
và người lãnh đạo dự
án.
- Cơ cấu ma trận đòi
hỏi phải có quy chế và
điều lệ hoạt động của
tổ chức chặt chẽ.

- Áp dụng phổ biến
ở các viện nghiên

cứu, công ty, tập
đoàn lớn, các công
ty xuyên quốc gia.

3


Câu 2: Xây dựng mối quan hệ thông tin ở 1 doanh nghiệp mà anh chị biết, biết bộ
máy doanh nghiệp theo kiểu trực tuyến - chức năng.

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC
TÀI CHÍNH

GIÁM ĐỐC TỔ
CHỨC – HÀNH
CHÍNH

GIÁM ĐỐC
KINH DOANH

GIÁM ĐỐC
CHI NHÁNH
KD 1

GIÁM ĐỐC
CHI NHÁNH
KD 2

THỦ KHO 1

THỦ KHO 2

GIÁM ĐỐC
QUẢN TRỊ
THIẾT BỊ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty SOTR
Nhu cầu thông tin đối với Tổng giám đốc:
Hằng ngày:
- Lịch công tác trong tuần.
- Các công việc đột xuất xảy ra vượt thẩm quyền quyết định của giám đốc các phòng
chức năng; ví dụ: ký duyệt nhập vật tư ngoài định mức; ký duyệt các phần chi phí vượt
dự toán;…
Hằng tuần:
- Tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế.
- Khối lượng vật tư, nguyên liệu đã nhập.
- Tình hình kinh doanh tại các chi nhánh có doanh thu thấp ở kỳ trước.
Hằng tháng:
4


- Báo cáo tình hình kinh doanh.
- Cập nhật thông tin về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật có ảnh hưởng đến
doanh nghiệp của mình.
- Kết quả thực hiện các đầu công việc sau khi cải tiến so với kỳ trước.
- Phản hồi của khách hàng: tỉ lệ % phản hồi tích cực / tiêu cực.

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc Tài chính:

Hằng ngày:
- Lịch họp hàng ngày.
- Giải quyết chi phí vượt dự toán, chi phí nằm ngoài quy chế chi tiêu nội bộ (nếu có);
ví dụ: chi nhập vật tư thiếu hụt đột xuất,…
Hằng tuần:
- Tình hình chi phí nhập vật tư (bao gồm cả vật tư trong định mức và vật tư ngoài định
mức).
- Sự thay đổi giá thành nguyên vật liệu.
- Khối lượng và chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho tuần tiếp theo.
- Chi phí tai nạn lao động (nếu có).
- Chi phí tổ chức các hoạt động phúc lợi (sinh nhật,…).
Hằng tháng:
- Quản lý tài chính: nghiên cứu, phân tích, và xử lý các mối quan hệ tài chính trong
doanh nghiệp.
- Xây dựng các kế hoạch tài chính.
- Khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn.
- Cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra
những dự báo đáng tin cậy trong tương lai.
- Tình hình chi phí tuyển dụng, đào tạo, sa thải nhân viên, cộng tác viên.
- Tình hình chi phí nhập vật tư (bao gồm cả vật tư trong định mức và vật tư ngoài định
mức) và giá cả xuất thành phẩm.
- Tình hình chi phí mua máy móc, thiết bị.
5


- Tình hình trả lương, phụ cấp cho nhân viên, cộng tác viên.
- Chi phí tai nạn lao động.
- Chi phí tổ chức các hoạt động phúc lợi (sinh nhật, tiền lễ,…).
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu kỳ tiếp theo.
- Dự toán chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên, cộng tác viên.

- Dự toán chi phí tổ chức an toàn lao động / xử lý tai nạn lao động.
- Dự toán chi phí tu bổ, mua mới máy móc, thiết bị.

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc Tổ chức hành chính:
Hằng ngày:
- Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty.
- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Những thay đổi đột xuất trong đội ngũ nhân viên, cộng tác viên.
- Tình hình tuyển dụng, đào tạo nhân viên, cộng tác viên ngoài kế hoạch.
Hằng tuần:
- Tình hình nhân viên tuân thủ quy định công ty.
- Tình hình thay đổi nhân viên, cộng tác viên.
- Tình hình tuyển dụng, đào tạo, sa thải.
- Dự kiến số lượng cộng tác viên cần tuyển dụng, đào tạo hoặc sa thải trong tuần tiếp
theo.
- Tình hình đảm bảo an ninh.
- Tình hình tổ chức các hoạt động phúc lợi.
Hằng tháng:
- Tham mưu đề xuất cho ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức,
hành chính, nhân sự.
- Kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong công ty, thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế
công ty.
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty
6


- Tỉ lệ biến động, thay đổi trong đội ngũ nhân viên, cộng tác viên.
- Phản hồi chất lượng tuyển dụng, đào tạo nhân viên, cộng tác viên.
- Tình hình đảm bảo an ninh.
- Tình hình tổ chức các hoạt động phúc lợi cho nhân viên.

- Cải tiến trong công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên, cộng tác viên trong kỳ tiếp
theo.
- Các chỉ tiêu, thông tin khác mà Giám đốc phòng tổ chức hành chính cần.

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc Kinh doanh
Hằng tuần:
- Tình hình sử dụng đội ngũ cộng tác viên.
- Tình hình tổ chức các sự kiện, quảng bá thương hiệu.
Hằng tháng:
- Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh.
- Kết quả kinh doanh các chi nhánh để tìm ra nguyên nhân dẫn đến doanh thu thấp
hoặc kế hoạch duy trì, tăng trưởng doanh thu.
- Hoạch định kế hoạch phát triển nhân sự tại bộ phận kinh doanh.
- Kết quả sau thực hiện cải tiến.
- Phản hồi trực tiếp chất lượng sản phẩm từ khách hàng: tích cực / tiêu cực.
- Tình hình thị trường: biến động giá cả nguyên vật liệu, giá thành sản phẩm, sự xuất
hiện của các đối thủ cạnh tranh,…

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc Quản trị thiết bị:
Hằng ngày:
- Tình hình máy móc hỏng hóc ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
- Tình hình thiếu hụt nguyên vật liệu đột xuất.
- Năng suất làm việc của công nhân.
- Sự biến động công nhân.
7


Hằng tuần:
- Tình hình tiến độ sản xuất.
- Tình hình nhập nguyên vật liệu, thành phẩm xuất xưởng.

- Năng suất làm việc của công nhân.
- Sự biến động công nhân.
- Tình hình chất lượng máy móc đảm bảo tiến độ sản xuất.
Hằng tháng:
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu, giúp giám đốc về lĩnh
vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư, trong toàn công ty.
- Chủ trì định mức tiêu hao nhiên liệu các phương tiện thiết bị theo ca, km, theo định
kỳ hàng năm hoặc đột xuất.
- Chủ trì cho việc xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị và công tác bảo
hiểm cho phương tiện thiết bị.
- Tham mưu công tác điều động, các phương tiện thiết bị vật tư giữa các đơn vị trong
công ty.
- Hướng dẫn và kiểm tra các chi nhánh trong công tác quản lý vật tư thiết bị.
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về thanh lý tài sản
cố định.
- Tiến độ sản xuất.
- Khối lượng nguyên vật liệu đã nhập.
- Khối lượng thành phẩm xuất xưởng.
- Bảng đánh giá chất lượng thành phẩm
- Bảng đánh giá chất lượng nguyên vật liệu.
- Tình hình biến động của công nhân.
- Tình hình máy móc ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
- Các rủi ro khác ảnh hưởng đến tình hình sản xuất.

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc chi nhánh KD 1 và 2:
8


Hằng ngày:
- Phản ánh của khách hàng vượt tầm kiểm soát của nhân viên, tổ trưởng,….

- Những sự cố đột xuất khác tại chi nhánh.
Hằng tuần:
- Tình hình doanh thu.
- Kết quả của các kế hoạch marketing (khuyến mãi, tuần lễ vàng,…).
- Phản hồi của khách hàng: tích cực/ tiêu cực.
Hằng tháng:
- Xây dựng chiếc lược phát triển kinh doanh tại chi nhánh.
- Tình hình doanh thu.
- Thống kê kết quả và doanh thu của từng kế hoạch marketing mang lại.
- Phản hồi của khách hàng: tỉ lệ tích cực/ tiêu cực.
- Nguyên nhân dẫn đến tỉ lệ phản hồi tiêu cực của khách hàng cao.
- Thống kê mặt hàng sản phẩm bán chạy/ tồn đọng.
- Thống kê hàng tồn kho.

Hệ thống thông tin doanh nghiệp bằng cấu trúc thông tin ma trận
A
Tổng giám đốc
1
2
3

B
Giám đốc
P.Kinh Doanh

C
Giám đốc
P.TCHC

Tổng giám đốc

Giám đốc
P.Kinh Doanh
Giám đốc
P.TCHC

A2: Cung cấp chiến lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn (1 năm, 5 năm,
10 năm).
A3:
- Yêu cầu xây dựng quy chế, quy định của công ty.
9


- Yêu cầu xây dựng khung đánh giá chất lượng nhân sự của công ty (sự tuân thủ,
chuyên môn,…).
B1:
- Cung cấp tình hình doanh thu hằng tháng cho Tổng giám đốc.
- Cung cấp tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh hằng tháng.
- Cung cấp tỉ lệ phản hồi của khách hàng về các mặt hàng của công ty – hằng tháng.
- Cung cấp kết quả thực hiện cải tiến hoạt động cải tiến kinh doanh, marketing.
B3:
- Cung cấp các hợp đồng kinh doanh đã ký kết.
- Cung cấp các hồ sơ, công văn nội bộ.
- Cung cấp năng suất lao động của nhân viên sau đào tạo.
- Nhu cầu tuyển dụng, đào tạo, sa thải.
C1:
- Cung cấp tình hình thực hiện quy định của công ty của nhân viên cho Tổng giám
đốc.
- Cung cấp các văn bản quy định, quy chế nhà nước mới ban hành.
- Báo cáo kết quả thực hiện các chế độ chính sách, phúc lợi cho nhân viên.
- Chất lượng đội ngũ nhân viên sau đào tạo, đội ngũ nhân viên mới tuyển dụng.

- Báo cáo kế hoạch tuyển dụng, đào tạo để đảm bảo năng suất hoạt động.
C2:
- Cung cấp kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng, cộng tác viên (nếu có).
- Hỗ trợ hướng dẫn quy chế, quy định cho đội ngũ nhân viên.
Tất cả nội dung trao đổi thông tin nội bộ hoặc với khách hàng đều tuân thủ theo thủ tục
quy trình ISO 9001:2008.

10


1

4

Các phòng – chi
nhánh

Phòng Quản trị
thiết bị

Phòng Tài chính
7

9
8

3

2

Công ty cung cấp

6

Công ty cung cấp

Chú thích:
1. Các phòng – chi nhánh đề xuất văn phòng phẩm cần cung cấp cho phòng quản trị
thiết bị.
2. Phòng quản trị thiết bị kiểm tra, tiến hành đặt hàng bước 1 với công ty cung cấp.
3. Công ty cung cấp gửi bảng báo giá cho phòng quản trị thiết bị.
4. Phòng quản trị thiết bị tổng hợp các đề xuất và bảng báo giá cho phòng tài chính.
5. Phòng tài chính kiểm tra số tiền dựa trên số tiền dự toán cho phép, trình Tổng giám
đốc ký duyệt.
6. Tổng giám đốc ký duyệt và chuyển lại cho phòng tài chính.
7. Phòng tài chính chi đúng số tiền đã được duyệt.
8. Phòng quản trị thiết bị tiến hành mua bán với công ty cung cấp.
9. Phòng quản trị thiết bị chuyển văn phòng phẩm theo đề xuất của từng đơn vị.

11

5