NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG HIỆN ĐẠI

NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ
CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG HIỆN ĐẠI
1.1.TỔ CHỨC
∗ Tổ chức ( theo nghĩa danh từ ) : là tập hợp của hai hay nhiều người
cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mụch đích
chung.
(
1
)
Ví dụ : gia đình, trường học, doanh nghiệp, các cơ quan hành chính sự nghiệp…
- Đặc điểm chung của tổ chức:
+ Tổ chức là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người,những bộ phận
phân hệ, vị trí công tác khác nhau có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và tương
ứng là là những chức năng, nhiệm vụ nhất định.
+ Mọi tổ chức đều tồn tại vì những mục đích nhất định nào đó, mục đích
chính là lý do để tổ chức tồn tại
+ Mọi tổ chức đều hoạt động theo những phương thức ( kế hoạch) của
riêng mình, vạch rõ những việc cần phải làm để đạt mụch đích, mục tiêu một
cách hiệu quả
+ Mọi tổ chức đều phải thu hút và sử dụng các nguồn lực một cách hợp
lý trong điều kiện có sự hạn chế các nguồn lực quan trọng : Nhân lực,vật lực,
tài lực và thông tin.
+ Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ
chức khác, ảnh hưởng, thậm chí ràng buộc lẫn nhau.
+ Để liên kết, phối hợp những con người, bộ phận, phân hệ bên trong và
bên ngoài tổ chức cần có những con người lãnh đạo, quản lý, dẫn dắt..nhằm đi
đến mục tiêu chung cho tổ chức.
∗Tổ chức ( theo nghĩa động từ) là một chức năng của quá trình quản lý
bao gồm việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực con người và gắn liền với con
1 Giáo trình Quản trị học-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Giao thông Vận
tải,Hà Nội 2006-Trang 5.

người là các nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công kế hoạch của tổ
chức.
(
2
)
Lập kế họạch
Lãnh đạo
Tổ chức
Kiểm tra
Các nguồn lực
-Nhân lực
-Tài lực
-Vật lực
-Thông tin
Kết quả
-Đạt mụch đích
-Đạt mục tiêu
+Sản phẩm
+Dịch vụ
-Mục tiêu đúng -Hiệu quả cao
Sơ đồ 1.1. Lôgic của quá trình quản lý
( Nguồn: Giáo trình Quản trị học-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-
Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội 2006 -Trang 10 )
1.2.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1.Khái niệm
Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân)
có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,có những nhiệm vụ,
2 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Khoa
học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 6.
quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu

khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác
định.
(
3
)
- Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động
trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác để đạt được
mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh môi tương
quan về quyền lực trong tổ chức.
- Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và
mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức.
1.2.2.Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức
1.2.2.1.Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa công việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận, phân
hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tương
đồng.
Như vậy chuyên môn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn
giản, dễ đào tạo để thực hiện.
Ưu điểm lớn nhất của chuyên môn hóa đó chính là nâng cao năng suất và
hoàn thiện được kỹ năng lao động nhất định cho người lao động.
Tuy nhiên chuyên môn hóa công việc cũng có những mặt tiêu cực của nó:
đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động phụ
trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc
mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đòi hỏi
người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết khác. Để khắc
phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp hóa những kĩ
năng cho người lao động.
-Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ.. . thực hiện
công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối.
3 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Khoa

học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7.
Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp hóa
đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo được những kĩ năng cần
thiết cho người lao động. Về phía người lao động cần phải đa dạng hóa những
kĩ năng nhưng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm.
1.2.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ
Trong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện những
bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tương đối và thưc hiện những hoạt
động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức được thực hiện
theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác
nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức
mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của
từng chủ thể.
1.2.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lý
Tầm quản lý (tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản lý
có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản
lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.
(
4
)
Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp
sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng như
việc tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dưới lên, từ môi trường bên ngoài) làm
mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn thiện cơ cấu tổ
chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng
tầm quản lý.
Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ
sau:
- Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.
Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngược lại.

Để nâng năng lực cho cán bộ quản lý cần: ( 1) nâng cao trình độ thông qua việc
4 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 31-32
đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt động thành
thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quản lý các công cụ: (4)
phương pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thống thông tin; (5) các quy trình họat động,
những lý thuyết mô hình mang tính định lượng.
- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có
quan hệ tỷ lệ thuận.
- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ
nghịch.
- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm
quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.
Có 3 mô hình có cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý:
- Cơ cấu nằm ngang ( có từ 1- 2 cấp quản lý)
- Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở lên)
- Cơ cấu mạng lưới ( không có cấp quản lý )
1.2.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức.
∗ Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi
sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ) quản lý nhất
định trong cơ cấu tổ chức.
(
5
)
Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến,
quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.
∗ Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết
định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới ( chế độ thủ trưởng).
(
6

)
∗ Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn,
phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực
tuyến.
TP kế hoạch
Trợ lý
5
,6
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 23
6
Thi công
Giám đốc
TP kĩ thuật
TP tổ chức
Giám sát
Cơ giới
Quyền hạn trực tuyến
Quyền hạn tham mưu

Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu
Trong tổ chức thì mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và
quyền hạn tham mưu là phức tạp nhất. Người ta đưa ra những lời khuyên như
sau:
- Đối với những nhà tham mưu:
+ Không nên coi người lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng
người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều
+ Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mưu
là người đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực tuyến là
việc hiệu quả và hiệu lực cao nhất.

+ Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay
+ Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi
ích của người lãnh đao, của tổ chức mà hoạt động.
- Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến:
+ Phải coi việc tham mưu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các
chức năng hoạt động
+ Phải biến việc sử dụng tham mưu thành lối sống của tổ chức
+ Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực của
mình
+ Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu ( đa dạng hóa các
phương thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về mặt
chuyên môn).
(
7
)
∗ Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận được ra quyết
định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác.
(
8
)
Thông thường trong tổ chức thì những người có quyền hạn chức năng là
những người:
- Có quyền hạn tham mưu
- Có quyền ra quyết định theo chế độ ủy quyền và chế độ phân quyền
- Sự đại diện của họ luôn đứng sau “ thừa lệnh, thay mặt “.
1.2.2.5.Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức
Tập trung xảy ra khi người quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra
quyết định.
(
9

)
7 Bài giảng của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền
8
9
Phi tập trung xảy ra khi người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền
quyết định cho người quản lý cấp thấp hơn.
(
10
)
Nhìn chung xã hội hiện đại ngày nay, thì tổ chức ngày càng được tăng
cường tính phi tập trung. Có 3 hình thái phi tập trung : tham gia, phân quyền và
ủy quyền
- Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý
thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức
đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một cấp
quản lý không thể đảm đương được mọi công việc quản lý.
(
11
)
- Ủy quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp
dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất
định.
(
12
)
1.2.2.6.Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức
Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người bộ phận,
phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục
tiêu chung của tổ chức.
(

13
)
Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ
thông tin và truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của các
bộ phận, phân hệ bên trong cũng như các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi mục
tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao.
Các công cụ phối hợp:
10
9,10
Bài giảng của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền
11
8,11,12
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 29,40.
12
13 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bản
Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 44