Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại sở công thương tỉnh thái nguyên

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài thực tập tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác quản lý văn bản tại Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên”, em xin
bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ThS.Lê Anh Tú . người đã hướng dẫn và tận tình chỉ
bảo cho em trong suốt quá trình hoàn thiện bài thực tập
Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các Anh Chị tại Sở Công Thương tỉnh
Thái Nguyên đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt thời gian vừa
qua trong quá trình thực hiện báo cáo này.
Em cũng gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè đã luôn quan tâm, động viên, giúp
đỡ và tạo điều kiện cho em để em có điều kiện tốt nhất hoàn thành đề tài.
Trong quá trình thực hiện, mặc dù em đã có nhiều cố gắng nhưng do hạn chế về
thời gian cũng như kinh nghiệm thực tế nên trong báo cáo còn mắc phải những thiếu sót,
rất mong được sự góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để bài thực tập của em được
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Thái nguyên, ngày 21 tháng 4 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thu Hương

i


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan nội dung bài khóa luận không sao chép từ các bài khóa luận
khác và sản phẩm của khóa luận là của chính bản thân tôi nghiên cứu xây dựng. Bài
báo cáo được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, khảo sát tình hình thực tế,
dưới sự hướng dẫn của các thầy cô giáo và các cô chú anh chị trong đơn vị thực tập.
Các số liệu bảng biểu mà tôi đã sử dụng trong bài khóa luận đều xuất phát từ
thực tiễn hoạt động của đơn vị.

Một lần nữa tôi xin khẳng định sự trung thực của lời cam đoan trên.

Thái Nguyên, ngày 21 tháng 04 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thu Hương

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...................................................................................... vi
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ............................ 2
1.1 Giới thiệu chung về quản lý văn bản. .................................................................. 2
1.1.1 Khái niệm văn bản ........................................................................................ 2
1.1.2 Quản lý văn bản ............................................................................................ 2
1.2 Nguyên tắc và quy trình quản lý văn bản ............................................................ 3
1.2.1 Nguyên tắc chung ......................................................................................... 3
1.2.2 Văn bản đến .................................................................................................. 4
1.2.3 Văn bản đi................................................................................................... 10
1.3 Giới thiệu về Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên ............................................. 16
1.3.1 Lịch sử hình thành ...................................................................................... 16
1.3.2 Tổ chức bộ máy .......................................................................................... 18
1.3.3 Chức năng nhiệm vụ ................................................................................... 19
1.3.4 Một số danh hiệu, thành tựu của Sở Công Thương Thái Nguyên................. 26

Chương 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ............ 31
2.1 Khảo sát thực trạng quản lý văn bản tại Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên..... 31
2.1.1 Căn cứ pháp lý ............................................................................................ 31
2.1.2 Nguyên tắc chung ....................................................................................... 31
2.1.3 Nhiệm vụ của văn thư và tiêu chuẩn cán bộ văn thư .................................... 32
2.2 Phân tích sơ đồ quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đến tại Sở Công Thương
tỉnh Thái Nguyên. ................................................................................................... 33
2.2.1 Sơ đồ .......................................................................................................... 33
2.2.2 Phân tích quy trình quản lý văn bản đến ...................................................... 34
2.3 Phân tích sơ đồ quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Sở Công Thương tỉnh
Thái Nguyên ........................................................................................................... 43

iii


2.3.1 Sơ đồ .......................................................................................................... 43
2.3.2 Phân tích quy trình quản lý văn bản đi ........................................................ 44
Chương 3. ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ CÔNG
THƯƠNG TỈNH THÁI NGUYÊN ........................................................................... 51
3.1 Giới thiệu phần mềm......................................................................................... 51
3.2 Nội dung phần mềm quản lý văn bản tại Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên ... 51
3.2.1 Về giao diện. ............................................................................................... 51
3.2.2 Về chức năng .............................................................................................. 52
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 61

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quá trình hình thành và phát triển của Sở Công Thương Thái Nguyên .... 16
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức của Sở Công Thương Thái Nguyên..................................... 18
Sơ đồ 2.1: Quy trình quản lý văn bản đến tại Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên ..... 33
Sơ đồ 2.2: Quy trình quản lý văn bản đi tại Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên ........ 43
Hình 1.1: Thừa ủy quyền của Chủ tịch nước, đồng chí Trần Quốc Tỏ, Ủy viên Trung ương
Đảng, Bí thư Tỉnh ủy trao Huân chương Lao động hạng Nhì cho Sở Công Thương. .......... 28
Hình 1.2: Thừa ủy quyền của Chủ tịch nước, đồng chí Nguyễn Văn Kim trao tặng
Huân chương Lao động hạng Ba cho lãnh đạo ngành Công Thương Thái Nguyên. .... 28
Hình 1.3: Đ/c Đinh Khắc Hiển - GĐ Sở Công Thương lên nhận cờ thi đua xuất sắc do
Tỉnh ủy, HĐND, UBND trao tặng. ............................................................................ 29
Hình 1.4: Đồng chí Nhữ Văn Tâm, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã trao tặng Cờ thi đua
xuất sắc của Bộ Công Thương cho Sở Công Thương. ................................................ 30
Hình 1.5: Chủ tịch UBND tỉnh Vũ Hồng Bắc trao tặng cờ cho Sở Công Thương Thái Nguyên30
Hình 2.1: Dấu đến...................................................................................................... 35
Hình 2.2: Bìa sổ đăng ký văn bản đến ........................................................................ 36
Hình 2.3: Nội dung bên trong sổ đăng ký văn bản đến ............................................... 38
Hình 2.4: Văn bản đến ............................................................................................... 40
Hình 2.5: Bìa sổ đăng ký văn bản đi .......................................................................... 45
Hình 2.6: Nội dung bên trong sổ đăng ký văn bản đi.................................................. 47
Hình 3.1: Giao diện form chính. ................................................................................ 51
Hình 3.2 Các chức năng của phần mềm ..................................................................... 52
Hình 3.3: Nhập thông tin tra cứu. ............................................................................... 53
Hình 3.4: Tra cứu văn bản đến. .................................................................................. 54
Hình 3.5: Nhập thông tin tra cứu. ............................................................................... 55
Hình 3.6: Tra cứu văn bản đi. .................................................................................... 55
Hình 3.7: Kết quả tra cứu. .......................................................................................... 56
Hình 3.8: Văn bản đến nội bộ .................................................................................... 57
Hình 3.9: Văn bản đi nội bộ ....................................................................................... 57
Hình 3.10: Gửi văn bản nội bộ ................................................................................... 58
Hình 3.11: Giao diện khi soạn van bản. ..................................................................... 59

v


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Ý nghĩa

NĐ

Nghị định

CB

Cán bộ

NV

Nhân viên

HTTT

Hệ thống thông tin

CNTT

Công nghệ thông tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

QĐ

Quyết định

vi


LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị kinh
tế xã hội luôn cần đến một công cụ đó là văn bản. Một công cụ không thể thiếu để giúp
cho hoạt động của cơ quan tổ chức có hiệu quả. Việc làm công văn giấy tờ và quản lý
chúng là hai công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lí và cần thiết phải tuân thủ
theo quy định của pháp luật về công tác văn thư. Hiệu quả của hoạt động quản lý của
các cơ quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm
tốt hay không. Đây là công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ kĩ thuật
và liên quan đến nhiều cán bộ, công chức.
Để làm tốt công tác này, đòi hỏi phải nắm hiểu kiến thức lí luận và phương
pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập
hồ sơ...Hiện nay nước ta đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển, vì thế việc ứng
dụng công nghệ khoa học kĩ thuật vào công tác văn thư- lưu trữ là cần thiết. Hoạt động
quản lý văn bản bằng thông tin trước kia được hiểu là một công việc mang tính chung
chung là công việc sổ sách giấy tờ.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đối với hoạt động của
cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng Sở Công Thương , tỉnh Thái Nguyên
nói riêng. Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý văn bản tại Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên” Cho bài báo cáo thực tập
tốt nghiệp.

Qua thời gian thực tập 8 tuần tại Sở Công Thương Thái Nguyên đã giúp em có
thêm nhiều kinh nghiệm và thâm nhập vào thực tế công việc, hiểu thêm phần kiến thức
còn thiếu và nâng cao trình độ. Được sự giúp đỡ tận tình của thày Lê Anh Tú và các cô
chú anh chị trong công ty bài thực tập của em đến nay đã hoàn thành. Nhưng do có
những hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm tìm hiểu thực tế nên bài báo cáo
thực tập của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ của
các thầy cô trong trường để bài thực tập của em được hoàn thiện hơn
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa, các cô chú
anh chị trong công ty đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập.

1


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Giới thiệu chung về quản lý văn bản.
1.1.1 Khái niệm văn bản
Giao tiếp có thể được con người thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau.
Trong đó, ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất. Hoạt động giao tiếp bằng
ngôn ngữ có thể diễn ra dưới hình thức giao tiếp giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc
hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn
ngữ nói được gọi là diễn ngôn, còn sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng chữ viết
chính là văn bản.
Theo nghĩa rộng: Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động
giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về
nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu
giao tiếp nhất định. Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn bản được chế tạo trên nhiều chất liệu:
đá, da, lá, gỗ, đồng, lụa giấy...

Sự ra đời của một văn bản nói chung bị chi phối bởi rất nhiều các nhân tố trong quá
trình giao tiếp như: mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức
giao tiếp, phương tiện giao tiếp. Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác
nhau. Nhìn chung có thể hình thành 2 nhóm văn bản lớn được phân theo tính chất quyền lực
nhà nước và không mang tính chất quyền lực nhà nước.
1.1.2 Quản lý văn bản
- Quản lý là đặc trưng cho quá trình điều khiển và dẫn hướng tất cả các bộ phận
của một tổ chức, thường là tổ chức kinh tế, thông qua việc thành lập và thay đổi các
nguồn tài nguyên (nhân lực, tài chính, vật tư, trí thực và giá trị vô hình).
- Quản lý văn bản là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan,
doanh nghiệp. Và để làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bản này cần được
phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu
trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của đơn vị.

2


1.2 Nguyên tắc và quy trình quản lý văn bản
1.2.1 Nguyên tắc chung
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập
trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng
ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những
văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn”
và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành
và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản
mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật
nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này.
- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức (sau đây
gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
+ Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà
cá nhân chủ trì giải quyết.
+ Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý,
có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự
việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn
và thủ tục quy định.
- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn
và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.

3


- Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ
sơ, phù hợp với quy trình công việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO
9001:2000.
- Phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin và giao
dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn
thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm đảm bảo kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn và khả
năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức.
- Thông tin cơ sở dữ liệu (CSDL) phải chính xác, đầy đủ và phải được bảo mật.
- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy tờ không để mất mát, thất lạc, đảm bảo an
toàn thông tin mức cao đối với bên ngoài và theo phân cấp sử dụng trong nội bộ co quan.

- Quản lý văn bản phải là một thành phần nhất quán trong hệ thống thông tin
quản lý chung của toàn cơ quan, đồng thời phải tuân theo chuẩn để có thể “hòa vào”
mạng thông tin chung của Quốc gia (cấp trên và ngang cấp...).
1.2.2 Văn bản đến
1.2.2.1 Khái niệm văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản
mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những
tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện...
được gọi chung là văn bản đến.
Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổchức, cá nhân khác
gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyếtnhững vấn đề mang tính chất công.
Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và phức
tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một hệ thống, theo
một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn
bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉđạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm
tra đôn đốc.
Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá
nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau
mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải quyết.

4


Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cần phải được tổ
chức quản lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý.Căn cứ vào thành phần và nội
dung, ta có thể chia văn bản đến thành 04 nhóm sau:
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên.
- Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp.
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên.

- Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết đểgửi đến
các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công.
1.2.2.2 Nguyên tắc xử lý văn bản đến.
Việc xử lý văn bản đến phải tuân thủ những nguyên tắc chung sau đây:
- Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ và quản lý
thống nhất. Tiếp nhận, xử lý các văn bản đến qua các hình thức: trực tiếp qua bộ phận
văn thư, fax hoặc qua hòm thư điện tử của TCTS.
- Áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến (vào
sổ văn bản đến trên phần mềm Văn phòng điện tử).
- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp
thời, chính xác và thống nhất.Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công
cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi
nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng
ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và
Nhà nước. Những công văn đóng dấu “Hỏa tốc”, dấu “Thượng khẩn” phải được gửi đi
hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “Tối
mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.
- Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thưđể làm
các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Nguyên tắc
này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng
thất lạc, mất mác tài liệu
1.2.2.3 Quy trình quản lý văn bản đến.
 Tiếp nhận văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến

5


a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng,

tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận
và ký nhận.
b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng
dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản
với người chuyển văn bản.
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư
phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển
tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan
đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức.
b) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết
kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

6

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi,
ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp
phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng
của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối
với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải
sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích
danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không
phải đóng đấu “Đến”.
c) Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công
văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
 Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng
để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản

đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,
tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;

7


- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì
lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức
và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
b) Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không
viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II.
- Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục III.
2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được
in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký
văn bản mật đến.

 Trình, chuyển giao văn bản đến.
1. Trình văn bản đến
a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.

8


b) Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết
văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
c) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được
ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể. (Tham khảo Phụ lục IV).
d) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký
văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
2. Chuyển giao văn bản đến
a) Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao
văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo
đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình

người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu
có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến
cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
c) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn
thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
d) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển
giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến
để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.
 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến

9


a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề
xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý
kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các
đơn vị, cá nhân có liên quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn

đốc về thời hạn giải quyết.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc
giải quyết văn bản đến.
Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục VI.
d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.2.3 Văn bản đi
1.2.3.1 Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành
chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành

10


công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng
có liên quan gọi là văn bản đi.
Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo
để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết cáccông việc có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của mình.Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật
như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị,
Quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực
thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND..., cũng như các văn bản thông
thường khác như Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi
đường, v.v...

Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết
gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc
chung của cơ quan.
Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Người
ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây:
- Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
- Thứ ha là nhóm văn bản thông thường.
- Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng
có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
1.2.3.2 Nguyên tắc xử lý văn bản đi.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụđiều hành, quản lý trong quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi
đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy
định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối
với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về
một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ
quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan
được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
1.2.3.3 Quy trình quản lý văn bản đi.
 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

11


1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a) Ghi số văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ
quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống
số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
 Trình ký, sao chụp, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật.
1. Trình ký văn bản
2. Đóng dấu cơ quan
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ
ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và
phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành.

12

c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2,
Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
 Đăng ký văn bản đi.
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a,
Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn
bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng

loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất

13


từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
b) Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.
c) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào
bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,
không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên
văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ
ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
2. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản
quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ
nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ
chuyển giao riêng.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục IX.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và

việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký
nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển
giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

14


c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ. Mẫu
Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X.
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận
bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
đ) Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu

hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc.
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Lưu văn bản đi.
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

15


b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội
dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
1.3 Giới thiệu về Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên
1.3.1 Lịch sử hình thành
TY CÔNG THƯƠNG
TỪ 5/1951 - 1995

TY THƯƠNG NGHIỆP THÁI NGUYÊN
1955 - 1965

TY CÔNG NGHIỆP THÁI NGUYÊN
1955 - 1965

TY THƯƠNG NGHIỆP BẮC THÁI
1965 - 1981

TY CÔNG NGHIỆP BẮC THÁI
1965 - 1981

SỞ THƯƠNG NGHIỆP BẮC THÁI
1981 - 1996

SỞ CÔNG NGHIỆP – TTCN BẮC THÁI
1981 - 1996

SỞ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÁI
NGUYÊN 1997 - 2007

SỞ CÔNG NGHIỆP THÁI NGUYÊN
1997 - 2007

SỞ CÔNG THƯƠNG THÁI NGUYÊN
2008 – ĐẾN NAY

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quá trình hình thành và phát triển của
Sở Công Thương Thái Nguyên

16

Ngành Công Thương tỉnh Thái Nguyên có bề dày 65 năm xây dựng và trưởng
thành (1951 – 2016), vừa gắn liền với những thăng trầm của lịch sử dân tộc, vừa có
những dấu mốc quan trọng và riêng biệt, đánh dấu nấc thang phát triển về hoạt động
và tổ chức của ngành từ ngày đầu xây dựng cho đến nay.
Suốt chặng đường lịch sử, ở mỗi thời kỳ mỗi giai đoạn, ngành Công Thương
Thái Nguyên đều có những thuận lợi và khó khăn nhất định, cả chủ quan và khách
quan. Các thế hệ cán bộ, viên chức và lao động trong ngành luôn nỗ lực trong suốt
công tác, lao động, hoàn thành tối các nhiệm vụ, mục tiêu phát triển công nghiệp và
thương nghiệp của tỉnh, có những đóng góp quan trọng vào sự nghiệp bảo về và xây
dựng đất nước, vinh dự được Đảng và Nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động
hạng Nhì, hạng Ba; Thủ tướng chính phủ tặng cờ xuất sắc, Bộ Công Thương, Tỉnh ủy,
HĐND, UBND tặng nhiều cờ, bằng khen nghi nhận, biểu dương thành tích đạt được.
Ngày 31/3/2008, Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên ra Quyết định hợp nhất Sở
Công nghiệp với Sở Thương mại và Du lịch thành Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên;
đồng thời chuyển chức năng và tổ chức của lĩnh vực du lịch về Sở Văn hóa, Thể thao
và Du lịch kể từ ngày 01/4/2008. Việc hợp nhất, chuyển chức năng , nhiệm vụ phải
được thực hiện xong chậm nhất đến hết ngày 30/4/2008. Ngày 01/5/2008, Sở Công
thương tỉnh Thái Nguyên chính thức đi vào hoạt động.
Trụ sở của Sở Công Thương lúc đó được đặt tại số 04 đường Cách mạng tháng
Tám, phường Phan Đình Phùng, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên.
Hiện nay trụ sở của Sở Công Thương được chuyển đến đặt tại 366/1 đường Bắc
Kạn, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên.

17


1.3.2 Tổ chức bộ máy
GIÁM ĐỐC
Văn phòng

Phó Giám Đốc

Thanh tra
Phó Giám Đốc
Phòng Kinh tế
Kế hoạch

Phòng Quản lý Xuất nhập
khẩu và Hội nhập kinh tế

Phó Giám Đốc

Phòng Quản lý Thươg mại
trong nước

Phòng Quản lý và Giám sát
điện năng

Phòng Kỹ thuật Công nghệ

Chi cục Quản lý
thị trường

Trung tâm Xúc tiến Thương
mại và Du lịch

Trung tâm Khuyến công và Tư
vấn phát triển công nghiệp

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức của Sở Công Thương Thái Nguyên.

18


- Lãnh đạo: Có Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.
- Các phòng và tương đương phòng thuộc Sở gồm có:
+ Văn phòng.
+ Thanh tra.
+ Phòng Kinh tế Kế hoạch.
+ Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu và Hội nhập kinh tế - thương mại Quốc tế.
+ Phòng Quản lý Thương mại trong nước.
+ Phòng Quản lý và Giám sát điện năng.
+ Phòng Kỹ thuật Công nghệ.
- Các đơn vị trực thuộc Sở: 3 đơn vị
+ Chi cục Quản lý thị trường.
+ Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Du lịch.
+ Trung tâm Khuyến công và Tư vấn phát triển công nghiệp.
1.3.3 Chức năng nhiệm vụ
1.3.3.1 Vị trí chức năng
- Sở Công Thương là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức
năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về
công thương, bao gồm: cơ khí; luyện kim; điện; năng lượng mới; năng lượng tái tạo;
dầu khí; hóa chất; vật liệu nổ công nghiệp; công nghiệp khai thác mỏ và chế biến
khoáng sản; công nghiệp tiêu dùng; công nghiệp thực phẩm; công nghiệp chế biến
khác; lưu thông hàng hoá trên địa bàn tỉnh; xuất khẩu; nhập khẩu; thương mại biên
giới; quản lý thị trường; quản lý cạnh tranh; xúc tiến thương mại; kiểm soát độc quyền;
chống bán phá giá; chống trợ cấp, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; thương mại điện
tử; dịch vụ thương mại; hội nhập kinh tế; quản lý cụm, điểm công nghiệp trên địa bàn;
các hoạt động khuyến công; các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở.
- Sở Công Thương chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của

Ủy ban Nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn
nghiệp vụ của Bộ Công Thương.
- Sở Công Thương có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
1.3.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh:

19